EN QU DEBO CAPACITAR A MIS EMPLEADOS O COLABORADORES?

Esta es una pregunta que se repite constantemente entre los empresarios o funcionarios que tienen la preocupacin de hacer ms productivo el trabajo de su organizacin. En el mejor de los casos, los interesados cuestionan a sus colaboradores para tratar de identificar tales necesidades de capacitacin. Desgraciadamente, una de las ms frecuentes prcticas para el caso es creer en la intuicin y se solicita o contrata el servicio de capacitacin de lo que parecera ser til para los propsitos de desarrollo organizacional. Otras ocasiones, se practica el modelo de oferta de capacitacin. Es decir, el responsable de Recursos Humanos selecciona los cursos o talleres ms econmicos o inmediatos que se difunden en diversos medios de comunicacin. Por otro lado, cuando se realiza un estudio de Deteccin de Necesidades de Capacitacin DNC, muchas de las ocasiones los resultados de ste quedan en apuntes o notas que jams se registran en los archivos de gestin de la organizacin, resultado: cuando un nuevo directivo solicita informacin al respecto, no hay elementos o referencias que puedan orientar las nuevas estrategias de accin que deriven en la productividad como consecuencia de la capacitacin. Es por lo anterior que este documento pretende orientar sobre las posibilidades para detectar las necesidades de capacitacin o actualizacin de sus colaboradores y los elementos bsicos de un reporte de estudio de DNC.

Qu es el DNC?
El Diagnstico de Necesidades de Capacitacin (DNC) es el proceso que orienta la estructuracin y desarrollo de planes y programas para el establecimiento y fortalecimientos de conocimientos, habilidades o actitudes en los participantes de una organizacin, a fin de contribuir en el logro de los objetivos de la misma. Un reporte de DNC debe expresar en qu, a quin (es), cunto y cundo capacitar. Cundo hacer un DNC? La atencin hacia un DNC puede derivar de:

Problemas en la organizacin Desviaciones en la productividad Cambios culturales, en Polticas, Mtodos o Tcnicas Baja o Alta de personal Cambios de funcin o de puesto Solicitudes del personal

A su vez, las circunstancias que imponen un DNC, pueden ser

Pasadas. - Experiencias que han demostrado ser problemticas y que hacen evidente el desarrollo del proceso de capacitacin. Presentes.- Las que se reflejan en el momento en que se efecta el DNC. Futuras.- Prevencin que la organizacin identifica dentro de los procesos de transformacin y que implica cambios a corto, mediano y largo plazo.

Cules son las fases de accin que derivan en un DNC?

Aunque existen diversas procedimientos para el desarrollo del proceso de Diagnstico de Necesidades de Capacitacin, entre las principales fases del proceso del DNC se pueden identificar:

Establecimiento de la Situacin Ideal (SI) que, en trminos de conocimientos, habilidades y actitudes, debera tener el personal, de acuerdo su funcin o al desempeo laboral. Para obtener informacin que define la situacin ideal, es recomendable la revisin de la documentacin administrativa, con relacin a: Descripcin de puestos Manuales de procedimientos y de organizacin Planes de expansin de la empresa Nuevas o futuras necesidades de desempeo (cuando hay planes de cambio). Descripcin de la situacin real (SR). Conocimientos, habilidades y actitudes con los que cuenta el personal, de acuerdo su funcin o al desempeo laboral. Para obtener informacin que define la situacin ideal, es recomendable obtener informacin sobre el desempeo del personal (para cada persona) por parte de

1. jefe inmediato 2. supervisores 3. personal involucrado con el puesto. Estas personas debern aportar datos de precisos, verdicos y relevantes (en cuanto a conocimientos, habilidades y actitudes)

Registro de informacin. Es necesario contar con instrumentos (formatos) que registren la informacin para los fines correspondientes. A su vez, estos registros debern permitir su clasificacin y calificacin futura. Se recomienda que los registros asienten informacin individual de las personas analizadas.

Los mtodos y tcnicas para obtener la informacin son diversos, entre ellas: Anlisis documental. Expedientes, Manuales de Puesto, funcin o procedimientos, o reportes.

Entrevista Encuesta Cuestionarios de evaluacin de conocimientos Inventario de habilidades Anlisis de tareas por medio de lista de cotejo Registros observacionales directos Escalas estimativas de desempeo Escalas estimativas de actitudes Anlisis grupales Lluvia de ideas Grupos binarios Phillips 66 TKJ