10 - EFECTIVO EN BANCO

Representa la existencia de los medios monetarios que posee la entidad y que se encuentran depositados en sus cuentas bancarias.

En esta cuenta se reflejan las entradas de los medios monetarios en el banco por concepto de los depsitos efectuados por la entidad, excepto la que financia el proceso inversionista.

As mismo, se reflejan los egresos por los pagos efectuados a los proveedores, as como las extracciones para pago de nminas, aportes, multas, liquidacin de fondos.

Las operaciones de manejo de estos recursos monetarios deben ajustarse a las disposiciones del Banco Central de Cuba, efectundose mensualmente la conciliacin de su saldo con el estado de cuenta del Banco.

Esta cuenta se debe analizar por tipo de moneda, bien como cuentas independientes o como subcuentas:

1. 2.

Efectivo en Banco - Moneda Nacional Efectivo en Banco - Moneda Extranjera

Cada una de estas cuentas o subcuentas se deben analizar a su vez en las siguientes subcuentas:

1.

Fondos para Pagos Menores.

2. 3. 4. 5.

Fondos para Cambio Cheques en Trnsito Por Depositar en Banco o Depsitos en Transito. Y otras que se quiera especificar

El control interno administrativo y contable El control interno es la metodologa general de acuerdo con la cual se lleva al cabo la administracin, dentro de una organizacin dada. El control interno es un factor bsico que opera en una o en otra forma en la administracin de cualquiera organizacin mercantil o de otra ndole. Aun cuando el control interno algunas veces

Procedimientos de auditoria de Caja y banco

La consideracin de los procedimientos de auditora sobre saldos de caja y bancos incluye cuestiones como:

Qu tipo de fondos se han de auditar y cuando, as como de qu forma se ha de hacer.

Los saldos de caja y bancos suelen incluir un nmero de fondos de explotacin, y a veces cuentas en bancos con saldos registrados relativamente pequeos.

Para el auditor independiente es preferible auditar los saldos importantes registrados, disponibles o en depsito, en una fecha tan cercana a la del balance

de situacin como sea posible, segn las circunstancias, aunque en la mayora de los casos coincide realmente con la fecha del balance de situacin. Para los auditores internos y otros auditores la fecha de auditar los saldos de caja y bancos puede tener una importancia menor.

Debe efectuarse un recuento y listado de los depsitos, cheques, comprobantes, etc., que afecten a los fondos fijos o a otros fondos de explotacin o a cobros no depositados, segn sea necesario para una investigacin posterior.

Debe efectuarse un seguimiento de los cheques que se hayan especificado como cobros no depositados hasta los asientos de los registros iniciales de cobros, tal y como se encuentren en la fecha y momento del recuento.

Debera comprobarse la propiedad de los cheques cobrados y, si es necesario, deberan depositarse en el banco o ser aprobados por una persona

responsable que no sea el encargado de custodiar los fondos. Debera efectuarse un seguimiento de los cheques cargados a otras cuentas bancarias de la organizacin, relacionndolos con los registros de desembolsos correspondientes o, en el caso de un examen simultneo, con la lista asociada de cheques pendientes. Deberan examinarse los comprobantes de anticipos o gastos y cualquier otro documento incluido en el recuento de efectivo para comprobar si cuentan con la aprobacin que se haya considerado necesaria en las circunstancias presentes. Si tales partidas representan una cantidad significativa, podra ser necesario registrarlas como desembolsos correspondientes al perodo de auditora. El auditor debe verificar independientemente las conciliaciones bancarias y obtener directamente confirmaciones de los saldos por parte de los bancos. Estas confirmaciones, aunque no constituyen una parte integral sin la auditoria de los saldos de Bancos, cubren normalmente asuntos adicionales, como las obligaciones directas y de contingencia, el

colateral retenido, la fianza y otras relaciones con los bancos. Se debe hacer una comparacin de los depsitos reflejados en los estados bancarios con los cobros registrados durante un perodo suficiente, previo a la conciliacin, para permitir que los cheques y transferencias no registradas en otras cuentas bancarias lleguen a ellos para efectuar su pago, previo a la

echa de la conciliacin.

Deben cuadrarse los depsitos en trnsito mostrados en las conciliaciones con los cobros registrados antes de la fecha de conciliacin y deben referenciarse a los abonos en los bancos en un plazo posterior prudente.

El auditor debe obtener directamente de los bancos los extractos bancarios y cheques pagados durante un perodo razonable despus de la fecha de la conciliacin. Deben examinarse los nmeros y fechas de cheques y las fechas de endosado de los bancos en los cheques devueltos para determinar cules fueron examinados antes de la fecha de la conciliacin y entonces comprobarlos. con la lista de cheques pendientes de la conciliacin.

CONTROL INTERNO DE CAJA Y BANCO Es el plan de organizacin entre el sistema de contabilidad, funciones de empleos y procedimientos coordinados que tiene por objeto obtener informacin segura, salvaguardar el efectivo en caja y bancos as como fomentar la eficiencia de operaciones y adicin de la poltica administrativa de cualquier empresa. OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO DE CAJA: -Evitar o prevenir fraudes de caja y bancos. - Promover la eficiencia del personal de caja y bancos. - Proteger y salvaguardar el efectivo en caja y bancos. - Descubrir malversaciones. - Localizar errores de caja y bancos.

- Detectar desperdicios y filtraciones de caja. - Obtener informacin administrativa contable oportuna de caja

y bancos. CUENTAS POR COBRAR Las cuentas por cobrar representan los activos adquiridos por la empresa a travs de letras, pagars u otros documentos por cobrar proveniente de las operaciones comerciales de ventas de bienes o servicios y tambin no provenientes de ventas de bienes o servicios. Por lo tanto, la empresa debe registrar de una manera adecuada todos los movimientos referidos a estos documentos, ya que constituyen parte de su activo, y sobretodo debe controlar que stos no pierdan su formalidad para convertirse en dinero. De ah la importancia de controlar y de auditar las Cuentas por Cobrar El auditor financiero establece los objetivos y procedimientos para realizar el examen previsto en la planeacin de la auditora a estas cuentas. OBJETIVOS DE LA AUDITORA DE CUENTAS POR COBRAR: Comprobar si las cuentas por cobrar son autnticas y si tienen origen en operaciones de ventas. Comprobar si los valores registrados son realizables en forma efectiva (cobrables en pesos). Comprobar si estos valores corresponden a transacciones y si no existen devoluciones descuentos o cualquier otro elemento que deba considerarse. Comprobar si hay una valuacin permanente respecto de intereses y reajustesdel monto de las cuentas por cobrar para efectos del balance. Verificar la existencia de deudores incobrables y su mtodo de clculo contable. PROCEDIMIENTOS DE LA AUDITORIA DE CUENTAS POR COBRAR:

Verificar fsicamente junto con la persona responsable de las cuentas por cobrar los documentos que respalden los documentos por cobrar.

2. Comprobar fsicamente la existencia de ttulos, cheques, letras y documentos por cobrar e investigar cualquier irregularidad.

3. Comprobar fsicamente la existencia de ttulos en empresas relacionadas.

4. Comparar el resultado de la comprobacin fsica con el mayor de Inversiones en Empresas Relacionadas.

5. Verificar con los estados financieros de las empresas relacionadas si el monto de las utilidades a repartir corresponde a los documentos por cobrar a empresas relacionadas.

6. Verificar que los datos de los deudores sean correctos, nombre, RUT, domicilio particular y laboral, etc.

7. Comprobar la validez de los documentos, es decir, que los documentos estn legalizados con firma, timbre y estampillas, ante Notario.

8. Verificar datos de los avales en caso que existieran, nombre, RUT, domicilio, etc.

9. Verificar que los avales, en caso que existieran, hayan firmado debidamente los documentos.

10. Verificar el historial de todos los documentos por cobrar, si han sido enviados a notara, a bancos e instituciones financieras (como factoring, por ejemplo).

11. Verificar qu cuentas por cobrar han sido canceladas oportunamente, con

atrasos, o si no han sido pagadas o protestadas.

12. Examinar las autorizaciones para la venta que origin el respectivo documento

por cobrar.

13. Examinar la boleta de venta que origin el documento por cobrar, chequear que correspondan los valores y plazos y ver si coinciden.

14. Examinar las facturas de clientes, as como otros documentos justificativos de las cuentas por cobrar.

15. Seleccionar un nmero de documentos por cobrar de clientes y/o otros deudores y comprobar las entradas de aquellos en los registros contables.

16. Analizar esta partida y conciliar su saldo con el mayor de Clientes, Documentos por Cobrar, Deudores Varios y Documentos y Cuentas por cobrar a empresas relacionadas.

17. Chequear que existan los registros de deudas para con la empresa de los propios trabajadores de la empresa.

18. Verificar que exista factura o boleta a los trabajadores que son deudores de la empresa.

19. Verificar que los montos cobrados por concepto de intereses hayan sido debidamente calculados.

20. En caso de existir arriendos por cobrar, verificar que exista el contrato de arriendo respectivo y si el monto coincide con el canon de arriendo.

21. En el caso que existan reclamaciones por cobrar a compaas de seguros, verificar las condiciones de la pliza y monto asegurado ante un determinado siniestro.

22. Verificar si existen cuentas por cobrar a proveedores. Se refiere a los casos en que, despus de haber realizado una compra de mercaderas y haberla pagado, tal mercanca result defectuosa o lleg con algn faltante, y el proveedor atender

el reclamo mediante una nota de crdito.

23. Verificar las notas de crditos emitidas por el proveedor y ver si coincide con los documentos que respalden la devolucin.

24. Verificar si existen depsitos en garanta de cumplimientos de contratos, por ejemplo cuando la empresa es contratada para realizar cualquier obra o prestar un determinado servicio, y el contratante exige que se haga un depsito garantizado que el objetivo de tal contrato ser cumplido.

25. Chequear que el monto reembolsado corresponda a la garanta citada en el punto anterior.

26. Revisar si existen cuentas por cobrar a los accionistas. Se registra en esta cuenta cualquier deuda que los accionistas hayan contrado con la empresa por conceptos diferentes a lo que todava deban del capital que suscribieron.

27. Verificar si existen anticipos a proveedores. En algunas oportunidades, una empresa se ve en la necesidad de hacer un anticipo a cuenta para garantizar el abastecimiento de mercadera o de la prestacin del servicio. A esta empresa le surge, por lo tanto, un derecho que ser cobrado en el momento en que sea recibido la mercadera o el servicio que ha comprado.

28. Chequear que el monto recepcionado a cuenta de anticipos a proveedores corresponda con los documentos que respalden esta situacin.

Control Interno.

El anlisis de crdito se dedica a la recopilacin y evaluacin de informacin de crdito de los solicitantes para determinar

si estos estn a la altura de los estndares de crdito de la empresa. 1. Verificar la existencia y aplicacin de una poltica para el manejo de las cuentas por cobrar. 2. Determinar la eficiencia de la poltica para el manejo de las cuentas por cobrar. 3. Verificar que los soportes de las cuentas por cobrar se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales. 4. Observar si los movimientos en las cuentas por cobrar se registran adecuadamente. 5. Revisar que exista un completo sistema de control de las cuentas por cobrar, actualizado y adecuado a las condiciones de la empresa.

6. Comprobar que las modificaciones de las cuentas por cobrar sean correctamente autorizadas por quien corresponda. 8. Verificar que las cuentas por cobrar ests adecuadamente respaldadas. 9. Comprobar que las cuentas por cobrar ests vigentes y que las medidas de seguridad se apliquen correctamente (ejemplo: aseguradora de cheques) 10. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado del manejo de las cuentas por cobrar. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de ste por parte de los clientes y deudores. 11. Controlar el efectivo recibido de proveedores. 12. Efectuar compensaciones de cuentas a pagar contra cuentas a cobrar. 13. Controlar Notas de dbito y de crdito (Rebajas por volmenes de compras, etc). 14. Mantener cheques anulados con orden de no pago, devueltos y emitidos de nuevo.

MEMORANDO DE PLANEACION Fecha de cierre: Diciembre 31 de 2010 1. Definicin de objetivos: 2.1 General: Determinar lo adecuado y razonable de los controles utilizados en la compaa en funcin del cumplimiento de su objetivo social, y la confiabilidad en la determinacin de cifras de los Estado Financieros. 2.2 Especficos: 1.2.1. Determinar la confiabilidad y exactitud de los datos contables y la efectividad de los procedimientos internos. 1.2.2. Ayudar a la gerencia a lograr la administracin ms eficiente de las operaciones de la compaa, estableciendo procedimientos para adherirse a sus planes. 1.2.3. Revelar y corregir la ineficiencia en las operaciones

1.2.4. Recomendar cambios necesarios en las diversas fases de las operaciones 1.2.5. Averiguar el grado de proteccin, clasificacin y salvaguardar el activo de la Compaa contra perdidas de cualquier clase. 1.2.6. Dictaminar los estados Financieros a Dic.31/10. 2. Investigacin preliminar 2.1. Tipo de empresa. Industrial y comercial S.A. Fue fundada en 1950 con integracin de 12 Asociados aportando todos y cada uno la suma de $100.000 inscribindose en la Cmara de Comercio de Santaf de Bogot. D.C. el 28-051950. Est ubicada en la Calle 170 No. 19-07. Cuenta con una planta fsica adecuada para una

labor de industria y cuenta con otra Sede en el Centro de la Ciudad e la Cra. 15 # 127.01, en donde realiza sus ventas. Cuenta con una Junta de Socios, el gerente de la compaa Jorge Prez, el Revisor Fiscal es el Seor C.P.T. Ernesto Gmez, tiene 3 asesores en tributaria, derecho laboral y en sistemas. La Secretaria General, Subgerente, Jefe Comercial, Jefe de Produccin, Jefe de Costos, el Contador, el Tesorero, Auditor de Inventarios y de Costos, digitador. Es el tercer ao que participamos como Auditores Externos. 2.2. Circunstancias econmicas y Tendencias del Negocio: La mayora de las compras estn a cargo del jefe comercial, existiendo comit de Compras bajo nivel especfico de autorizacin. Las polticas de ventas estn a cargo del Departamento Comercial. Adoptan el dar crdito y su notacin de Cartera es de 60 y 18- das para ejercer controles directos del producto. Durante el ao de 2009 adquirieron equipos de computacin para lograr una mejor captura y distribucin de la informacin, situacin que requiere un anlisis especfico ya que es un sistema nuevo y que muy pocas personas saben manejarlo dentro de la empresa.

La Compaa tiene una participacin en el mercado de sus productos del 65% con respecto a la competencia, sin embargo se estn estableciendo tcticas

de mercados modernos pare contrarrestarlas y aprovechar la apertura econmica decretada por el gobierno. 2.3. Polticas y practicas financieras. La Cia utiliza entre otras, las siguientes polticas y practicas contables, La compa;ia compra materia prima en un 80% a crdito El manejo de los costos se hace a travs de estndares para algunos centros de costos (administracin, comercialy costos reales para produccin. El proceso de produccin de los productos el aprox. 10 semanas. Se fijaron polticas de ventas de la siguiente manera, Cuando de trate de ventas al detal no se ofrecern ni se aceptan descuentos Cuando se trate de ventas al por mayor, se dar un descuento comercial de10% y adems, si es por modalidad de crdito se adicionara un 5% por pronto pago. La poltica se traslado de producto terminado a las oficinas de ventas ser el martes. Los resultados de los estados financieros deben entregarse, como plazo mximo el 17 del mes siguiente a la finalizacin del periodo contable. Se entregaran mensualmente informes de ejecuciones presupuestales. Cuando resulten imperfectos se remataran en ventas, primero a empleados con un recargo del 10% ms del costo, y para particulares en n 25% mas del costo. Se evaluar el desarrollo por parte de la administracin de la empresa, de las polticas tanto contables como financieras y laborales establecidas. Se analizara el cumplimiento de las normas legales, contables establecidas por el gobierno nacional y contablemente se rigen por el decreto 2649/93, 2894/94, 2650/93, 2852/94. Para el desarrollo dela auditora en Industrial y Comercial S.A.

se tendrn muy en cuenta las Normas De Auditoria Generalmente Aceptadas NAGA. Revisin general de las operaciones, utilizando pruebas selectivas de auditoria, estadsticas y no estadsticas. Las tcnicas de auditoria para obtencin de evidencia son las siguientes,

Estudio general, en las cuentas por cobrar, cuentas por pagar, y bancos para determinar errores y soluciones. Inspeccin examen fsico, arqueo de cuentas por cobrar, arqueo de cuentas por pagar. Confirmacin, en la comprobacin de titulares en la cuenta de bancos y saldos en la verificacin de proveedores y los clientes de la empresa. Conciliacin y cotejacin, se realizaran entre los saldos de la cuenta del almacn y los saldos contables. Indagacin e investigacin, se obtendr informacin verbal para el proceso de admisin de clientes y procedimientos sobre el control interno establecido por la compaa.

Diagrama de flujo:se diseara un diagrama de flujo para establecer el proceso de compra y

utilizacin de la materia prima y asimismo elmanejo de la informacin(soporte).

2.4. principales proveedores: entre los proveedores de industrial y comercial S.A. se encuentran plumas y Co. Compuquimic S.A. Pinturas y Acrlicos, qumica e ingeniera, Bristol Company y Denver Inc.

3. Alcance de la auditoria general: Industrial y Comercial S.A. tiene proyectado

algunos cambios en el momento de nuestra visita, los cuales pueden afectar la determinacin de la naturaleza, oportunidad y alcance de nuestras pruebas de auditoria, entre otras podemos anotar: Estudio y/o renovacin de nuestra planta de personal La constitucin de una nueva sede ubicada en la Cra 30 con calle 19 donde se ubicara la oficina principal de ventas as como ampliacin de la fbrica de Cali. Procedimientos a utilizar: Evaluacin y estudio de sistemas contables y el control interno Realizacin de investigaciones y verificacin de las operaciones contables y saldos de cuentas; Se compararan estados financieros de los dos ltimos aos 2008 y 2009 con los principales registros contables a otros registros relacionados con la parte contable, para determinar si esos estados financieros contienen adecuadamente las transacciones y el movimiento contable y financiero en forma razonable. Riesgos inherentes al control:

AUDITORIA DE CAJA Y BANCOS MARCO CONCEPTUAL: El rubro de caja y bancos tambin denominado rubro del disponible, comprende el dinero en efectivo en caja o depositado en bancos, cheques, giros, etc., que utiliza la empresa como medios de cambios en forma inmediata. Debemos tener presente que el examen de caja y bancos, no se debe visualizar como un aspecto aislado, sino ms bien, interrelacionado con otras cuentas, tales como ventas, cuentas por cobrar, gastos, etc. El saldo de caja y bancos no suele ser significativo al cierre de cada perodo bajo anlisis, pero las cuentas que lo integran involucran movimientos relevantes puesto que tiene una estrecha relacin con: Fuentes de ingresos u obtencin de fondos (cobranzas). En este punto el Auditor deber procurar que su intervencin se extienda a comprobar las diferentes fuentes de ingresos del contribuyente (ventas al contado, cobros a cuentas, cobros de documentos, cobro de intereses, de otras rentas, ventas de activos fijos, prstamos o inversiones de los propietarios), con la finalidad de determinar si alguno de ellos se han omitido en la contabilidad. En otras palabras, los ingresos de dinero estn directamente relacionados

con las cuentas de ingresos. Incrementos elevados y repentinos en los ingresos a caja podran llevar a pensar en fuentes de ingresos no declaradas, por lo tanto, cuando se susciten ciertas dudas es conveniente hacer las verificaciones pertinentes respecto a su origen. Egresos de fondos o desembolsos,

puede presentarse duplicidad en los pagos, es decir, se podran estar duplicando pagos, lo que obligara la verificacin con los documentos originales, porque puede contabilizarse una compra por el asiento de diario utilizando la cuenta de Proveedores y por el libro de Caja como si fuere una operacin al contado, adems se podran presentar retiros particulares de los socios o pagos simulados a acreedores. En conclusin la revisin del efectivo y de las transacciones relacionados con l son importantes porque se trata de un activo que fcilmente puede ser sustrado, porque la mayora de las transacciones afectas a esta cuenta tienen una recuperacin sobre ella, por errores en otras pueden representar errores en las cuentas relacionas con el efectivo y viceversa.

En una empresa es muy comn que se comentan errores y anormalidades con respecto al dinero, estos errores tienen su origen principalmente en las deficiencias de control interno, tanto en el manejo como en su contabilizacin, tales como: * Falta de separacin de funciones entre caja y contabilidad. * Falta de pliza de fianza para los empleados que manejan efectivo. * No se registran los ingresos en forma inmediata, ni se depositan intactos en el banco, a la brevedad posible. * No se acostumbra como medida de seguridad, pagos con cheques, sino en efectivo; es decir, no se utiliza fondo fijo para los gastos menudos y cheques para todo lo dems. * No se practican arqueos de caja en forma sorpresiva, dejndose constancia

escrita de los mismos. Por tal razn, es sumamente importante la evaluacin del control interno que practica el auditor, no solamente para graduar el alcance de sus procedimientos de auditora, sino tambin para sugerir recomendaciones a la empresa, que permita fortalecer sus controles en resguardo de sus recursos financieros.

EL ARQUEO DE CAJA La verificacin ms usual en auditora para comprobar la autenticidad del saldo de caja es el arqueo de caja El resultado del arqueo de caja tiene que estar firmado por el responsable de la caja y el auditor que controla el arqueo. El arqueo de caja ha de realizarse, a poder ser, por sorpresa. El arqueo de caja se puede describir como sigue a continuacin: Comprobacin de cobros y pagos anteriores en efectivo. Comprobacin de los pagos por banco. * Examen de los talonarios * Comprobar todos los pagos por cheque durante los diez ltimos das con los correspondientes justificantes. * Comprobar el corte de los extractos bancarios a la fecha de arqueo de caja. * Preparar una lista de las transferencias entre cuentas bancarias durante los siete das anteriores y posteriores al arqueo de caja. En caso de existir varias cajas, el recuento debe de ser realizado simultneamente. Un punto importante en el arqueo de caja es el anlisis de los justificantes de los anticipos o vales de caja existentes a la hora del arqueo, teniendo que verificar: * Si su antigedad es razonable. * Si estn debidamente documentados.

* Si estn debidamente aprobados.

OBJETIVOS DE LA AUDITORA DE CAJA Y BANCOS De forma general, se puede afirmar que el objetivo del trabajo de auditora en el sector de caja y bancos es determinar: * Si los saldos activos de la caja y bancos representan realmente dinero en efectivo propiedad

de la empresa, en poder de la empresa o en trnsito. * Si los saldos pasivos de caja y bancos recogen todas las deudas contradas por, la empresa en sus relaciones con terceros. * Asegurarse de la correccin de los ingresos y egresos registrados. * Si en los estados financieros se desglosan la informacin necesaria para la total interpretacin de estos saldos: de uso restringido, hipotecados, gravados. * Si estn observando todas las normas legales aplicables a esta clase de transacciones. * Si los procedimientos administrativos y las normas de control interno definidos por la direccin para este sector se estn aplicando correctamente y si tales procedimientos y normas son los ms adecuados para asegurar un buen control sobre los saldos de estas cuentas. FRAUDES Y ERRORES El auditor siempre deber planear la auditora de modo que exista una expectativa razonable de detectar anomalas importantes resultantes del fraude y el error. Una norma internacional de auditora 240 establece la responsabilidad del auditor al considerar como parte de su planeamiento la posibilidad de la existencia de fraude o error en una auditora, al igual que tambin establece la responsabilidad que tiene la gerencia y menciona lo siguiente: a. Responsabilidad de la gerencia: La responsabilidad de la prevencin y deteccin de fraude y error descansa en la gerencia que debe implementar y mantener sistemas de contabilidad adecuados. b. Responsabilidad del auditor: El auditor no es y no puede ser responsable de la prevencin del fraude o error, sin embargo, el hecho de que se lleve a cabo una auditora anual, puede servir para contrarrestar

} de la empresa, en poder de la empresa o en trnsito. * Si los saldos pasivos de caja y bancos recogen todas las deudas contradas por, la empresa en sus relaciones con terceros. * Asegurarse de la correccin de los ingresos y egresos registrados.

* Si en los estados financieros se desglosan la informacin necesaria para la total interpretacin de estos saldos: de uso restringido, hipotecados, gravados. * Si estn observando todas las normas legales aplicables a esta clase de transacciones. * Si los procedimientos administrativos y las normas de control interno definidos por la direccin para este sector se estn aplicando correctamente y si tales procedimientos y normas son los ms adecuados para asegurar un buen control sobre los saldos de estas cuentas. FRAUDES Y ERRORES El auditor siempre deber planear la auditora de modo que exista una expectativa razonable de detectar anomalas importantes resultantes del fraude y el error. Una norma internacional de auditora 240 establece la responsabilidad del auditor al considerar como parte de su planeamiento la posibilidad de la existencia de fraude o error en una auditora, al igual que tambin establece la responsabilidad que tiene la gerencia y menciona lo siguiente: a. Responsabilidad de la gerencia: La responsabilidad de la prevencin y deteccin de fraude y error descansa en la gerencia que debe implementar y mantener sistemas de contabilidad adecuados. b. Responsabilidad del auditor: El auditor no es y no puede ser responsable de la prevencin del fraude o error, sin embargo, el hecho de que se lleve a cabo una auditora anual, puede servir para contrarrestar

PROGRAMA DE AUDITORIA | OBJETIVO DEL PROGRAMA: Proporcionar a la administracin la seguridad razonable, que los activos estn salvaguardados contra prdidas

provenientes de disposicin o uso no autorizados, y que las transacciones son ejecutadas de acuerdo con autorizaciones de la administracin y registradas oportuna y adecuadamente, para permitir la preparacin de Estados Financieros, de acuerdo con los citerior establecidos por la gerencia, por consiguiente el programa de auditora analizara y supervisara lo siguiente: a) Evitar o prevenir fraudes de caja y bancos. b) Promover la eficiencia del personal de caja y bancos. c) Proteger y salvaguardar el efectivo en caja y bancos. d) Descubrir malversaciones. e) Localizar errores de caja y bancos. f) Detectar desperdicios

y filtraciones de caja. g) Obtener informacin administrativa contable oportuna de caja y bancos. | ALCANCE DEL PROGRAMA: Optimizar procesos y procedimiento del departamento de tesorera en el cual incidiremos en el manejo de las cuentas de caja y banco, cuyo objetivos fundamental es la proteccin de los activos de la empresa y la obtencin de informacin financiera veraz, confiable y oportuna. | TIEMPO: Para lo cual trabajaremos en el periodo comprendido entre el 01 de setiembre y 30 de octubre conforme a los resultados entregados en este periodo. | RECURSOS: Humanos, tecnolgicos, fsicos y de informacin. | PROCEDIMIENTO: Para el procedimiento del control interno del manejo de las cuentas caja y banco se proceder de la siguiente manera: a) Separacin momentnea de sus funciones del personal a cargo de la ejecucin, custodia y registro de caja y bancos. b) Al momento de la revisin de operacin de caja y bancos deben intervenir por lo menos dos personas. c) Ninguna persona que interviene en caja y bancos debe de tener acceso a los registros contables que controle su actividad. d) Revisar el procedimiento de emisin de cheques e) Revisar los cheques no presentados al cobro durante un perodo excesivamente largo se investigue el motivo. Despus de 30 das se cancelan los cheques. f) Revisar si las transferencias bancarias cuenten con sustentos y autorizacin de la gerencia. g) Verificar si se efectan conciliaciones bancarias. h) Revisar donde se realizan las conciliaciones bancarias. i) Revisar si realmente esa conciliacin es evaluada por un funcionario. j) Si se reporta el resultado de la conciliacin

de cada mes y a quienes. k) Control para cada origen de entradas a caja o bancos l) Cobros por ventas al contado. m) Cobros por ventas a crdito. n)

Plazos de crdito o) Cobros empleados y deudores p) Entradas diversas a caja: Ventas, regalas, primas de seguros cancelados, ventas de activo fijo, dividendos. q) Revisin de caja chica sustento de gastos. |

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO REVISION GENERAL: | PREGUNTAS | SI | NO | COMENTARIOS | Las funciones de caja, banco y contabilidad estn separadas y definidas? | | | | De quien depende directamente el tesorero? | | | | Actualmente hay alguna manual o instructivo? | | | | Se tiene control presupuestal de los costos y gastos? | | | | Algn empleado mantiene un calendario de las fechas en que se deban presentar declaraciones de impuesto o pagos a instituciones financieras? | | | | Se hacen auditoras internas del manejo de efectivo y cheques emitidos? | | | | Qu control ejerce contabilidad sobre las operaciones del rea? | | | | EJECUCION DE CONTROL INTERNO CAJA Y BANCO | La gerencia de Administracin autoriza todas las emisiones de cheques? | | | | La empresa cuenta con fondos de caja chica? | | | | Los desembolsos de caja chica se encuentran debidamente respaldados por comprobantes? | | | | Se efectan peridicamente arqueos de caja chica? | | | | Las facturas o documentos de cobranzas, son manejados por otro empleado de tesorera? | | | | Indique las personas responsables para la firma de cheques y combinaciones de depsitos electrnicos? | | | | Estn enumerados y registrados todos los cheques? | | | | Se controlan todos los talonarios de cheques que no se encuentren en uso de tal forma que se impida su utilizacin indebida? | | | | Se mutilan los cheques anulados, para evitar su uso posterior y se guardan para controlar su secuencia numrica? | | | | Est prohibida la emisin de cheques en blanco? | | | | Se depositan las cobranzas a las ctas cte de la empresa? | | | | Se concilian las cuentas bancarias regular? | | | |

Quien efecta las cobranzas de las ventas? | | | | Hay ms de una persona encargada en realizar los depsitos de cobranzas? | | | Arqueo de caja Es el recuento y constatacin fsica de monedas, billetes, cheques y valores que representan efectivo que posee la empresa en un momento determinado, el resultado de este recuento se compara con el saldo contable de la cuenta caja. En el caso de que existiere una desigualdad entre el recuento fsico y el saldo contable, da origen a un faltante o sobrante de caja

El arqueo de caja se efecta en estricta sujecin a las normas y procedimientos de la auditoria y debe ser realizado por profesionales especializados que pertenezcan al departamento de auditora o al departamento financiero de la empresa

El arqueo de caja se dejara constancia en el denominado acta de arqueo luego de legalizada ser de conocimiento de la autoridades de la empresa, quienes dispondrn las medidas correctivas en el caso de que no se hubiese manejado y utilizado correctamente los recursos monetarios.

La mencionada acta deber contener los siguientes datos: Fecha en que se realizo el arqueo Determinacin del alcance del examen

Detalle de los documentos y valores encontrados o presentados Establecimiento de cualquier diferencia, si hubiere Declaracin de conformidad y firmas de legalizacin

Ejercicio El da viernes 14 de julio del 2000 a las 8.00 se efecta el arqueo de caja al

seor.., cajero de la empresa BS del cual se obtienen los siguientes datos:

1. Dinero presentado

Centavos de dlar 180 monedas de 0,50 = 90,00 340 monedas de 0,10 = 34,00

Billetes 12 de 1,00 = 12,00 14 de 5,00 = 70,00 25 de 10,00 = 250,00 6 de 20,00 = 120,00 8 de 50,00 = 400,00

Cheques Cheque N 348200 Banco del Pichincha 268,00 Cheque N 552010 Banco del Pacifico 157,80 Cheque N 282455 Banco del Produbanco 300,00

Comprobantes Comprobante N. 065 del 13 de julio del 2000

2. saldo contable y ventas del 13 de julio(da anterior) todava no contabilizados

Saldo contable certificado

104,20

Vents del 13 de julio del 2000 1.610,80 Saldo contable actualizado 1.715,00|

MANUAL DE CAJA
OBJETIVO

El rea administrativa de Hotel Cristal establece el siguiente manual, el cual tiene como objetivo general implementar polticas administrativas en el manejo en los procedimientos de forma de pago las cuales en las reas de ingresos para el mismo (recepcin, restaurante y bar).

RESPONSABLE Este manual lo crea el departamento de cartera y tesorera para el claro y correcto manejo en el rea de caja y recepcin, lo modifica la gerencia del hotel con el apoyo del departamento de tesorera y lo divulga la gerencia del hotel apoyado por el departamento de talento humano.

ALCANCE

Este manual es creado para el hotel Cristal con el fin de ser aplicado y utilizado en los departamentos que realizan las operaciones de caja.

REFERENCIA

Bibliografa:

Organizacin y gestin contable para hoteles y restaurante.

Adolfo Scheel Mayenberger. Hotelera y turismo - serie finanzas. Universidad Externado De Colombia. Segunda Edicin 1900

Cibergrafia:

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DEFINICIONES GLOSARIO

AJUSTE: Es un procedimiento en el cual se modifica el saldo de una cuenta que por algn motivo presenta alguna inconformidad por parte del cliente. ANTICIPO: Se conoce como prstamo, pero en este caso el dinero que se le fue entregado se le ser cargado a una cuenta. ARQUEO: Es el procedimiento en el cual se compara el efectivo o dinero ingresado en la caja con facturas y dems soportes de ingresos.

AVANCE: Se conoce como prestamos de dinero que se dan para ser pagados en un determinado lapso de tiempo. EGRESO: Se conoce como salida de algn gasto econmico. PAID-OUT: Se conoce como pagos hechos a nombre del cliente por conceptos prestamos los cuales se cargan a la cuenta del cliente. PLANILLA DE INGRESOS: Se conoce como una planilla la cual muestra especifica el dinero que se ingreso en el transcurso del da y la cantidad de este. REEMBOLSO: Es el control de la base y este se lleva a cabo con los recibos que se han pagado durante el da. SOBRE DE REMISIN: Es conocido ya que este sobre cuenta con algunas caractersticas para ser diligenciado, cuenta con espacios para reconocer que es lo que se encuentra dentro de este.

ACTIVIDADES

Cierre de cuenta. Formas de pago. Cierre de cajero. Procedimientos especiales.

CIERRE DE CUENTA

Ajuste. Descuento.

AJUSTE

Es un procedimiento en el cual se modifica el saldo de una cuenta que por algn motivo presenta alguna inconformidad por parte del cliente. Una de las polticas del Hotel Cristal es que se realizara el ajuste a la cuenta de un cliente siempre y cuando se ha producido un error y se debe corregir bien sea por haber cobrado de ms o por qu no se cobro algo. El cajero es quien realiza el correspondiente ajuste y est controlado debidamente por el departamento de auditora, y el responsable de este ser la recepcionista de turno la cual debe obtener consentimiento del jefe de recepcin. DESCUENTO El descuento es el ajuste que se realiza a la cuenta por diferentes conceptos que pueden ser descuento por pago en efectivo, por temporada, descuento promocional, descuento por cortesa etc.se puede presentar un descuento por temporada, descuento promocional, descuento por cortesa etc. Una de las polticas del Hotel cristal es que se realizara descuento siempre y cuando sea un husped permanente constante o que se haiga hospedado por un periodo mnimo de una o ms semanas. Es el cajero quien debe realizar la correspondiente correccin o modificacin es controlado por el departamento de auditora, y este tendr el consentimiento por el jefe de recepcin. FORMAS DE PAGO Efectivo. Moneda Extranjera. Tarjeta Crdito. Tarjeta Debito. Travel Check. Cheque (Personal, Empresarial). Cuenta Compaa.

EFECTIVO El efectivo es una forma de pago, tipo de moneda y medio de intercambio comn reconocido por la sociedad, esta forma de pago est establecida de acuerdo a cada pas y comnmente reconocida tanto en billetes como en monedas cada una con un monto diferente de acuerdo al Banco De La Republica de cada pas. El Hotel Cristal solo recibir dinero efectivo que se encuentre legible, vigente y en buen estado y adems se revisa puntos de seguridad tales como: Marca de agua, hilo de seguridad, registr perfecto etc. Se autorizan pagos de los servicios prestados en el Hotel Cristal hasta un monto mximo de DOS MILLONES QUINIENTOS MIL PESOS ($2500.000).

El efectivo ingresado ser controlado de acuerdo a las facturas y recibos realizados durante el determinado da, adems este ser inspeccionado y vigilado por tesorera, y el responsable del ingreso del efectivo a la caja es la recepcionista del respectivo turno del Hotel Cristal y esta debe verificar su validez e ingreso de acuerdo a las polticas anteriormente mencionadas. MONEDA EXTRANJERA Es una forma de pago reconocida como divisa, se le llama de esta manera ya que es emitida en otra nacionalidad diferente a la de origen, se reconoce moneda extranjera o divisas a pagos impresos en billetes y monedas las cuales sus denominaciones y caractersticas son diferentes a las circuladas en nuestro pas. El Hotel Cristal solo recibir moneda extranjera o divisas reconocidas como dlares americanos, dlares canadienses, euros y yenes japoneses, y esta forma de pago solo se le recibir a personas provenientes de una nacionalidad extranjera, por ningn motivo se recibir moneda extranjera a personas nacionales, y nicamente se efectuaran pagos por servicios brindados a personas extranjeras por un monto no superior o igual a (1.000) en cualquiera de las formas de pago anteriormente mencionadas. En el momento de recibir el dinero se debe solicitar el pasaporte para verificar su nacionalidad. El control del dinero en moneda extranjera ingresada en el Hotel Cristal ser de acuerdo a las facturas y recibos realizados durante el determinado da y adems ser registrado en la planilla, adems es inspeccionado y vigilado por tesorera. El responsable del ingreso de la moneda extranjera a la caja es la recepcionista del respectivo turno del Hotel Cristal y esta debe verificar su validez e ingreso de acuerdo a las polticas anteriormente mencionadas. TARJETA CREDITO La Tarjeta Crdito es una forma de pago reconocida en todo el mundo, es utilizada de forma habitual ya que permite el pago aplazado del servicio adquirido. Esta es emitida por un banco o entidad financiera con un cupo determinado impuesto por cada banco la cual autoriza a la persona asignada en la tarjeta. Algunas de las tarjetas ms conocidas y utilizadas son: Visa, American Express, Mastercard, Dinersclub, JCB, Discover. Cada una de estas se pueden utilizar en cajeros automticos en pagos de compras y en bancos. El Hotel Cristal solo recibir Tarjetas crdito reconocidas como lo son Visa, American Express, Mastercard, Dinersclub y la persona que realice el pago de los servicios adquiridos solo podr presentar y se le aceptara una tarjeta con un crdito no mayor a DOS MILLONES DE PESOS ($2000.000), y se verificara sus puntos de seguridad tales como: Nombre, fecha de vencimiento y firma de la persona que vaya a realizar el pago y adems se le solicitara el documento de identidad. El control de la Tarjeta Crdito se realizara de acuerdo a los voucher emitidos en el momento del pago y estos son registrados en la planilla de ingresos y estos a su vez son controlados por tesorera. El responsable del ingreso de los pagos con tarjeta crdito a la caja es

la recepcionista del turno respectivo del Hotel Cristal y esta debe verificar su validez e ingreso de pago de acuerdo a las polticas anteriormente mencionadas. TARJETA DEBITO Es una forma de pago, reconocida en todo el mundo es utilizada de forma habitual ya que permite acceder al dinero disponible en la cuenta corriente o de ahorros esta guarda informacin acerca del saldo disponible por el titular, y es utilizada para efectuar operaciones financieras, adems genera un cargo directo por el valor de la operacin en la cuenta corriente o de ahorro del cliente. Para acceder a una tarjeta debito se debe tener cuenta bancaria en el banco que la omite. El Hotel Cristal solo recibir Tarjetas Debito que se encuentren con los puntos de seguridad tales como: Nombre y fecha de vencimiento. Se autorizan pagos de los servicios prestados en el Hotel Cristal hasta un monto mximo de CUATRO MILLONES QUINIENTOS MIL PESOS ($4500.000). El control de la Tarjeta Debito se realizara de acuerdo a los voucher emitidos en el momento del pago y estos son registrados en la planilla de ingresos y estos a su vez son controlados por tesorera. El responsable del ingreso de los pagos con tarjeta crdito a la caja es la recepcionista del turno respectivo del Hotel Cristal y esta debe verificar su validez e ingreso del pago de acuerdo a las polticas anteriormente mencionadas TRAVEL CHECK
El travel check son talones que pueden ser emitidos por una entidad bancaria con unos importes prefijados, normalmente en moneda extranjera. Una vez en destino pueden ser cambiados por dinero del lugar, previo pago de una pequea comisin bancaria. El Hotel Cristal solo podr recibir travel check de un husped extranjero de ninguna otra manera se recibirn a personas nacionales. El travel check es controlado por tesorera. El nico responsable de verificar la validez del travel check ser el recepcionista de turno del hotel.

CHEQUE
Un cheque un documento de titulo valor en el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorizacin para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria. El Hotel Cristal solo recibir cheques personales y empresariales ninguna otra forma de pago en cheque ser recibida. El cheque es controlado por tesorera. El nico responsable de verificar la validez del cheque ser el recepcionista de turno del hotel.

CUENTA COMPAIA La cuenta compaa es una carta en la cual una empresa se dirige por medio de esta solicitando los servicios del hotel para uno de sus empleados la cual especifica los servicios que desean adquirir, en esta carta se debern encontrar los datos de la persona que adquirir los servicios esta carta debe ser enviada al

hotel de 4 o 3 das antes de que se comienza a adquirir los servicios, la cuenta compaa es controlada por tesorera. El hotel solo recibir pagos por medio de cuenta compaa solo a las empresas que tengan convenio con el hotel, la cuente compaa es controlado por tesorera. El nico responsable de verificar la validez del cheque ser el recepcionista de turno del hotel. CIERRE DE CAJERO

Sobre de remisin Planilla de ingresos

SOBRE DE REMISIN Es conocido ya que este sobre cuenta con algunas caractersticas para ser diligenciado, cuenta con espacios para reconocer que es lo que se encuentra dentro de este el cual especifica la cantidad que se introdujo este debe contener soportes de pago de ingresos y egresos divisas y efectivo. Una de las polticas establecidas por el Hotel Cristal es que el cajero debe diligenciar correctamente el sobre de remisin y debe de ir acompaado de un testigo anteriormente asignado por el Hotel. El control lo llevara el auditor nocturno del Hotel Cristal. El responsable es el cajero junto al testigo que lo acompao a ingresar el sobre de remisin en la caja de seguridad del Hotel Cristal.

PLANILLA DE INGRESOS: Se conoce como una planilla en la cual especifica el dinero que se ingreso en el transcurso del da y la cantidad de este en este se deben registrar todos soportes de pago como lo son facturas, cheques, cartas de garanta, vouchers, travel cheques, efectivo y divisas. Una de las polticas del Hotel Cristal es que la planilla de ingresos debe coincidir y si esta no coincide esta no debe de ser remitida hacia la caja sino que debe de verificar y pedir asesora de alguna persona. El control de la planilla de ingresos la debe llevar a cabo en por el auditor nocturno del Hotel Cristal. Y el responsable ser el recepcionista de turno. PROCEDIMIENTOS ESPECIALES

Arqueo. Reembolso.

Paid-out. Avance. Anticipo.

ARQUEO Es el procedimiento en el cual se compara el efectivo o dinero ingresado en la caja con facturas y dems soportes de ingresos y la suma de dichas facturas es la base que debe de tener el cajero. Reconocimiento, cuenta y comprobacin de los bienes existentes, consiste en la comprobacin de los movimientos realizados durante un perodo la cual se debe realizar 1 vez por turno y la persona encargada de de controlar este proceso es el auditor de ingresos y el responsable de realizar este proceso es el recepcionista. Una de las polticas del Hotel es que si la recepcionista de turno realiza el arqueo pero la suma de facturas y dems no le da una base adecuada debe rectificar y si no dirigirse a una persona que le brinde asesora si esto sucede o presenta un descuadre de dinero ms de tres (3) veces se le pasara memorando. El control del arqueo lo lleva a cabo el auditor nocturno. El responsable del arqueo es la recepcionista de turno del Hotel Cristal. REEMBOLSO Es el control de la base que tienen en recepcin este se lleva a cabo con los recibos que se han pagado durante el da. Una de las polticas del Hotel Cristal es que el reembolso solo se debe hacer en cada uno de los turnos, y este ser controlado y llevado a cabo por el jefe de recepcin del Hotel Cristal, el responsable de este procedimiento ser por el recepcionista de turno del Hotel. El procedimiento que se lleva a cabo es el siguiente: El recepcionista deber verificar que las los recibos o facturas estn debidamente firmados por el husped, en un formato diligencia e ingresa la informacin de todos los recibos y facturas, compara la totalidad de los recibos o facturas, teniendo la ya relacin verificada se lleva en paquete con los recibos y el dinero a tesorera, el tesorero revisa el paquete para tener la base de caja completa. PAID-OUT Se conoce como pagos hechos a nombre del cliente por conceptos prestamos los cuales se cargan a la cuenta del cliente. Una de las polticas del Hotel Cristal es que en el momento de un paid-out se le adicionara a la cuenta el 15% por el

servicio ofrecido. El control de paid-out lo llevara a cabo el auditor nocturno. El responsable de dicho procedimiento ser la recepcionista de turno. El procedimiento que se realizara ser el siguiente: En el momento en el que el husped solicite el paid-out la recepcionista verifica que esta persona sea verdaderamente un husped solicitndole el nmero de la habitacin y el documento, si no es husped se le negara el paid-out, si es husped si verdaderamente es un husped se le informa el recargo que tendr, se diligencia el formato de paid-out, se le solicita que lo firme se verifica la firma, se le entrega el dinero y adems una factura o recibo y se deja una copia de este en la caja.

AVANCE Cantidad correspondiente a una transaccin econmica o al pago de una deuda o salario que es abonada con anterioridad a la fecha acordada de antemano, este se aplica en la hotelera haciendo un cargo permanente a la cuenta del husped. Una de las polticas del Hotel Cristal ser que al momento de realizar el prstamo se diligencia una planilla de avance en el cual se cobra una comisin del 10%, el encargado de realizar el control es el auditor nocturno, el tesorero y la contralora, y el responsable ser la recepcionista de turno. Se debe realizar el siguiente proceso: En el momento en el que el husped solicite el avance la recepcionista verifica que esta persona sea verdaderamente un husped solicitndole el nmero de la habitacin y el documento, si no es husped se le negara el avance si es husped si verdaderamente es un husped se le informa el recargo que tendr, se diligencia el formato de avance, se le solicita que lo firme se verifica la firma, se le entrega el dinero y adems una factura o recibo y se deja una copia de este en la caja.

ANTICIPO Se conoce como prstamo, pero en este caso el dinero que se le fue entregado se le ser cargado a su cuenta, adems es un servicio brindado por el Hotel Cristal.

Una de las polticas del Hotel Cristal es que en el momento de un anticipo se le adicionara a la cuenta el 15% por el servicio ofrecido. El encargado de realizar el control es el auditor nocturno el tesorero y la contralora, y el responsable ser la recepcionista de turno. Se debe realizar el siguiente proceso: En el momento en el que el husped solicite el anticipo la recepcionista verifica que esta persona sea verdaderamente un husped solicitndole el nmero de la habitacin y el documento, si no es husped se le negara el anticipo si es husped si verdaderamente es un husped se le informa el recargo que tendr, se diligencia el formato del anticipo, se le solicita que lo firme se verifica la firma, se le entrega el dinero y adems una factura o recibo y se deja una copia de este en la caja.