Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Manual de Procesos
Manual de Procesos
MANUAL DE PROCESOS
INDICE
PAGINA
Presentacin ...................................................................................................................... 1 Estructura de Posicin del Departamento ......................................................................... 2 Funciones del Departamento ........................................................................................... .3 Funciones de los Puestos que integran el Departamento.................................................. 4 Contenido del Manual de Procesos.................................................................................... 8 Introduccin Objetivo
PRESENTACION
Para mejorar la gestin de administracin de recursos financieros que egresan a travs de la cuenta de remuneraciones, se vio la necesidad de contar con un instrumento de Gestin Administrativa, como es el Manual de Procesos, que contenga lineamientos normativos bsicos para la ejecucin tcnica de las actividades que le corresponden al Departamento de Administracin de Nminas y que tiene como funciones generales el ingreso a roles, liquidaciones y certificaciones de los docentes, administrativos y de servicios.
El manual que se entrega contiene la estructura y funciones del Departamento, la descripcin actualizada y especfica de las funciones que cumplen en los puestos que lo integran, la flujodiagramacin de los procesos desarrollados y el anlisis para los procesos. El manual constituye la primera versin de los procesos que se desarrollan en esta unidad administrativa, por lo tanto, son susceptibles de mejoramiento como resultado de la aplicacin y evaluacin de los mismos, siempre en procura de alcanzar mayor eficiencia, seguridad de las actividades y mejoramiento continuo de los recursos humanos. Este documento fue elaborado en el Departamento de Administracin de Nminas, con la participacin activa del personal que conforma el mismo as como tambin con el asesoramiento directo de la Direccin General Administrativo, por lo tanto, es necesario dejar constancia por el aporte entregado, puesto que repercutir en mayor eficiencia y un compromiso de trabajo.
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR DIRECCIN GENERAL ADMINISTRATIVA ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE POSICION
(Situacin actual)
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION DE NOMINAS RELACION DE DEPENDENCIA: Direccin General Administrativa. RELACION FUNCIONAL: Externa: Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS) Servicio de Rentas Internas (SRI)
Interna: Vicerrectorado Administrativo y Financiero Direccin General Financiera Departamento de Administracin de Recursos Humanos Departamento de Administracin y Desarrollo de Tecnologas en Informacin y Comunicacin
FUNCIONES GENERALES DEL DEPARTAMENTO Son funciones del Departamento de Administracin de Nminas, las siguientes: 1. Elaborar roles de remuneraciones y otros beneficios, de todo el personal de la Institucin; 2. Preparar liquidaciones de remuneraciones, impuesto a la renta y aportes al IESS, de los servidores que ingresan o egresan de la Institucin; 3. Mantener un archivo actualizado de los movimientos de personal de la Institucin comunicados por la Direccin General Administrativa. 4. Preparar certificaciones para la suscripcin del Director General Administrativo; de tiempo de servicio, remuneraciones y otros beneficios que perciben los servidores universitarios. 5. Coordinar actividades con la Direccin General Administrativa, Direccin General Financiera y dems dependencias de la Institucin; 6. Elaborar informes semestrales para las autoridades, sobre las actividades realizadas; y, 7. Realizar las dems funciones que sealan la Ley, el Estatuto Universitario y los Reglamentos de la Institucin.
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION DE NOMINAS FUNCIONES DE LOS PUESTOS QUE INTEGRAN EL DEPARTAMENTO JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION DE NOMINAS
FUNCIONES: 1. Planificar, organizar y distribuir el trabajo por procesos que se desarrollan en la Dependencia. 2. Dirigir las actividades de los sistemas de remuneracin del personal docente, administrativo, servicios, grficos y jornaleros. 3. Supervisar que los registros individuales de los servidores universitarios se encuentren actualizados. 4. Evaluar peridicamente el desarrollo de los procesos para integrar las mejoras. 5. Atender a los servidores y pblicos en general entregando y solicitando documentos habilitantes. 6. Revisar las liquidaciones de remuneraciones de los servidores universitarios por nombramiento, fallecimiento, renuncias, aumento y disminucin de tiempo de dedicacin, suspensin y otros movimientos de personal. 7. Elaborar informes de actividades cumplidas para las autoridades. 8. Suscribir certificaciones de tiempo de servicio y remuneraciones. 9. Coordinar con la Direccin General Administrativa, Direccin General Financiera y dems dependencias del plantel.
JEFE DE OFICINA FUNCIONES: 1. Ingresar informacin a la base de datos sobre los movimientos de personal, tanto activo como del pasivo, para la elaboracin de roles de pago. 2. Clasificar y liquidar la informacin relacionada con prstamos quirografarios e hipotecarios del IESS. 3. Coordinar las actividades internas en la elaboracin de roles de pago. 4. Revisar la documentacin de subsidios familiar y educativo para ingresar o excluir de roles, as como tambin lo correspondiente a retenciones judiciales. 5. Preparar las liquidaciones para el rol de pagos en lo referente a sueldo base y especial y otros beneficios sociales. 6. Receptar, revisar, ingresar y excluir de roles de pago, los gastos de representacin y residencia, diferencia de sueldo, retenciones judiciales, y preparar liquidaciones individuales cuando amerite. 7. Actualizar la informacin para el reconocimiento de beneficios reglamentarios.
5
8. Elaborar la planilla de aportes y fondos de reserva en el sistema de Internet del IESS, del personal que se excluye de Rol de Pagos por diferentes circunstancias. 9. Elaborar informes para el Juzgado o Tribunal de Menores relacionados con los beneficios sociales de los servidores de la Institucin, as como de retenciones judiciales. 10. Atender al pblico para entregar informacin con datos personales que dispone el archivo de documentos. 11. Realizar otras funciones dentro de competencia y que ordene el Jefe inmediato. ANALISTA DE SISTEMAS FUNCIONES: 1. Coordinar y receptar solicitudes de descuentos de las diferentes Facultades y organismos internos, que deben considerarse en los roles respectivos. 2. Analizar, actualizar y codificar descuentos de acuerdo a las prioridades establecidas por la Direccin General Financiera. 3. Digitar, totalizar, revisar y crear el archivo maestro de descuentos. 4. Revisar, transformar y transferir la informacin de descuentos enviados en medios magnticos por parte de las Facultades y Direccin General Financiera. 5. Modificar los programas de clculo de descuentos, segn los requerimientos solicitados por la Direccin General Financiera. 6. Generar el archivo de descuentos internos de cada uno de los servidores de la Institucin. 7. Elaborar listados de liquidacin mensual de descuentos, del personal administrativo, docente y descuentos varios. 8. Controlar y efectuar el seguimiento de sobregiros de los servidores universitarios. 9. Elaborar roles y transferencias bancarias de: sueldos, gastos de representacin y residencia, subrogacin y retenciones judiciales y trimestralmente el bono de estmulo estudiantil. 10. Procesar mensualmente y entregar en medios magnticos la conciliacin bancaria, planillas, descuentos internos para el Departamento de Contabilidad, Banco Central y otros que la Direccin General Financiera lo solicite. 11. Revisar la informacin del archivo histrico, generado por las liquidaciones atrasadas. 12. Atender personalmente a los servidores universitarios que solicitan la informacin relacionado a ingresos y descuentos realizados. 13. Elaborar semestral y anualmente las planillas de fondos de reserva y entregar la informacin por medio magntico. 14. Las dems que le sean asignadas dentro del mbito de su competencia. PROGRAMADOR FUNCIONES: 1. Actualizar y revisar los datos de Gastos de Representacin y Residencia, retenciones judiciales, nmero de cuentas bancarias.
2. Procesar, emitir roles de retenciones judiciales, y descuentos varios de los servidores universitarios. 3. Emitir listados de: Fase 1, Fase 2, Planillas y Prstamos IESS, y el documento confidencial de sueldo y subrogacin. 4. Actualizar el histrico laboral por liquidacin, pagos atrasados por renovacin o trmino de contrato, renuncias, disminucin tiempo de dedicacin o fallecimiento. 5. Proporcionar informacin personal y por telfono sobre ingresos y descuentos realizados a los servidores a travs del rol de pagos. 6. Actualizar y revisar trimestralmente datos del bono de estmulo estudiantil. 7. Actualizar y revisar datos de licencias y reconocimientos de tiempo de servicio para el proceso de los roles de dcimo cuarto sueldo y los bonos aniversario, vacacional y navideo. 8. Emitir los roles mensualmente, cupones de liquidacin de impuesto a la renta planillas y anualmente fondo de reserva y archivar la documentacin. 9. Actualizar los listados de supervivencia de jubilados. 10. Las dems que sean asignadas dentro de su mbito. OFICINISTA 3 FUNCIONES: 1. Coordinar las actividades para elaborar las liquidaciones de las remuneraciones y beneficios sociales de nombramientos accidentales, renovacin de nombramientos, contratos, nombramientos definitivos, ascensos, renuncias, fallecimiento, jubilaciones, convenios de pago, licencias, suspensin y otros. 2. Verificar en el sistema los datos registrados para determinar si es ingreso o reingreso. 3. Receptar y revisar los nombramientos, contratos y convenios. 4. Entregar la informacin para actualizar la base de datos que se producen por concepto de ascensos, reconocimiento de tiempo de servicios, licencias, suspensiones, remuneraciones y otros beneficios sociales de todo el personal de la Institucin. 5. Atender al pblico para entregar informacin sobre las liquidaciones realizadas o por elaborarse y solicitar la documentacin a presentar como documentos habilitantes. 6. Realizar funciones de su competencia requeridas por el Jefe Departamental. OFICINISTA 2 FUNCIONES: 1. Receptar documentos habilitantes para la certificacin de ingresos: mensual, total, lquido y promedio mensual tomando como base el total anual. 2. Redactar y mecanografiar informes de aportes al IESS, tiempo de servicio, entrada y salida del servidor por remuneraciones percibidas. 3. Registrar en libros, codificar, revisar y entregar los documentos al Jefe Departamental para la sumilla correspondiente. 4. Atender a los servidores de la Institucin y pblico en general en la entrega de informacin relacionada con liquidaciones de remuneraciones en base a solicitudes recibidas.
5. Elaborar y liquidar planillas mensuales y adicionales de aportes al IESS de los servidores universitarios. 6. Clasificar los comprobantes adicionales por Dependencias y hacer su codificacin. 7. Elaborar cuadros mensuales de comprobantes adicionales. 8. Elaborar anexos y guas de los comprobantes de liquidaciones individuales de docentes, empleados, grficos y jornaleros. 9. Elaborar liquidaciones y desagregar por dependencia el pago de aportes al IESS. OFICINISTA 1 FUNCIONES:
1. Mecanografiar comprobantes de egreso y elaborar guas para enviar a la Direccin General Financiera. 2. Ordenar los comprobantes adicionales de egreso por remuneraciones, aportes y fondos de reserva del personal docente, administrativo, servicios y a jornal. 3. Ordenar alfabticamente Nombramientos, Contratos y Convenios de Pago del personal docente administrativo, servicios y elaborar el ndice con el nombre y el nmero de pgina. 4. Receptar datos y actualizar direcciones de supervivencia del personal de jubilados. 5. Realizar otras funciones que ordene el Jefe inmediato.
CONSERJE FUNCIONES; 1. 2. 3. 4. 5. Realizar el aseo de la oficina, mobiliario y otros ambientes. Recibir y entregar correspondencia, dentro y fuera de la Universidad. Efectuar trmites que el personal del Departamento lo requiera. Custodiar los bienes e instalaciones de su unidad de trabajo. Colaborar ocasionalmente en la ejecucin de labores sencillas de oficina, el traslado de bienes y materiales de la dependencia. 6. Revisar la informacin de los archivos generales de aportes, fondos de reserva, prstamos quirografarios e hipotecarios cuando el usuario solicite. 7. Archivar la documentacin relacionada con subsidio educativo, familiar, nombramientos accidentales, definitivos y contratos.
Adems, la gestin por procesos considera resultados alcanzables, percibidos y apreciados por los usuarios, siendo los ms relevantes los siguientes: Satisfacer a la primera a los usuarios, que demandan los servicios de la unidad administrativa. Potenciar los servicios para mayor calidad percibida por parte del usuario interno y externo. El mejoramiento continuo de la competitividad del servicio. Un nivel ms alto de satisfaccin de los propios colaboradores.
En resumen, la gestin por procesos tiende a aadir ms valor a todas las partes interesadas en los servicios que desarrolla el Departamento de Administracin de Nminas. El presente manual de procesos, es un instrumento de gestin administrativa que contiene un compendio de los principales procesos y subprocesos que utilizan los principales recursos humanos, materiales y tiempo, es un instrumento que gua y orienta las actividades que se deben observar para el cumplimiento de metas y objetivos de las diferentes reas que internamente integran el Departamento de Administracin de Nminas.
10
La gestin administrativa entendida como el hacer adecuadamente las cosas, previamente planificadas, para conseguir objetivos. Para este Manual, el proceso es la forma natural de organizar el trabajo!, tcnicamente definido como el conjunto de actividades relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados, cuyo producto tiene valor para su usuario o cliente interno y autoridades, entendiendo como valor todo aquello que se aprecia o estima por parte del usuario, autoridades, personas y comunidad a la que sirve, secuencia de actividades que tiene el servicio. Secuencia de actividades que se realizan de manera predeterminada, actividades que muchas de ellas son repetitivas y conectadas de una manera sistematizada, pero que en todo caso tienen repercusin en valor monetario y que por lo tanto, incrementa su responsabilidad para quienes lo ejecutan. El Servicio que presta el Departamento de Administracin de Nminas est destinado al usuario interno o externo, servicio que a la institucin le interesa cuando aade valor para el usuario. Actividad entendida como el conjunto de tareas necesarias para la obtencin de un resultado. Como el enfoque de gestin por procesos busca alcanzar la satisfaccin del cliente interno y externo, es necesario definir a esta como: la percepcin de la satisfaccin de sus necesidades y expectativas. La gestin por procesos hace compatibles las necesidades organizativas internas con la satisfaccin de los usuarios. Replantearse la organizacin desde la comprensin de los procesos internos de valor agregado, descubriendo un nuevo, pero existente potencial de mejoramiento, es uno de los propsitos de este Manual. La descripcin de los procesos contemplados en el presente manual, son directrices dinmicas y flexibles, que proporcionan una gua para autoridades de la Institucin y especficamente para los funcionarios de la Departamento de Administracin de Nminas, la aplicacin incidir en el cumplimiento de sus tareas y responsabilidades, de manera eficiente, efectiva, evitando errores y la duplicidad de actividades. 1. OBJETIVO GENERAL DEL MANUAL Contar con procesos diseados tcnicamente de acuerdo a las necesidades de los usuarios internos y externos de la Institucin y a las expectativas del servicio por parte de las autoridades. 2. 2.1 ANALISIS Y DISEO DE LOS PROCESOS DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION DE NOMINAS ANALISIS DE PROCESOS
2.1.1 INVENTARIO DE PROCESOS.- El anlisis de los procesos que se desarrollan en el Departamento de Administracin de Nminas se realiza con el propsito de
11
determinar la importancia de los procesos en los resultados que producen, para lo cual se prepar el inventario de procesos. A continuacin se detalla el inventario de procesos agrupados por reas de gestin. 2.1 INVENTARIO DE PROCESOS I. INGRESOS A ROLES
1) Ingresos-descuentos de nuevo personal o renovacin. 2) Ingresos a roles por Subsidio Familiar. 3) Ingresos a roles por Subsidio Educativo. 4) Ingresos a roles por Subsidio de Transporte. 5) Ingresos a roles por Reconocimiento de Tiempo de Servicio. II. LIQUIDACIONES
1) Por renuncias. 2) Por fallecimiento. 3) Por terminacin de contrato o nombramiento provisional Docente, Administrativo, Servicio. 4) Por Nombramiento Definitivo. 5) Por pago de dos remuneraciones por renuncia para acogerse a la jubilacin. 6) Por Jubilacin Patronal Complementaria. 7) Por encargo o subrogacin. 8) Por gastos de representacin y residencia. 9) Por aportes al IESS. 10) Por pago de fondos de reserva al IESS. 11) Por pago de retencin en la fuente al Servicio de Rentas Internas. 12) Por registro de licencia sin sueldo. III. 1) 2) 3) 4) 5) CERTIFICACIONES Por aviso de enfermedad. Por remuneraciones. Por subsidio Educativo. Por subsidio Familiar. Por reconocimiento de Tiempo de Servicio.
2.1.2 SELECCIN DE PROCESOS Para demostrar los procesos ms relevantes, agregadores de valor institucional, se efectu la seleccin de procesos del Departamento de Administracin de Nminas, donde se consideraron cuatro factores de ponderacin que permiten identificar los procesos por su relevancia y resultados que producen. FACTORES DE PONDERACION: 1) Eficiencia del departamento. 2) Satisfaccin de los usuarios de los servicios del departamento
12
3) Cantidad de veces que se desarrolla el proceso por semana. 4) Calidad del control interno que se aplica al proceso. A continuacin se determinan los conceptos de los factores de ponderacin: El proceso incrementar la eficiencia del servicio del Departamento de Administracin de Nminas? El proceso mejorar la satisfaccin del servidor universitario? Se desarrolla el proceso al menos dos veces por semana? Se mejorar la calidad del control interno con este proceso?
Los factores de ponderacin estn determinados por una escala de valor apreciados por el Analista de Procesos. (1) para la apreciacin ms baja o de deficiente resultado y hasta (5) para el valor ms alto o excelente, siempre en sentido de resultados que alcanza la unidad administrativa. La seleccin de procesos se muestra en la Tabla de Ponderaciones que se detalla a continuacin: TABLA DE PONDERACION: 1) 2) Listado de procesos. Factores de ponderacin: Columna 1- Eficiencia Columna 2 Satisfaccin Columna 3 se elabora al menos dos veces por semana Columna 4 Calidad del control interno
13
DIRECCION GENERAL ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION DE NOMINAS SELECCION DE PROCESOS TABLA DE PONDERACIONES
FACTORES DE PONDERACIN PROCESOS 1 Eficiencia 2 Satisfaccin 3 Repeticin 4 Calidad de Control Interno TOTAL
I. INGRESOS A ROLES 1) Ingresos-Descuentos de nuevo personal o renovacin. 2) Ingreso a roles por Subsidio Familiar. 3) Ingreso a roles por Subsidio Educativo. 4) Ingreso a roles por Subsidio de Transporte. 5) Ingreso a roles por Reconocimiento de Tiempo de Servicio. II. LIQUIDACIONES 1) Por renuncias. 2) Por fallecimiento. 3) Por terminacin de contrato o nombramiento provisional Docente, Administrativo, Servicio y Jornalero. 4) Por Nombramiento Definitivo. 5) Por pago de 2 sueldos bsicos por renuncia para jubilacin. 6) Por Jubilacin Patronal Complementaria. 7) Por encargo de Subrogacin. 8) Por Gastos de Representacin y Residencia. 9) Por aportes al IESS de comprobantes adicionales. 10) Por pago de Fondos de Reserva al IESS. 11) Por pago de Retencin en la Fuente. 12) Por registro de licencia sin sueldo III. 1) 2) 3) 4) 5) CERTIFICACIONES Aviso de enfermedad. Remuneraciones. Subsidio Educativo. Subsidio Familiar. Reconocimiento de Tiempo de Servicio.
5 5 5 5 5
4 4 4 4 3
3 3 4 3 3
5 4 4 4 5
17 16 17 16 16
5 5 5 5 5 5 3 5 5 5 5 5
4 4 3 4 3 4 3 4 2 3 1 4
5 2 3 2 2 3 2 2 3 2 2 2
5 5 5 5 5 5 4 5 5 5 5 4
19 16 16 16 15 17 12 16 15 15 13 15
2 4 3 3 5
4 4 3 3 4
4 3 3 2 4
3 5 4 3 5
13 16 13 11 18
14
Realizado el anlisis de los procesos, aquellos que resultaron con un puntaje ms elevado corresponden a los procesos ms relevantes, cuya ponderacin es de 16 en adelante y que por tanto integrarn el Manual de Procesos del Departamento de Administracin de Nminas. En el presente Manual se muestran los procesos seleccionados que producirn beneficios como: Identificar aquellos procesos que agregan valor a los resultados. Orientar a la Unidad hacia los objetivos de la Institucin y el usuario. Mejorar la calidad de los servicios del departamento. Permitir que se conozca la forma por qu y para qu se realizan las actividades. Establecer una secuencia lgica de ejecucin de las actividades. Facilitar la optimizacin y racionalizacin del uso de los recursos, con criterios de eficacia global versus eficacia funcional. Permitir que se entienda a la organizacin del Departamento como un proceso que genera clientes satisfechos, al tiempo que hace aparecer un nuevo e importante potencial de mejora en la gestin administrativa. Ayudar para la toma de decisiones eficaces en beneficio de los usuarios. Facilitar la identificacin de limitaciones y obstculos para conseguir los objetivos. Contribuir a la reduccin de tiempos de ejecucin, por la facilidad de supervisin y control de las actividades. Permitir la asignacin de responsabilidades en forma clara a una persona que desarrollar un proceso o parte de l. Comunicar, integrar y coordinar el trabajo en equipo.
Para la seleccin de los procesos que integran el Manual, se han tomado como base de anlisis, los factores de ponderacin que permitieron mostrar los procesos con mayor valor agregado. 3. DISEO DE PROCESOS En el diseo de procesos se presentan las actividades que componen cada proceso seleccionado, detallados en el cuadro de datos de campo que se utiliz para el levantamiento de la informacin (Formulario 1), posteriormente se encuentra el diagrama de flujo correspondiente (Formulario 2) y el cuadro de datos de campo con el valor agregado e importancia de cada actividad (Formulario 3). FORMULARIO 1 CUADRO DE DATOS DE CAMPO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PROCESOS A continuacin se detalla la nomenclatura del formulario: Proceso: Nombre con el que se identifica el proceso Subproceso: Es el anlisis y presentacin de los subprocesos operativos que integran el manual Area: El rea de actividad en que internamente se estructura el Departamento de Administracin de Nminas Responsable: Nombre del Departamento o responsable del proceso.
15
Objetivo: Es resultado que alcanza el proceso. Entrada: La informacin y documentos que ingresan al proceso. Salida: Los resultados, documentos, guas. Departamentos Involucrados: Departamentos vinculados. Formularios: Los que ingresan al proceso e integran el mismo. Recursos Tecnolgicos: Sistema informtico que se utiliza. Marco Legal: Ley Orgnica del Servicio Civil y Carrera Administrativa y de Unificacin y Homologacin de las Remuneraciones del Sector Pblico-LOSCCA, Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, Estatuto Universitario y Reglamentos Internos. Diseo: Departamento que elaborar el Manual. Revisado: Direccin General Administrativa. Aprobado: Vicerrectorado. FORMULARIO 2.- DIAGRAMA DE FLUJO Unidad o Jefe Responsable de la actividad del Proceso. Actividades integrantes del proceso. Documentos que ingresan y salen del proceso. FORMULARIO 3.CUADRO DE DATOS DE CAMPO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PROCESOS. Cdigo y Diseo Simbologa de los movimientos de las actividades. Actividades: Descripcin de la actividad integrante del Proceso. Responsable: Departamento, Area o responsable de la actividad. Valor Agregado de la Actividad. Importancia de la Actividad dentro del proceso en sentido de resultado. VAR: Valor Agregado Real de proceso, en sentido del usuario VAO: Valor Agregado de la Organizacin SVA: Sin valor Agregado
16
1. SIMBOLOGIA
Documento.- El que entra, se usa, se genera o sale del proceso. Operacin.- Actividad, revisin o control de la actividad dentro del proceso. Decisin.- Punto donde se debe tomar una decisin.
Archivo Definitivo.- Indica que se guarda un documento. Lnea.- Indica la direccin y orden que corresponde a los pasos del proceso. Flecha.- Indica la unidad, rea o responsable de la actividad dentro del proceso. Conector.- Indica la conexin del proceso dentro de la pgina.
A continuacin se presentan los procesos seleccionados y diseados para el Departamento de Administracin de Nminas, desarrollados utilizando los formularios
17
OBJETIVO:
Ingresar a roles de remuneraciones, nuevo personal y renovaciones de contratos o nombramientos, considerando los beneficios de ley e institucionales.
REVISION , LIMITES Y ALCANCE: ENTRADAS: SALIDAS: DEPENDENCIAS INVOLUCRADAS: FORMULARIOS: RECURSOS TECNOLOGICOS:
DESCRIPCION Documentos habilitantes de ingreso de servidores o renovacin y descuentos de los mismos Registro en la base de datos. Direcciones Generales: Administrativa y Financiera y Departamento de Administracin de Nminas Nombramientos FOXPRO Ley Orgnica del Servicio Civil y Carrera AdministrativaLOSCCA , Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, Contrato Colectivo, Ley del Seguro Social
MARCO LEGAL: Diseador por: Departamento de Administracin de Nminas Fecha: Septiembre/05 Revisado por:
Fecha:
Fecha:
18
1 1
Oficinista 2 Recepta de D.G.A.. documentos para ingreso, renovacin o exclusin de roles
2
Registra los Documentos y pasa al Jefe Departamental
1 Copia archivo Jefe Departamental 3 Al revisar y verificar est bien la documentacin? Original Solicita con oficio a D.G.A. pidiendo rectificacin
NO
Jefe de Oficina
SI
Pasa a Jefe de Oficina
19
7 Es Nombramiento Provisional?
NO
SI Asigna la clave del mes en que se excluye del rol de pagos el nombramiento o contrato
FIN
Beneficiario
Jefe de Oficina
NO
Ordena preparacin de liquidacin desde la fecha que rige el contrato o nombramiento y ordena ingreso a roles desde el mes prximo
SI Ingresa a roles
FIN
Jefe Departamental
SI Corrige errores
NO Contina al siguiente paso Jefe Oficina 12 Procesa la informacin por Internet por prstamos FIN
20
OPERACION
TRANSPORTE
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
VALOR AGREGADO
DECISION
ARCHIVO
DEMORA
C O D I G O
MOVIMIENTOS
IMPORTANCIA
A
1 Recepta de D.G.A. los documentos para ingreso, renovacin o exclusin de roles Registra los documentos y pasa al Jefe Departamental Al revisar y verificar est bien la documentacin? SI: pasa al jefe de oficina NO: solicita oficio a D.G.A. pidiendo rectificacin de la informacin. Analiza y verifica la base de datos. Crea el registro en la base de datos del servidor nuevo Registra los datos
VAO SECRETARIA
SECRETARIA
VAO
JEFE DEPARTAMENTAL
VAR
4 5 6
VAR VAO
x x
JEFE DE OFICINA
VAO
Es nombramiento provisional? SI: Asigna la clave del mes que se excluye del rol de pagos del nombramiento o contrato. NO: Nombramiento regular asigna la clave cero.
21
TRANSPORTE
OPERACION
DECISION
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
VALOR AGREGADO
ARCHIVO
DEMORA
C O D I G O
MOVIMIENTOS
IMPORTANCIA
Entrega formulario y documentaos relacionados con beneficios sociales La informacin llega dentro del cronograma de tiempo? SI: Ingresa roles NO: Ordena preparacin de liquidacin desde la fecha que rige el contrato o nombramiento y ordena ingreso a roles desde el prximo mes. Registra valores de prstamos. Existen errores al verificar los datos de ingreso a roles de pago? SI: Corrige errores NO: Contina al siguiente paso.
BENEFICIARIO
SVA
M x
10
JEFE DE OFICINA
VAR
11
JEFE DEPARTAMENTAL
VAR
12
JEFE DE OFICINA
VAR
22
OBJETIVO:
DESCRIPCION Documentos habilitantes: Partida de nacimiento, matrimonio, certificado del IESS del cnyuge Ingreso a roles el reconocimiento del beneficiario Direccin General Financiera, Departamento de Administracin de Nminas Subsidio Familiar
FOXPRO LOSCCA, Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, Cdigo de Trabajo, Contrato Colectivo
23
INICIO
Beneficiario
1 Llena formulario de solicitud 2 Verifica documentos en base de datos Jefe Departamental Ingresa el beneficio a roles de pago
Jefe de Oficina
FIN
7 Documento de respaldo
FIN
5 Existe error?
SI
Corrige datos
NO
24
TRANSPORTE
OPERACION
DECISION
ARCHIVO
DEMORA
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
VALOR AGREGADO
C O D I G O
MOVIMIENTOS
IMPORTANCIA
A
Llena formulario de solicitud 1
M B
VAO BENEFICIARIO
x
x
Verifica documentos en base de datos Es nuevo subsidio? SI: Verifica apellidos, nombres y edad NO: Ingresa a la base de datos Verificar emisin de datos
4 5
VAO JEFE DE OFICINA VAR JEFE DE OFICINA Existe error? SI: corrige datos NO: ingresa el beneficio a roles de pago Supervisa, controla y firma el documento Archiva documentos de Respaldo
x x
JEFE DEPARTAMENTAL
VAO
JEFE DE OFICINA
VAO
25
OBJETIVO:
DESCRIPCION Certificaciones de los planteles educativos Partida de nacimiento, Certificado de Trabajo del cnyuge Ingreso a roles de pago
DEPENDENCIAS INVOLUCRADAS:
Direccin General Financiera Departamento de Administracin de Nminas Subsidio Educativo FOXPRO LOSCCA, Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, Cdigo de Trabajo, Contrato Colectivo
26
Beneficiario
Jefe de Oficina
6 Actualiza archivo
Jefe de Oficina
2 Verifica Documentos
3 Es Legal? SI
FIN
Legaliza comprobante de recepcin
Jefe Departamental
27
TRANSPORTE
OPERACION
DECISION
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
VALOR AGREGADO
ARCHIVO
DEMORA
C O D I G O
MOVIMIENTOS
IMP RTANCIA
A
Servidor llena formulario de solicitud 1 BENEFICIARIO Verifica documentos 2 JEFE DE OFICINA Es legal? SI: legaliza comprobante de recepcin NO: entrega a solicitante Codifica e ingresa a roles . Verifica y autoriza el ingreso a roles Actualiza el archivo 6 JEFE DE OFICINA Archiva documentos de respaldo VAO VAR VAO
JEFE DE OFICINA
VAR
x x
4 5
VAO
x
VAR
x
JEFE DE OFICINA VAO
28
OBJETIVO:
FORMULARIOS: RECURSOS TECNOLOGICOS: MARCO LEGAL: Diseador por: Departamento de Administracin de Nminas Fecha:Septiembre/05 Fecha: Revisado por:
Comprobante de Egreso por Remuneracin FOXPRO LOSCCA, Ley Orgnica de la Contralora General de Estado, Cdigo de Trabajo, Contrato Colectivo Aprobado por: Vicerrector Administrativo y Financiero Fecha:
29
INICIO
Secretaria
Jefe Departamental
Jefe de Oficina
6 Documento de respaldo
FIN
30
TRANSPORTE
OPERACION
DECISION
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
VALOR AGREGADO
ARCHIVO
DEMORA
C O D I G O
MOVIMIENTOS
IMPORTANCIA
A
1 Recepta y verifica solicitud con visto bueno de Direccin General Financiera Recepta y autoriza el ingreso a roles SECRETARIA VAO
M x
JEFE DEPARTAMENTAL
VAR
x x x x x
Revisa datos histricos JEFE DE OFICINA Cuantifica valores e ingresa roles Registra en la base de datos
VAO
4 5
VAR VAO
JEFE DE OFICINA
VAO
31
OBJETIVO:
DESCRIPCION Documentos, aportaciones mensuales emitidas por el IESS, copia de nombramiento y contratos
Ingreso a roles de pago Comisin Jurdica Direccin General Financiera Departamento de Administracin de Nminas Registro de aportaciones mensuales, copia de nombramiento, contratos. FOXPRO LOSCCA, Ley Orgnica de la Contralora General de Estado, Cdigo de Trabajo, Contrato Colectivo
32
Secretaria
1 Recepta de D.G.A. la solicitud 2 Verifica y analiza documentos 3 Elabora informe 1 copia informe 4 Firma y enva a Comisin Jurdica Informe
Jefe Departamental
Secretaria
Jefe Departamental
Jefe Departamental
6 Supervisa y controla
1
7 Documento de respaldo
FIN
33
TRANSPORTE
OPERACION
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
VALOR AGREGADO
DECISION
ARCHIVO
DEMORA
C O D I G O
MOVIMIENTOS
IMPORTANCIA
A
1 Recepta de D.G.A. la solicitud SECRETARIA
VAO
VAR
JEFE DEPARTAMENTAL
SECRETARIA Firma y enva a Comisin Jurdica La solicitud es aprobada? SI: Registra fecha de ingreso en roles NO: Realiza el archivo definitivo Supervisa y controla
VAO
VAO VAR
x x
VAO
JEFE DE OFICINA
VAO
34
OBJETIVO:
DESCRIPCION Movimiento de personal por renuncia Gua y Liquidacin por renuncia Direccin General Administrativa Direccin General Financiera Departamento de Administracin de Nminas Comprobante de Egreso por Remuneracin FOXPRO
LOSCCA, Ley Orgnica de la Contralora General de Estado, Cdigo de Trabajo, Contrato Colectivo
35
Secretaria
1 Recepta de la D.G.A y registra movimiento de personal en el libro de control 2 Revisa datos histricos 3 Analiza, excluye de roles 4 Elabora liquidacin, registra en base de datos y avaliza
Movimiento personal
Jefe de Oficina
Oficinista 3 5 El servidor es caucionado? NO 2 Archivo 1Dir. General Financiera Original Direccin Financiera SI Solicita autorizacin de Direccin General Financiera
Elabora comprobante de pago por liquidacin 6 Revisa y avaliza liquidacin, enva a Direccin General Financiera 7 Documento de respaldo
Jefe Departamental
FIN
36
TRANSPORTE
OPERACION
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
AGREGADO
DECISION
ARCHIVO
DEMORA
C O D I G O
MOVIMIENTOS VALOR
IMPORTANCIA
A
1 Recepta de la D.G.A y registra movimiento de personal en el libro de control Revisa datos histricos
M
X
SECRETARIA
VAO
X JEFE DE OFICINA
VAO
X
Analiza, exclusin de roles 3 JEFE DE OFICINA Elabora liquidacin, registra en la base de datos y avaliza . El servidor es caucionado? SI: Solicita autorizacin de Direccin General Financiera NO: Elabora comprobante de pago por liquidacin Revisa y avaliza liquidacin y enva a Direccin General Financiera Archiva documento de respaldo
VAR
OFICINISTA 3
VAO
OFICINISTA 3
VAR
VAR VAO
37
OBJETIVO:
DESCRIPCION Partida de defuncin Posicin Efectiva de beneficios Gua y Liquidacin por Fallecimiento
FORMULARIOS: RECURSOS TECNOLOGICOS: MARCO LEGAL: Diseador por: Departamento de Administracin de Nminas Fecha: Septiembre/05 Fecha: Revisado por:
Comprobante de Egreso por Remuneracin FOXPRO LOSCCA, Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, Cdigo de Trabajo, Contrato Colectivo Aprobado por: Vicerrector Administrativo y Financiero Fecha:
38
Oficinista 3
Documentos de Fallecimiento
2 Revisa datos histricos 3 Elabora liquidacin 4 Elabora comprobante de pago por liquidacin
Oficinista 2
2Copi. Ad. Nminas 1Copi. Dir. General Financiera Original Direccin General Financiera
5
Jefe Departamental Revisa y avaliza liquidacin y enva a Direccin General Financiera 6 Ingresa en la base de datos
Oficinista 3
7 Documento de respaldo
FIN
39
TRANSPORTE
OPERACION
DECISION
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
VALOR AGREGADO
ARCHIVO
DEMORA
C O D I G O
MOVIMIENTOS
IMPORTANCIA
A
Recepta, revisa y analiza documentos
OFICINISTA 3
VAR
OFICINISTA 3
VAO
Elabora liquidacin OFICINISTA 3 Elabora comprobante de pago por liquidacin Revisa y avaliza liquidacin y enva a Direccin General Financiera
VAO
VAO VAR
x x
OFICINISTA 3
VAO VAO
x x
Archiva documentos 7
OFICINISTA 3
40
OBJETIVO:
DESCRIPCION Solicitud Cerificado de no adeudar Gua y Liquidacin por Nombramiento Provisional O Contrato Direccin General Administrativa Direccin General Financiera Departamento de Administracin de Nminas Comprobante de Egreso de Remuneracin FOXPRO
LOSCCA, Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, Cdigo de Trabajo, Contrato Colectivo, Contrato Revisado por: Direccin General Administrativa Fecha: Aprobado por: Vicerrector Administrativo y Financiero Fecha:
41
Oficinista 3
Oficinista 2
Jefe Departamental NO
5 Hay Error?
SI 1
2copia Admin. Nminas 1copia Dir. General Financiera Original Direccin General Financiera
Suscribe y enva a Direccin General Financiera para pago Jefe de Oficina 6 Ingresa a roles con clave determinacin 7 Documento de respaldo
FIN
42
TRANSPORTE
OPERACION
DECISION
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
VALOR AGREGADO
ARCHIVO
DEMORA
C O D I G O
MOVIMIENTOS
IMPORTANCIA
A
Revisa accin de personal y codifica 1
VAO
OFICINISTA 3 Elabora liquidacin , registra en la base de datos y avala Elabora comprobante de egreso Revisa Liquidacin Hay error? SI: Indica corregir la liquidacin y registra en la base de datos NO: Suscribe y enva a Direccin General Financiera para pago Se ingresa a roles con clave determinacin Archiva documentos de respaldo
VAO
OFICINISTA 3
VAO
OFICINISTA 2
VAO
JEFE DEPARTAMENTAL
VAR
JEFE DE OFICINA
VAR
JEFE DE OFICINA
VAO
43
OBJETIVO:
DESCRIPCION
Gua y Liquidacin por Nombramiento Regular Direccin General Administrativa Direccin General Financiera Departamento de Administracin de Nminas Gua y Comprobante de Egreso por Liquidacin FOXPRO LOSCCA, Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, Cdigo de Trabajo, Contrato Colectivo, Contrato
44
Oficinista 3
Oficinista 2
Jefe Departamental
SI 6 Existe error? NO Suscribe y enva a Direccin General Financiera para pago 7 Se ingresa a roles con clave definitivo 8 Documento de respaldo
1
2 copia Admin. Nminas 1copia Dir. General Financiera Original Direccin Financiera
Jefe de Oficina
FIN
45
TRANSPORTE
OPERACION
DECISION
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
VALOR AGREGADO
ARCHIVO
DEMORA
C O D I G O
MOVIMIENTOS
IMPORTANCIA
A
Revisa accin de personal y codifica 1 OFICINISTA 3 Verifica datos histricos 2 OFICINISTA 3 Elabora liquidacin, registra en base de datos y sumilla. Elaboracin comprobante de egreso Revisa liquidacin 5
M
x
VAO
VAO
VAO OFICINISTA 3
VAO
VAR
Hay error? SI: Elabora liquidacin y registra en base de datos y sumilla NO: Suscribe y enva a Direccin General Financiera para pago Ingresa a role con clave definitivo Archiva documentos de respaldo
JEFE DEPARTAMENTAL
VAR
JEFE DE OFICINA
VAO
JEFE DE OFICINA
VAO
46
ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS LIQUIDACIONES LIQUIDACION POR PAGO DE DOS REMUNERACIONES DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION DE NOMINAS JEFE DE ADMINISTRACION DE NOMINAS
OBJETIVO:
DESCRIPCION Certificado del IESS que ingres al trmite de jubilacin por vejez, Solicitud del beneficiario universitario y derecho de trmite Gua y Liquidacin de Dos Remuneraciones Direccin General Financiera Departamento de Administracin de Nminas
FORMULARIOS: RECURSOS TECNOLOGICOS: MARCO LEGAL: Diseador por: Departamento de Administracin de Nminas Fecha: Septiembre /05
Comprobante de Egreso por Liquidacin FOXPRO LOSCCA, Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, Cdigo de Trabajo, Contrato Revisado por: Direccin General Administrativa Fecha: Aprobado por: Vicerrector Administrativo y Financiero Fecha:
47
Secretaria
Jefe Departamental
NO No tramita
FIN SI Oficinista 3
Elabora liquidacin
Jefe Departamental
4 Revisa liquidacin
5 Existe error?
SI
2 copia Admin. de Nminas 1 copia Dir. General Financiera Original Direccin General Financiera
FIN
48
OPERACION
TRANSPORTE
DECISION
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
VALOR AGREGADO
ARCHIVO
DEMORA
C O D I G O
MOVIMIENTOS
IMPORTANCIA
A
Recepta documentacin y registra 1 SECRETARIA Revisa documentacin y sumilla
VAO
JEFE DEPARTAMENTAL
VAO
Estn en orden los documentos? SI: Elabora liquidacin NO: El tramite no se realiza Revisa liquidacin
OFICINISTA 3
VAR
Hay error? SI: Elabora liquidacin NO: Suscribe y enva a Direccin General Financiera
VAR
x x
VAR
49
OBJETIVO:
DESCRIPCION Solicitud de Jubilacin Complementaria y derecho de trmite, acuerdos de jubilacin por vejez para administrativos y docentes incluir Renta Adicional Magisterio Gua y Liquidacin por Jubilacin Patronal Complementaria Comisin Jurdica Direccin General Financiera Departamento de Administracin de Nminas Comprobante de Egreso por Remuneracin FOXPRO LOSCCA, Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, Cdigo de Trabajo, Contrato Colectivo Aprobado por: Vicerrector Administrativo y Financiero Fecha:
Diseador por: Revisado por: Departamento de Direccin General Administrativa Administracin de Nminas Fecha:Septiembre /05 Fecha:
50
INICIO Derecho de Trmite Acuerdos del IESS Oficinista 3 1 Recepta acuerdo del IESS, imprime datos histricos y realiza clculo jubilacin Solicitud de Jubilacin Complementaria
2 Elabora informe 3 Revisa clculo, informe y suscribe SI 4 Existe error? NO Enva a Comisin Jurdica la informacin Regresa para correccin
Jefe Departamental
Secretaria
51
1
Oficinista 3
Jefe Departamental
Oficinista 3
10 Documento de respaldo
FIN
52
OPERACION
TRANSPORTE
DECISION
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
VALOR AGREGADO
ARCHIVO
DEMORA
C O D I G O
MOVIMIENTOS
IMPORTANCIA
A
1 2
Recepta acuerdo al IESS, imprime datos histricos y realiza clculo de jubilacin Elabora informe
OFICINISTA 3
VAR
VAO
3 4
JEFE DEPARTAMENTAL
VAR
Existe error? SI: Corrige NO: Enva a Comisin Jurdica la informacin Recepta Administracin de Nminas la aprobacin de Jubilacin Complementaria Elabora comprobante de egreso
VAR
VAO
OFICINISTA 3
VAO
Enva a Direccin General Financiera para el pago de Jubilacin Complementaria Ingresa a roles de jubilados y verifica en la base de datos Archiva documentos de respaldo
VAR VAO
X X
VAO
OFICINISTA 3
VAO
10
53
OBJETIVO:
Elaborar la liquidacin para pago de Remuneracin por Subrogacin de un puesto jerrquico DESCRIPCION Tarjeta histrica de Remuneracin Anual Accin de personal de la subrogacin Gua y Liquidacin por Remuneracin Direccin General Financiera Departamento de Administracin de Nminas
Comprobante de Egreso por Remuneracin FOXPRO LOSCCA, Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, Cdigo de Trabajo, Contrato Colectivo. Revisado por: Direccin General Administrativa Fecha: Aprobado por: Vicerrector Administrativo y Financiero Fecha:
54
Oficinista 2
Jefe Departamental
6 Existe error? NO
SI
FIN Diseador por: Departamento de Administracin de Nminas Fecha:Septiembre /05 Revisado por: Direccin General Administrativa Fecha: Aprobado por: Vicerrector Administrativo y Financiero Fecha:
55
TRANSPORTE
DECISION
OPERACION
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
VALOR AGREGADO
ARCHIVO
DEMORA
C O D I G O
MOVIMIENTOS
IMPORTANCIA
A
Recepta la informacin histrica
M
X
VAO OFICINISTA 3
Analiza el perodo a cancelar o descontar Calcula la remuneracin de conformidad al puesto a subrogar Elabora comprobante de remuneracin Revisa liquidacin y suscribe Hay error? SI: regresa para correccin NO: enva a Direccin General Financiera para pago Archiva documentos de respaldo
OFICINISTA 3
VAO
VAR OFICINISTA 3
VAO
X X
VAR
JEFE DEPARTAMENTAL
VAR
OFICINISTA 3
VAO
56
OBJETIVO:
ENTRADAS:
Gua y Liquidacin Direccin General Administrativa Direccin General Financiera Departamento de Administracin de Nminas Comprobante de Egreso FOXPRO LOSCCA, Ley Orgnica de la Contralora General del Estado Revisado por: Direccin General Administrativa Fecha: Aprobado por: Vicerrector Administrativo y Financiero Fecha:
57
Oficinista 3
4 Hay Descuento?
SI
NO
Oficinista 2 Elabora comprobante para remuneracin de G. R.R. Descuentos se realizan a travs de roles 2copia Ad. Nminas 1copia Dir..General Financiera Original Direccin General Financiera
Jefe Departamental
6 Documento de respaldo
FIN
58
TRANSPORTE
DECISION
OPERACION
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
VALOR AGREGADO
ARCHIVO
DEMORA
C O D I G O
MOVIMIENTOS
IMPORTANCIA
A
Recepta el memorando para pago por G.R.R 1 2
M
X
OFICINISTA 3 Analiza el perodo a cancelar o descontar Revisa el valor de acuerdo al puesto OFICINISTA 3 Hay descuentos? SI: Solicita autorizacin a Direccin General Financiera y realiza el descuento a travs de roles NO: Elabora comprobante para remuneracin de G.R.R OFICINISTA 3
VAO VAO X
VAR
VAR OFICINISTA 2
Revisa liquidacin, suscribe y enva a Direccin General Financiera Archiva documentos de respaldo
JEFE DEPARTAMENTAL
VAR
OFICINISTA 2
VAO
59
OBJETIVO:
Gua y Comprobante de pago de aportes Direccin General Financiera Departamento de Administracin de Nminas
Comprobante de Egreso por Remuneracin FOXPRO LOSCCA, Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, Cdigo de Trabajo, Contrato Colectivo, Ley de Seguro Social Revisado por: Direccin General Administrativa Fecha: Aprobado por: Vicerrector Administrativo y Financiero Fecha:
60
INICIO
Oficinista 2
Jefe Departamental
SI
Enva a correccin
2copia Ad. Nminas 1copia Dir. General Financiera Original Direccin General Financiera
Jefe Departamental
6 Documento de respaldo
FIN Diseador por: Departamento de Administracin de Nminas Fecha: Septiembre/05 Revisado por: Direccin General Administrativa Fecha: Aprobado por: Vicerrector Administrativo y Financiero Fecha:
61
OPERACION
TRANSPORTE
DECISION
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
VALOR AGREGADO
ARCHIVO
DEMORA
C O D I G O
MOVIMIENTOS
IMPORTANCIA
A
1
Recepta copia, comprobante de egreso, clasifica y codifica Elabora liquidacin por dependencia y funcin
VAO OFICINISTA 2
VAO
Revisa liquidacin 3 4
VAO VAR
X X
Hay error? SI: Corrige y elabora liquidacin NO: Elabora documento final de comprobante de pago Suscribe la liquidacin y enva a Direccin General Financiera Archiva los documentos de respaldo
JEFE DEPARTAMENTAL
VAR
OFICINISTA 2
VAO
62
OBJETIVO:
Liquidacin y solicitud de pago Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS) Direccin General Financiera Departamento de Administracin de Nminas
FORMULARIOS: RECURSOS TECNOLOGICOS: MARCO LEGAL: FOXPRO LOSCCA, Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, Cdigo de Trabajo, Contrato, Ley de Seguro Social Revisado por: Direccin General Administrativa Fecha: Aprobado por: Vicerrector Administrativo y Financiero Fecha:
63
INICIO
Analista de Sistemas
1 Elabora planilla
Jefe Departamental
2 Existen novedades?
SI
Analista de Sistemas
Jefe Departamental
Secretaria
FIN
64
TRANSPORTE
OPERACION
DECISION
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
VALOR AGREGADO
ARCHIVO
DEMORA
C O D I G O
MOVIMIENTOS
IMPORTANCIA
A
Elabora planilla 1
ANALISTA DE SISTEMAS Existe novedades? SI: revisa liquidacin mensual y enva a sistemas NO: Elabora las planillas para el IESS Revisa y suscribe las planillas Enva a Direccin General Financiera para pago al IESS JEFE DEPARTAMENTAL y ANALISTA DE SISTEMAS JEFE DEPARTAMENTAL
VAO
VAR
VAR
ANALISTA DE SISTEMAS
VAO
65
OBJETIVO:
Liquidacin por Pago de Retencin en la Fuente Sistema de Rentas Internas (SRI) Direccin General Financiera Departamento de Administracin de Nminas Declaracin en la Fuente FOXPRO LOSCCA, Ley del Rgimen Tributario Interno y Reglamento General
66
INICIO
2 copia Adm. Nminas 1.copia Direccin General Financiera Original Direccin General Financiera
Oficinista 3
2 Actualiza base de datos de servidores 3 Emite informacin de ingresos 4 Revisa y elabora liquidacin de roles a cancelar por Retencin en la Fuente
8 Documento de respaldo
Analista y Programador
1
FIN
Oficinista 3
Jefe Departamental
6 Hay error?
SI
NO
Suscribe documento
67
OPERACION
TRANSPORTE
DECISION
ARCHIVO
DEMORA
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
VALOR AGREGADO
C O D I G O
MOVIMIENTOS
IMPORTANCIA
A
Verifica comprobante de egreso por remuneracin 1
M
X
VAO OFICINISTA 3
VAO VAO
X X
6 7
Revisa y elabora liquidacin de roles a cancelar por Retencin en la Fuente Revisa liquidacin Hay error? SI: revisa y elabora liquidacin NO: suscribe documento Enva a Direccin General Financiera para cancelar al SRI
OFICINISTA 3
VAO
JEFE DEPARTAMENTAL
VAR
SECRETARIA
VAO
OFICINISTA 3
VAO
68
OBJETIVO:
SALIDAS:
DEPENDENCIAS INVOLUCRADAS:
FORMULARIOS: RECURSOS TECNOLOGICOS: MARCO LEGAL: Diseador por: Departamento de Administracin de Nminas Fecha: Septiembre /05 Revisado por:
Movimiento de Personal
FOXPRO Cdigo de Trabajo Ley de Seguro Social Aprobado por: Vicerrector Administrativo y Financiero Fecha:
69
INICIO
Oficinista 2
Jefe Departamental
Oficinista 2
Jefe de Oficina
5 Documento de respaldo
FIN
70
TRANSPORTE
OPERACION
DECISION
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
VALOR AGREGADO
ARCHIVO
DEMORA
C O D I G O
MOVIMIENTOS
IMPORTANCIA
A
Recepta de D.G.A el movimiento de personal 1 2 Revisa y sumilla el movimiento de personal Recepta en libros la direccin del documento 3 Revisa, codifica, registra y excluye la informacin de la base de datos Archiva el documento OFICINISTA 2 OFICINISTA 2 JEFE DEPARTAMENTAL
VAO
B x
VAO
x x
VAR
VAR VAO
4 5
71
OBJETIVO:
DESCRIPCION
SALIDAS:
DEPENDENCIAS INVOLUCRADAS:
FORMULARIOS: RECURSOS TECNOLOGICOS: MARCO LEGAL: Diseador por: Departamento de Administracin de Nminas Fecha: Septiembre /05 Revisado por:
Aviso de Enfermedad
FOXPRO Cdigo de Trabajo Ley de Seguro Social Aprobado por: Vicerrector Administrativo y Financiero Fecha:
72
INICIO
Oficinista 2
3 Consta en el listado?
SI
FIN
Elabora aviso de enfermedad Jefe Departamental
Oficinista 2
FIN
73
TRANSPORTE
OPERACION
DECISION
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
VALOR AGREGADO
ARCHIVO
DEMORA
C O D I G O
MOVIMIENTOS
IMPORTANCIA
A
Recepta y revisa carnet 1 2 OFICINISTA 2 Busca datos en listado alfabtico Consta en el listado? SI: Elabora aviso de enfermedad NO: no emite el aviso de enfermedad Suscribe el certificado OFICINISTA 2
VAO
M
X
VAO
OFICINISTA 2
VAR
Entrega a solicitante 5
VAR VAO
X X
74
OBJETIVO:
FORMULARIOS: RECURSOS TECNOLOGICOS: MARCO LEGAL: FOXPRO LOSCCA, Ley Orgnica de la Contralora General del Estado , Ley de la Contralora Revisado por: Direccin General Administrativa Fecha: Aprobado por: Vicerrector Administrativo y Financiero Fecha:
75
INICIO
Oficinista 2
3 Consta el servidor? SI
NO No emite certificado
FIN
Determina valores
Jefe Departamental
Oficinista 2
FIN
76
TRANSPORTE
OPERACION
DECISION
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
VALOR AGREGADO
ARCHIVO
DEMORA
C O D I G O
MOVIMIENTOS
IMPORTANCIA
A
1
M
X
OFICINISTA 2
VAO
OFICINISTA 2 Existe el servidor ? SI: Determina valores NO: No emite certificado Revisa y suscribe
VAO
VAR
OFICINISTA 2
Entrega al solicitante 5
VAR VAO
X X
77
OBJETIVO:
FORMULARIOS: RECURSOS TECNOLOGICOS: MARCO LEGAL: FOXPRO LOSCCA, Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, Ley de la Contralora
78
INICIO
Beneficiario
1 Llena solicitud
Secretaria
Jefe Departamental
3 Sumilla y enva a revisin 4 Revisa en base de datos 5 Elabora certificado Original Solicitud
Jefe de Oficina
Secretaria
Jefe Departamental
6 Revisa y sumilla
FIN
79
TRANSPORTE
OPERACION
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
VALOR AGREGADO
DECISION
ARCHIVO
DEMORA
C O D I G O
MOVIMIENTOS
IMPORTANCIA
A
Llena solicitud 1 2
M
X
VAO
VAO
JEFE DEPARTAMENTAL Revisa en base de datos JEFE DE OFICINA Elabora certificado SECRETARIA JEFE DEPARTAMENTAL
VAR
4 5 6
X X X
Revisa y sumilla
80
OBJETIVO:
FORMULARIOS: RECURSOS TECNOLOGICOS: MARCO LEGAL: Diseador por: Departamento de Administracin de Nminas Fecha: Septiembre /05 FOXPRO LOSCCA, Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, Ley de la Contralora Revisado por: Direccin General Administrativa Fecha: Aprobado por: Vicerrector Administrativo y Financiero Fecha:
81
Secretaria
Jefe Departamental
3 Sumilla y enva a revisin 4 Revisa en base de datos 5 Elabora certificado 6 Revisa y suscribe Original Solicitud
Jefe de Oficina
Secretaria
Jefe Departamental
FIN
TRANSPORTE
OPERACION
DECISION
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
VALOR AGREGADO
ARCHIVO
DEMORA
C O D I G O
MOVIMIENTOS
IMPORTANCIA
A
Elabora solicitud 1 2
M
X
BENEFICIARIO
VAO
VAO
VAO
4 5 6
VAO VAO
X X
Revisa y suscribe
JEFE DEPARTAMENTAL
VAR
83
OBJETIVO:
FORMULARIOS: RECURSOS TECNOLOGICOS: MARCO LEGAL: Diseador por: Departamento de Administracin de Nminas Fecha: Revisado por: Direccin General Administrativa Fecha:
FOXPRO LOSCCA, Ley Orgnica de la Contralora General del Estafo, Ley de la Contralora Aprobado por: Vicerrector Administrativo y Financiero Fecha:
84
INICIO
Secretaria
Jefe Departamental
Oficinista 2
4 Elabora certificado
Jefe Departamental
Oficinista 2
FIN
TRANSPORTE
OPERACION
DECISION
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
VALOR AGREGADO
ARCHIVO
DEMORA
C O D I G O
MOVIMIENTOS
IMPORTANCIA
A
1 2
M
X
VAO VAO X
OFICINISTA 2
VAO
OFICINISTA 2
VAO
Entrega al servidor 6
VAR VAO
X X
86