PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE PERSONAL

V. 2/ 19 de Enero de 2012
1. OBJETIVO Y ALCANCE Identificar, evaluar, lograr y mantener la competencia del personal para el ptimo desarrollo de todos los servicios prestados. Aplica para todo el personal administrativo y operativo de MONTAJES SIN LIMITES.

2. DEFINICIONES Certificado: Acreditacin emitida por una entidad o un particular debidamente autorizados garantizando que determinado dato pertenece realmente a quien se supone. Competencia: Capacidades demostrada para aplicar los conocimientos y habilidades. Difusin: Mecanismo mediante el cual la organizacin comunica y mantiene informado y actualizado a todo el personal sobre los procesos y procedimientos establecidos. Entrenamiento: Actividad encaminada a desarrollar y mejorar las habilidades del personal. Hoja de vida: Resumen escrito y ordenado de la formacin acadmica y de la experiencia laboral de un trabajador. Incentivo: Reconocimiento que se hace al personal que ha obtenido un nivel de compromiso y ejecucin de todas las metas y objetivos planteados. Motivacin: Voluntad para hacer un esfuerzo y alcanzar las metas y objetivos planteados. Verificacin: Confirmacin mediante la aportacin de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos especificados.

3. RESPONSABILIDAD Es responsabilidad de la Administracin de MONTAJES SIN LIMITES definir, y describir cada uno de los cargos, con el fin de que cada trabajador tenga claro su rol dentro de la organizacin. Es responsabilidad de cada trabajador entregar su hoja de vida con los debidos soportes que certifiquen su formacin y experiencia laboral.

Cdigo: ADM-RH01-P Versin: 2 Fecha: 19/ENE/2012 Pgina 1 de 5

Validado por: _____________________________ Departamento HSEQ Aprobado por: _____________________________ Gerencia

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Es responsabilidad del Director Administrativo llevar a cabo el proceso de seleccin de las vacantes de todas las reas de la organizacin, verificando las competencias de los postulantes de acuerdo al cargo a cubrir. 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Manual de definicin de cargos Hoja de vida del trabajador Certificados de estudios Certificados laborales Cedula de ciudadana Antecedentes disciplinarios Certificado de aptitud laboral Contrato de trabajo Afiliaciones al Sistema de Seguridad Social (ARP, EPS, AFP)

5. DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES 5.1. Descripcin de cargos La Direccin Administrativa definir y describir cada uno de los cargos en trminos de educacin, experiencia, formacin, habilidades y responsabilidades, esta informacin estar contenida en el MANUAL DE CARGOS. 5.2. Determinacin de necesidades de personal La Gerencia General determinar las necesidades de personal para el rea administrativa de la empresa. Cada Ingeniero Residente de acuerdo a las caractersticas y magnitud del proyecto, definir los cargos necesarios para la ejecucin del mismo. 5.3. Seleccin de personal Permanentemente se recibirn hojas de vida con el fin de alimentar la base de datos de la empresa, sin embargo se dar prioridad a los trabajadores que ya han estado vinculados con la empresa pues se tiene emitido ya un concepto de su desempeo. Para todos los cargos se har la preseleccin de los postulantes y se validarn todos los requisitos expuestos en el MANUAL DE DEFINICION DE CARGOS. La verificacin de las competencias se realizar en el formato CONTROL DE COMPETENCIAS. Se elige la mejor opcin y se contrata a la persona, teniendo como puntaje mnimo para acceder al cargo 70 puntos de 100 posibles.

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En caso de que se contrate a trabajadores de la zona de operacin que no cumplan con los requisitos contemplados en el manual de cargos, se har un seguimiento y se realizar la evaluacin de desempeo en un tiempo prudencial despus de ser contratado el trabajador, con lo cual se validar la competencia en el desempeo del cargo. En cada centro de trabajo se verificar que la documentacin de cada uno de los trabajadores se encuentre completa de acuerdo a lo contenido en el formato CONTROL DE DOCUMENTACIN DE PERSONAL. 5.4. Contratacin Para todos los cargos Administrativa, la Direccin administrativa es la encargada del trmite correspondiente de la contratacin del personal segn la modalidad de contrato, y es responsable a su vez de las afiliaciones al Sistema General de Seguridad Social (EPS; ARP y AFP, cajas de compensacin), una vez se valide la aptitud medico-ocupacional del trabajador. En los proyectos esta funcin la debe realizar el Supervisor HSEQ de cada proyecto, garantizando siempre la disponibilidad de los documentos exigidos. 5.5. Formacin Para cada proyecto se debe programar la formacin del personal alimentando el formato de PLAN DE ENTRENAMIENTO con la programacin de capacitaciones internas y con las capacitaciones externas que pueda tomar la empresa. Durante la ejecucin de cada proyecto el Ingeniero Residente y/o el Supervisor HSEQ es responsable de realizar las charlas programadas por la empresa que incluyen temas de calidad, seguridad, salud ocupacional y medio ambiente. 5.6. Evaluacin de competencias Semestralmente o antes de terminar cada proyecto el Ingeniero Residente del mismo debe realizar la evaluacin de competencias de cada trabajador operativo aplicando para tal fin el formato de EVALUACION DE DESEMPEO. El personal administrativo debe ser evaluado por la Gerencia General de la empresa mnimo cada seis meses. En la evaluacin de competencias se identifican y evalan las competencias de los cargos descritos en el manual de definicin de cargos. Se identifican los casos para capacitacin o refuerzo de debilidades encontradas en las personas evaluadas. En el caso de una calificacin por debajo de 70 puntos en la evaluacin de competencias del personal operativo, no se tendr en cuenta para nuevos proyectos. Si el puntaje esta entre 70 y 80 puntos se podr tener en cuenta para prximos proyectos pero se deber hablar con la persona indicndole los aspectos a mejorar.

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Si el trabajador esta por encima de 80 puntos se har seguimiento de sus evaluaciones de desempeo con el fin de controlar que no baje su calificacin por debajo de este valor, en caso tal de que esto ocurra se deber generar un plan de accin para detectar las causas y buscar que el trabajador recupere su nivel de desempeo. 5.7. Evaluacin de responsabilidades en HSE Es fundamental para la empresa la evaluacin de desempeo en Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Medio Ambiente del personal Administrativo y Operativo de manera que se garantice que los servicios prestados se realicen de manera eficiente y segura. Se realizar una evaluacin de desempeo de HSE al personal operativo y administrativo por proyecto, las cuales se registran en el formato de EVALUACION DE DESEMPEO. 5.8. Consolidacin de la informacin La calificacin de cada trabajador se debe consignar en el formato CONTROL DE PERSONAL DE PROYECTOS con el fin de tener una herramienta de fcil acceso a la hora de requerir personal para prximos proyectos. 5.9. Motivacin e incentivos Es fundamental para la empresa lograr la participacin del personal Administrativo y Operativo de manera que se garantice la difusin del Sistema de Gestin de Calidad, Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Medio Ambiente a travs de actividades de motivacin laboral y as facilitar el empoderamiento de cada uno de sus actores. Por tal motivo, el trabajador que se destaque por su dedicacin, por el compromiso con las directrices de HSEQ de la compaa mediante el cumplimiento de procedimientos reconocido como empleado destacado, y esta distincin ser divulgada en la oficina Bogot y en cada punto de operacin del proyecto al cual pertenezca a travs del formato EMPLEADO DESTACADO DEL PROYECTO, y recibir como reconocimiento un obsequio que le ser entregado por la administracin del proyecto. 5.10. Novedades de Nomina En cada proyecto el Ingeniero Residente debe reportar oportunamente al Director Administrativo las novedades de nomina pertinentes para el pago de horas extras y recargos.

6. PRUEBAS Y CONTROLES Durante el proceso de seleccin y vinculacin de personal se debe verificar la documentacin de cada persona, almacenando siempre que sea posible los certificados que acrediten la competencia del trabajador.

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Para las capacitaciones externas se mantendrn los registros correspondientes en cada una de las hojas de vida del personal. 7. SEGURIDAD INDUSTRIAL Y MEDIO AMBIENTE La seleccin y evaluacin del personal debe ser realizada en instalaciones que garanticen la mitigacin de riesgos elctricos, ergonmicos, fsicos y psicosociales, segn los riesgos identificados en el panorama de riesgos para los cargos involucrados. 8. RECOMENDACIONES La evaluacin debe ser lo mas objetiva posible con el fin de no perjudicar la reputacin del personal evaluado. Se debe hacer seguimiento al resultado de las evaluaciones de desempeo con el fin de implementar los planes de accin necesarios para mejorar la calidad del talento humano. 9. REGISTROS ADM-RH01-F Formato de control de competencias ADM-RH02-F Formato de control de documentacin de personal ADM-RH03-F Formato de evaluacin de desempeo ADM-RH04-F Formato de control de personal del proyecto ADM-RH05-F Formato de empleado destacado del proyecto ADM-RH06-F Formato de reporte de novedades de nomina

10. HISTORIAL DE VERSIONES. Versin 0 1 2 Fecha 02/02/2009 10/01/2011 19/01/2012 Descripcin de las Modificaciones Versin Inicial Inclusin de nuevas directrices para la seleccin, formacin y motivacin del personal Actualizacin de responsabilidades Cambio de Codificacin