GUA PARA PROGRAMAR Y CONDUCIR REUNIONES EFECTIVAS

ndice Descripcin herramienta................................................................... Pg. 3 Pauta de diagnstico........................................................................ Pg. 3 Gua para programar y conducir una reunin efectiva........................... Pg. 4

Herramienta: Nombre: Gua para programar y conducir reuniones efectivas Descripcin de la herramienta: La siguiente herramienta permite a la direccin del establecimiento educacional y a todo el personal en cargos de jefatura, planear y dirigir reuniones efectivas, que faciliten el logro de los objetivos propuestos y no se malgaste el tiempo de los asistentes. Esta gua permite evaluar la pertinencia de llevar a cabo una reunin y el cumplimiento de pasos para que sea efectiva, dinmica y productiva. Previamente a utilizar esta gua, le sugerimos aplicar pauta de diagnstico 1 a los asistentes a sus actuales reuniones para identificar debilidades y fortalezas de stas: Pauta de diagnstico Fecha: Duracin: TIPO DE REUNIN Intercambio de informacin Motivacin Proyectos Solucin de problemas Toma de decisiones MEDICIN DE EFECTIVIDAD DE LA REUNIN BAJA EFECTIVIDAD Baja Neutro Alta ALTA EFECTIVIDAD Falta de objetivos 1 2 3 4 5 Objetivos claros y especficos Falta de programacin 1 2 3 4 5 Programacin completa Inicio y fin a destiempo 1 2 3 4 5 Inicio y finalizacin a tiempo Interrupciones constantes 1 2 3 4 5 Sin interrupciones Salirse de los puntos del programa 1 2 3 4 5 Todo el tiempo se dedica a la agenda No hacer resumen o conclusiones 1 2 3 4 5 Resumen de cada punto tratado Falta de acta 1 2 3 4 5 Actas completas Poca participacin de los asistentes y 1 2 3 4 5 Alta participacin de los asistentes con sin creatividad creatividad Poca satisfaccin personal de 1 2 3 4 5 Alta satisfaccin personal de haber participar en la reunin contribuido No se cumplen los objetivos 1 2 3 4 5 Cumplimiento de los objetivos SE HUBIERA PODIDO ELIMINAR LA REUNIN MEDIANTE: Llamada telefnica Carta, e-mail o memo
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Citada por:

J.C.Daccach T. Reuniones Efectivas

Tomando la decisin sin la reunin Juntndola con otra reunin SE HUBIERA PODIDO EVITAR SU ASISTENCIA: Leyendo un programa y acta de esta reunin Enviando un representante o un informe escrito Comentarios:

De acuerdo al diagnstico obtenido, puede fortalecer los puntos ms dbiles de acuerdo a los pasos indicados en esta gua: Gua para programar y conducir una reunin efectiva:

PASO 1
N 1 2 3 4 Determinar la necesidad de la Reunin Pregntese El resultado que espera obtener de ella es mayor que la sumatoria de los resultados que lograran individualmente sus eventuales participantes. El asunto a tratar requiere de discusin o votacin. El asunto a tratar es para trasmitir una informacin o decisin ya tomada. El asunto a tratar puede ser trasmitido por un memo o a travs de un e-mail. S I NO

PASO 2
Programacin de la reunin Revise los elementos que estn presentes 1 Determine el propsito especfico de la reunin. - Intercambio de Informacin. - De motivacin. - Coordinacin de proyectos o actividades. - Solucin de problemas. - Toma de decisiones. 2 Identifique a los asistentes NECESARIOS. - Identifique los asistentes que realmente deben participar en la reunin. - Notifique a todos los asistentes. - Prepare programa a seguir en la reunin, para ser enviado a cada participante. - Confirmar nmero de asistentes definitivos. 3 Controle el tiempo. - Fije la fecha cuando las personas claves estn disponibles. - Establezca una hora de inicio y de finalizacin. - Establezca temas a ser tratados por orden de prioridad. - Defina una persona responsable de cada tema, si es necesario. - Asigne espacios de tiempo a cada tema para ser tratado. - Enve a cada participante el programa de la reunin con fecha, hora y temas.

PASO 3
1 2 3 4 5 6 7 8 Durante la reunin Revise los elementos que estn presentes Inicie puntualmente la reunin. Inicie la reunin con algn comentario, agradecimiento o pregunta. Exponga el propsito, objetivos y resultado que se espera o desea. Repase el programa previamente enviado a los asistentes y despeje dudas Declare las normas de la reunin. Respetar el tiempo para cada tema. Slo una persona habla a la vez, pidiendo la palabra al coordinador. No acepte conversaciones privadas durante la reunin. Se puede hacer uso de la palabra solo para referirse al tema que se discute. Los comentarios y discusiones deben versar sobre asuntos e ideas, no sobre personas. Disposicin del lugar de la reunin. Disponga de un lugar ventilado e iluminado. Para resolver problemas, sentarse en crculo, disposicin equitativa. Para tomar decisiones, sentarse alrededor de una mesa. Utilice material audiovisual, agradable y corto para exponer temas. Est atento a no salirse del programa y a que se respeten los horarios. Controle todas las interrupciones de una manera firme y cordial.

PASO 4
1 Al finalizar la reunin Haga un cierre formal Haga una minuta de la reunin. Haga una breve exposicin con el resumen de los acuerdos tomados. Defina los pasos a seguir en trminos de actividades, responsables y tiempo. Si corresponde, de una fecha tentativa de la prxima reunin. Enve el acta con los acuerdos y plazos a cada participante. Realice seguimiento de los acuerdos pactados, monitoreando el avance de cada uno.