394.4-O351-Organizacion de Eventos y Protocolo

INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIN EDUCATIVA
NIVEL: FORMACIN BSICA
VENEZUELA, 2001
INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIN EDUCATIVA
NIVEL: FORMACIN BSICA MODO: FORMACIN
Caracas, Abril 2001
Direccin General de INCE Turismo Coronel (Ej) Glenn Sherman Brathwaite Gerencia de Formacin Profesional de INCE Turismo Lic. Ada Rizzo Rizzo Unidad de Tecnologa Educativa Lic. Mara Xiomara Garca Asesora Tcnica Lic. Encarnacin Barreto Analista Integral T.S.U. Luca Torrealba Analista Productor de Medios Jos Gerardo Len Plaza Transcriptora Isabel Lpez Especialistas en Contenido Econ. Manuel Acosta Profesor Universidad Simn Bolvar Colaboradores en la Validacin Lic. Luis Alvarado Jefe de la Divisin de Ceremonial Ministerio de Relaciones Exteriores Direccin General de Protocolo Lic. Vctor Mendoza Director General de Protocolo Asamblea Nacional Lic. Carlos A. Gmez Gerente General Plain Art. Coordinacin Tcnica Estructural Divisin de Recursos para el Aprendizaje Coordinacin General Gerencia General de Formacin Profesional Gerencia de Tecnologa Educativa Primera Edicin 2.001 Copyright INCE
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
CONTENIDO
Qu es INCE TURISMO? Presentacin Introduccin Objetivo
- UNIDAD I EVENTOS ESPECIALES - Definicin del Trmino Eventos Especiales - Origen Etimolgico del Trmino Ceremonial y Protocolo - Naturaleza del Ceremonial - Clasificacin del Ceremonial - UNIDAD II CEREMONIAL Y PROTOCOLO - Ceremonial y Protocolo
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31 32 33 39 46 46 50 53 58 59
Metodologa para la realizacin de Ceremonias Acadmicas
- Cronologa para la Coordinacin de una Ceremonia - Normas de Protocolo - Tratamientos - Criterios Protocolares - Aplicaciones referidas a las normas del protocolo - Precedencia Protocolar - Presidencia Protocolar - Sistema de Presidencia
- UNIDAD III Funciones Protocolares
- Funciones Protocolares - Importancia del Uniforme en la Actividad Protocolar - Perfil Profesional del Asistente de Protocolo - UNIDAD IV Tcnicas Grupales Para Eventos - Dinmica de Grupos - Tcnicas Grupales - Importancia del Manejo de las Tcnicas Grupales - UNIDAD V Recursos Operacionales - Recursos Didcticos y Operacionales para Eventos - Recursos Didcticos y Medios Audiovisuales - UNIDAD VI Montajes - Montajes - Distribucin y Espacio para Mesas y Sillas - UNIDAD VII Organizar Eventos - Eventos Especial - Diferencia de los Eventos segn la Tcnica y Procedimiento utilizado - Proceso Logstico en los Eventos - Fases Operativas en la Organizacin de Eventos - Fase Operativa de Pre-Eventos
63 71 76
79 80 90
91 95
97 101
121 124 128 146 148
- Fase Operativa de Eventos - Fase Operativa de Post-Eventos - Tcnicas de Redaccin de Informe Bibliografa
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QU ES EL INCE TURISMO?
El Instituto de Capacitacin Turstica INCE TURISMO, es una Asociacin Civil sin fines de lucro, constituida mediante documento firmado el 23 de Septiembre de 1976, por la Corporacin de Turismo de Venezuela, CORPOTURISMO y el Instituto Nacional de Cooperacin Educativa, INCE; para la formacin, adiestramiento y especializacin de los Recursos Humanos que requiere el pas en las reas del Turismo y la Hotelera. Dicho documento fu debidamente protocolizado e insertado en el libro de registros correspondientes el 9 de Noviembre de 1976
QU HACEMOS?
El INCE TURISMO desarrolla programas de formacin, capacitacin,
adiestramiento y especializacin a travs de un Sistema de Formacin Profesional al servicio de la Hotelera y el Turismo en Venezuela.
NUESTRA MISIN
Ejecutar en concordancia con el INCE RECTOR, bajo la tutela del Estado y la participacin de Patronos y Trabajadores, las acciones necesarias para alcanzar una formacin y capacitacin continua de la fuerza laboral, complementando la educacin recibida en el sistema formal. Ofrecer asesoramiento tcnico a empresas e instituciones pblicas y privadas vinculadas a la Hotelera y al Turismo. Promover la Actividad Turstica y la incorporacin de nuestros egresados al mercado laboral.
PRESENTACIN
Apreciado participante: Este manual es el resultado del esfuerzo de un equipo que ha trabajado arduamente con el fin de ayudarle a formarse en el oficio que ha seleccionado. El contenido se ajusta a un programa de estudio diseado segn los requerimientos del oficio; pero desearamos que, adems, investigue en otras fuentes para incrementar los conocimientos adquiridos. Esperamos que aproveche al mximo la oportunidad que el INCE le brinda de convertirse en un trabajador altamente capacitado, que responda ampliamente, a las exigencias de su rea laboral y se constituya en un ejemplo a seguir en su futuro desempeo.
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INTRODUCCIN
En el mundo globalizado de hoy, la especializacin del trabajo y el desarrollo tecnolgico han conducido hacia la formacin de especialidades y de actividades que estn directamente relacionadas con la evolucin del conocimiento humano, de la ciencia, la tecnologa y por sobre todo de la obra intelectual y manual del hombre; dada la necesidad ilimitada de conocimiento y el creciente volumen de informacin que debe manejar, el hombre ha buscado caminos ptimos que le permitan recolectar y recibir informacin mejorando los niveles de contacto y relaciones personales. Es as como en la medicina, la educacin, la industria, el comercio, el turismo, la hospitalidad, etc., se desarrollan acontecimientos que son previamente planificados, organizados y coordinados de manera que se produzcan, en un tiempo y lugar determinados, con un mtodo para su desarrollo y control, que faciliten el intercambio tan valioso de informacin y contacto humano. Es por ello, que surge, de acuerdo con nuestra realidad mundial, continental y local un campo o rea de especializacin que se sustenta en tcnicas y tecnologas necesarias para lograr cumplir con la funcin que podramos denominar Produccin de Eventos. En el contexto literal sera ms bien la prestacin del servicio de Organizacin de Eventos Especiales dada su naturaleza, la cual es intangible y supeditada a las necesidades humanas crecientes e ilimitadas. Surge en consecuencia esta rea del conocimiento tcnico a la cual se ha dedicado poca investigacin y que se soporta en pilares de otras disciplinas como la psicologa, la oratoria, las relaciones pblicas, el ceremonial y protocolo, la etiqueta, el manejo de las tcnicas de grupos y de la alta tecnologa de medios audiovisuales. Organizar un evento requiere de un grado de especializacin y experiencia mnima que garantice el xito a futuro del acontecimiento de all su enorme valor y trascendencia para los distintos campos o reas de la produccin y de los servicios en el mundo. El material instruccional que se presenta es el resultado de un proceso de actualizacin llevado a cabo con expertos del mercado laboral, conjuntamente con los tcnicos de la institucin; las ayudas del instructor en las tareas prcticas son fundamentales, a travs de ellas, cada participante podr utilizar las tcnicas y recursos necesarios a ser utilizados en eventos especiales.
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OBJETIVO
Proporcionar a los participantes los conocimientos tericos prcticos para organizar eventos de acuerdo a las fases metodolgicas que lo determinan, las tcnicas y mtodos que lo sustentan, siguiendo el procedimiento establecido cumpliendo con las normas de seguridad.
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UNIDAD I EVENTOS ESPECIALES DEFINICIN DEL TERMINO EVENTOS ESPECIALES

Se entiende por Eventos Especiales el conjunto de acontecimientos susceptibles de ser planificados y ejecutados que se producen en distintas reas del quehacer econmico, social, cultural o cientfico. Por tanto, eventos especiales es un trmino genrico que agrupa eventos que pudieran tener naturalezas distintas: Poltica, Cientfica, Religiosa, Ceremonial, Educativa, Econmica, Tecnolgica, Recreacional, Otras. Indistintamente del campo del conocimiento que trate y de la actividad social, cultural o econmica que los genere se entender como Eventos especiales a ese conjunto de propuestas que harn posible el logro de los objetivos trazados a fin de satisfacer las crecientes e ilimitadas necesidades humanas.
Importancia
de
los
Eventos
Especiales
en
el
Mercado
Internacional y Nacional
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Siguiendo la tendencia mundial de los ltimos aos, congresos, exposiciones, ferias, simposios y otros eventos, se han convertido en una de las herramientas de comunicacin, promocin y comercializacin ms empleadas por empresas en nuestro pas. Los eventos pueden adoptar distintas formas y modalidades de acuerdo con las finalidades previstas, la cantidad de participantes, el tipo de actividades, los medios disponibles, los lugares y tiempos de realizacin y los objetivos de comunicacin, creando nuevas opciones como, competencias deportivas, inauguraciones, muestras, eventos culturales y presentaciones artsticas entre otras. Resulta imprescindible integrar los eventos en un programa de comunicacin institucional con otras disciplinas vinculadas como relaciones pblicas, publicidad, imagen empresarial, promocin y comercializacin. Quienes estn en esta actividad saben que desde la concepcin hasta su ejecucin final, nada puede quedar librado al azar o la improvisacin. Desde un desayuno de prensa a un torneo deportivo se demanda una planificacin y conocimiento que permita llevarlos a cabo con xito, integrando la eleccin del lugar, el programa de actividades, la participacin de los expositores, los necesarios servicios de apoyo (alimentacin, administracin, recepcin y seguridad), los soportes audiovisuales, la documentacin, las prestaciones adicionales y difusin entre otras acciones. Son sin duda ms complejos los eventos internacionales; la mayora de ellos requiere un staff (equipo) permanente para su planificacin, gestin y una programacin cuidadosa en la que se suman equipos especficamente capacitados para esta nueva disciplina. Todo tipo de empresa, grande o pequea, debe de manera permanente realizar algn tipo de evento para sus comunicaciones institucionales, por lo que debe recurrir a profesionales especializados en la materia. Las mismas empresas como las organizaciones gubernamentales, no gubernamentales, polticas y sociales, han comenzado a incorporar estos especialistas en su nmina de personal, para desarrollar una poltica organizacional respecto a esta actividad.
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Asimismo crece el nmero de empresas a nivel mundial e internacional que ofrecen el servicio de organizacin de eventos, como otro tipo de firmas comerciales relacionadas con el cathering o el alquiler de accesorios o salones, suman a su oferta la planificacin e implementacin del evento en s mismo. Es un nuevo campo muy globalizado de actividades profesionales y en plena expansin que ofrece infinidad de posibilidades para quienes adquieran una slida formacin y puedan desplegar su creatividad en la realizacin de eventos realmente imaginativos, de alcance internacional, continental, regional, nacional o local.
El Origen Etimolgico del Termino Ceremonial y Protocolo

Existe ms de una definicin acerca de qu es el ceremonial y protocolo. Para algunos el protocolo es el cdigo de la cortesa internacional, para otros, en el plano informal y cotidiano, son las normas de buena educacin que rigen la convivencia humana de la sociedad y al igual que el ceremonial, son reflejo de la cultura y desarrollo de los pueblos. Adolfo de Urquiza, lo define, en su tratado sobre el ceremonial pblico, como "el conjunto de frmulas en que se exterioriza la vida de relacin de los Estados", lo establece como premisa que se fundamenta en el "principio jurdico de la igualdad natural de los Estados, axioma del Derecho Internacional contemporneo." Rubens de Melo, seala que protocolo y ceremonial son expresiones sinnimas y su "finalidad principal no es slo organizar los actos pblicos, como ceremonias oficiales, recepciones o banquetes, sino establecer normas para evitar el viejo y
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siempre
permanente
problema
de
las
precedencias.
Existe la tendencia a confundir los conceptos de Ceremonial y Protocolo y que muchas veces se hable de ellos como si fueran sinnimos. Ello es un error. En efecto, aunque ambos se encuentran estrechamente ligados entre s, no son trminos equivalentes sino complementarios.
PROTOCOLO El Protocolo es un sistema o una institucin que ordena las reglas del Ceremonial y controla su ejecucin. Es por lo tanto un rgano ejecutor del Ceremonial. Contemplado en forma ms amplia, se podra definir el Protocolo como el conjunto de normas o reglas impuestas por la costumbre, destinadas a reglamentar los actos sociales. A diferencia del Ceremonial, el Protocolo es aplicable a los actos sociales de todos los hombres y mujeres, instituciones o sociedades y no solamente a aquellos referentes a las autoridades de diferentes pases. Existe tambin una definicin prctica que incide en el fondo mismo de las relaciones entre los individuos. Esta definicin prctica indica que "el Protocolo es un elemento de orden, creado para evitar y resolver las divergencias que surgen constantemente del encuentro entre las vanidades humanas". Por tanto, es un importante elemento de ayuda, en vez de ser un elemento de complicacin y
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molestias, como generalmente se le considera. Precisamente cuando puede haber o presentarse un problema, los conocimientos elementales de Protocolo acuden en ayuda y posibilitan una solucin satisfactoria para todos. Resulta muy lamentable que personas, instituciones o empresas pretendan hacer o retribuir una invitacin a una o ms personas y por desconocimiento de un mnimo de reglas protocolares, el invitado finalmente quede molesto o resentido con los anfitriones, an cuando no lo manifieste. Finalmente, cabe recordar que el Diccionario de la Real Academia Espaola distingue entre protocolo y ceremonial lo siguiente: Entre otras acepciones, define el protocolo como "regla ceremonial diplomtica o palatina establecida por decreto o por costumbre". En cuanto al ceremonial, palabra de origen latino (ceremonilis) indica tres acepciones: Perteneciente o relativo al uso de las ceremonias; Serie o conjunto de formalidades para cualquier acto pblico o solemne; Libro, cartel o tabla en que estn escritas las ceremonias que se deben observar en ciertos actos pblicos. Antes de continuar definiendo que es el Ceremonial, es menester saber primero que se entiende por "ceremonia". Para ello, el Diccionario de la Lengua Espaola establece: Ceremonia:" (Del lat. ceremonia) f. Accin o acto exterior arreglado, por ley, estatuto o costumbre, para dar culto a las cosas divinas, o reverencia y honor a las
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profanas// de ceremonia. loc. adv. con que se denota que se hace una cosa con todo el aparato y solemnidad que le corresponde//2. por ceremonia.//guardar ceremonia. fr. observar compostura exterior y las formalidades acostumbradas..." CEREMONIAL En cuanto a Ceremonial, la definicin ms conocida es aquella que dice que el Ceremonial es el conjunto de reglas y prcticas que se observan en las relaciones entre los Jefes de Estado o entre stos y quienes los representan directamente. Sin embargo, esta definicin, a pesar de referirse al aspecto ms significativo del Ceremonial, es excluyente ya que parece alcanzar solamente a los Jefes de Estado o a sus representantes directos. De all que algunos entendidos se vieran en la necesidad de ampliar dicha definicin, sealando que "Ceremonial es el conjunto de solemnidades, usos y costumbres que deben observarse tanto en la actividad oficial de los Estados como en sus manifestaciones de relacin con otros Estados". Es el trmino Ceremonial siempre estar bien empleado para referirse a las relaciones o actividades, tanto entre Estados como entre organizaciones y particulares, o bien entre cualquiera de stos con los dems. Prueba de lo anterior es que existe un Ceremonial de Estado, que atiende fundamentalmente a todo lo relacionado con los Jefes de Estado; un Ceremonial Diplomtico, que comprende lo relativo a los Agentes Diplomticos y a sus Misiones; un Ceremonial de Cancillera, que se refiere a la redaccin de los documentos diplomticos oficiales de cualquier naturaleza, como Cartas Credenciales, Notas Diplomticas, etc.; un Ceremonial religioso o relativo a la liturgia; un Ceremonial de carcter institucional tanto en organizaciones pblicas
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como privadas; y, finalmente, porque no decirlo, uno civil, de hecho, en el marco de las relaciones de amistad y de la familia. En cuanto al trmino Protocolo, es definido como el conjunto de normas y reglas del ceremonial (pblico, militar, litrgico o diplomtico) establecidas por decreto o por costumbre, el cual determina el orden de precedencia, tratamiento y equivalencia entre personalidades de diferentes jerarquas, rangos o categoras. Algunas definiciones adicionales son: Serie de escrituras ordenada, matrices y otros documentos que un notario o escribano autoriza y custodia. Acta relativa a un acuerdo, conferencia o congreso diplomtico. Regla ceremonial diplomtica o palatina establecida por decreto o costumbre. Conjunto de normas y reglas del Ceremonial (Pblico, Militar o Litrgico) establecidas por decreto o costumbre, las cuales determinan: Orden de precedencia Tratamientos Equivalencias entre personalidades de diferentes jerarqua Es el arte o la tcnica de la construccin de las ceremonias Es la actividad humana que dispone, crea o modifica las formas en las cuales debe llevarse a cabo la accin del Estado. Es un medio, nunca un fin. Protocolo es el conjunto de normas (estrictas y poco flexibles) establecidas para ceremonias y formalidades de carcter oficial, diplomtica, militar, institucional o social, que es necesario cumplir para obtener los objetivos propuestos y entablar
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una relacin de amistad y respeto entre las partes. (Elvira Contreras, Etiqueta y Protocolo , 1998). Segn la Real Academia Espaola, el Protocolo proviene del Latn: Protocollum y del griego Protokollao con el significado de primera hoja encolada o pegada. Le da tres acepciones: Ordenada serie de escrituras, matrices y otros documentos que un notario o escribano autoriza y custodia con ciertas formalidades. Acta o cuaderno de actas, relativas a un acuerdo, conferencia o congreso diplomtico. Por extensin regla ceremonial diplomtica o palatina establecida por decreto o costumbre.
NATURALEZA DEL CEREMONIAL

Proviene evidentemente de "ceremonia", cuya procedencia latina significa la forma exterior y regular de un culto. Su origen es religioso y mstico. El trmino ceremonial encuadra en un ambiente bien delimitado y de plena actualidad. Al analizar el origen de la diplomacia surgen ineludiblemente, como parte integral de ella, las reglas del ceremonial y protocolo. Las formalidades del ceremonial pblico y del protocolo, son consubstanciales a la evolucin y principios de la diplomacia, resultando ser, finalmente, un valioso e indispensable elemento demostrativo en nuestros das de uno de los ms preciados principios bsicos del Derecho, Internacional, moderno, tal es: La igualdad jurdica de los Estados.
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El
principio jurdico de la igualdad de los Estados, axioma del derecho
internacional contemporneo, es la slida base sobre la que se asienta el Ceremonial Pblico, nombre con el que se designa al conjunto de frmula en que se exterioriza la relacin de los Estados. Una de las caractersticas del ceremonial es crear un cuadro y una atmsfera en la cual se estrechan las relaciones entre los Estados y los hombres que la representan, de una manera armnica y racional. En el Congreso de Viena, de 1815, con el propsito de evitar las sucesivas disputas que se presentaban en relacin a la precedencia, se puso fin a las diferencias de rango entre los Estados y se establecieron distintas categoras diplomticas. Posteriormente, en un sentido ms preciso y de carcter universal, las categoras o jerarquas de los Agentes Diplomticos fueron definidas en la Convencin de Viena sobre Relaciones Diplomticas. Estas forman parte de la Carta de Naciones Unidas, siendo adoptadas de hecho y de derecho, tanto en el mbito bilateral como multilateral del Concierto Internacional. Como bien dice un distinguido Embajador del Servicio Exterior de Chile, profesor de la Academia Diplomtica de Chile Andrs Bello, Don Mario Silva Concha, en un artculo titulado "La Diplomacia y el Protocolo", publicado en la Revista Diplomacia de dicha Academia, referente al ms delicado problema del protocolo, cual es el de la precedencia, la mxima enseanza tica de todos los tiempos, ms all de la actividad protocolar realizada en los palacios reales o en el de las Repblicas, se encuentra en la Biblia. En efecto, en el Evangelio segn San Lucas, se ubica el siguiente versculo. Dice el Seor Jess: "Cuando seas invitado por alguno a bodas, no te sientes en el primer puesto, no sea que otro ms distinguido que t este convidado por l, y viniendo el que convido a ti y a l te diga: Cede a ste tu puesto y entonces
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con vergenza, vayas a ocupar el ltimo lugar. Cuando seas invitado, ve y sintate en el postrer lugar, para que cuando venga el que te invit, te diga: Amigo, sube ms arriba. Entonces tendrs gran honor en presencia de todos los comensales, porque el que se enaltece, ser humillado y el que se humilla ser enaltecido". (Lucas 14, 7-11) Este mensaje de humildad habido slo aceptado por quienes han llegado a la excelsitud de la santidad, junto a algunos que teniendo odos han odo y lo practican sin ostentacin alguna ni doble intencin. En el caso de la precedencia protocolar de los Agentes Diplomticos y de las autoridades nacionales, sta enseanza tiene doble validez por cuanto el lugar que han de ocupar no es por mera simpata personal del anfitrin sino por la dignidad de la investidura de cada cual ms all de la persona.
Terminologa Utilizada en el Ceremonial y Protocolo

Urbanidad (Guevara Marisela): conjunto de pautas que aunque no escritas en ninguna legislacin, regulan tcitamente las relaciones humanas. (Guevara, 1998). Urbanidad (Larousse): Cortesa, buenos modales, buena educacin. Urbanidad(Manuel Antonio Carreo): Conjunto de reglas que tenemos que observar para comunicar dignidad, decoro y elegancia a nuestras acciones y
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palabras, y para manifestar a los dems la benevolencia, atencin y respeto que les son debidos. Es una emanacin de los deberes morales. Educacin (Larousse): Accin y efecto de educar. Instruccin, enseanza: educacin primaria.//Conocimiento de las normas de cortesa: tener educacin. Educacin (Manuel Acosta): A los fines del ceremonial y protocolo se entiende como el grado de conocimientos y aprendizajes que ha logrado desarrollar un individuo y que le permite diferenciarse de manera determinante en los grupos permitindole destacarse en cuanto al manejo de normas de cortesa, buenas costumbres y atencin publica. Arte (Larousse): Virtud, poder, eficacia y habilidad para hacer bien una cosa: trabajar con arte.//Conjunto de reglas de una profesin.// Obra humana que expresa simblicamente, mediante diferentes materias, un aspecto de la realidad entendida estticamente.// Conjunto de obras artsticas de un pas o de una poca. Manera (Larousse): Modo particular de ser o de hacer algo.// Porte y modales de una persona. Manera (Manuel A. Carreo): expresa que a travs de un atento estudio de las reglas de la urbanidad y por el contacto con las personas cultas y bien educadas, se llega a adquirir lo que especialmente se llama buenas maneras o buenos modales, lo cual no es otra cosa que la decencia, moderacin y oportunidad en nuestras acciones y palabras y aquella delicadeza y gallarda que aparecen en todos nuestros movimientos exteriores, revelando la suavidad de las costumbres y la cultura del entendimiento.
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Cortesa (Camille Le Carre): La demostracin de nuestra consideracin hacia los dems.
Cortesa (Louise de Vilmorin): Es el deseo de no ofender a nadie, de ser agradable de forma natural. Las malas maneras son un atentado contra la propia dignidad. Existen ciertas reglas de comportamiento en la vida y seguirlas hace ms grata la convivencia.
Cortesa (Manuel Acosta): consiste en la manera en que un individuo utiliza todas las normas de tipo social que permiten agradar a otra logrando con ello crear un clima de confianza, seguridad y por sobre todo de comunicacin.
Normas sociales (Manuel Acosta): Son el conjunto de normas y reglas establecidas por costumbres fundamentalmente que garantizan con su aplicacin y observancia un buen comportamiento pblico.
Etiqueta (Manuel A. Carreo): Es una parte esencial de la urbanidad, dse este nombre al ceremonial de los usos, estilos y costumbres que se observan en las reuniones de carcter elevado y serio y en aquellos actos cuya solemnidad excluye absolutamente todos los grados de la familiaridad y la confianza.
Etiqueta (Elvira Contreras): Abarca un conjunto de normas para hacer las cosas correctamente y de manera fcil; es la expresin formal de los buenos modales que son imprescindibles para que todos podamos vivir en sociedad.
Clasificacin del Ceremonial

Por una parte prevalece la tendencia caracterizar el ceremonial como expresin de una mentalidad formal ms o menos superada o como algo que ocurre ms
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por necesidad que por conviccin, habiendo la posibilidad de utilizarla al servicio del Estado y de la Sociedad. El ceremonial expresa la necesidad de contacto y relaciones de la vida presente (ceremonias, comidas, correspondencias, recepciones, etc.) ya sean en formas tradicionales, caractersticas de tiempos pasados o en forma todava vlida que se refiere a ambientes y circunstancias particulares, tales como las visitas de los Jefes de Estado, la presentacin de credenciales por parte de los representantes diplomticos y el desenvolvimiento de todos los actos solemnes de importancia pblica que se refiere a las relaciones entre los estados. En de funcionarios adecuados. El ceremonial deja as, bajo ciertos aspectos, un ambiente y esquemas reservados y se pone al servicio de la relaciones pblicas a las cuales provee de un material precioso de modelo y de enseanzas. El Ceremonial en Venezuela se clasifica, segn la naturaleza de su constitucin, que est representada en los poderes pblicos, de la siguiente manera: Ceremonial Pblico Ceremonial Militar Ceremonial Litrgico Ceremonial Civil A su vez el Ceremonial Pblico se clasifica en: a .- El ceremonial extranjero o poltico b.- El ceremonial diplomtico o de embajada c.- El ceremonial de Cancillera y Protocolo dichas ocasiones el Ceremonial asume aspectos particulares fijados como protocolo apropiado y se desenvuelven bajo la direccin
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CEREMONIAL PBLICO O DE ESTADO Es aquel que representa un conjunto de frmulas en que se exterioriza la vida de relacin de los estados, es decir, las relaciones entre los estados y los hombres que lo representan. Es la expresin de una mentalidad normal. Ceremonial Extranjero o Poltico Comprende todos los actos, celebraciones o instrumentos que se refieren a: Jefes de Estado, Papa, Monarcas, cualquier cabeza visible de un pas. Cortesa que se tributa a comunicaciones oficiales con motivo de advenimiento al trono, elecciones presidenciales, exaltaciones al poder, nombramientos diplomticos, etc. Ceremonial Diplomtico o de Embajada Comprende todo lo relacionado a Poltica Exterior, Ceremonial de Embajadas. Regula cunto atae a los honores y prerrogativas que le corresponden a los Agentes Diplomticos en el ejercicio de sus funciones. Se considera la calidad y el rango del Agente. Ceremonial de Cancillera Se refiere a todo lo vinculado con la poltica interior, regula las formalidades a observar en relacin a notas, oficios, tratados y dems documentos oficiales diplomticos. Es considerado como parte del Ceremonial Diplomtico. Adems seala:
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Los ttulos y calificativos correspondientes a los estados, a sus jefes y a sus representantes. La medida de los honores y el rango a que tienen derecho los diferentes funcionarios pblicos. Las frmulas de cortesa consagradas internacionalmente para un uso recproco. CEREMONIAL MILITAR Comprende lo relacionado al conjunto de frmulas en que se exterioriza la vida de relacin de las Fuerzas Armadas. Las relaciones entre las diferentes fuerzas (Ejrcito, Armada, Aviacin, Guardia Nacional), instituciones y hombres. Regula el conjunto de formalidades rigurosas de estricto cumplimiento militar. El artculo 55 de la Ley Orgnica de las Fuerzas Armadas nacionales y el artculo 27 ordinal 14, regulan la aplicacin de Ceremonial y Protocolo Militar. El Reglamento de Ceremonial y Protocolo Militar tiene por objeto establecer las normas y procedimientos que las Fuerzas Armadas nacionales, en general, y sus miembros, en particular, deben cumplir en las ceremonias militares, actos oficiales y sociales. El Ceremonial Militar se define como: El conjunto de normas y procedimientos que se destinan a solemnizar los actos del servicio, los de significacin histrica, aquellos de carcter oficial en lo que tomen parte las F.F.A.A.N.N, demostrando su moral, disciplina y educacin. Esto determina el orden de la autoridades militares. CEREMONIAL RELIGIOSO O LITRGICO
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Tiene por objeto dar exacto cumplimiento a las reglas y procedimientos generales que deben observarse en el desarrollo de actos y oficios religiosos de cualquier naturaleza. CEREMONIAL CIVIL O PRIVADO Es el conjunto de formalidades que exteriorizan la vida de relacin de los entes privados en el contorno en donde se ubican, rigindose por normas y procesos de observancia general.
Importancia de la Etiqueta en el Ceremonial

La Etiqueta, representa el ceremonial de los estilos, usos y costumbre que deben observarse en todos los actos y ceremonias pblicas y solemnes, as como en las manifestaciones externas de la vida social. Es la reglamentacin de ciertas normas del ceremonial extranjero o poltico, con el que suele confundir y en el que est implcitamente comprendida. Hoy por hoy, el concepto de sta ha variado radicalmente hasta el punto de que en las propias monarquas tiende a aligerar la aplicacin de sus prcticas, en consonancia con el espritu de la poca en que vivimos. En las organizaciones democrticas, la etiqueta desempea un papel secundario. Aunque existen y se reconocen algunas reglas universales, la etiqueta vara segn las tradiciones y los uso del los Estados, pues es privativo de stos, establecer pragmtica que rigen las normas de un ceremonial. La Etiqueta regula la conducta personal de los individuos, es decir todas aquellas cosas que nadie puede hacer por otro. La fuente generadora de las normas de etiqueta la constituyen los sentimientos, tradiciones y costumbres de los pueblos, que son especificados en tratados, manuales, etc.
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La Etiqueta implica: Normas de comportamiento derivadas de la experiencia y el sentido comn. Un entorno o contexto apropiado: Fsico, rea en que se desenvuelve el individuo y donde hay que considerar una distribucin adecuada. Cultural, donde la cortesa es el comn denominador para las buenas relaciones, pero sus formas de expresin varan de un lugar a otro. Entorno de las relaciones: el buen trato entre las personas se rige por ciertas reglas basadas en el respeto mutuo y el conocimiento de los derechos de cada quien. Actitud interior de querer hacer las cosas bien.
Muchos autores sealan que el trmino Protocolo Social, no es ms que una analoga que se formula para identificar el conjunto de normas que rigen el comportamiento de los individuos en actos de naturaleza civil, donde el estatus social, la educacin y las buenas maneras son las variables que delimitan y califican el acto o evento al cual se asiste. Pudiera entenderse segn la interpretacin hecha por algunos autores, donde destaca la Dra. Isabelita Gonzlez, que el Protocolo Social se refiere a las normas de comportamiento que rigen las relaciones entre los individuos en todo acto cuya naturaleza sea social, excluyendo otros escenarios militares, presidenciales o diplomticos. DIFERENCIACION ENTRE CEREMONIAL, PROTOCOLO Y ETIQUETA Ceremonial - Conjunto aplican pblico durante y Protocolo Etiqueta de - Conjunto de normas - Conjunto de normas establecidas para las ceremonias formalidades carcter oficial y de o para hacer las cosas correctamente y de manera fcil, expresin formal de los buenos el
formalidades que se desarrollo de todo acto privado,
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regidas por normas de estricto cumplimiento. Reglas que determinan el modus operandi de actos hayan por la solemnes que sido respectiva civil,
social,
de
estricto -
modales. Regula personal individuos No siempre comprende las reglas protocolarias Tienen un carcter ms universal Est presente en todos los actos de la vida la conducta de los
cumplimiento. Establece los criterios de trato y precedencia de una persona
o -
institucin con relacin a sus similares Todo acto protocolario incluye la etiqueta Varan segn las circunstancias de cada pas: cultura, religin, etc. Slo se aplica en ciertos momentos
previamente normados autoridad diplomtica.
eclesistica, militar o -
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UNIDAD II CEREMONIAL Y PROTOCOLO
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Todo acto o ceremonia sigue un procedimiento o formalidad el cual debe cumplirse estrictamente. De all la naturaleza rgida del ceremonial, sujeto a procedimiento que garantizan el desarrollo y cumplimiento de las mnimas normas de protocolo y etiqueta. En un acto o ceremonia participan distintos profesionales los cuales atienden actividades acordes con el nivel y responsabilidad que le es asignada. Desde la funcin de planificacin hasta el desarrollo de tareas de naturaleza operativa son desarrolladas a los fines de garantizar el cumplimiento estricto de los actos y ceremonias. El diseo de una ceremonia no es tarea de cualquier persona, sino de un profesional con experticia y con dominio tcnico del rea. No obstante, cabe resaltar que de lo que se trata en este apartado no es crear una ceremonia, sino montar o ensamblar un acto o ceremonia que existe y que es aceptada por el ente y los actores que en ella participan, es decir, de lo que se trata es de operacionalizar un acto formal o ceremonial protocolar. La importancia de este tema radica en que para ejecutar cualquier ceremonia o acto formal el xito se garantiza siempre y cuando el profesional de protocolo maneje a plenitud las formalidades, normas y el procedimiento que ha de seguirse para lograr la majestuosidad e imagen que perdurar en el asistente, de lo contrario la ceremonia ser recordada por su mala organizacin y falta de elegancia. A los fines de abordar cualquier acto o ceremonia pblica o privada, militar o religiosa debe tomarse en cuenta la metodologa que a continuacin se seala (ver cuadro en la pgina 39):
Metodologa para la Realizacin de Ceremonias Acadmicas
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Llevar a cabo una ceremonia acadmica implica la consideracin de las siguientes variables: FUENTE ORIGINARIA Toda ceremonia tiene una fuente originaria por la cual existe y es aceptada en un contexto geogrfico y cultural determinado. Es as como toda ceremonia tiene una explicacin y se rige por un conjunto de normas y con un procedimiento que es de necesario conocimiento por parte del que ensambla y operacionaliza la ceremonia. Esta fuente generalmente lo constituye una ley, decreto, resolucin o los antecedentes y costumbres que rigen la actuacin de una determinada ceremonia. DESCRIPCIN Consiste en presentar la caracterizacin de la ceremonia. Para ello se toma en cuenta el objeto, los aspectos ms relevantes y su importancia. MBITO / ALCANCE Se refiere a la penetracin y cobertura que tiene la ceremonia, es decir, si tiene alcance local, regional, nacional o internacional.
ORGANISMOS INVOLUCRADOS Se refiere a detallar todos aquellos organismos pblicos y privados que debern estar presentes y a los cuales deber envirsele invitacin institucional.
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Cronologa para la Coordinacin de una Ceremonia

Se refiere al desarrollo y control del proceso administrativo que debe iniciarse desde el momento en que se decide realizar un acto o ceremonia determinada. Ello implica: PROCESO ADMINISTRATIVO Trata de los procesos de informacin, promocin, logstica y de relaciones pblicas involucrados en el montaje de una ceremonia. El ms importante de ellos es el flujo de informacin el cual tiene por objeto informar y suministrar las instrucciones adecuadas a los fines de contar con los servicios y apoyo logstico necesarios para garantizar el xito en el desarrollo de la ceremonia. DOCUMENTOS A EMITIR Se refiere a toda comunicacin, invitacin, instrumento tcnico (vocativo, tarjetas de identificacin, etc) y guin protocolar que debe producirse para el buen desenvolvimiento del acto. Todos estos documentos formarn posteriormente un expediente que registrar y documentar para el futuro el evento o ceremonia tratado.
PROCEDIMIENTO PARA LLEVAR A CABO EL CEREMONIAL Se refiere al conjunto de formalidades y pasos que debern cumplirse cronolgicamente segn lo establece la ley o la costumbre.
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Normas de protocolo
Trata del conjunto de reglas de ceremonial que regirn y que debern respetarse para lograr con ello la solemnidad y elegancia del acto o ceremonia. Instrumentos a utilizar Se refiere a los instrumentos siguientes Guin protocolar del acto o ceremonia Tarjetas de identificacin de la sala Vocativos Decretos, resoluciones, providencias, etc. Lista protocolar Tarjetas de invitacin Croquis o planos del lugar Lista de personal de ceremonial y protocolo - Orientacin logstica Trata de las actividades de logstica (transporte, mobiliario, podium, sonido, refrigerios, pancartas, etc) planificadas, con detalles de los responsables que debern seguirse a los fines de garantizar el xito del evento.
- Etiqueta
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Se refiere a las pautas en el vestir que regirn el acto o ceremonia tradicionalmente segn el evento del que se trate, se utiliza el siguiente vestuario. TIPO DE TRAJE Chaqu o Jaquette HOMBRE Chaqueta faldn largo MUJER con Para el da: traje corto de dos piezas , con
negra
Pantaln sin vuelta, gris preferiblemente
oscuro, a rayas muy finas. mangas. Para la noche: si Camisa blanca con cuello as se exige, vestido largo almidonado. Corbata de seda gris, de nudo corriente o plastrn. Zapatos cordones Calcetines de seda negra, hasta la pantorrilla. El sombrero y el guante, de rigor en algunos de lugares dejaron negros, lisos, ligeramente en punta, con elegante.
llevarse en climas clidos. Frac Chaqueta negra, corta Traje largo
adelante, con faldn largo y estrecho atrs. Pantaln negro, con dos hileras de galn negro por la parte posterior de las perneras. Camisa blanca
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con
pechera almidonada,
de con
piqu, duro
cuello de pajarita. Corbata de lazo, blanca (pajarita) Chaleco de piqu blanco, con botones de ncar. Zapatos. deben ser cortesano, Estrictamente de cuero aunque (con de de pero
tambin se pueden usar de charol o piel cordones) Calcetines Admite el negros, uso seda hasta la pantorrilla. condecoraciones, lo especifique. Chaqueta negra, faldones, seda. Pantaln a juego, con un galn negro por la parte exterior. Camisa plisada. blanca con pechera de piqu, lisa o sencilla
slo cuando la invitacin Esmoquin o Smoking sin Traje de cctel, corto o o largo.
cruzada y con solapas de
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Corbata de lazo negro, de seda o corbatn negro y cuero duro de pajarita Chaleco si se utiliza suele ser negro. Las alternativas al chaleco es una banda negra de seda (nunca se usan juntos). Zapatos negros lisos Calcetines No admite negros, el uso de de seda hasta la pantorrilla. condecoraciones. Slo un En traje ocasiones
protocolarias se usa un la maana y oscuros en la deportivo segn las
METODOLOGIA PARA EL DISEO DE UNA CEREMONIA oscuro, casual o tarde, noche. ACADEMICA
CRONOLOGIA CEREMONIAL A PARA LA REGIR FuerzaCOORDINACION Armada de Venezuela
botn en el ojal. menos Trajes de calle, claros en Trajes a dos piezas.
ANALISIS DE circunstancias. LA Uniformes deCEREMONIA gala
Todas las ceremonias deben recibir un tratamiento tcnico como el anterior de manera de cubrir todos los aspectos que garantizan la buena realizacin de las PROCESO ADMINISTRATIVO mismas.
FUENTE
ORIGINARIA
PROCEDIMIENTO
NORMAS
PROTOCOLARES
DESCRIPCION AMBITO/ALCANCE ORGANISMOS

INVOLUCRADOS
DOCUMENTOS A EMITIR
INSTRUMENTOS
PROTOCOLARES
ORIENTACION
LOGISTICA
ETIQUETA
40 Elaborado por Manuel Acosta. 1999.
Normas de Protocolo
Constituyen el conjunto de reglas palatinas o de ceremonial que rigen el comportamiento de los individuos en todo acto formal y solemne que es el resultado de la costumbre, los usos y las leyes de un determinado lugar. Las normas de protocolo se ven afectadas por la tipologa existente del ceremonial. Las principales normas a considerar son las siguientes: CEREMONIAL PBLICO El lugar de honor es la derecha La persona de mayor rango se coloca de pi o sentada a la derecha de la de mayor jerarqua. El puesto central de cualquier reunin y/o evento debe ser ocupado por la mxima autoridad que asista al mismo (Persona de mayor nivel jerrquico). El orden de ubicacin es alternativo a partir del centro. Cuando son dos las autoridades que concurren al acto, aquella de mayor jerarqua ocupar la derecha.
1.
Si son tres personas
1.
Si son cuatro
1.
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La colocacin de personas o delegaciones en un evento deber hacerse en orden alfabtico del pas anfitrin. La nacin anfitriona cuando no asume la presidencia de la reunin tomara el ltimo lugar. Las delegaciones se ubican en sentido inverso a las agujas del reloj. El puesto central, en todos los casos, corresponde al presidente del evento, siempre y cuando no vaya el Presidente de la Repblica o un Ministro en su nombre, quienes ocuparan dicho puesto. Cuando asistan damas para efectos de precedencia, la categora de ellas es igual a la de sus esposos. Al asignarles sus puestos se buscar que stos queden alternados con los de los caballeros. Se evitar que los esposos queden uno a continuacin del otro. Cuando las personas deben colocarse o marchar en columna, la de mayor categora va a la cabeza y los dems en su correspondiente orden. Cuando la mxima autoridad presida un acto, no debe abandonarse el lugar hasta tanto no lo haga dicha autoridad. La bandera de Venezuela va a la derecha y en el medio, despus el resto de banderas. Cuando el nmero de banderas sea impar la de Venezuela ocupar el lugar central. Cuando sea par, ocupar el lugar derecho de las centrales, vista desde el edificio donde ondee, es decir, la derecha de la presidencia o la izquierda del observador. Si se coloca la bandera en el centro del saln, tras el presidium, deber estar flanqueada a su derecha por la del Estado y a su izquierda por la de la ciudad anfitriona (Municipio).
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En caso de ser solamente dos, la de Venezuela ocupa la derecha y la otra la izquierda.
Si las banderas se colocan en el lateral derecho de la puerta de entrada de un edificio, el puesto de honor es siempre el ms cercano a sta y ser ocupado por la bandera de Venezuela, siguiendo el resto de aquellos pases que participan en el evento.
Si se realiza una reunin de carcter internacional, tales como congresos, simposios, etc., por un organismo, entidad o institucin venezolana y celebrada en nuestro pas, se colocarn las banderas: Por la antigedad de ingreso al mismo Orden alfabtico del pas sede. Cuando tras un presidium se coloquen dos peanas a derecha e izquierda, que formen cada una un bloque de honor, la bandera de Venezuela estar flanqueada por las otras dos.
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De celebrarse un acto cuyas caractersticas tengan relacin con el tema de las Comunidades Autnomas, las banderas que las representan se colocarn a continuacin de la de Venezuela, precediendo las de fecha ms antigua. La bandera se iza a media asta llevndola lentamente hasta el tope y luego se baja hasta la posicin adecuada. Para arriarla se vuelve a izar rpidamente hasta el tope y luego se baja lentamente. Al acceder a un vehculo, quien accede en primer lugar es la autoridad de mayor rango para ocupar el puesto de la derecha, en sentido de la marcha del vehculo. Hacindolo a continuacin por el lado izquierdo, la autoridad de menor rango o persona que lo acompae. Cuando una autoridad recibe a otra de mayor rango o categora y le invita a subir a su vehculo oficial, le ceder siempre el asiento de la derecha. Al descender se proceder a la inversa, hacindolo en primer lugar la mayor autoridad. Al descender por una escalera, siendo varias autoridades con sus esposas, si no hubiese espacio suficiente para hacerlo por parejas, lo harn primero los caballeros y luego las damas, a las que esperarn y dejarn pasar delante, de no hacerlo por parejas al bajar lo harn las damas primero. CEREMONIAL DIPLOMTICO Internacionalmente las normas que rigen el ceremonial diplomtico son las siguientes:
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Los idiomas francs e ingls se emplean en la redaccin de los tratados cuando stos se celebran entre varios pases. En caso de dos pases, se utiliza el idioma nacional de los signatarios. La correspondencia diplomtica usa su propio idioma, acompaado de una traduccin. Cuando el ttulo de la persona es permanente (General, Obispo, Duque, etc.) se antepone ste al nombre. Cuando el ttulo fuera transitorio (Embajador, Gobernador, Diputado, etc.) el nombre se antepone al ttulo. La precedencia de los agregados militares venezolanos estar en funcin de su grado. Si son Generales o Almirantes, vendrn inmediatamente detrs del funcionario diplomtico. Si son Coroneles o Capitanes de Navo irn despus del Ministro Consejero o Consejero de la Embajada. Si son Tenientes Coroneles, Mayores o equivalentes, despus del primer secretario. Si son Capitanes, despus del segundo secretario. El Nuncio Apostlico ser siempre el Decano del Cuerpo Diplomtico acreditado ante el gobierno de Venezuela. La precedencia de los jefes de misin ser la establecida por el orden cronolgico de la entrega de credenciales. El orden de precedencia dentro de cada misin diplomtica ser establecido por el respectivo pas. La precedencia entre las autoridades nacionales ser establecida por la Direccin de Ceremonial y Acervo Histrico de la Nacin del Ministerio de Relaciones Interiores. CEREMONIAL MILITAR Las normas que lo rigen son:
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Cumplir a cabalidad el horario programado. Los invitados deben llegar con la mayor puntualidad. Nadie podr retirarse antes de que lo haga la mxima autoridad presente. Cuando deba solicitarse permiso para comenzar o terminar el acto o para dar parte, el oficial que comanda la unidad lo har directamente ante la autoridad mxima presente. Todo oficial de la Fuerza Armada Nacional que sea destinado a un nuevo cargo, ser dado a conocer ante el personal de la unidad que estar a su mando. En la Marina, al embarcar en una lancha, subir en primer lugar la autoridad de menor rango y luego la de mayor rango. Si la embarcacin se dirige a un buque, atracar a estribor, es decir, al costado derecho del mismo. En las reuniones de las distintas fuerzas, a igualdad de grados y antigedad, privar la antigedad de la fuerza. La precedencia entre las autoridades militares ser la establecida en la lista protocolar militar que elaborar la direccin general del Ministerio de la Defensa y los Comandos de Fuerza. En ceremonias militares con asistencia de representantes de los poderes pblicos, la forma de colocacin ser: El Presidente, en el centro. A su derecha el Presidente del Congreso. A su izquierda el Presidente de la CSJ. Alternativamente el Presidente de la Cmara de Diputados, el Ministro de la Defensa y la autoridad militar anfitriona. Las dems autoridades militares, civiles y eclesisticas. El cuerpo diplomtico ser ubicado en sector especial. En las ceremonias militares donde no asisten los representantes de los poderes pblicos, la mxima autoridad se ubicar en el lugar preferente, a su izquierda el
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anfitrin, EXCEPTO, cuando lo sea el Ministro de la Defensa, en cuyo caso el anfitrin se colocar a su derecha. Cuando asistan damas, stas se colocarn detrs de sus respectivos esposos o en lugar especial. Ejemplos de Actos Y Ceremonias Militares. Reconocimiento del Ministro de la Defensa. El acto se realizar en la Capital de la Repblica en el Parque de Honor de la Escuela Militar, o donde lo ordena el Presidente de la Repblica. Se invitar a las Altas Autoridades Civiles y Eclesisticas de la localidad. Ser dado a conocer por el Comandante General de la respectiva fuerza o el inspector de la misma. Reconocimientos de los comandantes de unidades tcticas. El acto se realizar en la sede que ocupe la unidad. Deber asistir todo el personal de la unidad tctica. Ser dado a conocer por el comandante de la unidad operativa correspondiente. Izada y arriada de la Bandera. La guardia rinde honores, precedidos por la banda marcial, de guerra o de corneta, formada en lnea frente al lugar donde se encuentre el asta de la bandera. El Comandante de la guardia mandar a presentar armas, se ejecutar el Himno Nacional o la marcha regular, segn el caso, procedindose a izar la bandera. El personal sin armas ejecutar el saludo. Ejemplo de Programa Militar Honores a la Bandera
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Honores a la Autoridad que preside el acto. Partes Lectura del Decreto o Resolucin que notifica el nombramiento Presentacin por la autoridad superior y reconocimiento por parte de los subalternos. Durante este acto las tropas permanecern con las armas al hombro. Revista de la Unidad por la Autoridad que da a conocer, a quien acompaarn los Comandantes entrante y saliente. Firma del acta. Asociaciones. Desfile de las Unidades presentes ante la autoridad que preside. Honores a la autoridad que preside. Honores a la Bandera.
Tratamientos
Ttulo de cortesa con que se dirige una persona a otra en razn del cargo que ocupa o de la consideracin recibida que ostenta. Los tratamientos de las autoridades son de carcter honorfico, ya que se pierden al cesar en sus cargos; algunos ejemplos se especifican a continuacin.
EXCELENTISIMO EMINENCIA VUESTRA MAJESTAD ALTEZA REAL MAGNIFICO ILUSTRISIMO CIUDADANO
EMBAJADORES CARDENALES REYES PRINCIPES RECTORES ALCALDE APLICACION COMUN
Criterios Protocolares
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Los criterios protocolares conforman un conjunto de elementos que rigen un determinado evento; a saber:
ORDEN ALFABTICO Consiste en el ordenamiento de los invitados a una ceremonia con rango, categora o jerarqua determinada segn el alfabeto (ingls o espaol). Esta norma se estableci como medio de evitar los conflictos de precedencia tanto en actos protocolares como en la firma de actas, tratados o convenios. EL AZAR En el ordenamiento de autoridades con la misma equivalencia se da el caso que al ser ubicadas segn otros criterios (alfabtico, alternado) queden colocada de ltima. A solicitud de las partes interesadas, mediante este criterio, bajo consentimiento expreso, se permite bajo el sorteo a la suerte, alterar el orden de precedencia. Para Manuel Acosta Profesor de la Universidad Simn Bolvar, este criterio no debe ser aplicado en Venezuela, por la discrecionalidad que trae implcito. LA PUNTUALIDAD Las ceremonias deben realizarse a la hora pautada, De no estar a la hora todos los integrantes del presidio se corre la precedencia y se elimina la silla
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correspondiente. Una vez que comienza el acto nadie puede subir al presidio, a menos que quien presida lo indique expresamente al Maestro de Ceremonia. LA SUPERSTICIN Se refiere al hecho que en algunos pases existen consideraciones especiales a determinados nmeros o aspectos vinculados con la suerte o la desgracia, tal como el nmero trece (13) en EEUU; el cual no es considerado en el montaje de las ceremonias. LA ESTTICA En la organizacin de un estrado o mesa de reunin puede darse el caso de que las autoridades asistentes tengan la misma equivalencia, pero al ser ubicadas segn determinados criterios (alternativo) stas queden homogneamente distribuidas de un lado y del otro, por ejemplo caballeros. El criterio permite alterar el orden de precedencia para favorecer la cobertura grfica o registro fotogrfico, televisivo o flmico del evento. EL CNYUGE HOMBRE Al contrario de su mujer, el esposo con jerarqua no goza de los mismos privilegios de precedencia que ella. Segn Isabelita Gonzlez, cuando a una mujer con jerarqua se le invita a una recepcin con su marido, ella ocupar el lugar de honor que le corresponde y el esposo ser colocado en sitio adecuado pero nunca por encima de alguna persona que tenga jerarqua. EL DESCANSO MATRIMONIAL
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Este criterio que rige para la colocacin de parejas en una mesa de comida indica que nunca debe sentarse la esposa junto al marido. EL RESPETO A LA ESPOSA Como resultado del criterio del descanso matrimonial, si al ordenar la mesa el marido coincide con su esposa, sta mantiene su puesto y l lo cede bajando un grado en la precedencia de la mesa siempre y cuando sea de su mismo rango o nivel y si el comensal que asciende en su lugar es tambin de su mismo rango o nivel. De no ser posible el descenso del marido por el cargo, rango o representacin que ostenta, la esposa desciende y l conserva su puesto en la mesa. LA CORTESA En algunas ocasiones por razones de deferencia o cortesa se cede la precedencia a determinado visitante o invitado el cual recibe tal actitud con agrado y agradecimiento. No obstante en ceremonia estricta este criterio no debe ser considerado. LA CULTURA En todo acto formal o ceremonial la cultura del invitado es una variable determinante en la imagen que se forman los asistentes. En caso de no tener informacin o desconocer de la manera o formalidad que rige un acto o ceremonia es importante preguntar e informarse de tal situacin, de lo contrario deber utilizar su capacidad de observacin para proceder a imitar las formalidades que rigen dicha actividad.
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LOS IMPREVISTOS El proceso de planificacin funciona, no obstante hay que tener presente el principio de Peter: lo que va a ocurrir ocurre aun cuando haya sido previsto. Esto significa que no importa cuan organizada est la ceremonia cuando algo va a salir mal saldr mal, pero se deber prever dicha situacin de manera de atenuar sus efectos.
LA ANTIGEDAD Se refiere al criterio que seala que una persona tiene precedencia sobre otra cuando es ms antigua en el cargo, rango o categora o cuando es creada una institucin primero que otra, siempre y cuando tengan la misma importancia jerrquica.
Aplicaciones Referidas a Las Normas de Protocolo

A continuacin se presenta una serie de situaciones ocurridas en la vida real, de manera que sean analizadas y se infiera la respectiva norma protocolar a considerar:
Inauguracin del Teatro Teresa Carreo

Programa Bendicin de la Obra, por su eminencia el Cardenal Jos Al Lebrum, Arzobispo de Caracas.
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Honores al Presidente de la Repblica Palabras del Dr. Antonio Lpez Acosta, presidente del C.S.B. Reconocimiento de la Orquesta Sinfnica de Venezuela al Presidente de la Repblica Imposicin de Condecoraciones Palabras del Dr... Presidente de la Repblica Lectura y firma del Acta de Inauguracin Concierto de la Orquesta Sinfnica de Venezuela Brindis. - Acto con motivo del Bicentenario del Natalicio del general en Jefe Jos Antonio Pez. (13-06-90) Programa Honores al ciudadano Presidente de Repblica Ofrendas Florales ante la estatua de Pez Poder Ejecutivo-Himno nacional Poder Legislativo Poder Judicial Autoridades eclesisticas Concejo Municipal de Acarigua Concejo Municipal de Araure Fuerzas Armadas Comisin Nacional y Regional para los actos del Bicentenario Promociones de Oficiales de Las Fuerzas Armadas General en Jefe Jos Antonio Pez, Familiares del Prcer Honores al ciudadano Presidente de la Repblica
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- Acto de instalacin del III Seminario Latinoamericano sobre Anlisis y Previsin de Demanda de Energa a largo plazo en los Sectores de Gran Consumo de Energa. Horizonte 2000. Programa Apertura del acto Palabras del ciudadano Rector de la U.S.B. Palabras del Dr. Luis Castro Leiva, Presidente del Instituto Internacional de Estudios Avanzados (IDEA) Palabras del Dr. Luigi Boselli, Embajador de la Comunidad Europea para Amrica Latina. Palabras del Dr. Julio Cesar Gil, Ministro Encargado del Ministerio de Energa y Minas Clausura del Acto. Acto de imposicin de condecoraciones Programa Honores a la autoridad que preside el acto Honores al Pabelln Nacional Parte y solicitud de permiso para comenzar el acto Lectura de mensajes Lectura de Resolucin mediante la cual fue creada la Infantera de Marina Lectura de Resoluciones Imposicin de la Cinta Naval Imposicin de la Barra insignia Honor al Mrito
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Imposicin de la Insignia de la Infantera de Marina Entrega de Placas de Reconocimiento Demostracin de destrezas con Armas Palabras del Comandante de la Infantera de Marina Himno de la Infantera de Marina Participacin de haber finalizado el acto Honores al pabelln Nacional Honores a la Autoridad que presidi el acto: Contra Almirante Edgar Escobar Ochoa, Comandante de la Infantera de Marina.
PRECEDENCIA PROTOCOLAR
Prioridad o antelacin en el orden para determinar la situacin posicional que por categora, cargo rango, le est reservada a una autoridad o personalidad que concurre a un acto.
Fuentes Protocolares
En Venezuela, el poder pblico se distribuye entre el Poder Municipal, el poder Estadal y el poder Nacional. El poder pblico nacional se divide en: Ejecutivo Legislativo Judicial Ciudadano Electoral La precedencia se establece tomando en cuenta la distribucin siguiente:
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PODER EJECUTIVO Presidente de la Repblica Vicepresidente de la Repblica PODER LEGISLATIVO Presidente de la Asamblea Nacional Primer Vicepresidente Segundo Vicepresidente PODER JUDICIAL Presidente del Tribunal Supremo de Justicia PODER CIUDADANO El poder ciudadano se ejerce por el Consejo Moral Republicano integrado por: El Fiscal General El Contralor General de la Repblica El Defensor o Defensora del Pueblo Luego de los representantes del Consejo Moral debe aparecer el Procurador General de la Repblica PODER ELECTORAL
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Presidente del Consejo Nacional Electoral Su Eminencia el Cardenal (Arzobispo) de Caracas Expresidentes de la Repblica Expresidente de la Junta de Gobierno Consejo de Ministros Ministerio de Interior y Justicia Ministerio de Relaciones exteriores Ministerio de Finanzas Ministerio de la Defensa Ministerio de la Produccin y Comercio Ministerio de Educacin, Cultura y Deportes Ministerio de Salud y Desarrollo Social Ministerio del Trabajo Ministerio de Infraestructura Ministerio de Energa y Minas Ministerio del Ambiente y de los Recursos Naturales Ministerio de Planificacin y Desarrollo Ministerio de Ciencia y Tecnologa Ministerio de la Secretara de la Presidencia Alcalda Mayor de Caracas Alcalda del Municipio Libertador
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Estado Vargas Alcalda del Municipio Vargas Estado Miranda Alcalda del Municipio Sucre Alcalda del Municipio Baruta Alcalda del Municipio el Hatillo Alcalda del Municipio Chacao
Alto Mando Militar Inspector General de las Fuerzas Armadas Jefe del Estado Mayor Conjunto Comandante General del Ejercito Comandante General de la Armada Comandante General de la Aviacin Comandante General de las Fuerzas Armadas de Cooperacin (Guardia Nacional) Directores Ejecutivos Oficina Central de Personal Oficina Central de Estadstica e Informtica Oficina Central de Presupuesto Secretario del Consejo de Seguridad y Defensa (SECONASEDE)
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Academias Nacionales Academia Nacional de la Lengua Academia Nacional de la Historia Academia Nacional de Ciencias polticas y Sociales Academia Nacional de Medicina Academia Nacional de Ciencias Fsicas Academia Nacional de Matemticas y Sociales Academia Nacional de Ciencias Econmicas Universidades Universidad Central de Venezuela Universidad de los Andes Universidad del Zulia Universidad de Carabobo Universidad de Oriente Universidad Centro Occidental Lisandro Alvarado Universidad Simn Bolvar Universidad Simn Rodrguez Universidad Experimental del Tchira Universidad Nacional Experimental de los Llanos Ezequiel Zamora Universidad Nacional Experimental Francisco de Miranda Universidad Nacional Experimental Rmulo Gallegos Universidad Nacional Abierta Universidad Nacional Experimental de Guayana Universidad Nacional Experimental Rafael Mara Baralt Universidad Pedaggica Experimental Libertador Universidad Nacional Experimental Politcnica Antonio Jos de Sucre
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Universidad Catlica Andrs Bello Universidad Santa Mara Universidad Metropolitana Universidad Rafael Urdaneta Universidad Nacional Tecnolgica del Centro Universidad Catlica del Tchira Universidad Sur del Lago Jess Mara Semprum Universidad Jos Mara Vargas Universidad Cecilio Acosta Universidad Bicentenaria de Aragua Universidad Nororiental Gran Mariscal de Ayacucho Universidad Nueva Esparta Universidad Fermn Toro Universidad Yacamb Universidad Rafael Belloso Chacn Universidad del Valle del Momboy Universidad Alejandro Humbolt Universidad Jos Antonio Pez Consejo de la Orden del Libertador Arzobispado de Caracas Presidente de la Sociedad Bolivariana Prefecto del Municipio Libertador Presidentes de Institutos Autnomos y Fundaciones del Estado
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Directores Generales Sectoriales Director General Sectorial de Ceremonial y Acervo Histrico de la Nacin Director General Sectorial de Protocolo del Ministerio de Relaciones Exteriores Director de Relaciones Pblicas del Ministerio de la Defensa Secretario Privado del Presidente de la Repblica Jefe de la Casa Militar Presidente de la Confederacin de Trabajadores de Venezuela (CTV) Presidente de la Federacin Venezolana de Cmaras y Asociaciones de Comercio y Produccin (FEDECAMARAS)
PRESIDENCIA PROTOCOLAR
Se refiere concretamente al lugar donde se ubicarn las ms altas autoridades que asisten a un evento o ceremonia, se le conoce como Presidium, mesa presidencial Presidencia del Evento. Esta distribucin est conformada por quien la Preside y por un nmero de invitados o personalidades que no debe exceder de los once (11) puestos, dado que pierde elegancia y majestuosidad.
Estructura
Si el Presidium es unipersonal, la mesa tiende a ser impar y se observa su distribucin como sigue:
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Si es bipersonal, la mesa debe ser dividida definiendo el centro conformado por dos personas y a partir de all se distribuye el resto de las personalidades en orden alternativo.
Sistemas de Presidencia
Para la ubicacin de las personalidades existen dos sistemas clsicos que son de uso comn: el sistema anglosajn y el sistema francs. El sistema anglosajn toma como referencia la puerta de entrada de los invitados, la presidencia se coloca en la punta de la mesa (extremo) mirando hacia la puerta de entrada de los invitados. En el caso de existir dos presidencias, el invitado debe mirar hacia la puerta de entrada y el anfitrin hacia la puerta de entrada del servicio.
Entrada Invitados Entrada de Servicios
Presidencia anfitrin
Presidencia invitado
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En el sistema Francs La presidencia se coloca en el centro de la mesa mirando a las ventanas, de espalda a la pared. De haber dos presidencias, la segunda se sita enfrente de la primera, de espalda a las ventanas y mirando a la puerta de ingreso del servicio. Cuando el saln tiene las ventanas en un extremo o no tiene ventanas, servicio.
Presidencia anfitrin
el punto de referencia que define la presidencia es la entrada del
Invitados
Servicios
Ventana
Presidencia invitado
Ventana
PROCEDIMIENTO PARA LA APLICACIN DE LA PRESIDENCIA A los fines de aplicar correctamente el criterio de la Presidencia se debe seguir el siguiente procedimiento: Determinar si la Presidencia es unipersonal o bipersonal Si es bipersonal determinar el tipo de sistema anglosajn o francs. Actualmente se utiliza el francs por las enormes ventajas de comunicacin que ofrece entre el invitado y el anfitrin. Se determina el nmero de integrantes que formarn la mesa presidencial Se elabora croquis de ubicacin, tomando en cuenta la entrada y ventanas del lugar
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Se elabora la tarjeta de invitacin con el croquis correspondiente.
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UNIDAD III FUNCIONES PROTOCOLARES

Son funciones que Desempean los distintos Profesionales encargados del Ceremonial y Protocolo en un Evento; ellos son:
Jefe de Protocolo
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El Jefe de protocolo es el profesional encargado de planificar, organizar, coordinar y supervisar el desarrollo de una determinada ceremonia. Es quien tiene la mayor responsabilidad tcnica y logstica de una ceremonia o evento formal concreto. Las principales funciones del Jefe de Protocolo son: Determinar las formalidades de una ceremonia Elaborar el guin protocolar Determinar los requerimientos documentales y tcnicos que requiere una ceremonia Elaborar la lista de requerimientos logsticos a considerar Determinan los entes participantes en la ceremonia Determinan el orden de precedencia Coordinar las acciones pertinentes con otras instituciones de apoyo a la Ceremonia
Coordinador de Protocolo
Es el responsable de llevar a cabo el conjunto de formalidades previamente planificadas y que sustentan una determinada ceremonia. Asimismo, controla el respeto y seguimiento de la precedencia, coordina el personal de apoyo protocolar, atiende a los invitados especiales y supervisa de manera directa todos los servicios de apoyo logstico y protocolar a ofrecer en una ceremonia. Sus principales funciones son: Supervisar al personal de protocolo que se desempea en un evento Determinar las pautas de actuacin y la distribucin de trabajo del personal de apoyo protocolar.
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Supervisar la ptima ubicacin y existencia de los recursos tcnicos y logsticos a utilizar en una ceremonia. Reportar al Jefe de protocolo sobre cualquier dificultad o inconveniente surgido antes, durante y despus de la ceremonia. Controlar los vocativos, tarjetas de identificacin, listas protocolares, tarjetas de invitacin, manejo de medios de comunicacin, entre otras actividades.
Asistente de Protocolo
Es el responsable de asistir al Coordinador de Protocolo en las distintas actividades y operaciones que deben cumplirse para garantizar el xito de una ceremonia. En este sentido sus funciones son: Asistir en materia de atencin a los invitados y al pblico Es responsable del suministro y distribucin de cualesquiera de los materiales e informacin que se maneje en la ceremonia o evento. Colabora en la supervisin de la logstica del evento Revisa la funcionalidad de los medios y equipos a utilizar Coordina reas concretas de trabajo tales como: refrigerios, transporte, medios audiovisuales, secretara, etc.
Auxiliar de Protocolo
Es el responsable de ejecutar las tareas especficas que le son asignadas, referidas a la atencin de los distintos pblicos y al apoyo logstico y tcnico de la ceremonia o evento. Se refiere concretamente a:
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Ordenamiento del Presidium Vestimiento de las mesas Arreglo de las mesas y lugares protocolares Fijacin de etiqueta de identificacin Verificar y supervisar colocacin de alfombras Colocacin de banderas y dems smbolos Verificacin de sonido y colocacin de bandas musicales Colocacin de bordones del rea en cuestin Traslado de los libros de actas y decretos Verificacin de colocacin de los medios de comunicacin social Atencin de distintos pblicos Suministro de material informativo Ubicacin de personalidades Colocacin de agua y vasos Colaboracin con las personalidades asistentes Control de invitaciones Control del vocativo Control de las brigadas de servicios Etc.
Oficiales de Sala
Este profesional se encarga del apoyo logstico interno de las reas donde se desarrolla un evento en particular. Es responsable del manejo de los medios audiovisuales, distribucin de documentacin, suministro de agua y otros insumos.
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No debe utilizarse el trmino Edecn para designar a este profesional dado que dichas tareas son exclusivas de un oficial (militar) con formacin acadmica que ejerce funciones de seguridad y atencin especial a determinadas personalidades que por su rango o cargo as lo ameritan.
Tareas de Apoyo Protocolar Asignadas al Asistente de Protocolo

Las actividades se definen de acuerdo al tamao del evento. Es decir que las actividades y tareas del Asistente de Protocolo se intensifican o minimizan en funcin al volumen de personas a manejar. En este sentido se tienen las siguientes actividades de referencia: TCNICOS Atencin de expositores, ponentes, o invitados especiales Explicacin de la mecnica del evento Control de los requerimientos tcnicos referidos a los participantes Manejo de lista de equipos Manejo de equipos y sistemas computarizados
SECRETARA Registro de participantes Suministro de material de apoyo Entrega de distintivos
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Suministro de informacin al participante Atencin al pblico Control de certificados DE LOGSTICA Distribucin de documentos Manejo de computadoras Manejo de fotocopiadoras Manejo de equipos de cocina y grabacin Manejo de equipos de oficina Control de medios audiovisuales Suministro de jarras, agua y vasos Suministro de marcadores, rotafolios, lpices, etc. Reservacin de servicios varios Adecuacin de espacios fsicos y supervisin de la limpieza Organizacin del transporte Control de puntos de seguridad y vigilancia RELACIONES PBLICAS Y CEREMONIAL Reservacin de espacios fsicos Elaboracin de listas de invitados Participacin en el diseo de programas de apertura y clausura Organizacin del Presidium Envo y control de invitaciones Organizacin de las reas internas del auditorio o saln Preparacin de planos de ubicacin Control de personal de protocolo (auxiliares, anfitriones, oficiales de sala, etc)
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Apoyo en la tramitacin de avisos de prensa Atencin a periodistas Organizacin de actos sociales Preparacin del vocativo Preparacin de carpetas y material de apoyo Supervisin y control de la sealizacin del evento ALIMENTOS Y BEBIDAS Organizacin de almuerzos y cenas Organizacin de desayunos Organizacin de brigadas de servicios Preparacin y suministro de refrigerios Organizacin de brindis y ccteles SOCIALES Elaboracin de programa de actividades sociales Contacto con grupos culturales Apoyo logstico para los grupos culturales (transporte, refrigerios, sonido) Alquiler de salones o reas sociales Control de pasapalos Organizacin y distribucin de espacios Organizacin de banquetes PROTOCOLARES Atencin de participantes Atender requerimientos de los invitados especiales
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Orientar y conducir al pblico Atender personalidades (V.I.P) Atender emergencias Manejar listas de protocolo Controlar maletn de primeros auxilios Asistir en la labor de control del ceremonial
Imagen en los Eventos Especiales

Los eventos especiales y las ceremonias son acontecimientos controlados y desarrollados por los hombres en atencin a las necesidades que son generadas en los distintos campos del hacer y del saber. La productividad, formalidad, observancia del ceremonial, protocolo y la etiqueta suelen ser los requisitos que deben cumplirse para garantizar un evento de buena calidad. Los eventos tal como lo plantea Carlos Alarico Gmez (1995) persiguen comunicar el mensaje de una organizacin a un pblico especfico, utilizando medios adecuados para alcanzar un feedback positivo. Este mensaje se percibe a travs de los sentidos y uno de ellos es la vista. Ello significa que un evento refleja una imagen segn la manera de atender los aspectos vinculados con el orden, la buena ubicacin, la armona, la elegancia, el buen gusto y por sobre todo el control del tiempo, del espacio y de los recursos. Un elemento importante que define la imagen de una organizacin lo representa la identidad, es decir la forma de actuar (Pizzolante, 1996). La identidad es el ser propiamente dicho y el hacer organizacional, que en conjunto conforman la personalidad de una institucin. Tejada (1992) seala que la identidad es una dimensin que se caracteriza por diferentes rasgos constitutivos:
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IDENTIDAD ONTOLGICA Est definida por la misin, Filosofa, Historia, Polticas, Objetivos, Visin de la organizacin. IDENTIDAD AXIOLGICA Est representada por los valores y conciencia ticos Identidad performativa o pragmtica: implica la definicin de elementos tales
como niveles de accin organizativa, Estilo de gestin, Conducta de los empleados, Relaciones de poder, Formas de influencia y cambio. Tal como lo resea Etna de Fagre, citando a Cabaas, existe una identidad conceptual conformada por la visin, misin, valores, filosofa y la cultura organizacional; y una identidad visual compuesta por dos elementos: La identidad grfica el nombre, representada por la cromtica y el logotipo, elementos que cumplen una labor distintiva dentro de la personalidad fsica para el reconocimiento de la organizacin. La identidad ambiental definida por la infraestructura, el mobiliario, las facilidades o tecnologas que utiliza y la ergonoma (diseo del lugar de trabajo), elementos constituyentes. Como puede observarse en una institucin pblica todo comunica y todos sus miembros envan mensajes constantemente. Cada una de las partes que integran la organizacin, en conjunto, forman imgenes y no siempre semejantes en cada uno de los diferentes pblicos (internos y externos). Lo mismo ocurre con una ceremonia o un evento especial. Los eventos transmiten mensajes y una imagen determinada.
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La imagen es la representacin mental o idea global, positiva o negativa que se forman las audiencias sobre un evento. Imagen de un evento se debe entender como el resultado de las impresiones que construyen los pblicos sobre la base del mensaje o mensajes que la organizacin el procedimiento del acto comunica, que afectando o beneficiando a la institucin y a todos sus miembros por igual. En la imagen entran en juego algunos factores, que el profesional de ceremonial y Protocolo debe controlar: La identidad de la organizacin La cultura organizacional La comunicacin Los tipos de pblicos que atiende. De acuerdo con Acosta y Garriga (1996) el protocolo ha de ser el fiel reflejo del orden que tiene que existir en todo acto formal para dar una imagen que enaltezca y manifieste el prestigio y reputacin de una organizacin. El orden a que se hace referencia se centra en el conjunto de reglas que gobiernan todo acto social mediante las cuales se le da a cada uno de los participantes las prerrogativas y privilegios a que tiene derecho por su categora, rango o cargo. Si no se cumple con este conjunto de reglas o no se cuida su acertada aplicacin no se puede hablar de calidad en un evento o ceremonia.
Importancia del Uniforme en la Actividad Protocolar

El Uniforme en protocolo tiene una importancia vital para el cumplimiento de los propsitos por los cuales se desarrolla una ceremonia, debido a que constituye
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fundamentalmente un indicador de atencin dirigido a los distintos pblicos que asisten y participan en una ceremonia o acto formal determinado. El trmino utilizado se interpreta de la siguiente manera: una persona al asistir a un evento presenta muchas necesidades que debe satisfacer, desde informacin sobre servicios bsicos como sanitarios hasta servicios especializados como el nombre y ubicacin de algn ponente o el manejo de un medio audiovisual. Al producirse un requerimiento en alguna persona sea este un participante, un ponente o una autoridad inmediatamente trata de identificar a alguna persona autorizada que le pueda resolver su necesidad. De all que al observar uniformidad en el vestir del personal presente en el evento, es muy fcil ubicar y tratar de resolver su situacin. Por otra parte, el uniforme transmite seriedad, elegancia, higiene y por sobre todo organizacin. De all su importancia y necesidad de considerarlo en eventos protocolares. A continuacin se presenta informacin general elaborada por la Prof. Antonieta Scannone de Nuez, referida al personal de protocolo. Otro aspecto a considerar dentro de la actividad protocolar, esta relacionada con el horario; la jornada de trabajo para el personal de protocolo, es variable, dependiendo de la intensidad de ste y de las jornadas planificadas, generalmente constan de ocho horas (8) las cuales tendrn que cumplirse a cabalidad, pudiendo ausentarse los quince minutos (15) asignados para el receso en turnos alternos, previamente estipulados por el coordinador de grupo o de eventos. El personal de protocolo tendr que respetar los turnos sealados fijos y cualquier cambio tendr que ser dado por el Jefe de Grupo o la persona indicada para el control del mismo. Se considerar inasistente el personal que llegue a su puesto de trabajo con ms de diez minutos de retraso, lo cual motivar el descuento de esa jornada.
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A la tercera falta injustificada para ser reemplazado por otra persona. Cuando se luce un uniforme es preciso cuidar ciertos detalles: Tenerla siempre impecable, limpio y planchado El pelo, el maquillaje y las uas cuidadas y presentables En todo momento se deber usar medias teniendo ante algn imprevisto en la cartera un par de repuesto. Usar zapatos cmodos, cerrados, tipo pump clsico y acorde con el uniforme de la compaa para la cual estn desempeando sus funciones. Actualmente zapatos de corte bajo es lo ideal debido al prolongado tiempo de servicio que ha de prestarse. Est totalmente prohibido usar el uniforme fuera de las horas de trabajo
Referente al comportamiento: El trato hacia los delegados ser siempre de usted o su equivalente, en el idioma que hablen, con la deferencia acostumbrada en estos casos, sin caer en confianzas o familiaridades fuera de tono, que no slo empaaran su nombre sino tambin el de la Compaa u Organizacin que lo contrate, el Comit Organizador del evento y el resto del personal de protocolo.
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No se deben aceptar invitaciones de ninguna persona durante las horas de trabajo. Est prohibido ingerir bebidas alcohlicas, fumar y masticar chicle en sitios pblicos o delante de los delegados, Comit Organizador, etc., y en todo momento conservar una actitud digna del cuerpo que representan. En ningn momento el personal de protocolo aceptar ni propinas ni regalos de los delegados, con el fin de evitar cualquier mala interpretacin. Su principal responsabilidad radica en solucionar los problemas que puedan presentarse durante el desenvolvimiento de los eventos, as como dar la informacin ms precisa sobre lo que se les requiera. Con el fin de evitar la contestacin NO SE, es esencial pedir la informacin pertinente al evento. El personal de protocolo deber tener, en todo momento, sus implementos de trabajo y pedir da a da la informacin adicional que pueda surgir; cambios de horarios, de salas, de eventos sociales etc. En caso de tener alguna duda deber pedir la informacin adicional al jefe de grupo o coordinador del mismo. El personal de protocolo, deber tener como meta el caracterizarse por su educacin, amabilidad, cordialidad y paciencia en todo momento, recordando que su colaboracin es indispensable para lograr el xito deseado del evento, y dejar el nombre del pas muy en alto ante los visitantes que les tocar recibir o atender. PRINCIPIOS TICOS QUE RIGEN EL DESARROLLO DEL TRABAJO
CEREMONIAL Y PROTOCOLAR No existe un manual de tica que rija el comportamiento del personal de protocolo aceptado y difundido en Venezuela. No obstante se plantean a continuacin los siguientes criterios como base para una profunda y seria discusin:
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tica Profesional: se refiere a los principios morales. Lo que trata es fundamentalmente de determinados criterios que son aceptados y asumidos como parte de la manera de pensar, hacer y comportarse del hombre y concretamente del personal que trabaja en ceremonial y protocolo. Principios: Los principios que deben considerarse en el manejo protocolar y que el personal debe asumir como parte de su comportamiento tico-tcnico, son los siguientes: Rigidez: se refiere a que los procedimientos de ceremonial no pueden ser cambiados o modificados a capricho, se debe garantizar el cumplimiento estricto de los mismos, la informacin y conocimiento exacto del ceremonial garantiza su apego a las costumbres y usos. Celeridad en los procesos: se refiere a que todo proceso o conjunto de formalidades requiere de un proceso administrativo que debe ser gil y muy efectivo. Sinceridad en el gasto: se debe partir del concepto de que toda ceremonia requiere de gastos y que estos deben ser considerados en su integridad, de all la previsin que se debe tener al respecto. Claridad informativa: el manejo de la informacin y la distribucin oportuna son criterios bsicos en el xito de la atencin protocolar. Mejoramiento progresivo del trato: cada persona debe recibir y percibir un tratamiento que mejora en la medida en que se conoce e identifica a los actores.
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Confidencialidad: todo paso o actividad, informacin o documento que se califique de no pblico bajo ningn concepto deber ser difundido. Evolucin sociolgica del individuo: se refiere a que se debe identificar y reconocer a cada individuo e ir formndose una tipologa de los pblicos lo cual ser de gran utilidad en el desarrollo del trabajo. Aceleracin del conocimiento tcnico: el progreso de las tcnicas y de la tecnologa no puede escapar de la preparacin del personal de protocolo. Orden y disciplina: base y razn de ser del ceremonial implica el grado de dominio en materia disciplina que debe desarrollar el personal de protocolo. Organizacin y efectividad: el grado de organizacin mide la efectividad con que se trasmite en buena imagen.
Perfil Profesional del Asistente de Protocolo

El perfil del Asistente de Protocolo se debe entender como el conjunto de tareas y ocupaciones que dicho profesional debe desarrollar para asistir tcnica y administrativamente el desarrollo de una ceremonia. En este sentido se presenta a continuacin dicho perfil profesional. PERFIL PROFESIONAL DESCRIPCION
Es el responsable de la asistencia tcnica y administrativa del Jefe o Coordinador de Ceremonial y Protocolo, desarrollando actividades tareas tcnicas y administrativas de importancia determinante en el xito de una ceremonia.
PERFIL OCUPACIONAL
PERFIL DE PERSONALIDAD
PERFIL PROSPECTIVO
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO Asistir Apoyar vinculado ceremonias en el el diseo de Capacidad de planificacin Capacidad de organizacin proceso con logstico Crtico y Observador Capacidad preventiva de anlisis y actos Planificacin de las ceremonias a travs de sistemas informticos y software tcnicos aplicados.
ceremonias.
Realizar labores administrativas Vocacin de servicio relacionadas con la prestacin Capacidad de servicios bsicos y tcnicos Apoyar en el proceso contratacin de servicios y atencin a personalidades Asistir en la labor de coordinacin de los auxiliares de protocolo, oficiales de sala y personal de logstica. Manejar donde eventos. Supervisar la ejecucin de las ceremonias Asistir al Jefe de Protocolo en las atenciones VIP. Elaborar informes y reportes del servicio protocolar ofrecido. y se controlar medios los audiovisuales y espacios fsicos desarrollan sntesis Amable
de Capacidad de racionalizar
Coordinar la labor de asistencia Esmerada atencin al pblico
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