APLICAR Y ENSEAR LA CONTABILIDAD A UNA MICROEMPRESA

JUDITH ARIAS OTERO SANDRA MILENA PEREZ PAULA CRISTINA VASQUEZ

UNION AMERICANA DE EDUCACION SUPERIOR UNAES TECNOLOGIA CONTABLE Y TRIBUTARIA VILLAVICENCIO 2010

APLICAR Y ENSEAR LA CONTABILIDAD A UNA MICROEMPRESA

JUDITH ARIAS OTERO SANDRA MILENA PEREZ PAULA CRISTINA VASQUEZ

Anteproyecto presentado como estudiantes de VI semestre, relacionado con investigacin para optar por el titulo de tecnlogas(os) contables y tributarias.

UNION AMERICANA DE EDUCACION SUPERIOR UNAES TECNOLOGIA CONTABLE Y TRIBUTARIA VILLAVICENCIO 2010

DEDICATORIA

Con todo el corazn y pensando siempre en mis motivos de vida, deseo dedicar este trabajo primero a Dios que es mi padre celestial, a mis dos madres que son el motivo mas grande que tengo para luchar, a mi familia, por quienes amanezco cada da con ansias de superarme y a todos mis amigos que me han toleracin, esta es una de esas acompaado en las buenas y en las malas sin ninguna contemplacin. Gracias por el apoyo, el amor, la paciencia y la oportunidades en la que puedo decirles cuanto los amo. PAULA CRISTINA VASQUEZ

Dedico este trabajo primero a Dios por permitirme llegar a culminar este objetivo, y a las personas que me apoyaron, a mis padres, compaeros y docentes que con su ayuda y colaboracin hicieron ms fcil cumplir esta meta. SANDRA MILENA PEREZ

Dios este trabajo se lo dedico, ya que no me ha dejado desfallecer en el intento de superarme, tambin a mi familia de la que he tenido un gran apoyo moral y as poco a poco escalar en los objetivos que me he propuesto.

JUDITH ARIAS OTERO

AGRADECIMIENTOS

. El presente trabajo se lo dedicamos y agradecemos a nuestra familia que y amor. Gracias por gracias a sus consejos y palabras de aliento hemos crecido como personas. A nuestros padres y hermanos por su apoyo, confianza ayudarnos a cumplir nuestros objetivos como personas y estudiantes. A nuestros profesores; quienes diariamente con el aporte de sus conocimientos nos ensean y despiertan las ideas de mejorar nuestra sociedad, logrando hacer realidades que se materializan cuando son posibles ejecutarlas o mejorarlas

Judith arias otero Sandra milena Prez Paula cristina Vsquez

TABLA DE CONTENID

INTRODUCCION...................................................................................5 1.JUSTIFICACION.................................................................................7 2.PLANTEAMIENTO Y FORMULACION DEL PROBLEMA..................8 Es realmente AGROLUZ DEL META un establecimiento de comercio rentable, o debe liquidarse y en ltimas una reorganizacin y re direccionamiento total puede salvar el negocio? ..............................8 ..................................................................................................9 3.OBJETIVOS........................................................................................9 3.1.OBJETIVO GENERAL.....................................................................9
3.2.OBJETIVOS ESPECFICOS............................................................................ 9

4.MARCO TEORICO...........................................................................10
4.1.Principios de Contabilidad ......................................................................10

6.TIPO DE INVESTIGACION ANALITICA...........................................19 8.BIBLIOGRAFIA.................................................................................22

INTRODUCCION

Para la recoleccin, tabulacin, evaluacin y elaboracin de este proyecto nace de ideas consultivas y dando respuesta a necesidades de las microempresas que hacen patria en sitios apartados de la regin metense. La idea a parte de darnos valor e iniciativa, primordialmente era un reto para nosotras como tecnlogas, dado que es trabajar sobre hechos reales, una empresa familiar en marcha, empezaramos a evaluar nuestros conocimientos, enfrentar la realidad econmica de personas que sobreviven en lugares apartados de nuestra regin, conocer la empresa, su ubicacin geogrfica, el devenir

econmico y el mpetu de sobresalir, realizar sueos y obtener utilidades, fue algo especial, creamos que era algo muy pequeo, sin complicaciones y que la tarea seria cuestin de par das en hacer la contabilidad y por el contrario dado que son empresas que nacen por necesidades, son organizaciones con algo de desorden en todas las reas del negocio: contabilidad, compras, ventas, clientes, proveedores., con papeles desordenados pero cumpliendo con las normas legales y tributarias, realizar el inventario no fue tarea fcil dado que maneja gran variedad de productos desde artculos de ferretera hasta droga veterinaria, pasando por productos para el sector agrcola y repuestos de vehculos de bajo cilindrage (motocicletas). Al desglosar y analizar la cartera por edades, preestablecida partiendo de la fecha de venta y su lenta recuperacin se obtuvo la justificacin de las obligaciones bancarias que el negocio posee. Con el presente trabajo se demuestra la labor realizada con la propietaria del negocio y cuya finalidad no era otra que ensear de primera mano el manejo del archivo, conciliacin de cuentas por pagar y cuentas por cobrar, efectividad en la recuperacin de cartera y la viabilidad de disminuir costos y gastos con el fin de obtener como utilidad mnima el pago de un salario aceptable para la propietaria y lograr manejar y supervisar sistematizadamente las finanzas de la microempresa.

La mayora de empresas como la aqu analizada poseen el juego del carrusel del dinero y en el tiempo se deshace el capital invertido sin beneficio alguno, dado que se juega a taponar huecos financieros con otra obligacin sin visualizar el futuro requerido y anhelado.

En Colombia, tanto la Cmara de Comercio, la DIAN y hasta el mismo Estado a travs de entidades municipales como las secretaras de hacienda deberan brindarles una mnima capacitacin al comerciante de lo que es en estancia la

palabra negocio, utilidad y contabilidad, as se podran beneficiar tanto el estado como el comerciante.

1. JUSTIFICACION La microempresa denominada AGROLUZ DEL META, cuya propietaria es la seora MARIA LUZ VID OTERO DE ARIAS, naci hace cuatro aos, en el corregimiento de CACAYAL, ubicado en el Municipio de Lejanas, departamento del Meta; como un establecimiento de comercio de sustento familiar, sin ningn tipo de soporte contable o financiero, solo con el conocimiento del mercado y las necesidades que el corregimiento padeca.

Siendo esta regin rica en productos agrcolas, llamada a ser la despensa y municipio frutero de Colombia, los agricultores buscaban solucionar sus necesidades acudiendo a Municipios cercanos como Granada, por lo cual con una visin clara de negocio, establecieron un comercio mltiple; materiales de ferretera, abonos agrcolas, fungicidas, insecticidas e insumos para ganadera, porcicultura y el sector avcola. Sin embargo, ello los lleva a manejar el sistema de crdito sin poseer las herramientas necesarias para un cobro efectivo de corto plazo, sin intereses y con deficiencias contables para analizar la viabilidad del negocio. Por lo tanto se hace indispensable implementar, fomentar y ensear tanto la parte terica como practica del manejo contable, financiero y econmico de la microempresa para subsanar las fallas encontradas, a fin de evaluar si este establecimiento es rentable.

2. PLANTEAMIENTO Y FORMULACION DEL PROBLEMA

Es realmente AGROLUZ DEL META un establecimiento de comercio rentable, o debe liquidarse y en ltimas una reorganizacin y re direccionamiento total puede salvar el negocio?

Las circunstancias, el manejo familiar del negocio en sus aos de funcionamiento, la falta de conocimientos contables, de apalancamiento financiero y el futuro econmico de la regin, la competencia y las necesidades de los agricultores, se deben analizar y visualizar como un ente que debe generar utilidades.

3. OBJETIVOS 3.1. OBJETIVO GENERAL

Elaborar, verificar, analizar, aplicar y ensear los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Colombia, los procedimientos y procesos contables, tributarios y el manejo efectivo financiero de viabilidad econmica del negocio denominado AGROLUZ DEL META, 3.2. OBJETIVOS ESPECFICOS

 Conocer, analizar y entender la misin y visin de la microempresa en cuestin. Establecer los Inventarios, la Cartera y las Cuentas Por Pagar reales. Ensear y Formar a los propietarios en conocimientos bsicos de contabilidad para obtener resultados de prdida o ganancia Recopilar, verificar y analizar las Cuentas Por Cobrar, estableciendo las edades de cartera, las probabilidades de recuperacin de las mismas y ajustar las Cuentas de difcil cobro. Establecer un cronograma de actividades, con la finalidad de verificar la viabilidad del negocio. Manejar la empresa como un negocio rentable, de resultados positivos con la finalidad de Utilidades Econmicas y Financieras.

4. MARCO TEORICO

4.1. Principios de Contabilidad Por ser un negocio comercial con diversidad de productos, se hace necesario que la Contabilidad se base en el Plan de Cuentas del sector Comercial. La formacin contable debe ejecutarse por personas que posean la suficiencia en el manejo y conocimientos claros de contabilidad, tributaria y econmica y los dueos del negocio deben entender, comprender y darle una finalidad de resultados financieros y econmicos para la toma de decisiones. Mediante papeles de trabajo basados en soportes contables, facturas de venta, facturas de compra, el libro fiscal, etc., ser la constancia real del trabajo realizado, de la aplicabilidad y receptibilidad de los principios contables. La contabilidad de la microempresa AGROLUZ DEL META, debe ser comprensible, comparable, pertinente, confiable, til, verificable. Lo anterior, debe
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llevarnos a concluir y analizar cualitativamente y cunticamente los Estados Financieros Bsicos en especial las Cuentas Por Cobrar (cartera) y las Cuentas Por Pagar ( Proveedores). La Contabilidad de todo negocio debe partir de la informacin interna, la cual debe procesarse de forma ajustada a las normas comerciales, contables y tributarias para obtener como resultado la decisin de viabilidad de la empresa. Dado que es negocio en marcha, con cuatro aos de preestablecido, la contabilidad debe manejarse como una continuidad del ciclo econmico del negocio, ajustarse al valor real del mercado, valuados segn los soportes que el negocio posee.

5. DESARROLLO DEL TEMA DE TRABAJO Se tom como proyecto la aplicacin y enseanza de la contabilidad bsica al establecimiento cuya razn social es AGRO LUZ DEL META y su propietaria es la seora MARIA LUZ VID OTERO, esta empresa fue constituida el 08 de enero de 2008 segn matricula de la Cmara de Comercio N. 00163872, la cual est ubicada en la calle principal del corregimiento llamado Cacayal del municipio de Lejanas - Meta. Viendo la necesidad de organizacin de sta microempresa decidimos implementar los conocimientos adquiridos en la universidad y as poner en prctica todo lo aprendido con hechos reales. Nos desplazamos al sitio de ubicacin encontrando una regin con vocacin agrcola, diversidad de produccin de frutas, ctricos y plantas de pan comer, las cuales combinan con la produccin, crianza y degello de animales como porcinos, ganadera y aves de corral. Esta regin es una gran despensa de nuestro departamento y de la capital de la Republica Bogot D. C., una vez

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instalados en el establecimiento de comercio, realizamos una visita e inspeccin del mismo constatando que est conformado por dos locales, con distintos pero bien diferenciados en variedad de productos para la venta y cuya demanda esta directamente relacionada con la vocacin agrcola y ganadera de la regin y cubre en buena forma las necesidades de las personas habitantes de la misma comarca, como son Insumos, fertilizantes, herbicidas y plaguicidas, droga veterinaria, artculos de ferretera, como maquinas fumigadoras, materiales de pvc, tornillos, empaques, lubricantes para motos, bugas, etc., y por otra parte todo lo relacionado con plsticos , bolsas, empaques para productos como: yuca, guayaba y pltano. En fin encontramos una gran diversidad de productos para la venta. La propietaria desde el inicio de la presente asesora mostro toda la disposicin para aprender las instrucciones, recomendaciones y sugerencias que el grupo de trabajo le fue presentando en la medida que se iba desarrollando el temario de la visita, anlisis de datos, verificacin de informacin y tabulacin de los resultado. Se recibi de parte de la propietaria dos carpetas con una gran variedad y cantidad de documentos, facturas de compra, recibos de venta y otros mas, las cuales estaban mezcladas, sin un orden cronolgico, con variedad de fechas y diferentes proveedores, nos dedicamos a reclasificarlas, ordenarlas por fechas, por tipo de documento y ubicando en forma perfecta en carpetas por aos; 2007, 2008, 2009 y 2010, separndolos por meses, y proveedor, cabe anotar que la mayora de las facturas de compra se hallan canceladas. Se organizo en un fuelle acorden a los proveedores en orden alfabtico y se sistematizo, todas las facturas pendientes por cancelar se registraron en una hoja de clculo Excel se digito la fecha de compra, el nombre del proveedor y el valor de la misma para con ello realizar las labores de anlisis numricos y grficos que nos permiti tener una visin mas exacta del estado de pagos a proveedores, la edad de las mismas (ver anexos). Dado que el negocio es pequeo, de manejo familiar y por ende no se tenia un detalle del inventario de mercanca para la venta que el negocio posee, fue necesario realizar un inventario el cual nos tom tres das por lo dispendioso de las diferentes presentaciones, tipos, materiales y funcionabilidad de los mismos, que se manejan en este establecimiento. Basados en los datos recolectados se observa que existe una cantidad apreciable de productos y mercancas. Una vez cotejados los datos del inventario con la facturas de compras de los materiales inventariados es notorio que existen productos con una muy baja rotacin, lo cual implica un costo adicional de mantener stock de inventarios en bodega.
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Se procedi a explicar al propietario del establecimiento seora Luz Vid, la forma, manera y manejo del almacenamiento de los productos y como realizar inventarios, con la finalidad de obtener una alta rotacin de los mismos y como funcionan las fechas de vencimiento de los mismos, el recambio y reaprovisamiento de los mismos para efectos de disminuir el costo-bodegaalmacn. Al verificar los pagos a proveedores encontramos unas facturas vencidas con alguna morosidad y otras, del mismo proveedor, canceladas en tiempo record y con fechas recientes, el propietario refiere que el vendedor es quien le sugiere que facturas debe cancelar primero es decir a su conveniencia, intuimos nosotros de conformidad a las comisiones que devengue el vendedor , se le advirti el riesgo jurdico y la morosidad que esto le puede ocasionara a futuro, de seguir aceptando esta practica inusual. Se le sugiri que cancele siempre las facturas ms antiguas as ella estar al da con su cartera. En cuanto a los soportes tambin encontramos que varios proveedores no estn generando y entregando factura de venta, con el lleno de los requisitos exigidos por la DIAN, pues le expiden rdenes de servicio o remisiones y sobre estos documentos ella esta cancelando, error ha corregir ya que siempre para cumplir con las normas legales se debe exigir factura con todos los requisitos exigidos por la ley. Tambin se tabularon los datos de gastos administrativos y obligaciones bancarias,

Desde el punto de vista contable, el negocio AGROLUZ DEL META fue evaluado: teniendo en cuenta los activos totales y discriminados, empezando por la cartera y/o cuentas por cobrar el cual en adelante ser analizado por edades a fin de establecer y destacar las deudas de difcil cobro, las cuentas por pagar y las obligaciones bancarias. Mas los costos, gastos y dems emolumentos que tienen relacin de causalidad con el negocio analizado. El negocio en principio es rentable, pero posee serias deficiencias en lo referente al manejo administrativo y contable lo cual lo hace ver inestable en el corto plazo, y si ello lo anudamos al hecho que al sector han llegado dos negocios ms como fuerte competencia nos puede desestabilizar aun ms el negocio.

5.1. Anlisis financiero

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Una vez obtenida la informacin necesaria y requerida del negocio AGROLUZ DEL META, la tarea de analizar con base en los datos contables, la viabilidad financiera de la microempresa. a. La utilidad neta mensual es de aproximadamente, quinientos mil pesos mensuales, lo cual significa que el negocio NO genera un salario mnimo mensual para el propietario, el cual como se observa en la informacin obtenida no tiene salario. b. SI causamos como gasto efectivo las deudas de difcil cobro, la utilidad neta se reduce a $148.700 pesos/mes, por lo cual se puede concluir que el negocio es inviable. c. Los costos de la mercanca vendida son equivalentes al 75% de las ventas por lo cual el margen de rentabilidad es mnima, dado que econmicamente para ser financieramente rentable debe oscilar entre el 35 y el 40%. d. El negocio fue apalancado con obligaciones bancarias para sobrevivir dado que el 52% de su cartera es de difcil cobro por cuanto superan los 360 das de cobro. e. Desde el punto de vista de pasivos, los propietarios han realizado ingentes esfuerzos para cumplirles a los proveedores y prueba de ello es que el 85% de ellos estn a menos de 60 das. f. El endeudamiento de corto plazo son el 34.7% del activo corriente. Es decir, por cada peso que posee debe 35 ctvs. aproximadamente. Sin embargo al restar la cartera difcil cobro este indicador asciende al 41.69%. g. Si se observa la prueba acida, el disponible real del negocio es del 51%, o lo que es igual por cada peso que se adeuda en el corto plazo solo se tiene 51 ctvs. para pagar. h. Los propietarios con base en los datos tabulados, deben analizar y ver con claridad el panorama del negocio, cual es la espina dorsal o base sobre la cual se har nfasis; sector agrcola, sector ganadero o el sector ferretero. i. Implementar polticas de pago a proveedores basados en negociacin de descuentos y rebajas por el pronto pago. j. Manejo y control de inventarios, para lograr una alta rotacin de los mismos,

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5.2. Conclusiones financieras y contables Tabulados y analizados los datos obtenidos, el Balance General y el Estado de Resultados mas el anlisis financiero obtenido con los indicadores se debe: 1. Realizar una campaa de recuperacin sobre la cartera considerada de difcil cobro, con ofertas de descuentos hasta del 5% del valor adeudado a fin de obtener una liquidez y fluir dinero necesario para cumplir con las obligaciones. 2. Realizar una depuracin del inventario con la finalidad de vender y/o renegociar por intercambio de mercancas, en el corto plazo, lo cual genera una reactivacin del negocio financieramente. 3. Depurar los clientes y reducir el plazo de pago en la cartera, para que esta vaya de la mano con el calendario de pago de proveedores. 4. Si el anterior punto no es posible, negociar con los proveedores para solicitar mayores descuentos por pronto pago o prolongar los plazos de pago. 5. Se debe reorganizar el negocio, implementar una contabilidad bsica como la que el grupo enseo y proporciono, a fin de ver en el corto plazo como se comporta el negocio y observar la rentabilidad, vista como mnimo dos salarios mnimos legales vigentes, para el propietario como retribucin a su esfuerzo, tiempo y dedicacin.

5.3. Foto de parte de la estantera de la venta de insumos

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5.4. Fotos de facturas sin organizar

5.5. Fotos de las facturas ya organizadas por fechas y proveedores

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6. TIPO DE INVESTIGACION ANALITICA

La propuesta de investigacin es analtica debido a que toda la informacin que se recopil nos sirve para analizar y concluir que la microempresa como tal no tiene perdidas , lo que s es urgente la organizacin de su propietaria con respecto a sus cuentas por pagar, para evitar que los proveedores aprovechen su falta de capacitacin y en algunos casos se pudo haber presentado el pago doble de facturas, las facturas que tiene por cancelar de ms de 180 das se presenta por direccionamiento del mismo vendedor en donde le sugiere cancelar las facturas ms recientes.

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Tambin encontramos que algunos proveedores no le realizan facturas sino remisiones y en algunos casos ordenes de pedido, ya se le inform a la propietaria lo indispensable y necesario para la parte legal que exija siempre factura y acept y manifest que lo va a poner en prctica. Por otra parte se encontr que no llevan cuentas del pago de transporte que utilizan para el traslado de mercanca. Tampoco han asignado un salario como empleados, se les explicar cmo organizar un cronograma para pago a proveedores y para los gastos administrativos. Es necesario que implementen la elaboracin de comprobantes de egreso para el pago a proveedores como los gastos administrativos para un mayor control de los pagos. En cuanto a las ventas ya estn realizando el reporte de la venta en cuaderno de ventas diarias y en la noche totalizan y la informacin la registran en el libro fiscal de ventas.

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7. CRONOGRAMA DEL TRABAJO

OBJETIVOS CONOCER LA EMPRESA Y VER A QUE SE DEDICA Y LOS PRODUCTOS QUE VENDE PRESENTACION A EL TUTOR OBJETIVO GENERAL Y JUSTIFICACION DEL ANTEPROYECTO INVESTIGAR SOBRE LA EMPRESA Y DESDE CUANDO SE ESTABLECIO CONTABILIZACION DE FACTURAS DE COMPRA DE MERCANCIA

TAREAS

RESPONSABLE

FECHA DE INICIO

FECHA FINAL

Con la necesidad del entorno escogimos ensear y hacer la contabilidad en agro luz Del Meta.

PAULA SANDRA JUDITH

27/11/2010

27/11/2010

Presentacin del tema, de un objetivo general y justificacin de la propuesta.

PAULA SANDRA JUDITH

30/11/2010

30/11/2010

Se estableci la fecha de inicio de sus operaciones, se realiz un inventario de mercanca. Establecer en un formato office para identificar los proveedores y los clientes mediante la informacin recolectada de las facturas revisadas. De acuerdo a los requerimientos se establecen fechas para el desarrollo del trabajo, teniendo en cuenta disponibilidad de tiempo de las personas que lo integran

PAULA SANDRA JUDITH

05/12/2010

08/12/2010

PAULA SANDRA JUDITH

09/12/2010

11/12/2010

DESARROLLO DEL CRONOGRAMA DE TRABAJO

PAULA SANDRA JUDITH

12/12/2010

12/12/ 2010

CONSOLIDAR INFORMACION DETERMINAR TIPO DE INVESTIGACION DISEO DE PRESENTACION DE TRABAJO

Se recopila y organiza informacin obtenida de la investigacin

PAULA SANDRA JUDITH PAULA SANDRA JUDITH PAULA SANDRA JUDITH

13/12/2010

13/12/2010

Se identifica el tipo de investigacin

1512/2010

15/12/2010

Con las investigaciones realizadas, se prepara tema en diapositivas para la sustentacin

15/12/2010

15/12/2010

SEALAR INFORMACION BIBLIOGRAFICA

Anexar informacin bibliografa, de la cual se extrajo la informacin

PAULA SANDRA JUDITH PAULA SANDRA JUDITH PAULA SANDRA JUDITH

14/12/2010

14/12/2010

REVISION PRELIMINAR

Se revisa el trabajo a presentar

14/12/2010

14/12/2010

SOLICITUD DE AUTORIZACION PARA IMPRESIN DEL TRABAJO

Envo de la informacin va Internet al Prof. Laureano Muoz, para recibir aval y proceder a la impresin del trabajo Entrega final y sustentacin del trabajo

15/12/2010

15/12/2010

FINALIZAR

PAULA SANDRA JUDITH

19/12/2010

19/12/2010

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8. BIBLIOGRAFIA

* Toda la informacin fue tomada directamente de los soportes fsicos que recopilamos en la microempresa. * El P. U. C. Del ao 2010

9. ANEXOS Estados financieros. Cuentas por cobrar, proveedores y obligaciones bancarias. Fotos Agro luz del Meta. Certificado de la Cmara de Comercio. R. U. T. del establecimiento.

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