Que es un CMS?

1. Introduccin El trmino CMS es el acrnimo de la frase en ingls: Content Managment System (Sistema de Gestin de Contenidos). Algunas definiciones se centran en los programas. As en Wikipedia (http://es.wikipedia.org/wiki/CMS) se define: Un Sistema de gestin de contenidos es un programa que permite crear una estructura de soporte (framework, o marco de trabajo) para la creacin y administracin de contenidos por parte de los participantes principalmente en pginas Web. Esta definicin se centra en los programas que permiten crear las estructuras de soporte de un CMS. Otra posible definicin de trabajo hace nfasis en un aspecto importante: Un CMS soporta la creacin, administracin, distribucin, publicacin y descubrimiento de informacin corporativa:(KM COLUMN JUNE 2003 So, what is a content management system? www.steptwo.com.au) Esta definicin se centra ms en el ciclo de vida de los contenidos. En ello debemos pensar que este ciclo ha cambiado (www.crearvirtual.blogspot.com) y que ese cambio es una de las caractersticas fundamntales de la WEB 2.0. Si partimos de los antecedentes de Web 2.0 concluiramos que en un inicio del desarrollo de Internet existan pginas Web estticas, cuyos contenidos se cambiaban de forma centralizada, mantenindose incluso desactualizados y que luego se pas a pginas dinmicas y actualizadas peridicamente con una Base de Datos, regulada y manejada por alguien. La Web 2.o ha pasado a ser mucho ms que eso y puede considerarse como una plataforma de servicios, con contenidos que son modificados y actualizados y creados por los propios usuarios y basada en un principio clave:

Un servicio mejora automticamente cuanto mas se utiliza. De esta forma el concepto de CMS se centra en un ciclo de creacin, administracin y publicacin de contenidos:

El mismo concepto de CMS deja claro algunos beneficios decisivos en el manejo de los contenidos, en particular: Mejor control del proceso de autora de contenidos Soporte a procesos de autora descentralizados Tiempos mnimos en el cambio de pginas en la Web Mayor consistencia de los contenidos Facilidad de navegacin Mayor flexibilidad Mejora de los niveles de seguridad Reduce la posibilidad de duplicacin de informacin Posibilidad de crecimiento controlado Reduccin de los costos de mantenimiento de sitios

Aparte de estos beneficios el empleo de los CMS permite a una empresa incrementar sus posibilidades de comunicacin con clientes y pblico en general. 2. Precisin del Concepto de CMS Para comprender el concepto de CMS debemos dejar claro que son las Estrategias de Comunicacin las que realmente llevan a gestionar Contenidos

de forma efectiva; los sistemas informticos pueden a lo sumo proporcionar las herramientas necesarias para la publicacin en lnea. Por tanto al hablar de CMS (Content Management System) por lo general nos estamos refiriendo a sistemas de publicacin de contenidos. 2.1 El ciclo de publicacin de contenidos Si queremos entender y manejar un CMS debemos as tener presentes que la implementacin de estos Sistemas subyace la definicin de un ciclo de publicacin de contenidos que pasa por los pasos siguientes: Autora Edicin Aprobacin Planificacin Publicacin Vigencia

El que en muchas ocasiones, sitios personales, blogs, estas tareas se realicen por el mismo individuo, no implica el que no tengamos que cumplirlas y muchos de los fracasos que podemos tener, en trminos de audiencia, actualizacin y vigencia de contenidos, obedecen a que de una forma u otra se improvisan los contenidos y se ignora la necesidad del cumplimiento de este ciclo. Por tanto la premisa bsica de un CMS es que existe un contenido que necesita pasar por un flujo de creacin, y revisin para ser publicado: Que entendemos por contenido? Podemos definir contenido como informacin que necesita ser publicada, distribuida a una audiencia y que puede encontrase en mltiples formatos: textos, imgenes, hojas de clculo, multimedia, PDF

Desde el punto de vista prctico la publicacin puede entenderse cmo la presentacin de contenidos de la forma deseada (ms adecuada para una audiencia), mediante plantillas: Las plantillas (templates) pueden definirse como las formas de presentacin de los contenidos Una caracterstica bsica de los CMS es estos Sistemas manejan el contenido de forma separada de la presentacin, lo que posibilita la opcin de distribuir el contenido en mltiples formatos: WEB, PDA, Celulares, Impresoras. Uno de los conceptos bsicos de WEB 2.0 es que la misma imaginacin de los usuarios define nuevas formas creativas de manejo de los contenidos, por lo que los CMS deben ofrecer gran flexibilidad, posibilidad de colaboracin y facilitar una interfase consistente que permita estandarizacin en la presentacin de los contenidos 2. 2 Definicin de CMS A partir de estas consideraciones podemos definir un CMS como: Un Sistema que organiza y permite acceder desde una Base de Datos todo tipo de contenidos digitales y que se estructura en torno a cuatro aspectos esenciales: Autoria o El mecanismo de colocar y dar formato al contenido digital en una Base de Datos Flujo de Trabajo o La ruta de aprobacin de los contenidos Almacenamiento o La forma en que se manejan los datos en la Base correspondiente y la posibilidad de referenciar los mismos Publicacin

o Los mecanismos y opciones de presentacin de los contenidos digitales desde la Base de Datos Al disear un CMS es imprescindible partir de un anlisis previo de los contenidos que se manejarn. En esta etapa debe: Producirse una lista de los temas e informacin que ser incluida en el Sitio. Organizar la lista en grupos lgicos con una estructura jerrquica adecuada Crear el Mapa del Sitio

2.3 Flujo de trabajo en un CMS Los contenidos en un CMS se procesan a partir de una unidad bsica: El Artculo. Los CMS establecen una taxonoma para clasificar los Artculos. Todo Artculo se clasifica dentro de una Categora que a la vez se subordina a una Seccin. Una de las Tareas centrales de disear un CMS es por tanto determinar la categorizacin de los contenidos dentro de la estructura jerrquica ms adecuada. En relacin con el Artculo ejemplifiquemos el ciclo de vida y los niveles de seguridad que se establecen: Primer paso: El Artculo se crea y se enva a proceso de aprobacin (Nivel de usuario: Autor) Segundo paso: El Artculo se edita y se chequea (Nivel de usuario: Editor) Tercer paso. Aprobacin. Si se acepta el Artculo continua el flujo, sino se devuelve al autor para correccin (Nivel de usuario: Editor jefe). Cuarto paso. Planificacin de publicacin: Fija fecha de expiracin del Artculo (Nivel de Usuario Planificador)

Tenemos as:

1. Autores (Authors), 2. Editores (Editors) 3. Editores jefes (Approvers) 4. Planificadores (Schedulers). A estos niveles se agrega el de Administrador que puede desempear todas las funciones anteriores y otras (creacin, aprobacin y eliminacin de archivos, Autores, etc.) 2.4 Operacin de un CMS Un sistema de administracin de contenido funciona a menudo en el servidor del sitio Web. Este proceso de comunicacin con el Servidor Web que aloja el CMS es generalmente mal interpretado por el usuario inexperto que no distingue claramente el proceso de subir y/o bajar contenidos:

Los diferentes CMS proporcionan diferentes niveles de acceso: Administrador, Editor, autor. Un blog puede considerarse dentro de la clasificacin general de CMS y en ese caso la misma persona realiza las diferentes funciones. De igual forma el CMS permite (si se tiene el nivel de acceso correspondiente) comunicarse con el mdulo de Administracin, que es el que permite las tareas generales, como: Clasificacin de contenidos (Secciones, Categoras, Artculos) Administracin de contenidos Seleccin de plantillas Determinacin de estructuras de navegacin

El acceso al CMS se realiza generalmente a travs del navegador Web, y el proceso de subir contenidos, requiere el uso de FTP. RESUMEN: a) El concepto de CMS se centra en un ciclo de creacin, administracin y publicacin de contenidos b) Los CMS organizan y permiten acceder a contenidos desde una Base de Datos y se estructuran en torno a cuatro aspectos centrales; Autora Flujo de trabajo Almacenamiento Publicacin

c) Aunque los CMS proporcionan las herramientas necesarias para la publicacin en lnea, la gestin efectiva de los Contenidos conlleva considerar estrategias de comunicacin adecuadas d) Al disear un CMS debe pensarse primero en cmo crear, estructurar y actualizar los contenidos necesarios. Es necesario: Producir una lista de los temas e informacin que ser incluida en el Sitio.

Organizar la lista en grupos lgicos con una estructura jerrquica adecuada (crear el Mapa del Sitio)