INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011

Jefe de Control Interno, o quien haga sus veces:

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Perodo evaluado: FEBRERO MAYO DE 2013 Fecha de elaboracin: 28 DE MAYO DE 2013

Subsistema de Control Estratgico Dificultades Se han realizado los ajustes posibles para la implementacin del modelo se avanza en pro de la actualizacin de los mismos. Avances Existen polticas de Talento Humano, no obstante no estn documentadas. Se cuenta con manual de funciones; ley 136 de 1994 que reglamenta con requisitos que permite el direccionamiento de la corporacin; al igual muestra los procedimientos necesarios para el buen funcionamiento; con respecto al personal se cuenta con concejales los cuales son elegidos para un periodo de cuatro aos, segn las normas y leyes vigentes. Los concejales cuentan con capacitaciones y facilidad de inscripcin en diplomados, y actualizacin de la informacin y capacitacin por parte del estado. Existe un informe anual que debe rendir el presidente del concejo municipal ante la plenaria de los cuales existen los documentos respectivos al igual que la secretaria. El marco de referencia de la entidad y sus funcionarios es el cumplimiento de las funciones propias de los concejales. La estructura organizacional actual permite cumplir adecuadamente el objeto para el cual fue creado el Concejo Municipal de Fredonia. Como polticas de administracin del riesgo se manejan los procesos establecidos segn la ley 136 de 1994 que reglamenta la gestin de la entidad. Se gestiono la contratacin de un asesor para la respectiva asesora a los nuevos integrantes de la corporacin Subsistema de Control de Gestin Dificultades Se estn empezando a levantar los documentos que sirvan de soporte al subsistema. No hay personal suficiente e idneo para dedicarse a las labores requeridas en este aspecto Avances Actualmente el Concejo Municipal de Fredonia cumple con lo enunciado en la Ley para la funcionalidad del concejo. As mismo se encuentra diseando las polticas de operacin teniendo en cuenta que ha visto necesario implementar un documento en el cual se definan los parmetros y lineamientos que controlen la gestin y la realizacin de una gua prctica de direccionamiento. Se cuenta con un presupuesto anual el cual se ejecuta segn la necesidad, tiempo y espacio que se requiera y se mantiene documentado cada proceso. Sin embargo, no existen indicadores de gestin Misional y de economa como los de Eficiencia y de Eficacia para medir el avance de la gestin del concejo. Existe el reglamento interno segn acuerdo en donde se establecen los procesos y procedimientos para la funcin, delegacin, prohibiciones, derechos, Deberes, requisitos, sesiones, acuerdos municipales y para cada uno de los procedimientos de orden interno. La informacin de tipo formal que se maneja est referida a las actas de sesin y comunicados publicados en cartelera.

La principal fuente de Informacin Primaria como elemento de control es la ciudadana y las partes interesadas.

 El sistema de control interno actual se basa en el seguimiento por parte de la Secretaria para la implementacin de los cambios y controles necesarios, segn las leyes y normas vigentes. Adicionalmente se realiza el control de la informacin por medio de una peticin escrita, y sustentada para que va ha ser utilizada la informacin. As mismo se requiere que en el momento que vayan a intervenir se solicita pedir la palabra con quince minutos de antelacin a la sesin programada. Las quejas y reclamos informales son fuente de informacin sobre los incumplimientos institucionales; a travs de stos se puede conocer su origen, alcance, gravedad, impacto y frecuencia. Existe un computador donde se almacenan los datos y documentos de la entidad a travs del sistema de grabacin asociado a los procesos misionales y otros aplicativos que permiten el apoyo administrativo tales como el manejo, control y desarrollo de cada una de las sesiones. Adicionalmente se contara con un sistema de archivo de cada documentacin y proceso que se realiza dentro de la corporacin. No existen backups o copia de los archivos que minimice el riesgo de prdida. Se implemento copia de los archivos ms importantes. Se mantiene actualizada la pgina de la alcalda municipal en su tem CONCEJO MUNICIPAL para lograr una mayor articulacin con la comunidad referente a los temas a tratar y tratados dentro de la corporacin Con referente al tema de manuales que se deben manejar se adjudic el contrato para la elaboracin de manuales de induccin y reduccin, procesos y procedimientos y contratacin. Subsistema de Control de Evaluacin Dificultades No existe personal idneo y capacitado para la realizacin de este proceso. La falta de presupuesto ha dificultado la contratacin de un ente externo para la realizacin del mismo. Avances Se aplicarn los formatos propuestos por el DAFP, como metodologa para identificar una forma estandarizada de aplicar la autoevaluacin del control y la autoevaluacin de la gestin. Para los planes de mejoramiento institucional se cuenta la asesora de asuntos municipales y fenacon. Formalmente no existe plan de mejoramiento individual, sin embargo, es necesario mirar su articulacin con la evaluacin del desempeo de los funcionarios, que de acuerdo con lineamientos del CNSC no se realiza a estos por ser de eleccin popular. Estado general del Sistema de Control Interno En cada uno de los subsistemas y componentes del MECI hay un alto compromiso por parte de la Presidencia y de los concejales en su implementacin y funcionamiento, lo que es un buen inicio para garantizar el mantenimiento del sistema y aun ms teniendo en cuenta que existe un alto sentido de pertenencia por parte de los mismos para el mejoramiento continuo de los procesos del Concejo Municipal de Fredonia. La implementacin del sistema se ha realizado conforme con las disposiciones del DAFP y siguiendo las recomendaciones metodolgicas acorde con las condiciones y situacin actual del Concejo Municipal de Fredonia de Fredonia. Se ha implementado el equipo MECI, otras resoluciones que no existan en la institucin dando inicio al funcionamiento y mantenimiento del Sistema, que busca el mejoramiento de la Gestin del Concejo Municipal de Fredonia y garantiza el control de los recursos destinados a la misma. Las capacitaciones de implementacin fueron realizadas mediante metodologas de aprendizaje para adultos e involucrando a todos los funcionarios, los que se puede constatar en los listados de asistencia y los archivos fotogrficos de estas reuniones, las cuales se anexan como parte fundamental de este documento. Existen documentos y adelantos aislados de lo solicitado por el MECI, lo que facilita la implementacin del mismo y mostrar que se han realizado acciones para garantizar una buena gestin. El control que se ejerce en el Concejo Municipal de Fredonia proviene exclusivamente de la comunidad. Sin embargo no es formal y solo se reduce al cuestionamiento por parte de los ciudadanos que remiten sus quejas a travs de sus concejales. Esto no genera objetividad, sino alteracin del clima y el desarrollo de la labor de los funcionarios.

Recomendaciones Sin embargo, se recomienda la documentacin de procesos faltantes, ya que de no hacerlo no quedar constancia de los esfuerzos de la Presidencia y de los concejales por un mejoramiento del clima y de la gestin de la institucin. Es necesario implementar de manera articulada los sistemas de gestin de la calidad y MECI, pero se evidencia la necesidad de capacitar y hacer parte de las funciones de los concejales el seguimiento del mismo, dada la rotacin que se presenta en estos cargos por elecciones o por renuncias al cargo por parte de los honorables concejales, lo que genera tropiezos en el seguimiento del sistema.