Programa de Las Cinco Eses

Cdigo: PRCE-04 Versin: 1ra
PROGRAMA DE LAS CINCO ESES
Fecha de actualizacin: Diciembre de 2007 Elaboro: ALEXANDRA PALACIO VILLADA
E.S.E HOSPITAL SAN RAFAEL
MUNICIPIO DE ANGOSTURA
2008
TABLA DE CONTENIDO
PRESENTACION ......................................................................................................................... 4 1. 1.1. 1.2. 2. 2.1 OBJETIVOS ...................................................................................................................... 5 OBJETIVO GENERAL: ............................................................................................. 5 OBJETIVOS ESPECIFICOS: ................................................................................. 5 METODOLOGIA: ............................................................................................................ 6 DISEO.......................................................................................................................... 7 SEIRI: Clasificar-Seleccionar-Organizar .......................................... 7 SEITON: Orden ................................................................................................. 9
2.1.1 2.1.2
2.1.3 SEISO: Limpieza ................................................................................................ 11 2.1.4 SEIKETSU: Bienestar personal-mantener .......................................... 13 2.1.5 SHITUSKE: Disciplina ..................................................................................... 13 2.2 IMPLEMENTACION..................................................................................................... 14 2.2.1 IMPLEMENTACION DEL SEIRI .................................................................... 15 2.2.2 IMPLEMETACION DEL SEITON ................................................................... 16 2.2.3 IMPLEMETACION DEL SEISO ...................................................................... 17 2.2.4 IMPLEMETACION DEL SEITKESU .............................................................. 18 2.2.5 IMPLEMENTACION DEL SHITSUKE .......................................................... 19 3. EVALUACION Y SEGUIMIENTO ................................................................................ 20
ANEXO 1 ....................................................................................................................................... 23 ANEXO 2 ....................................................................................................................................... 24 ANEXO 3...................................................................................................................................... 25
PRESENTACION
El programa de las cinco eses (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke) es una metodologa que ayuda a alcanzar la excelencia en el da a da, por lo que ltimamente se ha convertido en una importante herramienta manejada por numerosas organizaciones en el mundo. Aunque esta estrategia es la base de cualquier proceso de mejoramiento y un buen comienzo hacia la calidad, a menudo las personas no le dan la suficiente importancia, siendo necesario concientizarlas para que utilicen estos cinco principios en la creacin de un ambiente de trabajo mas agradable, seguro y de mayor satisfaccin, que redunda en una reduccin de la prdida de tiempo y en el aumento de la productividad en la prestacin del servicio, porque si por el contrario, el lugar donde un empleado pasa mas de la mitad de su vida est desorganizado y sin limpieza, se pierde la eficiencia y se reduce la motivacin en el trabajo. Adems la estrategia de las 5S es indispensable para incorporar cualquier estrategia en la organizacin porque da una idea bastante aproximada del nivel de gestin en los procesos de mejoramiento de la calidad al ser el eje central de muchas de las actividades implementadas para dar cumplimiento a los estndares de acreditacin del Sistema Obligatorio de la Garanta de la Calidad en Salud como por ejemplo el manejo del riesgo y la identificacin de necesidades en los diferentes servicios. Es por todo esto que el programa de las 5S cobra importancia dentro la organizacin y se concibe la idea de establecer controles que permitan medir el xito o fracaso de su implementacin y hacer un seguimiento peridico de su grado de cumplimiento para observar los cambios en los hbitos de trabajo, el impacto en la salud laboral y en la prestacin de los servicios y determinar si se continua con la estrategia en caso de que la evaluacin sea positiva o en el caso contrario tomar las medidas correctivas necesaria para corregir las fallas.
Por otra parte se observa la necesidad de implementar acciones encaminadas al manejo seguro del ambiente fsico, equipos mdicos e insumos que permita garantizar una adecuada utilizacin de los mismos tanto para los empleados como para los usuarios y establecer soluciones concretas frente a las amenazas que estos representan en el desempeo de las labores cotidianas ya que los riesgos en la salud y la seguridad que pueden encontrarse se controlan en cierta medida con el comportamiento inteligente de los empleados y su participacin activa en el desarrollo de actividades orientadas a la identificacin de necesidades de cada rea de la institucin.
1. OBJETIVOS 1.1. OBJETIVO GENERAL: Introducir en el mbito laboral de los funcionarios de la Empresa Social del Estado Hospital San Rafael de Angostura, un conjunto de actividades que faciliten la adopcin de una cultura encaminada al mantenimiento del orden, la limpieza y la seguridad de todas las reas de la institucin y que permita ejercer control sobre las condiciones del ambiente fsico a travs de acciones de proteccin del riesgo, para que se conviertan en una herramienta esencial dentro del proceso de mejoramiento de la calidad implementado en la empresa.
1.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS: Concientizar a los funcionarios de la empresa sobre la importancia de la implementacin de la cultura de las 5S en la institucin. Implementar la cultura de las 5S en la organizacin con el fin de eliminar obstculos que impidan un eficiente desempeo en la prestacin de los servicios. Estimular a los colaboradores de la empresa para que pongan en prctica los principios de las 5S favoreciendo los mejores hbitos en el trabajo.
Brindar a los colaboradores de la empresa elementos que permitan identificar riesgos que atenten contra la salud y la seguridad industrial, ocasionados por la falta de orden y limpieza en el puesto de trabajo. Mejorar la seguridad de los empleados que redundan en una mayor motivacin de los mismos. Mejorar la productividad y la calidad en la prestacin de los servicios. Reflejar un lugar de trabajo agradable y bien administrado en todas las reas de la institucin. Aumentar la satisfaccin de los empleados en su lugar de trabajo. Identificar las necesidades de ambiente fsico, equipos e insumos en todos los servicios.
2. METODOLOGIA: Este programa se realiza por la necesidad de que los lugares de trabajo del personal que labora en la institucin sean agradables y armnicos para el desarrollo de las actividades laborales y se desarrolla realizando una autoevaluacin sobre el nivel de utilizacin de las 5 S en cada una de las reas de la organizacin para posteriormente establecer que clase de fallas se detectan y analizar sus posibles causas. Luego se implementa cada uno de los pilares de las 5S y se muestra la relacin que tienen estos pilares con otras tcnicas de mejoramiento continuo y finalmente se evala el grado de implementacin y se presentan las respectivas conclusiones y recomendaciones de acuerdo a los hallazgos encontrados. Cada dependencia debe asumir un compromiso frente a la implementacin, aplicacin y permanencia del programa para lo cual se efecta peridicamente una sensibilizacin del personal de las diferentes reas y se dan a conocer las ventajas de su aplicacin para que se logren de manera eficiente y eficaz los objetivos planteados. Adems los directivos deben proporcionar los medios logsticos necesarios para garantizar el xito del programa convirtindose as en facilitadores del mismo.
El programa de las 5S se compone de varias etapas: diseo, implementacin y evaluacin y seguimiento. 2.1 DISEO
Este programa aplica a todos los empleados de la Empresa Social del Estado Hospital San Rafael de Angostura independiente de la modalidad de vinculacin laboral y es considerado como uno de los principios bsicos para maximizar la eficiencia en los lugares de trabajo, y aumentar la calidad en la prestacin de los servicios. Se llama estrategia de las 5S porque representan acciones que son principios expresados con cinco palabras japonesas que comienza por S. Cada palabra tiene un significado importante para la creacin de un lugar digno y seguro donde trabajar. Estas cinco palabras traducidas a la lengua espaola quieren decir lo siguiente: Seiri: Clasificar Seiton: Orden Seiso: Limpieza Seiketsu: Bienestar personal-Estandarizacin Shitsuke: Disciplina
Dentro de esta etapa se ve la necesidad de sensibilizar a los funcionarios sobre la importancia de que el lugar de trabajo permanezca en completo orden y aseo para obtener la optimizacin de los recursos con que cuenta y obtener as su participacin activa y conscientemente en el desarrollo del programa. Adems la sensibilizacin conduce a un cambio de cultura organizacional y a su vez a mejorar el ambiente laboral dado que la metodologa de las 5S trae consigo la seguridad y el bienestar del empleado. Para poder hacer un buen diseo del programa es indispensable familiarizarse con las generalidades de cada una de las estrategias de las 5S, por lo cual se dan a conocer a continuacin:
2.1.1 SEIRI: Clasificar-Seleccionar-Organizar
Significa eliminar del rea de trabajo todos los elementos innecesarios y que no se requieren para realizar la labor. El Seiri consiste en: Separar en el sitio de trabajo las cosas que realmente sirven de las que no sirven. Mantener lo que necesitamos y eliminar lo excesivo. Separar los elementos empleados de acuerdo a su naturaleza, uso, seguridad y frecuencia de utilizacin con el objeto de facilitar la agilidad en el trabajo. Eliminar elementos que afectan el funcionamiento de los equipos y que pueden conducir a averas. Eliminar informacin innecesaria y que nos puede conducir a errores de interpretacin o de actuacin. BENEFICIOS DEL SEIRI La aplicacin de las acciones Seiri preparan los lugares de trabajo para que estos sean ms seguros y productivos. El primer y ms directo impacto del Seiri est relacionado con la seguridad. Ante la presencia de elementos innecesarios, el ambiente de trabajo es tenso, impide la visin completa de las reas de trabajo, dificulta observar el funcionamiento de los equipos, las salidas de emergencia quedan obstaculizadas haciendo todo esto que el rea de trabajo sea ms insegura. La prctica del Seiri adems de los beneficios en seguridad permite: Liberar espacio til en los lugares de trabajo. Reducir los tiempos de acceso al material, documentos, herramientas y otros elementos de trabajo. Mejorar el control visual de stocks y elementos requeridos para desempear la labor diaria. Eliminar la prdida de productos o elementos que se deterioran por permanecer un largo tiempo expuestos en un ambiento no adecuado para ellos. Facilitar el control visual de los insumos que se van agotando y que se requieren para la prestacin del servicio.
Preparar las reas de trabajo para el desarrollo de acciones de mantenimiento, ya que se puede apreciar con facilidad los problemas existentes en los equipos y que frecuentemente quedan ocultas por los elementos innecesarios que se encuentran cerca de ellos. Mayor eficiencia en el desempeo de las funciones por lo que la calidad del servicio se mejora. Permite identificar fcilmente las reas o sitios de trabajo con riesgo potencial de accidente laboral. CONSECUENCIAS POR NO APLICAR EL SEIRI EN EL LUGAR DE TRABAJO Al no aplicar el Seiri se pueden presentar algunos de los siguientes problemas: Los lugares de trabajo son inseguros, se presentan mas accidentes, se pierde tiempo valioso para encontrar algn material y se dificulta el trabajo. En caso de una seal de alarma, las vas de emergencia al estar ocupadas con productos o materiales innecesarios, impide la salida rpida del personal. Es ms difcil de mantener bajo control el stock de almacenamiento, lo que a su vez permite ocultar ms fcilmente los stocks innecesarios. La oportunidad en la prestacin del servicio se ve afectada debido a la perdida de tiempo al no tener fcil acceso a los elementos necesarios para desarrollar las actividades pertinentes. 2.1.2 SEITON: Orden
Implica ordenar los elementos que se clasificaron como necesarios de modo que sean fciles de usar y que originen condiciones seguras. Aplicar Seiton en mantenimiento tiene que ver con mejorar la visualizacin de los equipos e instalaciones de la institucin. En cuanto a las oficinas tiene como propsito facilitar los archivos y la bsqueda de
documentos, mejorar el control visual de las carpetas y la eliminacin de la prdida de tiempo de acceso a la informacin. Tambin el orden en el disco duro de los equipos de cmputo se puede mejorar aplicando esta segunda S en el manejo de los archivos. El orden solo puede darse despus de haber clasificado y solo funciona cuando se ponen en prctica conjuntamente. Una vez se han eliminado los elementos innecesarios, se define el lugar donde se deben ubicar aquellos que se necesitan con frecuencia, identificndolos para eliminar el tiempo de bsqueda y facilitar su retorno al sitio una vez utilizados. Seiton permite: Disponer de un sitio adecuado para cada elemento utilizado en el trabajo de rutina para facilitar su acceso y retorno al lugar. Disponer de sitios identificados para ubicar elementos que se emplean con poca frecuencia. Disponer de lugares para ubicar el material o elementos que no se usarn en el futuro. En el caso de equipos, facilitar la identificacin visual de estos. Lograr que el equipo tenga protecciones visuales para facilitar su inspeccin autnoma y control de limpieza. Incrementar el conocimiento de los equipos por parte de los funcionarios que lo utilizan. BENEFICIOS DEL SEITON Facilita el acceso rpido a elementos que se requieren para el trabajo. Se mejora la informacin en el sitio de trabajo para evitar errores y acciones de riesgo potencial. El aseo y limpieza se pueden realizar con mayor facilidad y seguridad. La presentacin y esttica de la institucin se mejora, comunica orden, responsabilidad y compromiso con el trabajo. Se libera espacio. El ambiente de trabajo es ms agradable.
La seguridad se incrementa debido a la demarcacin de todos los sitios de la trabajo. El estado de los equipos se mejora y se evitan daos mayores. Mejora de la productividad de cada servicio.
CONSECUENCIAS POR NO APLICAR EL SEITON EN EL LUGAR DE TRABAJO El no aplicar el Seiton en el sitio de trabajo conduce a los siguientes problemas: Incremento del nmero de movimientos innecesarios. El tiempo de acceso a un elemento para su utilizacin se incrementa. Se puede perder el tiempo de varias personas que esperan los elementos que se estn buscando para realizar un trabajo por no saber donde se encuentra el elemento y porque y la persona que conoce su ubicacin no esta. Esto indica que falta una buena identificacin de los elementos. Un equipo sin identificar sus elementos (sentido de giro o movimiento de componentes) puede conducir a mal funcionamiento y errores graves al ser operado, lo que conduce a despilfarros de tiempo. El desorden no permite controlar visualmente los stocks de materiales. La falta de identificacin de lugares inseguros o zonas del equipo de alto riesgo puede conducir a accidentes y prdida de moral en el trabajo.
2.1.3 SEISO: Limpieza Significa mantener el rea de trabajo con extrema pulcritud y libre de suciedad. La limpieza no solo es importante para conservar las cosas y el entorno limpio, agradable y confortable, es mucho ms que eso,
implica en parte orden, ayuda a evitar accidentes y a preservar la salud. Hacer la limpieza dentro de los diferentes entornos, debe ser parte del que hacer diario. La limpieza se relaciona estrechamente con el buen funcionamiento de los equipos, con mantener los equipos dentro de una esttica agradable permanentemente y con la habilidad para prestar servicios de calidad. Adems exige que realicemos un trabajo creativo de identificacin de las fuentes de suciedad y contaminacin para tomar acciones de raz para su eliminacin, de lo contrario, es imposible mantener limpio y en buen estado el rea de trabajo. Se trata de evitar que la suciedad y el polvo se acumulen en el lugar de trabajo. Para aplicar Seiso se debe: Integrar la limpieza como parte del trabajo diario. Asumir la limpieza como una actividad de mantenimiento autnomo. El trabajo de limpieza como inspeccin genera conocimiento sobre el lugar de trabajo. No se trata de una actividad simple que se pueda delegar en personas de menor cualificacin. No se trata nicamente de eliminar la suciedad. Se debe elevar la accin de limpieza a la bsqueda de las fuentes de contaminacin con el objeto de eliminar sus causas primarias BENEFICIOS DEL SEISO Reduce el riesgo potencial de que se produzcan accidentes. Mejora el bienestar fsico y mental del trabajador. Se incrementa la vida til de los equipos al evitar su deterioro por contaminacin y suciedad. Los daos se pueden identificar ms fcilmente cuando el equipo se encuentra en estado ptimo de limpieza. La limpieza conduce a un aumento significativo de la efectividad de los equipos. Se reducen los despilfarros de materiales y energa debido a la eliminacin de fugas y escapes.
La calidad en la prestacin del servicio se mejora y se disminuyen las probabilidades de que se presentes eventos adversos durante la atencin. 2.1.4 SEIKETSU: Bienestar personal-mantener El bienestar personal es el estado en el que las personas pueden desarrollar de manera fcil y cmoda todas las funciones. Consiste en mantener la limpieza mental y fsica en cada empleado, medidas de sanidad pblica y condiciones de trabajo sin contaminacin. Resalta la importancia de mantener mente sana y cuerpo sano, insistiendo en la necesidad de vestir ropa limpia, apropiada y cumplir con las normas de seguridad. Adems seiketsu es el estado que existe cuando las tres primeras S se mantienen apropiadamente porque si no existe un proceso para conservar los logros, es posible que el lugar de trabajo nuevamente llegue a tener elementos innecesarios y se pierda la limpieza alcanzada. BENEFICIOS DEL SEIKETSU Se guarda el conocimiento producido durante aos de trabajo. Se mejora el bienestar del personal al crear un hbito de conservar impecable el sitio de trabajo en forma permanente. Los funcionarios aprenden a conocer en profundidad su lugar de trabajo y los materiales y equipos que maneja. Se evitan errores en la limpieza que puedan conducir a accidentes o riesgos laborales innecesarios.
2.1.5 SHITSUKE: Disciplina
Significa convertir en hbito el empleo y utilizacin de los mtodos establecidos y estandarizados para la limpieza en el lugar de trabajo. Podremos obtener los beneficios alcanzados con las primeras "S" por largo tiempo si se logra crear un ambiente de respeto a las normas y
estndares establecidos. Las cuatro "S" anteriores se pueden implantar sin dificultad si en los lugares de trabajo se mantiene la disciplina. Su aplicacin garantiza que la seguridad ser permanente, la productividad se mejore progresivamente y la calidad del servicio sea excelente. Shitsuke supone adems un desarrollo de la cultura del autocontrol dentro de la empresa e implica lo siguiente: El respeto de las normas y estndares establecidos para conservar el sitio de trabajo impecable. Realizar un control personal y el respeto por las normas que regulan el funcionamiento de una organizacin. Promover el hbito de autocontrolar el nivel de cumplimiento de las normas establecidas. Mejorar el respeto de su propio ser y de los dems. BENEFICOS DE APLICAR SHITSUKE Se crea una cultura de sensibilidad, respeto y cuidado de los recursos de la empresa. La disciplina es una forma de cambiar hbitos. Se siguen los estndares establecidos y existe una mayor sensibilizacin y respeto entre personas. La moral en el trabajo se incrementa. Los usuarios se sienten mas satisfechos ya que los niveles de calidad son superiores debido a que se han respetado ntegramente los procedimientos y normas establecidas. El sitio de trabajo es un lugar atractivo donde llegar cada da. 2.2 IMPLEMENTACION La implementacin de programa de las 5S se realiza en forma concertada con los empleados de la institucin para hacerles ver la importancia del compromiso y la responsabilidad que ste trae consigo, teniendo presente adems que su ejecucin requiere cambios radicales en los hbitos de trabajo y su aplicacin debe impulsarse a travs de un seguimiento peridico de su grado de cumplimiento.
A continuacin se plantean las siguientes acciones para implementar cada una de las eses del programa: 2.2.1 IMPLEMENTACION DEL SEIRI La implementacin del seiri consiste en la clasificacin de todo lo que se tiene en el puesto de trabajo y se hace de la siguiente manera: Se separa lo que se utiliza a diario y en todo momento, de lo que se utiliza espordicamente. Se elimina lo que no sirve (por ejemplo documentos que han perdido vigencia, lapiceros que no escriben, etc). Se entrega a otras reas los elementos que no pertenecen al rea de trabajo. Se identifican los elementos innecesarios en el lugar de trabajo, para esta accin se puede hacer una lista de elementos innecesarios. (ver Anexo 1: Patrullaje de las 5S Lista de elementos innecesarios). Esta lista ser utilizada posteriormente por el grupo de patrulleros de las cinco eses en la etapa de evaluacin y seguimiento, as que en el momento de la implementacin se convierte en una herramienta importante y prctica para identificar lo innecesario. Se realiza una reunin entre los miembros del servicio con el fin de hacer el plan de accin para retirar cada uno de los elementos innecesarios: Se prepara un plan que determine si los elementos se deben mover para otro lugar dentro de la institucin o si debe ser eliminado. Adems deben indicar los mtodos a utilizar para eliminarlos como por ejemplo: desecharlo, venderlo, devolverlo al proveedor, destruirlo o utilizarlo en otra rea, desecharlo si es de bajo costo y no es til o moverlo a un almacn. Otras decisiones ms complejas y en las que interviene la direccin deben consultarse y exigen una espera y por lo tanto, el material o equipo debe quedar en su sitio, mientras se toma la decisin final, por ejemplo, eliminar un equipo que no se utilice actualmente.
Se determina la frecuencia con la que se necesita el elemento. Si se utiliza con poca frecuencia puede almacenarse fuera del rea de trabajo o de lo contrario reubicarlo dentro del rea.
2.2.2 IMPLEMENTACION DEL SEITON
La implementacin del seiton consiste en tener una disposicin y una ubicacin de cualquier elemento, de tal manera que est listo para que cualquiera lo pueda usar en el momento que lo necesite. Por eso, despus de haber clasificado las cosas, es necesario organizar y sistematizar. Algunas formas de organizar son: Ordenar los artculos en los archivadores, sin dejarlos rebosar en el puesto de trabajo. Optimizar el espacio con que dispone en el rea de trabajo para ordenar los elementos que se utilizan. Localizar los elementos en el sitio de trabajo de acuerdo con su frecuencia de uso, ubicando a la mano o lo ms cerca posible a usted lo que utiliza diariamente, luego lo de uso semanal, mensual, anual. Decidir sitios de ubicacin: Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Utilizar controles visuales para estandarizar acciones y evitar despilfarros de tiempo, dinero, materiales y lo ms importante, eliminar riesgos potenciales de accidentes del personal. Los Controles visuales son un estndar representado mediante un elemento grfico o fsico, de color o numrico y muy fcil de verificar que se utiliza para informar de una manera fcil el sitio donde se encuentran los elementos, la frecuencia de mantenimiento de un equipo, sitio donde deben ubicarse los elementos de aseo, limpieza y residuos, etc. Almacenar juntos los elementos que se utilizan simultneamente y en la secuencia con que se usan. Los lugares de almacenamiento deben ser ms grandes que los elementos all guardados, para retirarlos y colocarlos con facilidad.
Almacenar los elementos de acuerdo con su funcin. Marcar la ubicacin de los elementos de forma que todos los funcionarios del rea sepa donde y cuantas cosas hay en cada sitio. Para esto se pueden emplear: Indicadores de ubicacin. Indicadores de cantidad. Letreros y tarjetas. Nombre de las reas de trabajo. Localizacin de stocks. Lugar de almacenamiento de equipos.
Crear lneas con colores que sealen la divisin entre reas de trabajo y movimiento, seguridad y ubicacin de materiales. Las aplicaciones ms frecuentes de las lneas de colores son: Localizacin de puntos de trabajo, ubicacin de elementos y materiales. Localizacin de elementos de seguridad: grifos, vlvulas de agua, camillas, etc. Lneas para indicar reas en las que no se debe localizar elementos ya que se trata de reas con riesgo. 2.2.3 IMPLEMETACION DEL SEISO
La implementacin del seiso consiste en eliminar manchas, mugre, grasa, polvo, desperdicios, entre otros, de la mesa de trabajo, de la oficina, de las sillas, del computador, del telfono, de los cables, de las puertas y dems elementos del sitio de trabajo. El proceso de implementacin se debe apoyar en el suministro de los elementos necesarios para su realizacin, como tambin del tiempo requerido para su ejecucin. Para lograrlo se hace lo siguiente: Jornada de limpieza: Esta jornada ayuda a obtener un estndar de la forma como deben estar los equipos permanentemente y crea la motivacin y sensibilizacin para iniciar el trabajo de
mantenimiento de la limpieza y progresar a etapas superiores Seiso. En ella se eliminan los elementos innecesarios y se limpia el equipo, pasillos, almacenes, etc. Planificar el mantenimiento de la limpieza: cada rea debe contar con un plan de limpieza donde se asignen responsabilidades a cada funcionario con el fin de tener establecido la periodicidad de la limpieza y se muestre la tarea de cada persona. Preparar elementos para la limpieza: Se organizan los elementos de limpieza, almacenados en lugares fciles de encontrar y devolver. Los funcionarios debe estar entrenado sobre el empleo y uso de estos elementos desde el punto de vista de la seguridad y conservacin de estos. Ejecucin de la limpieza: Se limpia y organiza diariamente el puesto de trabajo y los elementos que se utilizan a diario. El rea se limpia segn plan de limpieza definido retirando profundamente la suciedad. Durante la limpieza es necesario tomar informacin sobre las reas de acceso difcil, ya que en un futuro ser necesario realizar acciones de mejora continua para su eliminacin, facilitando las futuras limpiezas de rutina.
2.2.4 IMPLEMETACION DEL SEITKESU La implementacin del bienestar personal consiste en mantener la limpieza mental y fsica en cada empleado, medidas de sanidad pblica y condiciones de trabajo sin contaminacin. Es importante mantener mente sana en cuerpo sano insistiendo en la necesidad de vestir ropa limpia y apropiada y cumplir con las normas de seguridad. Al momento de encontrar cualquier desorden o condiciones indeseables, el funcionario debe identificar las causas principales y establecer las acciones preventivas. Para implementar Seiketsu se requiere lo siguientes: Asignar trabajos y responsabilidades: Cada funcionario debe conocer exactamente cules son sus responsabilidades sobre lo
que tiene que hacer y cundo, dnde y cmo hacerlo para mantener las condiciones de las tres primeras s. Integrar las acciones Seiri, Seiton y Seiso en los trabajos de rutina: cada uno de estos estndares ofrece toda la informacin necesaria para realizar bien el trabajo por lo que se deben realizar en conjunto para que al aplicarlas se facilite el mantenimiento de las acciones y se convierta en parte natural del desempeo diario. La higiene en las reas comunes se mantiene dando aviso a servicios generales sobre aquellas situaciones que no cumplan con las condiciones de orden y limpieza como son las paredes sucias, los malos olores, regueros entre otras. Al momento de encontrar cualquier desorden el funcionario debe identificar las causas principales y establecer las acciones preventivas del caso. 2.2.5 IMPLEMENTACION DEL SHITSUKE La implementacin de la disciplina es importante porque sin ella, las cuatro primeras S se deterioran rpidamente. La disciplina no es visible y no puede medirse a diferencia de la clasificacin, Orden, limpieza y bienestar personal. Esta existe en la mente y en la voluntad de las personas y solo la conducta demuestra la presencia, sin embargo, se pueden crear condiciones que estimulen la prctica de la disciplina como: Visin compartida: Es fundamental que exista una convergencia entre la visin de la organizacin y la de sus empleados para el desarrollo de esta. Por lo tanto es necesario que la direccin lidere esta convergencia hacia el logro de metas comunes. Formacin: Es necesario educar e introducir mediante el entrenamiento de "aprender haciendo" cada una de las S. Adems se crean hbitos buenos en el trabajo a travs del ejemplo impartido por la direccin. Tiempo para aplicar las 5S: Los funcionarios requieren de tiempo para practicar las 5S por lo que la direccin apoya los esfuerzos de sus colaboradores en lo que se refiere a recursos, tiempo, y reconocimiento de logros en lo referente a las 5S (Programa de cultura de la calidad)
Para crear condiciones que promueven o favorezcan la implantacin del Shitsuke tanto la direccin como los funcionarios deben asumir ciertas responsabilidades: Responsabilidades de la direccin: Educar al personal sobre los principios y tcnicas de las 5S y mantenimiento autnomo. Crear un equipo que lidere la implantacin en toda la institucin. Asignar el tiempo para la prctica de las 5S y mantenimiento autnomo. Suministrar los recursos para la implantacin de las 5S. Motivar y participar directamente en la promocin de sus actividades. Evaluar el progreso y evolucin de la implantacin en cada rea de la empresa. Participar en las auditoras de progresos captadas a travs del Patrullaje de las 5S establecido en el programa de cultura de la calidad de la empresa. Aplicar las 5S en su trabajo para ensear con el ejemplo. Demostrar su compromiso y el de la empresa para la implantacin de las 5S. Responsabilidades de los funcionarios: Aprender sobre la implantacin de las 5S. Asumir con entusiasmo la implantacin de las 5S. Disear y respetar los estndares de conservacin del lugar de trabajo. Realizar las auditoras de rutina establecidas. Solicitar los recursos que se necesitan para implantar las 5S. Participar en la formulacin de planes de mejora continua para eliminar problemas y defectos del equipo y reas de trabajo. Participar activamente en la promocin de las 5S.
3. EVALUACION Y SEGUIMIENTO
La evaluacin del programa de las 5S es realizada por un grupo de funcionarios designados por la alta direccin para hacer un control peridico donde se visualice la forma en que se mantiene cada uno de los sitios de trabajo. La observacin directa llamada Patrullaje de las 5S pretende analizar las debilidades o fortalezas de cada uno de los servicios en relacin con el manejo del espacio fsico y es efectuada utilizando las siguientes herramientas:
Lista de chequeo (ver anexo 5: Patrullaje de las 5S Lista de chequeo) donde se consignan los hallazgos de la inspeccin para posteriormente consolidar la informacin obtenida e identificar las debilidades de cada rea con el fin de retroalimentar y tomar las medidas correctivas pertinentes (Ver Anexo 4: Patrullaje de las 5S Mejoramiento en seguridad, orden y aseo). Lista de elementos innecesarios: esta lista permite registrar los elementos intiles que se encuentren en el patrullaje, su ubicacin, la cantidad encontrada y la accin sugerida para su eliminacin. (ver Anexo 1: Patrullaje de las 5S Lista de elementos innecesarios). Una vez realizada esta lista se procede a marcar los elementos con una tarjeta de color rojo. La lista se utiliza para realizar un seguimiento sobre todos los elementos identificados. Tarjetas rojas): Este tipo de tarjetas permiten marcar que en el sitio de trabajo existe algo innecesario y que se debe tomar una accin correctiva. Se utiliza para indicar que existe un problema relacionado con el ambiente fsico, los equipos, los insumos para la prestacin del servicio y los elementos que no pertenecen al trabajo como envases de comida, etc. Estas tarjetas contienen informacin que le indica a los funcionarios cual es elemento innecesario dentro de su rea encontrado durante el patrullaje de las 5S. (ver anexo 2: Patrullaje de las 5S Tarjetas Rojas). Adems se toman fotografas que sirvan de evidencia y permitan precisar los cambios que sean requeridos para mejorar el sitio de trabajo.
Los patrulleros de la 5S identifican las necesidades de ambiente fsico y de equipos en cada rea. Las necesidades de insumos es realizada por cada seccin trimestralmente a travs de un listado que es entregado al comit de compras. (ver Anexo 3: Patrullaje de las 5S Identificacin de necesidades). Los patrulleros de las cinco eses hacen un informe final donde se registra y se informa el avance de las acciones planificadas.
El seguimiento del programa esta relacionado con la evaluacin y el monitoreo que permite establecer controles y ajustes conducentes a beneficiar al funcionario y a la institucin.
ANEXO 1 PATRULLAJE DE LAS 5S LISTA DE ELEMENTOS INNECESARIOS
Para identificar los elementos innecesarios haga las siguientes preguntas: 1. Es necesario este elemento? 2. De ser necesario, se requiere esa cantidad? 3. Si es necesario, tiene que estar localizado donde se encuentra?
Nombre del elemento innecesario: ______________________________ Cantidad encontrada: _____________________________________ Por qu cree que es innecesario? _________________________________________________________ _________________________________________________________ _____________________________________________ rea de procedencia del elemento innecesario: _______________________________________________________ Posibles causas de su permanencia en el sitio: _________________________________________________________ ______________________________________________________ Plan de accin sugerido para su eliminacin: _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _____________________________________________________
ANEXO 2 PATRULLAJE DE LAS 5S TARJETAS ROJAS
NUMERO: FECHA: AREA: NOMBRE DEL ELEMENTO: CANTIDAD: OBSERVACION:
ANEXO 3 PATRULLAJE DE LAS 5S IDENTIFICACION DE NECESIDADES
FECHA: DEPENDENCIA:
NECESIDADES DE AMBIENTE FISICO: 1. 2. 3. 4. 5. NECESIDADES DE EQUIPOS: 1. 2. 3. 4. 5.
OBSERVACIONES
NOMBRE DE QUIEN REPORT A:
ANEXO 4 PATRULLAJE DE LAS 5S MEJORAMIENTO EN SEGURIDAD, ORDEN Y ASEO
Fecha del reporte: Dependencia:
Condicin de orden, aseo y seguridad a mejorar: 1.________________________________________________________ 2.________________________________________________________ 3.________________________________________________________ 4.________________________________________________________ 5.________________________________________________________
Qu sugiere para mejorar
NOMBRE DE QUIEN REPORTA _______________________________
ANEXO 5 PATRULLAJE DE LAS 5S LISTA DE CHEQUEO

CRITERIOS 1 Los elementos que se observan en el rea de trabajo se encuentran debidamente clasificados, ordenados y limpios (observar a simple vista, abrir cajones, muebles, closet y baos) El sitio de trabajo en general se encuentra organizado, limpio y seguro Los stocks y/o reas de trabajo estn delimitadas, organizadas y marcadas. En una muestra aleatoria de insumos o medicamentos, encuentra alguno vencido. El sitio de trabajo se encuentra dispuesto de tal manera que sea lo mas seguro posible (cables, tomacorrientes, conexiones telefnicas, plafones, etc) Se encuentran aditamentos, elementos o insumos que no deben estar en el rea de trabajo (registrar en el anexo 1) El lugar de trabajo se encuentra limpio y pulcro Los archivos del computador (disco duro) se encuentran organizados y clasificados. Los residuos generados en cada rea de trabajo estn correctamente clasificados. En el rea se recicla el papel para imprimir lo que no requiera papel nuevo Se hace un uso racional de los servicios pblicos ( Agua, energa, telfono) Los grifos estn en buen estado Se percibe en el servicio una cultura de sensibilidad, respeto y uso adecuado de los recursos de la empresa. El lugar de trabajo se siente agradable, apacible y pulcro o sea es un sitio tranquilo para llegar cada da. Los elementos de trabajo estn dispuestos de manera que se tenga un fcil acceso a ellos. El sitio de trabajo cuenta con controles visuales que permita la identificacin y organizacin de los elementos utilizados para el desempeo de la labor diaria Los elementos que se utilizan para la prestacin del servicio cumplen con limpieza requeridas. condiciones de SI NO NA
2 3 4 5
7 8 9 10 11 12 13
14
15 16
17
18
Los equipos de trabajo se encuentran ubicados dentro de una esttica permanentemente y de manera que facilite la prestacin de servicios con calidad Los funcionarios usan ropa apropiada para la labor que desempea.
agradable
19 20
Se percibe en el servicio una cultura de sensibilidad, respeto y uso adecuado de los recursos de la empresa
OBSERVACIONES _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ___________________________________________________________ REPORTADO POR ______________________________________________
Revisado y aprobado Por:
Gerenta

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