Lic.

Jaime Castaaza Administracin III

DEFINICIN DE BENCHMARKING: Un proceso (1) sistemtico (2) y continuo (3) para evaluar (4) los productos (5) servicios y procesos de trabajo de las organizaciones (6) que son reconocidas (7) como representantes de las mejores prcticas (8), con el propsito de realizar mejoras organizacionales (9). o Grupo 1 (Proceso): El Benchmarking es un proceso y prcticamente todas las definiciones enfatizan la idea de que el Benchmarking involucra una serie de acciones que definen aspectos, problemas u oportunidades; mide el desempeo (propio y el de otros); lleva a conclusiones basadas en un anlisis de la informacin recopilada; y estimula cambios y mejoras organizacionales. o Grupo 2 (Sistemtico, estructurado, formal, analtico, organizado). Hay un mtodo para hacer benchmarking. Para la mayora de las compaas, este hecho se demuestra mediante la existencia de modelo o grfico de un proceso de benchmarking, que estimule un conjunto de acciones recomendadas de un orden particular. o Grupo 3 (continuo, continuado, a largo plazo): Este grupo de palabras indican que el benchmarking es algo que tiene lugar en el un perodo de tiempo extenso. No es a corto plazo ni es una actividad que se realiza una sola vez. o Grupo 4 ( evaluar, entender, diagnosticar, medir, comparar): El benchmarking es un proceso investigativo. Es mediante el proceso de medicin, evaluacin, comparacin, etc. , como se produce la informacin que le agrega valor a la calidad de la toma de decisiones, en conclusin el benchmarking es una herramienta que ayuda aprender acerca de uno mismo y de los dems.

Lic. Jaime Castaaza Administracin III

o Grupo 5 (prcticas comerciales, productos, servicios, procesos de trabajo, operaciones, funciones): El benchmarking no se limita a una faceta de actividades de la organizacin. La gran mayora de las definiciones de benchmarking ponen nfasis en el hecho de que es til para entender tanto el proceso del trabajo como los productos o los servicios que se obtienen de dichos procesos. o Grupo 6 (organizaciones, compaas, instituciones): El enfoque que el benchmarking no se limita a prcticas, servicios o productos competitivos. Cuando la definicin se amplia para incluir procesos comerciales genricos, se hace evidente que el benchmarking se puede aplicar a cualquier que produzca resultados similares o que se dedique a prcticas comerciales similares. o Grupo 7 (acreditadas, reconocidas, identificadas): El proceso de benchmarking parte de una investigacin inicial para descubrir los nombres de las empresas que son conocidas como excelentes en el rea examinada. o Grupo 8 (Los mejores en su clase, clase mundial, representantes de las mejores prcticas): Las organizaciones seleccionadas para investigacin y anlisis deben ser las ms avanzadas posibles en lo que respecta a la materia que se va someter a benchmarking. Con frecuencia, la identificacin de estas organizaciones se alcanza despus de haber considerado una extensa lista de organizaciones de renombre. o Grupo 9 (Hacer una comparacin organizacional, realizar mejoras organizacionales, etc.): El propsito del benchmarking suele incluir alguna referencia a comparaciones y cambios.

Lic. Jaime Castaaza Administracin III

TIPOS DE BENCHMARKING TIPO

Interno

DEFINICIN
Actividades similares en diferentes sitios, departamentos, unidades operativas, pases, etc.

EJEMPLO
Prcticas de fabricacin en EEUU. Frente a prcticas de Xerox en Fuji Japn.

VENTAJAS
Los datos suelen ser fciles de recabar. Buenos Resultados para compaas que estn perfectament e diversificada s Inf. de los resultados del negocio Prcticas o tecnologas comparables Historia de recopilacin de Inf. Descubrir prcticas innovadoras Tecnologa o prcticas fcilmente transferibles Redes profesionales Resultados estimulantes Bases de datos pertinentes.

DESVENTAJAS
Foco limitado Perjuicios internos

Competitivo

Competidores directos que venden a la misma base de clientes

Cannon Ricoh Kodak Sharp

Dificultades para recopilacin de datos Problemas de tica Actitudes antagnicas Dificultad para transferir prcticas a un medio diferente. Alguna informacin no es transferible. Consume tiempo.

Funcional (Genrico)

Organizaciones acreditadas por tener lo ms avanzado en productos / servicios / procesos

Almacenamiento (L.L.Bean) Rastreo del estado de despachos (Federal Express) Servicio al Cliente( America n Express)

Lic. Jaime Castaaza Administracin III

POR QU EMPLEAR EL BENCHMARKING? Planificacin Estratgica Desarrollo de planes a corto y largo plazo Tendencia de las predicciones en reas Pronsticos comerciales pertinentes. Aprendizaje funcional, pensando fuera Nuevas Ideas de la caja Comparaciones con competidores u Comparaciones organizaciones con los mejores producto/proceso resultados. Fijacin de objetivos del desempeo en Fijacin de objetivos relacin con las prcticas ms modernas.

QU COSAS SOMETER AL PROCESO DE BENCHMARKING? Productos y servicios Procesos de trabajo Funciones de apoyo Productos terminados; caractersticas del producto y el Servicio. En qu forma un producto o servicios se produce o recibe apoyo. Trabajo indirecto: no asociado directamente al proceso de produccin o al de apoyo (por ejemplo, financiamiento, recursos humanos.) Costos, ingresos, indicadores de produccin, indicadores de calidad. Planes a corto o largo plazo; proceso de planificacin..

Desempeo organizacional Estrategia

Lic. Jaime Castaaza Administracin III

QU ES Y QU NO ES EL BENCHMARKING? EL BENCHMARKING ES Un proceso continuo EL BENCHMARKING NO ES Un evento que se realiza una sola vez. Un proceso de investigacin Un proceso de investigacin que proporciona informacin que da respuestas sencillas. valiosa. Un proceso para aprender Copiar, imitar. de otros y una bsqueda programtica Un trabajo que consume Rpido y fcil. tiempo y un proceso de trabajo intenso que requiere disciplina. Una herramienta viable que Una moda proporciona informacin til para mejorar prcticamente cualquier actividad de negocios.

LAS CINCO ETAPAS DEL PROCESO DE BENCHMARKING:

Actuar

Determinar a qu se le va hacer benchmarking

Recopilar y analizar la inf. de Benchamrking

Proceso de Benchmarking

Formar un Equipo de Benchamrking

Identificar a los socios del Benchamrking

Lic. Jaime Castaaza Administracin III

PRIMERA ETAPA 1. DETERMINAR A QU SE LA VA HACER BENCHMARKING: La primera etapa del proceso es identificar a los clientes para la informacin del benchmarking y sus necesidades, y definir los asuntos especficos a los cuales se les va hacer el benchmarking. Definido esto se procede a identificar y asegurar los recursos necesarios (por ejemplo, tiempo, presupuesto, personal) para llevar acabo una exitosa investigacin. NECESIDADES DEL CLIENTE DE BENCHMARKING
Clientes de Inf. De Benchmarking
Alta Admn. Equipo de Benchmarking Otros empleados Socios del Benchmarking.

2
Tipos de Benchmarking
Interno Competitivo Funcional.

3
Tipos de Informacin
Productos/Servicos Procesos de trabajo Funciones de apoyo Estrategia Desempeo Org. (costos e ingresos)

4
Usos de Informacin
Planificacin Estratgica Pronsticos Nuevas Ideas Comparaciones Prod/procesos Fiajcin de metas

5
Cantidad de Informacin

6
Calidad de la Informacin

7
Expectativas de Informes

Alcance de la Actividad de Benchmarking

SEGUNDA ETAPA

Lic. Jaime Castaaza Administracin III

2. FORMAR UN EQUIPO DE BENCHMARKING: Aunque el benchmarking puede ser conducido por individuos, la mayor parte de los esfuerzos de benchmarking son actividades de equipo. El proceso de escoger, orientar y dirigir un equipo es la segunda etapa importante del proceso benchmarking. Los papeles y las responsabilidades especficas se les asignas a los miembros del equipo. Se introducen herramientas de manejo de proyectos para garantizar que las tareas de benchmarking sean claras para todas las personas involucradas y para que las etapas claves del proyecto sean identificadas. Estructura tpica de un Equipo de Benchmarking
Cliente / patrocinador del Benchamrking

Facilitador

Apoyo al proyecto -Capacitacin -Asesora Jurdica -SIG -Servicios de Biblioteca -Asistencia Administrativa -Apoyo del personal de oficina Alta admn.

Gerente del Proyecto Equipo de Benchmarking -Recopiladores de datos - Analistas

Lic. Jaime Castaaza Administracin III

PERFILES DE LAS FUNCIONES DE BENCHMARKING FUNCIONES

Gerente del Proyecto Planifica, organiza, dirige y controla el proyecto de benchmarking. Eslabona los resultados con otras unidades organizacionales Recopiladores de datos / analistas Desarrolla y emplea tcnicas de benchmarking para recopilar, analizar y presentar datos. Proyecto de apoyo de benchmarking Proporciona apoyo a los equipos de benchmarking segn se necesite

RESPONSABILIDADES
Identificar a los clientes y sus necesidades Seleccionar los miembros del equipo de benchmarking. Desarrollar y controlar el presupuesto Seleccionar proveedores / asesores externos Considerar os asuntos legales y ticos del proyecto Proporcionar informes de proyectos Controlar ingresos del proyecto Negociar obligaciones con los socios del benchmarking Negociar obligaciones a partir de recursos internos y externos Comunicar /presentar resultados del proyecto a la audiencia objetivo necesaria Dirigir discusiones de grupo y procesos Proporcionar capacitacin de Benchmarking Asistir en el desarrollo del proyecto del plan Disear y producir instrumentos de recopilacin de datos Programar citas con fuentes de informacin Reunir datos Analizar los datos Identificar vacos del desempeo Presentar resultados Presentar informes resumidos Facilitacin Capacitacin Procesamiento de documentos Apoyo grfico Asesora legal Apoyo computarizado Manejo de base de datos Servicios de Biblioteca

HABILIDADES
Comunicacin (hablar y escuchar) Escritura Negociacin Planificacin Organizacin Delegacin Presentaciones Polticas Liderazgo Dinmica de grupo

Planificacin Organizacin Comunicacin (hablar y escuchar) Entrevistas Redaccin Interpersonales

Comunicacin Interpersonales Profesionales

Lic. Jaime Castaaza Administracin III

TERCERA ETAPA 3. IDENTIFICAR LOS SOCIOS DEL BENCHMARKING: La tercera etapa del proceso es identificar las fuentes de informacin que se utilizarn para recopilar la informacin de benchmarking. Estas fuentes son empleados de organizaciones en que se practica el benchmarking, asesores, analistas, fuentes gubernamentales, literatura de negocios y comercio, informes industriales y bases de datos computarizadas, por nombrar algunas. Tambin se incluye en esta etapa el proceso de identificacin de las mejores prcticas industriales y organizacionales. FUENTES DE INFORMACIN DE BENCHMARKING o Fuentes Gubernamentales Gobierno Federal Agencias federales Informes anuales Contratos federales Publicaciones federales Forma 10-K Gobierno Estatal Directorios de negocios Asesores Analistas de inversin o Expertos en la materia Instituciones acadmicas Asesores Analistas de inversin o Organizaciones y redes profesionales y comerciales Conferencias, reuniones Redes profesionales

Lic. Jaime Castaaza Administracin III

10

Servicios de apoyo a la investigacin Publicaciones de especialistas o Publicaciones Servicios de informacin de negocios Estudios de investigacin de mercados Bases de datos en la lnea Publicaciones privadas de negocios Directorios e ndices de publicaciones o Empleados, clientes y proveedores Distribuidores Personal de investigacin interna Expertos en materias internas Minoristas Proveedores o Socios del Benchmarking Bases de datos de benchmarking Organizaciones de mejores prcticas Referencias, presentaciones o Fuentes de datos extranjeros Bancos Consulados Cmaras de comercio extranjeras Bibliotecas extranjeras Comisin / Asociacin internacional de comercio Comisionistas de valores Asociaciones comerciales Bases de datos especializadas

Lic. Jaime Castaaza Administracin III

11

CUARTA ETAPA 4. RECOPILAR Y ANALIZAR LA INFORMACIN DE BENCHMARKING: Durante esta etapa del proceso, se seleccionan los mtodos especficos de recopilacin de informacin. Es importante que los responsables de esta actividad sean expertos en estos mtodos. Se contactan los socios del benchmarking y se recopila la informacin de acuerdo al producto establecido, y luego se resume para hacer el anlisis. La informacin se analiza de acuerdo a las necesidades del cliente original y se producen recomendaciones para la accin. MTODOS DE RECOPILACIN DE INFORMACIN MTODO VENTAJAS DESVENTAJAS
ENTREVISTAS TELEFNICAS ENTREVISTAS PERSONALES / VISITAS DE CAMPO Fciles de planificar y de realizar Permiten ponerse en contacto con un gran nmero de recursos Se pueden realizar casi en cualquier momento Relativamente baratas Las llamadas fras pueden consumir mucho tiempo. Es difcil lograr que devuelvan las llamadas Puede haber interrupciones Es menos probable que la gente gaste mucho tiempo en telfono Costosas (costos de viajes) Consumen tiempo Puede haber dificultades de programacin Baja tasa de respuestas impersonales Sin posibilidad de hacer preguntas de seguimiento Cuestionable la validez de laguna informacin Deben ser muy breves Poca posibilidad de respuestas detalladas Excesiva informacin en algunas industrias Necesidad de validar fuentes /

Establecen relaciones personales y profesionales. Permiten ms dedicacin Es probable que produzcan buena cantidad de informacin Se puede recopilar informacin de un universo extenso Fciles de estructurar Relativamente baratas Es fcil transferir informacin para el anlisis. De fcil recopilacin / acceso Variedad de recursos Asistencia disponible de la fuente de

ENCUESTAS

PUBLICACIONES/ MEDIOS DE COMUNICACIN

Lic. Jaime Castaaza Administracin III

datos Recopilacin poco costosa Acceso pblico a la informacin Grandes cantidades de informacin por muchos tipos de industrias

12
estadsticas Muchas referencias oscuras Podra consumir mucho tiempo Es necesario traducir material extranjero

MTODO VENTAJAS DESVENTAJAS INVESTIGACIN De fcil recopilacin Faltan datos EN ARCHIVOS Recopilacin poco costosa Datos deficientemente organizados Se podra gastar mucho tiempo Con frecuencia se limita al anlisis interno QUINTA ETAPA 5. ACTUAR: Esta etapa del proceso esta influenciada por las necesidades del cliente original y por los usos de la informacin de benchmarking. La accin que se realiza puede oscilar entre producir un solo informe o producir un conjunto de recomendaciones para la implementacin real del cambio, basado, al menos en parte, en la informacin recopilada durante la investigacin de benchmarking. Se incluyen cualesquiera pasos siguientes o actividades apropiadas de seguimiento. Incluyendo la continuacin del proceso de benchmarking. PLAN DE ACCIN o Producir un informe de benchmarking o Presentarles soluciones a los clientes del benchmarking o Comunicar hallazgos Internamente (a otros grupos funcionales) A los socios del benchmarking o Buscar oportunidades Para mejorar productos / procesos

Lic. Jaime Castaaza Administracin III

13

Para aprender a llevar a su organizacin nuevos conceptos e ideas Para formar redes funcionales o Estimular los esfuerzos para reiniciar el ciclo Modificar su uso del proceso Introducir nuevos temas o temas relacionados para hacer benchmarking. CONSEJOS PARA EL BENCHMARKING 1. Busque el cambio y orintese a la accin 2. Sea abierto a nuevas ideas 3. Conzcase a usted mismo antes que intentar conocer a otros 4. Concntrese en la mejora de las prcticas. 5. Introduzca y mantenga disciplina 6. Coordine bien sus recursos para hacer que el trabajo se realice correctamente.

Lic. Jaime Castaaza Administracin III

14