MANUAL DE USUARIO

MINEDU OFIN
Fecha: 21-Febr-11

OFICINA DE INFORMTICA - OFIN

Sistema de Informacin de Apoyo a la Gestin de la Institucin Educativa SIAGIE v.2.0.1 Manual de Usuario

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HISTORIAL DE REVISIONES
Fecha 16/11/2009 06/05/2010 12/05/2010 09/06/2010 26/07/2010 27/08/2010 12/09/2010 23/09/2010 12/10/2010 25/10/2010 11/11/2010 13/12/2010 19/01/2011 Versin 1.0 1.0 1.0 1.0 1.0 2.0 2.0 2.0 2.0 2.0 2.0 2.0 2.0 Descripcin Elaboracin del manual. Elaboracin del manual de Usuario. Actualizacin del manual de Usuario a la fecha Actualizacin del manual de Usuario a la fecha Actualizacin del manual de Usuario a la fecha Actualizacin del manual de Usuario a la fecha Actualizacin del manual de Usuario a la fecha Actualizacin del manual de Usuario a la fecha Actualizacin del manual de Usuario a la fecha Actualizacin del manual de Usuario a la fecha Actualizacin del manual de Usuario a la fecha Actualizacin del manual de Usuario a la fecha Actualizacin de las opciones de: Datos de Institucin Educativa: parmetros, Ao Acadmico (activacin), Mdulos y especialidades, Procesamiento de notas: prematrculas Actualizacin del manual de Usuario a la fecha Actualizacin del manual de Usuario a la fecha Autor PO YC YC YC YC LA YC YC YC YC YC YC YC

28/01/2011 21/02/2011

2.0 2.0

YC YC

Autor(es): YC : Yajaira Canal LA : Liz Alvarez Revisores: HZ : Hugo Zumaeta

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Contenido
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. Introduccin ......................................................................................................................... 4 Ingreso al Sistema .............................................................................................................. 5 CAPITULO I: ADMINISTRACION GENERAL............................................................................ 8 Datos Institucin Educativa ............................................................................................... 8 Ao Acadmico ................................................................................................................. 15 Fases .................................................................................................................................. 19 Perodos de Evaluacin ................................................................................................... 20 Registro de Ambientes .................................................................................................... 21 Grados y Secciones ......................................................................................................... 23 Fechas Especiales IE ...................................................................................................... 34 CAPITULO II: ESTUDIANTES Y MATRICULAS ...................................................................... 36 Registro de Estudiantes .............................................................................................. 36 Matrcula de Estudiantes ............................................................................................. 47 Nmina de Matrcula .................................................................................................... 62 Registro de Nmina Bsica ........................................................................................ 64 Resoluciones IE ............................................................................................................ 71 Estudiantes por seccin .............................................................................................. 75 Padrn de Apoderados ................................................................................................ 79 Cambio de Seccin por Estudiante ........................................................................... 79 Traslado de Estudiantes .............................................................................................. 81 Retiro de Estudiantes................................................................................................... 83 CAPITULO III: ADMINISTRACIN DE ASITENCIA/EVALUACIN ........................................ 84 Asistencia Mensual a la IE .......................................................................................... 84 Registro de Notas Genrico........................................................................................ 87 Subir Notas desde Excel ............................................................................................. 93 Registro de Apreciaciones de Docentes ................................................................... 95 Procesar Notas ............................................................................................................. 97 Proceso Disgregado de Notas.................................................................................. 102 Impresin de Boletas de Informacin ...................................................................... 106 Acta Consolidada de Evaluacin ............................................................................. 109 Recuperacin Subsanacin ...................................................................................... 110 Registro de Notas de rea a Cargo ........................................................................ 110 Reporte Recuperacin y Subsanacin.................................................................... 111

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1. Introduccin
a) OBJETIVO DEL SISTEMA El Sistema de Informacin de Apoyo a la Gestin de la Institucin Educativa SIAGIE versin 2.0 (Sistema Web), ha sido desarrollado por la Oficina de Informtica del Ministerio de Educacin para ser gestionado por las Instituciones Educativas del mbito nacional. El SIAGIE versin 2.0 es un software de apoyo para la gestin de la administracin en las Instituciones Educativas. Es de fcil manejo y administracin. El sistema apoya los procesos administrativos, generando informacin base de estudiantes a partir de los cuales se podrn generar Fichas nicas de Matrcula, Listas de Estudiantes, Reportes de Inasistencias, Registros de Evaluacin, Boletas de Notas y Actas de Evaluacin. De similar manera, se podr tener un registro del personal que labora en la Institucin Educativa y que tendr responsabilidad en el dictado de las asignaturas, el control de la infraestructura y los recursos con los que trabaja la Institucin Educativa a travs de la formacin de Redes Educativas (DRE, UGEL, Distrito, Centro Poblado). ALCANCE DEL SISTEMA Este documento es una Gua Prctica para el manejo del SIAGIE versin 2.0 de tal manera que sea ejecutado ntegramente en ambientes de internet y pueda ser configurado para trabajar de manera independiente y centralizada. DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA El sistema cuenta con los siguientes mdulos: Administracin del Sistema Mdulo diseado para permitir el acceso del usuario, basado en el rol y los permisos otorgados para su acceso al sistema. Configuracin Mdulo diseado para configurar los diferentes parmetros y conceptos que se aplicarn a nivel de todas las instituciones educativas que usarn el sistema. Este mdulo slo es accesible por parte del equipo de administracin central del MINEDU. Administrar Personal Mdulo diseado para gestionar el registro de la informacin del personal que labora en la institucin educativa. Administrar IE Mdulo diseado para registrar la informacin que se genera por cada estudiante, producto de su proceso de aprendizaje y en base al Diseo Curricular Nacional vigente o usado. Incluye el soporte a las funciones de Matrcula, Asistencia y Evaluacin de estudiantes. h) Administrar Red Mdulo diseado para realizar la gestin de administracin de las redes educativas, manteniendo el registro y control de los recursos necesarios para su infraestructura y soporte. Seguridad Mdulo diseado para realizar el mantenimiento y control de los usuarios que acceden al sistema, la asignacin de roles y la administracin de privilegios. Adicionalmente, el sistema cuenta con las siguientes caractersticas: Ayuda Son ventanas diseadas para que el usuario tenga un mayor alcance sobre las funcionalidades del Sistema, la cual podrn identificar por el smbolo en estas ventanas tambin encontraran videos interactivos donde se les ensea paso a paso a realizar las operaciones del sistema.

b)

c)

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e)

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i)

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La ayuda se encuentra en la parte superior derecha de las ventanas y al entrar a esta opcin abrir la siguiente ventana.

Para ver los videos pulse sobre la opcin que quiere ver

2. Ingreso al Sistema
Se puede ingresar al sistema a travs de la pgina web del Ministerio de Educacin URL: http://www.minedu.gob.pe/, mostrara la ventana principal de la pagina del Ministerio de Educacin, despus ingresar a la opcin de Intranet

Ingrese a la opcin Intranet

Despus de ingresar a la opcin Intranet mostrara la siguiente ventana donde muestra los aplicativos con los que cuenta el Ministerio de Educacin entre ellos el SIAGIE 2.0.

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Ingrese al SIAGIE 2.0

Despus de pulsar la opcin SIAGIE 2.0 mostrara la ventana principal del sistema

Para facilitar la configuracin de la I.E a los usuarios, la primera ventana que mostrara el Sistema ser la de configuracin Inicial de la Institucin Educativa en donde se puede seleccionar los datos bsicos de la I.E y de esta manera se podr configurar rpidamente su Institucin Educativa

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Por defecto aparece el nombre de la IE

Seleccione los turnos de la IE

Los datos ingresados en esta ventana son: Institucion Educativa Turnos de la I.E Ao Academico El nombre de la Institucin Educativa Turnos con los que cuenta la Institucin Educativa El ao Acadmico correspondiente

Nro de aulas Tipo de Periodo

Seleccione el nmero de aulas con los que cuenta la Institucin Educativa Tipo de periodo de evaluacin

Tipo de manejo de Sistema

Tipo de manejo del sistema

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Grados y cantidades

Seleccione los grados e indicar el numero de secciones por grado en la I.E

Despus de ingresar la informacin pulse el botn grabar, el estado estar en Procesado, pulsar varias veces el botn Refrescar.

Despus de pulsar el botn refrescar el botn abra cambiado a Conforme

Finalmente pulse el botn Finalizar

CAPITULO I: ADMINISTRACION GENERAL 3. Datos Institucin Educativa

Esta opcin permite visualizar la informacin bsica de la Institucin Educativa, adems permite complementar la informacin con los datos del director, telfono, correo electrnico y direccin de pgina web, entre otros.

Datos de la IE extrados del padrn de ESCALE.

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Esta opcin se constituye en la puerta de entrada para el uso del sistema. Mediante esta opcin se realiza la primera vez que se modifica el registro de la institucin educativa. Esta opcin no tiene un botn para Agregar, debido a que solo actualiza los datos de la institucin educativa que est previamente registrada en la base de datos del ESCALE. Esto ltimo brinda la seguridad de que solo las IE que estn registradas all tienen acceso al sistema. La primera vez, como los datos son extrados de la base de datos de ESCALE, lo primero que se tiene que hacer es pulsar el botn modificar y seguidamente pulse guardar para que de esta manera la informacin se guarde en la Base de datos del SIAGIE, le mostrara la siguiente ventana y pulse aceptar

En la pantalla se usan tres pestaas: Datos de la IE, Parmetros y Programa en la IE. A continuacin realice los siguientes pasos:

a)

MODIFICAR DATOS DE INSTITUCIN EDUCATIVA.Para modificar datos de la institucin educativa se pulsa el botn Modificar, tras lo cual se habilitan los campos para el nombre del director, telfono, email y direccin web de la IE, entre otros.

Para modificar los datos del director: Puede usar cualquiera de estas dos modalidades: Buscar en el Sup o Buscar en el Personal

Buscar personal en Sistema nico de Planillas

Bsqueda de personal en la base del sistema

Tamao del escudo

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Los datos que se muestran y registran en este mantenimiento son:

Datos de consulta (se obtienen del registro del Sistema ESCALE) Cdigo Modular Anexo Nivel Nombre Gestin Departamento Provincia Distrito Direccin Centro Poblado Tipo I.E. Forma Cod. Local DRE Ugel Resolucin AUTORIZACION DE FUNCIONAMIENTO Fecha Res. Turno Das de la Semana Laborales Identificador del personal Anexo Nivel Educativo Nombre de la institucin educativa Encargado de la gestin Departamento de institucin educativa Provincia de institucin educative Distrito de institucin educative Direccin de institucin educative Nombre del centro poblado Tipo de institucin educative Forma de enseanza (escolarizado, no escolarizado, etc) Cdigo numeral asignado al local DRE a la cual pertenece la Institucin Educativa Ugel a la cual pertenece la Institucin Educativa Detalle de la resolucin que autoriza el funcionamiento de la institucin educativa Fecha de la resolucin de autorizacin Turno de enseanza Seleccione los das laborables de la I.E

Horas pedaggicas por da Genero

Distribucin de las horas pedaggicas por da Genero de la I.E

Caracterstica Datos de Registro Director Telfono Email Pgina Web

Modo de enseanza establecido Nombre del director de la IE Nmero telefnico de la IE Cuenta de correo electronic Direccin de pgina web

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1.

Buscar Personal en el SUP. Cuando se buscan la informacin en el SUP, se muestra una ventana que pide el ingreso del DNI y el sistema devuelve los datos personales que corresponden:

2.

Buscar Personal en el SUP. Cuando se buscan la informacin en el personal de la IE, se muestra una ventana donde es posible buscar el personal que previamente se ha registrado en la IE en la opcin Registro de Personal.

3.

Para modificar los datos del turno. Cuando pulse la opcin de turno se abrir la siguiente ventana en donde puede ingresar el horario del Turnos y la duracin de las horas acadmicas como la duracin de la hora libre

Seleccione el turno

Ingrese el horario del turno

Ingrese la duracin de la hora acadmica y de la hora libre

4.

Para modificar las horas pedaggicas por da. En la opcin de horas pedaggicas puede agregar las horas pedaggicas para lo cual les mostrar la siguiente ventana.

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Despus de pulsar agregar abrir la siguiente ventana donde se tiene que seleccionar el tipo de hora, el mismo que puede ser acadmico o libre. Despus tiene que ingresar desde y hasta qu hora sern las horas. Si el usuario ha definido las duraciones de ambos tipo de horas, entonces el sistema ir mostrando las mismas.

Si el usuario ha establecido la duracin de las horas, tanto acadmica como libre, entonces el sistema colocar la hora que corresponde.

Finalmente despus de agregar las horas acadmicas y la hora libre quedar como la siguiente ventana:

Si el usuario elimina un registro de orden intermedio, entonces borrar los registros de orden superior. De esta manera el sistema se asegura que no existan rdenes de horas vacas 5. Das laborales por semana.- Permite indicar al sistema que la IE va a laborar ciertos das de la semana. Ello condiciona el registro de asistencia entre otras funcionalidades.

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6.

Carga del Logo de la IE.- Esta opcin permite cargar el escudo o logo de la institucin educativa al sistema. Se accede al pulsar el botn Cargar Foto, el logo debe tener un tamao de 1.5 cm x 1.5 cm.

Ruta de la imagen Muestra la ventana de dialogo Carga imagen al sistema

Elija una imagen del ordenador o PC

Pulse el botn Abrir para copiar la ruta de la imagen

b)

MODIFICAR PARMETROS.Para modificar los parmetros de la institucin educativa debe hacer clic en la pestaa Parmetros y luego pulse el botn Modificar, tras lo cual se habilitan los campos que permiten configurar un comportamiento especial del sistema en la IE.

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Los valores de los parmetros son los siguientes: Lmite Criterio de Evaluacin Libreta. Indica el valor mximo de criterios de evaluacin en las libretas de notas del estudiante a partir del cual el sistema empezar a reducir el tamao de letra. Por defecto, el valor es 40. Si una IE emplea un total de criterios de evaluacin mayor, se recomienda disminuir esta cifra para que el sistema empiece a recudir el tipo de letra en la libreta y de esta forma permitir que la libreta se emita en una cara de un papel tamao A4. Esta opcin indica si las apreciaciones del tutor se imprimen o no en la libreta de notas. El check indica que si se va a imprimir las apreciaciones del tutor en la libreta de notas. Si es que el check anterior fue desmarcado, entonces mediante esta opcin se indica cuntas lneas se reservar para las apreciaciones escritas del tutor.

Registrar/Imprimir apreciaciones del tutor

Lneas en blanco para registro manual Permite indicarle al sistema si se va a imprimir o no el Orden de Mrito y el Promedio final en la libreta de notas.

Visualizacin de datos de libretas de notas 1. Modificar Programas en la IE.- Para modificar los programas en la IE, clic en la pestaa correspondiente y luego pulse el botn Modificar, tras lo cual se habilitan los campos que permiten configurar los programas en la IE. Nota: El prerrequisito para que se pueda utilizar esta opcin es haber definido al menos un ao acadmico en la IE.

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Ya en la modificacin, el usuario podr seleccionar el ao acadmico y uno o ms programas en los que participa le IE en el ao indicado. Haciendo clic en el botn de Seleccione programas, el usuario podr seleccionar el o los programas.

Por defecto, aparecen marcados para agregar todos los programas. Al final despus de haber seleccionado el o los programas adecuados, se muestra una pantalla parecida a la siguiente:

El uso de esta informacin en el sistema tendr lugar en la matrcula de estudiantes.

4. Ao Acadmico
Esta opcin permite dar apertura al Ao Acadmico dentro del sistema, indicando su estado y el perodo de inicio y fin de vigencia.

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Registrar Ao Acadmico

Enlace modificar Ao Acadmico

Eliminar el registro

a.

Agregar Ao Acadmico.- Para agregar un ao acadmico debe pulsar el botn Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar.

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Ao Fecha Inicio Fecha Fin Estado Detalle descriptivo del ao acadmico Calendario fecha de inicio de ao acadmico Calendario fecha de fin de ao acadmico Cuando se crea un Nuevo ao acadmico en la IE, el estado que se le asigna es Inactivo. Vea en una seccin posterior en esta opcin cmo se activa un ao acadmico.

b.

Modificar Ao Acadmico.- Para modificar el ao acadmico ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna Cdigo para realizar los cambios. Eliminar Ao Acadmico.- Para eliminar el ao acadmico ubique el registro y luego pulse el botn Eliminar (smbolo del aspa). Especialidades.- Este link permite asociar una o ms mdulos de especialidades para que sean ofrecidas como parte de las reas que as lo permitan como por ejemplo Educacin para el Trabajo. El procedimiento es el siguiente: Al hace clic sobre el link aparece una ventana similar a la que se muestra a continuacin:

c.

d.

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Al pulsar el botn Agregar se muestra una ventana con todas las opciones disponibles de combinacin entre especialidades y mdulos:

e.

El usuario podr seleccionar uno o varios mdulos de especialidad y posteriormente presionar el botn Grabar. Posteriormente se deber configurar el mdulo de especialidad a nivel de grado acadmico dentro de la IE. Cambio de estado del ao acadmico.- El control del estado del ao acadmico es de suma importancia dentro del proceso general de la IE debido a que condiciona toda la operacin del mismo. Los estados posibles de un ao acadmico son: Inactivo: Implica que el ao acadmico ha sido creado recientemente y que en el proceso de activacin se puede inicializar con los datos que son copiados de un ao acadmico anterior. Activo: Significa que un ao acadmico ya est en condiciones de poder aceptar informacin. El proceso de activacin consiste en hacer clic en el cono del estado inactivo, entonces se mostrar el siguiente mensaje:

Hacer clic en ao inactivo

Al aceptar, se mostrar la siguiente ventana que pregunta al usuario por cmo desea activar el ao acadmico:

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Al pulsar el botn SI, el sistema har la copia de la informacin contenida en el ao acadmico indicado en la ventana. Entre la informacin que copia se encuentra: las secciones, las reas por grado en la IE, los docentes, etc. El detalle de la informacin copiada se aprecia en el informe, al cual se accede haciendo clic en el cono de la columna Informe. El resultado sera parecido al siguiente.

Nota: El proceso puede demorar algunos segundos, es posible que sea necesario refrescar la pgina desde el explorador presionando la tecla F5. Cerrado: Significa que no se podr realizar ninguna operacin del sistema que corresponda a un ao acadmico con este estado. Para cerrar un ao acadmico se debe hacer clic sobre el cono de un ao acadmico abierto, en seguida se advertir al usuario que va a proceder a cerrar un ao acadmico.

Hacer clic en ao abierto

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Nota: El cierre de un ao acadmico es irreversible.

5. Fases
Permite establecer el perodo de inicio y fin en el cual se llevar a cabo la fase o etapa a desarrollarse dentro de un ao acadmico (por ejemplo: perodo regular, perodo de recuperacin). El siguiente grfico muestra la forma como se componen las fases dentro de un ao acadmico.

Al ingresar se muestra una pantalla tal como la siguiente:

Registrar Fase

Enlace Modificar Fase

Elimina el registro

a.

Agregar Fases.- Para agregar fases debe pulsar el botn Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar.

Listado de fases

ESTADO Activo Inactivo

Al marcar la casilla se establece la asistencia a la fase

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Fase Identificador y descripcin de la fase. Fecha Desde Calendario fecha de fase desde Fecha Hasta Calendario fecha de fase hasta. Ambas fechas deben estar dentro de las fechas de ao acadmico. Estado Estado de registro Permite Asistencia Permite la asistencia en el rango de fecha indicado.

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b.

Modificar Fases.- Para modificar fases ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna ID para realizar los cambios. Eliminar Fases.- Para eliminar fases ubique el registro y luego pulse el botn Eliminar (smbolo del aspa).

c.

6. Perodos de Evaluacin
Esta opcin permite registrar los perodos de evaluacin (por ejemplo: Primer Bimestre) para el Perodo Educativo (por ejemplo: Bimestral) elegido y dentro de los cuales se desarrollar las actividades del Ao Acadmico.

a.

Agregar Perodo por IE.- Para agregar el perodo por IE debe pulsar el botn Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar.

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Tipo Perodo Listado de tipo periodo. Puede ser:

Fecha Inicio Fecha Fin Estado

Calendario fecha inicio del perodo de evaluacin Calendario fecha fin del perodo de evaluacin Estado de la etapa de evaluacin

En el inicio del ao acadmico, se recomienda mantener el periodo como Sin Evaluar. Posteriormente, al iniciarse el proceso de evaluacin y la posterior culminacin se deber cambiar este estado, respectivamente a En evaluacin y Evaluado.

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Finalmente, queda la siguiente ventana.

Enlace Modifica Perodo Evaluacin

El sistema va a validar que las fechas de inicio y fin no se traslapen y evitar que se registre esa inconsistencia. Por ejemplo, en la siguiente ventana:

b.

Modificar Perodo por IE.- Para modificar el perodo por IE ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna ID para realizar los cambios. Eliminar Perodo por IE.- Para eliminar el perodo por IE ubique el registro y luego pulse el botn Eliminar (smbolo del aspa).

c.

7. Registro de Ambientes
Esta opcin permite registrar los datos del espacio fsico utilizado como aula o saln de clases de la institucin educativa.
Registro de Ambiente

a.

Agregar Ambiente.- Para agregar un ambiente debe pulsar el botn Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar.

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Los datos que se registran en este mantenimiento son: Cdigo Tipo de Ambiente Identificador del ambiente Tipo de rea fsica

Descripcin Ubicacin Capacidad Estudiantes rea Estado

Descripcin del ambiente Descripcin detallada de la local fsico Capacidad de aforo de estudiantes o persona en el ambiente. Medida del local en metros cuadrados. Condicin del local fsico del ambiente

Estado de bienes: carpetas, sillas, mesas y armarios. Bueno Nmero de bienes en ptimo estado Regular Nmero de bienes en regular estado Malo Nmero de bienes en mal estado Luego del registro de un ambiente se tiene la siguiente informacin.

Enlace Modifica Ambiente Eliminar el registro

b.

Modificar Ambiente.- Para modificar un ambiente ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna Cdigo para realizar los cambios. Eliminar Ambiente.- Para eliminar el ambiente ubique el registro y luego pulse el botn Eliminar (smbolo del aspa). Reporte de Datos de Ambiente.- Se obtiene al pulsar el botn Imprimir.

c.

d.

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Descripcin del Reporte: Aula Ubicacin Estado Cap Estado de carpetas Estado de sillas Estado de mesas Estado de mesas

Es la descripcin del aula. Ubicacin fsica del aula. Estado del ambiente: Bueno, regular, malo. Capacidad de estudiantes Los estados pueden ser malo, regulares, buenos Los estados pueden ser malo, regulares, buenos Los estados pueden ser malo, regulares, buenos Los estados pueden ser malo, regulares, buenos

8. Grados y Secciones
Esta opcin permite realizar el registro de los grados y las secciones correspondientes a la Institucin Educativa para un ao acadmico en particular. Inicialmente se mostrar lo siguiente:

El dato de diseo curricular es muy importante porque tiene que ver con las reas que un grado va a llevar en un ao acadmico determinado. a. A GREGAR G RADO POR A O .- Para agregar un grado debe pulsar el botn Agregar y luego marcar las casillas de los grados. En el listado de grados aparecen los grados que estn disponibles para agregar. Para guardar los datos pulse el botn Grabar.

Lista de Grados disponibles

Marcar la casilla de seleccin de registro.

Luego de grabar se tendra una ventana similar a la siguiente:

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El sistema reconoce que para el nivel educativo al que pertenece la IE y segn el diseo curricular se van a asociar estas reas curriculares a cada grado.

Elimina el registro

1. Agregar reas por grado. Una IE puede haber definido reas particulares que son consideradas como talleres para un grado particular de IE. Para agregar un taller primero debe pulsar el enlace Num reas abrir la siguiente ventana donde nos muestra a lista de las reas correspondientes a un determinado grado.

Configuracin de Especialidad a un rea de grado de la IE.

Para poder agregar el taller a un grado determinado primero pulse el botn Agregar y luego seleccione los talleres y pulse el botn Agregar.

Finalmente pulse Agregar

Seleccione los talleres que va agregar

Dado que los talleres que aparecen son reas, debe haber un catlogo nico de reas que pueden ser talleres.

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En caso que se requiera eliminar taller por grado pulse sobre la X y abrir una ventana en donde sale el mensaje de que si est seguro eliminar el registro y pulse aceptar.

Finalmente pulse aceptar

Pulse sobre el aspa

Si el rea tiene criterios de evaluacin relacionados, entonces primero deben ser eliminados. Para configurar las especialidades de un rea dentro de un grado, si es que ello fuera necesario, se deber hacer clic en el cono , tras lo cual se presentar una ventana que solicita creacin de una lista con los mdulos de especialidad que tendrn lugar en el grado especificado.

Al presionar el botn Agregar, se muestra esta ventana.

Seleccione el mdulo de especialidad y pulse el botn Grabar.

2. Eliminar Grado por Ao.- Para eliminar el grado ubique el registro y luego pulse el botn Eliminar (smbolo del aspa). El sistema no eliminar si es que existe informacin de secciones asociadas a un grado de la IE.

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3. Nmero de reas por Grado.- Permite visualizar las reas genricas segn el grado seleccionado. A su vez permite gestionar los criterios de evaluacin y el contenido silbico del rea genrica. Se accede al elegir el enlace Nmero de Areas.

Contenido Silbico

Nmeros de criterios de evaluacin

4. Criterios de Evaluacin.- Permite agregar los criterios de evaluacin al rea genrica. Se accede al elegir el enlace Nmero Criterios Evaluacin en el mantenimiento Nmero de reas por Ao.

Agrega Criterio de Evaluacin Elimina el registro

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5. Agregar Criterios de Evaluacin.- Para agregar un criterio de evaluacin debe pulsar el botn Agregar y luego marcar las casillas de criterio. Para guardar los datos pulse el botn Grabar.

6. Contenido Silbico.- Permite registrar el contenido silbico del rea genrica. Se accede al elegir el enlace Nmero de Slabo en el mantenimiento Nmero de reas por Ao.

7. Agregar Contenido Silbico.- Para agregar una contenido silbico debe pulsar el botn Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar.

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Cdigo Ao Cdigo Diseo Cdigo Nivel Cdigo Grado Cdigo rea Cdigo Identificador del ao acadmico Identificador del diseo curricular Identificador del nivel educativo Identificador del grado Identificador de rea generic Identificador del contenido silbico

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Descripcin Fecha Programada

Descripcin del contenido silbico Fecha de exposicin programada.

8. Mostrar Lista de Secciones.- Al seleccionar el enlace Nmero de Secciones de un registro de grados, este se marcar en verde y mostrar en la parte inferior el listado de las secciones.

Opcin para modificar la seccin Horarios de Seccin

Estudiantes de Seccin

b.

A GREGAR S ECCIONES . 1) Agregar Secciones en la fase regular.- Para agregar una seccin en la fase regular debe pulsar el botn Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar

Listado de Personal

Listado de Aulas

Al elegir el tutor mostrara la siguiente ventana en donde est la lista de personal de la Institucin Educativa, pulse doble click en el registro del personal.

Al elegir la seccin mostrara la siguiente ventana donde est la lista de aulas, pulse doble click en el registro del aula.

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Fecha: 21-Febr-11

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Id Seccin Descripcin Tutor Identificador de seccin Descripcin de la seccin Es el personal encargado o responsable de la seccin. Previamente debe estar registrado como personal de la IE, pero si no se conoce el tutor al momento de crear la seccin el registro puede continuar. Especifica el aula de uso ms frecuente por la seccin. Nmero de vacantes disponibles. Etapa en la cual se dispone el uso de la seccin. En una fase de recuperacin es posible crear secciones que agrupen a los estudiantes de diferentes secciones para que se recuperen en un rea determinada. rea relacionada a la fase de recuperacin. En la fase de recuperacin de la IE, se forman secciones que van a agrupar a los diferentes estudiantes que estn recuperndose en un rea en particular. Es el turno en el que funcionar la seccin.

Aula Num. Vacantes Fase

rea Recuperacin

Turno 2)

Agregar Secciones en la fase recuperacin.- Para agregar una seccin en la fase recuperacin debe pulsar el botn Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar

Al elegir el tutor mostrara la siguiente ventana donde est la lista del personal de la Institucin Educativa, pulse doble click en el registro del personal.

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Fecha: 21-Febr-11

Despus elija la seccin, mostrara la siguiente ventana donde est la lista de aulas, pulse doble click en el registro del aula.

Al elegir el rea de recuperacin mostrara la siguiente ventana donde est la lista de reas, seleccione el rea que se dar la recuperacin pulse pulsando doble click en el registro del aula.

Despus de ingresar los datos solicitados por el Sistema mostrara la siguiente ventana

Despus de verificar la informacin pulse grabar, mostrara la siguiente ventana en donde muestra la seccin de recuperacin, en esta seccin estarn todos los estudiantes que recuperaran una determinada rea

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3)

Mostrar Horarios Asignados a la Seccin.- Al seleccionar el enlace Num. Horas de un registro, se muestra la Ventana de Horarios Asignados a la Seccin.

Opcin para modificar los horarios

Elimina el registro

4)

Asignar Horarios a la Seccin.- Para agregar un horario a una seccin debe pulsar el botn Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar.

Listado de reas Genricas Listado de Docentes

Los datos que se registran en este mantenimiento son: reas Docentes Da Desde Hasta rea genrica impartida Docente responsable del dictado Da de la semana en que se dicta el rea en la seccin. Hora de inicio del dictado Hora de fn del dictado

Esta asignacin del docente (que viene a se un personal de la IE) va a ser utilizada posteriormente en el registro de notas por docente: el docente, cuando sea usuario del sistema, solo podr registrar notas que correspondan al rea y las secciones que tienen una asignacin de este tipo. Listado por Estudiantes por Seccin.- Al seleccionar el enlace estudiantes de un registro de seccin, se muestra el listado de estudiantes de la misma. Para una seccin regular:

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Se mostrar el listado de los estudiantes matriculados en la seccin, de la siguiente manera:

Pulse aqu para ver la ltima libreta de notas como muestra la siguiente ventana

Despus de pulsar la opcin de la libreta nos va mostrar el reporte de la misma como nos muestra la siguiente ventana

Para una seccin de recuperacin: Si la seccin en cuestin pertenece a una seccin de recuperacin entonces el sistema mostrar una ventana similar a la siguiente:

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Inicialmente no se mostrarn estudiantes en recuperacin, sin embargo es posible ir agregando estudiantes mediante el botn Agregar. Al presionar este botn se muestra la siguiente ventana:

Por defecto se muestran todos los registros marcados para ser agregados.

5)

Esta ventana muestra los estudiantes que el proceso de Promocin y Repitencia del ao acadmico de la IE ha identificado como los que pasan a la fase de recuperacin. Al presionar el botn Grabar, los registros seleccionados son incorporados a la seccin. Registro de Notas El control de estado de notas consiste en que el docente una vez haya terminado de registrar las notas de una determinada rea en una seccin, el cono del candado sirve para bloquear o desbloquear el registro de notas.

Pulse la opcin y le mostrara la siguiente ventana

En seguida se muestra al usuario una ventana que solicita el ingreso del periodo que se desea controlar.

Elige el periodo de evaluacin

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Para que pueda pasar del estado cerrado a abierto pulse un clic sobre el icono del candado y viceversa.

Si el candado se encuentra cerrado no podr realizar modificaciones de notas en el rea

Si el candado se encuentra abierto podr realizar modificaciones de notas en el rea

9. Fechas Especiales IE
Esta opcin permite registrar en el sistema aquellas fechas consideradas como festivas no laborables dentro del presente Ao Acadmico para una IE. Aqu mismo se pueden identificar a las fechas de recuperacin. Una fecha de recuperacin permitir registrar asistencia y programar evaluaciones en fechas que la IE tiene planificado no laborar, como puede ser un sbado o un domingo.
Agregar fecha especial

a.

Agregar Fecha Especial.- Para agregar una fecha especial debe pulsar el botn Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para guardar los datos pulse el botn Grabar.

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Cdigo Descripcin Identificador de la fecha especial, este nmero es autogenerado por el sistema. Descripcin de la fecha especial

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Tipo fecha Especial

Tipo de fecha especial

Fecha Desde Fecha Hasta

Facha no laborable significa que ni los estdiantes ni el personal docente se les registrar la asistencia. Es la fecha que marca el inicio de las fechas especiales. Es la fecha que marca el final de las fechas especiales.

El registro de las fechas especiales tiene relevancia en la programacin de la asistencia a la Institucin Educativa. Al grabar la ventana queda de esta manera:

Enlace Modificar fecha especial

Eliminar el registro

b.

Modificar Fecha Especial.- Para modificar una fecha especial ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna Cdigo para realizar los cambios. Eliminar Fecha Especial.- Para eliminar la fecha especial ubique el registro y luego pulse el botn Eliminar (smbolo del aspa). Agregar Fecha Especiales Generales.- El sistema tiene registrado un conjunto de fechas especiales nacionales que permiten facilitar el registro de fechas especiales.

c.

d.

Por defecto aparecen marcadas todas las fechas especiales generales.

Al poner el botn Grabar, queda as el registro.

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CAPITULO II: ESTUDIANTES Y MATRICULAS 10. Registro de Estudiantes

Esta opcin permite realizar el registro de los datos de un estudiante en el sistema, recopilando toda la informacin necesaria para llevar un control de su progreso.
Bsqueda por filtros

Bsqueda especfica

a.

Nuevo Estudiante.- Para agregar un estudiante debe pulsar el botn Nuevo, tras lo cual se habilitan la siguiente ventana y los campos para registro y luego ingrese los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar.

Calendario para seleccin de fecha

Listado de Ubigeo:

Nota: En la opcin Posee Apellidos Si escoge la opcin Ambos podr ingresar los apellidos y nombre de estudiante, si escoge la opcin Solo Paterno el campo del Apellido Materno se bloqueara y si elige Solo Materno el campo del Apellido Paterno se bloqueara Los datos que se registran en este mantenimiento son:

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Nro. Estudiante Cdigo Estudiante Sexo Posee apellidos Apellido Paterno Apellido Materno Nombres Cargar foto Pas Nacimiento Fecha Nacimiento Estado Civil Lugar Nacimiento

Identificador asignado por el sistema Identificador nico del estudiante dentro del sistema educativo nacional. Gnero masculino o femenino Se refiere a si el estudiante no tiene los apellidos paterno y/o materno. Apellido paterno del estudiante Apellido Materno del estudiante Nombre completo del estudiante Imagen del estudiante. Debe pesar menos menos de 500 Kb. y ser de los formatos .jpg, .bmp. Pas de origen del estudiante Fecha de nacimiento Condicin del estudiante Ubicacin geogrfica (Departamento, provincia, distrito)

Existen algunas consideraciones con el registro de estudiantes, como por ejemplo:

Si ingresa el nombre con doble espacio el sistema le mostrara este mensaje

El control de la homonimia en el sistema. En el momento que est ingresado los datos Apellido Paterno, Apellido Materno y Nombre de un estudiante y si ste ya existe en la base de datos, se mostrar la siguiente ventana que sugiere la existencia de homonimia con otra persona registrada previamente. De inmediato el sistema muestra una ventana donde se muestran los datos personales ms importantes.

Para acceder a la informacin pulse doble clik en el registro

El registro mostrado podra tratarse de un estudiante, un familiar o una docente de una IE. Para que el usuario pueda verificar informacin adicional que le permita determinar si se trata de un

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caso de homonimia, entonces podr solicitar al sistema informacin adicional desde la columna registrado como. Si el usuario determina que se trata de un caso de homonimia, entonces la ventana se carga con los datos del estudiante, en caso contrario, el usuario sale de la ventana y registra toda la informacin como nueva. Finalmente y regresando al registro de los datos principales del estudiante, despus de ingresar la informacin requerida del estudiante pulse grabar para que guarde la informacin ingresada y le saldr la siguiente ventana.

b.

En seguida el sistema en esta parte considera como estudiante registrado y los dems datos se pueden ir registrando como si se estuviera modificando el registro. Modificar Estudiante.- Para modificar un estudiante, utilice la bsqueda especfica o por filtros para ubicar el registro, seleccione la ficha cuyos datos desea cambiar y luego pulse el botn Modificar para realizar los cambios.

Nuevas pestaas

Cargar foto del estudiante: Para cargar la imagen del estudiante, se hace clic en el botn correspondiente y aparece la siguiente ventana.

Ingresando al botn Examinar, se podr buscar el archivo que contiene la imagen del estudiante. Enseguida pulse Abrir.

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Enseguida tendr que presionar el botn Cargar foto con lo que el sistema muestra una barra de progreso:

Finalmente, la imagen queda asociada al registro del estudiante. As:

GRUPO DE FICHAS REGISTRAR ESTUDIOS FICHA PRINCIPAL: Para la ficha Principal dentro de la ficha Registrar Estudios se pueden complementar los datos del documento de identidad al modificar el registro. Una explicacin especial se debe hacer en el registro de documentos asociados al estudiante, lo cual se realiza en la parte inferior derecha de la derecha:

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Ingrese el nmero de documento

Seleccione el tipo de documento

Finalmente le da grabar para que guarde la informacion solicitada A continuacin se va a detallar las dems fichas: FICHA DOMICILIO: Elegimos la ficha Domicilio y luego pulsamos modificar el cual nos va habilitar los campos para que podamos ingresar la informacin correspondiente

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Ao Ao de nacimiento Lugar Residencia Ubicacin geogrfica del domicilio del estudiante Direccin Detalle de la direccin del domicilio del estudiante Lugar Lugar de domicilio Telfono Telfono de domicilio Despus de ingresar la informacin requerida pulse el botn grabar para que guarde la informacin solicitada y nos mostrara la siguiente ventana.

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FICHA SITUACION LABORAL: Elegimos la ficha Situacin Laboral y luego pulsamos modificar el cual nos va habilitar los campos para que podamos ingresar la informacin correspondiente

Ficha Registrar Estudios/ Situacin Laboral

Registro de Situacin Laboral

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Ao Edad Descripcin Horas Sem. Ao de labores Edad correspondiente al ao de labores Detalle del trabajo o las labores realizadas Nmero de horas semanales que labor

Despus de ingresar la informacin requerida pulse el botn grabar para que guarde la informacin solicitada y nos mostrara la siguiente ventana.

FICHA DATOS SECUNDARIOS: Elegimos la ficha Datos Secundario y luego pulsamos modificar el cual nos va habilitar los campos para que podamos ingresar la informacin correspondiente Ficha Datos Secundario, se ubica dentro de la ficha Registrar Estudios

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Ficha Registrar Estudios/ Datos Secundarios

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Lengua Materna Lengua por parte de madre

Segunda Lengua

Segunda lengua que domina

Religin

Religin que profesa.

Tipo de Discapacidad

Tipo de discapacidad que tiene el estudiante

Parto

Modo de nacimiento del estudiante

Obs. del Parto Nmero Hermanos Lugar que ocupa

Detalles del modo de nacimiento Nmero de hermanos del estudiante Orden que ocupa entre los hermanos

GRUPO DE FICHAS CONTROLES DE SALUD FICHA CONTROLES DE SALUD: Se refiere a la ficha que mantiene actualizada la informacin del peso y talla del estudiante.

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Calendario

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Fecha Control Fecha del chequeo mdico realizado Tipo de control realizado.

Resultado Observaciones FICHA ESTADO DE SALUD:

Resultado de la consulta realizada Detalle u observaciones adicionales

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Edad aprox. Tipo Edad aproximada del estudiante Tipo de estado de salud.

Enfermedad/ Vacuna

Tipo enfermedad / vacuna Si se trata de una enfermedad:

Si se trata de una vacuna:

Observaciones

Observaciones de la enfermedad o vacuna.

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FICHA ACTIVIDADES (PSICOMOTRIZ/LENGUAJE):

FICHA OTROS (Controles de salud):

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Alergias Experiencia Traumtica Tipo de Sangre Detalle de las alergias que puede sufrir Accidente o caso acontecido Tipo de sangre del estudiante

GRUPO DE FICHAS DE FAMILIARES

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Los datos que se registran en este mantenimiento son: Apellido Paterno Apellido Materno Nombres Pas Nacimiento Fecha Nacimiento Estado Civil Apellido paterno del familiar Apellido materno del familiar Nombres del familiar Pas de nacimiento del familiar Fecha de nacimiento Estado civil del familiar

Lugar Nacimiento Parentesco

Lugar de nacimiento del familiar Relacin del familiar con el estudiante

Sexo Grado Instruccin

Gnero masculino o femenino Grado alcanzado.

Domicilio Centro de Trabajo Telfono Celular Email Ocupacin Vive c.

Direccin de vivienda del familiar Centro de labores del familiar Nmero telefnico del familiar Nmero de telfono mvil del familiar Correo electrnico del familiar. Cargo o tarea que realiza el familiar Estado de existencia del familiar

Generar Ficha de Matrcula.- Se accede al pulsar el botn Generar Ficha nica de Matrcula, ubicado en la ficha Principal dentro de la ficha Registrar Estudios. Esta opcin permite realizar la impresin fsica de la Ficha nica de Matrcula.
Ficha Registrar Estudios/ Principal

Generacin de la ficha nica de matrcula

Opcin para generar el reverso de la ficha nica de matrcula

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Ficha nica de Matrcula en formato de archivo PDF.

Si el usuario ha indicado Reverso como se muestra en la siguiente imagen

Y pulsa la opcin Generar Ficha nica de Matricula mostrara el reverso de la ficha de matrcula como se muestra en la siguiente ventana.

d.

Eliminar Estudiante.- Para eliminar un estudiante, utilice la Bsqueda Especfica o por Filtros para ubicar el registro y luego pulse el botn Eliminar, tras lo cual se mostrar un mensaje de confirmacin de la accin.

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e.

Bsqueda Especfica.- Permite ubicar un estudiante en el sistema al suministrarle algn dato especfico como el cdigo de estudiante, cdigo del educando tipo y nmero de documento. Luego de pulsar el botn Buscar, muestra los datos del estudiante consultado en la ficha de registro de estudiante para su mantenimiento.

Los datos a partir de los cuales se puede buscar son: Cdigo Estudiante Identificador asignado por el sistema Cdigo del Educando Identificador de nico de estudiante Tipo de Documento Documento de identidad Nmero de Documento Nmero de documento de identidad f. Bsqueda por Filtros.- Se accede al pulsar el botn Buscar. Permite ubicar un personal en el sistema al acotar los datos conocidos del mismo. Luego de ubicar al personal se elige el enlace ubicado bajo la columna cdigo, tras lo cual se muestran los datos del persona l encontrado en la ficha de registro de personal para su mantenimiento.

Filtros (apellidos nombres y cdigo modular)

Campo para ingreso de texto

11. Matrcula de Estudiantes

Esta opcin permite realizar el registro o ratificacin de la matrcula de un estudiante para el presente ao acadmico. Despus de elegir la opcin de Matrcula de Estudiante mostrara la siguiente ventana principal donde se podr registrar la matricula de los estudiantes

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Bsqueda por datos especficos

a.

Nueva Matrcula.- Para agregar una matrcula debe pulsar el botn Nuevo, tras lo cual se habilitan los campos para registro y luego ingrese los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar.

Enlace Registrar el apoderado

Los datos que se ingresan en esta ventana son las siguientes: Cdigo de matrcula Identifica a la matrcula. Es un nmero que es asignado por el sistema para cada ao acadmico en cada IE. El cdigo que identifica al estudiante. Vea posteriormente en este acpite la bsqueda y creacin de estudiantes para ser matriculados.

Cdigo de Estudiante

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Fecha de matrcula:

Foto estudiante Apellidos y nombres: Condicin de Matricula

Es la fecha que el estudiante se ha matriculado. Esta fecha se usa tambin al momento de asociar resoluciones a las matrculas. Esta fecha puede ser diferente a la del sistema. El sistema internamente guarda la fecha en la que se crea un registro de matrcula. Muestra la imagen asociada al estudiante. Corresponde al estudiante que ha sido matriculado.

Situacin matrcula

Ingresante Promovido Repite

El estudiante ingresa a estudiar en la IE al primer grado del nivel. El estudiante ha sido promovido desde el grado anterior. El estudiante no ha sido promovido, es decir ha repetido el grado. El estudiante ha regresado a estudiar el mismo grado El estudiante ha reingresado a estudiar

Reentrante Reingresante Grado

Seccin Trabaja

Es el grado al que se ha matriculado un estudiante. Si la matrcula es Ingresante, entonces solo se permitir el registro del primer grado. Si es promovido, entonces no se permitir el primer grado del nivel. Es cualquiera de las secciones que se han registrado en el sistema.

Si el estudiante trabaja se habilitar la opcin horas semanales en la cual se tiene que poner las horas correspondientes al trabajo y la condicin de trabajo en la cual se tiene que elegir una de las dos opciones I.E Procedencia

Misma IE Otra IE Su casa Nombre I.E

El estudiante procede de la misma IE para esta matrcula. El estudiante procede de una IE diferente a la de la matrcula. El estudiante no proviene de ninguna IE.

Nombre de la Institucin Educativa. Se activa siempre que la IE de procedencia del estudiante matriculado sea Otra IE.

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Condicion Laboral

En el caso que el estudiante ya se encuentre matriculado en la Institucin Educativa en el mismo ao acadmico (aunque puede ser en otra IE), se mostrar la siguiente ventana indicando la I.E, el cdigo de matrcula, ao, grado y seccin como se muestra en la siguiente ventana.

Bsqueda y creacin de nuevos estudiantes Se debe destacar que este registro de matrcula, requiere que se haya previamente registrado el estudiante en el sistema. Sin embargo es posible CREAR el estudiante y luego poder matricularlo. Para buscar un nuevo estudiante dentro de la misma IE o en el archivo general de estudiantes pulse clic en el botn de ayuda. Puede ingresar el apellido y nombre del estudiante o puede ingresar parte de ellos y seleccionar una de las dos opciones En la I.E Solo buscar los estudiantes que se encuentran registrados en la I.E. Se asume que el usuario sabe que el estudiante est asociado a su IE. Bsqueda General Realizara una bsqueda general en toda la base de datos. Esta ser ms costosa en recursos y retornar la informacin en un periodo ms largo de tiempo.

Registrar Estudiante

Bsqueda dentro de la IE

Bsqueda en el archivo general de estudiantes

En caso que el estudiante se encuentre registrado y fue encontrado por el sistema pulse sobre el registro el cual volver a la ventana de Registro de Matricula como se muestra en la siguiente ventana

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Pulse sobre el registro

En caso que el estudiante no fue encontrado con ninguna de las dos opciones puede pulsar la opcin Nuevo Estudiante y les mostrara la siguiente ventana:

Esta ventana permite registrar un estudiante de manera ms directa que la opcin de Registrar Estudiantes. Una vez ingresado los apellidos y nombres y los dems datos, la ventana que queda se parece a la siguiente:

Los datos que se ingresan en esta ventana son las siguientes: Nro. Estudiante Cdigo Educando Identificador asignado por el sistema. Identificador nico del estudiante dentro del sistema educativo nacional.

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Sexo Apellido Paterno Apellido Materno Nombres Pas Nacimiento Fecha Nacimiento Estado Civil Lugar Nacimiento

Gnero masculino o femenino Apellido paterno del estudiante Apellido Materno del estudiante Nombre completo del estudiante Pas de origen del estudiante Fecha de nacimiento Condicin del estudiante Ubicacin geogrfica (Departamento, provincia, distrito)

Una vez registrado el estudiante, se requiere registrar la informacin del apoderado que est matriculando al estudiante en el ao acadmico en cuestin. Por lo tanto se emite el siguiente mensaje:

Luego de presionar Aceptar, se muestra el siguiente formulario que solicita la informacin del apoderado:

Este formulario solicita los siguientes datos: Es apoderado Tipo y nmero de documento Apellido Paterno Apellido Materno Nombres Pas Nacimiento Fecha Nacimiento Estado Civil Indicador si el familiar que se va a registrar es el apoderado. Es el tipo y nmero de documento de identidad del familiar. Apellido paterno del familiar Apellido materno del familiar Nombres del familiar Pas de nacimiento del familiar Fecha de nacimiento. Estado civil del familiar.

Lugar Nacimiento

Lugar de nacimiento del familiar. Se activa

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Parentesco Sexo

Grado Instruccin

siempre y cuando el pas de nacimiento sea Per. Relacin del familiar con el estudiante Gnero masculino o femenino. Si se eligi el parentesco Madre, entonces se marcar Mujer. De igual manera, con el parentesco Padre, se marcar Hombre en sexo. Ultimo grado alcanzado.

Domicilio Centro de Trabajo Telfono Celular Email Ocupacin Vive

Direccin de vivienda del familiar Centro de labores del familiar Nmero telefnico del familiar Nmero de telfono mvil del familiar Correo electrnico del familiar. Cargo o tarea que realiza el familiar Estado de existencia del familiar

Pulse la opcin Nuevo para que se habilite los campos del apoderado para que pueda ingresar la informacin.

Seleccione la opcin de apoderado

b.

Finalmente pulse el botn grabar para que guarde la informacin ingresada del apoderado. Con ello la ventana de Matrcula del estudiante vuelve a tomar el control y se debe continuar con el registro de la matrcula. Note que el nmero de estudiante que se ha creado. Modificar Matrcula.- Para modificar una matrcula primero busque el registro que desee modificar, ingrese los datos del estudiantes del cual va realizar la modificacin y pulse la opcin Buscar

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Bsquedas especficas

Las bsquedas especficas permiten ubicar la matrcula de un estudiante en el sistema al suministrarle algn dato especfico como el cdigo matrcula, cdigo de estudiante tipo y nmero de documento luego debe de pulsar el botn Buscar y mostrara los datos de la matrcula de estudiante. Despus de encontrar el registro del estudiante pulse el botn Modificar para realizar los cambios necesarios y abrir la siguiente ventana.

Permite ver la fotografa del estudiante.

En la ventana encontrar los siguientes complementos: Requisitos de Matricula Registrar Apoderado Las cuales pasamos a describir a continuacin: REQUISITOS DE MATRICULA.- Esta funcionalidad permite asociar requisitos de matrcula y realizar un mejor control a la IE de la documentacin que se necesita para este proceso.

REGISTRAR APODERADO.- Permite realizar el registro (para agregar o modificar) de los datos del apoderado del estudiante. Se accede al elegir el enlace Registrar el Apoderado, luego pulse el botn Grabar para guardar los cambios. Asimismo, permite realizar la actualizacin de los datos del estudiante. Los datos que se ingresan en este mantenimiento son:

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Es apoderado Tipo y nmero de documento Apellido Paterno Apellido Materno Nombres Pas Nacimiento Fecha Nacimiento Estado Civil

Indicador si el familiar que se va a registrar es el apoderado. Es el tipo y nmero de documento de identidad del familiar. Apellido paterno del familiar Apellido materno del familiar Nombres del familiar Pas de nacimiento del familiar Fecha de nacimiento. Estado civil del familiar.

Lugar Nacimiento Parentesco Sexo

Grado Instruccin

Lugar de nacimiento del familiar. Se activa siempre y cuando el pas de nacimiento sea Per. Relacin del familiar con el estudiante Gnero masculino o femenino. Si se eligi el parentesco Madre, entonces se marcar Mujer. De igual manera, con el parentesco Padre, se marcar Hombre en sexo. Ultimo grado alcanzado.

Domicilio Centro de Trabajo Telfono Celular Email Ocupacin Vive

Direccin de vivienda del familiar Centro de labores del familiar Nmero telefnico del familiar Nmero de telfono mvil del familiar Correo electrnico del familiar. Cargo o tarea que realiza el familiar Estado de existencia del familiar

Si lo que se desea es modificar un familiar ya registrado se deber acceder desde el listado que aparece en la parte inferior de la ventana.

Pulse el enlace para modificar el familiar OFIN -2011 Pgina 55 de 111

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En la ventana tambin esta la opcin de Otros Datos

Ingrese a la opcin de Otros Datos

En dicha opcin encontrara reas exoneraradas reas a Cargo Como se muestra en la siguiente ventana, pulse el botn modificar para que pueda ingresar la informacin
Pulse Modificar

AGREGAR AREA EXONERADA.- Para indicar que un estudiante se va a exonerar en algunas reas pulse el botn Agregar, tras lo cual se muestra la ventana para el registro de las reas. Abrira la siguiente venta en la cual solo aparece el area de religion es decir en la unica area que se puede exonerar.
Pulse grabar para guardar la informacin ingresada, caso contrario pulse salir

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Los datos que se registran en este mantenimiento son: Diseo Curricular Areas Diseo curricular nacional o plan de estudios rea genrica. No todas las reas pueden ser exonerables. Solo se despliegan las reas que pueden ser exonerables, como por ejemplo Religin. Documento que autoriza la exoneracin del estudiante. Calendario de fecha de exoneracin Comentario u observacin referidas a la exoneracin.

Resolucin Fecha Observaciones

Despus de pulsar grabar mostrara la siguiente ventana de confirmacin

Se quedara registrada el rea exonerada; en el caso que desee modificar pulse el enlace debajo de ID

Pulse el enlace para modificar

REGISTRAR AREA A CARGO.- Esta funcionalidad solo se activa siempre que se trate de una matrcula que no tiene situacin de Ingresante (dado que se trata de un grado que recin inicia dentro del nivel acadmico, no existe un grado previo).

Dado que la situacin de esta matrcula es Promovido, se tiene la posibilidad de Registrar reas a cargo.

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En la siguiente ventana se podr ingresar la informacin correspondiente a las reas a cargo que el estudiante tiene de matrculas anteriores.

Los datos que se ingresan en esta ventana son: Ao Institucin Educativa Diseo curricular Grado Ao al que corresponde al rea a cargo. Es la IE de procedencia en donde el estudiante ha cursado el rea que lleva como cargo. Es la estructura curricular Es el grado al que corresponde el rea a cargo. Debe ingresarse un rea precedente del grado de matrcula. Es el rea del diseo curricular que el estudiante lleva como cargo.

rea

Despus de pulsar el botn grabar mostrara la siguiente ventana de confirmacin

El registro quedara grabado como se muestra en la siguiente ventana

c.

Eliminar Matrcula.- Utilice la bsqueda especfica para ubicar el registro que desea eliminar. La eliminacin solo ser posible si es que el registro de matrcula est en el estado de En proceso y no existen ninguna informacin relacionada al registro. Una vez ubicado el registro pulse el botn Eliminar, tras lo cual se mostrar un mensaje de confirmacin de la accin.

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Despus de pulsar aceptar nos mostrar la siguiente ventana donde nos confirma que la matricula ha sido eliminada:

d.

Confirma matrcula. Cuando est seguro que los datos ingresados en la matrcula del estudiante son los correctos pulse el botn Confirmar Matricula; el esta do de matricula que se encontraba En proceso pasara al estado Definitiva por lo tanto ya no podr realizar ningn tipo de modificacin como se muestra en la siguientes ventanas.

Pulse la opcin cuando este seguro que todos los datos estn correctos

Estado

Cuando el estado de matricula sea Definitiva no se podr realizar ninguna modificacin a los datos.

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Estado paso a definitiva

Para lo cual saldr la siguiente ventana:

Nota: En la Nomina de Matricula solo aparecer los estudiantes que tienen su matrcula en estado DEFINITIVA. Finalmente la venta queda como se muestra en la siguiente ventana

Si quiere ver el reverso de la ficha de matricula seleccione esta opcin

Puede visualizar la ficha de la matricula pulsando en el icono

Despus de pulsar el Ficha de matricula le mostrara el siguiente reporte

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En el caso que selecciono la opcin de reverso y pulsar Ficha de Matricula mostrara la siguiente ventana.

e.

Imprimir.- Es la opcin que te permite imprimir la informacin relacionada a la matrcula, si pulsa esta opcin le abrir la siguiente ventana la cual tiene dos opciones

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Si escoge la primera opcin Constancia de Matricula Estudiante le mostrara la siguiente ventana en la cual muestra una imagen en PDF de la constancia de matricula

Al escoger la segunda opcin Relacin de estudiantes por fecha matricula mostrara la siguiente imagen en PDF donde muestra la relacin de estudiantes correspondiente al ao en curso.

12. Nmina de Matrcula

Esta opcin permite ver las notas y la situacin final del estudiante al trmino de una fase de acuerdo a las reglas y sub reglas establecidas para la promocin y Repitencia.

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Primero tiene que seleccionar el grado.

Seleccione la seccin

Primero se tiene que seleccionar el grado el cual va habilitar la opcin de seccin, tambin tenemos que elegir una de las opciones; automticamente va mostrar los datos de Responsable de la matrcula, R.D institucional, Fecha de aprobacin como se muestra en la siguiente pantalla

Estos datos se pueden actualizar en el registro de la seccin

Pulse el botn Generar Nmina

Despus pulse el botn Generar Nmina para que muestre la imagen en PDF de la Nomina de Matricula la cual la puede imprimir la imagen de la cara de adelante

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La imagen de la cara posterior:

13. Registro de Nmina Bsica

En algunos casos, se va a requerir solo emitir la nmina de matrcula bsica a travs del sistema, para ello se ha creado esta opcin que permite realizar rpidamente la matrcula de estudiantes de una institucin educativa. Como prerrequisito para usar esta opcin se requiere haber creado las secciones de la IE para el ao acadmico en curso y posteriormente ingresar a la opcin.

a)

Se selecciona el grado y la seccin y se descarga la plantilla con la opcin Generar plantilla Excel. Entonces se va a descargar una archivo Excel a travs del explorador.

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b)

Usted est en la libertad de Abrir o guardar el archivo que se descarga, tenga en cuenta nicamente que no debe cambiar el nombre del archivo debido a que es mediante el nombre del mismo que la informacin all contenida se depositarn los datos correctamente. Al abrir el archivo, se muestra lo siguiente: La hoja inicial denominada Generalidades, muestra informacin general de la seccin.

La segunda hoja denominada NominaDeMatricula, es donde se deben ingresar los datos de los estudiantes que pertenecen a la seccin

c)

Proceda a cargar los datos de los estudiantes en las celdas que correspondan manualmente. Si la IE cuenta con un sistema de informacin podr rellenar estos campos a travs de una interfase.

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d)

Nota: En esta pantalla el cdigo de estudiante es un nmero intencional y aleatoriamente generado. Si el estudiante cuenta con DNI, se deber anotar en la columna correspondiente. Si el estudiante tiene DNI, el sistema har prevalecer ste sobre el cdigo de estudiante de 14 dgitos. La hoja de clculo que se ha descargado tiene 50 lneas. Si el usuario de la IE desea incluir ms estudiantes en la hoja, deber copiar lneas y colocar los nmeros que correspondan a las mismas: 51, 52, 53, etc. Una vez guardado el registro, usted debe cerrar el archivo Excel. Luego podr cargar la informacin al sistema mediante el botn de Carga Nmina de Excel.

e)

Presione el bot Examinar y ubique el archivo que desea cargar.

f)

Presione el bot Cargar registros para que el sistema capture los datos contenidos en el archivo Excel. Es importante saber que a este punto no se ha realizado la carga de datos, solamente se ha ledo la hoja de clculo y la informacin es presentada al usuario

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g)

Al presionar Aceptar, el sistema muestra los datos contenidos en el archivo en Excel para que el usuario pueda observar los datos que sern actualizados.

Para eliminar registros

Para modificar registros

Para agregar registros

h)

El usuario puede eliminar, agregar o modificar los registros contenidos en esta relacin. Para modificar un registro, haciendo clic sobre el cono se apertura el formulario correspondiente para modificar los datos que se requiere para la nmina.

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Para grabar los datos registrados.

i)

Sin embargo, posiblemente el usuario desea modificar la hoja de clculo y volver a realizar la carga nuevamente, repitiendo los pasos anteriormente descritos. Antes de realizar una carga nueva es necesario que se eliminen la relacin haciendo clic en el botn Borrar Carga de Datos, tras lo cual se muestra el mensaje siguiente: Luego de aceptar se muestra lo siguiente:

j)

Al presionar el botn Validar datos, el sistema realiza una serie de validaciones sobre la informacin registrada por el usuario. Si no hay problemas, el sistema emite el siguiente mensaje:

k)

Finalmente, el usuario realizara la actualizacin definitiva con el botn de Transferir Informacin, tras lo cual se muestra la siguiente ventana de advertencia:

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l)

Luego de transferir, el sistema muestra el mensaje siguiente:

m)

Al presionar el botn Aceptar, se inicializa la lista de estudiantes facultando al usuario a realizar otra transferencia. El usuario puede comprobar la carga realizada imprimiendo la nmina de matrcula mediante la opcin de Nmina de matrcula.

Un acpite aparte se debe tener en cuenta para el tema de validaciones en esta carga de datos bsicos para la nmina: Caso 1: Tratamiento de estudiantes homnimos: En algunos casos, es posible que se est cargando un estudiante con los mismos nombres y apellidos y fecha de nacimiento de otro que ya previamente est registrado. Todo hace indicar que se trata del mismo estudiante, sin embargo el sistema solicita la confirmacin por parte del usuario que viene realizando la carga. Esto se hace mediante una pantalla similar a la que se muestra a continuacin:

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En este punto, el usuario debe indicar si es que se trata de un homnimo o no. Para indicar que es un homnimo, es decir es OTRA persona con los mismos datos, se debe hacer doble clic sobre el registro. Si el usuario pulsa el bot Salir, estar indicando que se trata de la misma persona. El sistema no crear otro estudiante, pero asumir que el cdigo de estudiante que se consigna en la hoja de clculo es el vlido. Caso 2: Tratamiento del cdigo de estudiante: En algunos casos, es posible que se est cargando un estudiante con un cdigo de estudiante que ya pertenece a un estudiante previamente registrado en el sistema.

Posteriormente al activar la opcin de Transferir Informacin se vuelve a realizar la misma validacin e impide la transmisin, por lo tanto, el usuario est obligado a corregir la informacin antes de transmitir. Se puede optar por eliminar el registro que estn siendo indicados en el Informe de validacin. Para ello se puede

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Caso 3: Tratamiento del DNI del estudiante: En algunos casos, los estudiantes ya tienen un DNI, el mismo que ya viene consignado en una columna correspondiente en la hoja de clculo.

El archivo Excel de carga contena DNI para estos estudiantes

Luego de transferir la informacin, el sistema lo que ha hecho es considerar cada DNI como el nuevo cdigo de estudiante y el anterior cdigo de estudiante no se ha perdido sino que se ha convertido en uno de los documentos adicionales, tal como lo muestra la ventana de siguiente:

El nuevo cdigo del estudiante es el DNI

El antiguo cdigo del estudiante se queda registrado como un nuevo documento.

14. Resoluciones IE
Esta opcin permite registrar las resoluciones que la institucin educativa va generando y que sirven en proceso administrativo de matrcula y dems funcionalidades que progresivamente se vayan incluyendo en el sistema. Al ingresar a esta opcin el sistema muestra una pgina con el listado de las resoluciones registradas. Inicialmente la lista est vaca.

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Al agregar una nueva resolucin aparece la siguiente ventana para registrar los datos de una resolucin.

Los datos que se registran en esta ventana son: Id resolucin Tipo resolucin No est disponible para ingreso por el usuario. Dependiendo del tipo de resolucin se activar la finalidad. El tipo de resolucin identifica el alcance que tiene las resoluciones siendo registradas.

Finalidad

Por ejemplo para una resolucin jefatural se activan estas finalidades.

N resolucin Fecha de aprobacin Responsable Fecha de inicio

Fecha de fin Descripcin Texto resolucin

Indique el nmero de resolucin Es la fecha en la que se aprob la resolucin Es el personal de la IE que se hace responsable de la resolucin. Es una fecha de control que permite agrupar los registros de inters de la resolucin, segn la finalidad de la resolucin. Por ejemplo, si se trata de una resolucin con la finalidad de matrcula adicional, entonces esta fecha corresponder al inicio del rango para agrupar las matrculas. Al igual que el campo anterior, corresponde al rango final de agrupacin. Es una descripcin breve o resumida de la resolucin. Es el texto de la resolucin

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Al grabar la resolucin, automticamente se actualiza la lista de resoluciones.

Mientras la resolucin est como registrada, podr ser eliminada.

Note el cono siguiente . Indica que la resolucin tiene una finalidad que obliga al usuario a trabajar con la informacin contenida en el sistema. En este caso se trata de una resolucin de matrcula, por lo tanto se solicita el registro de las matrculas asociadas. Al pulsar en este cono se muestra la siguiente ventana:

Al presionar el botn Agregar, se muestran las matrculas nuevas que se encuentren en el rango de fechas de control y por defecto aparece marcado el check para ser agregadas.

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En el caso que se desee ir agregando matrculas de acuerdo a un criterio de agrupacin en especial, podr ir filtrando seleccionando la opcin Filtrar, lo cual permitir seleccionar ya sea, grados secciones o estudiantes.

Si selecciona el filtro por grados

Si selecciona el filtro por secciones

Si selecciona el filtro por estudiantes. Se puede buscar por apellidos y nombres o por cdigo de estudiante:

Al presionar el botn Grabar, se confirma a las matrculas de estudiantes y son cargados a la resolucin, apareciendo de la siguiente manera:

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Fjese en la leyenda, el engranaje ms oscuro significa que la resolucin se encuentra en el estado de registrado.

Procesar una resolucin cuya finalidad es de matrcula implica que todas las matrculas asociadas son confirmadas y la resolucin no podr ser modificada. Para procesar una resolucin usted debe hacer clic sobre el cono del engranaje, el sistema le pedir confirmar la accin.

Luego de esperar unos segundos, se emite un mensaje de culminacin del proceso

La resolucin pasa al estado de procesado y ya no podr ser eliminada ya que desaparece el cono de eliminacin.

15. Estudiantes por seccin

Esta opcin permite ver el listado de los estudiantes matriculados por seccin, tambin permite ordenar la lista de estudiantes de forma automtica o manual.

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Secciones del grado

Enlace que permite modificar los datos del estudiante matriculado

Diseo Curricular Nacional vigente

La lista de estudiantes se puede ordenar de dos maneras a. Orden Automtico Al presionar el botn Orden Automtico la lista de estudiantes se ordenara automticamente por orden alfabtico como se muestra en la siguiente ventana.

Pulse Orden Automtico

b. Orden Manual Esta opcin permite ordenar la lista de estudiantes de acuerdo a criterios que vea por conveniente el docente.

Se podr cambiar el orden de la lista, cambiando de posicin de los nmeros

En la siguiente ventana se puede observar que los nmeros de orden ya estn cambiados

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El usuario puede cambiar la numeracin

Despus de cambiar manualmente la numeracin se procede a pulsar el botn Grabar para que se pueda grabar en el ordenar como se ha modificado, como se muestra en la siguiente ventana.

En la opcin Orden Manual si usted repite el mismo nmero en el momento de grabar le saldr la siguiente ventana de advertencia.

En la opcin Orden Manual usted ingresa un nmero que excede al total de estudiantes existentes en el momento de de pulsar grabar le saldr la siguiente ventana de advertencia.

c. Modificacin de una matrcula de estudiante En el caso que desee realizar alguna modificacin de los datos del estudiante presione el enlace Cdigo Educando que permite modificar los datos del estudiante m atriculado

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Pulse este enlace para modificar los datos del estudiante matriculado

Despus de pulsar el enlace, mostrara la siguiente ventana en la cual tiene que pulsar el botn Modificar y se habilitara los campos para que pueda realizar las modificaciones.

Despus de Grabar las modificaciones nos muestra la siguiente pantalla, en la cual al pulsar Nuevo podemos matricular a un nuevo estudiante ingresando los datos requeridos d. Cambio de estado de la matrcula de estudiantes. Los estados de la matrcula de estudiantes se realizan mediante esta pantalla. Los estados posibles son: Pre matrcula La matrcula del estudiante procede del proceso de promocin del ao acadmico anterior. En proceso La matrcula es libre y no proviene del proceso de promocin del ao acadmico anterior. Definitiva La matricula no puede ser modificada Anulada La matrcula fue anulada y no tiene validez. El usuario podr eliminar toda la informacin del estudiante, pues se activa el botn de eliminacin

Los cambios de estado posibles son los siguientes: Pre matrcula Pre matrcula En proceso Definitiva No No No En proceso No No Si Definitiva Si Si No Anulada Si Si Si

Anulada

Si

Si OFIN -2011

Si

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16. Padrn de Apoderados

Esta opcin permite ver la relacin de los apoderados por seccin en la siguiente ventana podemos ver la lista de los apoderados filtrndolos por grado, diseo curricular, seccin, grupo.

Los datos que se seleccionan en esta ventana son: Grado Diseo Curricular Grupo Seccin El grado del cual quiere saber la lista de apoderados Escoger el diseo curricular El grupo del cual quiere saber la lista de apoderados La seccin del cual quiere saber la lista de apoderados

Despus de seleccionar todos los campos abrir la siguiente ventana en la cual muestra la relacin de todos los apoderados correspondientes a un mismo grado, grupo y seccin

17. Cambio de Seccin por Estudiante

Esta opcin permite cambiar a un estudiante de seccin dentro de un mismo grado en el transcurso del ao acadmico. Este traslado realiza el movimiento de toda la informacin asociada del estudiante desde su seccin origen al destino, tales como: asistencia, notas, libretas, principalmente. Pulse agregar para que pueda ingresar la informacin correspondiente del estudiante del cual se va realizar el cambio de seccin.

Al pulsar el botn Agregar se muestra el siguiente formulario:

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Al pulsar abrir la ventana de bsqueda por el estudiante.

Los datos que se muestran / registran son: Codigo de matricula Grado Seccin Nombre de estudiante Fecha de cambio Nueva seccin Observaciones Identificador nico de matrcula del educando Grado del estudiante. Seccin del estudiante Muestra el apellido paterno, apellido materno y nombre del estudiante Fecha que va ser realizado el traslado. Es la seccin de destino a donde ser trasladado el estudiante. Observaciones que crea pertinente referidas al cambio de seccin del estudiante.

El registro, puede quedar de esta forma:

Luego debe presionar el botn Grabar y se agregar a la lista de la pantalla principal de la opcin.

Al pulsar este cono se podr proceder al cambio de seccin.

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Hasta este momento, el cambio de seccin del estudiante no se ha efectuado aun. Para lograrlo se debe pulsar el cono del disco, tras lo cual se muestra el siguiente mensaje:

Al ser confirmado, se realiza el cambio y se impide la modificacin y eliminacin del registro.

18. Traslado de Estudiantes

Esta opcin permite registrar los datos del estudiante que se va trasladar a otra institucin educativa. Inicialmente muestra el listado de todos los estudiantes trasladados de la institucin educativa:

Al presionar el botn Agregar, aparece la siguiente ventana:

Los datos que se solicitan son: Cdigo traslado Cdigo matrcula Grado Seccin Es un nmero autogenerado por el sistema. Es correlativo a la IE durante un ao acadmico. Es el tipo y nmero de documento de identidad del familiar. Muestra el grado del estudiante que va a ser trasladado Muestra la seccin del estudiante que va a ser trasladado

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Observaciones: Resolucin traslado Fecha traslado IE a trasladar

El usuario registra alguna observacin Es la resolucin que se ha emitido por el traslado Es la fecha que se ha realizado el traslado Es la IE hacia donde se va a trasladar el estudiante. El sistema considera que solo se pueda trasladar a una IE del mismo nivel educativo.

El registro quedara de esta manera:

Al pulsar abrir la ventana de bsqueda de la I.E a la cual se le va trasladar al estudiante

El usuario puede buscar la IE a donde el estudiante ser trasladado en la ventana de ayuda siguiente:

En este campo se ingresa el nombre de la IE. Se puede filtrar para que se muestren las IIEE que pertenecen a un departamento en especial.

Las IIEE posibles de traslado deben ser del mismo nivel al que pertenece la IE de origen.

Finalmente el registro del traslado se visualiza en la ventana principal de esta opcin:

Note que luego del registro de Traslado de Estudiantes, el sistema en la opcin de Registro de la Asistencia impide el registro de informacin de asistencia y muestra de color naranja los das que le corresponden, tal como se muestra a continuacin:

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Note que el sistema reconoce al estudiante como trasladado (ver el color naranja de la leyenda).

19. Retiro de Estudiantes

Esta opcin permite el registro de los estudiantes retirados de la Institucin Educativa durante un ao acadmido. Para agregar a los estudiantes que sern retirados de la Institucin Educativa pulse el botn Agregar

Pulse Agregar para insertar un nuevo retiro en la IE.

Despus de pulsar la opcin agregar abrir la siguiente ventana

Al pulsar abrir la ventana de bsqueda por el estudiante.

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Cdigo de retiro Cdigo de matrcula Nombre de estudiante Resolucin de retiro Fecha retiro Motivo retiro Identificador asignado por el sistema Identificador nico de matrcula del educando Apellido paterno, Apellido materno, nombre del estudiante Nmero de la resolucin de traslado. Fecha que va ser realizado el traslado. Motivo por el cual se est retirando el estudiante.

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Observaciones

Observaciones que crea pertinente referidas al retiro del estudiante.

Despus de agregar a los estudiantes que son retirados la ventana queda como sigue, en el caso que desee modificar algn dato pulse sobre el cdigo de cada registro

Pulse el enlace para modificar la informacin Note que luego del registro de Retiro Estudiante, el sistema en la opcin de Registro de la Asistencia
impide el registro de informacin de asistencia y muestra de color rojo los das que le corresponden, tal como se muestra a continuacin:
Note que el sistema reconoce al estudiante como retirado (ver el color rojo de la leyenda).

CAPITULO III: ADMINISTRACIN DE ASITENCIA/EVALUACIN 20. Asistencia Mensual a la IE

Esta opcin permite realizar el registro de la asistencia de los estudiantes a la institucin educativa por meses, para las fechas dentro del ao acadmico establecido para la institucin educativa. Al ingresar a esta opcin aparece la ventana siguiente:

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Enlace Registro de Asistencia

Permite consolidar o resumir el total de asistencias por mes, para su posterior consulta.

Luego de elegir el mes de registro accediendo al enlace Seleccionar, se procede al registro de la asistencia teniendo en cuenta las consideraciones indicadas a continuacin: a. Slo se pueden registrar fechas que se encuentran dentro del ao acadmico, y como lmite hasta la fecha actual. b. Por defecto todos aquellos das laborables y marcados como de recuperacin aparecen como Asisti (smbolo de punto), con la finalidad que el usuario marque, solo aquellos estudiantes que no asistieron a clases. Por defecto las fechas muestran los das de la semana y das festivos de manera informativa, as como una descripcin por cada uno de los estados. El Registro de Asistencia posee mensajes informativos a modo de leyenda, que se obtienen al posicionar el puntero del mouse sobre cualquier ubicacin del registro.

c.

d.

Pulsar con el mouse en la casilla para cambiar el estado

Si pone el cursor aparecer el significado de cada letra

Fechas especiales marcadas

Leyenda que describe cada uno de los estados de la asistencia

Despus Pulse el botn grabar el cual va mostrar la siguiente ventana indicando que los datos fueron grabados con xito.

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Para marcar la asistencia, se debe pulsar repetidas veces con el mouse sobre cada casilla asociada al estudiante segn el da de toma de asistencia. Los valores son detallados a continuacin. Descripcin Falta Tardanza Falta Justificada Tardanza Justificada Asisti No se registro a. Imprimir asistencia Para imprimir el reporte de asistencia, pulse el cono de la impresora, luego el sistema mostrar la siguiente ventana: Smbolo F T J U smbolo de punto espacio en blanco

b.

Eliminar asistencia La eliminacin de la asistencia puede hacerse total es decir eliminar la asistencia de todos les estudiantes pulsando la opcin Limpiar Asistencia

Pulse Limpiar asistencia para borrar la asistencia de todos los estudiantes

En el caso que este seguro de borrar la asistencia de todos los estudiantes le mostrara la siguiente ventana de confirmacin y pulse Aceptar

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En el caso que quiera borrar la asistencia de un solo estudiante pulse el icono

Pulse el icono para borrar la asistencia del estudiante

En el caso que este seguro de borrar la asistencia del estudiante le mostrara la siguiente ventana de confirmacin y pulse Aceptar

21. Registro de Notas Genrico

Esta opcin permite a un solo usuario registrar las notas de los estudiantes por cada periodo, grado, seccin y rea. Mediante esta opcin tambin es posible generar el archivo Excel que contiene las hojas para el llenado de las notas de los estudiantes de una seccin para que posteriormente se carguen al sistema. Al ingresar a esta opcin se muestra la siguiente ventana:

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All se pide ubicar la siguiente informacin: Diseo Curricular Periodo Diseo curricular correspondiente al ao acadmico y al nivel al que pertenece la institucin educativa. El es periodo acadmico al que pertenecen las notas que van a ser registradas y responden a la configuracin realiza por la institucin educativa para el ao acadmico.

El usuario debe asegurarse que los periodos que va a utilizar se encuentren en el estado En evaluacin, de lo contrario se mostrarn los periodos en cursiva y no podrn ser seleccionados, como por ejemplo:

Grado

Seccin

Viene a ser el grado al que pertenece la seccin que se va a ingresar notas. Es la seccin de los alumnos cuyas notas sern ingresadas:

Note que cuando se ha seleccionado una seccin se activa el botn de generar archivo Excel. Esto significa que este archivo se va a generar para la seccin que se ha elegido hasta este momento. Ms adelante en este acpite abordaremos la generacin de este archivo:

rea

El usuario seleccionar el rea que va a ingresar las notas existentes.

Luego de seleccionar se activa el botn de registro resmen:

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Despus de seleccionar los datos pulsar la opcin Registro Resumen, mostrara la siguiente ventana.

Datos generales

Esta leyenda corresponde a los criterios de calificacin

En el caso que algn estudiante fue trasladado el registro de dicho estudiante estar de color amarillo y en el caso que es el estudiante fue retirado, la lnea correspondiente a dicho estudiante estar de color anaranjado, tal como se muestra en la siguiente ventana. En ambos caso no se podr realizar el registro de las notas.
Naranja: Retirado

Amarillo: Trasladado

Para registrar notas se procede de la siguiente manera: Al presionar el botn Modificar, se activan los campos de las notas y se muestran el botones Guardar y Cancelar. El usuario ya puede ir ingresando las notas:

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Cualquier ingreso incongruente, se marca inmediatamente con un asterisco. En este caso, se ha definido que para tipos de notas vigesimales, esta nota no esta permitida.

Note que la nota final por rea no es editable. Esta nota se calcula al final, cuando se guarda el ingreso para esta seccin.

Algunas consideraciones para el ingreso de notas: En el momento que se est ingresando las notas si us ted por ejemplo ingreso 9 y no 09; es decir que falto poner el 0 en el momento de guardar la notas automticamente se guardara como 09. En el caso que al ingresar las notas sean los literales A, AD sern de color azul y B, C sern de color rojo. El cono permite borrar lo registrado para un criterio de evaluacin determinado.

Si se presionar el botn Grabar y no se han corregido las inconsistencias, la aplicacin vuelve a validar antes de grabar y muestra el mensaje correspondiente, por ejemplo:

Finalmente, se realiza la grabacin:

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Note que al grabar, se calculan las notas finales. Cuando se tratan de notas literales, la nota final se corresponde con la nota del ltimo criterio de evaluacin.

a.

Cierre del registro de notas Como mecanismo de seguridad, el usuario puede dar por finalizado el registro de los mismos e indicar que no se permita modificar las notas ingresadas. Esto se hace con el botn de Cerrar registro. Cuando el usuario presiona este botn recibe la siguiente advertencia:

Si el usuario confirma, entonces se desactivan los botones de modificacin.

Note que ambos botones se bloquean. El usuario no podr modificar las notas a menos que sea liberado por un usuario de tipo administrador que tenga los suficientes privilegios.

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b.

Generacin de archivo Excel para carga de notas Como se mencion anteriormente, el sistema puede generar un Archivo en formato Excel donde se generar un archivo que permita hacer la carga de notas.

Pulse la opcin Generar Archivo Excel

Despus de pulsa la opcin Generar archivo Excel mostrara la siguiente ventana, donde primero tendr que pulsar el botn guardar para que despus pueda abrir el archivo donde podr ingresar las notas en el archivo de Excel, este ingreso se realiza de la misma forma como vimos en el 5.16 Registro de Notas por Docente

Un ejemplo de la hoja de clculo que es descargada se muestra a continuacin:

En cada hoja del libro (archivo Excel) se encuentra cada rea.

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Este es un ejemplo de una hoja correspondiente a un rea determinada.

En este sector el usuario debe ingresar las calificaciones de los estudiantes al finalizar el periodo.

22. Subir Notas desde Excel

Esta opcin permite importar la informacin de las notas de cada estudiante desde una hoja de clculo previamente descargada desde el sistema. En la siguiente ventana se busca el archivo que se va importar, pulsando la opcin de examinar abrir la ventana en donde podemos buscar el archivo de Excel, al encontrarlo pulsamos el botn abrir.

Busque el archivo de excel

Pulse Abrir

Despus de pulsar abrir se mostrara la siguiente ventana donde muestra el informe de carga

Informe de Carga Pulse Cargar Notas Pi

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Despus de pulsar cargar notas le mostrara la siguiente ventana donde se encuentra la informacin de las notas que se han registrado.

Mostrara este mensaje si hay inconsistencias en el ingreso de notas

Informe de Inconsistencias

Ingrese las notas directamente

En el caso que ingresaron las notas errneamente como por ejemplo el rea de comportamiento solo acepta notas literales e ingreso numerales, pulse la pestaa Informe de Inconsistencia donde le mostrara la siguiente ventana donde se encuentra el detalle de todas las inconsistencias.

Relacin de inconsistencias

Entre las inconsistencias ms frecuentes que el sistema va a avisar se encuentran: Cuando la nota se encuentra en el formato incorrecto. Cuando el cdigo modular del estudiante pertenezca a otro estudiante. Que el criterio de evaluacin haya sido modificado Usted puede corregir directamente las notas una vez cargadas y posteriormente pulsar el botn grabar o puede pulsar primero el botn grabar y despus corregir las notas desde el sistema en ambos caso mostrara la siguiente ventana

En el caso que quiera realizar una nueva carga de un archivo Excel pulse la opcin de Nueva Carga.

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Opcin para realizar nueva carga

23. Registro de Apreciaciones de Docentes

Esta opcin permite registrar las apreciaciones de los docentes, para lo cual se tiene que elegir el grado y seccin.

Despus de seleccionar el grado y seccin mostrara la siguiente ventana donde est la lista de estudiantes.

Opcin para registrar las apreciaciones

Despus de pulsar el icono de Registra apreciaciones nos mostrara la siguiente ventana donde se podr registrar las apreciaciones por cada periodo.

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Pulse modificar para que pueda ingresar la informacin como se muestra en la siguiente ventana

Ingrese las apreciaciones del estudiante

Despus de ingresar la informacin pulse el botn grabar, en el caso que quiera seguir ingresando informacin en los siguientes periodos pulse sobre cada uno de ellos y se habilitar el campo para que pueda ingresar la informacin.

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Las apreciaciones del docente se reflejan en la libreta de cada Estudiante como se muestran en la siguiente ventana.

Apreciaciones del Docente

24. Procesar Notas

Esta opcin permite realizar el clculo de las notas de los estudiantes durante el ao acadmico en curso, tanto para las fases regulares y de recuperacin. Este proceso tiene las siguientes caractersticas: Se ejecuta centralizadamente. Es decir desde la estacin del usuario, se emite la orden de ejecucin del proceso y un servidor central realiza el clculo y la actualizacin de los datos.

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Es asncrono. Significa que el usuario puede seguir ejecutando otras operaciones mientras que el servidor va realizando el clculo correspondiente. Por estas dos razones existe el botn de refrescar tablero mediante el cual el usuario puede actualizar la informacin que se muestra en la pagina una vez que sea emitido una orden de procesamiento de notas. El usuario debe indicar el ao acadmico, diseo curricular y la fase que desea realizar el clculo de notas. FASE REGULAR Al ingresar a esta opcin se muestra por defecto seleccionada la fase regular, tal como lo muestra la siguiente pantalla:

Porcentaje de avance

Esta ventana se divide en siete columnas para cada uno de los periodos del ao acadmico a) La primera y segunda columna se refiere al identificador (ID) y nombre del periodo del ao acadmico. b) La tercera columna se refiere al estado del periodo. En esta columna los estados posibles son: Sin evaluar: Cuando no se ha evaluado el periodo. En evaluacin: Cuando se est evaluando el periodo. Solo se pueden procesar notas finales y generar libretas si el estado del periodo est En evaluacin Evaluado: Cuando el periodo ya se encuentra evaluado. c) La cuarta columna se refiere al proceso notas finales que consiste en obtener la nota final de cada estudiante en el periodo seleccionado. Al culminar un proceso el clculo de notas el sistema emite un informe que es similar que se muestra en la ventana siguiente

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Informe de Proceso de Clculo de Notas

Datos de la fecha, hora y usuario que ejecuto el proceso

Enlace Informe de Proceso Clculo de Notas. Datos de la secuencia de proceso seguida (grados, secciones, nmero de estudiantes)

d)

La quinta columna es Procesos previos se refiere a los procesos que se deben realizar antes de generar la libreta de calificaciones correspondiente al ltimo periodo y solo se activa para el ltimo periodo del ao acadmico en curso. Este proceso consiste en actualizar la situacin del estudiante una vez terminada la fase correspondiente aplicando las reglas de promocin y repitencia que han sido definidas previamente. El sistema aplica las reglas de promocin de repitencia estudiante por estudiante. Las reglas de promocin y repitencia se definen centralizadamente.

Procesos previos. Aplica las reglas de promocin y repitencia

Al pulsar el botn de Procesos Previos se muestra la siguiente pantalla:

Con este botn es posible consultar el estado de cada proceso.

Despus de pulsar Procesar se realizar el proceso en la secuencia indicada como se muestra en la siguiente ventana, el proceso habr terminado cuando todos los procesos estn en el estado de Conforme.

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e)

La sexta columna se refiere a la generacin de libretas de los estudiantes. Este proceso consiste en la generacin interna de un archivo PDF conteniendo la informacin impresa en la libreta correspondiente al periodo en curso este archivo PDF puede ser consultado en cualquier momento por el familiar o docente.

Al finalizar este proceso el sistema tambin muestra un informe similar al siguiente:

Pulse el icono de impresora y abrir la siguiente ventana

f) La stima columna se refiere a la impresin del reporte consolidado de notas correspondiente a un periodo determinado. Cuando se pulsa el icono de la impresora aparece la siguiente ventana en donde puedes seleccionar el grado y seccin para que genere el reporte del consolidado de evaluaciones, seleccione el orden de la lista de estudiantes que puede ser por Numero de Orden o por mrito.

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Seleccione el grado

Seleccione la seccin

Pulse mostrar reporte y le mostrara la siguiente ventana

Despus de pulsar la opcin Mostrar Reporte mostrara la siguiente ventana en donde muestra el consolidado de evaluaciones.

reas y criterios de evaluacin.

Proceso de generacin de pre-matrcula. Este proceso consiste en la preparar la informacin de los estudiantes que han salido como aprobados y desaprobados en el ao acadmico en curso, para que puedan ser matriculados en el siguiente ao acadmico. Como requisitos bsicos para que se pueda ejecutar este proceso se tiene: Requisito 01: Todos los periodos deben estar en el estado de Evaluado.

Los estados se encuentran como Evaluados.

Cuando el estado se encuentra en evaluado Recin se activan el boton OFIN -2011 Pgina 101 de 111

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Requisito 02: El ao acadmico siguiente al ao en curso en la IE debe existir. Asegrese de ello, de lo contrario, el sistema le mostrar un mensaje similar al siguiente y no podr realizar este proceso:

Requisito 03: Al menos debe existir una seccin para cada grado a donde sern promovidos los estudiantes. Requisito 04: El ao acadmico subsiguiente debe estar creado y activo, de lo contrario el proceso no ser completo y se mostrar el siguiente mensaje:

Ya en la ejecucin misma del proceso, al presionar el botn, se muestra el siguiente mensaje:

25. Proceso Disgregado de Notas

En opcin permite procesar las notas de forma especfica a un grado, una seccin, o hasta a un estudiante en particular. Se debe tener presente que el sistema en esta opcin estar validando que solo un proceso por IE se est ejecutando. En caso que diferentes usuarios procesen informacin el sistema va a emitir el mensaje correspondiente, permitiendo solo un procesamiento. Este proceso se encarga secuencialmente de obtener las notas finales, generar las estadsticas de la seccin y generar las libretas de calificaciones. La pantalla de registro es como sigue:

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Sector de seleccin.

Sector de seleccin de estudiantes para procesar

Sector de procesamiento Lista de los procesos que fueron ejecutados anteriormente Muestra el estado en que se encuentra el registro

Los datos que se seleccionan en esta ventana son: Diseo Curricular Fase Perodo Escoger el diseo curricular

Escoger un periodo

Criterio de Seleccin

Escoger una opcin para procesar las notas

Primer Criterio de Seleccin: Grados El primer criterio es por Grados, para lo cual se tiene que seleccionar la opcin Por grados, este criterio solo va procesar las notas de los grados q vayamos a seleccionar Despus de seleccionar la opcin Por grados podemos observar todos los grados del ao acadmico en el sector de seleccin. Posteriormente seleccione los grados de los cuales va generar las notas como se muestra en la siguiente ventana.

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Despus de seleccionar los grados pulse la opcin Procesar Notas, esta opcin se va encargar de procesar las notas solo de los grados que hemos seleccionado, se debe pulsar la opcin de Refrescar tablero para que actualice estado del proceso de las notas como se muestra en la siguiente ventana.

Pulse esta opcin para actualizar el % de avance

% de Avance

Seleccin los grados

Cuando el Estado llegue a %100 se habr completado el proceso de las notas Segundo Criterio de Seleccin: Secciones. Seleccin la opcin Por secciones y mostrar la lista de secciones como se puede observar en la siguiente ventana, seleccione las secciones de las cuales se quiere generar las notas.

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Seleccione las secciones

Despus de seleccionar las secciones pulse la opcin Procesar notas esta opcin se encargara de realizar el proceso de las notas solo de las secciones que fueron seleccionadas. Tercer Criterio de Seleccin: Estudiantes. Permite el proceso de notas y generacin de libretas por un grupo de estudiantes determinado.

Sector de bsqueda de estudiantes

Usted puede ubicar los estudiantes que desea procesar, por ejemplo:

Presione la tecla DEL para eliminar el estudiante de la lista.

Si el usuario debe ingresar ms de tres caracteres para buscar, sino se emitir este mensaje

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Finalmente, es posible consultar el historial de los procesos disgregado que se hayan ejecutado.

Para ver un informe detallado del procesamiento, se puede acceder al link Ver Informe.

26. Impresin de Boletas de Informacin

Esta opcin permite imprimir las boletas de informacin de calificacin de los estudiantes para lo cual tiene 3 opciones de bsqueda: por grados, por secciones, por estudiante. Inicialmente, se solicita determinar el periodo que corresponden las libretas:

Cuando el periodo se muestra en letra cursiva, no se puede tener accesos. Consulte con el administrador del sistema en la IE. Es probable que no se haya realizado el proceso de generacin de boletas de informacin o que el perodo se encuentre EVALUADO.

En el proceso de clculo de notas se deber llegar hasta la Generacin de libretas

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Este proceso debe ser completado para que se pueda tener acceso a seleccionar el periodo.

Regresando a la impresin de libretas, se indica el criterio de seleccin.

Seleccione uno de los 3 criterios y pulse Generar archivo de impresin

En el caso que haya elegido el criterio de seleccin la opcin Por Grados le mostrara la siguiente ventana:

Puede seleccionar un grado o varios y luego pulse la opcin Generar archivo de impresin

Tambin existe la opcin de seleccin Por secciones

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Puede seleccionar la seccin de un grado o varias secciones de diferentes grados y luego pulse Generar archivo de impresin

La ltima opcin de seleccin es Por estudiante

Ingresar los datos del estudiante y pulse buscar

Despus de Ingresar los datos del estudiante y pulsar buscar abrir la siguiente ventana en la cual aparece el registro del estudiante que estamos buscando

Pulse sobre el registro y este se pasara a la parte izquierda como se muestra en la siguiente ventana
Para elegir alguno de los estudiantes basta con hacer clic, sobre alguno de ellos.

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Finalmente es posible visualizar y posteriormente imprimir las libretas de calificaciones, presionando el botn de Generar archivo de impresin.

27. Acta Consolidada de Evaluacin

Esta opcin permite ver las notas finales y su situacin final del estudiante dentro de su seccin.

Una vez que el usuario ha ubicado la seccin que desea imprimir, pulsa el botn Generar Acta y se muestra el acta correspondiente.

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28. Recuperacin Subsanacin

Esta opcin nuestra muestra la lista de estudiantes que requieren recuperacin, examen y subsanacin para lo cual primero tiene que seleccionar el grado y la seccin

Despus de seleccionar le mostrara el siguiente reporte, en este ejemplo lo estudiantes ya tienen su nota de subsanacin

29. Registro de Notas de rea a Cargo

Esta opcin permite el registro de notas de los estudiantes que tienen reas a cargo. Recuerde que estas notas fueron registradas en la matrcula del estudiante. En la siguiente ventana se muestra el registro del rea a cargo en la matrcula del estudiante:

En primera instancia se debe elegir la seccin que se desea ingresar las notas de reas a cargo.

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Pulse Modificar para habilitar los campos de fecha y nota

Despus de ingresar la Informacin pulse el botn grabar.

30. Reporte Recuperacin y Subsanacin

Este reporte nos muestra la lista de estudiantes que tienen recuperacin/subsanacin. Seleccione el ao acadmico como se muestra en la siguiente ventana:

Seleccione ao acadmico y haga click en Mostrar reporte

Despus de seleccionar el ao acadmico y hacer click en el botn Mostrar Reporte le mostrara la siguiente ventana:

En este ejemplo hay un estudiante que tiene nota de recuperacin

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