IMPORTANCIA DE LA CAPACITACION EN LOS RECURSOS HUMANOS

Jos Luis Delgado Gutirrez, M.A.*

Delgado-Gutirrez JL. La importancia de la capacitacin en los recursos humanos. Hitos de Ciencias Econmico Administrativas 2000;15:21-24. Delgado-Gutirrez JL.The importance of training in human resources.Hitos de Ciencias Econmico Administrativas 2000;15:21-24.

RESUMEN Hoy en da para toda empresa los recursos humanos son una parte esencial para su buen funcionamiento, ya que el personal de una organizacin es uno de los recursos ms importantes, por medio de ellos se puede alcanzar los objetivos establecidos y tambin se puede llegar a un mejor desarrollo de la empresa para alcanzar un alto nivel de competitividad.

ABSTRACT Nowadays human resources are an essential part in every enterprise or its own operation, because the companys staff is one of the most important resources, through them you can get the established goals and also you can get a better development of the company to reach the point of getting a high level of competition.

Palabras Claves: Capacitacin. Recursos Humanos.

Key words: Training. Human resources.

DIRECCION PARA RECIBIR CORRESPONDENCIA: DACEA-UJAT. Zona de la Cultura. Av. Universidad s/n. C.P. 86000. Villahermosa, Tabasco.

l valor de una empresa lo determina su personal, por eso es importante elaborar un inventario de sus recursos humanos. Qu es el inventario de los recursos humanos? Es una herramienta muy til para la administracin del personal y su planeacin estratgica, el inventario de recursos humanos abarca una serie de registros histricos de la suma de aptitudes, experiencias y cualidades de los empleados que permite generar un anlisis y una evaluacin del nivel competitivo en un momento determinado. Es importante mencionar que tambin ayuda a considerar qu empleados pueden ocupar un puesto en el momento que exista una vacante antes de pensar en contratar personal externo, ya que permite tener un enfoque ms claro del desempeo de los empleados. A su vez, es importante mantener el control del personal sobre todo por lo antes mencionado. Esto se llevara a cabo mediante un sistema de informacin para el departamento de Recursos Humanos, esto permitira mantener un mejor control de personal dentro de la organizacin. Este sistema nos proporcionar de manera ms rpida la informacin oportuna que permitir a los gerentes tomar decisiones acertadas sobre el manejo del personal. Esto se muestra grficamente en el siguiente cuadro:

R eclu ta mie nto R ela cio ne s La b o rales

An lis is y D es c ripci n de pue s tos

S e le cci n

Adm inis trac i n de Sue ldo s y Salarios

E n tre na mie nto y d esa rro llo

E v alua ci n d el d ese mp e o

El cuadro anterior nos muestra las aplicaciones y relacin de la descripcin de puestos que permiten al gerente tener un mejor control en el desempeo de los empleados. Los factores que intervienen dentro del anlisis y descripcin del puesto son los siguientes: q Reclutamiento: Determina las fuentes y los mtodos de reclutamiento.
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* Profesor-Investigador de la Divisin Acadmica de Ciencias Econmico Administrativas. MAYO-AGOSTO 2000. Ao 6, Nmero 15.

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q Seleccin: Proporciona las especificaciones para el proceso de seleccin. q Relaciones Laborales: Puede auxiliar a componer las unidades de negociacin y los representantes. q Administracin de sueldos y salarios: Proporciona las bases para determinar la tasa de pago de los empleados. q Entrenamiento y Desarrollo: Es un factor importante en la determinacin de las necesidades de instruccin. q Evaluacin del desempeo: Proporciona criterios de desempeo contra los cuales se evala a los empleados. Podemos concluir que utilizando este sistema de informacin se puede lograr una mayor eficiencia y desarrollo de los recursos humanos. Otro de los aspectos importantes dentro de los recursos humanos es la capacitacin. Toda capacitacin genera un cambio, lo que provoca que el personal se empiece a sentir amenazado e inseguro, ya que un cambio puede poner en peligro su trabajo y forma de vida, esto provoca que existan tres tipos de reacciones que tiene el empleado frente a un cambio: 1. Que se encierre en s mismo para no aceptar el cambio. 2. Abrirse tanto sin cuestionar todo lo nuevo perdiendo su identidad. 3. Comprender y aprovechar el cambio, aceptndolo, tomndolo como una oportunidad para crecer dentro de la empresa. Estos tres factores nos permiten tener una visin ms amplia de la reaccin que pueda tener el empleado frente al cambio, aqu empieza el trabajo de la gerencia para hacer que todos los empleados entiendan que siempre existirn cambios en el trabajo pues la tecnologa avanza a pasos agigantados y junto con ella el nivel de competitividad de la empresa. Una vez visto todo lo que puede ocurrir por un cambio se puede empezar con la capacitacin. La capacitacin es una manera de proporcionar a los empleados las habilidades necesarias para desempear su trabajo con mayor eficiencia. Este trmino abarca dos elementos personales: capacitador y capacitando. q Capacitador: Es la persona especializada en el ramo en que se va a dar la capacitacin y es el encargado de ensear al empleado las nuevas tcnicas a utilizar dentro de la empresa. q Capacitando: Es la persona que va a aprender no
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slo los conocimientos bsicos, sino tambin a manejar diferentes situaciones as como corregir sus propios errores con el fin de obtener un desarrollo personal. Existen diversos mtodos de capacitacin, entre los cuales encontramos: q Capacitacin para propsitos especiales: Actualmente se necesita capacitar a empleados para realizar actividades especficas dentro de la organizacin, un ejemplo de estos mtodos es cuando una empresa va a lanzar al mercado un nuevo producto, necesita capacitar a un cierto grupo de empleados para que desarrollen todas las actividades concernientes al producto en especfico. q Capacitacin de alfabetizacin: Este mtodo de capacitacin se divide en dos partes, la primera est representada por la prueba de aptitudes bsicas, la cual nos indica si los trabajadores son rechazados o aceptados en el trabajo. La segunda forma parte de responder a este problema al instruir programas bsicos de alfabetizacin. Como punto de vista, podemos decir que muchas empresas no se preocupan por este tipo de capacitacin, puesto que a ellas slo les preocupa la productividad del empleado, sin tomar en cuenta que este mtodo influye en el buen desempeo del empleado. q Capacitacin para el servicio al cliente: Hoy en da no basta tener buenas instalaciones dentro de las empresas, ni un precio justo para que los clientes se sientan a gusto. Uno de los aspectos ms importante es la manera en que los empleados se dirigen a los clientes. Las empresas de servicio se han dado cuenta de esta importancia y han implementado programas de capacitacin para el servicio a clientes. El objetivo principal de este programa es capacitar a los empleados de una empresa para mejorar la forma en que se dirigen al cliente, de tal modo que sea corts y hospitalaria, para que el cliente se sienta a gusto, esto da origen a las frases El cliente es primero y El cliente siempre tiene la razn. Existen programas de capacitacin, orientacin y servicio al cliente en donde el primer punto es familiarizar a los empleados con el origen de la empresa donde se encuentran laborando y las expectativas de la misma, este programa tambin ensea a los empleados las actitudes necesarias que deben tener para ofrecer un buen servicio. q Capacitacin para el trabajo en equipo: Es comn que las empresas utilicen los grupos de trabajo para mejorar el desempeo y la eficiencia de las actividades que realicen. Los grupos de trabajo son una forma de involucramiento del trabajador en la planificacin,
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organizacin y un buen manejo del puesto en que se encuentra. Formar grupos de trabajo no es tan sencillo ni se da por s solo, sino que los empleados deben ser capacitados para que aprendan a trabajar en equipo y realicen su mejor esfuerzo para ser un buen miembro del equipo. Un ejemplo es la empresa Toyota que dedica mucho tiempo en la capacitacin de sus nuevos empleados, para que se escuchen unos a otros y aprender a interactuar con sus compaeros. Existen tambin capacitaciones externas, las cuales consisten en llevar a un equipo administrativo a un terreno montaoso para que los miembros del equipo aprendan a ayudarse unos con otros, y a confiar entre s. Algunas empresas utilizan los grupos de trabajo para analizar los problemas relacionados con la produccin lo que les permite llegar a una solucin ms rpida. q Capacitacin en la diversidad: Esta capacitacin es muy importante en la empresa puesto que trata de crear una mayor sensibilidad en los supervisores y tambin en los no supervisores, con el objeto de entender los retos que tienen las mujeres y otros grupos para aspirar a una carrera; otro punto muy importante es la sensibilidad para fomentar una relacin laboral ms estable y agradable entre las personas que laboran en la empresa. La capacitacin en la diversidad muestra a los empleados dos aspectos que influyen en su desempeo: 1. Cmo su propia educacin influye en las suposiciones que hacen y en su conducta. 2. Las personas de diferentes culturas reaccionan de manera diferente en el lugar de trabajo. Puesto que difieren en sus races y costumbres. Un ejemplo: los tabes que se dan en Japn por arriesgarse; ya que los japoneses consideran esto como algo muy peligroso, por lo tanto no tendra ningn valor tomar la capacitacin, ya que esto implica estar en peligro. q Capacitacin en los valores: Los programas de capacitacin de valores actualmente estn enfocados a educar a los empleados en torno a los valores de la empresa, de tal manera que desarrollen valores personales.
APLICACIONES POR COMPUTADORA EN LA CAPACITACIN

ejecutivo de tal manera que stos puedan revisar los avances que sus empleados vayan logrando el sistema de Instruccin Asistido por Computadora (IAC) tiene la ventaja de que puede ser actualizado en cualquier momento, de acuerdo a las innovaciones tecnolgicas. Otra de las ventajas es que, por ser por computadora, los empleados no necesitan ir a una hora especfica a tomar su capacitacin, simplemente se introducen al programa en su misma computadora a cualquier hora.
EVALUACIN DEL ESFUERZO DE CAPACITACION

Despus que se ha terminado la capacitacin de los empleados, es importante evaluar qu tanto aprovecharon o les sirvi la capacitacin. Los empleados capacitados deben mejorar su eficiencia y desempeo en su puesto debido a que cuentan con ms herramientas y estn ms preparados para desempear su trabajo. Existen dos maneras para evaluar los resultados de la capacitacin: una es diseando el estudio de evaluacin y la experimentacin controlada, y la segunda forma de evaluacin estudia qu efecto de la capacitacin se deben medir, dentro de estos efectos encontramos: q La reaccin: respuesta del empleado ante el programa. q El aprendizaje: es la forma en que el empleado comprende los principios y habilidades. q La conducta: evaluar si la conducta cambi debido a la capacitacin. q Resultados: es importante preguntar qu tanto influyo la capacitacin en los resultados obtenidos?
CAPACITACION APLICADA A NEGOCIOS PEQUEOS

Para una empresa no es redituable dedicarle mucho tiempo a contratar los mejores empleados, si stos no estn bien capacitados. Bsicamente se manejan cinco pasos para capacitar cuidadosamente a sus empleados: 1. Establecer los objetivos de la capacitacin: Estos deben de estar bien definidos, de tal manera que puedan ser alcanzados. 2. Escribir una descripcin de puesto detallada: Esta debe de estar por escrito, definiendo lo que hace el empleado, como lo hace, y por qu lo hace tambin debe de estar definido el ambiente de trabajo y la comprensin del mismo. 3. Formar un registro del anlisis de las tareas: En
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Instruccin asistida En la actualidad muchas empresas o la gran mayora utilizan computadoras para hacer ms fcil el proceso de capacitacin. El sistema de instruccin asistida por computadora tiene muchas ventajas, entre ellas es que siempre son fciles de usar, ofrecen una instruccin individual y los empleados reciben retroalimentacin rpida, estos sistemas ofrecen un control en el mbito
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este paso se debe desarrollar una lista con cuatro columnas. La primera debe tener las tareas incluyendo lo que se va a realizar; en la segunda columna van las normas de desempeo como cantidad, calidad, etc.; en la tercera columna se describen las aptitudes especficas y en la ltima columna se describen las aptitudes requeridas. 4. Desarrollar una hoja de instrucciones. 5. Preparar un programa de capacitacin para el puesto: Este se desarrolla una vez llenando los cuatro pasos anteriores. Podemos concluir que para lograr una excelente capacitacin se deben llevar a cabo acciones que proporcionen un desarrollo de las habilidades, conocimientos, actitudes y aptitudes que el personal requiere para desempear su puesto. Los principales medios para formar profesionalmente a los recursos humanos son cursos, eventos, conferencias, lecturas, instruccin programada, software educativo, becas y otras formas de educacin a distancia. La capacitacin se debe dar a medida que cambian las exigencias del puesto, se tienen que modificar y actualizar las habilidades utilizando los cuatro pasos bsicos en la capacitacin:

Evaluacin de necesidades de capacitacin

Establecer los objetivos de la capacitacin

Capacitacin

Evaluacin de resultados
Estos cuatro pasos son esenciales para una buen desarrollo de la capacitacin dentro de los recursos humanos.

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Mayo-Agosto 2000 http://www.ujat.mx/publicaciones/hitos

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