Manual de Gestin de la I+D+i

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INDICE
1 MODELO Y SISTEMA DE GESTION DE LA I+D+I ................................................................. 3 1.1 1.2 2 ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIN DE IDI .............................................................................. 3 MAPA DE PROCESOS ................................................................................................................... 4

REPONSABILIDADES DE LA DIRECCION .............................................................................. 5 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 COMPROMISO DE LA DIRECCIN ..................................................................................... 5 PARTES INTERESADAS ................................................................................................................ 5 POLTICA DE I+D+I .................................................................................................................... 6 PLANIFICACIN .......................................................................................................................... 6 ESTRUCTURA, ORGANIZACIN, RESPONSABILIDADES Y COMUNICACIN.................................... 8 REVISION POR LA DIRECCION ......................................................................................... 10

GESTION DE LOS RECURSOS .................................................................................................. 11 3.1 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.3 PROVISION DE RECURSOS ................................................................................................ 11 RECURSOS HUMANOS ....................................................................................................... 11 GENERALIDADES ............................................................................................................. 11 MOTIVACION DEL PERSONAL ....................................................................................... 12 COMPETENCIA TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACIN ........................................... 12 INFRAESTRUCTURAS Y AMBIENTE DE TRABAJO ....................................................... 13

ACTIVIDADES DE I+D+I ............................................................................................................ 13 4.1 4.2 4.3 IDENTIFICACIN DE ACTIVIDADES ........................................................................................... 13 RESULTADOS DEL PROCESO DE I+D+I ........................................................................... 14 PROTECCIN Y EXPLOTACIN DE RESULTADOS DE LAS ACTIVIDADES DE I+D+I 14 4.4 COMPRAS .............................................................................................................................. 15

MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA .......................................................................................... 15 5.1 5.2 AUDITORIAS INTERNAS .................................................................................................... 15 SEGUIMIENTO Y MEDICIN DEL PROCESO DE I+D+I Y DE SUS RESULTADOS. CONTROL

DE DESVIACIONES. .................................................................................................................................. 15

5.3 5.4

ANALISIS DE DATOS........................................................................................................... 16 MEJORA ................................................................................................................................. 16

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1 MODELO Y SISTEMA DE GESTION DE LA I+D+I

1.1 Alcance del Sistema de Gestin de IDI
Tras el anlisis de las actividades realizadas por la empresa se identifica que toda la organizacin debe estar implicada como agentes motores de la innovacin, cada uno de ellos desde las actividades que desarrolla en su propio departamento as como en la participacin en proyectos multifuncionales.

Actividades de I+D+I Las actividades de I+D+I desarrolladas por la empresa se dividen en tres grandes reas

ACTIVIDADES DE I+D+I Innovaciones de producto Desarrollo servicios Innovaciones Organizativas Nuevos mtodos de gestin y trabajo, nuevas herramientas de uso interno. Eficiencia de la organizacin. Mejoras de producto Mejoras de productos ya existentes de nuevos productos y

El sistema de gestin de la innovacin se integra dentro del modelo de sistema de gestin vigente en la empresa, en consecuencia el control documental y de los registros se realiza segn se desarrolla en los procedimientos PR.421 Control de documentos y PR.422 Control de registros.

Los objetivos del sistema de gestin de la Innovacin se recogen en el cuadro de mando de la empresa. Dichos objetivos estn alineados con estrategia y la poltica de la empresa.

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1.2 Mapa de procesos

Como ya se ha indicado anteriormente, la innovacin es un proceso estratgico de la empresa, tal y como se ve en el Mapa General de Procesos.

A continuacin se presenta el mapa del proceso de la Innovacin. En este mapa se plasman las interacciones entre las actividades y sirve de base para el desarrollo posterior de los indicadores y objetivos.

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2 REPONSABILIDADES DE LA DIRECCION
2.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIN
El compromiso de la Direccin con la Gestin de la Innovacin en la empresa se recoge en la Poltica de Innovacin elaborada. Dicha poltica es adecuadamente comunicada y desplegada a toda la organizacin, mediante su publicacin en el tabln de anuncios y las actividades formativas oportunas.

La Poltica de Innovacin ha sido elaborada teniendo como referencia la estrategia de la empresa (Misin, Visin y Valores de la empresa), y se hace realidad mediante la asignacin de recursos en el plan de negocio, y el establecimiento de objetivos estratgicos y operativos a todos los niveles de la organizacin.

De manera anual (en la revisin por la Direccin del Sistema de Gestin) se comprueba la adecuacin de la Poltica. Y si los cambios internos o externos ocurridos as lo requieren, se modifica la Poltica para su adaptacin y enfoque a las partes interesadas.

2.2 Partes interesadas

El proceso de I+D+I, se entiende como un proceso estratgico dentro del mapa general de procesos de la organizacin. En este sentido se han identificado las partes interesadas en las actividades de la empresa, como paso previo a la identificacin de sus requisitos y su inclusin en los proyectos que desarrollamos.

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PARTES INTERESADAS
Clientes

Proveedores

Empleados

Las partes interesadas se consideran como fuentes de informacin

Empresa

y requisitos que alimentan el sistema de

Sociedad

Accionistas

gestin de la empresa.

Colaboradores

2.3 Poltica de I+D+I

Cada organizacin debe describir aqu su poltica de I+D+I. No ms de un folio y si tenemos otros sistemas de gestin debemos buscar la integracin de todos en una misma poltica. Adems, si tenemos certificado un Sistema de Gestin Medioambiental os recordamos que la poltica debe ser pblica y publicada.

2.4 Planificacin
La empresa realiza la planificacin de sus actividades generales segn el procedimiento Pr.541 Planificacin Estratgica. La planificacin de la gestin de I+D+I se establece para garantizar la realizacin de actividades innovadoras, conocer el riesgo, establecer una adecuada asignacin de recursos, poder realizar un seguimiento y control de las mismas y en definitiva alcanzar los objetivos y obtener resultados.

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Estrategia (misin, visin)

Plan de Negocio. Cuadro de Mando. Objetivos de la organizacin

Planes de Departamento / Proyectos (planificacin de la unidad de gestin de IDI)

Determinacin de objetivos e indicadores operacionales (objetivos para la unidad de gestin de IDI y para los proyectos que se inicien)

Los proyectos de IDI se planifican y desarrollan segn lo descrito en el procedimiento Inn-08 de Gestin de Proyectos.

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2.5 Estructura, organizacin, responsabilidades y comunicacin.

En la empresa la estructura definida para la Gestin de la Innovacin abarca:
ESTRUCTURA Y RESPONSABILIDADES Unidad de Gestin de IDI Integrada por la Direccin y el Responsable de Define, desarrolla implanta y Utiliza las herramientas IDI Identifica /analiza problemas Analiza, selecciona ideas IDI Planificacin, seguimiento y control de cartera de proyectos Transferencia de tecnologa Control seguimiento y documentacin de resultados Proteccin y explotacin de resultados Medicin, anlisis y mejora Equipos de proyecto. Usa herramientas IDI Desarrolla los proyectos asignados, innovaciones y mejoras. Genera conocimiento

Innovacin

Integrados por personal de la organizacin

El representante de la Direccin para el sistema de gestin de la Innovacin es el responsable de Innovacin, cuyas responsabilidades principales son: Asegurarse de que se establecen, implantan y mantienen las actividades necesarias para el sistema de gestin de I+D+I. Informar a la Direccin sobre el desempeo del sistema de gestin de I+D+I y de cualquier necesidad de mejora. Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de las actividades de I+D+I en la organizacin.

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Proveedores:

CANALES DE COMUNICACIN

Reuniones Proyecto
i n

Encuestas Valoracin de proveedores Desarrollo de proyectos Ferias Comercial

ea bl l am era As e n G

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ac

Fo

Personas.
HERRAMIENTAS Comunicacin informal Tablones informativos Publicaciones Listas de distribucin Sistema de Gestin informacin y conocimiento Encuestas satisfaccin

Otras partes interesadas:

-Declaracin medioambiental -Datos de PRL -Publicidad -Publicaciones

Va lo ra c i n de ld

C
o

om

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CLIENTES Encuestas Dpto. comercial Quejas y reclamaciones Nuevos proyectos Entrevistas

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2.6 REVISION POR LA DIRECCION

La direccin de la empresa realiza de manera anual una revisin de los sistemas de gestin implantados, entre ellos el sistema de gestin de la innovacin, con el objeto de asegurar su conveniencia, adecuacin y eficacia continuas. Los contenidos de dicha revisin son:

Entradas Resultados de auditoras Retroalimentacin interesadas. Seguimiento y medicin del proceso de IDI. Informacin del seguimiento y medicin de los resultados del proceso IDI. Estado de las acciones correctoras y preventivas. Acciones de seguimiento de revisiones previas Cambios que podran afectar al sistema de gestin IDI Recomendaciones para la mejora de partes

Salidas Acciones de mejora encaminadas a: La mejora de la eficacia Uso de los recursos Necesidades de recursos

Deteccin de oportunidades de mejora Necesidad de realizar cambios en el sistema de gestin

Modificacin de la poltica

La revisin de la Direccin sirve de primer paso para realizar la previsin tecnolgica y desarrollar el plan de I+D+I de la

organizacin.

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3 GESTION DE LOS RECURSOS

3.1 PROVISION DE RECURSOS
La Direccin de la empresa proporciona los recursos necesarios para: Implantar, mantener y mejorar una Unidad de Gestin de I+D+I, mediante su asignacin en el plan de negocio. Aumentar la satisfaccin de las partes interesadas, dando respuesta a sus necesidades y expectativas Fomentar la cooperacin con entidades externas que

proporcionen

conocimientos,

metodologa,

instrumentos,

financiacin, etc.

3.2 RECURSOS HUMANOS

3.2.1 GENERALIDADES
Las personas que trabajan en I+D+I deben reunir los niveles de cualificacin, formacin, habilidades y experiencia profesional

apropiados, que le califiquen como competente para las actividades que tenga asignadas. Todo ello queda reflejado en las asignaciones por reas de conocimiento, que se desarrollan conforme al

procedimiento Inn-09 de Base de conocimiento. Las necesidades detectadas y relacionadas con la base de conocimiento y los niveles de experiencia, se plasman en el Plan de Formacin de la

organizacin.

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3.2.2 MOTIVACION DEL PERSONAL

La empresa, en lnea con su estrategia y su poltica desarrolla las siguientes actividades de motivacin del personal:

Actividades Formacin Participacin Equipos de mejora Desarrollo de creatividad Direccin por objetivos Objetivos: -

Soporte documental Poner los cdigos de los procedimientos correspondientes

Promover la toma de conciencia de la importancia de la I+D+I Motivar e ilusionar al personal Impulsar la participacin del personal Simplificar y facilitar las aportaciones de informacin de los distintos departamentos.

3.2.3 COMPETENCIA TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACIN

Segn se desarrolla en el procedimientos Pr.621 Competencia, toma de conciencia y formacin e Inn-09 Base de conocimiento tecnolgico de la organizacin. a) Determina la competencia necesaria para el personal de I+D+I b) Proporciona formacin necesaria u otras acciones para

satisfacer necesidad c) Evala eficacia de acciones tomas d) Asegura que el personal es consciente de la pertinencia e

importancia de sus actividades y de cmo contribuyen al logro de los objetivos de I+D+I. e) Mantiene los registros apropiados de la educacin, formacin, habilidades y experiencia

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3.3 INFRAESTRUCTURAS Y AMBIENTE DE TRABAJO

La organizacin proporciona y mantiene la infraestructura necesaria mediante el procedimiento PR.761 control de equipos e instalaciones para el proceso de I+D+I incluyendo:

a) Espacio de trabajo y servicios asociados. b) Equipo para realizar las actividades de I+D+I c) Servicios de apoyo d) Ambiente de trabajo

4 ACTIVIDADES DE I+D+I
4.1 Identificacin de Actividades
A continuacin se presenta un listado de las herramientas de IDI empleadas en la organizacin: - Vigilancia Tecnolgica - Previsin Tecnolgica - Creatividad - Anlisis interno y externo - Anlisis y seleccin de ideas - Transferencia de tecnologa - Gestin de proyectos - Diferenciacin de activos tecnolgicos - Inventario tecnolgico - Prospectiva - Base de conocimiento tecnolgico

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4.2 RESULTADOS DEL PROCESO DE I+D+I

Los resultados del proceso de IDI pueden ser:

RESULTADOS Nuevos productos, tecnologas, etc. Conocimiento

SOPORTE Proyecto Sistema de Gestin de la

informacin y del conocimiento Ideas Sistema de mejora, de

sugerencias, etc. Mejoras Proyectos, registro.

Todo ello queda documentado (en el proyecto, en el sistema informtico, etc.) y alimenta el sistema de gestin de la informacin y del conocimiento de la empresa. Seguimiento y medicin: mediante los correspondientes objetivos e indicadores definidos especficamente para cada proyecto o para la unidad de gestin de IDI conjuntamente.

4.3 PROTECCIN Y EXPLOTACIN DE RESULTADOS DE LAS ACTIVIDADES DE I+D+I

La empresa se plantea a nivel estratgico la proteccin y explotacin de los resultados de las actividades de I+D+I, siempre que esto sea posible. Esta proteccin y explotacin se plantear de manera especfica para cada proyecto que se desarrolle.

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4.4 COMPRAS
El proceso de de compras compras. se desarrolla conforme y al PR.741

procedimiento

Las

subcontrataciones

productos

adquiridos cumplen con los requisitos fijados por la unidad de I+D+I, cuando se hayan establecido. Los proveedores para los que se determina necesario se evalan segn los criterios de la unidad I+D+I.

5 MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA

5.1 AUDITORIAS INTERNAS
La organizacin gestin. realiza auditoras planificadas de su sistema de

El objetivo principal de la realizacin de las auditoras es determinar si el sistema de gestin, en este caso de I+D+I, es conforme a los requisitos de la norma de referencia, se ha implantado y es eficaz.

5.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIN DEL PROCESO DE I+D+I y de sus resultados. Control de desviaciones.

La organizacin dispone de un conjunto de indicadores que permiten realizar el seguimiento y la medicin del proceso de IDI, relacionados con el mapa de procesos de IDI.

Los proyectos de IDI se controlan en funcin de su propia planificacin y objetivos. El seguimiento de los mismos lo realiza el comit de gestin. Las desviaciones tanto de objetivos como de planificaciones, en proyectos son registrados sobre la propia

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documentacin del proyecto, mediante la herramienta informtica o en las actas de reunin del comit, emitindose un informe anual .

Las desviaciones y en general el seguimiento en los indicadores y objetivos son controladas por la Direccin de la organizacin registradas en las actas de reunin correspondientes. y

5.3 ANALISIS DE DATOS

Los datos recopilados en el sistema de gestin de la organizacin son analizados por la Direccin de la empresa y por el comit de gestin. Se emite un acta de cada reunin, as como un informe de revisin por la direccin con carcter anual.

5.4 MEJORA
Uno de los enfoques de la organizacin es la mejora continua de todas sus actividades y sistemas de gestin, las herramientas de las que la empresa dispone para poder realizar esta mejora son: revisin de la poltica: revisin por la direccin seguimiento y revisin de objetivos e indicadores.

Determinacin de la estrategia de la empresa. los resultados de las auditoras internas y externas las acciones correctoras y preventivas los sistemas de sugerencias y participacin del personal y otras partes interesadas. Las alianzas externas, la transferencia de tecnologa y buenas prcticas, benchmarking. El uso de las herramientas de la innovacin.

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