Sistemas de Informacin DIRECCIN DE PROYECTOS TI Parte 1

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Direccin de Proyectos TI

INTRODUCCIN A LA DIRECCIN DE PROYECTO DE SISTEMAS

Objetivo:
OBTENER UNA VISIN BSICA DE LOS TEMAS FUNDAMENTALES A TRATAR EN ESTE MDULO

Finalidad:
EVITAR ASOCIAR DIRECCIN DE PROYECTO DE TI A GESTIN DEL CRONOGRAMA DE PROYECTO

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INTRODUCCIN A LA DIRECCIN DE PROYECTO DE SISTEMAS

En el ao 2008 se sigue estimando que slo entre el15% Y el 25% de los proyectos finaliza satisfactoriamente (desviaciones inferiores al 10%), que un 50% finaliza con desviaciones significativas (+10%) o muy significativas (+50%), y que entre un 35% y un 25% de los proyectos son cancelados.

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DEFINICIN DE PROYECTO: Qu es un Proyecto?

LA REALIZACIN DE UN PROYECTO IMPLICA EMPRENDER UN ESFUERZO TEMPORAL PARA CREAR UN PRODUCTO O SERVICIO NICO, O SEA, NO EXISTENTE HASTA LA FECHA (PMBOK-2003 PGINA 5)

ESFUERZO TEMPORAL:
Todo proyecto tiene una fecha inicio y una fecha final claramente definida, aunque pueden variar en el tiempo

SE CREA UN EQUIPO NUEVO Y NICO PARA EL PROYECTO, Y CUANDO FINALIZA ESTE EQUIPO ES REASIGNADO A OTROS PROYECTOS PRODUCTO O SERVICIO NO EXISTENTE:
Por ejemplo, la construccin de un estadio olmpico, o la puesta en marcha de los procesos operativos de una empresa aunque ya hayamos construido estadios olmpicos, uno ms implica nuevos propietarios, nuevo presupuesto, nuevo diseo, etc

ELABORACION GRADUAL

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DEFINICIN DE PROYECTO: Temporal y Elaboracin Gradual Temporal:

Inicio y final definidos El final se alcanza cuando:
Se han logrado los objetivos Cuando queda claro que los objetivos no podrn ser alcanzados Cuando ya no exista la necesidad del proyecto

Al acabar el proyecto suele disolverse el equipo de trabajo

Los proyectos requieren una Elaboracin gradual:

Elaboracin Trabajo cuidadoso y con integracin de muchos elementos Gradual al final Paso a Paso, menos elaborado al principio y ms elaborado

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DEFINICIN DE PROYECTO Se engloban en el trmino "proyecto" aquellas peticiones que no pueden satisfacerse mediante la operatoria normal de la empresa
No identifican al proyecto Su duracin pequea o grande El nmero de recursos asignados Los departamentos u organizaciones implicados Si el promotor es interno o externo

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OBJETIVO DE LA GESTIN : Proyectos vs. Operaciones

Aunque los proyectos y las operaciones tienen realmente elementos en comn como son la participacin de las personas, la restricciones en tiempo y coste, y que suelen ser planificados, ejecutados y controlados, no hay que confundir ambos conceptos ya que:

LOS PROYECTOS:
Tienen una duracin acotada en el tiempo, generan un resultado nico, y el equipo

tcnico ha de crearse y deshacerse con el proyecto Su objetivo es conseguir los objetivos fijados y finalizar

LAS OPERACIONES:
Son procesos repetitivos y el equipo tcnico puede mantenerse constante en el tiempo Su objetivo es mantenerse en funcionamiento

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DIRECCION DE PROYECTOS
La Direccin de Proyectos es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades del proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto (PMBOK) La Direccin de Proyectos ofrece un conjunto de tcnicas y herramientas que permiten describir, organizar y monitorizar el trabajo de las actividades del proyecto

La Direccin de Proyectos incluye : Identificar los requisitos Establecer unos objetivos claros y posibles de realizar Equilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y costes Adaptar las especificaciones, los planes y el enfoque a las diversas inquietudes y expectativas de los diferentes interesados

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DIRECCION DE PROYECTOS II
Dirigir un proyecto es un conjunto de iteraciones de progresiva elaboracin en las que a medida que se avanza en el conocimiento del propio proyecto, mejores decisiones se pueden tomar Tomar decisiones es propio de la Direccin no de la Gestin

La Direccin de Proyectos se encarga de llevar a trmino el trabajo con independencia de la metodologa utilizada y asegurando el xito Se considera que un proyecto ha tenido xito cuando se alcanzan o superan las necesidades y expectativas de los interesados en el proyecto La metodologa dice cmo hacer el trabajo

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DIRECCION DE PROYECTOS III Para dirigir correctamente un proyecto es necesario tener los conocimientos suficientes sobre todas aquellos factores que pueden influir en el xito o fracaso del mismo Exigencias (constraints) fundamentales de un proyecto
Plazos Coste Alcance (El contenido del proyecto)

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AREAS DE CONOCIMIENTO La triple restriccin (triangulo fundamental de un Proyecto)

Alcance, tiempos y costes La calidad se ve afectada por el equilibrio entre las tres restricciones

Costo

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DEFINICIN DE PROYECTO: Cul ?

COSTO
COSTO OBJETIVO

REQUISITOS (Alcance) OBJETIVO COSTO

TIEMPO

TIEMPO

OBJETIVO

REQUISITOS (Alcance)

REQUISITOS

TIEMPO

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AREAS DE CONOCIMIENTO Recursos que intervienen en la ejecucin del proyecto

RRHH internos Suministros y aprovisionamientos externos Integracin y coordinacin
Integracin

Costo
RRHH Suministros

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AREAS DE CONOCIMIENTO Consideraciones a tener en cuenta a lo largo de todo el proyecto

La calidad La comunicacin Los riesgos
Integracin

Costo
RRHH

Calidad

Suministros

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LAS 9 AREAS DE CONOCIMIENTO La Direccin de proyectos incluye en mayor o menor medida nueve disciplinas o reas de conocimiento
Integracin o coordinacin global del proyecto Gestin del alcance Gestin del tiempo Gestin del coste Gestin de la calidad Gestin de los recursos internos Gestin de las comunicaciones Gestin de los riesgos Gestin de los recursos externos

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LAS 9 AREAS DE CONOCIMIENTO : Descripcin de las mismas

Gestin de la Integracin del Proyecto
Describe los procesos requeridos para asegurar que los diversos elementos del proyecto sean coordinados apropiadamente

Gestin del Alcance del Proyecto

Describe los procesos requeridos para asegurar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido y solo el trabajo requerido para completar el proyecto con xito

Gestin del Tiempo del Proyecto

Describe los procesos requeridos para asegurar que el proyecto se complete a tiempo

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LAS 9 AREAS DE CONOCIMIENTO : Descripcin de las mismas

Gestin de Costes del Proyecto
Describe los procesos requeridos para asegurar que el proyecto se complete dentro del presupuesto aprobado

Gestin de la Calidad del Proyecto

Describe los procesos requeridos para asegurar que el proyecto va a satisfacer las necesidades por las que se ha llevado a trmino

Gestin de la Comunicacin del Proyecto

Describe los procesos requeridos para asegurar que la informacin se genera, almacena y distribuye en el tiempo y forma adecuada

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LAS 9 AREAS DE CONOCIMIENTO : Descripcin de las mismas

Gestin del Riesgo del Proyecto
Describe los procesos relativos a la identificacin, anlisis y respuesta a los riesgos del proyecto

Gestin de los RRHH del Proyecto

Describe los procesos requeridos para hacer el uso ms efectivo de las personas involucradas en el proyecto

Gestin de las Adquisiciones del Proyecto

Describe los procesos requeridos para adquirir bienes y servicios fuera de la organizacin ejecutante

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ELEMENTOS DE LA GESTIN

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LAS TAREAS DE EXPERIENCIA DEL DIRECTOR DE PROYECTOS

Fundamentos de la Direccin de proyectos Gua de PMBOK

Habilidades interpersonales Conocimientos, normas y regulaciones del rea de aplicacin Comprensin del entorno del proyecto

Conocimientos y habilidades de direccin general

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FUNDAMENTOS DE LA DIRECCIN DE PROYECTOS

Definicin del ciclo de vida del proyecto
Los proyectos suelen dividirse en fases a fin de permitir un mejor control del trabajo que se est desarrollando El conjunto de fases en que se divide un proyecto suele llamarse "Ciclo de vida del proyecto"

Cinco grupos de procesos de la Direccin de Proyectos

Iniciar el proceso Planificar el proceso Ejecutar el proceso Controlar el proceso Cerrar el proceso

Nueve reas de Conocimiento

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NORMAS Y REGULACIONES DEL AREA DE

CONOCIMIENTOS, APLICACION

Una norma es un documento establecido por consenso y aprobado por un cuerpo reconocido, y que proporciona reglas, pautas, con el propsito de lograr el ptimo grado de orden en un contexto
No son de obligado cumplimiento Cada organizacin establecer el grado de cumplimiento

Una regulacin es un requisito impuesto por el gobierno, que especifica las caractersticas de productos, procesos o servicios
Son de obligado cumplimiento

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COMPRENSIN DEL ENTORNO DEL PROYECTO

Entorno cultural y social
Econmico, demogrfico, educativo, tico, tnicos, religiosos,

Entorno internacional y poltico

Leyes, costumbres, clima poltico Nacionales, regionales y locales Horarios, festivos, ..

Entorno fsico
Si el proyecto va a afectar o puede ser afectado por el entorno geogrfico, ecolgico , ..

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CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES DE DIRECCIN GENERAL

Gestin financiera y contabilidad Compras y adquisiciones Ventas y comercializacin Contratos y derecho mercantil Fabricacin y distribucin Logstica y cadena de suministro Planificacin estratgica, tctica y operativa RRHH Tecnologa de la informacin..

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HABILIDADES INTERPERSONALES
Comunicacin efectiva Influencia en la organizacin Capacidad para "logra que las cosas se hagan" Liderazgo Motivacin Negociacin y gestin de conflictos Resolucin de problemas
Definicin de problemas Identificacin y anlisis de alternativas Toma de decisiones

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CONTEXTO DE LA DIRECCION DE PROYECTOS

Programa
Un programa es un grupo de proyectos relacionados cuya direccin se realiza de manera coordinada para obtener beneficios y control que no se obtendran si fueran dirigidos de forma individual

Direccin de Programas
La Direccin de Programas es la direccin centralizada y coordinada de un grupo de proyectos para lograr los objetivos y beneficios estratgicos del programa

Portafolios
Las organizaciones gestionan sus portafolios sobre la base de metas especfica para maximizar el valor del portafolio Usar los recursos de forma eficiente

Oficina de Gestin de Proyectos

Una oficina de proyectos (PMO) es una unidad de la organizacin para centralizar y coordinar la direccin de proyectos a su cargo ,pueden operar en funciones de respaldo O tomar la direccin y responsabilidad directa de los proyectos

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CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

Los proyectos suelen dividirse en fases a fin de permitir un mejor control del trabajo que se est desarrollando
El conjunto de fases en que se divide un proyecto suele llamarse " Ciclo de vida del proyecto"

Fase de Diseo
Iniciar Planificar

Fase de construccin
Controlar Ejecutar Iniciar Planificar

Cerrar

Controlar

Ejecutar

El cierre de una fase proporciona los elementos para iniciar la siguiente

Cerrar

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CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

Cada fase del proyecto se caracteriza por la finalizacin y entrega de unos resultados previamente definidos: "entregables"
Los entregables deben ser tangibles y verificables

La finalizacin de cada fase del proyecto suele darse cuando se han verificado y aceptado los entregables de aquella fase
Suele coincidir con una revisin de la marcha del proyecto en cuanto a costes y plazos La conclusin formal de una fase no incluye la autorizacin de la fase posterior

Las fases de un proyecto suelen tomar el nombre de los entregables principales de aquella fases y que son los que marcarn el nivel de calidad del resultado obtenido.
Definicin de requerimientos Diseo Construccin Documentacin ,etc.
Cerrar

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CARACTERISTICAS DEL CICLO DE VIDA

La secuencia de fases definida en la mayora de ciclos de vida, comporta una transferencia de tecnologa Requerimientos a Diseo Diseo a Construccin Esta caracterstica obliga a que se apruebe una fase antes de que pueda empezar la siguiente Se denomina "fast tracking" al hecho de empezar una fase antes de que se haya terminado la anterior y por tanto, de que se haya aprobado Esta prctica acorta los plazos pero entraa un considerable riesgo Fast tracking = Ejecucin rpida

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GENERALMENTE EL CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO DEFINE:

Qu trabajo tcnico debe hacerse en cada fase y en que fase debe hacerse cada
trabajo En que fase se realiza la documentacin de usuario

Quin estar involucrado en cada fase

Si los usuarios participarn o no de la especificacin funcional detallada (operatoria)

Cundo se deben generar los productos entregables

Y cmo se revisa, verifica y valida cada producto entregable

Cmo controlar y aprobar cada fase

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CARACTERISTICAS COMUNES DE LA MAYORIA DE CICLOS DE VIDA

Al comenzar el proyecto, el riesgo y la incertidumbre son altos A medida que el proyecto avanza, aumenta la probabilidad de completarlo con xito El nivel de costo y de personal son bajos al comienzo, crecen al avanzar el proyecto y caen rpidamente al final El poder de los interesados para influir en las caractersticas finales del producto y en el coste del proyecto
Es muy alto al comienzo Decrece a medida que el proyecto avanza

La razn es que el coste de los cambios y la correccin de errores aumenta a medida que avanza el proyecto

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NO DEBE CONFUNDIRSE
El ciclo de vida de la gestin del proyecto El ciclo de vida del proyecto El ciclo de vida del producto El proyecto de lanzamiento de un producto al mercado suele ser una fase del ciclo de vida del producto

Reflexin final
El descomponer un proyecto en fases permite al Director de Proyecto Centrar la atencin en la fase actual, Dirigiendo cada una de las fases como si fuera un proyecto completo PMI trata cada fase como un subproyecto, desde su inicio hasta su cierre

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INTERESADOS EN EL PROYECTO
En la Direccin de Proyectos se utiliza frecuentemente el trmino "Interesados en el Proyecto" o "Stakeholders" Son y estn interesados en el proyecto los individuos y organizaciones que estn activamente involucrados en l o cuyos intereses pueden ser afectados positiva o negativamente como resultado de la ejecucin o conclusin del proyecto El Director del Proyecto debe identificar a los Interesados en el proyecto, determinar sus requerimientos gestionar e influir sobre estos requerimientos para asegurar el xito del proyecto A veces, la identificacin de todos los interesados es especialmente difcil

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FORMAN PARTE DE LOS INTERESADOS EN EL PROYECTO :

El Director del Proyecto y la Oficina de Proyectos Los usuarios La organizacin que ejecuta el proyecto El equipo de proyecto El patrocinador (Sponsor) Clientes actuales y potenciales Proveedores Administracin y otros influyentes Etc.

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INTERESADOS EN EL PROYECTO

Proyecto

Patrocinador del proyecto Director del proyecto Equipo de Direccin del proyecto Equipo del proyecto Interesados en el proyecto

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GESTION DE EXPECTATIVAS DE LOS INTERESADOS EN EL PROYECTO

La gestin de expectativas de los interesados puede ser difcil Con frecuencia tienen objetivos distintos que pueden entrar en conflicto El poder de los interesados en el proyecto para influir en las caractersticas y coste del producto final Son altas al principio Y disminuyen paulatinamente a medida que el proyecto avanza Los conflictos entre los interesados en el proyecto debe resolverse siempre a favor del cliente Este hecho pone de manifiesto la importancia de identificar rpidamente a todos los interesados en el proyecto, sus necesidades y expectativas

MUCHAS GRACIAS

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