MDULO DE ANLISIS DE SISTEMAS

UNIVERSIDAD ESTATAL DE MILAGRO

TUTOR: LIC. FERNANDO PACHECO OLEA

Email: fpachecoo@unemi.edu.ec / fernandopachecoolea@gmail.com

INDICE DE CONTENIDOS
UNIDAD 1.- ASPECTOS PRELIMINARES DEL ANLISIS DE SISTEMAS ........................... 5 Definicin de Anlisis: ........................................................................................................................ 5 Fundamentos Del Proyecto.................................................................................................................. 5 Oportunidad De Mejoras ..................................................................................................................... 5 Seleccin Del Proyecto ........................................................................................................................ 6 Inicio Del Proyecto .............................................................................................................................. 6 PROBLEMAS DENTRO DE LA ORGANIZACIN ...................................................................... 7 Determinacin De La Factibilidad ...................................................................................................... 8 Planeacin Y Control De Las Actividades ......................................................................................... 8 Estimacin De Tiempo Requerido 9 Grafica De Gantt .................................................................................................................................. 9 Diagrama De Pert ............................................................................................................................... 10 Determinacin De Requerimientos ................................................................................................... 11 Requerimientos Bsicos..................................................................................................................... 12 Comprensin Del Proceso ................................................................................................................. 12 Identificacin De Controles 12 UNIDAD 2.- MODELOS DE TOMAS DE DATOS 13 Requerimientos De Las Transacciones De Los Usuarios ................................................................ 13 Requerimientos De Decisin De Usuarios ....................................................................................... 13 Requerimientos De Toda La Organizacin ...................................................................................... 14 Entrevista 16 Tipos De Informacin Buscada ......................................................................................................... 16 Planeacin De La Entrevista ............................................................................................................. 17 Lectura De Material De Fondo......................................................................................................17 Establecimiento De Los Objetivos De La Entrevista. ................................................................17 Decidir A Quien Entrevistar. .........................................................................................................17 Prepare Al Entrevistado. ................................................................................................................18 DECIDIR SOBRE TIPOS DE PREGUNTAS Y ESTRUCTURAS. .........................................18 Tipos De Preguntas ........................................................................................................................18 Preguntas Abiertas. .....................................................................................................18 Preguntas Cerradas......................................................................................................19 Averiguaciones. ...........................................................................................................20 Elusin De Preguntas Conducentes ...........................................................................20 Elusin De Preguntas Nobles .....................................................................................20 Uso De Una Estructura De Pirmide ............................................................................................21 Uso De Estructura De Embudo .....................................................................................................21 Uso De La Estructura De Rombo..................................................................................................21 ENTREVISTA ESTRUCTURADA CONTRA NO ESTRUCTURADA .................................21 Registro De La Entrevista..............................................................................................................23 Uso De Una Grabadora De Cinta. .................................................................................................23 Toma De Notas...............................................................................................................................24
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Antes De La Entrevista............................................................................................................... 25 Inicio De La Entrevista............................................................................................................... 25 Escritura Del Reporte De La Entrevista .................................................................................... 26 EJEMPLO DE UNA ENTREVISTA ........................................................................................ 27 UNIDAD 3.- MS OPCIONES DE TOMA DE DATOS ............................................................... 28 Cuestionario ........................................................................................................................................ 28 Planeacin Para El Uso De Cuestionario .................................................................................. 28 Fundamentos De Las Escalas..................................................................................................... 29 Razones para las escalas:............................................................................................................ 29 Medicin: .................................................................................................................................... 29 Validez y confiabilidad........................................................................................................ 30 UNIDAD 4.- DISEO Y ADMINISTRACION DEL CUESTIONARIO .................................... 30 Diseo Del Cuestionario ............................................................................................................ 30 Emplear Tendencias Asociativas De Los Interlocutores ................................................................. 31 Poner Primero Los Conceptos Menos Controvertidos .................................................................... 31 ADMINISTRACIN DEL CUESTIONARIO ........................................................................ 31 Interlocutores .............................................................................................................................. 31 Mtodos Para La Administracin Del Cuestionario ........................................................................ 32 OBSERVACION ............................................................................................................................... 33 Observacin De La Toma De Decisiones Del Gerente Tpico ................................................ 33 Muestreo De Tiempos ................................................................................................................ 33 Muestreo De Eventos ................................................................................................................. 34 MUESTREO ...................................................................................................................................... 34 Introduccin ................................................................................................................................ 34 Definicin .................................................................................................................................... 34 La Necesidad Del Muestreo ....................................................................................................... 35 Diseo De Muestreo ................................................................................................................... 36 Prototipos .................................................................................................................................... 37 Reacciones Iniciales De Los Usuarios ...................................................................................... 38 Sugerencias Del Usuario ............................................................................................................ 38 Tipos De Prototipos .................................................................................................................... 39 Diagramas Fsicos De Flujo De Datos ...................................................................................... 40 ALGUNOS SIMBOLOS UTILIZADOS EN LOS DIAGRAMS DE FLUJO .............................. 41 MANEJO DEL PROCESO DE DISEO PARA APLICACIONES INSTITUCIONALES ....... 42 Carpeta de descripcin del diseo de sistema ........................................................................... 42 Que Caractersticas Se Deben Disear?.......................................................................................... 43 UNIDAD 5 .......................................................................................................................................... 47 PROYECTO ....................................................................................................................................... 47 INTRODUCCION ...................................................................................................................... 47 UNIDAD EDUCATIVA FEMENINO ESPIRITU SANTO ................................................... 48 SOLICITUD DEL PROYECTO ............................................................................................... 48 UNIDAD EDUCATIVA FEMENINO ESPIRITU SANTO ................................................... 50 DETERMINACION DE FACTIBILIDAD .............................................................................. 50 Factibilidad Econmica: ............................................................................................................. 50
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Factibilidad Operacional: ........................................................................................................... 51 UNIDAD EDUCATIVA FEMENINO ESPIRITU SANTO ................................................... 52 REQUERIMIENTOS BASICOS .............................................................................................. 52 UNIDAD EDUCATIVA FEMENINO ESPIRITU SANTO ................................................... 54 DIAGRAMA FUNCIONAL...................................................................................................... 54 (DEPARTAMENTO DE ACTIVIDADES EXTRAESCOLARES) ............................................. 54 Definicin Del Problema:........................................................................................................... 55 Objetivo General:........................................................................................................................ 55 Objetivo Especifico: ................................................................................................................... 55 CALENDARO DE ACTIVIDADES ........................................................................................ 56 UNIDAD EDUCATIVA FEMENINO ESPIRITU SANTO ................................................... 56 Tcnicas De Recoleccin De Datos: ......................................................................................... 57

UNIDAD 1.- ASPECTOS PRELIMINARES DEL ANLISIS DE SISTEMAS

INTRODUCCIN Determinacin de la factibilidad y el manejo de las actividades de Anlisis y Diseo.

Definicin de Anlisis:
Es el proceso de clasificacin e interpretacin de hechos, diagnostico de problemas y empleo de la informacin para recomendar mejoras a los sistemas. Especifica que es lo que el sistema debe hacer.

Fundamentos Del Proyecto

El analista debe dominar: a) b) c) d) Iniciacin del proyecto Determinacin de la factibilidad del proyecto Calendario del proyecto Administracin de las actividades y los miembros del equipo para lograr productividad.

Oportunidad De Mejoras
1. Aceleracin de un proceso
5

2. Anlisis de un proceso mediante la eliminacin de pasos innecesarios

Seleccin Del Proyecto

Respaldo de la administracin Temporizacin Posibilidad de mejoras en los objetivos Practico Valioso en la inversin

Un proyecto de sistema comienza con problemas y oportunidades de mejora dentro de un negocio. Una vez que es sugerido un proyecto, el analista trabajara rpidamente con los tomadores de decisiones, para determinar si es factible, si es aprobado se har un estudio de sistemas completo. Las actividades son calenda rizadas mediante el uso de herramientas como grficas de Gantt y PERT para que el proyecto se realizar a tiempo.

Inicio Del Proyecto

Los sistemas se inician por muchas causas y razones diferentes. Algunos proyectos sobrevivirn, otros no sobrevivirn a las diversas etapas de evaluacin. Los proyectos son sugeridos por dos razones. 1. Para experimentar en problemas que les lleven por si mismo a soluciones de sistemas. 2. Para reconocer oportunidades y hacer mejoras mediante la actualizacin, alteracin o instalacin de nuevos sistemas.

Problemas d la organizacin Inicio del proyecto Razones para sugerir el proyecto Oportunidades de mejoras Seleccin del proyecto

PROBLEMAS DENTRO DE LA ORGANIZACIN

Los problemas con proceso que son visibles en la salida que pueden requerir la ayuda de un analista, incluyen errores excesivos y trabajado desarrollado demasiado lento, incompleto, en forma incorrecta o incluso que no se realiza. Otros sntomas de problemas se hacen evidentes cuando las personas no logran los objetivos.
Errores Trabajo lento Trabajo incorrecto Trabajo incompleto Trabajo no terminado Ausentismo Insatisfaccin Rotacin del puesto Quejas Sugerencias de mejoras Perdida de vents Menores ventas

Revisar salida contra Criterios de desempeo

Para identificar Ob. del comportamiento Problemas

Retroalimentacin

Determinacin De La Factibilidad
Deben ser calificados con entrevistas Evaluaciones Valoracin de la factibilidad Cifrado de proyectos inconsistentes Tcnicamente imposibles Econmicamente no rentables

Definir objetos

Determinacin de factibilidad

Determinar razones: Factibilidad Tcnica Factibilidad Econmica Factibilidad Operacional La realizan: Administradores Encargados (usuarios) Analistas

Nota. El estudio de factibilidad debe estar altamente comprendido en tiempo, comprendiendo varias actividades en un pequeo lapso.

Planeacin Y Control De Las Actividades

Plantacin: Seleccionar un equipo para el anlisis del sistema Asignar a los miembros en proyectos adecuados Estimacin de tiempo requerido para cada tarea Calendario del proyecto para determinar las tareas y ordenamiento

Planeacin y control de las actividades

Estimacin del tiempo requerido

Estimacin De Tiempo Requerido

Uso de grficas de Gantt, Pert

Ciclo menor ciclo de vida de un Sistema

1ra. decisin

Determinar cantidad de detalles que se necesitan para la definicin de actividades

Ciclo alto Cada paso detallado

Grafica De Gantt
Una grafica de Gantt es una forma fcil para calendarios de tareas. Es esencialmente una grfica en donde las barras representan cada tarea o actividad. La longitud de cada barra representa la longitud relativa de la tarea.

Simplicidad Ventajas
Las barras que representan actividades o tareas son trazadas a escala

Ejemplo:
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Realizacin entrevistas

de

Actividad incompleta

Administracin de cuestionarios

Actividad determinada

Lectura de reportes de la compaa

Actividad parcialmente terminada

Anlisis de flujo de datos

Presentacin prototipo

del

Observacin de las reacciones

Realizacin de beneficio/costo

Preparacin de la propuesta

Presentacin de la propuesta
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22

Diagrama De Pert
Significa. Evaluacin de Programa y Tcnica de Revisin. Caractersticas. Cuando las actividades son realizadas en paralelo y no en secuencia. Es representado por una red de nodos y flechas. Ejemplo:
20 10

A, 4
10

C, 5 E, 6
40 50

B, 2

30

D, 3

Determinacin De Requerimientos
Determinacin de requerimientos. Estudio de un sistema para conocer como trabaja y donde es necesario efectuar mejoras. Requerimientos. Es una caracterstica que debe incluirse en un nuevo sistema.

Prever caractersticas del sistema Anticipacin en base a experiencias. Estudio y documentacin del sistema actualizando: Tcnicas de recoleccin Anlisis de flujo de datos Anlisis de decisin Anlisis de los datos que describen el sistema: Desempeo Requerimientos, Estrategias

Actividades en la determinacin de requerimientos

Investigacin

Especificacin

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Requerimientos Bsicos
Los analistas estructuran sus investigaciones al buscar respuestas a las siguientes cuatro importantes preguntas: Cul es el proceso bsico de la empresa? Qu datos utiliza y produce este proceso? Cules son los lmites impuestos por el tiempo y la carga de trabajo? Qu controles de desempeo utiliza?

Comprensin Del Proceso

Los analistas hacen preguntas que, cuando reciben respuestas, proporcionan antecedentes sobre detalles fundamentales relacionados con el sistema y que sirve para describirlo. Las siguientes preguntas son de utilidad para adquirir la comprensin necesaria: Cul es la finalidad d esta actividad dentro de la empresa? Qu paso se siguen para llevarla a cabo? Dnde se realizan estos pasos? Quines lo realizan? Cunto tiempo tardan en efectuarlo? Con cuanta frecuencia lo hacen? Quines emplean la informacin resultante?

Identificacin De Controles
La falta o debilidad de los controles es un descubrimiento importante en cualquier investigacin de sistemas.
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Las dos secciones siguientes muestran como utilizar las preguntas bsicas para comprender sistemas hacia transacciones y hacia decisiones.

UNIDAD 2.- MODELOS DE TOMAS DE DATOS

Requerimientos De Las Transacciones De Los Usuarios
Los sistemas a nivel de transacciones, capturan, procesan y almacenan datos por alguna razn. Los analistas seleccionados para trabajar en un sistema de procesamiento de pedidos, deben conocer todo lo relacionado con la forma en que se procesan estas transacciones. Para entender los requerimientos de transacciones, los analistas sin lugar a dudas formularan preguntas como las siguientes: Qu es lo que forma parte de la transaccin que esta siendo procesada? Qu es lo que inicia la transaccin? Quin inicia los pedidos? Con que propsito? Con que frecuencia ocurren los pedidos? Qu volumen esta asociado con cada pedido? Qu detalles son necesarios para procesar las transacciones? Qu informacin se genera? Qu datos se guardan?

Requerimientos De Decisin De Usuarios A diferencia de las actividades de transaccin, las relacionadas con decisiones no siguen un procedimiento especfico. Las rutinas no son muy claras y

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es posible que los controladores sean vagos. Las decisiones se toman al integrar la informacin en forma tal que los gerentes puedan saber que acciones emprender. Los analistas que investigan sistemas para el soporte de decisiones deben formularse las mismas preguntas sobre frecuencia y volumen, mencionadas anteriormente, pero tambin hacerse otras para determinar los requerimientos de las decisiones:

Qu informacin se utiliza para la toma de decisiones? Cul es la fuente de informacin? Qu datos se originan en fuentes externas de la organizacin? Cmo se deben procesar los datos para producir la informacin necesaria? Cmo debe presentarse la informacin?

Requerimientos De Toda La Organizacin

En las empresas, los departamentos dependen unos de otros para brindar servicios, fabricar productos y satisfacer a los clientes. Por consiguiente, el trabajo hecho en un departamento afecta al de los otros. Cuando los analistas estudian sistemas para un departamento tambin deben evaluar las implicaciones para los dems departamentos con los que interacta el sistema bajo investigacin. Algunas veces los sistemas fabrican el trabajo de varios departamentos. Es responsabilidad del analista identificar las dependencias entre departamentos y determinar como les afecta un proyecto de un sistema.

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Entrevista
Antes de que entreviste a alguien, primero se debe entrevistar uno mismo. Se necesita conocer sus referencias y la manera que afectar sus preferencias. Educacin, intelecto, contexto cultural y emociones directa en como filtros poderosos para lo que estar oyendo en las entrevistas.

Tipos De Informacin Buscada

Una entrevista para recoleccin de informacin es una conversacin dirigida en un propsito especfico que usa formato de preguntas y respuestas. En ella se quiere obtener la opinin del entrevistado y sus sentimientos acerca del estado actual del sistema, los objetivos de la organizacin, los personales y los procedimientos informales. Antes que todo, observa las opiniones de la persona a la que est entrevistando. Las opiniones pueden ser ms importantes y ms reveladoras que los hechos. Adems de las opiniones, se debe tratar de capturar lo sentimientos del entrevistado. Recuerda aquel entrevistado conocer la organizacin mejor que uno. Los sentimientos expresados ayudan a capturar la emocin y las actitudes. Los objetivos son informacin importante que puede ser recogida de las entrevistas. Los hechos que se obtienen de los datos relevantes pueden explicar el desempeo pasado, pero los objetivos proyectan el futuro de la organizacin.

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Planeacin De La Entrevista

Lectura De Material De Fondo.

Lea y comprenda tanta informacin de fondo acerca del entrevistado y su organizacin, le sea posible. Este material puede ser tenido mediante una llamada rpida a la persona de contacto para pedirle un reporte anual o de cualquier publicacin que haya sido enviada para explicar la organizacin ante el pblico.

Establecimiento De Los Objetivos De La Entrevista.

Usa la informacin de fondo que recopil, as como su propia experiencia, para establecer los objetivos de la entrevista. Deben de hacer de 4 a 6 reas que se relacionan con el procesamiento de la informacin y con el comportamiento de las tomas de decisiones: fuentes de informacin, formatos de la informacin, frecuencia de la toma de decisiones, cualidades de la informacin y estilo de la toma de decisiones.

Decidir A Quien Entrevistar.

Cuando est decidiendo a quin entrevistar incluye agentes clave de todos los niveles que sern afectadas por el sistema en alguna forma. Es importante muestrear a los miembros organizacionales. Tratando de obtener balance para que sean tratadas tantas necesidades de los usuarios como sean posible.

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Prepare Al Entrevistado.
Prepare la persona a ser entrevistada, llamando lea con anticipacin y permitiendo a que el entrevistado tenga tiempo para pensar acerca de la entrevista; las entrevistas deben durar 45 minutos a una hora, a lo mucho.

DECIDIR SOBRE TIPOS DE PREGUNTAS Y ESTRUCTURAS.

Este era preguntas para tratar las reas principales de la toma de decisiones descubiertas cuando se averiguaron los objetivos de la entrevista.

Tipos De Preguntas Preguntas Abiertas.

Describe por cierto la opcin de alternativas para responder, la respuesta puede ser de dos palabras o dos prrafos. o Ventajas: 1. 2. 3. 4. Pone confortable al entrevistado. Proporciona riqueza de detalle. Permite ms espontaneidad. Hace la construccin de frases sea ms fcil para el entrevistador.

o Desventajas:

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1. La posibilidad de perder el control de la entrevista. 2. Permite respuestas que pueden llevarse demasiado tiempo para la cantidad de informacin obtenida. 3. Puede demostrar potencialmente que el entrevistador no esta preparando.

Preguntas Cerradas. Las respuestas posibles estn serradas al entrevistado, debido a que solamente puede responder con un nmero finito, tal como ninguno, uno, o quince. Un tipo de especie de pregunta cerrada es la pregunta bipolar, esto limita tambin mas al entrevistado, permitindole solamente una seleccin de cualquier extremo, tal como s no, cierto falso, de acuerdo desacuerdo.

o Ventajas: 4. 5. 6. 7. Se ahorra tiempo. Se llega al punto. Se mantiene control sobre la entrevista. Se tratan muchos temas rpidamente.

o Desventajas: 1. Ser aburridas para el entrevistado.

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2. No llegan a entender grandes detalles (debido que el entrevistador proporciona el marco de referencia para el entrevistado). 3. Se pierde ideas principales por la razn anterior.

Averiguaciones.
El objetivo de averiguar es ir ms all de la respuesta inicial para obtener ms significado para aclararlo y para obtener y expandir el punto de vista del entrevistado. Las averiguaciones pueden ser preguntas abiertas o serradas.

Elusin De Preguntas Conducentes

Las preguntas conducentes tienden a dirigir al entrevistado hacia la respuesta que no parece querer. La respuesta es entonces sugerida, debido a que se est poniendo un tipo de trampa.

Elusin De Preguntas Nobles

Las preguntas nobles son aquellas en las se usa una sola pregunta para lo que de hecho son dos preguntas separadas. Una pregunta tal como Qu decisiones toman durante el da tpico y como las tomas?, este es un ejemplo de pregunta doble. Una pregunta doble es una mala alternativa, debido a que el entrevistado puede responder solo una pregunta y la otra reservrsela.
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Uso De Una Estructura De Pirmide

Se debe usar una estructura de pirmide si considera que el entrevistador necesita ambientarse en el tema. Tambin es til si el entrevistador parece ser que se resiste a entrar en el tema. La estructura de pirmide para las entrevistas va de preguntas especficas a generales.

Uso De Estructura De Embudo

En este tipo de estructura el entrevistador toma un enfoque deductivo, comenzando con preguntas generales y abiertas y estrechando las respuestas posiblemente utilizando preguntas serradas. La estructura de embudo para la entrevista comienza con preguntas amplias y luego se estrechas hacia preguntas especificas.

Uso De La Estructura De Rombo

Frecuentemente es mejor una combinacin de dos estructuras anteriores, dando como resultado la estructura de entrevista con forma de rombo, esto conlleva a comenzar en forma muy especfica, luego examinar temas generales y por ultimo llegar a una conclusin muy especifica.

ENTREVISTA ESTRUCTURADA CONTRA NO ESTRUCTURADA

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En una entrevista completamente estructurada todo est planteado y, el plan es seguido estrictamente. Las preguntas cerradas son la parte medular de una entrevista completamente estructurada. En el caso de las entrevistas no estructuradas es importante seguir un orden aunque no de sentido dentro de la entrevista. Recuerde que lo no estructurado se refiere simplemente al orden en que se realizan las preguntas y no implica la falta de otra preparacin. Es necesario que se proyecte que la otra persona puede decir. Esto lleva bastante tiempo y pensamientos, y es, por si mismo, un argumento excelente para preparar varios posibles camino dentro de la entrevista. Este enfoque es hecho un programa de ramificaciones, si la respuesta es si, s continua de una manera, y si se no se toma la otra ruta de preguntas.

NO ESTRUCTURADA
Difcil
Evaluacin

ESTRUCTURADA
fcil

Alto

Cantidad de tiempo requerido

Bajo

Muy necesario

Entrenamiento requerido

Limitado

Mucho

Permite espontaneidad

Pequeo

Mucha oportunidad

Proporciona perspicacia del entrevistador

Muy pequeo

Grande
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Flexibilidad

Pequeo

Bajo Bajo

Control del entrevistado

Alto Alto

Precisin

Bajo Alto

Confiabilidad

Alto Bajo

Amplitud y profundidad

Atributos de entrevista estructurada y no estructurada a considerar cuando decide un formato de entrevista.

Registro De La Entrevista
Registre los aspectos ms importantes de la entrevista. Puede usar una grabadora de cinta o un lpiz y papel para tomar notas.

Uso De Una Grabadora De Cinta.

Es conveniente que antes de que s realice la entrevista tenga conocimiento de la existencia de la grabadora y el uso que se ara con ella despus de la entrevista. El registro en cintas tiene desventajas y ventajas. o Las ventajas son que la grabacin en cinta logra lo siguiente : 1. Proporcionan un registro completo de lo que se dijo durante la entrevista. 2. Liberal entrevistador para escuchar y responder ms rpido.
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3. Permite mejor contacto visual, por consecuencia mayor desarrollo de una relacin armnica entre el entrevistador y el entrevistado. 4. Permite la reproduccin de la entrevista para otros miembros del equipo. o Las desventajas son: 1. El hacer posiblemente inquietante la entrevista y menos apta para responder libremente. 2. Posiblemente hacer que el entrevistador sea menos apto para escuchar, debido a que toda esta siendo grabado. 3. La dificultar de localizar pasajes importantes dentro de una cinta larga. 4. El incremento de costo de relacin de datos, debido a la necesidad de transcribir a cinta.

Toma De Notas
La toma de notas puede ser la nica manera para registrar la entrevista en caso de que el entrevistado no quiera ser grabado. o Algunas de sus ventajas son: 1. Mantiene alerta al entrevistador. 2. Ayuda a recordar preguntas importantes. 3. Ayuda a recordar las ascendencias importantes de la entrevista. 4. Muestra el inters del entrevistador en la entrevista. 5. Demuestra la preparacin del entrevistador. o Algunas de sus desventajas son:
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1. La prdida de contacto visual entre el entrevistador y el entrevistado. 2. La prdida del hilo de la conversacin. 3. Se hace que el entrevistador tema hablar cuando s esta tomando nota. 4. Hace que se ponga excesiva atencin a lo hechos y poca atencin a los sentimientos y opiniones.

Antes De La Entrevista
Es importante preparar cuando menos con un da antes de anticipacin, y llegar temprano a la cita para la entrevista, vestir adecuadamente segn la ocasin.

Inicio De La Entrevista
Es importante dar un saludo de apretn de mano de manera firme esto se aplica a mujeres tambin, debemos cerciorarnos de que los micrfonos estn preparadas y funcionando adecuadamente. Atrapando la impresin de la primera pregunta se puede atrapar el vocablo del entrevistado. Tambin es importante empezar la entrevista con una buena pregunta y captar aptitudes y creencias del entrevistado sobre el tema a desarrollar. El material debe ser cubierto en 45 min. O en una hora para evitar el aburrimiento del entrevistado y cada de rutina dentro de la entrevista. Fije sitas futuras para entrevistas de seguimiento, dele las gracias al entrevistado por haberle dado parte de su tiempo y despdase con un apretn de mano.

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Escritura Del Reporte De La Entrevista

Es imperativo que se escriba el reporte de la entrevista tan pronto como sea posible. Esta es otra forma con la cual se aseguran los datos logrados. Entre ms se demore en prepara su reporte ms sospechoso se convertir la calidad de los datos. Recuerde hacer notar los puntos ms importantes y trascendentales para un mayor entendimiento de los objetivos en la entrevista.

Entrevistado: Lorena Torres Entrevistador: Miguel Hurtado

Fecha 3 de marzo Tema: Uso de computadora

Objetivo de la entrevista: Encontrar la actitud acerca del uso de la computadora; Obtener la estimacin del usuario sobre el uso; encontrar Opiniones de un nuevo sistema propuesto. Se lograron los objetivos? Objetivos para entrevista de seguimiento: Saber de qu manera Sal (enfoca) el soporte del departamento de sistemas. Encontrar opiniones sobre con quien platicar despus.

Puntos principales de la entrevista: Lorena dijo La computadora es mi amiga Usa la computadora todo el tiempo
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Opiniones del entrevistador: Esta interesado en aprender mar acerca. Como puede el sistema ayudarle con su trabajo.

Un reporte de seguimiento del entrevistador documentando los datos recopilados as como la reaccin del entrevistador ante ellos. Las entrevistas personales son consumidoras de tiempo, propensas a error y sus datos son propensas a malas interpretaciones:.

EJEMPLO DE UNA ENTREVISTA

1. Cul es el problema que se presenta en la empresa?

2. Cree usted que un analista o persona capacitada pueda ayudarlo? SI________ NO_________

3. Cul es el tipo de informacin que se maneja?

4. Usted es quien maneja el sistema? Hay ms personas que la utilizan? Especifique.

5. Durante qu tiempo utilizan el sistema?

6. Existen otras reas que utilizan la misma informacin? SI_______ NO_________

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7. Mencione los tipos de dificultades que se encuentran en su rea de trabajo.

UNIDAD 3.- MS OPCIONES DE TOMA DE DATOS Cuestionario

Los cuestionarios son tcnicas de recopilacin de informacin que permite que los analistas de sistemas estudien actitudes, comportamientos y caractersticas de varias personas principales en la organizacin que pueden ser afectadas por los sistemas actuales y propuestos. Las actitudes son lo que la gente de la organizacin dice que quiere, las creencias son lo que la gente piensa que es, de hecho cierto, el comportamiento es lo que hacen los miembros de la organizacin y las caractersticas son propiedades de las personas o cosas. Los cuestionarios pueden ser usados para determinar que tan amplio limitado es en realidad un sentimiento expresado en una entrevista. En forma inversa, los cuestionarios pueden ser usados para investigar a una gran muestra de usuarios de sistemas, para tratar de encontrar problemas o recoger cosas importantes antes de que las entrevistas sean realizadas.

Planeacin Para El Uso De Cuestionario

Primero se debe decidir lo que se est tratando de obtener mediante el uso del cuestionario. Considere el uso de cuestionario si:

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1. Las personas a quienes necesita preguntarles estn ampliamente dispersas. 2. En el proyecto de sistemas estn involucrados una gran cantidad de personas y tiene sentido saber qu proporcin de u grupo dado, aprueba o desaprueba una caracterstica particulares del sistema propuesto. 3. Se est haciendo un estudio exploratorio y se quiere medir la opinin general antes de darle al proyecto de sistema una direccin especfica.

Fundamentos De Las Escalas

Razones para las escalas:

1. Medir las actitudes o caractersticas de las personas que responden el cuestionario. En esta la respuesta pueden ser combinadas o agrupadas para reflejar esta informacin. 2. Hacer que los interlocutores juzguen los temas del cuestionario. Si el analista de sistemas est interesado en la manera en que es cotizado cada uno de los reportes de muestra.

Medicin:
Nominal. Los analistas lo que pueden hacer con ellas es obtener totales de cada clasificacin. Ordinal. Permiten clasificacin, implica tambin ordenamiento de rango.

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 De intervalo. Poseen las caractersticas de que los intervalos entre cada uno de los nmeros son iguales. Debido a esto se puede realizar operaciones matemticas sobre los datos del cuestionario. De relacin. Cuando los intervalos son iguales y hay un cero absoluto.

Validez y confiabilidad :
Validez es el rango con el cual la pregunta mide lo que el analista trata de medir.

UNIDAD 4.- DISEO Y ADMINISTRACION DEL CUESTIONARIO

Diseo Del Cuestionario
Muchos de los mismos principios que son relevantes para el diseo de formas para capturar datos son tambin importantes aqu. Aunque el objetivo del cuestionario es recolectar informacin sobre actitudes, creencias, comportamiento y caractersticas, cuyo impacto puede alterar sustancialmente el trabajo de los usuarios, los interlocutores no siempre estn motivados para responder. Formato Del Cuestionario Para la buena presentacin de un cuestionario manejamos los siguientes puntos que son muy necesarios para la elaboracin de dicho formato: 1. Deje bastante espacio en blanco. 2. Deje suficiente espacio para las respuestas.
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3. 4. 5. 6. 7. 8.

Pida al interlocutor que cierre las respuestas con un crculo. Use objetivos que le ayuden a determinar el formato. Sea consistente en estilo. Orden de las preguntas. Las preguntas importantes para los interlocutores van primero. Agrupe conceptos de contenido similares.

Emplear Tendencias Asociativas De Los Interlocutores

El analista emplea los tipos de asociaciones que hacen los interlocutores y luego usa estas asociaciones para el ordenamiento de las preguntas.

Poner Primero Los Conceptos Menos Controvertidos

En la valoracin de lo que est sucediendo en el negocio se tendr que entrar en algunos temas que son divisores para grupos particulares.

ADMINISTRACIN DEL CUESTIONARIO

Interlocutores
La decisin de quien recibir el cuestionario se toma en conjunto con la asignacin de objetivos para su resultado. El muestreo ayudar al nazista de sistemas a determinar que tipo de interlocutores debern recibir el cuestionario.

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Mtodos Para La Administracin Del Cuestionario

El analista de sistema cuenta con vario mtodos para la realizacin del cuestionario, pero la seleccin del mtodo a utilizar va a estar determinado por la situacin de la problemtica que existe en el negocio.

Las opciones incluyen: Reunir a todos los interlocutores involucrados a la vez. Manejar personalmente cuestionarios en blanco y recoger los llenos. Permitir que los interlocutores administren el cuestionario por s mismo en el trabajo y lo depositen en una caja ubicada en el punto central. Enviar por correo los cuestionarios a los empleados de sucursales. El permitir que los interlocutores administren por s mismo el cuestionario se realiza frecuentemente. Las tasas de respuestas de este mtodo son un poco menores que las de otras, debido a que las gentes pueden olvidar las formas, perderla o ignorarla a propsito. Sin embargo, la auto administracin permite que la gente sienta su anonimato. Una forma para incrementar la tasa de respuesta en forma auto administrado es poner un buzn central en el escritorio de algn empleado.

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OBSERVACION
Observacin De La Toma De Decisiones Del Gerente Tpico
Los das de trabajo de los gerentes han sido descritos como una serie de interrupciones acompaadas de pequeas rfagas de trabajo, es por esto que para que los analistas de sistemas aprecien su trabajo, se usan las entrevistas y pos cuestionarios; a travs de la observacin los gerentes recopilan procesos, comparten y usan informacin para hacer que el trabajo se realice. Los pasos de la observacin de las actividades de las decisiones del gerente son: 1. Decidir lo que va a ser observado. 2. Decidir a qu nivel de concrecin van a ser observadas las actividades. 3. Crear categoras que capturen adecuadamente las actividades principales. 4. Preparar escalas, listas de verificacin y otros materiales adecuados para la observacin. 5. Decidir cundo observar (muestreo de tiempos y eventos).

Muestreo De Tiempos
Permite que el analista ponga intervalos especficos en los cuales pueda observar las actividades del gerente. Ventajas: 1. Elimina la observacin que pueda hacerse en cualquier memento. 2. Permite una vista representativa de las actividades frecuentes. Desventajas: 1. Recolecta datos en forma fragmentada. 2. Se pierden decisiones importantes que son poco frecuentes.

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Muestreo De Eventos
Proporciona observaciones sobre un comportamiento ntegro en su contexto natural. Ventajas: 1. Permite la observacin de comportamientos conforme suceden. 2. Permite la observacin de un evento considerado importante. Desventajas: 1. Se lleva gran cantidad de tiempo del analista. 2. Se pierde una muestra representativa de decisiones frecuentes.

MUESTREO
Introduccin
Subyacente a todos los mtodos de investigacin, de entrevista y de observacin, estn las decisiones cruciales en relacin con qu examinar y a quienes preguntar u observar. El analista de sistema puede tomar estas decisiones con base en un enfoque estructural llamado muestreo.

Definicin
El muestreo es el proceso de seleccionar sistemticamente elementos representativos de una poblacin. Cuando estos elementos seleccionados son
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examinados de cerca, se supone que el anlisis revelar informacin til acerca de la poblacin como un todo. El analista de sistemas tiene que tomar una decisin sobre dos puntos importantes: Primero, hay muchos reportes, formas, documentos de salida y memorndums que han sido generados por los miembros de la organizacin. A cules de stos debe prestar atencin el analista de sistemas y cules deben ser ignorados? Segundo, una gran cantidad de empleados pueden ser afectados por el sistema de informacin propuesto. A qu personas debe entrevistar el analista de sistemas de informacin, buscar informacin por medio de cuestionarios y observar en el proceso de llevar a cabo sus papeles de toma de decisin?

La Necesidad Del Muestreo

Hay muchas razones por las que un analista de sistemas quiera seleccionar una muestra representativa de los datos a examinar, o personas representativas, aplicar cuestionarios u observar. Ellas incluyendo: 1. Los costos contenidos. El examen de cada papel y el hablar con todas las personas de la organizacin podra ser demasiado costoso para el analista de sistemas. La fotocopia de reportes, el pedir tiempo valioso de los empleados y el duplicar cuestionarios dara como resultado gastos innecesarios.
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2. La agilizacin de la recoleccin de datos. El muestreo ayuda a acelerar el proceso, recolectando datos seleccionados en vez de todos los datos de la poblacin completa. Adems, al analista de sistemas le es enviado el problema de analizar todos estos datos de la poblacin. 3. La mejora de efectividad. El muestro puede ayudar a mejorar la efectividad que si se obtuviera informacin ms precisa. Adicionalmente, si menos gentes son entrevistadas el analista de sistemas puede tomarse el tiempo para completar datos incompletos o faltantes, mejorando as la efectividad de la recoleccin de stos. 4. La reduccin de la ascendencia. La ascendencia en la recoleccin de datos puede ser reducida por el muestreo. Cuando el analista de sistemas pide una opinin acerca de una caracterstica permanente del sistema de informacin instalado, el ejecutivo entrevistado puede proporcionar una evaluacin ascendente, debido a que hay muy poca posibilidad de cambiarlo.

Diseo De Muestreo
Los cuatro pasos que deben seguir un analista para disear una buena muestra son: 1. Determinar los datos a ser recolectados o descritos. El analista de sistemas necesita un plan realista sobre lo que har con los datos una vez que los recolecte. Si se recolectan datos irrelevantes, se desperdicia tiempo en la recoleccin, almacenamiento y anlisis de datos intiles.
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2. Determinar la poblacin a ser muestreada. El analista de sistemas debe determinar cul es la poblacin. En el caso de datos relevantes, necesita decidir, por ejemplo, si son suficientes los dos ltimos meses o si se necesitan los reportes de todo el ao para ese anlisis. En forma similar, cuando se decide a quien entrevistar, el analista de sistemas tiene que determinar si la poblacin debe incluir un nivel de la organizacin o todos los niveles, o tal vez ir hasta el exterior del sistema para incluir la reaccin de los clientes. 3. Seleccin del tipo de muestra. El analista de sistemas tiene cuatro tipos principales de muestra: No basadas en probabilidades Los elementos de muestra son seleccionados directamente sin restricciones. Los elementos de muestra son seleccionados de acuerdo con un criterio especfico. Basadas en probabilidades

Conveniencia

Aleatoria Simple

Intencionada

Aleatoria Compuesta

Prototipos
La elaboracin de prototipos de sistemas de informacin es una tcnica valiosa para la recopilacin rpida de informacin especfica acerca de los requerimientos de informacin de los usuarios.
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Los prototipos activos deben hacerse tempranamente ene el ciclo de vida del desarrollo de sistemas, durante la fase de determinacin de requerimientos. Sin embargo la elaboracin de prototipos es una tcnica compleja que requiere el conocimiento del ciclo de vida del desarrollo del ciclo de vida completo antes de que pueda ser lograda satisfactoriamente.

Reacciones Iniciales De Los Usuarios

El analista de sistemas buscara las relaciones iniciales de los usuarios y de la administracin hacia el prototipo, sugeridas de los usuarios sobre cambios o limpieza del sistema para el que se construye el prototipo, posibles innovaciones y planes de revisin que detallan que partes del sistema necesitan analizarse primero. Las reacciones de los usuarios son recopiladas por medio de la observacin, entrevistas y formas de retroalimentacin. Las reacciones le permiten al analista descubrir algunas percepciones de los usuarios como por ejemplo si les agrada el sistema o si habr dificultad al implementarlo.

Sugerencias Del Usuario

De cmo refinar o cambiar el prototipo presentado. Las sugerencias son recolectadas de aquellos que experimentan el prototipo cuando trabajan con l en un periodo determinado. INNOVACIONES

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Es aadir capacidades nuevas del sistema que no haban sido pensadas antes de la interaccin con el prototipo. PLANES DE REVISION Los planes de revisin ayudan a identificar prioridades para lo que se debe construir un prototipo. La informacin recolectada en la fase de construccin del prototipo permite al analista asignar prioridades y de dirigir los planes sin realizar gastos.

Tipos De Prototipos
Prototipo Parchado Un prototipo en sistemas de informacin es un modelo operable que tiene todas las caractersticas necesarias, pero que es ineficiente debido a que los programas fueron hechos a la carrera con el objetivo de ser funcionales en vez de ser eficientes. Un prototipo parchado es un sistema de informacin que tiene todas las caractersticas propuestas pero es realmente un modelo bsico que eventualmente ser mejorado.

Prototipo No Operacional Un modelo a escala no funcional de un sistema de informacin pude ser hecho cuando la codificacin requerida por las aplicaciones es muy amplia para hacer el prototipo. Este modelo a escala no funcional es utilizado con el objeto de aspecto de diseo y no funcionalidad. Prototipo Primero De Una Serie

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La elaboracin de prototipos involucra la creacin de un primer modelo a escala completa de un sistema, llamado a veces piloto. Ejemplo: la elaboracin del prototipo de un primer avin de una serie. El modelo es completamente operacional y es una realizacin de lo le diseador espera que ser de una serie de aviones con caractersticas idnticas.

Diagramas Fsicos De Flujo De Datos

Proporcionan un panorama del sistema en uso, que es dependiente de la implantacin, que muestra que tareas se llevan a cabo y cmo. Las caractersticas fsicas incluyen: Nombres de personas. Nombres con nmeros de formatos y documentos. Nombres de departamentos. Archivos maestros y de transacciones. Equipo y dispositivos utilizados. Ubicaciones. Nombres de procedimientos. El enfoque ms amplio y til para desarrollar una descripcin exacta y completa del sistema en uso, comienza con el desarrollo de los diagramas fsicos de fijo de datos. El empleo de estos diagramas especiales por tres razones. Primera, es comn que los analistas de sistemas encuentren mucho ms fcil escribir la interaccin entre los componentes fsicos que comprender la poltica empleada para administrar la aplicacin. Segunda, los diagrama fsicos de flujo de datos son de utilidad para comunicarse con los usuarios. Estn relacionados con facilidad a las personas, las localidades y los documentos ya que trabajan todos los das en cada entidad.

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 Tercera, los diagramas fsicos de flujo de datos proporcionan un camino para validar y verificar el punto de vista del usuario sobre la forma en que el sistema en uso.

ALGUNOS SIMBOLOS UTILIZADOS EN LOS DIAGRAMS DE FLUJO

SIMBOLOS TIPO Entrada/Salida Entrada/Salida Entrada/Salida DESCRIPCION Seala Doctos Impresos Almacenamiento En Lnea Desplegado Visual Procesamiento Por Computadora Procesamiento Predefinido (Definido En Otro Lugar U Otro Diagrama De Flujo ENTRADA/SALIDA

Procesamiento

Procesamiento

PROCESAMIENTO

Procesamiento

Decisin

Procesamiento

Operacional Manual

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Descriptivo Descriptivos Descriptivo

Indica Principio Y Fin De Los Procesos Indica Continuacin Con Otra Pagina Conector

MANEJO DEL PROCESO DE DISEO PARA APLICACIONES INSTITUCIONALES

El manejo del proceso de diseo significa tomar los pasos necesarios para que el esfuerza de desarrollo avance en forma apropiada y produzca los resultados esperados.

Carpeta de descripcin del diseo de sistema

Los analistas de sistema denominan a estas especificaciones informacin liberada o carpeta de diseo. La informacin liberada incluye los siguientes aspectos: Cuadro de despliegue. Descripciones de las entradas y salidas donde se muestra la ubicacin de todos los detalles que aparecern en los reportes, documentos y pantallas de terminal. Estructuras de registros. Descripciones de todos los datos contenidos en los archivos maestros y de transacciones as como los diagramas relacionados con la base de datos. Sistemas de codificacin. Descripciones de los cdigos que explican o identifican tipos de transacciones, clasificaciones y categoras de eventos o entidades.

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 Especificaciones de los programas. Cuadros, tablas y descripciones grfica de los mdulos y componentes del software de computadora junto con la interaccin entre cada una de ellos. Especificaciones de procedimientos. Procedimientos planificados para instalar y operar el sistema cuando este terminado. Plan de desarrollo. Cronogramas que indican los tiempos necesarios para el desarrollo de las actividades. Costo del paquete. Gastos anticipados para el desarrollo, implantacin y operacin de nuevos sistemas, clasificados por categoras tales como personal, equipo, comunicaciones, facilidades y suministros. Diseo ergonmico. En el contexto de los sistemas de informacin, la ergonoma estudia los factores fsicos que afectan el rendimiento, la comodidad y la satisfaccin d los usuarios directos.

Que Caractersticas Se Deben Disear?

Efectos Del Diseo Los componentes de un sistema de informacin descritos durante el anlisis de requerimientos son el punto focal del diseo de sistemas. Flujos de datos. Movimientos de datos hacia, alrededor y desde el sistema. Almacenes de datos. Conjunto temporales o permanentes de datos. Procesos. Actividades para aceptar, manejar y suministrar datos e informacin.

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 Procedimientos. Mtodos y rutinas para utilizar el sistema de informacin y lograr con ello los resultados esperados. Controles. Estndares y lineamientos para determinar si las actividades que estn ocurriendo en la forma anticipada o aceptada. Funciones del personal. Las responsabilidades de todas las personas que tiene que ver con el nuevo sistema, incluyendo los usuarios, operadores d computadora y personal de apoyo. Diseo De Salidas Para muchos usuarios finales, la salida es la nica razn para el desarrollo del sistema y la base sobre la que ellos evaluarn la utilidad de la aplicacin. Cuando disean la salida, los analistas deben realizar lo siguiente: Determinar qu informacin presentar. Decidir si la informacin ser presentada en forma visual, verbal o impresa y seleccionar el medio de salida. Disponer la presentacin en un formato aceptable. Decidir cmo distribuir la salida entre los posibles destinatarios.

Diseo De Archivos El diseo de archivo incluye decisiones con respecto a al naturaleza y contenido del propio archivo como si se fuera a emplear para guardar detalles de las transacciones, datos de tipos histrico o informacin de referencias. Los datos que deben incluirse en el formato de los registros contenidos en el archivo. La longitud de cada registro, con base en las caractersticas de los datos que contiene.
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 La secuencia a disposicin de los registros dentro del archivo (la estructura de almacenamiento que puede ser secuencia, indexada o relativa). Tal vez la nueva aplicacin necesite hacer referencia slo al archivo maestro. Diseo De Interaccin Con La Base De Datos En estos casos, el analista de sistemas no afecta el diseo de la base de datos sino que consulta al administrador. A su vez el papel del administrador de base de datos incluye las siguientes responsabilidades: Evaluar la conveniencia de la solicitud del analista. Describir los mtodos para interactuar con la base de datos. Asegurar que la aplicacin no pueda daar la base de datos o que la afecte de manera adversa a las necesidades de otros sistemas de informacin. Diseo De La Entrada Los analistas de sistemas deciden los siguientes detalles del diseo de entradas: 1. 2. 3. 4. Que datos ingresan los sistemas. Que medios utilizar. La forma en que se debe disponer o codificar los datos. El dilogo que servir de gua a los usuarios para dar entrada a los datos. 5. Validacin necesaria de datos y transacciones para detectar errores.

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6. Mtodos para llevar a cabo la validacin de las entradas y los pasos a seguir cuando se presentan errores. Las decisiones de diseo para el manejo de entradas especifican la forma en que sern aceptados los datos para su procesamiento por computadora. El diseo e a entrada tambin incluye la especificacin de los medios por los que tanto los usuarios finales como los operadores dar instrucciones al sistema sobre las acciones que deben emprender.

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UNIDAD 5
PROYECTO

INTRODUCCION

Este manual fue realizado para documentar todo lo caracterstico para el anlisis del sistema. Contiene todo lo necesario para llevar a cabo un sistema de informacin para el Departamento Actividades Extraescolares de la Unidad Educativa Femenino Espritu Santo. Aqu se conocer lo necesario para un buen anlisis de sistemas de informacin. Empezando por la solicitud de proyecto requisito importante ya que de aqu se conocen los problemas, se hace una visin de oportunidades y declaracin de objetivos. Se hace un estudio de factibilidad necesario para definir objetivo y conocer los recursos del Departamento de Actividades Extraescolares. Mediante los requerimientos bsicos, se hace conocimiento de los procesos del Departamento de Actividades Extraescolares; se representa la ubicacin del Departamento de Actividades Extraescolares y por ultimo se conoce la jerarqua mediante el diagrama funcional y general.

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UNIDAD EDUCATIVA FEMENINO ESPIRITU SANTO SOLICITUD DEL PROYECTO

Dependencia oficial u organismo: Nombre del proyecto: Sistema de Departamento de Actividades Control de Actividades Extraescolares Extraescolares Coordinadora del proyecto: Lic. Viena Muirragui I. Inicio: 8 de Octubre de 2010 Terminacin: 23 de Octubre de 2010

Cuestionario 1.- Cul es el problema en el departamento? Retraso en el manejo de informacin 2.-Detalles del problema. Demora en la localizacin de datos, organizacin y maquilado de actas de liberacin, atraso en la atencin de estudiantes. 3.- Cul cree el usuario que sea la solucin? Crear un sistema. Automatizar el manejo de informacin. 4.- En qu forma ser de ayuda un sistema de informacin? Agilizar los trmites administrativos. Agilizar la atencin a los estudiantes. 5.- Cmo organizan su informacin?
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Manualmente. Se organiza la informacin por actividad. Se organiza la informacin por ciclos. 6.-Con respecto a lo anterior Qu problemas se genera? Demora en la atencin a estudiantes tanto para informacin de calificaciones, como en entrega de de cartas de liberacin. 7.- Estara de acuerdo en implementar algn sistema de computo? Si. 8.- Qu beneficios desea obtener con la realizacin del sistema de informacin? Agilizar la atencin a estudiantes.

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UNIDAD EDUCATIVA FEMENINO ESPIRITU SANTO DETERMINACION DE FACTIBILIDAD

Dependencia oficial u organismo: Jefe de departamento: Departamento de Actividades Lic. Mariana Merizalde Extraescolares Nombre del proyecto: Sistema de Control de Actividades Extraescolares

Factibilidad Tcnica: El Departamento de Actividades Extraescolares no cuenta con algn sistema para organizar su informacin; haciendo las operaciones manualmente. Ms sin embargo en este momento cuenta con un equipo anticuado para la realizacin de algunas actividades. El equipo con que cuenta actualmente es un equipo Acer 486. Tomando en cuenta que ya ha solicitado un equipo ms actualizado que se nos proporcionar y quedar perfecto para la buena creacin y manejo de dicho proyecto. El equipo tendr las siguientes caractersticas: Procesador Intel Pentium IV Memoria RAM de 256mb Unidad de CD-ROM LG 52X Entre otras caractersticas Factibilidad Econmica: El departamento de Actividades Extraescolares no cuenta del todo con los recursos econmicos necesarios para llevar a cabo el proyecto aunque se nos
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apoyar en lo que este alcance del encargado, como por ejemplo: papelera y otros gastos similares y menor. Por lo que nuestra postura ser que si en algn momento el prosupuesto no nos alcanza para seguir la realizacin del proyecto habr posibilidad de abandonarlo. Gastos: Costo del proyecto $ 6000.00 Costos Varios hasta el momento $ 100.00 Equipo de computo nuevo $ 13,000.00 Considerando que estos Gastos Varios aumentarn segn el avance del proyecto.

Factibilidad Operacional:
La persona al mando del Departamento nos apoyar en el tiempo requerido para proporcionarnos toda la informacin necesaria para la recoleccin de datos para llevar acabo el proyecto. Aclarando que el sistema ser de gran ayuda para el Departamento y con esto lgicamente el sistema ser utilizado en un 90% y de sus actividades diarias.

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UNIDAD EDUCATIVA FEMENINO ESPIRITU SANTO REQUERIMIENTOS BASICOS

Dependencia oficial u organismo: Departamento de Actividades Extraescolares Jefe del departamento: Ing. Carlos Castro Nombre del proyecto: Sistema de Control de Actividades Extraescolares

Cul es el proceso bsico del departamento? Atencin a estudiantes de nuevo ingreso, impartir actividades extraescolares a los estudiantes de nuevo ingreso, control de asistencias, constancias de calificaciones. Qu datos utiliza y produce? Nombre del estudiante. No. De Control. Especialidad. Cartas de liberacin por actividades extraescolares aprobadas. Cul es la finalidad de esta actividad dentro de la institucin? Fomentar el desarrollo integral de los estudiantes de la Unidad Educativa a travs de programas deportivos y culturales. Qu pasos se siguen para llevarla a cabo? 1. Elaboracin de horarios de Actividades Extraescolares.

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2. Inscripcin de estudiantes de nuevo ingreso a Actividades Extraescolares. 3. Elaboracin de lista de asistencias. 4. Manejo de calificaciones en cuatro periodos parciales y un final. Cunto tiempo tarda en efectuarlo? Un semestre. Con cuanta frecuencia lo hace? Cada 2 semanas a cada ciclo escolar (lo de constancias de liberacin). Cada semestre (Todas las actividades, lista de asistencia, calificaciones). Quines utilizan la informacin resultante? El mismo Departamento de Actividades Extraescolares.

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UNIDAD EDUCATIVA FEMENINO ESPIRITU SANTO DIAGRAMA FUNCIONAL (DEPARTAMENTO DE ACTIVIDADES EXTRAESCOLARES)

DIRECCION

SUBDIRECCION DE PLANEACIO Y VINCULACION

DEPARTAMENTO DE ACTIVIDADES EXTRAESCOLARES

SECRETARIA

OFICINA DE PROMOCION DEPORTIVA

OFICINA DE PROMOCION DEPORTIVA

PROMOTOR DEPORTIVO

PROMOTOR CULTURAL

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Definicin Del Problema:

Demora en la localizacin de datos para dar informacin a los estudiantes, organizacin de la informacin y maquilado de cartas de liberacin de actividades extraescolares en el Departamento de Actividades Extraescolares, localizado en las instalaciones del ITSSAT ubicado en Carretera Costera del Golfo Km. 140+100.

Objetivo General:
Automatizar el control de las actividades del Departamento de Actividades Extraescolares.

Objetivo Especifico:
Agilizar el proceso de datos y la obtencin de estudiantes. Facilitar al Departamento en sus actividades diarias. Hacer una mejora continua. Reducir tiempos de espera.

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CALENDARO DE ACTIVIDADES UNIDAD EDUCATIVA FEMENINO ESPIRITU SANTO

Tiempo Actividad Solicitud del proyecto Calendario de actividades Estudio de factibilidad Entrevista Determinac in de Requerimie ntos Organigram a General Organigram a Funcional Planteamie nto del problema Objetivo General y
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Octubre 09 10 13 14 16 17 20 22 23

Especfico Espaol Estructurad o Diagrama de Contexto Diccionario de Datos Diagrama de Flujo de Datos Entrega

Tcnicas De Recoleccin De Datos:

Se realiz una entrevista al jefe del Departamento de Actividades Extraescolares. Se le aplico un cuestionario para conocer el proceso del Departamento de Actividades Extraescolares. Se hizo una solicitud de proyecto. Se aplic un cuestionario para poder saber los requerimientos bsicos de dicho departamento. Un cuestionario para conocer y determinar la factibilidad tcnica, operacional y econmica.
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CUESTIONARIO: Cmo se seleccion el proyecto? Debido a las necesidades de automatizacin de las actividades del Departamento de Actividades Extraescolares.

Cul fue la razn para sugerir el proyecto? Debido a rumores de necesidad de un sistema de informacin en el departamento. UNIDAD EDUCATIVA FEMENINO ESPIRITU SANTO ESPAOL ESTRUCTURADO Principal SISCONAE (Sistema de Control de Actividades Extraescolares) 1. Altas 2. Captura 3. Consulta 4. Carta de Liberacin 5. Bajas 6. Salir Fin de Principal.

Procedimiento Altas Si el estudiante no esta dado de alta

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Se le pide todos los datos No. De Control Nombre Especialidad Tipo de actividad a ingresar (Ftbol, Voleibol, Bsquetbol, etc.) Sino Se pide el No. De control para reinscribirlo Fin de Si Fin de Altas

Procedimiento Captura Se pide un No. de Control Si el No. de Control existe Se capturan las calificaciones Sino No. de Control no valido Fin de Si Fin de Captura

UNIDAD EDUCATIVA FEMENINO ESPIRITU SANTO

Procedimiento Consulta Se pide un No. de Control Si lo encuentra Se le da la informacin al estudiante

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Sino No. de Control no valido Fin de Si Fin de Consulta.

Procedimiento Carta de Liberacin) Se pide el No. de Control Si lo encuentra Si el estudiante aprob Se imprime la Carta de Liberacin Sino Lo siento Estudiante no aprobado Fin de Si Sino No. de Control no valido Fin de Si Fin de Calta de Liberacin

Procedimiento Bajas Se pide un No. de Control Si lo encuentra Lo da de baja El Estudiante esta dado de Baja Sino No. de Control no valido Fin de Si Fin de Bajas

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UNIDAD EDUCATIVA FEMENINO ESPIRITU SANTO DICCIONARIO DE DATOS PROCESO: DESCRIPCION: Principal SISCONAE Programa principales el cual se encuentran todos los procedimientos. El nmero de la opcin deseada

ENTRADA:

SALIDA:

Ejecucin del Procedimiento deseado.

RESUMEN DE LA LOGICA:

Este programa principal presenta un men con 6 opciones: Altas, Captura, Consulta, Carta de Liberacin, Bajas y Salir. Ejecutndose el procedimiento que corresponda al nmero que teclee.

PROCESO: DESCRIPCION:

Altas Procedimiento que nos va a servir para dar de alta estudiantes.

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ENTRADA:

SALIDA:

Una pregunta para validar se en de nueva inscripcin o reinscripcin. Nueva: Nombre, No. de Control, Esp., Tipo de Actividad Reinscripcin: No. de Control. Mensaje Estudiante dado de alta

UNIDAD EDUCATIVA FEMENINO ESPIRITU SANTO RESUMEN DE LA LOGICA: Se valida pregunta de que si es nuevo o reinscripcin. Si es nuevo pide todo sus datos especificados en espaol. Estructurado. Si es reinscripcin solo se pide el No. de control.

PROCESO: DESCRIPCION:

Captura Procedimiento que nos permite capturar las calificaciones de los estudiantes inscritos. No. de Control.

ENTRADA:

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SALIDA:

No hay salida este procedimiento es solo para introducir datos.

RESUMEN DE LA LOGICA:

Si No. de Control existe Se capturan las calificaciones del estudiante.. Sino existe el No. de Control Se manda un mensaje que diga El No. de Control no es valido.

PROCESO: DESCRIPCION:

Consulta Procedimiento que nos proporciona informacin de determinado estudiante. No. de Control

ENTRADA:

SALIDA:

. Informacin del estudiante a buscar (Calificacin).

RESUMEN DE LA LOGICA:

Si el No. de Control existe Se proporciona la informacin de su calificacin al estudiante Si el No. de Control no existe Se manda un mensaje que diga El No. de Control no es valido.

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PROCESO: DESCRIPCION:

Carta de Liberacin Procedimiento que nos va a imprimir la carta de liberacin de Actividades Extraescolares No. de Control

ENTRADA:

SALIDA:

Impresin de la Carta de Liberacin d Actividades Extraescolares.

RESUMEN DE LA LOGICA:

Si encuentra el No. de Control Si el estudiante aprob Se imprime el la Carta de Liberacin Sino aprob. Se manda un mensaje El estudiante no acredit la materia Sino encuentra el No. de Control Se manda un mensaje No. de Control no Valido

PROCESO: DESCRIPCION:

Bajas Procedimiento que da de baja a estudiantes segn su nmero de control. No. de Control

ENTRADA:
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SALIDA:

Mensaje Estudiante eliminado Mensaje No. de control no valido

RESUMEN DE LA LOGICA:

Este procedimiento es muy simple Si encuentra el No. de Control Da de baja al estudiante Manda el mensaje Estudiante eliminado Sino lo encuentra Manda el mensaje No. de Control no valido

DIAGRAMA DE CONTEXTO PRINCIPAL

PRINCIPAL

1. 2. 3. 4. 5. 6.

MENU ALTAS CAPTURA CONSULTA CARTA DE LIBERACION BAJAS SALIR

ALTAS

CAPTURA

CONSULTA

CARTA DE LIBERACION

BAJAS

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ALTAS

ALTAS

No

Es de nuevo ingreso?

Si

No. de Control

Nombre No. de Control Especialidad Tipo de actividad

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CAPTURA

CAPTURA

No
Existe el No. de Control?

Si

No. de Control no valido

Aceptar Calificaciones

CONSULTA
CONSULTA

No

Existe el No. de Control?

Si

No. de Control no valido

Mostrar Calificaciones

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CARTA DE LIBERACION

CARTA DE LIBERACION

No

Existe el No. de Control?

Si

No. de Control no valido

Imprimir Carta de Liberacin

BAJAS
BAJAS

No

Existe el No. de Control?

Si

No. de Control no valido

Proceso de Borrado del Registro

Estudiante dado de Baja

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