PROCEDIMIENTO ASIGNACIN, MANEJO Y DESEMBOLSO CAJA MENOR GERENCIA ADMINISTRATIVA

1. La caja menor asignada a la Gerencia Administrativa, est bajo el manejo y la responsabilidad de sta. 2. El fondo de caja menor establecido es por un valor de $1.0000.0000.oo de pesos m/cte. 3. El dinero de la caja menor debe ser utilizado para realizar pagos de menor cuanta y adems debe corresponder a gastos identificados, definidos, previamente autorizados y no se podr utilizar para realizar prstamos al personal o utilizarlo para otro fin. 4. Todos los gastos cancelados por caja menor deben ir previamente autorizados por la Gerencia Administrativa. 5. Se podr realizar pagos hasta por un valor de $94.000.oo pesos. 6. Los pagos los realizar el funcionario al cul la Gerencia Administrativa haya asignado el manejo de sta; no obstante si por alguna razn las compras del bien o servicio debieran realizarla otros funcionarios, se les entrega el dinero necesario y se les hace firmar un recibo provisional, el cual debe ser reemplazado por el comprobante definitivo a ms tardar al da siguiente hbil. 7. Todos los desembolsos de dinero deben estar soportados por facturas o documento equivalente del mismo. 8. Cuando por alguna razn el funcionario responsable del manejo de la caja menor se encuentre en vacaciones, incapacidad o licencia entre otros; la Gerencia Administrativa deber delegar la responsabilidad en otro funcionario que considere competente para dicho manejo; para lo cual solo se requiere de la entrega de los fondos y documentos mediante arqueo, al recibo y a la entrega de la misma, lo cul deber quedar por escrito con los respectivos registros. 9. Cuando se cambie el responsable de la caja menor, deber hacerse una legalizacin efectuando el reembolso total de los gastos realizados, con corte a la fecha. 10. El funcionario asignado para el manejo de la caja menor,es el responsable de verificar que todas las facturas que se reciban como soporte de cada uno de los desembolsos de las cajas menores, deben cumplir todos los requisitos establecidos en el artculo 617 del Estatuto Tributario:
Artculo 617. Requisitos de la Factura de Venta: Para efectos tributarios, la expedicin de factura a que se refiere el artculo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos: a) Estar denominada expresamente como factura de venta; b) Apellidos y nombre o razn y NIT del vendedor o de quien presta el servicio; c) Apellidos y nombre o razn social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios, junto con la discriminacin del IVA pagado; d) Llevar un nmero que corresponda a un sistema de numeracin consecutiva de facturas de venta;

e) Fecha de su expedicin; f) Descripcin especfica o genrica de los artculos vendidos o servicios prestados; g) Valor total de la operacin; h) El nombre o razn social y el NIT del impresor de la factura; i) Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas; Al momento de la expedicin de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), debern estar impresos a travs de medios litogrficos, tipogrficos o de tcnicas industriales de carcter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturacin por computador o mquinas registradoras, con la impresin efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresin previa.

11. El reembolso de la caja menor se debe realizar cuando se haya gastado hasta el 70% ($700.000.oo), o cuando hayan transcurrido tres meses de constituido el fondo de caja menor o de haber tramitado el ltimo reembolso. 12. Para el reembolso de caja menor se debe presentar a la Gerencia Administrativa una relacin totalizada de los gastos efectuados, clasificados por rubros del Puc, para su correspondiente trmite de reembolso y registro. 13. Los documentos soportes del desembolso debern tener una marca que los identifique como ya legalizados, evitando de esta manera que puedan volver a ser utilizados. 14. Luego de revisado y firmado por la Gerencia Administrativa, el reembolso de caja menor debe ser entregado al departamento de contabilidad el cual a partir de ese momento tiene 2 das hbiles para realizar la contabilizacin del gasto y as proceder Tesorera a realizar el desembolso respectivo.