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COMPRAS DE MATERIALES, INSUMOS, BIENES Y/O SERVICIOS

Rev.: 1 Fecha: 30/11/2009

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1.- ALCANCE: Este procedimiento aplica desde la requisicin de materiales, insumos, bienes y/o servicios que se realizan dentro de Inversiones Holguin, C.A, hasta la recepcin de stos, asegurando que cumplan con las exigencias de los clientes.

2.- OBJETIVOS: Establecer los lineamientos a seguir para la realizacin de las compras de materiales, insumos, bienes y/o servicios, a travs de la optimizacin de los recursos, para evidenciar la eficacia del proceso de compras, y garantizar as la satisfaccin de los clientes, en cuanto a oferta, calidad y tiempo de respuesta.

3.- DEFINICIONES: Procura: Se refiere al proceso que facilita la adquisicin de algn recurso requerido, es decir; se efectan diligencias determinadas a fin de que se adquiera lo solicitado.

Requiriente: Persona que solicita le sean procurados, materiales, insumos, bienes y/o Servicios. Entindase por requiriente, a todo aquel personal autorizado para solicitar alguna compra.

Requisicin de Materiales, Insumos, Bienes y/o Servicios: Es el documento en el cual los requirientes solicitan materiales, insumos, bienes y/o servicios, para que sean adquiridos mediante procura. Este documento sirve para requerir materiales internamente en la empresa a fin de dejar evidencia de las solicitudes de materiales de los proyectos. Se identifica con el cdigo: COM-PR01-FR01.

Solicitud de Cotizacin: Es el documento en el cual se registran, todos los requisitos que debe cumplir cada material, insumo, bien y/o servicio a ser procurado. Es el instrumento que le sirve de apoyo al proveedor, para emitir sus respectivas ofertas. Se identifica con el cdigo: COM-PR01-FR02.

Cotizacin: Es el registro en el cual se reflejan: valoracin, estimacin o precios de determinados artculos. Este registro es emitido por los proveedores.

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Anlisis de Cotizacin: Es el registro que se emplea, con la finalidad de hacer estudio de las mejores ofertas, calidad, tiempo de respuesta, emitidas por los proveedores, con el fin de seleccionar a los que cumplen y se adaptan a las exigencias descritas en la Solicitud de Cotizaciones (COM-PR01-FR02). Se identifica con el cdigo: COM-PR01-FR03.

Orden de Compra (ODC): Es el documento en el que se registran todos aquellos, materiales, insumos, bienes y/o servicios, proveedores seleccionados, entre otras solicitudes, para formalizar y ejecutar la compra. Se identifica con el cdigo: COMPR01-FR04.

Compra de Mercanca: Es el registro en el cual se descarga la informacin de la compra realizada, entre los cuales se destacan: Materiales, Bienes y/o Servicios comprados, Proveedor, ODC emitida, Datos de la Factura (N de Factura, N de Control, Monto de la Compra, entre otros). Permite hacer el seguimiento a las ODC gestionadas, y a su vez hacer el debido control a la compra de materiales, equipos y herramientas, de cada proyecto y de gastos involucrados. Se identifica con cdigo: COM-PR01-FR05.

Requerimiento de Recursos Monetarios: Este es un registro que se utiliza con el propsito de solicitar los recursos financieros, para finiquitar la procura del material, es decir; los recursos monetarios para todo aquel proveedor de materiales, insumos, bienes y/o servicios, que no estn en la lnea de crdito con la empresa. Se identifica con el cdigo: COM-PR01-FR06.

Factura: Es todo documento en el cual se registra la ejecucin de una compra y que debe cumplir con las formalidades de ley. Entre estas se sealan: N de Factura, N de Control, Fecha de la Compra; Materiales, Insumos, Bienes y/o Servicios vendidos, Condiciones de Pago: crdito o de contado, entre otros. Este registro debe cumplir con las exigencias establecidas en Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 38.997 del Martes 19 de agosto de 2008, Providencia administrativa N 0257. SGC-PR01-FR01 / REV.0/ ED.0/ 01-2009

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Recepcin de Materiales: Es el documento en el cual se registran las recepciones de todos aquellos productos que se generan de un proceso determinado (compras, culminacin de proyectos entre otros) y permite destacar cualquier comentario que se considere pertinente y de relevancia. Este es un registro de almacn.

Compra Peridica: Es toda compra de consumo peridico, que est autorizada, para que se realice segn una frecuencia establecida y bajo los lineamientos de ste procedimiento. Por ejemplo: Compras de materiales de oficina, limpieza, entre otras.

Compra Ordinaria: Es toda compra realizada para satisfacer las necesidades de insumos a nivel de proyectos y que deben ser planificadas y estar contenidas en el centro de costo que corresponda, cumpliendo con los lineamientos de este procedimiento. Por ejemplo: compra de electrodos, cemento, bloques, cabillas, entre otros.

Compra Extraordinaria: Es toda compra de emergencia o de carcter fortuito, que cumple parcial o totalmente con las exigencias de los requirientes pero de manera no planificada y no controlada. Este tipo de compra propone acciones correctivas.

4.- CONDICIONES GENERALES 4.1.- Responsables: Requiriente / Solicitante/Ingenieros Residentes: Llena la Requisicin de Materiales, Insumos, Bienes y/o

Servicios (COM-PR01-FR01), de manera legible, especfica y detallada de los materiales, insumos, bienes y/o Servicios requeridos. Programa las fechas en las cuales se les debe entregar los materiales, insumos, bienes y/o Servicios requeridos. Verifica conjuntamente con el personal de almacn o de compras, que el material solicitado cumple con las especificaciones tcnicas requeridas, slo en aquellos casos que sea requerido.

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Coordinador de Compras/ Auxiliar de Compras: Vela por el cumplimiento de este procedimiento

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Recibe y gestiona la Requisicin de Materiales, Insumos, Bienes y/o Servicios (COM-PR01-FR01). Enva a los proveedores la Solicitud de Cotizacin (COM-PR01FR02), cuando aplique. Analiza las cotizaciones mediante el formato Anlisis de

Cotizaciones(COM-PR01-FR03) Elabora la Orden de Compra (COM-PR01-FR04). Notifica al requiriente que los materiales solicitados, se encuentran disponibles en el almacn. Esta notificacin puede ser por va oral o escrita. Mantiene comunicacin directa con los proveedores. Reporta los gastos peridicamente del consumo de los proyectos a los gerentes que lo requieran, a fin de que se carguen estos gastos a los centros de costos correspondientes. Emite los indicadores de gestin de Compras, segn la frecuencia que la gerencia los solicite. Coordina conjuntamente con el personal de almacn, las recepciones de los materiales, equipos, insumos entre otros. Apoya en cuanto al control de Inventario de Almacn. Mantiene actualizado el control interno denominado Registro de Proveedores. Verifica conjuntamente con el almacenista, que los materiales, insumos, equipos entre otros, cumplen con las exigencias requeridas. Custodia los registros generados de manera ordenada, segn los establecido en el procedimiento de Control de los Registros (INVSGC-PR-002). Elabora el Requerimiento de Recursos Monetarios (COM-PR01FR06) y hace seguimiento para la adquisicin del material, hasta la recepcin total de ste.

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Carga en el Sistema Administrativo las facturas generadas, generando la Compra de Mercanca (COM-PR01-FR05). Hace seguimiento a las rdenes de compra gestionadas mediante la Compra de Mercancia (COM-PR01-FR05). Evala peridicamente a los proveedores, segn el procedimiento Seleccin, Evaluacin y Anlisis de Proveedores (IH-COM-PR002).

Almacenista/ Ente Autorizado de recibir Materiales: Presta apoyo al Departamento de Compras, en cuanto a recibir y despachar el material comprado. Recibe una copia de la ODC, con el fin que tenga conocimiento sobre el material, bien o insumo a recibir y quien lo provee. Recibe los materiales y Verifica que el material recibido corresponde con lo descrito en la Orden de Compra (COM-PR01FR04). Informa oportunamente mediante una Notificacin Interna (SGCPR01-FR07) o de forma verbal, al Coordinador de Compras y/o

Auxiliar de compras, cualquier No conformidad, que se detecte en la recepcin de los materiales, insumos, bienes y/o Servicios, para que se tomen las acciones correctivas pertinentes al caso a la brevedad posible.

4.2.- Normas: Toda ODC original debe permanecer en el departamento de compras. Toda ODC ser generada exclusivamente para las compras con proveedores que mantienen lnea de crdito con la empresa, y en casos especiales que los proveedores lo requieran. Toda Requisicin de Materiales, Insumos, Bienes y/o

Servicios(COM-PR01-FR01), debe ser enviada al departamento de Compras, por lo menos con una semana de anticipacin, a fin de gestionarlas, seleccionar los proveedores y analizar los precios para

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efectuar la compra, garantizando que cumpla con las exigencias y tiempo requerido por los clientes. Toda compra de Materiales, Insumos, Bienes y/o Servicios, debe estar soportada por una: Requisicin de Materiales, Insumos, Bienes y/o Servicios(COM-PR01-FR01), Solicitud de Cotizacin(COM-

PR01-FR02) (Si aplica), Cotizaciones (Si aplica), Anlisis de Cotizaciones (COM-PR01-FR03) (Si aplica), Orden de

Compra(COM-PR01-FR04) (En caso de crditos), Copia de Factura y Copias de los Certificados de Calidad (Si aplica), Recepcin de Materiales y la Copia del Comprobante de Egreso del pago (para cerrarla). Toda compra que se est gestionando o procesando o se requiera de algn requisito para cerrarla, debe ser sellada con la identificacin en color verde: ODC EN PROCESO

Toda compra que cumpla con todos los requisitos para cerrarla debe ser sellada con la identificacin en color verde: ODC CERRADA Toda ODC que presente alguna desviacin, tachadura o error, debe ser archivada segn su orden correlativo y sellada con la identificacin en color verde: ODC ANULADA Toda Requisicin de Materiales, Insumos, Bienes y/o Servicios (COM-PR01-FR01), debe ser firmada por los requirientes, revisada por responsable del departamento y/o Gerente de Proyecto y aprobada por el Coordinador de Compras o en su defecto por la gerencia (cuando sea necesario). Toda Requisicin de Materiales, Insumos, Bienes y/o Servicios (COM-PR01-FR01), que no cumpla con las siguientes exigencias: firma de la persona que solicita, firma del responsable del departamento, o

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en su defecto por algn gerente autorizado, no debe ser procesada y debe ser devuelta al requiriente. Toda Orden de Compra (COM-PR01-FR04), debe ser firmada por el Coordinador de Compras, y aprobada por el Gerente y/o Personal Autorizado, para procesar la compra. En aquellos casos en que los responsables de aprobar la Orden de Compra (COM-PR01-FR04), no se encuentren en la zona, sta debe ser firmada al menos por un Gerente o Representante de la empresa. Toda compra que se exceda o sea igual a las noventa (90) Unidades Tributarias o igual o mayor a 4000 Bolvares Fuertes, debe estar soportada por un mnimo de tres (3) Cotizaciones. Toda compra menor de 90 Unidades tributarias o de 4000 Bolvares Fuertes, debe estar respalda por una (1) o dos (2) cotizaciones, segn sea el caso. Toda compra extraordinaria, debe ser notificada por escrito mediante una Notificacin Interna (SGC-PR01-FR07) o correo electrnico, al Coordinador Compras y/o Auxiliar de Compras, para que se le realice el debido seguimiento y control y posteriormente elaborar la debida requisicin y los comentarios respectivos. Toda compra extraordinaria, debe ser avalada por la gerencia de la obra o proyecto emisor, con sus respectivos comentarios.

4.3.- Requerimientos de Seguridad: No aplica

5.- PROCEDIMIENTO: Requerimientos de Materiales, Insumos, Bienes y/o Servicios: Responsable(s): Requiriente Paso 1. Actividad Llena la Requisicin de Materiales, Insumos, Bienes y/o Servicios (COM-PR01-FR01), e indica todas las especificaciones tcnicas respectivas. Entrega la original al Coordinador de Compras y/o

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Auxiliar de Compras. Conserva una copia del requerimiento firmada por el receptor indicando fecha y hora de recepcin. Jefe del Departamento Emisor de Requisicin 2. Revisa y autoriza al requiriente a enviar la Requisicin de Materiales, Insumos, Bienes y/o Servicios (COM-PR01-FR01) al departamento de Compras.

Coordinador de Compras y Auxiliar de Compras.

3.

Recibe la original de la Requisicin de Materiales, Insumos, Bienes y/o Servicios (COM-PR01FR01), y firma la copia y devuelve al Requiriente.

Coordinador de Compras/

4.

Revisa, Verifica y Aprueba la Requisicin de Materiales, Insumos, Bienes y/o Servicios

(COM-PR01-FR01).

5.

En el caso que la Requisicin de Materiales, Insumos, Bienes y/o Servicios (COM-PR01FR01), no cumpla con algn requisito, la devuelve al Requiriente.

Procura (Solicitud/Anlisis): Coordinador de Compras y Auxiliar de Compras 6. Distribuye a los proveedores correspondientes la Solicitud de Cotizacin(COM-PR01-FR02) (Si aplica)

Coordinador de Compras y Auxiliar de Compras

7.

Prepara, el Anlisis de Cotizaciones (COMPR01-FR03) (Si aplica).

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Coordinador de Compras y Nivel de Autoridad 8.

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Evala, Analiza el Anlisis de Cotizaciones (COM-PR01-FR03) y Ordena la elaboracin de la Orden de Compra (COM-PR01-FR04), segn las condiciones que se adapten a los requerimientos de los clientes.

Compras (Elaboracin de la Orden de Compra) Compras a Crdito: Coordinador de 9. Elabora la Orden de Compra (COM-PR01-FR04), y la firma. Entrega al Nivel de Autoridad

Compras/Auxiliar de Compras Coordinador de 10.

correspondiente, para su aprobacin. Aprueba la Orden de Compra (COM-PR01FR04).

Compras y/o Nivel de Autoridad

Coord. y/o Auxiliar de Compras.

11.

Recibe la Orden de Compra (COM-PR01-FR04) aprobada, la sella con la identificacin ODC en Proceso y con el sello de la empresa y la entrega al ente autorizado.

Coordinador Compras/Ente Autorizado

de

12.

Entrega al proveedor la original de la Orden de Compra (COM-PR01-FR04) aprobada, para

ejecutar la compra.

Proveedor

13.

Entrega los materiales segn las especificaciones solicitadas en la Orden de Compra (COM-PR01FR04), la factura (copia), Nota de Entrega, Certificados de Calidad (si aplica), al ente autorizado y/o Coordinador de Compras.

Coord. y/o Auxiliar de Compras.

14.

Carga

la

Factura

generada en

el

sistema

administrativo, y emite la compra ejecutada, en el formato COMPRA DE MERCANCIA (COM-

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PR01-FR05).

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Coord. y/o Auxiliar de Compras.

15.

Archiva la COMPRA DE MERCANCIA (COMPR01-FR05) y la copia de la factura emitida por el proveedor (con lnea de crdito), en la carpeta de control administrativo respectiva.

Compras a Contado: Coordinador Compras de 16. Prepara el Requerimiento de Recursos

Monetarios (COM-PR01-FR06) para solicitar los recursos financieros para la compra de contado y enva a Administracin.

Administrador

17.

Revisa

el

Requerimiento

de

Recursos

Monetarios (COM-PR01-FR06) y entrega al Nivel de Autoridad.

Nivel Autoridad

de

18.

Aprueba

el

Requerimiento

de

Recursos

Monetarios (COM-PR01-FR06) y autoriza los recursos financieros para realizar la compra.

Administrador

19.

Informa al Coordinador y/o Auxiliar de Compras, la aprobacin de los recursos solicitados, para que proceda a verificar el mantenimiento de las ofertas con los proveedores.

Coordinador Auxiliar Compras

y/o de

20.

Verifica los montos solicitados, y recibe los recursos monetarios para ejecutar la compra al Contado.

21.

Cumple con el paso N 14. Genera una copia de la COMPRA DE MERCANCIA (COM-PR01FR05), factura y dems soportes involucrados en la compra. Los soportes originales se archivan,

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en la carpeta de Control Administrativo y las copias en la carpeta del proyecto emisor de la requisicin. Recepcin del Material Proveedor 22. Entrega los materiales segn las especificaciones dadas en la ODC (cuando aplique) o segn lo descrito en el Requerimiento de Recursos Monetarios (COM-PR01-FR06).

Almacenista

y/o

23.

Recibe,

Revisa

Verifica

el

material

su

Ente Autorizado/ Coordinador de

cumplimiento con los requisitos. Informa y entrega al requiriente.

Compras/Auxiliar de Compras Reclamos Coord. y/o Auxiliar de Compras. 24. Recibe los reclamos de manera escrita mediante la Notificacin Interna (SGC-PR01-FR07) o a travs de Correo Electrnico. 25. Gestiona el reclamo ante el proveedor, y hace seguimiento hasta que sea solventada la No Conformidad y sea cerrada. 26. Recopila toda la informacin generada y cumple con los lineamientos del procedimiento Control de los Registros (IH-SGC-PR-002)

6.- DISTRIBUCIN: A Todos los departamentos de Inversiones Holguin, C.A

7.- REGISTROS: Formato: Requisicin de Materiales, Insumos, Bienes y/o Servicios (COM-PR01-FR01). Formato: Solicitud de Cotizacin (COM-PR01-FR02). Formato: Anlisis de Cotizaciones (COM-PR01-FR03). SGC-PR01-FR01 / REV.0/ ED.0/ 01-2009

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Formato: Orden de Compra (COM-PR01-FR04). Formato: Compra de Mercanca (COM-PR01-FR05)

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Formato: Requerimiento de Recursos Monetarios (COM-PR01-FR06) 8.- REFERENCIAS: Normas Venezolanas Covenin ISO 9000:2000. Fundamentos y Vocabulario. Normas Venezolanas Covenin ISO 9001:2000. Requisitos.

9.- ANEXOS: No aplica

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