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Reconocer y anular las actividades comunes que hacen perder tiempo

Si es como la mayora de los gerentes, muchos problemas de administracin del tiempo que aparecen en su registro de actividades se originan en hbitos que puede corregir. stas son estrategias para vencer estas actividades que hacen perder tiempo. Postergacin La postergacin es el hbito de aplazar, retrasar o posponer una accin para un momento posterior. La gente posterga por diversos motivos: tal vez encuentran la tarea inmediata desagradable o poco interesante, temen que no realizarn bien la tarea o no saben por dnde comenzar. Considere estos antdotos para la postergacin:

Causa de la postergacin Tareas desagradables o poco interesantes

Antdotos Delegue la tarea: es posible que a otra persona no le resulte desagradable. Admita que est postergando y realice el trabajo. Imagine lo bien que se sentir una vez que haya finalizado la tarea. Programe la tarea de manera que no pueda echarse atrs.

Temor al fracaso

Si carece de la capacitacin o recursos necesarios para completar una asignacin, dgalo y obtenga la ayuda que necesita. Si su temor proviene de la falta de confianza en s mismo, atenelo comportndose en forma proactiva y planeando todo lo que tiene que hacer para realizar el trabajo. Siga con el trabajo: la actividad puede ayudar a disipar el temor.

Punto de partida poco claro

Comience por cualquier parte. Probablemente encontrar una forma productiva de avanzar. Divida el trabajo en sus componentes, luego especifique las tareas necesarias para realizar cada uno. Ordnelas en secuencia, luego aborde la primera tarea.

Sobrecarga del programa Asume ms compromisos y responsabilidades de los que puede manejar? Trabaja durante las noches y los fines de semana para cumplir con sus plazos? Siente que no importa lo que haga, nunca se pondr al da? En ese caso, aplique estas prcticas: Conozca sus responsabilidades y metas clave. Evite asumir actividades que no favorezcan estos objetivos. Delegar. En lugar de asumir tareas porque los dems no estn haciendo su trabajo o no se desempean de acuerdo con sus estndares, delegue las tareas a las personas que estn a cargo de stas.

http://delp-courses.dextro.com/courses/hmm/time/core/timewast.htm

20/01/2012

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No suponga que todo tiene que hacerse. Concentre su energa en las tareas que son de real importancia. Aprenda a decir no a sus colegas y a su jefe. Explique sus responsabilidades clave indicando cmo asumir una tarea no relacionada pondr en riesgo sus metas y ofrezca una alternativa razonable. Consulte tambin Pasos para decir no a su jefe y Consejos para delegar. Consulte tambin el tema de Harvard ManageMentor Delegar. Problemas de los subordinados directos Se est quedando sin tiempo mientras sus subordinados directos se estn quedando sin trabajo? Tal vez est permitiendo que los empleados le traigan problemas que deberan resolver por ellos mismos. En ese caso, aprenda cmo ayudar a los subordinados directos a resolver sus problemas: Permita que las personas le soliciten consejo sobre un problema, pero slo para informar avances o dificultades para manejar el problema. Cuando los empleados traigan problemas, pregnteles cmo planean ellos manejar la situacin. Proporcione retroalimentacin sobre las soluciones que propongan los subordinados directos acerca de un problema, pero asegrese de que los empleados, no usted, implementarn las soluciones. Viajes innecesarios Los viajes consumen mucho tiempo, por lo tanto, habitualmente debe evaluar su importancia. La manera es la siguiente: 1. Haga un seguimiento de las horas empleadas en actividades como llegar al aeropuerto, esperar en el terminal y regresar a casa. 2. Estime cunto cuestan esas horas en trminos de su sueldo y beneficios. Agregue esa cifra al costo del transporte, alojamiento y comidas. 3. Compare el valor producido por su viaje y su costo financiero. Hay una ganancia o una prdida neta? 4. Considere los costos de oportunidad de su viaje: el valor que habra podido crear si hubiera permanecido en la oficina. 5. Considere las alternativas para el viaje, como las conferencias telefnicas o las conferencias Web. Consulte tambin Consejos para sacar el mayor provecho de su tiempo de viaje. Sobrecarga de correos electrnicos y papeleo Para evitar perder tiempo valioso en el correo electrnico: Revise el correo electrnico slo en tiempos asignados durante el da. Solicite a los remitentes que no son de negocios que usen su direccin de correo electrnico particular. Seleccione sus mensajes: elimine el correo no deseado, luego mueva los mensajes urgentes a una carpeta rotulada "Urgente". Ocpese de stos en un momento especfico. Mueva otros mensajes a una carpeta "Ms tarde", y respndalos despus de manejar todas las tareas de alta prioridad de su programa. Solicite a la gente que cree lneas de asunto especficas para sus mensajes, de modo que pueda discernir si eliminar o no un mensaje, dedicarse a ste inmediatamente o abordarlo ms tarde. Indique a las personas el tipo de informacin que desea y la que no desea recibir por correo electrnico. Para manejar el papeleo:

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Si las comunicaciones impresas no requieren su respuesta, cheles un vistazo y luego descrtelas o archvelas segn corresponda. Si la requieren, y puede responder con rapidez, hgalo inmediatamente y luego descarte o archive la comunicacin. Si est demasiado ocupado como para proporcionar la respuesta requerida, delguela si es posible o colquela en un archivo "Ms tarde", clasificado por prioridad. Reuniones mal dirigidas Para reducir la prdida de tiempo en las reuniones: Elimine o desista de las reuniones innecesarias. Evite las reuniones en que puede contribuir poco o que no le servirn de mucho. Antes de comprometerse con una reunin, solicite la agenda para poder decidir si asistir o no. Si est organizando una reunin, asegrese de que sta siga una agenda, mantenga el programa y al final las personas se comprometan a seguir acciones especficas. Consulte tambin Consejos para sacar el mayor provecho de las reuniones. Consulte tambin el tema de Harvard ManageMentor Realizar una reunin. Distracciones y costos del cambio de actividad Distracciones como verificar el estado del tiempo en Internet o conversar con una visita, le obligan a tomar un tiempo para revisar lo que estaba haciendo antes de la distraccin y volver a concentrarse en la tarea inmediata. Estos costos de cambio de actividad pueden reducir en forma colectiva la eficiencia de una empresa en un 20% a 40%. Para resistir las distracciones cuando est trabajando en algo importante: Haga que el correo de voz conteste sus llamadas. Desactive su correo electrnico. Despeje su escritorio de peridicos y otros materiales irrelevantes. Cierre la puerta de su oficina y coloque un letrero de "No molestar" en ella. Concntrese en una sola tarea hasta que la haya terminado. Luego pase a la siguiente. Consulte tambin Hoja de trabajo para identificar y evaluar las actividades que hacen perder tiempo. Ahora que ha analizado su uso del tiempo y se ha familiarizado con las actividades comunes que hacen perder tiempo, est listo para comenzar a programar su tiempo en forma ms eficaz.

Versin 4.0.20070221 2006 Harvard Business School Publishing. Reservados todos los derechos.

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