estudio de caso

Ejrcito de EE.UU.: mejorando los procesos de RR.HH. con Minitab

Cada da, el Ejrcito de Estados Unidos depende de cientos de procesos para administrar un personal militar compuesto por ms de 1 milln de personas. La eficiencia de estos procesos es clave para garantizar el bienestar del Ejrcito y mantener sus unidades preparadas. Cuando se hizo evidente que el proceso para decidir si un soldado ya no puede realizar sus funciones por razones mdicas tena un plazo promedio demasiado extenso, el Ejrcito asign un equipo de Six Sigma Esbelto para mejorarlo. Como ayuda para analizar los datos, el equipo se apoy en Minitab Statistical Software.
El Ejrcito de Estados Unidos utiliz Minitab Statistical Software para agilizar el proceso que emplea para decidir si un soldado ya no puede realizar sus funciones debido a razones mdicas.

El reto
La descripcin del trabajo de cada soldado, conocida como especialidad ocupacional militar (MOS, por sus siglas en ingls), establece los deberes de ese soldado. Cuando un soldado enfrenta problemas mdicos, el Ejrcito debe determinar si el militar debe continuar en esa MOS, pasar a una nueva MOS o abandonar el servicio. Esta decisin se toma a travs del proceso de la Junta mdica de retencin de MOS (MMRB). Cada ao, el proceso de la MMRB afecta a casi 8,000 soldados y sus familias, as como a numerosos comandantes militares a cargo de personal. El Ejrcito estaba demorando un promedio de 61 das para tomar las decisiones y lleg a demorar hasta 400 das en algunos casos aislados. El plazo tan extenso para completar esta evaluacin mantena las carreras de los soldados en el limbo, porque no se pueden desplegar ni pueden realizar un cambio permanente de estacin ni ir a la escuela mientras no se tome una determinacin. Es atemorizante para el soldado y su familia, seala Shane Wentz, un Master Black Belt del Ejrcito que trabaj con el equipo del proyecto. Algunos soldados tuvieron que esperar ms de un ao para que se completara este proceso. Wentz y los miembros del equipo, provenientes de varios grupos del Ejrcito, se propusieron reducir la espera de estos soldados, sus familias y sus comandantes. Su objetivo era acortar el tiempo promedio del proceso de 61 a 45 das y, al mismo tiempo, estandarizar y centralizar el proceso para eliminar la variabilidad.

HECHOS CLAVE
ORGANIZACIN
El Ejrcito de Estados Unidos

REVISIN GENERAL

Responsable de las operaciones militares terrestres Administra un personal militar activo y de reserva compuesto por ms de 1 milln de personas El componente ms grande y ms antiguo de las Fuerzas Armadas de EE.UU.

RETO DE CALIDAD

Reducir la duracin del ciclo del proceso de la MMRB

PRODUCTOS UTILIZADOS
Minitab Statistical Software

RESULTADOS
Reduccin de la duracin del ciclo del proceso de 61 a 29 das Ms de 74,800 horas-hombre ahorradas anualmente Ahorro total estimado de 15.3 millones de dlares al ao

Para obtener ms informacin sobre cmo mejorar la calidad, visite www.minitab.com.

Cmo ayud Minitab

El equipo de Six Sigma Esbelto del Ejrcito utiliz el enfoque DMAIC para enmarcar su proyecto. Este mtodo divide los proyectos de mejora en cinco fases: definir, medir, analizar, mejorar y controlar. El equipo cre mapas de proceso para comprender plenamente la situacin actual del proceso de la MMRB e identific las posibles causas del plazo prolongado. Despus que el equipo defini los cuellos de botella del proceso y recolect los datos de lnea base, Wentz utiliz Minitab para realizar anlisis adicionales a fin de investigar los factores que estaban afectando el proceso. Minitab ayud de inmediato, comenta Wentz. La capacidad de manipular fcilmente miles de lneas de datos en Minitab nos ahorr muchas horas de trabajo. Wentz utiliz las herramientas de Anlisis de varianza (ANOVA) de Minitab para descubrir nuevos factores que estaban afectando negativamente el proceso y para comprobar estadsticamente que los factores que el equipo haba identificado realmente causaban incrementos en la duracin del ciclo. Con Minitab, l y el equipo del proyecto lograron determinar claramente que los defectos en la documentacin de la MMRB, as como las variaciones en las directrices del proceso entre las diferentes unidades del Ejrcito, estaban contribuyendo a la prolongacin del ciclo. Las grficas de Minitab nos ayudaron a determinar dnde se estaba produciendo la variacin dentro del proceso, dice Wentz. Wentz utiliz Minitab para crear un diagrama de Pareto de los errores de documentacin del proceso de la MMRB, el cual ayud al equipo a identificar y establecer la prioridad de los errores de documentacin crticos rpidamente. Determinaron que la documentacin faltante era un problema clave y luego hicieron mejoras para corregir especficamente esa debilidad del proceso.

Las comparaciones del anlisis de capacidad de Minitab ayudaron a Wentz y al equipo de Six Sigma Esbelto del Ejrcito de EE.UU. a determinar si sus soluciones de mejora del proceso cumplan con los objetivos del proyecto.

Los diagramas de Pareto de Minitab permitieron al equipo de Six Sigma Esbelto del Ejrcito de EE.UU. identificar y establecer la prioridad de los errores de documentacin crticos rpidamente.

Las grficas Multi-Vari de Minitab tambin ayudaron al equipo al proporcionarle la representacin grfica de los datos del ANOVA, revelando las relaciones entre los diversos factores y cmo stos afectaban la duracin del ciclo. Por ejemplo, una grfica Multi-Vari de la duracin del ciclo mostr que los tiempos del ciclo diferan segn la ubicacin de procesamiento de la MMRB, lo cual ratificaba la importancia de estandarizar el proceso.
2012 Minitab Inc. Reprinted with permission. Minitab, Quality Companion by Minitab, Quality Trainer by Minitab, Quality. Analysis. Results and the Minitab logo are all registered trademarks of Minitab, Inc., in the United States and other countries.

Las funciones de anlisis de Minitab ayudaron a Wentz y al equipo a extraer de sus datos la informacin que necesitaban para mejorar el proceso de la MMRB. Empleando la tcnica de lluvia de ideas, identificaron posibles soluciones para los problemas del proceso. Posteriormente desarrollaron un nuevo proceso centralizado y realizaron pruebas piloto para asegurarse de que este nuevo proceso redujera la duracin del ciclo. Despus de unos ajustes ms a su nuevo proceso, al que el equipo decidi llamar Revisin administrativa de retencin de MOS, o MAR2, recolectaron datos adicionales para una prueba piloto. El equipo emple las grficas de control de Minitab para comparar la estabilidad del proceso antes y despus de la implementacin del nuevo proceso, lo cual le permiti confirmar que sus soluciones cumplan con las metas del proyecto.

Resultados
La comparacin de las grficas de control de antes y despus revel un cambio drstico en la duracin del ciclo del proceso de la MMRB: una disminucin de un promedio de 61 das a un promedio de 29 das de principio a fin. Esto super considerablemente la meta del equipo de alcanzar un promedio de duracin del ciclo de 45 das. El nuevo proceso MAR2 tambin redujo las tasas de error en la documentacin del proceso, de 30% a menos de 1%. Otra mejora operativa impresionante de este proyecto fue una disminucin en la tasa de defectos por milln de oportunidades (DPMO), que baj de 516.129 a 75.758. Con el nuevo proceso ya estandarizado y centralizado en una ubicacin nica, el tiempo que emplea el personal para resolver cada caso de la MMRB se redujo de 5.5 horas a 3.5 horas, lo que equivale a ms de 74,800 horas al ao. Se estima que el proceso mejorado ahorrar 15.3 millones de dlares cada ao, para un beneficio financiero total de 99,805,881 dlares entre 2011 y 2017. Quizs lo ms importante sea que el estado de preparacin del Ejrcito mejor como consecuencia directa del nuevo proceso. Dado que cada soldado que espera los resultados de una decisin de MAR2 presenta una condicin de no elegible para despliegue, la reduccin de la duracin del ciclo del proceso devuelve a los soldados al servicio activo de una manera ms eficiente, mejorando as el estado de preparacin del Ejrcito. La contribucin de Wentz para ayudar a reducir el tiempo de procesamiento de la MMRB le vali una distincin del Programa de premios a la excelencia en Six Sigma Esbelto del Ejrcito. Aunque no se atribuye el mrito de haber desarrollado el proceso MAR2, Wentz se enorgullece de su participacin en la validacin de los resultados del esfuerzo del equipo, y reconoce la valiosa ayuda que le brind Minitab en todo momento. Dado que estbamos manejando datos de todo el Ejrcito, incluyendo el Ejrcito Regular, la Guardia Nacional y la Reserva del Ejrcito, todo lo relacionado con un proyecto como ste resulta extremadamente lento, seala. Sin Minitab, dudo que hubiramos podido analizar y compartir los datos del proyecto tan rpidamente como lo hicimos.

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