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GUA PARA LA ELABORACIN DE PROGRAMAS DE CAPACITACIN Y DESARROLLO Esta gua representa una herramienta para quienes desean disear programas de capacitacin, con el propsito de resolver algunos de los problemas en las empresas. Dividiremos el proceso de capacitacin en tres etapas para su mejor comprensin: Primera Etapa: Anlisis de Necesidades. En esta etapa debemos justificar el curso o capacitacin. Es la etapa de deteccin de necesidades mediante el anlisis de las tareas y responsabilidades de los empleados y las limitantes o carencias que les impiden el buen desempeo de sus labores, y que mediante programas de capacitacin pueden mejorar o solucionarse completamente. Un sondeo con los jefes inmediatos y los mismos empleados dar las respuestas a estas necesidades, al cuestionarles directamente las posibles causas por las cuales tienen dificultades o accidentes al realizar sus labores. Cmo logramos obtener la informacin ms apegada a la realidad? Hablemos con jefes y empleados: 1.- Explicaremos la iniciativa de un programa de capacitacin 2.- Se les motivar a participar activamente en beneficio de su departamento 3.Se solicita que proporcionen la mayor informacin posible En este punto se les pedir que respondan a preguntas como las siguientes: Qu es lo que el empleado hace actualmente que no debe hacer? Qu debera hacer y cmo lo debera hacer? Qu se espera que pueda realizar despus del periodo de capacitacin? Qu conocimientos, manejo de instrumentos, maquinaria o herramientas, considera que deben incluirse en el contenido de la capacitacin? Cmo puede facilitar la empresa el desarrollo de los nuevos conocimientos adquiridos de los empleados para su trabajo? En que manera se dar seguimiento despus de la capacitacin para detectar la mejora real en las labores del empleado? Segunda Etapa: Diseo de Programas de Capacitacin Basados en la informacin obtenida podemos comenzar el diseo del programa de capacitacin. El diseador del programa de capacitacin debe estar en contacto directo con

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la persona o personas con los conocimientos apropiados para transmitir a los empleados para que de esta manera se obtenga un programa de capacitacin bien estructurado y que a la vez contenga la informacin adecuada. Durante esta etapa se deben definir los objetivos generales y particulares del curso. Objetivos Generales: Que se desea o necesita que los empleados puedan realizar al terminar el curso. Por ejemplo, al terminar un curso de Internet se espera que los empleados puedan navegar en una computadora. Para conocer el objetivo general, ste debe iniciar de la siguiente manera: Al final del curso los empleados debern ser capaces de - poder escribir sus reportes en WORD. - manejar la maquinaria. - realizar llamadas telefnicas de ventas. Objetivos Particulares: Que se espera que el empleado pueda hacer en especfico. Para el mismo ejemplo del curso en Internet se espera que sepa cmo conectarse, cmo realizar bsquedas, cmo imprimir la informacin, etc. En el caso de los objetivos particulares se plantea as: Los empleados deben ser capaces de seguir los pasos necesarios para inicializar la mquina XYZ, darle mantenimiento preventivo y correctivo y conocer el procedimiento para solicitar piezas de reemplazo. Si al dar seguimiento se observa que no pueden realizar alguno de estos objetivos, entonces el programa de capacitacin debe reajustarse hasta que se cumplan todos los objetivos. Contenido del programa de capacitacin Los objetivos bien planteados nos permitirn desarrollar los temas y unidades que deben contener. Ejemplo de un curso de ventas:

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Tema 1 I. Introduccin a las ventas II. Qu es vender? III. El cliente. El comportamiento del consumidor Tema 2 I. Caractersticas del vendedor II. Psicologa del vendedor Tema 3 I. Persuasin II. Negociacin III. Gestin del tiempo Tema 4 I. Tcnicas de venta II. Preparacin de la entrevista de ventas III. La entrevista de ventas IV. Seguimiento y control de clientes V. Actitudes negativas en la venta Cmo superarlas? El formato en que se presenta un curso con lo cual quedan claros los objetivos e informacin adicional que debe llevar un buen programa de capacitacin es el siguiente: PRESENTACIN DE UN CURSO Cdigo de curso Nombre de curso Requisitos (en caso de existir) Objetivo General Objetivos Particulares (puede ser el Contenido) A quien est dirigido el curso Duracin Lugar (Presencial/En lnea) Nombre del Instructor Costo Comentarios Tercera Etapa: Seguimiento Es imprescindible realizar una labor de evaluacin del programa de capacitacin para realizar los ajustes y mejoras necesarios debidos a diversas circunstancias. Entre los temas que se tocan en esta etapa estn el incluir, ampliar o eliminar temas o unidades; evaluacin del instructor, lugar del curso y metodologa; contar con elementos que permitan una mejor difusin de la informacin como proyectores, pizarrones, computadoras, etc. En resumen, todo programa de capacitacin debe apegarse a un anlisis detallado de necesidades reales de la empresa y sus empleados. El anlisis debe realizarse con la colaboracin de los involucrados directa e indirectamente como los mismos empleados y sus jefes que conocen de primera mano la situacin laboral. La elaboracin detallada de objetivos permitir un mejor aprovechamiento del curso y el seguimiento para verificar que se hayan alcanzado los objetivos previamente establecidos servir para ajustar y mejorar posteriores programas de capacitacin.