CURSO EL AUDITADO

Donde est en el SGI?

COMPROMISO Y POLTICA

Mejora Continua

REVISIN DEL SGI CSMS MEDICIN Y EVALUACIN -Verif.- Acc.Corr AUDITORIAS

PLANIFICACIN

IMPLEMENTACIN

Que es Control Operativo?

El control operativo es la barrera entre la accin y el impacto/riesgo

Propsito: es prevenir accidentes/incidentes/prdidas

Requiere identificacin de parmetros crticos que gobiernan el proceso

controlados por PO/IT, el RIESGO se reduce

Verificacin
Objetivo:

Identificar fallas en el sistema

Verificar la efectividad de acciones correctivas

Tcnicas:

Monitoreo Inspecciones Programadas y Casuales Observacin de Desempeo Auditoras

Verificacin
Auditora:

Investigacin detallada, peridica, de todos los

aspectos de gestin y desempeo

Considera causas subyacentes de incumplimientos

Focaliza la atencin sobre oportunidades de

mejora

Incluye recomendaciones para acciones correctivas

Una Auditora es..

Una herramienta de gestin

Para medir el desempeo Para evaluar el cumplimiento Para facilitar el control

Objetivos de una Auditora

Puede usarse la auditora para:

demostrar cumplimiento

medir desempeo
medir la efectividad del sistema

Objetivos de una Auditora

Ejemplos:

Determinar conformidad del sistema con criterios de auditoria del SGI Determinar si el SGI ha sido correctamente implementado y mantenido Identificar reas de mejora del sistema auditado Evaluar la capacidad del proceso interno de revisin por la direccin para asegurar la adecuacin y efectividad continua del sistema Evaluar el desempeo de la organizacin cuando se desee establecer una relacin contractual (proveedor o socio) Establecer el riesgo asociado con polticas de aseguramiento Establecer el riesgo asociado con nuevas adquisiciones de la organizacin

Tipos de Auditora

Interna:
desde

dentro de la unidad operacional desde fuera de la unidad operacional Nivel corporativo Usando una organizacin externa

Externa:
Desde

una institucin de Certificacin Para certificar Mantenimiento del certificado

Tipos de Auditora
Ejemplos: De proceso: el proceso como un representante de todo el SGI De instalacin: Idem de proceso, pero para todos los procesos en la instalacin Temtica: temas aplicables a la operacin del SGI Capacitacin Seguridad Control de la documentacin Programa de Gestin Comunicaciones

Auditoras Corporativas
Diseadas para proveer a la Alta Gerencia una visin

de la efectividad del SGI

Cumplimiento (poltica y regulaciones) Logro de objetivos generales Bsqueda de mejoramiento de estndares

Auditoras Externas
Auditoria de Certificacin

Ventajas Totalmente independientes Alta experiencia en auditoras Aseguramiento desempeo por un tercero Certificar Internacionalmente Inconvenientes Difusin/confidencialidad (SGI) Costo asociado

Documentacin

El auditor lder va a asegurarse de requerir toda la documentacin que a su juicio resulte relevante para llevar a cabo la auditora.

El auditado proveer toda la documentacin que requiera el auditor y est DENTRO DEL SGI.

Documentacin

Se han provisto todos los procedimientos relevantes al proceso o al tema? El Manual de Gestin explica las relaciones entre los procedimientos y otros componentes del sistema? Pueden identificarse las responsabilidades dentro del SGI? Estn documentados los impactos/riesgos ms relevantes de la actividad a auditar? Estn disponibles todos los registros de gestin relevantes?

Los Auditores

Habilidades para la Auditora Capacidad de comunicacin Capacidad de observacin Destreza en la redaccin de informes Comprensin de los sistemas de gestin Conocimientos industriales especficos Experiencia ambiental Raramente una persona posee todas estas habilidades Generalmente son equipos de expertos Utilizan recursos propios o externos a la compaa

Secuencia

Reunin de apertura Inspeccin in situ Entrevistas Revisin de documentos Reunin de clausura

Reunin de Apertura
Propsito

Presentar equipo de auditora a la gerencia Presentar la operacin a los Auditores

Revisar alcance, los objetivos y el plan de

auditora y acordar un cronograma de auditora Proporcionar un breve resumen de los mtodos y procedimientos que se van a utilizar para realizar la auditora e itinerarios para cada da

Recoleccin de la Evidencia
Obtener evidencia para determinar si el SGI del auditado cumple con los criterios de la auditoras. Tcnicas
inspeccin

de sitios y observaciones entrevistas revisin de documentacin

Inspeccin del Sitio

Un Supervisor acompaa al Equipo de Auditora para:

Explicar o clarificar observaciones Describir la prctica operativa en condiciones normales, anormales y de emergencia

Perez Companc

Proveer registros o indicar su localizacin Dar al auditor respuestas inmediatas si es necesario

Inspeccin del Sitio

Los Auditores

Observan todas las actividades e inspeccionan materiales. para identificar impactos ambientales/riesgos reales o potenciales. Verifican la consistencia entre la prctica y el procedimiento operativo correspondiente. Recaban informacin sobre la existencia de registros (control y monitoreo de la contaminacin, control de procesos, residuos, energa, agua e incidentes) Para las observaciones crticas, discuten con el auditado en el lugar y realizan recomendaciones para las acciones inmediatas que sean necesarias. Identifican deficiencias de equipamiento y malas prcticas Identifican buenas prcticas y desempeo

Entrevistas

Jefe Departamento/Sector Comprensin de impactos ambientales/riesgos significativos Conocer el porqu de las prcticas y procedimientos existentes Conocer Incidentes previos e incumplimientos regulatorios Saber qu se monitorea y mide Conocer procedimientos de emergencia Conocer resultados de Investigacin de incidentes/accidentes Registros y reportes Conocer grado de cumplimiento de los procedimientos de control

Entrevistas

Otros Miembros

Impactos ambientales/riesgos asociados a su

actividad

Nivel de capacitacin y concientizacin CSMS Comprensin y cumplimiento de los procedimientos de control

Plan de contingencia
Vacunacin/Exmenes mdicos Participacin en Auditoras anteriores

Entrevistas
El Auditor:

Va a Preguntar a todo nivel: a los operarios,

supervisores y gerentes

Va a Evitar entrevistas en grupos uno por vez!! Para cruzar informacin con otros.

Va a verificar las afirmaciones, es decir si existen documentos que verifiquen los argumentos (minutas, registros o planillas).

Entrevistas
El Auditor:

Rara vez har preguntas cerradas que sirven para confirmar temas puntuales pero proveen poca informacin. Conoce la Poltica CSMS? Existen registros de Capacitacin? Poseen un Plan de Contingencias? Si har preguntas abiertas (permiten al auditado hablar libremente). Por ejemplo: Cuales son los impactos mas importantes de su actividad? Como hace para informar de un incidente ambiental? Explqueme como actuara en caso de un incendio en la Instalacin.

Atributos del Auditor

Organizado Observador Buen Oyente Objetivo Abierto

Actitudes del Auditado

No:

Ser condescendiente en todo Creer que el auditor desconoce las respuestas Mostrar ms registros que los que nos solicitan Mostrar descontento con el SGI

Manifestar opiniones personales (Yo creo.)

Actitudes del Auditado

No:

Mostrar desinters Mostrar exceso de autoestima Contestar lo que no sabemos Responder si no entendimos muy bien la pregunta Mostrar errores que creemos ajenos Ampliar respuestas si el auditor no lo pide

Actitudes del Auditado

NO:

Sobre-Excitarse Exasperarse Exagerar Excusarse Mentir

Algunas sugerencias adicionales

Comprender los sistemas de control

Saber que los PO/ITs controlan los

impactos/riesgos identificados

Asegurarse que todos poseen versiones actualizadas

Verificar que todos entienden y realizan el PO de

igual forma

Con el tiempo se olvida el PORQUE de algunas medidas de control y las suspenden o descuidan

Algunas sugerencias adicionales

Verificacin de sistemas de control

Tener todas los formatos de POs e ITs

Tener las No Conformidades y Acciones Correctivas

(Abiertas y Cerradas)

Tener registrados todos los Accidentes, Incidentes y

Cuasis

Algunas sugerencias adicionales

Conocer Tipos de Riesgos:

FISICOS: ruidos, vibracin, electricidad, piezas

mviles, trfico de vehculos

QUIMICOS: Toxicidad, corrosin, Inflamabilidad NATURALES: Crecidas del ro, rayos, vientos/lluvias fuertes, derrumbes

Conocer en lo posible magnitud y frecuencia

Preguntas Posibles??

Conoce la Poltica del rea? Aspectos vinculados a la actividad del sector

Qu expresa la Poltica del rea?

Qu aspectos de la actividad tienen regulacin legal? Como asegurar que estamos cumpliendo con la Ley ?

Cules son los principales impactos ambientales y riesgos reales o potenciales, de su actividad?

Preguntas Posibles??

Cules son sus responsabilidades? Puede definir una No Conformidad? Qu entiende por incidente? Y por accidente? Cul es su rol en el Plan de Contingencias? Conoce cules son los procedimientos operativos relacionados con su sector? Mencinelos

Preguntas Posibles??

Tiene en uso la ltima revisin del procedimiento? Qu le asegura que es la ltima revisin? En qu tema ha sido capacitado? En cuantos simulacros particip? Cuantas propuestas de mejora elev al GGI? Como se asegura que el personal est sano?

Reunin de clausura

Deben resolverse los desacuerdos, en lo posible antes de que presenten el informe de auditora.

La decisin final sobre el significado

y descripcin de los hallazgos

descansa en el auditor lder

Reunin de clausura

Obviamente el auditado puede discrepar con los hallazgos, de manera objetiva y clara.

Recordar que se buscan oportunidades de mejora y no RESPONSABLES

Para tener en cuenta

La auditoria es un proceso normal dentro de nuestras actividades, nos permite verificar el

cumplimiento de requisitos legales, la

conformidad con las normas y mejorar nuestro desempeo y nuestra gestin

Para tener en cuenta

Si estamos haciendo las cosas bien

Calma

Cero

Nervios

Tranquilidad

VAMOS A SALIR BIEN

MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIN

FIN