LA SECRETARIA PERFECTA

La secretaria mejor, la ms eficiente, la secretaria perfecta. El sueo ideal de una empresa, de todos los directivos de empresa. Pero cmo lograr ser la secretaria perfecta? Hay cursos de secretarias perfectas? Se aprende o se nace? Hace un jefe perfecto una secretaria eficiente o es una secretaria eficiente la que hace el jefe perfecto? Nuestra respuesta es que "es cosa de dos". Una buena secretaria no es slo aquella que sabe idiomas, atiende perfectamente el telfono y las visitas, escribe cartas y cosas por el estilo... es algo ms. Las empresas grandes han optado por hacer pool de secretarias con servicios colectivos al que recurren una seccin de directivos u otros componentes de la divisin, departamento, etc. Y es que los porttiles, las agendas electrnicas y de bolsillo, el correo electrnico, etc., han hecho que algunas de las funciones de las secretarias convencionales sean sustituibles... An quedan cosas insustituibles? Algunos altos directivos saben que s. Una buena secretaria de alta direccin puede hacer bueno hasta al mismsimo Presidente de la empresa. Damos algunos consejos.

Consejos Para Tener Una Buena Secretaria 1. El perfil de la secretaria perfecta. Por supuesto ponga aquello que todas las empresas de recursos humanos y de seleccin de personal saben de memoria: idiomas, ofimtica, relaciones humanas y pblicas, protocolo, etc. etc. Pero la secretaria perfecta es algo ms y en esto vamos a centrarnos. 2. Secretaria = confianza. Una buena secretaria debe ser acreedora de la mxima confianza. Su formacin, solidez, discrecin carcter, personalidad... es clave para que exista una relacin de confianza absoluta y sea copartcipe de las fortalezas y debilidades de la empresa. Su compromiso, fidelidad e identificacin con la empresa y las personas que la dirigen debe ser total. Si se consigue la empata y confianza total entre el jef@ y secretari@, se est dando un paso de gigantes en multitud de facetas. 3. El tiempo es un recurso muy valioso: el arte de vivir la agenda. Para un alto directivo /a el tiempo es su recurso ms escaso y valioso. Poder atender a los mximos temas posibles y hacerlo sin estrs y en "buena forma" es fundamental el apoyo de una secretaria intuitiva e inteligente. Hacer ganar tiempo a un alto directivo es un arte y requiere una atencin permanente y total. Es preparar a tiempo toda la documentacin para

una reunin. Es la habilidad para cortar una visita que se prolonga excesivamente; es dar la excusa perfecta para llegar media hora ms tarde a un prxima reunin; es alquilar un servicio de habitacin durante dos horas para poder ducharse tras un viaje de diez horas y llegar en perfectas condiciones a una reunin importante... Es dar la excusa perfecta por telfono y que el jefe no quede mal. Es saber lo que el jefe necesita, piensa y anticiparse a drselo con la seguridad de no equivocarse. Es saber cundo tiene sed, o es mandar la nota de agradecimiento usual. Es vivir el da intentando cuidar cada minuto del jefe, es ayudarle a cumplir la agenda sin estrs y manejando los imprevistos. 4. La secretaria como gestora. Una de las secretarias de alta direccin que tuve a suerte de conocer cada vez que coga el telfono transmita la importancia de la empresa y de su mximo representante, con tal maestra que se converta en un factor de imagen, invaluable para la empresa. En otro orden de cosas, gestionaba hbilmente en un vuelo de largo recorrido un upgrade a first class. Se preocupaba de hacer llegar tres propuestas diferentes para una cena especial en Nueva York y la reserva en la mesa ms especial. Se aseguraba de un trato personalizado en el Hotel y de que los detalles estuvieran impecables en el business center. Consegua acelerar una entrega, gestionaba una mejora de cualquier tipo. Cunto vale una secretaria as? 5. Hacer valer la autoridad de su jefe. Me comentaba uno de los ms altos directivos de Amrica que su secretaria era la garanta de la ejecucin de cualquier reunin en la que se tomaban decisiones. Su seguimiento temporal y la eficiencia con la que lo haca era impresionante: buenas formas, notas recordatorias espaciadas, llamada 24 horas antes de la fecha... En resumen, era imposible que alguien que en una reunin se haba comprometido con el jefe a hacer algo a una fecha fija no lo tuviera hecho y terminado en tiempo y forma. De esta manera, la mente del jefe poda descansar y ocuparse de cosas nuevas, sabiendo que su secretaria haca un seguimiento y el pressing perfecto para que se ejecutaran los temas tratados y acordados. La productividad del jefe era espectacular... 6. Saber estar: la imagen. Un CEO amigo me confesaba que su secretaria consegua que en el entorno de su oficina se respirara un aire positivo por todos los costados. Sala a recibir a las visitas al ascensor con una encantadora sonrisa, saludando con nfasis muy bienvenido Sr. Tal, el CEO le est esperando. Haca sentirse importante al que llamaba preguntando al telfono por el jefe, aunque no le pasara. Su cordialidad, discrecin, forma de vestir, elegancia, la converta en la seora de la empresa. Respetada y considerada un baluarte absolutamente necesario, para crear un magnfico clima de confianza. Contestaba a cualquier reto con una afirmacin, con la necesaria diligencia, con estilo, transmita la imagen perfecta. Cuando no estaba ella, se echaba de menos hasta su perfume.

7. Aprender, cursos especializados. Una buena secretaria necesita aprender tanto como el jefe. Debe ponerse al da de todo lo que es importante en la empresa. Debe familiarizarse de cosas nuevas, aunque sean complejas llmese nanotecnologa, biotecnologa o terminologa financiera especializada. Debe formarse continuamente, hacer cursos especializados y lo debe hacer en horarios extras, sin que afecte al normal desarrollo de cada da. Fuente: Departamento de Recursos Humanos IT&IS - Euroresidentes