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Teora General de los Sistemas Informticos

Autor: Gloria

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Presentacin del curso

Podemos definir el desarrollo de sistemas informticos como el proceso mediante el cual el conocimiento humano y el uso de las ideas son llevados a las computadoras; de manera que pueda realizar las tareas para la cual fue desarrollada. Para que esto sea utilizado debern, funcionar adecuadamente, ser de fcil manejo, adecuarse a la empresa para la que fu diseada y debe ayudar al personal a realizar su trabajo de forma eficiente

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1. Introduccin
Sistema: Conjunto de principios sobre una materia enlazados entre si, formando un cuerpo de doctrinas Conjunto ordenados de cosas que contribuyen a un fin. Desarrollo de Sistema Informtico: El proceso mediante el cual el conocimiento humano y el uso de las ideas son llevados a las computadoras; de manera que pueda realizar las tareas para la cual fue desarrollada. Y para que el mismo sea utilizado deber: - Funcionar adecuadamente - Ser fcil de manejar - Adecuarse a la empresa para la cual fue diseada - Debe ayudar al personal ha realizar su trabajo de forma eficiente Anlisis y diseo de sistema: es el proceso de examinar una situacin de la empresa, con la intencin de mejorarla mediante nuevos procedimientos y mtodos Vista general del Anlisis y diseo de sistema: El desarrollo de sistemas puede estructurarse en forma general mediante dos componentes principales: - Anlisis de sistema - Diseo de sistema El Anlisis: Es el proceso mediante el cual sirve para recopilar e interpretar los hechos, diagnosticar problemas y utilizar estos hechos a fin de mejorar el sistema, en el anlisis se especifica que es lo que el sistema debe hacer y como alcanzar el objetivo, este trabajo lo realiza el Analista de Sistemas. El Diseo de sistema: Es el proceso de planeacin de un nuevo sistema dentro de la empresa, para remplazar o complementar el existente; una vez que se halla entendido el sistema anterior y determinar como se puede utilizar la computadora en forma optima, debe especificar todas las caractersticas que se consideraran en el producto terminado.

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2. Ejemplo
Considrese el almacn de una tienda de ropa; Con el objetivo de controlar mejor sus inventarios y tener informacin mas actualizadas sobre los niveles de inventarios y puntos de pedido, la empresa solicita computarizar las operaciones del almacn: Para ello debemos investigar primero, como maneja la tienda sus operaciones, por ejemplo:

- Que forma se utiliza para almacenar la informacin en forma manual tales como requisicione requisiciones, ordenes de compras y facturas - Que informes se producen ahora y para que se utilizan ( buscar toda la informacin referente a dichos informes) lista de aviso de pedido , ordenes de compras, inventario en existencias y etc. - Buscar donde se originan estas informaciones ejemplo dpto de compra, dpto de contabilidad, almacn Debemos comprender la forma en que trabaja el sistema actual y mas especficamente cual es el flujo de informacin por el que atraviesa el sistema. Es importante conocer porque la tienda desea cambiar sus operaciones actuales: Tiene problema al dar seguimiento a los pedidos, a la mercanca o al dinero? Ha cado en muchos papeleos en manejo de sus inventarios? Necesita un sistema mas eficientes antes de que ample sus operaciones? Solo despees de recabar todos estos datos se puede comenzar a definir un sistema de informacin basado en la computadora y que sirva a todos los usuarios del sistema. Esta acumulacin de informacin se llama: Estudio de sistema y debe presidir a todas las actividades del anlisis. Los analistas de sistemas no solo resuelven los problemas actuales. Frecuentemente se les llama para ayudar a mejorar la expansin planeada de una empresa. En este caso, el estudio del sistema se orienta hacia el futuro, dado que no existe ningn sistema actual. El analista considera tan cuidadosamente como sea posible, cuales sern las necesidades de la empresa y en que rea deber considerar los cambios para que coincidan con estas necesidades. En este caso y en la gran mayora de las circunstancia los analistas pueden recomendar formas alternas para mejorar la situacin normalmente es posible aplicar mas de una estrategia.

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3. Que es un sistema?
En el sentido ms amplio, un sistema es simplemente un conjunto de componentes que interactan para alcanzar un objetivo. Un negocio es un sistema. Sus partes tienen nombres tales como: Mercadotecnia, produccin, ventas, investigacin y personal. Estos componentes trabajan todos juntos para crear una utilidad que beneficia a alguien. Ahora bien, cada una de estas partes es un sistema en si mismo. El dpto de contabilidad puede consistir en cuentas por cobrar por pagar, facturacin, auditoria, etc. Cuando se comienza a ver lo abundante que son los sistemas no sorprende darse cuenta que cada sistema del negocio depende de uno o ms entidades abstractas llamadas Sistemas de Informacin, por medio de estos sistemas los datos pasan de una persona o departamento a otro y puede realizarse cualquier cosa, desde comunicaciones entre oficinas telefnicamente hasta un sistema de computadoras que genere informaciones peridicas para diferentes usuarios. Los sistemas de informacin de hecho sirven a todos los sistemas de un negocio como se vera mas adelante. Ellos son el lazo que mantiene unidos a diferentes componente en forma total que pueden trabajar de manera efectiva hacia el mismo objetivo.

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4. Caractersticas importantes de los sistemas

El objetivo de un sistema es la razona de su existencia para cumplir sus propsitos los sistemas interactan con su medio ambiente, es decir cualquier entidad que se site fuera de los limites del sistema. Las fronteras separan los sistemas de su medio ambiente. Los sistemas que interactan con su medio ambiente reciben entradas y producen salidas Son Sistemas abiertos, en contraste con los sistemas que no interactan con sus alrededores y que se conocen como sistemas cerrados. El elemento de control se relaciona con la diferencia entre si los sistemas son abiertos o cerrados. Existen niveles aceptables de rendimientos llamados estndares. Los rendimientos reales se comparan contra los estndares. Las actividades que estn muy por encima o por debajo de estos estndares deben anotarse de manera que se puedan estudiar y se logran los ajustes necesarios. La informacin suministrada a travs de la comparacin de los resultados con los estndares y el informe de los elementos de control sobre las diferencias, se denominan retroalimentacin. Para resumir, los sistemas utilizan un modelo de control bsico que consisten: 1. 2. 3. 4. Un estndar para rendimiento aceptables Un mtodo de medicin de ese rendimiento real Una forma para comparar el rendimiento real contra el estndar Un mtodo para retroalimentacin

Los sistemas que pueden ajustar sus actividades a niveles aceptables continuaran funcionando, los que no pueden hacerlo se detienen. El concepto de interaccin dentro de un medio ambiente que caracteriza a los sistemas abiertos es esencial para el control por medio de la recepcin de la entrada y la evaluacin de la misma un sistema puede determinar que esta bien operado. Si un negocio por ejemplo, produce objetos o servicios caros o bajos en calidad la gente probablemente no lo comprara. Las cifras de ventas bajas por la retroalimentacin que le indica a la gerencia que necesita ajustar los productos y la manera de produccin para mejorar el rendimiento y ajustarse a las expectativas.

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5. Sistemas de Negocios
Todos los sistemas de produccin tienen semejanzas: Su propsito es producir bienes o productos que satisfagan las demandas que hay para ellos en el mercado. Para alcanzar este objetivo los sistemas interactan con su medio ambiente para: Adquirir los materiales necesarios, personal y conocimientos para producir bienes, ningunas de estas entradas se pueden omitir para que pueda continuar la produccin, los sistemas de produccin no podrn manufacturar muchos productos o los trabajadores faltan. Los sistemas de produccin tambin producen salidas que consisten en productos terminados, desperdicios, tecnologas de produccin, etc. Para continuar con su funcionamiento los sistemas de produccin deben de estar bajo control: por ejemplo cumplir con ciertos estndares de rendimientos. La cantidad de productos manufacturados debe cumplir con cuotas ya presupuestadas y alcanzar niveles aceptables de calidad y costos. Los gerentes continuamente vigilan los rendimientos reales y los comparan con la productividad planeada; si existen diferencias o la eficiencia estn por debajo de la expectativas se realizan cambios en este sentido Los sistemas de produccin son autorregula torios y auto ajustables: Remplazaran al personal, compraran nuevos equipos o modificaran los procedimientos si no es satisfactorio el ajuste interno esto significa que hay muchas fallas , la calidad esta peligrosamente baja o los precios son poco razonables por lo tanto, las fuerzas reguladoras del medio ambiente intervendrn. Los sistemas de produccin son subsistemas dentro de las grandes empresas y estn integradas por otros subsistemas para la adquisicin de materiales, mantenimiento de equipos y capacitacin de los trabajadores. Los sistemas de produccin son algunos de los muchas clases que existen aun cuando las caractersticas generales de todos los sistemas son idnticas. Se puede comenzar a examinar cualquier sistema con este marco de referencia en mente y aadir los detalles especficos conforme se necesiten o se aprendan. Esta flexibilidad que los conceptos de sistemas serian tiles para los negocios en general y para los diseos de los sistemas de informacin en particular.

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6. Sistemas de Informacin para los Negocios:

Los sistemas de informacin son como cualquier otro sistema dentro de la empresa en cuanto tiene propsitos de interactuar con otros componentes de la compaa. La tarea de los sistemas de informacin consiste en procesar la entrada, mantener archivos de datos en relacin con la empresa y producir informacin informes y otras salidas. Los sistemas de informacin estn integrados por subsistemas que incluye el hardware, software y almacenamiento de los datos para los archivos y bases de datos. Procedimientos especficos describen los sistemas utilizados. El conjunto particular de subsistema, es decir, el equipo especifico, programa, archivos y procedimientos, comprenden una aplicacin de sistema de informacin. Por lo tanto, los sistemas de informacin pueden tener aplicaciones de compras, contabilidad o ventas. Dado que los sistemas de informacin dan apoyo a otros sistemas de la empresa, los analistas deben estudiar primero el sistema de la compaa como un todo y despus los detalles de los sistemas de informacin Con frecuencia el personal utiliza organigrama para describir las relaciones de los componentes de la empresa, como divisiones, departamentos, oficinas y personal. Aunque los organigramas pueden mostrar las relaciones formales entre los componentes con cierta exactitud, no dicen como opera el sistema de negocios, dado que muchos detalles de importancia no se ponen en las cajas del diagrama. Ejemplos de otros datos en relacin con el sistema que son importantes para los analistas de sistemas incluye: 1.- Canales no formales: que interacciones existen entre el personal y los departamentos, pero que no aparecen en el organigrama o en los procedimientos de operacin previamente establecidos? 2.- Interdependencias: En que otros departamentos y componentes de la empresa se encuentra una dependencia especifica? 3.- El personal clave y las funciones: Cuales individuos y elementos del sistema son mas importantes para su existencia exitosa? 4.- Relaciones criticas de comunicaciones: Como circulas la informacin y las instrucciones entre los componentes de la empresa y como interactan las diferentes arreas con las dems?

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7. Ejemplo de organigrama

Este no es un conjunto exhaustivo de preguntas, pero marca la importancia de investigar y analizar la forma en la que opera la compaa. Durante el diseo, en cambio, los analistas son responsables de identificar las caractersticas importantes que se necesiten en un nuevo sistema. Ellos especifican como operaran los sistemas y sus subsistemas las entradas que se requieren y las salidas que se producirn, as mismo, establecen en que trabajo se utiliza la computadora y cual se hace manualmente. Los analistas de sistemas tienen relacin con los sistemas de control en dos formas: - Por un lado, describen los elementos de control como estndares y mtodos para evaluar los rendimientos contra los estndares para los sistemas de informacin que disee. Al mismo tiempo, los sistemas de informacin que especifican proporcionan informacin a los gerentes y usuarios, de manera que puedan determinar si los sistemas de negocios que administran operan apropiadamente. - Desarrollar mecanismos de retroalimentacin en la empresa es un paso esencial en el diseo para apoyar las actividades de ambos sistemas. Ninguno de los dos funcionara si esta ausente un control adecuado. En las empresas, los analistas desarrollan dos tipos diferentes de sistemas de informacin: los sistemas de procesamiento de transacciones mejoran las actividades diarias de las cuales dependen la compaa. Las aplicaciones normales incluyen el proceso de datos contables, preparacin de nominas y manejo de pedidos de ventas. Las actividades son de rutina, ocurren con frecuencia y en la misma forma. Los sistemas de procesamientos de transacciones automatizadas postulan con su objetivo bsico la eficiencia la velocidad y exactitud en el procesamiento de grandes cantidades de datos. Los sistemas de decisin administrativos se utilizan para dar apoyo directo a los gerentes responsables de la toma de decisiones dentro de la empresa, aunque los sistemas de decisiones administrativas no les dicen a los gerente como tomar las decisiones, les ayudan proporcionndoles informacin importante que servirn de entrada al proceso de decisiones.

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8. Tcnicas de Recopilacin de Datos

El anlisis de sistema es el conocimiento de situaciones y no la solucin de los problemas. Los buenos analistas, por lo tanto, hacen hincapi en la investigacin y las preguntas para aprender como opera un sistema actualmente y para identificar los requerimientos que los usuarios tienen para uno nuevo o modificarlo. Solo despus de que los analistas han entendido por completo el sistema, son capaces de analizarlo y conjuntar las recomendaciones para el diseo de sistema. Estudiaremos el anlisis de sistemas y la determinacin de sus requerimientos y las preguntas que estos incluyen. Adems se examinan con detalle los mtodos para recabar datos en relacin con los requerimientos, lo que se conoce como tcnica para encontrar datos.

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9. Determinacin de los requerimientos

La determinacin de los requerimientos es el estudio del sistema actual del negocio a fin de encontrar como trabaja y donde debe mejorase. Los estudios del sistema son el resultado de una evaluacin para conocer como funcionan los mtodos actuales o si son necesarios o posibles algunos ajustes; elaborar preguntas en relacin con los sistemas manuales y los computarizados. Dado que los analistas de sistemas no trabajan como gerentes o empleados en los departamentos para usuarios (como mercadotecnia, contabilidad, venta, compra o produccin), no tienen los mismos conocimientos sobre hechos y datos que los gerentes y usuarios de esas reas; por lo tanto un paso inicial en la investigacin es entender la situacin. Existen ciertos tipos de requerimientos tan fundamentales que son comunes a todas las situaciones. Contestar los grupos especficos de preguntas que analizan esta secciones, permitir comprender estos requerimientos bsicos.

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10. Requerimientos bsicos

Los analistas estructuran su investigacin y buscan respuestas a las siguientes 4 preguntas principales. 1.- Cul es el proceso bsico? 2.- Qu datos se utilizan o se producen durante este proceso? 3.- Cuales son los limites impuestos por el tiempo y cantidad de trabajo? 4.- Qu controles de rendimientos se utilizan? Entender al Proceso. Se harn preguntas que proporcionaran un antecedente de los datos fundamentales y de la descripcin del sistema. Cul es el propsito de esta actividad? Cuales son los pasos que se realizan? Dnde se realizan? Quin los ejecuta? Cunto tiempo consume? Conque frecuencia se realizan? Quin utiliza la informacin resultante? Tcnicas para hallar datos: Los analistas utilizan una variedad de mtodos a fin de recopilar los datos sobre una situacin existente, como entrevistas, cuestionarios, infeccin de registros (revisin en sitio) y observacin. Cada uno tiene ventajas y desventajas. Generalmente se utilizan dos o tres para complementar el trabajo de cada una y ayudar asegurar una investigacin completa.

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11. Entrevista
Las entrevistas se utilizan para recabar informacin en forma verbal, a travs de preguntas que propone el analista, quien responde puede ser gerentes o empleados, los cuales son usuarios actuales del sistema existente, usuarios potenciales del sistema propuesto o aquellos que proporcionaran datos sern afectados por la aplicacin propuesta. Las entrevistas pueden ser de forma individual o en forma de grupo y no siempre son la mejor fuente de datos de aplicacin. La entrevista es una forma de conversacin no dei interrogacin, En las investigaciones de sistemas las formas cualitativas y cuantitativas de la informacin son importante. La informacin cualitativa esta relacionada con opiniones, polticas y descripciones narrativas de actividades o problemas. La informacin cualitativa trata con nmeros, frecuencias o cantidades. Son valiosas las opiniones, comentarios, ideas o sugerencias en relacin a como se podra hacer el trabajo. La entrevista a veces es la mejor forma para conocer la actividad de la empresa.

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12. Determinacin del tipo de entrevista

Entrevistas no estructuradas: Si el objetivo de la entrevista radica en adquirir informacin general, es conveniente elaborar una serie de preguntas sin estructuras, con una sesin de preguntas y respuestas libres. Entrevistas estructuradas: Sin embargo cuando los analistas necesitan adquirir datos ms especficas sobre las operaciones o desean asegurar una alta confiabilidad en las respuestas a las preguntas que han propuesto a su entrevistado, las entrevistas estructuradas son mejores Ventajas y desventajas de las entrevistas estructuradas y no estructuradas

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13. Seleccin de entrevistados

Seleccin de entrevistados Se debe tener cuidado de seleccionar aquellas personas que tienen informacin que no se pueda conseguir de otra forma. La informacin recogida en las entrevistas deber ser verificada por los otros mtodos de bsqueda de datos. En la primera etapa la entrevista solo se aplica a gerentes o personal de supervisin, En la investigacin detallada donde el objetivo es descubrir hechos especificar opiniones y conocer como se manejan las operaciones desempeadas actualmente las entrevistas se aplican a todos los niveles gerenciales y de empleados y depende de quien pueda proporcionar la mayor parte de la informacin til para el estudio. Realizacin de la Entrevista: La habilidad del entrevistador es vital para el xito en la bsqueda de hechos por medio de la entrevista. Las buenas entrevistas dependen del conocimiento del analista tanto de la preparacin del objetivo de una entrevista especifica como de las preguntas por realizar a una persona determinada. El tacto la imparcialidad e incluso la vestimenta apropiada ayudan a asegurar una entrevista exitosa.

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14. Como llevar a cabo una entrevista exitosa

Como llevar a cabo una entrevista exitosa. Entrevistar es un arte, as como una habilidad que se da a travs de la practica y el conocimiento del sistema que esta investigando. Aquellos que tienen xitos y son efectivos al utilizar los mtodos de entrevistas, durante los estudios de sistemas, estn de acuerdo con las etapas que los analistas deben seguir. Para asegurar que la entrevista sea til, el analista debe seguir los siguiente indicadores. 1.- Realcese una cita por anticipado con quienes valla a entrevistar. Las entrevistas son exitosas solo si se ha planeado y arreglado con cuidado por anticipado. Entrar a una oficina de un alto ejecutivo sin anunciarse antes era un error. Avsele a los entrevistados la naturaleza de la entrevista. Planese mantener una entrevista comn por no mas de una hora. 2.- Preparase conociendo de antemano a los individuos que va a entrevistar. Familiarcese con el tema de la entrevista y preprese un conjunto apropiado de preguntas que debe contestarse durante las conversaciones planeadas. 3.- Durante la entrevista: - Comience por preguntar subrayando el tema de la entrevista y estableciendo la naturaleza del proyecto sobre el cual se trabaja. - Comience por preguntas generales que establecern el marco de trabajo con el cual se conducir el resto de la entrevista. - Continese con los temas y aspectos que surjan de quienes responden. Asegrese de encontrar por que quienes responden creen que es tan importante el tema como para comentarios. - Limitase las notas que se escriban para evitar distraer a quienes respondan. - Cuando todos los temas vistos con los entrevistados se hayan discutidos realcese otras preguntas especificas que se crean deban discutirse. - Al final de la entrevista resmase la informacin recabada durante la misma. Si se considera apropiado indquese que se preparara para quienes respondan un resumen escrito de la entrevista para que puedan examinarlo. Considrese la posibilidad de continuar con las entrevistas despus.

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15. Cuestionarios:
Cuestionarios: Los cuestionarios proporcionan una alternativa muy til para las entrevistas sin embargo, existen ciertas caractersticas que pueden ser apropiadas en algunas situaciones e inapropiadas en otras. Al igual que las entrevistas deben disearse cuidadosamente para una mxima efectividad. Recabacion de datos mediante cuestionarios. Para los analistas los cuestionarios pueden ser la nica forma posible de relacionarse con un gran numero de personas para conocer varios aspectos del sistema. Cuando se lleva a cabo un estudio se puede distribuir a todas las personas el cuestionario apropiadas para recabar hechos en relacin con el sistema. Las preguntas estandarizadas pueden proporcionar datos ms confiables. Se pueden reunir grupos de trabajos para responder el cuestionario. Las tasa de respuestas pueden mejorar pero rara vez llegan a tener una respuesta total. Seleccin de formas para cuestionarios. Existen dos formas de cuestionario para recabar datos: Cuestionarios abiertos y Cerrados y se aplican dependiendo de s los analistas conocen de antemano todas las posibles respuestas de las preguntas y pueden incluirlas Cuestionarios abiertos: Se aplica cuando se quieren conocer los sentimientos, opiniones y experiencias generales, son tiles cuando se quiere explorar el problema bsico, proporcionan una amplia posibilidad para quienes responden. Cuestionarios cerrados: Limita las respuestas posibles del interrogado por medio de un cuidadoso estilo de preguntas el analista puede controlar el marco de referencia. Es el mejor mtodo para obtener informacin sobre los hechos. Etapas en el desarrollo de un cuestionario. Seleccin de quienes recibirn el cuestionario

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16. Revisin de registros

Revisin de registros Con frecuencia en muchas empresas la informacin ya se encuentra disponible para que los analistas conozcan la actividad u operaciones con las cuales no esta familiarizados. Los analistas examinan datos y descripciones que ya estn escritos o registradas en relacin con el sistema y departamento de usuarios. Recuperacin de datos por medio de la inspeccin de registros. El termino de registro se refiere a los manuales escritos sobre poltica, regulaciones y procedimientos de operaciones estndares que la mayora de las empresas mantienen como gua para gerentes y empleados. Los manuales que documentan o describen las operaciones para los procesos de datos existentes, o sistemas de informacin que entran dentro del rea de investigacin, tambin proporcionan una visin sobre la forma en que el negocio debera conducirse. Normalmente muestran los requerimientos y restricciones del sistema (como cantidad de transacciones o capacidad de almacenamiento de datos) y caracterizaciones del diseo (controles y verificaciones del procesamiento) Seleccin de los registros para revisin. En la mayor parte de las empresas los manuales y estndares sobre procedimientos de operacin usualmente son obsoletos, a menudo no se mantienen al corriente lo suficiente para sealar los procedimientos existentes. Los diagramas de organizacin muestran como as diferentes unidades deberan relacionarse con otras, pero muchas no reflejan las operaciones actuales. Los documentos y forman que se utilizan a travs del sistema (Aun los que estn en blanco), pueden proporcionar conocimientos al analista sobres el sistema, Al comparar las formas en blanco con el procedimiento y los manuales de operacin se muestra al analista como debe llenarse; por lo tanto recabar y comparar las formas ya completas y los informes permiten sealar cualquier variacin entre los usos de hechos y el prescrito en los documentos. Puede ser muy revelador "Muestrear" algunos de los documentos o formas utilizadas en el proceso. Los analistas pueden obtener copias para observar que hay y que falta. Analizar un conjunto de copias seleccionada al alzar permite el calculo de porcentajes de error y las estadsticas que describen en forma completa una situacin.

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17. Recopilacin de datos mediante observacin

Recopilacin de datos mediante observacin Ver es creer, Observar las operaciones les proporcionan al analista hechos que no podra obtener de otra forma. Recuperacin de datos por medio de la Observacin. La observacin proporciona informacin de primera mano en relacin con la forma en se llevan a cabo las actividades. Un analista que desea conocer lo que hace el gerente de alto nivel cuando decide si aceptara una oferta de fusin recibida en la maana, debe observar el tipo de informacin requerida y que tan pronto le llega y de donde vienen; tambin es importante si esta informacin se utiliza o no. Cuando Observar. La observacin es muy til cuando el analista necesita ver de primera mano como se manejan los documentos, como se llevan a cabo los procesos y si ocurren los pasos especificados. La observacin es un arte en si misma. Saber que se busca y como guiar su significado tambin requiere de experiencia. Los observadores con experiencias captan quienes utilizan los documentos y si encuentran dificultades: tambin estn alertas para detectar documentos o registros que no se utilizan; por ejemplo, si un vendedor no utiliza un libro de precio para completar un pedido grande Eso significa que esta seguro del precio correcto del articulo, aun cuando existan mas de 10 000 artculos diferentes en el libro? Como se sabe, muchas veces la memoria puede fallar. Confiar en eta puede ser una de las causa del problema investigado por el analista (Incluso si el vendedor recuerda el ultimo precio este pude haber cambiado) Siempre deben identificar las tareas problemticas que llevan a los empleados a cometer errores con frecuencias al completarlas as como aquellas que tienden a retardar el procedimiento. Los cuellos de botellas son lugares en un sistema de proceso en donde las cargas de trabajo se incrementan debido a que no pueden realizarse tan rpido como legan. No solo son un problema de operacin; los cuellos de botellas tambin se presentan en niveles de alta gerencia (como aquellos que se requieren firmas para aprobaciones formales). La observacin puede ayudar a detectar la causa y revelar si el cuello de botella se rompe de vez en cuando ( Y como?) o si continua incrementndose.

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18. ANALISIS Y DISENO DE CODIGOS Y FORMAS

Diseo de documento fuente. El documento fuente es la forma en la cual los datos se captan inicialmente, es decir estn registrados, por ejemplo la forma del Presupuestos en Divisas - PLAN 2002 en la figura es el documento fuente para registrar los datos de transacciones que sern introducidos al sistema de informacin. Para decidir como se disearan los documentos fuentes para captar los datos que sern introducidos al sistema, el analista se hace las siguientes preguntas: 1.- Estn los datos anotados de forma que sean tiles y legible al sistema? 2.- Que mtodo es mejor para introducir los datos, mientras se reduzcan la cantidad de entrada, l numero de errores en los datos y el tiempo requerido para prepararlos e introducirlos?. Con el objetivo de disear el documento fuente el analista necesita decir primero que datos se deben captar, entonces se debe desarrollar un formato de documento mostrando que aspectos van a incluirse y donde se colocaran. El documento no solo incluye un lugar para los datos, sino tambin lugares para captar informacin e indicarle al usuario como completar la forma y que informacin proporcionar.

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19. Formatos
Formatos El formato organiza el documento colocando la informacin importante en ubicaciones en que es mas notoria, e instruye al usuario acerca de cmo proceder estableciendo una secuencia de aspectos. Los documentos generalmente se llenan de izquierda a derecha y de arriba hacia debajo de manera que el formato del documento fuente se debe disear para utilizarlo en esta misma forma. Debe ser posible por el usuario proporcionar la informacin siguiendo una secuencia lgica, en vez de tener que saltar a diferentes ubicaciones dentro del documento. Los encabezados y la informacin de identificacin se proporcionan en la parte superior de la forma. Los resultados y totales se ubican en la zona inferior, la informacin mas utilizada debe ir en la parte superior y hacia el lado izquierdo. Dentro de la zona se solicitan los datos en el orden esperado; por ejemplo los usuarios esperan que primero se les pida su nombre, despus la direccin, ciudad y cdigo postal, En una forma bien diseada cada dato se escribe una sola vez, debe tener suficiente espacio para ser escrito, adems debe considerarse como se introducir el dato a la forma. El formato real del documento muestra la ubicacin de cada dato y todos los encabezados e instrucciones para los usuarios.

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20. Ttulos y Captacin de datos

Ttulos y Captacin de datos. Los ttulos de los documentos fuentes les dicen a los usuarios que datos proporcionar y donde introducirlos. Deben ser breves e inteligibles con facilidad. Se deben utilizar trminos estndares que conozca el personal que use la forma. Evitase las abreviaturas. Incluir un ejemplo siempre ayuda a eliminar las preguntas de quienes respondan sobre que informacin proporcionar, por ejemplo al preguntar la fecha de nacimiento de la forma puede especificar como contestar ("Mes, Da , Ano" o "MM/DD/AA" o "MM/DD/20AA" ). Un documento fuente bien diseando se llena con facilidad, el proceso de registrar los datos debe ser rpido.

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21. METODOS DE CODIFICACION

Dado que los proyectos de sistemas de informacin se disean teniendo en mente ahorro de espacio, costo y tiempo, los sistemas de codificacin en los cuales las condiciones, palabras ideas o relaciones se expresan a travs de un cdigo, se desarrollan para reducir errores de control y acelerar el proceso en su totalidad. Un cdigo es un numero breve, titulo o smbolo utilizado en vez de descripciones mas largas o ambiguas. Cuando ocurre un suceso los detalles del mismo se resumen a menudo mediante un cdigo. Son necesarios menos detalles en la entrada y no se tienen como resultado ninguna perdida de informacin. Los seis tipos de mtodos de codificacin presentados en esta seccin son: 1.- Cdigo Clasificacin 2.- Cdigo Funcin 3.- Cdigo Tarjeta 4.- Cdigo Secuencia 5.- Cdigo Dimito significativo 6.- Cdigomnemotcnico. Cdigo Clasificacin Los Cdigo Clasificacin colocan entidades separadas, como hechos, personas y objetos en grupos distintos llamados clases. Un cdigo se utiliza para distinguir una clase de otra. El usuario registra el cdigo en un documento fuente o puede teclearlo directamente al sistema a travs de la terminal en un sistema en lnea. El usuario (Ya sea que haya aprendido los cdigos o los consulte) clasifica el hecho en una de varias de varias categoras posibles y registra el cdigo. Ejemplo: Para confeccionar las nominas de la Empresa de Servicios Informticos se requiere la categora ocupacional de cada trabajador, ya que se debe informar al departamento de estadsticas el aporte que debe realizar la empresa a la ONAT por concepto de la seguridad social por categora ocupacional, para ello se crea un clasificador de categora ocupacional Los Cdigo Clasificacin simplifican el proceso de entrada porque solo se requiere un cdigo de un solo dgito. La necesidad de anotar descripciones largas o realizar juicios se eliminan, en una palabra es mas sencillo.

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22. Cdigo de funciona

Los codillos de funcin establecen las actividades o el trabajo que han de llevar a cabo sin tener que anotar todos los detalles en forma descriptiva. Los analistas utilizan este tipo de cdigo en forma frecuente en los datos de transaccin para sealar al sistema como procesar los mismos. Ejemplo: El diseo para el proceso de archivo puede especificar: - Adicionar los registros en una transaccin por medio de una "A" de un "1" o de cualquier otro esquema de codificacin que el analista seleccione. - Borrarlos registros, el cdigo de funcin puede ser "D" 0 "2"

- Modificar datos almacenados (cambiar o actualizar) el codillo de funcin puede ser "M" o "C" o "3". El cdigo de funcin en particular puede determinar el contenido del registro de entrada; por ejemplo, para que el sistema aada un registro, todos los elementos de datos del registro se deben incluir en los datos de entrada. Por otro lado, para borrar un registro solo se especifica el cdigo de borrado y los nmeros de identificacin o llave del regidor que va a desaparecer. Si se va a cambiar un campo en el registro, la entrada debe incluir el cdigo del cambio, una indicacin de que campo se va a modificar y los datos para ese campo. Cdigo Tarjeta Se utilizan aun para el procesamiento por lote (Muy poco)

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23. Cdigo Secuencia

Los cdigos secuenciales son nmeros o letras asignado en serie. Sealan el orden en el cual han ocurrido los hechos: por ejemplo un sistema bancario debe ser capaz de mantener un seguimiento del orden de las transacciones, de manera que sea claro que transaccin procesar primero, cual despus y as sucesivamente; por lo tanto se debe especificar el numero de secuencia en el diseo con el propsito de ordenar las transacciones. Los cdigos secuenciales son utilizados tambin con el propsito de identificacin, pero se asignan en el orden en el cual los clientes entran al sistema. Los de secuencia asignados en un orden cuidadoso no permiten insercin de nuevos miembros entre los ya existentes, Los analistas especifican la asignacin de cdigos de secuencia a intervalos de 10 / 20, o algn otro rango a fin de permitir expansiones posteriores. Cdigo Dimito significativo Un esquema de codificacin bien concebido que utilice subcodigos dentro de cdigos ms grandes o nmeros, puede proporcionar una buena informacin a los usuarios. Supngase que los nmeros de artculos se asignan a los diferentes materiales y productos que una compaa almacena o vende. Una forma es asignar nmeros en secuencia, comenzando por el primero y continuando hasta el ultimo, o pueden aadir un prefijo para los nmeros de identificacin, de manera que pueda describirse mas adelante el tipo de articulo: Acero tiene un prefijo "A", plstico uno "P". Los cdigos pueden dividirse en subconjuntos o subcdigos, caracteres que son parte del numero de identificacin que tienen un significado especial. Los subcdigos indican al usuario informacin adicional sobre el articulo, Ejemplo La clase de producto, el proveedor, esta informacin se lleva a travs de dgitos significativos.

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24. Cdigo mnemotcnico

Cdigo mnemotcnico. Los Cdigo mnemotcnico utilizan letras y smbolos del producto para describirlo en una forma que comunique visualmente. Por ejemplo; para describir un televisor a color de 21", un cdigo til es TV-CL-21", (en blanco y negro seria TV-BW-21"). Es difcil confundir el mnemotcnico TV con el de otro producto, las universidades siempre utilizan mnemotcnico para codificar a los estudiantes: Msc. Master en ciencias, Dra. Doctores en ciencias. La codificacin de los datos y las transacciones reduce la cantidad de datos que se necesita introducir y simplifican el proceso, de manera que se reduce la probabilidad de errores. La seleccin de un cdigo sobre otro depender` por su puesto, de los datos y de los objetivos del analista. Uso de dgitos de verificacin y correccin automtica de entrada (paginas 329-330) Existe forma para validar los datos y adems modificarlos, son dos metidos: Correccin automatiza de errores y dgitos de autoverificacin en los campos de llave. Correccin automtica de entrada A veces los analistas especifican que los programas se escriban para corregir errores en los datos. Este mtodo de validacin de la entrada se utiliza a fin de reducir el numero de pasos de correccin de errores por separado o rechazado de las transacciones durante el procesamiento. Este modo requiere solo que el programa detecte un error y realice la correccin en forma automtica, por ejemplo, el personal de captacin de datos que esta tecleando los datos de un campo numrico de 6 dgitos puede introducir nada mas 3, ademes todo el campo debe contener numero (un blanco no es un numero) en vez de que el programa rechace la transaccin debido a que faltan los ceros iniciales (los ceros en la posicin sin utilizar al principio de los datos del campo ), puede disearse para insertarlo automticamente. Solo se insertan los ceros iniciales, no los de arrastre.

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25. Dgitos de verificacin

Dos de los errores ms comunes al manejar datos se cometen con los datos que se captan correctamente pero se introducen en forma incorrecta. El error de transaccin ocurre si la persona que introduce los datos los copia en forma incorrecta, Ejemplo , el numero del cliente 24589 se transcribe incorrectamente y se introduce como 24587 (el operador copio el ultimo dgito como un 7 en vez del dgito correcto 9). Con los errores de transaccin, el otro tipo comn de error, dos o mas dgitos se invierten de manera que su posicin en los datos es incorrecta. Se ve que hay un error de transaccin si el numero del cliente se introdujo como 24598 en vez de 24589. Dado que la posibilidad que estos errores ocurran es alta, se desarrollo un mtodo especial para ayudar a detectar durante el procesamiento de computo. Este mtodo se conoce como Mtodo de dgito verificador y aade un numero adicional al elemento dato que se esta utilizando con propsitos de identificacin. El dgito de verificacin se aade al numero original antes de que este entre en su uso. En otra palabras al utilizar dgitos de verificacin con los nmeros de clientes se calcula y aade el dgito de verificacin al numero de cliente convirtindolo en un numero de cinco cifras antes de que sea asignado a cualquier cliente. De hecho los usuarios de este numero necesitan saber que se incluyo un dgito de verificacin.

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