RELACIN DE NORMAS SOBRE ARCHIVOS EN COLOMBIA Contra lo que suele creerse, en la legislacin colombiana existen no pocas disposiciones atinentes

a los archivos activos, intermedios e histricos. La dispersin de las mismas ha hecho que muchos funcionarios obligados a observarlas no den cabal cumplimiento a los mandatos constitucionales, legales y reglamentarios que tienen que ver con los archivos. Por su parte, los responsables de estos no pueden actuar frente a las autoridades del orden municipal, departamental o nacional en demanda de la atencin que requiere el trmite documental o el patrimonio histrico de la Nacin. Con esta breve relacin el Archivo General desea informar a las autoridades, archivistas, funcionarios y ciudadanos en general, acerca de los ms importantes preceptos y las normas escenciales relativas a los archivos para que con el esfuerzo y la participacin de todos se cumplan las disposiciones vigentes y se avance en la construccin de la poltica archivstica en nuestro pas. El cumplimiento y el respeto de los derechos fundamentales consagrados en la Constitucin Poltica de Colombia, como el derecho a la Informacin(art.23), Acceso a los Documentos Pblicos (art.74), sern posibles si en la administracin pblica se establece una verdadera y responsable organizacin tcnica de los archivos en todos sus niveles, que sirva para recuperar con agilidad y en tiempo oportuno la informacin requerida por los ciudadanos. Los archivos activos o de gestin son fundamentales para la administracin pblica y la guarda de los derechos ciudadanos y los archivos histricos conservan la memoria colectiva que es esencial para la identidad de la Nacin. Por tales razones a ningn ciudadano y tanto menos a ning funcionario le pueden ser indiferentes los archivos. Invitamos muy especialmente a los funcionarios de la administracin pblica y a los archivistas a consultar las disposiciones referenciadas para sustentar la elaboracin de proyectos y la definicin de acciones archivsticas que hagan de los archivos centros de informacin tiles para la gestin administrativa y partes fundamentales del patrimonio cultural del pas. CONSTITUCIN POLTICA DE COLOMBIA DISPOSICIONES CONTENIDAS EN CDIGOS COLOMBIANOS LEYES DECRETOS ACUERDOS RESOLUCIONES

CIRCULARES NORMAS TCNICAS

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS Es un programa especial del Archivo General de la Nacin cuyo objetivo es integrar las instituciones archivsticas, pblicas y privadas, del pas para lograr la homogeneizacin y normalizacin de los procesos archivsticos, promover el desarrollo y modernizacin de estos centros de informacin, salvaguardar el patrimonio documental y fomentar el acceso de los ciudadanos a la informacin y a los documentos. El Sistema Nacional de Archivos se desarrolla bajo los principios de unidad normativa, descentralizacin administrativa y operativa, coordinacin, concurrencia y subsidiariedad. Est integrado por los Archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organizacin administrativa, territorial y por servicios, as como los archivos privados que lo soliciten. Los proyectos y programas archivsticos de las instituciones que conformen el Sistema Nacional de Archivos se acordarn, ejecutarn y regularn siguiendo los principios de participacin, cooperacin, descentralizacin y autonoma. El Sistema cuenta con Consejos Departamentales de Archivos en los departamentos de: Antioquia, Atlntico, Boyac, Crdoba, Caldas, Guaviare, Meta, Nario, Putumayo, Risaralda, Tolima y Valle. Y los Comits Asesores Sectoriales, el Comit de Archivos de Iglesias Credos y Religiones, el de Archivos de Instituciones de Educacin superior y los especializados por reas y competencias, los de Clasificacin y Descripcin, de Normalizacin, de Conservacin y Restauracin, Reprografa y Automatizacin, Capacitacin y Formacin. El Sistema Nacional de Archivos desarrolla los siguientes programas: Garantiza el compromiso del Estado en general y de la Administracin Pblica en particular a nivel nacional, regional y local para que en un tiempo relativamente breve, se constituyan, reorganicen y consoliden los archivos del pas, en particular los del nivel municipal. De otra parte, configura un conjunto de normas, procedimientos y lineamientos de aplicacin general, un marco conceptual y un lenguaje comn propio del quehacer archivstico. Asimismo, el Sistema Nacional de Archivos procura la consolidacin y mejoramiento de los programas especializados en archivstica y apoya la capacitacin en general. Procura condiciones ptimas para el trabajo archivstico, en particular para la recopilacin, organizacin, conservacin, reprografa, investigacin y difusin de los archivos, a nivel nacional, regional y local. Institucionaliza y consolida canales de comunicacin entre los distintos componentes del Sistema Nacional de Archivos. Propicia y apoya la investigacin archivstica e historiogrfica con base en fuente primaria. El programa de Asistencia Tcnica atiende solicitudes de instituciones interesadas en obtener orientacin sobre organizacin, manejo, preservacin, conservacin, servicio y control de los archivos, mediante asesoras o interventoras.

NORMAS TCNICAS COLOMBIANAS SOBRE ARCHIVOS Normas expedidas por el ICONTEC con apoyo del Comit de Normalizacin del Sistema Nacional de Archivos El Archivo General de la Nacin a travs de los Comits Tcnicos: Clasificacin y Descripcin, Reprografa y Automatizacin y Conservacin de Documentos y la Secretara Tcnica AGN-ICONTEC, ha trabajado en la normalizacin de la actividad archivstica en Colombia. Hoy Colombia cuenta con las siguientes Normas Tcnicas producto de este trabajo: NTC 4095 Norma General para la descripcin Archivstica NTC 3723 Micrografa. Microfilmacin de Documentos sobre pelculas de tipo gelatina y sales de plata de 16mm y 35mm. Tcnicas de operacin NTC 4080 Micrografa. Smbolos grficos para su uso en microfilme con su significado, aplicacin y localizacin. Clasificacin de Microfilmes NTC 4436 Informacin y Documentacin. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad NTC 5029 Norma sobre Medicin de Archivos NTC 5174 Norma sobre procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata NTC 5238 Micrografa: microfilmacin de series: Procedimientos de operacin