SAMUEL MORENO ROJAS Alcalde Mayor de Bogot YURI CHILLN REYES Secretario General de la Alcalda Mayor de Bogot BEATRIZ

HELENA HINCAPI MOLINA Subsecretaria General de la Alcalda Mayor de Bogot MARTHA YANETH VELEO QUINTERO Directora Jurdica Distrital ETELVINA RUZ GARCA Subdirectora de Personas Jurdicas CARMEN MARA AMPUDIA ARENAS Subdirectora Imprenta Distritalital

DIANA C. MARTNEZ GONZLEZ Diseo y Diagramacin

DDDI - Imprenta Distrital Impresin

Bogot D.C., Colombia - Edicin No.1 - 2009

CONTENIDO
PRESENTACIN CAPITULO I ASPECTOS GENERALES 1. Naturaleza Contractual CAPITULO II FUNDAZMENTACIN CONSTITUCIONAL Y LEGAL 1. Fundamentos Constitucionales 2. Fundamentos Legales 3. Competencia de la Alcalda Mayor de Bogot D.C. CAPITULO III CLASES DE ENTIDADES SIN NIMO LUCRO 1. Definiciones 2. Clases de Personas Jurdicas sin Animo de Lucro 2.1 Fundaciones 2.2 Corporaciones o Asociaciones 2.3 Entidades del Sector Solidario CAPITULO IV CONSTITUCION DE LAS ENTIDADES SIN ANIMO DE LUCRO 1. Nacimiento de la Persona Jurdica Conformacin de una Entidad sin Animo de Lucro- ESAL 1.1 Contenido del Acta de Constitucin 2 Estatutos 3 rganos de Direccin 4 Clase de rganos de rganos de Direccin 5 rganos de Administracin 6 Representante Legal 7 Asambleas 7.1 Reuniones Ordinarias 7.2 Reuniones Extraordinarias 7.3 Otras clases de reuniones

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8. Convocatoria 9. Qurum 10. rganos de Control 11. Disolucin y Liquidacin 11.1 Procedimiento CAPITULO V REGISTRO ANTE LAS CAMARAS DE COMERCIO 1. Entidades que se inscriben 2. Entidades que no se inscriben en Cmara de Comercio 3. Inscripcin de Entidades reconocidas con anterioridad al Decreto Ley 2150 de 1995 4. Actos sujetos de registro posteriores a la Constitucin CAPITULO VI MANEJO ADMINISTRATIVO DE LAS ENTIDAES SIN ANIMO DE LUCRO 1 Requisitos formales de las actas 2 Sistema de Eleccin de Dignatarios 3 Manejo Contable 3.1 Obligacin de llevar Contabilidad 4. Elaboracin de estados Financieros 4.1 Clases de Estados Financieros CAPITULO VII LIBROS 1. Inscripcin de Libros 2. Clases de Libros sujetos a Inscripcin CAPITULO VIII INSPECCION, VIGILANCIA Y CONTRO 1. Atribuciones de la Administracin Distrital 2. Proceso Administrativo de Investigacin 3. Rgimen Sancionatorio

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CAPITULO IX RESPONSABILIDADES DE LAS ENTIDADES SIN ANIMO DE LUCRO ANTE LA ADMINISTRACION PUBLICA 1. Informes 2. Remisin de Estatutos 3. Exhibicin de Libros 4. Entrega de Estados Financieros Anexo I - CAPITULO X MODELOS DE ACTAS Y ESTATUTOS PARA LAS ENTIDES SIN ANIMO DE LUCRO Anexo II - CAPITULO XI

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DISTRIBUCION DE COMPETENCIAS DEL DISTRITO CAPITAL SOBRE LAS ESAL SEGN EL OBJETO Anexo III - CAPITULO XII NORMOGRAMA SUBDIRECCION DE PERSONAS JURIDICAS Anexo IV - CAPITULO XIII

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GUIA PARA LA ACTIVACION DEL PIN Y ACTUALIZACION DE DATOS ENTIDADES SIN ANIMO DE LUCRO

PRESENTACIN

Uno de los principales objetivos consagrados en el Plan de Desarrollo Bogot Positiva: Para Vivir Mejor, consiste en contar con una Administracin Distrital que promueva la gestin pblica integral, efectiva y transparente, que est al servicio de la comunidad, garante de los derechos y de la produccin de bienes y servicios, a travs de mecanismos de interlocucin y sistemas de informacin modernos. En cumplimiento de dicho propsito, y consciente de la importancia que constituye un adecuado ejercicio de las funciones de inspeccin, control y vigilancia a las organizaciones sin nimo de lucro, la Alcalda Mayor de Bogot D.C., ha venido programando una serie de jornadas acadmicas, orientadas a capacitar a la comunidad en general y, en especial a quienes hacen parte de dichas organizaciones. A travs de estos espacios, se ha logrado tener un mayor acercamiento con la ciudadana, brindndole los conocimientos necesarios que le permitan concretar y materializar uno de los derechos fundamentales del hombre: el derecho de asociarse de manera libre y expresar, bajo tal perspectiva, la consolidacin social y comunitaria. Durante la realizacin de estos talleres, se han recogido las diferentes inquietudes y requerimientos por parte de los participantes, quienes en su mayora han expresado la necesidad de conocer aspectos contables y financieros aplicables a las entidades sin nimo de lucro. La falta de claridad en esta materia, torna la funcin de inspeccin, vigilancia y control en una actividad dispendiosa tanto para la Administracin como para los usuarios, causa de demoras innecesarias en el recaudo de informacin, con el consiguiente atraso en el examen documental determinante del estado econmico real de las entidades legalmente constituidas.

Es por ello que, en aras de precisar las exigencias legales que, en esta materia, debe cumplir la documentacin presentada por las organizaciones sin nimo de lucro sometidas a la inspeccin, vigilancia y control que ejerce la Subdireccin de Personas Jurdicas de la Alcalda Mayor, se ha elaborado esta Gua de orientacin contable y financiera para entidades sin nimo de lucro, la cual presentamos con agrado en el marco del 1er Seminario Internacional de Inspeccin, Vigilancia y Control de Entidades sin nimo de lucro. Con esta Gua, se busca dar claridad a los conceptos tcnicos en el rea contable financiera, as como sensibilizar a estas formas asociativas, respecto de su compromiso con la creacin de espacios generadores de riqueza social, lo cual se encuentra ligado al manejo estricto de su economa. Continuar con nuestra actividad de sensibilizacin implica hacer realidad la vocacin de servicio a nuestros conciudadanos, en virtud de lo cual dejamos a su disposicin este documento como un avance significativo para la inclusin de todos y todas en una capital igualitaria que nos permita querer y sentir que compartimos una Bogot Positiva.

SAMUEL MORENO ROJAS YURI CHILLN REYES Alcalde Mayor Secretario General

ASPECTOS JURDICOS 2009

CAPITULO I
ASPECTOS GENERALES Las personas jurdicas constituidas como entidades sin nimo de lucro - ESAL cuyo objeto social contienen en si mismo un fin loable, altruista dirigido hacia un grupo social o a la comunidad en general o en pro de sus asociados. Por su actividad se clasifican en: culturales, ambientales, cientficas, tecnolgicas, investigativas, agropecuarias, gremiales, juveniles, de profesionales, democrticas, participativas, sociales, de bienestar social, cvicas, entre otras. Dar a conocer la importancia de las organizaciones sociales para el cumplimiento de los fines sociales del Estado, especialmente en los sectores de la poblacin en los cuales estas organizaciones actan como dinamizadoras del desarrollo. Orientar a las organizaciones sociales y a la ciudadana en general, sobre el ordenamiento jurdico que regula las diferentes clases de entidades sin nimo de lucro, para promover el cumplimiento de sus obligaciones, as como la garanta efectiva de sus derechos. Promover la articulacin entre las entidades sin nimo de lucro como instancias de participacin, con el fin de contribuir al fortalecimiento del capital social y la construccin colectiva de la ciudad. 1. NATURALEZA CONTRACTUAL La materializacin del derecho constitucional de Asociacin genera un vnculo jurdico entre quienes deciden asociarse expresando su voluntad para conformar una E.S.A.L. El acto de constitucin es un contrato del cual se generan: La normatividad sobre la materia contempla los derechos y obligaciones para los asociados, regula las relaciones que puedan surgir entre los asociados, entre stos y la persona jurdica y entre los asociados y la administracin.

CAPITULO II
FUNDAMENTACIN CONSTITUCIONAL Y LEGAL 1- FUNDAMENTO CONSTITUCIONAL Regulacin de las entidades sin nimo de lucro en los diferentes niveles del ordenamiento jurdico: La carta poltica establece los parmetros legales para regulacin de las entidades sin nimo de lucro en los diferentes niveles del ordenamiento jurdico.
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En ella se contemplan como fines esenciales del Estado, garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitucin, facilitar la participacin de todos en las decisiones que los afectan y en la vida econmica, poltica, administrativa y cultural de la nacin, y defender la independencia nacional. Igualmente se establece el deber de las autoridades de proteger a las personas en su vida honra, bienes, creencias y dems derechos y libertades y para asegurar el cumplimiento de los deberes sociales del Estado y de los particulares ( art.2 C.P ). As mismo, garantiza el derecho a la libre asociacin y el de libertad sindical, sin intervencin del Estado ( Artculos 38 y 39 C.P. ). En el Taller se distingue el derecho de asociacin, por ser el principal objetivo de las entidades sin Animo de Lucro. Este consiste en la facultad constitucional que tienen las personas para reunirse en torno a ideales comunes y adelantar las actividades que estas realizan en la sociedad, desde una perspectiva altruista y ajena al nimo de lucro. Para ello, las exigencias mnimas nacen de la voluntad de asociarse y la participacin democrtica. Los jvenes, actores principales en el desarrollo de la sociedad, son incluidos para el constituyente y su participacin se centra en actividades propias de su educacin y progreso. As mismo, el Estado garantiza para con sus conciudadanos su contribucin a la organizacin, promocin y capacitacin de las asociaciones profesionales, cvicas, sindicales, comunitarias juveniles, benficas o de utilidad comn no gubernamentales, sin detrimento de su autonoma con el objeto de que se constituyan mecanismos democrticos de representacin en las diferentes instancias de participacin, concertacin, control y vigilancia de la gestin pblica que se establezcan. De otra parte, por control de legalidad, le corresponde al Presidente de la Repblica ejercer inspeccin y vigilancia sobre las instituciones de utilidad comn para que sus rentas se conserven y sean debidamente aplicadas y para que en todo lo esencial se cumpla con la voluntad de los fundadores, funciones que, para el Distrito Capital, fueron delegadas en el seor Alcalde Mayor. 2.- FUNDAMENTOS LEGALES Nuestra legislacin civil establece:

Artculo 633. Se llama persona jurdica, una persona ficticia, capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones civiles y de ser representada judicial y extrajudicialmente.

Las personas jurdicas son de dos especies: Corporaciones y Fundaciones de beneficencia pblica. ()
Caractersticas de las personas jurdicas: Las personas jurdicas son de creacin legal, y como atributos de la personalidad le son propios : Nombre: Su funcin consiste en identificar a la persona jurdica sin nimo de lucro. Domicilio: Es el lugar donde esta situada su administracin o direccin.

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 Nacionalidad: Corresponde al Estado Colombiano. Patrimonio: Son todos los bienes activos, pasivos, derechos tangibles o intangibles que la entidad tenga a su favor. Capacidad: La facultad de obrar validamente, la cual para entidades sin nimo de lucro radica en cabeza del representante legal. 3.- COMPETENCIA DE LA ALCADA MAYOR DE BOGOT D. C. La competencia entendida como la facultad de ejercitar funciones administrativas, en lo relacionado con las personas jurdicas sin nimo de lucro deviene por delegacin presidencial segn la siguiente norma: La Ley 22 de 1987 dispuso: Artculo 1. Dejar en cabeza del Gobernador del Departamento de Cundinamarca y al Alcalde Mayor del Distrito Especial Hoy Distrito Capital, reconocer y cancelar personera jurdica a las Asociaciones, Corporaciones, Fundaciones e Instituciones de utilidad comn, que tengan su domicilio en el Departamento de Cundinamarca, y en el Distrito Especial de Bogot, hoy Distrito capital de Bogot, respectivamente, cuya tramitacin se vena adelantando ante el Ministerio de Justicia facultad otorgada por delegacin Presidencial. >> Igualmente los Decretos: 1318, 432 de 1988 y 1093 de 1989,desarrollan la funcin de inspeccin, vigilancia y control para el Distrito Capital. El Artculo 1 de La Ley 22 de 1987, fue modificado parcialmente por el Artculo 40 del Decreto 2150 de 1995, sealando la competencia registral a las entidades que adelantaban la inscripcin de las organizaciones sin nimo de lucro antes de la expedicin del decreto 2150 de 1995 (Ley antitrmites). La sentencia C-670 de 2005, indica que por sustraccin de materia, no es procedente la aprobacin de estatutos por tanto Subdireccin de Personas Jurdicas deja de aplicar el Artculo 636 del Cdigo civil, que ordenaba el estudio y aprobacin estatutaria a las entidades sin nimo de lucro. El Decreto 525 de 1990 prev: Artculo 27. Deleg en los Gobernadores y en el Alcalde Mayor de Bogot, el reconocimiento y cancelacin de la personera jurdica de las fundaciones y asociaciones sin nimo de lucro, con fines educativos, cientficos, tecnolgicos, culturales, de recreacin o deportes que funcionen en su respectiva jurisdiccin, sin perjuicio de las facultades asignadas al Icfes con respecto a las instituciones de educacin superior. El Decreto Distrital 059 de 1991, regula todo lo atinente a las ESAL que por competencia le corresponde. En l se sealan las actuaciones relacionadas con la personera jurdica, e inspeccin control y vigilancia de las Asociaciones, Corporaciones Fundaciones e instituciones de utilidad comn con domicilio en Bogot D.C.

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Adicionalmente, contiene las funciones de inscribir los nombres de representantes legales, dignatarios y miembros de los rganos directivos y de fiscalizacin y la de certificar sobre los mismos, y sobre los dems aspectos que obren en los expedientes y se refieran a determinaciones o hechos que consten en las actas, documentos y estatutos que en ellos reposen que no sean competencia de la Cmara de Comercio con las limitaciones previstas en el Decreto 2150 de 1995, Artculo 42. DECRETO 2150 DE 1995 LEY ANTITRAMITESComo una necesidad a la evolucin que han tenido las ESAL, se expidi el Decreto 2150 de 1995 que en su Artculo 40, suprime el acto de reconocimiento de personera jurdica de las organizaciones civiles, las corporaciones, las fundaciones, las juntas de accin comunal y de las dems entidades privadas sin nimo de lucro. Tambin establece el registro o inscripcin de las entidades sin Animo de Lucro en las Cmaras de Comercio del domicilio principal de dichas entidades. Adicionalmente, se inscriben los estatutos y sus reformas, los nombramientos de administradores, los libros, la disolucin y la liquidacin de las personas jurdicas formadas segn lo previsto en la norma. DECRETO REGLAMENTARIO 427 DE 1996 En el Decreto 427 de 1996, Reglamentario del Decreto 2150 de 1995, desarrolla y explica lo atinente a las personas jurdicas sin nimo de lucro, en el sentido que las organizaciones de que tratan los Artculos 40, 45 y 143 a 148 se inscriben en la Cmara de Comercio, con las mismas tarifas y condiciones previstas para el registro mercantil de los actos de las sociedades mercantiles. A travs de la Ley 537 de 1999 y de las Leyes 753 y 743 de 2002, se establece la competencia para las organizaciones denominadas : Juntas de Accin Comunal, Juntas de Vivienda Comunitaria, Asociaciones Comunales de Juntas, Federaciones Comunales y la Confederacin Comunal Nacional, como organismos de primero, segundo, tercero y cuarto grado respectivamente, quedan por fuera del mbito de registro ante las Cmaras de Comercio y en consecuencia, todos sus actos, as como el ejercicio de la inspeccin, control y vigilancia, sern de competencia de las entidades territoriales, en los trminos del pargrafo 1 del Artculo 3 de la Ley 52 de 1990 y del Artculo 143 de la Ley 136 de 1994. La Ley 537 de 1999, adicion el Artculo 45 de la Ley Antitrmites indicando que no se inscriben organismos comunitarios. El Decreto Reglamentario 1774 seal cules son los organismos comunitarios y la obligacin de efectuar el traslado desde las cmaras a las entidades competentes.

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CAPITULO III
CLASES DE PERSONAS 1. Definiciones: Persona Natural: Todo individuo de la especie humana, cualquiera que sea su edad, sexo, estirpe o condicin. Persona Jurdica: Ente ficticio de creacin legal, capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones civiles y de ser representada judicial y extrajudicialmente Regulacin de las personas jurdicas en el Cdigo Civil entre los Artculos 633 y 652. 2. CLASES DE PERSONAS JURDICAS SIN NIMO DE LUCRO Para la creacin de cualquier organizacin o entidad sin nimo de lucro, debe manifestarse expresamente la voluntad para ejercer el derecho de asociacin, bien sea bajo la figura jurdica de: Fundacin. Corporacin o Asociacin. Entidades de naturaleza cooperativa. Iglesias y confesiones religiosas.

2.1 FUNDACIN Persona jurdica que nace de la voluntad de una o varias personas naturales o jurdicas y cuya finalidad es propender por el bienestar comn bien sea de un sector o gremio en particular o de toda la comunidad. La fundacin surge de la afectacin que se realice de un patrimonio por su fundador o fundadores. CARACTERSTICAS: Tiene un patrimonio determinado desde su nacimiento La afectacin del patrimonio es irrevocable La vigencia entendida como el periodo de duracin de la entidad es de carcter indefinida. Legalmente no le es permitido disolverse y liquidarse por voluntad de los fundadores o miembros. Puede ser constituida por una sola persona. 2.2 CORPORACIN O ASOCIACIN

Persona jurdica que nace de la voluntad de varias personas naturales o jurdicas y cuya finalidad es propender por el bienestar fsico, intelectual, moral de sus asociados, de sus familias y de la comunidad en general o de una agremiacin.
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CARACTERSTICAS: Se necesita un nmero plural de personas para constituirla Vigencia en el tiempo determinada estatutariamente. Puede disolverse y liquidarse por voluntad de los asociados 2.3 ENTIDAD DEL SECTOR SOLIDARIO Son organizaciones que se constituyen para realizar actividades que se caracterizan por la cooperacin, ayuda mutua, solidaridad, autogestin de sus asociados en diversos planos sociales en beneficio de sus asociados, de su familia, de las personas relacionadas con stos y de la comunidad en general. Estas entidades son: cooperativas, fondos de empleados, instituciones auxiliares del cooperativismo, precooperativas, asociaciones mutuales y organismos cooperativos de segundo y tercer grado. Las organizaciones de Economa Solidaria tienen su fundamento normativo en la Ley 79 de 1988 Por la cual se actualiza la Legislacin Cooperativa, Reglamentada por el Decreto Nacional 468 de 1990 y son vigiladas por la Superintendencia de la Economa Solidaria.

CAPITULO IV
CONSTITUCIN DE LAS ENTIDADES SIN NIMO DE LUCRO 1. NACIMIENTO DE LA PERSONA JURDICA El Decreto 2150 de 1995 suprimi el acto administrativo mediante el cual se reconoca la personera jurdica de las entidades sin nimo de lucro. Estas adquieren su personalidad y nacen a la vida jurdica a partir de su registro ante la Cmara de Comercio. Conformacin de una entidad sin nimo de Lucro Las entidades sin nimo de lucro conforme al Artculo 40 del Decreto 2150 de 1995, se constituirn por los siguientes medios: ESCRITURA PBLICA: Documento que se elabora y se protocoliza en una notara y con exigencias de ley. DOCUMENTO PRIVADO: Escrito que se puede elaborar por cualquier persona, no requiere de ninguna exigencia particular ms de las aqu sealadas. 1.1 CONTENIDO DEL ACTA DE CONSTITUCIN El acta de constitucin tendr como mnimo los siguientes elementos: Fecha y lugar de reunin.

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Nombre, identificacin y domicilio de los fundadores Voluntad de constituir la ESAL Constancia de aprobacin de estatutos Nombramiento de rganos directivos (opcional) Firma o constancia de firma de presidente y secretario Firma de todos los fundadores o asociados

2. ESTATUTOS. Son la columna vertebral normativa por la cual se rigen los asociados, crea obligaciones, responsabilidades, deberes y derechos entre sus miembros. Deben contener entre otros los siguientes elementos : NOMBRE: Lo constituye la denominacin particular de cada entidad, la cual debe ser consultada ante Cmara de Comercio con el fin de evitar la homnima. CLASE DE PERSONA JURDICA: Establece la naturaleza civil de la entidad, por tanto las normas legales aplicables. DOMICILIO: Es el lugar donde esta situada su administracin o direccin; determina la competencia de las Cmaras de Comercio para la inscripcin de la entidad y las normas de inspeccin y vigilancia que deben aplicarse. DURACION: Periodo de tiempo que determina la existencia de la entidad. OBJETO: Constituye la actividad especfica a desarrollar, puede contener actividades conexas dirigidas a desarrollar el objeto principal. PATRIMONIO: Lo conforman todos los bienes tangibles y no tangibles que ingresen a la entidad por cualquier concepto, los cuales no son objeto de reparto durante su existencia jurdica ni al momento de terminacin de la organizacin. FORMA DE HACER LOS APORTES: Son obligaciones de carcter dinerario o en especie que buscan sostener la organizacin para desarrollar el objeto social. ASPECTOS FINANCIEROS: Para efectos de las fundaciones estas se deben constituir con el requisito previo consistente en que los asociados dejan a disposicin de la fundacin una suma de dinero o cualquier otro bien que se pueda valorar. VIABILIDAD: Hace referencia a que el objeto social est determinado y sea posible desarrollarlo en concordancia con los recursos con que cuenta la organizacin. RGANOS DE DIRECCIN: Son cuerpos colegiados establecidos estatutariamente, que agrupan a todos los asociados o fundadores de una entidad y a quienes han ingresado con posterioridad a la constitucin de la ESAL.

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 FUNCIONES: Constituyen actividades de estos rganos de direccin: Aprobar reformas de estatutos, efectuar nombramientos, aprobar situacin financiera, determinar directrices de la entidad. 3. RGANOS DE DIRECCIN: Son cuerpos colegiados establecidos estatutariamente, los cuales representan a todos los asociados o fundadores de la entidad y por quienes han ingresado con posterioridad a la constitucin de la entidad sin nimo de lucro siendo elegidos en la forma establecida en los estatutos. Funciones: Aprobar reformas de estatutos, efectuar nombramientos, aprobar situacin financiera, determinar directrices de la entidad, decretar la disolucin y liquidacin de la entidad, nombrar liquidador y aprobar el trabajo liquidatorio. 4. CLASES DE RGANOS DE DIRECCIN: Las entidades sin nimo de lucro cuentan con unos rganos de Direccin que buscan su crecimiento y el buen manejo administrativo. Estos son: Asamblea General de Asociados: en la que intervienen todas las personas que conforman la Entidad Sin nimo de Lucro. Consejo de Fundadores: En el intervienen los fundadores y a quienes ellos autoricen estatutariamente. 5. RGANOS DE ADMINISTRACIN: Son un cuerpo intermedio entre los asociados y la direccin de la entidad, comparte las responsabilidades de la gestin con el representante legal. Estn conformados por las personas nombradas por la Asamblea General para ejercer actividades que garanticen su buen funcionamiento. Lo pueden componer : Junta Directiva. Consejo Directivo. Comit Ejecutivo. Funciones: Primordialmente cumplen y hacen cumplir las disposiciones adoptadas por la Asamblea General, verifican que el representante legal realice efectivamente sus funciones y lo acompaa en el manejo de la entidad. Para efectos de su manejo se recomienda nombrar un nmero impar de miembros. 6. REPRESENTANTE LEGAL: Es la persona encargada de realizar todos los actos tendientes a que se cumpla con el objeto principal de la persona jurdica. Sobre l recae la representacin legal y extrajudicial, sus actuaciones generan obligaciones en la persona jurdica en tanto cumpla con lo facultado.

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7. ASAMBLEAS : Es el mximo rgano decisorio constituido por todos los asociados. En los estatutos se deben establecer como mnimo las dos clases de reuniones : ordinarias y extraordinarias. 7. 1 REUNIONES ORDINARIAS: Son aquellas celebradas con la participacin de los asociados con el qurum mnimo previsto en los estatutos. Se denominan tambin Asambleas Generales las cuales se deben efectuar como mnimo una vez al ao. Son temas de desarrollo entre otros: Examinar la situacin administrativa y financiera de la entidad. Aprobar los estados Financieros. Reformar estatutos. Establecer directivas para el desarrollo del objeto social. Elegir administradores y dems funcionarios. Preparar la documentacin en orden a dar cumplimiento a las obligaciones con la administracin.

7. 2 REUNIONES EXTRAORDINARIAS: Son aquellas que convocan a los asociados en casos especiales, cuando lo exijan las necesidades imprevisibles o urgentes; se pueden reunir en cualquier tiempo. Estas reuniones las puede convocar la Asamblea General, la Junta Directiva, el representante legal o el revisor fiscal si lo hubiere. En ellas se tratan temas previamente determinados y en el evento de reforma de estatutos debe contar con el qurum suficiente para decidir como en el caso de la Asamblea General. El rgano que convoca a la reunin no podr tomar decisiones sobre temas no incluidos en el orden del da. Esta reunin contempla los requisitos estatutarios que previamente se hayan establecido, en caso de inexistencia se acudir a lo previsto en la ley. 7.3 Otras clases de reuniones: REUNIN UNIVERSAL Son aquellas en que se encuentra el 100% de los asociados y existe voluntad en constituirse en Asamblea General. No necesita convocatoria y se pueden reunir en cualquier sitio, hora y lugar. REUNIONES DE SEGUNDA CONVOCATORIA Es una reunin especial por cuanto tiene como requisito el que la Asamblea General no se
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haya efectuado; por lo tanto se convocara por segunda vez teniendo en cuenta las siguientes exigencias: - Tendr que celebrarse no antes de 10 das ni despus de 30 hbiles, contados desde la fecha fijada para la primera reunin. - La segunda reunin puede deliberar y decidir con el nmero de miembros presentes -Pueden contener todos los temas de la primera reunin REUNIONES POR DERECHO PROPIO:

Es la facultad que tienen los asociados para invitar a reunirse y tomar desiciones siempre y cuando la entidad no haya cumplido con la realizacin de la asamblea general o en su defecto la segunda convocatoria. Solo pueden realizarse cuando no se haya celebradon reunin ordinaria, por falta de convocatoria. Pueden deliberar y decidir con cualquier nmero plural de asociados. REUNIONES HORA SIGUIENTE:

Consiste en la facultad de tomar desiciones siempre y cuando, convocada en debida forma la asamblea, no cuenta con un nmero mnimo de personas para instalarl. En ese caso, en la hora siguiente, se inicia la reunin con los asociados que se encuentren presentes, siempre y cuando constituyan por lo menos el 10% de los asociados. REUNIONES NO PRESENCIALES:

Estn reguladas por la Ley 222 de 1995, para las sociedades. Se utilizan para aquellos eventos en los que los rganos de administracin u rganos mximos pequeos no pueden estar reunidos en un mismo sitio. Hay dos mecanismos: Siempre que se pueda probar por cualquier medio, todos los miembros del rgano de administracin o el rgano mximo o sus respectivos suplentes personales puedan deliberar y decidir por comunicacin simultnea o sucesiva, pero se requiere que la sucesin de comunicaciones ocurra de manera inmediata y que, cuando ocurra en la sesin, pueda probarse. De igual manera sern validas las decisiones de la administracin o de la asamblea cuando por escrito, todos los asociados o sus respectivos suplentes expresen el sentido de su voto. Para hacer uso de este mecanismo el representante legal enviar comunicacin escrita a cada uno de los miembros del rgano de administracin o del rgano mximo para que por medio

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escrito expresen la intencin de su voto. Se puede enviar en respuesta documentos separados pero estos debern recibirse en un trmino mximo, contado entre la fecha de recibo de la primera comunicacin y la ltima. Luego el representante legal informar a todos los asociados sobre la decisin final 8. CONVOCATORIA: Es la invitacin a los asociados para que participen vlidamente, tomen decisiones conforme a los estatutos en el desarrollo del objeto social. La puede realizar el representante legal, un rgano de direccin, el revisor fiscal o un asociado por derecho propio. Las invitaciones se enviarn con los das de antelacin expresamente establecidos estatutariamente o en su defecto, lo preceptuado legalmente. El conteo correcto de los das se establece a partir del da siguiente a la fecha en que se hizo la convocatoria, hasta la media noche del da anterior al de la reunin.1 9. QURUM: Lo constituye un nmero determinado de asociados aptos, que convocados previamente pueden tomar desiciones vlidas, mediante la expresin del voto. Cada asociado tiene derecho a un voto, independientemente del valor de los aportes que haya efectuado a la entidad. Todos los votos son de la misma clase, no hay votos con carcter preferente, en aplicacin del principio de gestin democrtica de las entidades sin nimo de lucro. QURUM DELIBERATORIO: Un nmero de asociados reunidos para discutir temas de la entidad sin poder decisorio. QURUM DECISORIO: Lo constituyen aquellos asociados que cumplen estatutariamente y por tanto a travs de su voto estn investidos para decidir. 10. RGANOS DE CONTROL Es el cuerpo colegiado o la persona por el cual la entidad se autorregula. Podr estar constituido por asociados escogidos o nombrados en Asamblea General para algunos cargos especficos: REVISOR FISCAL: Controla y analiza permanentemente que el patrimonio de la entidad sea adecuadamente protegido, conservado y utilizado para el objeto destinado y vela porque las operaciones se ejecuten con la mxima eficiencia posible.

Circular D-0002/78 Supersociedades

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Vigila todos los actos de la entidad. Inspecciona el manejo de los libros de actas, documentos contables y archivos en general, colabora con las entidades gubernamentales ajustndose a sus requerimientos legales. Su gestin debe ser realizada libre de todo inters que genere conflicto con los asociados siendo su funcin tambin preventiva. El revisor fiscal legalmente tiene incompatibilidades e inhabilidades. Es de entenderse que en aquellas asociaciones que por disposicin estatutaria o legal, deban tener revisor fiscal, este debe cumplir con las disposiciones contempladas en los Artculos 203 a 214 del Cdigo de Comercio. FISCAL: Es un asociado escogido estatutariamente o en Asamblea General, su funcin principal consiste en vigilar todos los procedimientos y acciones desarrolladas por la entidad sin nimo de lucro. Es de aclarar que no es un rgano de control que tenga especificaciones en la norma, sin embargo su cargo puede ser establecido estatutariamente y darle las funciones que se requieran a efectos de realizar el control sobre la ESAL Esta funcin puede estar a cargo de cualquier asociado. 11. DISOLUCIN Y LIQUIDACIN Es la forma como se extingue una entidad sin nimo de lucro, esta acontece en los siguientes eventos: Cuando transcurridos dos aos a partir de la fecha de reconocimiento de la personera jurdica, no hubiere iniciado sus actividades. En los casos previstos en los estatutos. Por la imposibilidad de cumplir el objeto para el cual fue creada. Cuando se cancele la personera jurdica. Las fundaciones se disolvern en los siguientes casos: Cuando transcurridos dos (2) aos desde el reconocimiento de la personera jurdica, no hubiere iniciado sus actividades. Cuando se cancele la personera jurdica. Por extincin de su patrimonio o destruccin de los bienes destinados a su manutencin, segn el Artculo 652 del Cdigo Civil. 11.1 PROCEDIMIENTO El liquidador publicar un (1) aviso en un peridico de amplia circulacin nacional dejando, entre uno y otro, un plazo de quince (15) das, en los cuales informar a la ciudadana sobre el proceso de liquidacin, instando a los acreedores a hacer valer sus derechos. Quince das despus de la publicacin del ltimo aviso, se liquidar la entidad, pagando las obligaciones contradas con terceros, y observando las disposiciones legales sobre prelacin de crditos.

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Si cumplido lo anterior queda un remanente de activo patrimonial, ste pasar a la entidad que haya escogido la asamblea segn los estatutos. Si ni la asamblea ni los estatutos disponen sobre este aspecto, dicho remanente pasar a una institucin de beneficencia que tenga radio de accin en el Distrito Capital. La entidad conservar a travs de su representante legal (liquidador) la capacidad para desarrollar los actos propios de la liquidacin.

CAPITULO V
REGISTRO ANTE LAS CMARAS DE COMERCIO Las Cmaras de Comercio realizan el registro de las entidades sin nimo de lucro, tal actividad que constituye un control formal sobre estas organizaciones. 1. ENTIDADES QUE SE INSCRIBEN Se inscriben en las Cmaras de Comercio las siguientes entidades: Entidades de naturaleza cooperativa, instituciones auxiliares del cooperativismo y fondos de empleados. Asociaciones mutuales. Organismos de integracin. Entidades ambientalistas. Entidades cientficas, tecnolgicas, culturales e investigativas. Asociaciones de copropietarios, coarrendatarios, arrendatarios de vivienda compartida y vecinos, diferentes a las regidas por las leyes de propiedad horizontal. Asociaciones agropecuarias y campesinas nacionales y no nacionales. Corporaciones, asociaciones, fundaciones creadas para adelantar actividades en comunidades indgenas. Gremiales. De beneficencia. Profesionales, juveniles; sociales; de planes y programas de vivienda; democrticas, participativas, cvicas y comunitarias. Promotoras de bienestar social; de egresados; de rehabilitacin social y ayuda a indigentes, drogadictos e incapacitados, excepto las del sector salud de la ley 10 de 1990. Asociaciones de padres de familia de cualquier grado. 2. ENTIDADES QUE NO SE INSCRIBEN EN CMARA DE COMERCIO De conformidad con lo establecido en el Artculo 45, del Decreto 2150 de 1995, estn exceptuadas del registro en Cmara de Comercio las siguientes entidades:

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 Instituciones de educacin superior (Ley 30 de 1992). Instituciones de educacin formal y no formal (Hoy educacin para el trabajo y el desarrollo humano - Decreto 2888 de 2007 y Ley 115 de 1994). Personas jurdicas que prestan servicios de vigilancia privada (Decreto Ley 356 de 1994) Las iglesias, confesiones y denominaciones religiosas, sus federaciones y confederaciones y asociaciones de ministros (Ley 133 de 1994). Las reguladas por la Ley 100 de 1993. Los sindicatos y las asociaciones de trabajadores y empleadores. Partidos y movimientos polticos. Cmaras de comercio. Organismos comunitarios de primero, segundo, tercero y cuarto grados: Juntas de Accin Comunal, Juntas de Vivienda Comunitaria, y Asociaciones Comunales (Ley 537 de 1.999 y Decreto Reglamentario 1774 de 2.000). Entidades que presten servicios de bienestar familiar (Ley 1098 de 2006, por la cual se expide el Cdigo de la Infancia y la Adolescencia). Las dems personas jurdicas respecto de las cuales la Ley regule expresamente su creacin y funcionamiento las cuales se regirn por sus normas especiales. De otra parte, el Decreto 427 de 1996 contempla otras excepciones: Entidades privadas del sector salud (Decreto 1088 de 1991). Sociedades de gestin colectiva de derechos de autor y derechos conexos (Ley 44 de 1993). Personas jurdicas extranjeras de derecho privado sin nimo de lucro, con domicilio en el exterior y que establezcan negocios permanentes en Colombia. (Decreto 1890 de 1999). Establecimientos de beneficencia y de instruccin pblica de carcter oficial y corporaciones y fundaciones creadas por leyes, ordenanzas, acuerdos y decretos. Propiedades regidas por leyes de propiedad horizontal (Leyes 182 de 1948 y 16 de 1985). Cajas de compensacin familiar (Ley 21 de 1982). Cabildos indgenas (Ley 89 de 1890). Entidades que conforman el Sistema Nacional del Deporte de los niveles nacional, departamental y municipal (Ley 181 de 1995 y decreto-Ley 228 de 1995).

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Los organismos deportivos del nivel distrital son de competencia de la Secretaa Distrital de Cultura Recreacin y Deporte (Art. 20 y 33 del Decreto 558 de 2006). Organizaciones gremiales de pensionados (Ley 43 de 1984). Casas Crcel (Ley 65 de 1993). 3.- INSCRIPCIN DE ENTIDADES RECONOCIDAS CON ANTERIORIDAD A LA ENTRADA EN VIGENCIA DEL DECRETO LEY 2150 DE 1995 El Decreto 427 de 1996 estableci para aquellas entidades que venan funcionando y estaban reconocidas con anterioridad y promulgacin a esta norma, que deban acercarse a la entidad que les ejerca inspeccin, vigilancia y control para solicitar el Certificado nico Especial, con el fin de registrarlo en Cmara de Comercio, a partir de 2 de enero de 1997, anexando y diligenciando los siguientes documentos: Diligenciar formulario nico empresarial. Diligenciar el formulario para fines tributarios. Presentar el RUT. Formato de actualizacin de datos Alcalda Mayor de Bogot D.C.

4.- ACTOS SUJETOS A REGISTRO POSTERIORES A LA CONSTITUCIN Una vez la entidad ha nacido a la vida jurdica con el registro en Cmara de Comercio deber inscribir ante esa cmara los siguientes actos: REFORMAS ESTATUTARIAS: Consiste en la modificacin total o parcial de los estatutos. NOMBRAMIENTOS DE RGANOS DE ADMINISTRACIN Y CONTROL: Las personas que se registren en estos cargos deben informar a travs de escrito firmado por el representante legal, los nombres y el cargo que va ejercer; copia de este acto debe ser remitido a la Alcalda Mayor de Bogot, D.C. NOMBRAMIENTO REPRESENTANTE LEGAL:

Se deber allegar el acta en la que se indique el nombramiento y su aceptacin. NOMBRAMIENTO DE DIGNATARIOS: Consiste en la copia del acta de la junta o asamblea de asociados en donde consten los nombramientos realizados, cargos creados en los estatutos, rgano competente para adoptar la decisin mayoras requeridas, mecanismos para la toma de decisiones, aceptacin e identificacin de las personas elegidas. DISOLUCIN Y LIQUIDACIN DE LA ENTIDAD SIN NIMO DE LUCRO : Se deber allegar el acta en la que se manifiesta la voluntad expresa de disolver y liquidar la entidad.
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 Actuaciones administrativas que ordenen la suspensin y/o cancelacin de la personera jurdica: Para estos efectos ser la entidad que ejerce inspeccin, vigilancia y control la que remitir a Cmara de Comercio los actos administrativos que ordenen la sancin para su respectiva inscripcin.

CAPITULO VI
MANEJO ADMINISTRATIVO DE LAS ENTIDADES SIN NIMO DE LUCRO El manejo administrativo incluye el compromiso de todos los asociados, formalizado a travs de la participacin y nombramiento de dignatarios, los cuales debern aceptar los cargos junto con las funciones acorde con los estatutos. Para ello se tendrn en cuenta las siguientes recomendaciones. 1. REQUISITOS FORMALES DE LAS ACTAS Las actas son documentos formales levantadas en las diferentes reuniones como constancia de lo acontecido en ellas. En el acta se indica el convocante, el qurum decisorio, suscripcin del Presidente y Secretario (a), fecha y lugar en que se toman las decisiones las cuales se revisten de obligatoriedad para los asociados. 2. SISTEMAS DE ELECCIN DE DIGNATARIOS Sistema de cuociente electoral: Ser el nmero que resulte de dividir el total de votos por el nmero de puestos a cubrir. Sistema mayoritario: El candidato que obtiene el mayor nmero de votos resulta elegido. 3. MANEJO CONTABLE Es la gestin que del patrimonio realiza la entidad sin nimo de lucro en desarrollo de su objeto social. Para ello se deber tener en cuenta las siguientes responsabilidades y obligaciones: 3.1. OBLIGACIN DE LLEVAR CONTABILIDAD El Artculo 38 Del Decreto Distrital 059 de 1991, prescribe que () la Alcalda Mayor de Bogot podr ordenar, a efectos de asegurar que las instituciones de utilidad comn cumplan la voluntad de los fundadores, conserven o inviertan debidamente sus rentas y se ajusten en su formacin y funcionamiento a las leyes y decretos y observen sus propios estatutos, las siguientes actuaciones: () c.-El examen de libros, cuentas y dems documentos de las instituciones.(Se Subraya)

d.-La solicitud de allegar los proyectos de presupuesto y los balances de cada ejercicio, con arreglo a las normas vigentes sobre la materia ( Ver igualmente, el Decreto Nacional No. 1093 de 1989). (Se Subraya).

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Lo anterior, en armona con el concepto del Consejo Tcnico de la Contadura Pblica, que sobre el particular ha considerado lo siguiente:

2. El artculo 45 de la Ley 190 de 1995 expresa: De conformidad con la reglamentacin que al efecto expida el Gobierno Nacional, todas las personas jurdicas y personas naturales que cumplan con los requisitos sealados en el reglamento debern llevar contabilidad de acuerdo con los principios generalmente aceptados.... El artculo 2 del Decreto 2649 de 1993 expresa El presente decreto debe ser aplicado por todas las personas que de acuerdo con la ley estn obligadas a llevar contabilidad. Su aplicacin es necesaria tambin para quienes sin estar obligados a llevar libros de contabilidad, pretendan hacerla valer como prueba. El artculo 2 del Decreto 2500 de 1986 expresa A partir del 1o. de enero de 1987, las entidades sin nimo de lucro, con excepcin de las entidades de derecho pblico, Juntas de Accin Comunal, Juntas de Defensa Civil y entidades previstas en el artculo 5o. del presente decreto, debern llevar libros de contabilidad y registrarlos en las oficinas de la Administracin de Impuestos Nacionales que corresponde a su domicilio. La contabilidad deber sujetarse, incluso al rgimen sancionatorio a lo dispuesto en el ttulo IV del Cdigo de Comercio y el captulo V del Decreto 2821 de 1974. Tendrn carcter obligatorio los libros Mayor y Balances y Diario, o en defecto de estos dos, el libro de Cuenta y Razn. La parte subrayada fue modificada por el artculo 42 del Decreto 2150 de 1995 el cual consagr que los libros de las entidades privadas sin nimo de lucro deberan ser inscritas en la Cmara de Comercio, excepciones hechas a las entidades contempladas en los artculos 3 y 45 del Decreto 2150 de 1995 respecto de los que la ley les seala una forma especfica de creacin. () Por lo tanto las entidades sin nimo de lucro s estn obligadas a llevar libros de contabilidad, los cuales deben registrarse: a) o bien en la Cmara de Comercio, b) tienen una forma especfica de inscripcin (...). 3. El Decreto 2649 de 1993 Por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia estipula en su artculo 2o. que las disposiciones de este decreto, deben ser aplicados a las personas naturales o jurdicas, obligadas a llevar contabilidad y como las entidades sin nimo de lucro tienen esta obligacin, quedan cubiertas dentro de su mbito, en tanto que el Decreto 2650 de 1993 de acuerdo como lo establece su artculo 5o. no es aplicable a las entidades sin nimo de lucro 2.
4. ELABORACION DE ESTADOS FINANCIEROS Los estados financieros son un medio para suministrar informacin contable para los asociados o entidades que ejercen control y vigilancia y que no tienen constantemente acceso a dicha informacin. Su elaboracin y preparacin es responsabilidad de los administradores del ente econmico.
Consejo Tcnico de la Contadura Pblica. Conceptos de 15 y 23 de Febrero de 1995. Pagina de Internet: http://www.jccconta.gov.co/consejot/news.php
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4. 1 CLASES DE ESTADOS FINANCIEROS De Propsito general: Aquellos que se preparan al cierre de un perodo para ser conocidos por usuarios indeterminados, con el nimo de satisfacer el inters pblico en evaluar la capacidad de un ente econmico para generar riqueza o excedentes. Estados financieros bsicos: El balance general, El estado de resultados, entre otros. Pueden ser anuales o mensuales o de perodos intermedios. De propsito especial: Se preparan para satisfacer necesidades de usuarios determinados sobre informacin contable. El balance inicial, los estados financieros de perodos intermedios. El Artculo 45 - Ley 190 de 1995 reza : Habr obligacin de consolidar los estados financieros por parte de los entes bajo control. Cuando se cumplan los requisitos, los estados bsicos y los estados financieros consolidados debern ser sometidos a una auditoria financiera. El Gobierno podr expedir normas con el objeto de que tal auditoria contribuya a detectar y revelar situaciones que constituyan prcticas violatorias de las disposiciones o principios a que se refiere la presente Ley. Financiamiento Corresponde exclusivamente a la entidad velar por su financiamiento para el logro de su objeto social la ESAL debe contar con recursos propios para adelantar las actividades que se ha propuesto, igualmente establecer reglas o mecanismos para el manejo de los dineros, sealando claramente que la persona que acte como tesorero es la guarda de los documentos soportes. La ESAL Podr desarrollar actos que le generen ingresos fijos, siempre que dichos actos no contraren su objeto social AUTOSOSTENIBILIDAD Antes de constituirse una entidad sin nimo de lucro, se debe establecer la viabilidad econmica , es decir, tener claridad de que la misma tendr que asegurar su existencia por sus propios medios, como por ejemplo con los aportes, el trabajo de los asociados y los servicios que preste la entidad sin nimo de lucro. De todas maneras, no es viable someter su sostenimiento a la espera de recursos provenientes del Estado, o por simples expectativas.

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CAPITULO VII
LIBROS Son los documentos que dan cuenta de las actividades desarrolladas en funcin del objeto social, de ndole jurdica y financiera. 1. INSCRIPCIN DE LIBROS Se inscriben en la Cmara de Comercio correspondiente al domicilio principal de la entidad sin nimo de lucro; solo procede la inscripcin a partir del registro de la entidad sin nimo de lucro. 2. CLASES DE LIBROS SUJETOS A INSCRIPCIN: Libros de actas de los rganos de administracin. Libros principales de contabilidad. No tiene carcter obligatorio la inscripcin de libros auxiliares. 3. REQUISITOS PARA LA INSCRIPCIN Se debe tramitar mediante solicitud escrita que debe contener: Fecha de solicitud. Indicacin de la entidad propietaria de los libros. Indicacin de los libros que solicita inscribir, sealando la destilacin de cada uno. Nmero de hojas tiles de cada libro Firma del representante legal Requisitos para los Libros Cada libro debe entregarse rotulado con indicacin de su propietario y destinacin Solo pueden registrarse libros en blanco. Cada libro debe llevar una numeracin sucesiva y continua. Si los libros son de hojas continuas removibles o de tarjetas, cada hoja debe identificarse con una codificacin.

CAPITULO VIII
1. INSPECCIN VIGILANCIA Y CONTROL La funcin administrativa de inspeccin, control y vigilancia, sobre instituciones de utilidad comn domiciliadas en Bogot, se ejercer con base en el Artculo 189 numeral 26 de la Constitucin Poltica y de acuerdo a la delegacin que el Presidente de la Repblica ha hecho en el Alcalde Mayor de Bogot, D.C. mediante la Ley 22 de 1987, Decreto 361 de 1987, Decretos 432, 1318 de 1988, 1093 de 1989 y 525 de
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1990, Decreto Distrital 059 de 1991, Art. 30 del Decreto 267 de 2007 Por el cual se adopta la estructura organizacional de la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot D.C. , Adicionado por el Decreto Distrital 444 de 2008. 1. ATRIBUCIONES DE LA ADMINISTRACIN DISTRITAL En cumplimento de las funciones de inspeccin y vigilancia, la Alcalda Mayor, para verificar y asegurar que las entidades cumplan con el objeto por el cual se constituyeron, que su patrimonio se est invirtiendo en debida forma, y que las entidades obren de acuerdo con la ley y cumplan sus estatutos, se ha dotado a la Administracin de las siguientes atribuciones: La facultad de examinar libros, cuentas, balances y estados financieros y dems documentos de las instituciones de utilidad comn. Adelantar las investigaciones que considere necesarias de oficio o a peticin de parte (Denuncia o por queja). Suspender los actos o actividades ilegales de una ESAL, bajo apremio. Imponer multas sucesivas. Practicar visitas de inspeccin. Decretar o pedir la separacin del representante legal o dignatarios ordenar la disolucin o liquidacin de la ESAL. Decretar la suspensin. Cancelar la personera jurdica; Solicitar informaciones y documentos que considere necesarios. Asistir a las sesiones que realicen las asambleas y los rganos de administracin de las instituciones de utilidad comn. 2. PROCESO ADMINISTRATIVO DE INVESTIGACIN La Alcalda Mayor podr iniciar investigaciones contra cualquier entidad sin nimo de Lucro, Cuando considere que se ha violado la ley o se trasgreden disposiciones estatutarias. La investigacin puede iniciarse de oficio o a solicitud de parte, es decir, por la interposicin de una queja. Con el fin de verificar la veracidad de los hechos se procede a ordenar la prctica de pruebas que considere necesarias. Con toda la documentacin se conformar un expediente, el cual quedar a disposicin del representante legal de la ESAL Investigada, para que en el trmino de cinco (5) das hbiles realice los descargos que considere pertinentes y solicite pruebas adicionales con el objeto de desvirtuar los hechos que dieron ocurrencia a la apertura de la Investigacin.

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La Subdireccin de Personas Jurdicas, evaluar la procedencia de las pruebas solicitadas siempre que aporten al esclarecimiento de los hechos. El trmino del proceso de investigacin incluyendo los descargos respectivos, la prctica de las pruebas y la decisin correspondiente, debe tomars en mximo (90) noventa das hbiles contados desde la fecha en la que se ordene la investigacin, prorrogables por una sola vez, por un trmino igual. ( Decreto Distrital 059 de 1991). 3. RGIMEN SANCIONATORIO Una vez adelantada la respectiva Investigacin la Alcalda determinar la sancin respectiva que puede ser: Suspensin de la personera jurdica. Cancelacin de la Personera jurdica Suspensin de actos ilegales que no sean acordes con el objeto social de la ESAL En este evento se impondrn multas diarias hasta que se deje de realizar los actos ilegales. Privacin de auxilios provenientes del Estado cuando no se rindan los informes respectivos o se invierta indebidamente sus rentas. Separacin del cargo y como consecuencia la cancelacin de la inscripcin de los dignatarios de los rganos de administracin o del representante legal. Congelacin de fondos como medida preventiva.

CAPITULO IX
RESPONSABILIDADES DE LAS ENTIDADES SIN NIMO DE LUCRO ANTE LA ADMINISTRACION PBLICA A partir de la creacin de una ESAL surgen tambin unas responsabilidades: 1. INFORMES Se deben presentar cada vez que lo solicite la entidad que ejerce control y vigilancia. 2. REMISIN DE ESTATUTOS Una vez constituida la E.S.A.L., es decir, se encuentre inscrita en la Cmara de Comercio, deber enviarse a la entidad que ejerce control y vigilancia dentro de los diez ( 10 ) das siguientes, copia de los estatutos y el certificado de existencia y representacin legal de la entidad, expedido por la Cmara de Comercio correspondiente. (Artculo 12 del Decreto 427 de 1996). Igualmente en el caso que haya reformas de estatutos.

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3. EXHIBICIN DE LIBROS Cada vez que lo solicite la entidad que ejerce control y vigilancia. 4. ENTREGA DE ESTADOS FINANCIEROS Debe efectuarse por lo menos una vez al ao dentro de los cuatro (4) primeros meses del ao y deben ser de propsito general. Los estados financieros que deben entregarse son: Balance general. Estado de resultados. Estado de cambios en la situacin patrimonial. Estado de cambios en el capital de trabajo. Estado flujo de efectivo. Con los estados financieros deben presentarse adems: Informe de gestin Ejecucin del presupuesto en el ao inmediatamente anterior Ejecucin del presupuesto para el ao que inicia. Los estados financieros deben presentarse certificados (firma representante legal y contador).

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ANEXO I

CAPITULO X
MODELOS DE ACTAS DE ESTATUTOS PARA UNA ESAL ACTA DE CONSTITUCIN, APROBACIN DE ESTATUTOS, ELECCION DE DIGNATARIOS Y RGANOS DE FISCALIZACIN FUNDACIN, CORPORACIN, O ASOCIACIN En la ciudad de Bogot, D. C. siendo las _______ del da ____________ del dos mil ________, se reunieron en la sede (direccin) _______________________________ de la entidad, los seores (nombres y apellidos) , previa convocatoria efectuada por (indicar la persona u rgano que realiz la convocatoria ( ej. representante legal, Junta Directiva, Consejo Directivo, etc.) y el medio a travs del cual se convoc (aviso, cartelera, fax, comunicaciones escritas a cada asociado), precisando los das hbiles o comunes de antelacin se cit a la reunin. Si la reunin se hace por derecho propio se debe indicar que se encontraban presentes todos los asociados. ._______________________________ C.C. ______________________ ._______________________________ C.C. ______________________ ._______________________________ C.C. ______________________ etc. Con el objeto de manifestar la voluntad expresa de constituir la entidad sin nimo de lucro denominada Asociacin, Corporacin o Fundacin: _____________________________________________________________ Para tal fin y reunidos en Asamblea de Constitucin se procedi a designar como Presidente y Secretario de la misma a los seores: __________________________________ y _________________________ Identificados con cdulas de ciudadana nmeros: ____________ y ____________ respectivamente, quienes tomaron posesin de sus cargos jurando cumplir fielmente con los deberes del mismo. VERIFICACIN DEL QURUM. El secretario de la reunin hizo el llamado a lista de los asistentes y se pudo constatar la presencia de un nmero de _______________ personas, por lo tanto hay qurum vlido para constituir esta clase de entidad. Seguidamente, el secretario de la reunin puso en consideracin de los asistentes fundadores el siguiente orden del da: Voluntad manifiesta de constituir la entidad. Aprobacin del contenido de los estatutos. Eleccin de dignatarios del rgano directivo. Eleccin del rgano fiscalizador.

Aprobado el anterior orden del da, los asociados procedieron a desarrollarlo de la siguiente manera:

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1. Los miembros fundadores arriba indicados manifiestan voluntariamente libre de todo apremio que en la fecha constituimos una entidad privada de naturaleza jurdica sin nimo de lucro. 2. Sometidos a consideracin de todos los presentes los estatutos de los cuales hemos tenido conocimiento de cada unos de sus artculos, y sabedores de los derechos y obligaciones que de ellos se desprenden y que nos van a regir dentro del ejercicio del derecho fundamental de asociacin, les impartimos aprobacin expresa, comprometindonos desde este acto a cumplirlos, respetarlos y obedecerlos, y ante todo de responder por las obligaciones que frente al Estado y la Sociedad implican los efectos de su constitucin. El estatuto aprobado hace parte integral de la presente acta. Fueron elegidos conforme al artculo.......... de los estatutos los siguientes dignatarios: (conforme a los estatutos y cargos que corresponda proveer la Asamblea General) a) ____________________ c.c.____________________ b)_____________________ c-c.____________________ 4. De la misma manera se procede a nombrar al Revisor Fiscal, o el Fiscal (segn sea el caso del organismo de control seleccionado) sin que el primero, pueda hacer parte del rgano directivo. Perodo Cargo Estatutos Nombre principal Nombre suplente (Si lo hubiere) ___________________________ ___________________________ ___________________________ ___________________________ ___________________________

Los elegidos manifiestan la aceptacin de los cargos. No siendo ms el objeto de la presente reunin, se suscribe esta acta por todos los que en ella intervinieron, agotado el orden del da el Presidente decret un receso para la elaboracin del acta, de tal forma que una vez leda fue aprobada por unanimidad dando por terminada la reunin a las (A.M./ P.M.) de la fecha indicada. Se solicitan por parte de los asociados o corporados, al representante legal y al secretario elegidos, que procedan a registrar o presentar este documento conforme al procedimiento vigente para el surgimiento de la personalidad jurdica, ante la Cmara de Comercio. Para las entidades religiosas y deportivas, el registro debe surtirse ante la Subdireccin de Personas Jurdicas siguiendo la competencia del domicilio principal fijado en los estatutos aprobados, y presentarlos ante la autoridad administrativa de Control Gubernamental, para que ejerza la funcin de inspeccin, control y vigilancia. En constancia firman los constituyentes: _______________________ _______________________ _______________________ ____________________________ ____________________________ Presidente de la Reunin Secretario de la Reunin

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MODELO DE ESTATUTOS (Requisitos mnimos) CLASE DE PERSONA JURIDICA A CONSTITUIRSE: FUNDACION, CORPORACIN o ASOCIACIN CAPITULO I Nombre, duracin, domicilio y objeto ARTICULO 1.- La entidad que por medio de estos estatutos se reglamenta se denominar _______________ _______________ tiene por domicilio la ciudad de Bogot y su sede es en la (direccin) _________________. Se constituye como una entidad sin nimo de lucro y su duracin es de ______ aos. Las Fundaciones se constituyen a trmino indefinido. ARTICULO 2. El objeto principal de la entidad es ___________________________________________________ ___________ Para el logro de sus objetivos podr realizar los siguientes fines especficos o actividades: a.) ___________________ b.) ___________________ c.) ___________________ CAPITULO II Disposiciones sobre el patrimonio ARTICULO 3.- El patrimonio de la Asociacin o Corporacin est constituido por las cuotas mensuales canceladas por los asociados, por los auxilios donados por personas naturales o jurdicas o por los bienes que a cualquier ttulo adquiera, incluyendo ayudas de empresas extranjeras, o de cualquier entidad privada. (Se debe tener en cuenta que el artculo 355 de la Constitucin Nacional establece la prohibicin de donaciones por parte del Estado Colombiano, a particulares). Para las Fundaciones, es requisito contar con un patrimonio preexistente al momento de su constitucin, el cual puede estar representado por los aportes iniciales de sus fundadores o bienes. ARTCULO 4.- La organizacin y administracin del Patrimonio estar a cargo de la Asamblea General, la cual delegar en el Tesorero la responsabilidad de su manejo. Sus fondos sern depositados en una cuenta corriente y solamente se destinarn al cumplimiento de sus objetivos. De los asociados ARTICULO 5.- Son miembros de la Asociacin o Fundacin las personas que firmaron el acta de constitucin y los que posteriormente se adhieran a ella, previo el lleno de los requisitos establecidos en los presentes estatutos.

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ARTICULO 6.- Son deberes de los asociados: a) ... b) ... c) ... ARTICULO 7 .- Son derechos de los asociados: a) ... b) ... c) ... ARTICULO 8.- Condiciones para ingresar a la Asociacin: a) ... b) ... c) ... ARTICULO 9.- Causales de retiro: a) ... b) ... c) ... ARTICULO 10.- Prohibiciones a los asociados: a) ... b) ... c) ... ARTICULO 11.- Los miembros que incumplan con los presentes estatutos se harn acreedores a las siguientes sanciones: a) ... b) ... c) . CAPITULO IV Procedimiento para imponer sanciones ARTCULO 12. Se debe establecer quien es el rgano competente dentro de la Asociacin para imponer las sanciones por las faltas en que incurran los asociados. a).......................... b)........................... CAPITULO V Estructura y funciones de los rganos de administracin y direccin ARTICULO 13.- La Asociacin o Fundacin ser administrada y dirigida por la Asamblea General, la Junta Directiva o Consejo Directivo. ARTICULO 14.- La Asamblea General tendr dos clases de reuniones: Ordinarias y Extraordinarias, siendo necesario un qurum como mnimo de la mitad ms uno para decidir y deliberar en cualquiera de ellas. (Se puede establecer un porcentaje mayor. ( La primera asamblea es recomendable que se realice dentro de los tres primeros meses del ao, por lo que se deben aprobar los estados financieros). ARTICULO 15.- la Asamblea General est constituida por todos los miembros activos de la Asociacin o Fundacin, ser la mxima autoridad y sus decisiones son obligatorias siempre y cuando se hayan tomado de acuerdo a lo previsto en los presentes estatutos. ARTCIULO 16.- Las reuniones sern presididas por el presidente de la junta Directiva o el que designe la Asamblea y un Secretario que puede ser el mismo de la Junta Directiva o el elegido en la reunin correspondiente, quienes suscribirn las actas que se levanten de la sesin. ARTICULO 17.- La convocatoria a las reuniones ordinarias o extraordinarias se harn a travs de comunicacin escrita, avisos de prensa, carteleras, fax, etc, con __________das de anticipacin, en escrito que debe contener la fecha, hora y asuntos a tratar. Si se convoca a la Asamblea General y la reunin no se efecta por falta de qurum, se citar a otra reunin que sesionar y decidir con cualquier nmero plural de asociados. (o un porcentaje determinado).
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Para las reuniones extraordinarias, se deben sealar los casos en los cuales se debe convocar y quienes estn facultados para hacerlo. ARTCULO 18.- Son funciones de la Asamblea General las siguientes: a) Velar por el correcto funcionamiento de la entidad. b) Elegir los miembros de la Junta Directiva por________ aos y darle su reglamento. c) Elegir el Revisor Fiscal (o Fiscal). d) Estudiar el presupuesto de gastos y darle su aprobacin e) Aprobar los Estados financieros y el balance general de operaciones de la vigencia anterior. f) Determinar la orientacin general de la Asociacin. f) Decidir sobre el cambio de domicilio.

(en este caso implica una reforma estatutaria, que debe ser presentada ante la entidad pblica que ejerce Inspeccin, Control y Vigilancia, previo registro en la Cmara de Comercio ).
h) Autorizar la enajenacin de bienes de la entidad. i) Aprobar las reformas estatutarias, la disolucin y liquidacin de la Asociacin. j) Las dems que le seale la Ley o se fijen en los presentes estatutos. ARTCULO 19.- JUNTA DIRECTIVA: Est compuesta por el Presidente, Vicepresidente, Secretario y Tesorero, elegidos por la Asamblea general para perodos de ___________ aos contados a partir de la fecha ____________. ( el periodo lo debe determinar la asamblea). ARTCULO 20.- Funciones de la Junta directiva: a) Designar y remover sus dignatarios cuya eleccin NO corresponde a la Asamblea general. b) Crear los empleos que considere necesarios para el buen funcionamiento de la Asociacin. c) Delegar en el representante legal o cualquier otro asociado, las funciones que estime convenientes. d) Autorizar al representante legal para comprar, vender, o gravar bienes y para celebrar contratos cuyo valor exceda la suma de $____________.(facultativo de la entidad.) e) Convocar a Asamblea General cuando no lo haga el representante legal a reuniones extraordinarias cuando lo juzgue conveniente.

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f) Presentar a la Asamblea General los informes necesarios. g) Examinar cuando lo tenga a bien los libros, documentos y caja de la entidad. h) Tomar las decisiones que no correspondan a otro rgano de la Asociacin. ARTICULO 21. - La Junta Directiva se reunir ordinariamente por lo menos ______ vez cada ____________ __ y podr reunirse extraordinariamente cuando lo soliciten dos de sus miembros, el representante legal o el revisor fiscal. Deliberar y decidir con la presencia y los votos de la mayora de sus miembros. ARTICULO 22.- La Junta Directiva ser elegida por la Asamblea General por el sistema de ____________ ____. ARTCULO 23.- Funciones del Representante Legal: El Representante Legal de la entidad es nombrado por la asamblea para perodos de ______ aos y sus funciones son: a)__________________ b)__________________ c)__________________ ARTCULO 24.- Son funciones del Presidente: a)... b) ... c) ... ARTCULO 25.- Son funciones del Vicepresidente: )... b) ... c) ... ARTICULO 26.- Son funciones del Secretario: a)... b) ... c) ... ARTICULO 27.- Son funciones del Tesorero: a)... b) ... c) ...

(Se debe tener en cuenta que por transparencia, el tesorero no debe llevar la contabilidad. Esta es funcin de un Contador un organismos separado)
CAPITULO VI ORGANOS DE CONTROL Y FISCALIZACION ARTCULO 28.- La Asociacin o Fundacin tendr un Revisor Fiscal (o fiscal) nombrado por la asamblea general y sus funciones son:

)... b) ... c) ... (deben tener en cuenta que el revisor fiscal debe ser contador publico titulado). (La organizacin puede adoptar ambas figuras. En el primer caso, debe ser Contador Pblico con las
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funciones establecidas en el artculo 207 del Cdigo de Comercio y acatando las prohibiciones sealadas en el artculo 205 del citado cdigo; en el segundo, podr ser cualquier persona, sea o no asociado y podr pertenecer o no a la Junta Directiva, quien actuar como Veedor).
CAPITULO VII Disolucin y Liquidacin ARTICULO 29.- La Asociacin se disolver y liquidar: a) por vencimiento del trmino de duracin, b) por imposibilidad de desarrollar sus objetivos, c) por decisin de autoridad competente, d) por decisin de los asociados, tomada en reunin de Asamblea General con el qurum requerido segn los presentes estatuto; e) cuando transcurridos dos aos contados a partir del reconocimiento de personera jurdica, no hubieren iniciado actividades, f) cuando se cancele la personera jurdica. Tngase en cuenta que las Fundaciones se disuelven por las siguientes causales: a) cuando transcurridos dos aos contados a partir del reconocimiento de personera jurdica, no hubieren iniciado actividades, b) cuando se cancele la personera jurdica, c) Por extincin de su patrimonio o destruccin de los bienes destinados a su manutencin, segn el Artculo 652 del Cdigo Civil, d) por imposibilidad de desarrollar sus objetivos. Las Fundaciones no se pueden fusionar ni transformar, por ser contraria al trmino de duracin indefinida. ARTICULO 30.- Decretada la Disolucin la Asamblea General proceder a nombrar liquidador o liquidadores. Mientras no se hagan dichos nombramientos actuar como tal el representante legal inscrito. ARTCULO 31.- Los liquidadores no podrn ejercer sus cargos sin haber obtenido su inscripcin ante la Cmara de Comercio de la ciudad, (para el caso de las entidades que deben registrarse ante dicha entidad), o ante la Subdireccin de Personas Jurdicas de la Alcalda Mayor de Bogot. ARTICULO 32.- Terminado el trabajo de liquidacin, y cubierto el pasivo, el remanente, si lo hubiere, pasar en calidad de donacin a una entidad de beneficencia, o cualquier otra sin nimo de lucro. Procedimiento para la Disolucin y Cancelacin de la Personera Jurdica ARTCULO 33. Publicidad y procedimiento para la liquidacin. Con cargo al Patrimonio de la entidad, el liquidador publicar un ( 1 ) aviso en un peridico de amplia circulacin nacional, en el que informar a la ciudadana sobre el proceso de liquidacin, para que los acreedores hagan valer sus derechos. Quince das despus de efectuada la publicacin, se liquidar la entidad, pagando las obligaciones contradas con terceros, y observando las disposiciones legales sobre Prelacin de Crditos. Si cumplido lo anterior, queda un remanente de activo patrimonial, ste pasar a la entidad que haya escogido la asamblea segn los estatutos, si ni la asamblea ni los estatutos disponen sobre este aspecto, dicho remanente pasar a una institucin de beneficencia que tenga radio de accin en el Distrito Especial.

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Terminado el trabajo de liquidacin por parte del liquidador, debe enviar a la Subdireccin de Personas Jurdicas, los siguientes documentos en original o copia autenticada:
Acta de Disolucin de la entidad, en la cual conste el nombramiento del liquidador, la cual debe registrarse ante la Cmara de Comercio, remitiendo el certificado a la Subdireccin de Personas Jurdicas dentro de los 10 das siguientes a dicho registro. Aviso de Publicacin Estados financieros junto con el documento en que conste el trabajo de liquidacin de la entidad, que incluya el inicio de este proceso y su terminacin, con firma del liquidador y revisor fiscal si lo hubiere, en caso contrario por el contador. Este documento debe ser aprobado por el rgano al que estatutariamente corresponda acordar la disolucin, segn acta firmada por Presidente y Secretario de la Asamblea y registrarlo ante la Cmara de Comercio. Certificado otorgado por la Cmara de Comercio, donde conste que la entidad se encuentra liquidada, el cual debe allegar dentro de los diez (10 ) das siguientes a su expedicin. Certificacin expedida por la entidad sin nimo de lucro que reciba el remanente de los bienes de la entidad que se liquida, acerca de la efectividad y cuanta de la donacin, junto con el certificado de existencia y representacin legal. Verificado el cumplimiento de los requisitos de orden legal y contable, la Subdireccin de Personas Jurdicas de la Alcalda Mayor de Bogot, D.C. proceder a informar al liquidador de la entidad, con el fin de que registre ante la Cmara de Comercio la decisin de la Alcalda Mayor de dar por terminada la liquidacin. ARTCULO 34. La Alcalda Mayor de Bogot a travs de la Subdireccin de Personas Jurdicas, ejerce la funcin de inspeccin, control y vigilancia. CAPITULO VIII Disposiciones varias ARTICULO 35. ( si las hay) ______________________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ FIRMAS DE PRESIDENTE Y SECRETARIO DE LA REUNIN NOTA: Los estatutos deben contener las obligaciones y derechos de las entidades. Todo cambio de direccin debe ser reportado ante la Cmara de Comercio, as como al organismo de control estatal.
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 Los Estatutos y sus reformas, nombramientos de representante legal y dignatarios, rganos de control y fiscalizacin, libros, disolucin y liquidacin de la entidad, debe inscribirse ante la Cmara de Comercio del domicilio de la entidad sin nimo de lucro. Efectuada la inscripcin de la entidad ante la Cmara de Comercio, debe allegar a la Subdireccin de Personas Jurdicas- de la Alcalda Mayor de Bogot, D.C. original o copia autntica del certificado de existencia y representacin legal, junto con los estatutos inscritos ante la citada Cmara, acta de constitucin que debe venir firmada por todos los que constituyeron la entidad, as como por el presidente y Secretario de la Reunin.

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ANEXO II

Elaborado por Nubia Estela Ortiz y Andrs Belalczar E.

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ANEXO III

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ANEXO IV

GUA ACTIVACIN DEL PIN Y ACTUALIZACIN DATOS ENTIDADES SIN NIMO DE LUCRO

Ingrese digitando la pgina web: www.alcaldiabogota.gov.co/SPJ

Direccin Juradica Jurdica Distrital Direccin Distrital- -Alcalda AlcaldaMayor Mayorde deBogot BogotD.C. D.C.

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Ingrese el nmero de PIN

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Direccin Jurdica Distrital - Alcalda Mayor de Bogot D.C.

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Grupo de Trabajo- Subdireccin de Personas Jurdicas-ESAL-

AREAS Financiera: Conmutador 3 81 3000 Ext. 2200- 2205- 2232 Carmen Nava Serrano Enrique Lozano Gil Flavio Antonio Pubiano Camacho Jackeline Vargas Hernandez Luis Alberto Cgua Niampira Margarita Rosa Umaa Gmez Teresa Silva Valbuena Jurdica: Conmutador 3 813000 Ext. 2222- 2205 2232 Aidee Georgette Murad Snchez Blanca Marina Guerrero Castrelln Claudia Miranda Londoo Camilo Rodrguez Didier Castaeda Edison Andrs Belalczar Erazo Jorge Elicer Hernndez Albarracn Martha Alicia Giraldo Montoya Martha Yolanda Amaya Salazar Nubia Stella Ortiz Vianny Lizeth Arcos Meneses Luz Mary Garzn Roncancio Martha Casas Grupo de Apoyo logstico, Sistematizacin y Base de datos Miguel Alfonso Solano Robles Olga Orjuela Campos Camilo Andrs Pea Carbonell Doralba Garavito Hernndez Edilberto Olarte Moreno Luis Augusto Lpez Robayo Jhonny Fabricio Reyes Pardo

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Johana Fernanda Medina Oviedo Luz Stella Prieto Mancera Mara Delia Muoz Camacho Dasyani Olivares Alberto Fagua Zorrilla Diego Contreras Oscar Manuel Curtidor Quijano Coordinadores Talleres Conmutador 3 81 3000 Ext. 2220 Coordinadores Talleres Jorge Elicer Hernndez Albarracn Hernn Benjamn Muoz Cuervo Guia SIPEJ Normograma Edison Andrs Belalczar Gua Activacin PIN y Actualizacin datos SIPEJ Miguel Alfonso Solano Robles Secretarias Paola Ardila Vergara Martha Helena Morales Guevara Lucy Ariza Mensura BOGOT POSITIVA GOBIERNO DE LA CIUDAD SECRETARA GENERAL ALCALDA MAYOR DE BOGOT D.C DIRECCIN JURDICA DISTRITAL SUBDIRECCIN DE PERSONAS JURDICAS Radicacin Correspondencia Carrera 8 No. 10-65 Pgina Web : www.bogot.gov.co www.alcaldabogota.gov.co/SPJ E mail: personasjuridicas@alcaldabogota.gov.co

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Conmutador : 3 81 3000 Ext. 2200, 2205 Subdireccin Personas Jurdicas Avenida Caracas No. 53- 80 Piso 2 3 Archivo : Lus Augusto Lpez Robayo Conmutador : 3 81 3000 Ext. 2204 Atencin al Ciudadano: Lucy Ariza Menjura Conmutador 3 81 3000 Ext 2232 Super Cades CAD . Carrera 30 : Ada Dasyani Olivares Nio Kennedy : Oscar Manuel Curtidor Quijano RECUERDE: ESTA PUBLICACION PUEDE CONSULTARSE EN LA PAGINA WEB: www.alcaldabogota.gov.co/SPJ o en la Biblioteca Jurdica Virtual en: www.alcaldiabogota. gov.co/DJD/bjv/home.html

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