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Manuales de La Organizacion Resumen

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MANUALES DE LA ORGANIZACION

Lo que se busca al elaborar manuales administrativos es mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la dirección superior, al delinear las estructuras organizacionales y establecer las políticas y procedimientos de forma escrita y definitiva.  MANUAL Documento elaborado sistemáticamente que indica las actividades a realizarse por los miembros de un organismo y la forma en que los harán. Ya sea en conjunto o por separado.  PROPÓSITO PRINCIPAL Instruir al personal acerca de aspectos como funciones, relaciones, objetivos, políticas, normas, etc. Para lograr una mayor eficiencia en el trabajo.  POR QUE EMPLEAR LOS MANUALES? Es una gran ayuda para el personal que las instrucciones sean definidas. Estos mismos aclaran: o Funciones y responsabilidades. o Definir procedimientos. o Fijar políticas. o Proporciona soluciones rápidas a malentendidos o Muestra el modo en que contribuir el personal en el logro de los objetivos organizacionales. o Requisitos para el éxito de los manuales: o Escribir los manuales de manera sencilla y clara para el nivel de los usuarios del manual que se trate. o Utilizar ayudas visuales (organigramas, diagramas de flujo, etc.) o Controlar la distribución de manuales. o Conservar actualizados los manuales mediante revisiones periódicas. o Hacer resaltar los cambios y revisiones. Un manual administrativo correctamente bien elaborado e implantado puede ser una valiosa herramienta administrativa. Y en el se puede comprobar que los manuales son los medios que guían el funcionamiento de todo tipo y tamaño de empresas.  o o o o o o o o o  POR QUE USAR LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS: Asegurarse de que sea respetada la estructura orgánica de la empresa. Asegurarse de que se apliquen los procedimientos de manera correcta. Percatarse de que se apliquen las políticas fijadas en la empresa. Reducir errores operativos Facilitar el proceso de inducción de los nuevos empleados. Apoyar la capacitación del personal. Facilitar un sostenido y correcto nivel organizacional. Ahorrar tiempo en procedimientos. Servir como instrumento de capacitación para nuevos empleados. OBJETIVOS DE LOS MANUALES o Instruir al personal acerca de aspectos básicos como: objetivos, funciones, procedimientos, políticas, para lograr una estandarización en la empresa. (depende del área). o Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la ejecución de un trabajo, evitando la repetición de instrucciones. o Mejora el aprovechamiento de los recursos. o Evitar la implantación de procedimientos incorrectos. o Presentar de manera clara y directa el trabajo que se esta haciendo en cada departamento. o Ayudan al personal de la empresa para ejecutar correctamente las tareas asignadas.

 POR FUNCIÓN ESPECIFICA  De producción. políticas. .  MANUAL DE POLITICAS Describe en forma detallada los lineamientos a seguir en la toma de decisiones para el logro de objetivos. relaciones. o Por función especifica. Esto le da al empleado un panorama o visión acerca de la tradición y filosofía de la empresa. Si no se les actualiza periódicamente pierden efectividad. sin embargo.o Servir de base para la capacitación del personal. funciones. posición actual). normas. logros. crecimiento.  CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES Los manuales pueden ser de diferentes tipos: o Por su contenido.  POSIBILIDADES Y LIMITACIONES DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS La importancia de los manuales administrativos radica en la serie de posibilidades que ofrecen. De organización. Evitan discusiones y malos entendidos de las operaciones. las cuales de ninguna manera les restan importancia. procedimientos. Si se definen bien las políticas y su establecimiento por escrito permitirá agilizar la toma de decisiones. funciones. Incrementan la coordinación en la realización del trabajo. Si se sintetizan demasiado pierden su utilidad.  MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Este manual es la guía con la que se explica al personal como hacer las cosas es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. El costo de producirlos y actualizarlos puede ser alto. De políticas. (comienzos. Aseguran la continuidad y la coherencia De los procedimientos y normas a través del tiempo.         MANUALES DE CONTENIDO De historia del organismo. autoridad y responsabilidad de los puestos. pero si abundan en detalles pueden volverse complicados. El seguimiento de este manual permite a los empleados tener mayor confianza al realizar los procedimientos y usar los sistemas en su trabajo. De contenido múltiple (se engloban todos los anteriores) De adiestramiento o instructivo. tienen ciertas limitaciones. De procedimientos. Técnicos. etc.  MANUAL DE ORGANIZACION Exponen detalladamente la estructura organizacional describiendo objetivos. LIMITACIONES Si se elaboran de forma deficiente se producen serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones. Ayudan a institucionalizar y establecer objetivos. o Por su ámbito de aplicación.  o o o o o o  o o o o POSIBILIDADES Son una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.  De compras. • MANUAL DE HISTORIA Su objetivo es proporcionar información histórica del organismo.

(Los que ocupan 2 o mas funciones)  MANUALES SEGÚN SU AMBITO DE APLICACION General (Incluye al organismo en su conjunto)  Organización. Especifico (contiene información de una unidad orgánica). o Revisor. o Capturistas. fotocopiado etc. revisión y todos los demás aspectos de la elaboración.  PARA LA PLANEACIÓN DE Y ELABORACIÓN DEL MANUAL SE NECESITAN LOS SIGUIENTES PASOS: Definición del objetivo a cumplir: Los manuales son un registro escrito de información e instrucciones de manera ordenada y sistemática y son utilizados para orientar los esfuerzos de un organismo social. Existen 2 técnicas de programación aplicables a la elaboración de manuales como son las graficas de PERT y CPM (técnica de evaluación y revisión del programa)  PRESUPUESTOS La formulación de presupuesto es el paso final en la planeación del manual. o Supervisor o coordinador. Todo esto con el propósito principal es que ellos se interioricen en el trabajo para efectuar el logro del manual. De contabilidad.  Procedimientos de tesorería. gerentes de área etc. o Dibujante. Programación del manual: En este punto debemos contar con las estimaciones de tiempo para la recolección de información. Todos los gastos deben de ser registrados. o Papel. De crédito y cobranzas. De finanzas. De personal.      De ventas.. . Depende el costo de el esmero que se puso en el manual.  Políticas. o Captura o tipografía. Como el trabajo de los analistas y delos que intervinieron en la elaboración. además de hacer un estudio de la empresa completamente.  LISTA DE LOS CONCEPTOS DE COSTO DEL MANUAL Costos generales: o Encuadernación o Costos de distribución. jefes. Para eso mismo se necesita una definición clara y precisa de lo que se pretende satisfacer. Estudio preliminar del organismo social: Esta es una fase en la que los analistas de la empresa o bien se pueden contratar del exterior hacen una serie de entrevistas a los empleados. El presupuesto debe cubrir el costo de las actividades. Costos de tiempo del analista: o Auxiliar de análisis o Analistas.  PLANEACION Y ELABORACION DE LOS MANUALES Para que un manual satisfaga las necesidades de un usuario y justifique el tiempo y el dinero invertido del manual se necesita planearlo con mucho cuidado.  Auditoria interna. o Dibujos.  Política de personal. Generales.  Reclutamiento y selección.  Procedimientos. o Impresión. redacción y elaboración de graficas.

Cuestionario. Una mala distribución de manuales ocurre cuando se entregan los manuales equivocados a departamentos que no les corresponden. También debe estar el analista que lo redactara consciente y debe tomar en cuenta que tipo de lenguaje utilizara depende el área al que va dirigido. Una vez terminada la revisión. etc. por lo tanto hay ciertas técnicas visuales como los son: diagramas de flujo.  PROCESAMIENTO DE LA INFORMACION Después de reunir los datos y la información completa de la empresa se empieza a reorganizarla y a depurar las cosas que no sean tan importantes.  EJEMPLO DE ENCABEZADO: Debe llevar información básica como: o Titulo del manual. Y en cuanto se consiga la aprobación se comienza a reproducirlo y a repartirlo. o Numeración de paginas por secciones. o Espacios en blanco correctamente usados. La apariencia es muy importante pues hasta para redactarlo se necesita un formato especial . o Encabezados. Se debe de tomar en cuenta el material. o Sangría. o Numeración de paginas por documentos.  CONTROL DE MANUALES Se elabora una selección y registro de funcionarios y unidades administrativas que deben de tener los manuales. el equipo de impresión etc. etc. o Procedimiento. o Tipos de letra. o Párrafo. o Composición. para que muchos de los procedimientos sean más comprensibles para los empleados. Se lleva registro de las personas que han utilizado el manual. o Titulo de la política.  FORMATO Y COMPOSICION Una vez compilada y organizada la información se debe de elegir un formato del manual. o o o . las autoridades correspondientes deben aprobarlo. o Instructivo. Se le asigna un numero a cada ejemplar de manual. o Márgenes. Observación. Investigación documental. Entrevistas.  REDACCION Aquí ya se define lo que se va a plasmar y lo que no. o o     RECOLECCION DE INFORMACION Comunicaciones.  DISTRIBUCION Y CONTROL Para comenzar a distribuirlo se realiza una serie de platicas de difusión al personal encargado de realizar las funciones de acuerdo el manual.  REVISION Y APROBACION El analista de sistemas debe coordinar las revisiones y asegurarse de que se hagan las correcciones acertadas. Cuando se reparte correctamente y se limita su distribución se ahorran costos.  ELABORACION DE GRAFICAS Los manuales son por escrito. Se toman en cuenta los siguientes datos al elegir el formato: o Numeración de paginas. Métodos para recolectar investigación. cuadros de distribución de actividades.

Manual de finanzas. etc. Objetivos: o Responsabilizar a una determinada área. dar la clasificación. Manual de crédito y cobranza. capítulos y asuntos: o Identificación. Trata de analizar y evaluar los puestos.  PREPARACION DEL MANUAL Para elaborar el manual es necesario determinar lo que se desea alcanzar. o Secciones. o Glosario (depende). proporcionan soluciones rápidas. contabilidad. ventas. o Por costo: si se extravía un manual se tendrá que volver a imprimir y eso representa una perdida económica. Este manual solo es aplicable a empresas con gran numero de empleados. Manual de contabilidad. Este manual se elaboró y esta destinado para 3 tipos de usuarios:  Al personal en general: Dan a conocer las políticas y proceso de reclutamiento y selección. Manual de reclutamiento y selección. o Sirven de base para revisión y actualización de área. Manual de almacén. o Proporcionan soluciones rápidas a malentendidos. o o o o o o o o o  CONTENIDO DE LOS MANUALES POR FUNCION ESPECIFICA Este tipo de manuales se divide en secciones.  MANUAL POR FUNCION ESPECIFICA Los manuales por función especifica tratan de un área en especial.  MANUAL DE RECLUTAMIENTO Y SELECCION Los manuales específicos son medios de comunicación y coordinación que facilitan el cumplimiento de las políticas. o Introducción. etc. fijan la responsabilidad. para ello hay que responder a lo siguiente: o Cual es el objetivo principal al crear este manual? o Que beneficios proporcionara el manual a los usuarios.  A los supervisores: Comunica su objetivo en las actividades y políticas respecto a la forma en que el personal será integrado a la organización. Manual de personal. Manual de ventas. como por ejemplo en las empresas puede haber manuales de producción.  Al personal del departamento de recursos humanos: Como va enfocado al reclutamiento y selección de personal.Todo esto se hace para evitar: o Por seguridad: para que los manuales caigan en manos de la competencia. Manual de publicidad.  TIPOS DE MANUAL POR FUNCION ESPECIFICA Manual de producción. o Que espero (o el departamento)lograr con este manual? . personal etc.  OBJETIVOS DE LOS MANUALES Pueden contribuir a que las instrucciones sean definidas. o Índice. pautas e instrucciones sobre el reclutamiento y de selección del personal.

o Unidad orgánica responsable de su expedición. o Lugar y fecha de publicación. señalando los puestos y la relación que ahí entre ellos. la entrevista. . graficas de organización y descripción de puestos. Contienen por lo general. • PROCESO DE SELECCIÓN: Aquí se obtiene y se elige al candidato con base en los requisitos específicos para el puesto a cubrir. y las funciones y las actividades de las unidades orgánicas de la empresa. y se establecen las normas de funcionamiento básicas a las que sus miembros deberán ajustarse. • PROCESO DE RECLUTAMIENTO: Se establecen reglas a seguir en el proceso de reclutamiento:  De requisición: Para la requisición del personal se da a conocer la vacante. Aquí se detallan algunas secciones que se comprenden: Identificación: o Nombre del organismo. las pruebas diversas. • POLITICAS: Aquí se detallan los lineamentos a seguir por los usuarios en la toma de decisiones para el logro de objetivos en el área.  Elementos para la selección: Solicitud de empleo. etc. o Titulo y extensión del manual. Que sea fácil de entender tanto para un directivo como para los empleados de menor rango y aun para personas ajenas a la organización.  Técnicas para la selección: Se deberá recurrir al uso de técnicas como análisis de puestos y descripción y perfiles del puesto. Los manuales de organización exponen con detalle la estructura organizacional de la empresa. • ÍNDICE: Se enlistan los apartados del documento. los grados de autoridad y responsabilidad. Aspectos que deben considerarse:  Objetivo del manual: se establece lo que se desea lograr.  Ámbito de aplicación: donde se aplicara el manual. • INTRODUCCIÓN: En este apartado se incluyen una explicación al usuario acerca de lo que es el documento.  De reclutamiento: Mediante este elemento la organización hace de personas totalmente ajenas a parte de la misma empresa y se recluta a las mas capaces. • MANUALES DE ORGANIZACIÓN Desde el punto de vista administrativo lo ideal de toda organización pequeña. CONTENIDO DEL MANUAL ESPECIFICO DE RECLUTAMIENTO Y SELECCION El contenido de un manual especifico de reclutamiento y selección varia según el tipo y la cantidad de material que se desea detallar. mediana o grande disponga de una forma de descripción. Además se le ponen los números de referencia por pagina o apartado según dependa.  Como usar el manual: el manual consta de 7 secciones y el usuario deberá mantenerlo actualizado y devolverlo cuando deje de prestar sus servicios a la empresa. • PROCEDIMIENTOS DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN: Aquí se describen los procedimientos para la actividad operativa de reclutamiento y selección.  Autorización: aprobación del manual por parte del jefe de departamento. o Numero de revisión. Explican la jerarquía. Un manual de organización complementa con mas detalles la información que bosqueja un organigrama.

etc. Un manual de organización es el producto final tangible de la planeación organizacional. Cuando no se cuenta con el manual de organización. Índice 3. Contiene un aparato referente a la descripción de puestos. Antecedentes históricos 6. Introducción * Objetivo del manual * Ámbito de aplicación * Autoridad * Como usar el manual? 4. así como las tareas especificas y la autoridad asignada a cada miembro del organismo. Los objetivos del manual de organización son: • Presentar una visión del conjunto de la organización • Precisar las funciones encomendadas a cada unidad orgánica para deslindar responsabilidades. Organigrama 8. pero no esta actualizado o solo contiene graficas. Base legal (en caso de organismo publico) 7. grado de detalle y personal al que va dirigido. por producción. Estos manuales contienen una parte que incluyen los antecedentes históricos de la empresa.• OBJETIVOS DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN El manual de organización es un documento oficial cuyo propósito es describir la estructura de funciones y departamentos de una organización. Identificación 2. • Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad del trabajo • Evitar la repetición de instrucciones para ahorrar tiempos y esfuerzos en la ejecución del trabajo • Facilitar el reclutamiento y selección del personal • Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humano y materiales • IMPORTANCIA DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN Algunos manuales solo contienen organigramas. o cuando se dispone de uno. En la medida que el manual contenga los aspectos antes indicados la alta gerencia manifiesta su responsabilidad para organizar los recursos humanos e indicar donde y quien debe hacer el trabajo. evitar duplicaciones y evitar omisiones. • TIPOS DE MANUALES Este manual pude clasificarse con base a varios criterios. En este caso se considero el primer criterio enunciado. por funciones. CONTENIDO DEL MANUAL DE ORGANZACION: • El contenido de un manual de organización varía según el tipo y la cantidad de material que se desea detallar. Los apartados q deberá contener un manual de organización como requisito mínimo son los siguientes: 1. en este caso incluyen variantes de pudieran presentarse para manuales mas específicos. un departamento en lo particular o una sección en la organización. es de suponer que la planeación de la organización no se realizó de manera sistemática.) • Las relaciones del personal con autoridad de línea o asesoría • Los deberes y responsabilidades de cada puesto especifico. Manuales específicos de organización: son los que se ocupan de una función operativa. Directorio 5. otros también graficas y material en el q se indican: • Los objetivos de la empresa • Los canales de comunicación • Las bases por las que se diseño la estructura orgánica ( por procesos. Estructura funcional . contenido. como sea de ampliación. • • Manuales generales de organización: son aquellos que abarcan toda una empresa.

la versión pulida de su esquema. Dicha referencia puede ser numérica o alfanumérica • Usar espacios en blanco o mayúsculas para indicar las relaciones entre los conceptos de la tabla. Se recomienda la relación de las disposiciones jurídicas sigan un orden jerárquico como el que se indica enseguida. niveles jerárquicos. ya que si es larga. • Usar mini tablas de contenido para ayudar a los usuarios. en su caso • Unidad orgánica responsable de su expedición • INDICE Consiste en una relación de las partes que conforman el documento. Una tabla de contenido no debe limitarse a enunciar los encabezados de las secciones. Constitución. En la introducción no se debe describir de manera detallada la evolución del manual ni la filosofía del organismo. o de las unidades administrativas que comprende si es uno específico. los datos siguientes: • Nombre del organismo o unidad orgánica correspondiente • Titulo o extensión del manual (general o especifico) • Lugar y fecha de publicación • Numero de revisión. como les afecta y como pueden usarlo. pueden incluirse los miembros que integran el consejo de administración o su equivalente. así como sus respectivas relaciones. • DIRECTORIO Este apartado debe contener una relación de los funcionarios principales comprendidos en el área descrita en el manual general. • INTRODUCCION Es importante q la introducción sea breve. Se debe usar amplios espacios para que los usuarios encuentren con facilidad los temas en la tabla • Colocar las referencias de formato a la izquierda de los temas incluidos. rebuscada y pomposa. Una mini tabla de contenido enuncia todos los temas de determinada sección y se coloca al principio de cada una de estas. en primer termino. de los cuales se derivan las atribuciones de la entidad si es un manual general. Se recomienda realizar una codificación de tal manera que sea posible visualizar los niveles de jerarquía y las relaciones de dependencia. canales formales de comunicación. leyes. acuerdos o unidades administrativas del organismo social. los usuarios casi siempre casi supondrán que todo el manual esta redactado de la misma forma y no proseguirán la lectura. • ANTECEDENTES HISTORICOS En esta sección se debe escribir la génesis del organismo o la unidad orgánica descrita en el manual. con base a sus relaciones de jerarquía. • BASE LEGAL (EN EL CASO DE ORGANISMOS PUBLICOS) Este apartado debe contener una relación de títulos de los principales ordenamientos jurídicos. decretos. • Dar referencia apropiada para cada concepto de la tabla de contenido. se debe indicar la ley o decreto por el que este se creo (en el caso de organismos públicos) e incluir una mención de la información sobresaliente acerca de su desarrollo histórico. asi como las demás atribuciones aplicables al organismo en función de sus actividades. convenios. en la que se incluyen los numero de formato de referencia. • ORGANIGRAMA Este apartado debe presentar la estructura orgánica y reflejar de manera esquemática la posición de las unidades administrativas que la componen. . tratados. La introducción depende del tipo de manual que se este preparando. es decir. Para desarrollar una tabla de índice de un manual se debe: • Proporcionar detalles. reglamentos. De esta manera los usuarios pueden enlazar mas fácilmente los conceptos con sus números de referencia. En lugar de ello hay que indicar brevemente al usuario el tema del manual.• IDENTIFICACION En este apartado del manual se deberá indicar. líneas de autoridad y asesoría. también deben incluir los conceptos o temas que se incluyan en cada sección.

• IMPORTANCIA DEL MAUAL DE PROCEDIMIENTOS La función del manual de procedimientos consiste en describir la secuencia lógica y cronológica de las distintas operaciones. el manual de procedimiento de ventas. Es aquel que contiene información sobre los procedimientos que se establecen para aplicarse en toda la organización o en mas de un sector administrativo. • TIPOS DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS De manera general. con base a su ámbito de aplicación y alcances. • Que la descripción de funciones siga el orden establecido de la estructura organizacional. La finalidad de describir los procedimientos es la de uniformar y documentar las acciones que realizan las diferentes áreas de organización y orientar a los responsables de su ejecución en el desarrollo de las actividades. • Procedimiento especifico. Los manuales de procedimientos son aquellos instrumentos de información en los que se consigna. • MANUALES DE PROCEDIMIENTOS INTRODUCCION Es muy importante que los procedimientos de operación se registren por escrito y se pongan a disposición del personal en un documento (manual). f) Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales. los manuales de producción y el manual de finanzas. Los objetivos del manual de procedimientos son: a) Presentar una visión integral de como opera la organización. los pasos y operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones de una unidad administrativa. la dirección y el control administrativo.• ESTRUCTURA FUNCIONAL En este apartado se deben describir las actividades inherentes a cada uno de los cargos y unidades administrativas contenidas en la estructura orgánica que le permitan cumplir con sus responsabilidades y deberes. O bien se pueden clasificar. se recomienda lo siguiente: • Que primero se indiquen los objetivos de la unidad administrativa de que se trate. en las que se indican los procedimientos de operación de todo un departamento. en manuales de: • Procedimiento general. Son aquellos que contienen información sobre los procedimientos que se siguen para realizar las operaciones internas en una unidad administrativa con el propósito de cumplir de manera sistemática con sus funciones y objetivos. por ejemplo. • Que la descripción de las funciones inicie con un verbo en tiempo indefinido. Practicas generales en un área determinada de actividad. • Practicas departamentales. De lo anterior podemos deducir que un manual de procedimientos es el documento de los como: • Como dar de alta o de baja a una persona de la organización. También pueden referirse a: • Tareas y trabajos individuales. cuando. como instrumentos administrativos que apoyan el quehacer institucional. • OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Los manuales de procedimientos. . • Que los títulos de los órganos sean los mismos que se señalen en el apartado de la estructura funcional. e) Servir como medio de integración y orientación para el personal de nuevo ingreso con el fin de facilitar su incorporación a su unidad orgánica. el manual de reclutamiento y se lección de personal. Para que el usuario comprenda mejor. se consideran elementos básicos para la coordinación. como operar una maquina de contabilidad. d) Describir gráficamente los flujos de operaciones. por ejemplo. en forma metódica. Los procedimientos administrativos son un conjunto de operaciones ordenadas en secuencia cronológica que precisan la forma sistemática de hacer determinado trabajo rutinario. Este viene hacer una guía de trabajo que resultara muy valiosa. donde y para que se han de realizarse. como. b) Precisar la secuencia lógica de los pasos que componen cada uno de los procedimientos. c) Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada área de trabajo. por ejemplo. ya que facilitan la adecuada relación entre las distintas unidades administrativas de la organización. Los manuales de procedimientos deben reservarse para información de carácter estable relacionada con la estructura procedimental de la organización. señalando quien. por sus características diversas de los manuales de procedimientos pueden clasificarse en manuales de procedimientos de oficina y manuales de procedimientos de fabrica.

por producto. Formas * Formas empleadas (por lo general.Interpretación de la estructura orgánica. Organigramas . Cada operación o paso descrito puede indicar además el equipo que se utilice en cada caso. • Diagrama de flujo. como. Introducción * Objetivos del manual * Alcance * Como usar el manual * Revisiones y recomendaciones 3. de manera narrativa y secuencial.) * Relación entre el personal con autoridad de línea y asesoría 4. en la cual se explican aspectos como: * Sistema de organización (lineal. siguiendo la secuencia en que se realizan las operaciones de un determinado procedimiento o el recorrido de las formas o los materiales. Los diagramas muestran desde las unidades administrativas que intervienen (procedimiento detallado). • COMO ELABORAR UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS El primer paso para elaborar un manual de procedimientos es determinar lo que se desea lograr. Como atender y resolver reclamaciones de los clientes. etc. planeadas) * Instructivo.) * Tipo de departamentalización (geográfica. La técnica utilizada para representar gráficamente los procedimientos se denomina diagrama de flujo. Por ejemplo: 1. presentado en forma sencilla y accesible en el manual. que facilita la comprensión de los mismos.• • Como agregar una cuenta nueva al libro mayor general. Es idóneo para representar el flujo de los pasos de un procedimiento. Desde luego. 6. cada uno de los pasos q hay q realizar dentro de un procedimiento. Índice 2. etc. sin embargo. funcional. existe una serie de elementos que deben considerarse requisito mínimo para cualquier documento de esta índole. donde y en que se llevan acabo. Cuando se usen los diagramas de flujo en los manuales se recomienda usar la menor cantidad de símbolos. Estructura procedimental * Descripción narrativa de los procedimientos. . es muy importante dejar claro que un manual de procedimientos no debe de estar sobrecargado de elementos superfluos que reduzcan considerablemente su valor operativo. Sin embargo. la sencillez y la profundidad deben ser las características que inspiren su programación. explicando en que consisten. e indicando las unidades administrativas responsables de su ejecución. En otras palabras. cunado. • ESTRUCTURA PROCEDIMENTAL En este apartado de deberán presentar por escrito. • GRAFICAS En este apartado se presentan los procedimientos de manera grafica. con que. Para ello el analista deberá hacer las siguientes preguntas: • ¿Cuál es el objetivo del organismo al crear el manual de procedimientos? • ¿Qué beneficios proporcionara el manual de procedimientos? • Que espero lograr o que mi departamento logre con el manual de procedimientos? • CONTENIDO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Una regla respecto al contenido de manuales establece que un manual solo debe contener los elementos necesarios para el logro de los objetivos previstos y para el mantenimiento de los controles indispensables.Graficas * Diagramas de flujo 5. Se emplean principalmente en el análisis de los procedimientos. proporcionan una descripción sintética de conjunto. De estas breves anotaciones se puede comprender lo difícil que es abarcar en una formula todos los elementos que deben aparecer en cada apartado del manual.

Proporcionan un marco de acción en el cual el administrador puede operar libremente. la política establece la guía. 2. e) Facilitar la de descentralización al suministrar a los niveles intermedios lineamientos claros a seguir en la toma de decisiones. una política es promover al personal con base a sus méritos. pero no dice quien será promovido. o instrucciones similares. f) Servir de base para una constante y efectiva revisión administrativa. Generan seguridad de comunicación interna en todos los niveles. Requieren que los administradores se apoyen en ellos y determinen que acciones se tomaran en diversas circunstancias. Un manual de políticas persigue los siguientes objetivos: a) Presentar una visión de conjunto de la organización. Facilitan el desarrollo de las autoridades administrativas. Ayuda a asegurar un tarto equitativo para todos los empleados. . Como se ve. • VENTAJAS DE LOS MANUALES DE POLÍTICAS Las políticas escritas tienen las siguientes ventajas: 1. explicaciones y espacios para la anotación de los datos obtenidos. 5. Por ejemplo. b) Precisar expresiones generales para llevar acabo acciones que deben realizarse en cada unidad administrativa. • OBJETIVOS DEL MANUAL DE POLITICAS Una política es una actitud. Podemos concluir que las políticas no son otra cosas que una actitud de alta gerencia. • MANUALES DE POLITICAS INTRODUCCION ¿Qué es un manual de políticas? Es un documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administración que probablemente se presenten en determinadas circunstancias. El manual de políticas se relaciona prácticamente con todos los demás tipos manuales y su importancia radica en que puede influir sobre ellos. estas actitudes deben ser comunicadas de manera continua A todos los niveles jerárquicos. rápido y claro. d) Orientar e informar al personal. para la administrarla en forma adecuada. 6. • IMPORTANCIA DEL MANUAL DE POLITICAS La importancia de un manual de políticas radica en su calidad de recurso técnico para ayudar a la orientación del personal. 7. o proporcionar soluciones rápidas a los malentendidos y mostrar como puede contribuir el empleado al logro de los objetivos de los organismos. Proporcionan un panorama general de acción para muchos asuntos. Por otro lado. Las políticas establecen líneas de guía. datos e información.• FORMAS Una forma no es mas que un objeto que tiene impresa información estática con espacio en blanco para asentar con información variable. para ubicar su puesto a nuevos empleados. Son fuente de conocimiento inicial. Puede ayudar a establecer políticas y procedimiento. 3. c) Proporcionar expresiones para agilizar el proceso decisorio. 4. Las formas son realmente un apoyo en el que se pueden recabar. de modo que solo los asuntos poco comunes o inesperados requieren la atención de los altos directivos. Su creación se justifica si el trabajo de correlación se facilita con una forma de diseño uniforme. provista de aclaraciones. explicaciones. si se desea que las operaciones se desarrollen conforme al plan. y los manuales administrativos constituyen una herramienta de comunicación muy importante en el quehacer administrativo. el manual de políticas libera a los administradores o gerentes de tener que repetir información. De lo antes expuesto podemos concluir que en toda accion administrativa la comunicación tiene una importancia vital . un marco en el que el personal operativo pueda obrar para balancear las actitudes y objetivos de la dirección superior según convenga a las condiciones del organismo social. de manera sistemática y coordinada.

Organigrama 4. 1.• o TIPOS DE MANUALES DE POLÍTICAS Manuales generales de políticas. Declaración de políticas • DECLARACION DE POLÍTICAS En este apartado se deberá presentar las políticas por escrito a seguir por cada una de las unidades administrativas de que se trate. Son aquellos que abarcan todo el organismo social. como elementos primarios. Índice 2. Incluyen. que deben respetarse en sus labores especializadas. . o • CONTENIDO DEL MANUAL DE POLÍTICAS Es muy importante dejar claro que un manual de políticas no debe estar sobrecargado de apartados superfluos que reduzcan su valor operativo. Hay que recordar que las políticas escritas establecen limites o marcos de referencia en las que el personal puede actuar en forma equilibrada de acuerdo con los objetivos y actitudes. un departamento o una sección en particular. Manuales específicos de políticas. se caracteriza por la sencillez y la profundidad. Introducción * Objetivos del manual * Alcance * Como usar el manual * Revisiones y recomendaciones 3. Se emplean para enfatizar las políticas básicas de un área específica. aquellas disposiciones generales con tipo fijo. las cuales cada área establece en forma unilateral a efectos de sus propias responsabilidades y actividad funcional. Son los que se ocupan de una función operacional.

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