Componente CXC

Ayuda impresa de SCAD.
(Prohibida su reproduccin total o parcial)
COMPONENTE DE CUENTAS POR COBRAR Ayuda en lnea www.ienasaj.co.cr/soporte/
MODULO DE CUENTAS POR COBRAR

Ubicacin men: Componentes Cuentas por cobrar
Este mdulo controla toda la informacin de los clientes y las cuentas que adeudan a su empresa. Adems, cuenta con una consulta especial para ver lo esencial de cada Cliente. Esta consulta se visualiza en el men Ver o mediante presionar la tecla F3 y puede ser accesada sin importar la ventana que est abierta. Las opciones del mdulo son las siguientes:
Datos de Clientes
Zonas
Los clientes se pueden definir por las zonas a las que pertenecen. Ver ms informacin sobre Zonas de Clientes en pgina 3.
Clientes
Inclusin y mantenimiento de los datos de cada cliente. Ver ms informacin sobre Datos de los Clientes en pgina 4.
Movimientos
Incluir Movimientos a CxC

Se incluyen todos los movimientos de los clientes. Estos pueden ser: Facturas, Pagos, Notas de Crdito o Dbito, Cheques sin fondos, Adelantos, Crditos a largo plazo o Cuotas. Ver ms informacin sobre Incluir Movimientos a CXC en pgina 8.
Intereses Moratorios
Pantalla para realizar cargos porcentuales a los documentos por cada Cliente moroso. Ver ms informacin sobre Intereses Moratorios en pgina 19.
Derechos Reservados por Informtica Especializada NASAJ S.A. (Revisin 2005) Pagina 1/31
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Procesar Movimientos de CxC

Proceso y actualizacin de todos los movimientos que han sido generados en Incluir Movimientos a CXC. Ver ms informacin sobre Procesar Movimientos en pgina 20.
Documentos por Cliente

Detalle por cliente de todos los documentos incluidos y procesados en opciones anteriores. Ver ms informacin sobre Documentos por Cliente en pgina 21.
Edicin de Documentos
Esta pantalla le permite modificar algunos datos de los documentos ya procesados en el Mdulo de Cuentas por Cobrar. Ver ms informacin sobre Edicin de documentos en pgina 22.
Documentos por cobrar
Tramitar facturas
Opcin para generar el reporte de Trmite de Facturas. Ver ms informacin sobre Tramitar facturas en pgina 24.
Documentos por cobrar para el da...

Esta opcin presenta una lista de todas las facturas vencidas a la fecha segn el da seleccionado. Ver ms informacin sobre Documentos por cobrar el da en pgina 25.
Pagos recibidos
Controla y aplica todos los pagos recibidos por cada cobrador. Ver ms informacin sobre Pagos recibidos en pgina 26.
Reportes
En esta opcin se permite obtener reportes por pantalla o por impresin de lo ms relevante del Mdulo de Cuentas por Cobrar. Ver ms informacin sobre Reportes en pgina 27.
Zonas
Ubicacin men: Componentes Cuentas por cobrar Datos de clientes
Esta ventana permite incluir las zonas en las que se clasificar cada cliente. Es una agrupacin de clientes.
1. Imgenes y explicacin de los campos
Imgenes y explicacin de los campos

Ventana de Zonas:
Esta opcin le permitir luego obtener Reportes de clientes por zona, saldos pendientes por zona y otros. Si necesita ms informacin sobre cmo utilizar esta ventana, refirase al artculo Herramientas del usuario en el software SCAD bajo el tema de la barra de herramientas.
Datos de los Clientes

Ubicacin men: Componentes Cuentas por cobrar Datos de clientes
Esta ventana nos permite ingresar todos los datos de los clientes y seleccionar los datos de las zonas ya incluidas.
1. 2. Imgenes y explicacin de los campos Restricciones para usuarios

Ventana de Clientes:
Seleccione una etiqueta para ver su respectiva funcin: Datos Generales:

Nombre del Cliente Identificacin del Cliente Direccin del Cliente Contacto Pago Trmite Observaciones Dispone de 50 espacios (letras de A-Z y nmeros de 0-9). 20 espacios disponibles (letras de A-Z y nmeros de 0-9). Soporta hasta 60 espacios (letras de A-Z y nmeros de 0-9). Encargado del cliente. Escriba 30 o menos espacios (letras de A-Z y nmeros de 0-9). Seleccione los das que el Cliente generalmente gira Pagos. Active las casillas de los das en que el Cliente tramita facturas. Detalles generales. Extindase hasta 100 espacios (letras de A-Z y nmeros de 0-9).
Datos Adicionales:
Ayuda impresa de SCAD. (Prohibida su reproduccin total o parcial) Ingreso Saldo Moneda Apartado Telfono E-mail
Fecha en la que entr el cliente a su cartera. Formato: DD-MM-AAAA. Visualiza el monto que actualmente le adeuda el Cliente. Seleccione de la lista la Moneda en la que tratar con el Cliente. Apartado postal. Ingrese hasta 15 caracteres (letras de A-Z y nmeros de 0-9). Nmero telefnico de la empresa, puede incluir adems, el fax y otros datos. Direccin de correo electrnico. Tiene hasta 100 espacios (letras de A-Z y nmeros de 0-9).
Datos Internos:
Zona Precio Agente Cobrador Clase Puntos Grupo Mximo Descuento Envo Utilidad Mnima Tipo Exonera Seleccione la Zona en la que se ubicar al Cliente. Precio que se aplicar al Cliente. Para edicin de Precios, refirase a Factores de Venta. Seleccione el Agente de la lista. Para definir Agentes, defina usuarios en Personal. Seleccione el Cobrador de la lista. Para definir Cobradores, genere usuarios en Personal. Clase del Cliente. Campo de un solo espacio (letra de A-Z o nmero de 0-9). Visualiza los puntos promocinales obtenidos por el Cliente si tiene esta funcin en Parmetros de Facturacin. Campo adicional para agrupar al Cliente. Dispone de 10 espacios (letra de A-Z o nmero de 09). Indique el descuento mximo permitido por Cliente. Predefine la forma de envo para sus Clientes si dispone del mdulo de Facturacin Comercial. Limite la utilidad para las ventas a cada Cliente si dispone del mdulo de Facturacin Comercial. Clasifique a sus Clientes segn el tipo que requiera (Servicios pblicos, Empleado, especial, etc.). Algunos reportes de este mdulo se pueden filtrar por este valor. Si el Cliente es exonerado parcialmente, digite en este campo el porcentaje que se le exonerar (aplica al mdulo de Facturacin)
Impuestos:
Marque en la lista los impuestos que el cliente va a pagar siempre. Si necesita especificar que hay un impuesto que definitivamente el cliente nunca paga entonces mrquelo como exento, por ejemplo si el cliente es exento del Impuesto de Ventas (IVA) marque la casilla "~IVA". Si en algn impuesto no marca que lo paga ni lo marca como exento entonces se tomarn nicamente los valores de impuestos del Artculo que se le facture.
Informacin Adicional:
En esta etiqueta podr observar una lista de tems relacionados con datos del cliente. En la parte inferior podr observar el botn siguiente opcin:
Editar
. Si no est editando al presionarlo observar la
Se abrir una ventana donde podr editar los valores de los parmetros que observa en esta etiqueta. Para guardar los cambios solamente presione Aceptar.
Autorizados:
Para utilizar esta funcin debe contar con la aplicacin Firma Digital. Seleccione de la lista el nombre del autorizado a buscar, o bien, escrbalo si lo que va a hacer es incluir una nueva firma, esta firma se podr observar en la ventana de Facturacin. En el campo bajo la lista observar la imagen de la firma. Al presionar el botn
Incluir autorizado Eliminar autorizado Obtener firma digital
se desplegar el siguiente men.
Presione aqu cuando haya escrito el nombre de la nueva firma para guardarlo. Elimina la firma que haya seleccionado de la lista. Se ejecuta la aplicacin utilizada para obtener la firma.
Servicios:
Esta carpeta puede ser accesada solo cuando su software incluye el Mdulo de Facturacin por Arrendamiento de Servicios. En esta carpeta se alista a cada Cliente para que se generen sus facturas automticamente ciertos das de cada mes y con la leyenda y el monto de cobro respectivo para las facturas.
Facturacin cada Activo Especifique el (los) da (s) en que se generarn facturas para cada Cliente. NOTA: Agregue punto y coma (;) entre cada da y al final. Por ejemplo: Si se factura los das 15 y 30, escriba: 15;30; Marque la casilla para indicar que el Cliente puede ser tomado en cuenta para la generacin automtica de facturas.
Cuando no est editando datos, el botn men con las siguientes opciones:
Nuevo servicio Eliminar servicio Guardar servicios
est activo. Al presionarlo, aparecer un
Inserte los tems de facturacin (se adjuntarn en la factura al generarse el Cliente). Escriba el detalle (no ms de 65.000 caracteres por tem) y el monto a cobrar por el mismo. Borre permanentemente la lnea marcada. Guarde en la Base de datos la informacin incluida en cada lnea.
Quiero ver cmo se generan la Facturacin por Arrendamiento de Servicios.
Crdito Comercial:
Plazo Extensin de Plazo Lmite Crdito Cantidad de das que dar al Cliente para el pago de las Cuentas por Cobrar. Plazo adicional luego de que los documentos han expirado para permitir nuevas facturas. Monto exacto que ceder a Crdito para el Cliente.
Otros Crditos:
Cuando no est editando datos, el botn est activo. Al presionarlo, aparecer un men con dos opciones: Nuevo Perfil o Eliminar Perfil. Cuando agregue un Nuevo Perfil, se le solicitarn los siguientes datos:
Fecha Tipo de Crdito Monto Plazo Perodo % Inters % Mora Fecha de inclusin del Nuevo Perfil (Se asume la fecha actual del Sistema Operativo). Seleccione Crdito Largo Plazo o Lnea de Crdito. Cantidad que se otorgar a Crdito Largo Plazo o Lnea de Crdito. Cantidad de tiempo por el cual se extender el Crdito Largo Plazo o Lnea de Crdito. Unidad de tiempo que aplicar para el Plazo. Nmero porcentual que se le cargar al monto en el Crdito. Porcentaje que se le recargar al monto en caso de que ocurra una demora en los pagos.
Debe asegurarse de que los datos que incluy sean los correctos, debido a que algunos de estos sern utilizados por el Mdulo de Facturacin.
Documentos:
Seleccione de la lista de los documentos ya incluidos el nombre del documento que desea ver, o bien, escrbalo si lo que va a hacer es incluir uno nuevo, si incluye la palabra "PUBLICO" en el nombre del documento este se podr observar en la ventana de Facturacin. En el campo bajo la lista observar la imagen del documento. Al presionar el botn siguiente men:
Incluir documento
se desplegar el
Presione aqu cuando ya haya escrito el nombre del nuevo documento. Se abrir una ventana para que busque la imagen a incluir. Eliminar documento Elimina el documento que haya seleccionado de la lista. Agrandar Presenta la imagen en una ventana completa. documento
Restricciones para usuarios

Las restricciones son uno de los mtodos que el SCAD utiliza para autorizar o impedir el acceso a ciertas funciones o caractersticas del programa, la siguiente tabla muestra las restricciones para la pantalla de clientes
RESTRICCIONES CxCClientesEditar; CxCMovimientos; CxCFacturas; CxCPagos; CxCCreditos; CxCDebitos; CxCCkSinFondos; CxCAdelantos; CxCCreditoLP; CxCCuotas; DETALLE Impide al usuario cambiar los datos del cliente Impide al usuario ver los documentos que estan sin procesar. Impide al usuario agregar facturas a los clientes. Impide al usuario realizar pagos a facturas. Impide que el usuario efectue notas de crdito. Impide que el usuario efectue notas de debito. Impide que el usuario realice cheques sin fondos. Impide que el usuario realice Adelantos. Impide que el usuario realice Crditos a Largo Plazo. Impide que el usuario realice Cuotas a Crditos a Largo Plazo.
Estas claves deben ser escritas, en la Ventana de Usuarios, exactamente como aparecen arriba y si se desea restringir ms de una debe escribirlas de seguido sin ningn espacio en blanco en las restricciones del usuario. Si necesita ms informacin sobre cmo utilizar esta ventana, refirase al artculo Herramientas del usuario en el software SCAD bajo el tema de la barra de herramientas.
ltima revisin el 10-09-2007 por Luis Diego Gonzlez Vargas
Incluir movimientos a CxC

Ubicacin men: Componentes Cuentas por cobrar Movimientos
Ventana de mltiples funciones. Se podra decir que esta ventana corresponde a 9 ventanas diferentes unidas en una sola para comodidad del usuario. Estas son: Facturas, Pagos, Notas de Crdito, Notas de Dbito, Cheques sin fondos, Adelantos, Crditos a largo plazo o Cuotas.
1. 2. 3. 4. Imgenes y explicacin de los campos Operaciones y observaciones especiales Restricciones para usuarios Parmetros que afectan esta ventana
Seleccione una etiqueta para ver su respectiva funcin:

Ventana de movimientos sin procesar
En est ventana se presentan todos los documentos que aun no han sido procesados, es decir, no han afectado el saldo del cliente.
Cliente Tipo Documento Fecha Monto Plazo Afecta
Es el nombre del cliente de crdito al que se le aplica un documento. Es el tipo de movimiento que se realiz. Es el consecutivo del documento creado. Fecha en la cual se efectu el movimiento. Es el monto total del documento. Es la cantidad de das hbiles que tiene el cliente para cancelar el documento. Nmero o consecutivo del documento al que afecta el movimiento
Botn para generar un listado por pantalla o impresora de los movimientos pendientes de procesar. Si algn movimiento tiene rubros incorrectos en algn campo, elimnelo con este botn y genrelo de nuevo. Botn que actualiza la ventana para mostrar solo los movimientos que no han sido procesados.
Ventana de Facturas
En esta ventana tiene la posibilidad de crear movimientos tipo Factura que por alguna causa no pudieron ser generados en el Mdulo de Facturacin, pero que se requieren reflejar en el Mdulo de Cuentas por Cobrar. Use los botones Nuevo, Guardar o Cancelar de la barra de herramientas para generar Facturas. No se pueden guardar dos facturas con el mismo nmero.
Nmero Fecha Monto Plazo Cliente Notas
Indique el nmero de documento. Generalmente se usa el del documento fsico. No se permiten duplicados. Fecha de la venta. Formato para la fecha: DD-MM-AAAA. Precio en el cual se realiz la venta. Cantidad de das disponibles para cancelar esta Factura a crdito. Puede seleccionar el Cliente desde la lista a la izquierda, o bien, puede escribir el Cdigo del mismo. Espacio adicional para especificaciones referentes a este movimiento.
Al guardar la factura se abrir una ventana en la cual se puede agregar informacin adicional.
Ventanas de Pagos Normal y Mltiple

Normal
En est pantalla se realizan los pagos totales o parciales para un documento, Factura o Cheque sin Fondo, de un Cliente.
Numero Fecha Cliente Monto Notas
Indique el nmero de pago. Por lo general, se usa el del documento fsico. No se permiten duplicados. Fecha en que se hace el pago. Se asume la fecha actual del Sistema Operativo. Puede seleccionar el Cliente desde la lista a la izquierda, o bien, puede escribir el del mismo. Total del pago. A la derecha puede ver el total del pago para la(s) factura(s). Esta cifra debe ir en el campo. Espacio adicional para especificaciones referentes a este movimiento.
En el detalle aparece(n) lo(s) movimiento(s) pendiente(s) de cancelar. Para cada una se muestra lo siguiente:
Documento Fecha Saldo Nmero asignado para este movimiento. Tambin, se indica el tipo de movimiento. Fecha en la que se realiz el movimiento. Monto faltante para saldar dicho movimiento. Si no se han procesado pagos, este campo refleja la cantidad pendiente de procesar por cada No procesado movimiento. Si presiona es porque saldar la cuenta. Si har pagos parciales, escriba el monto por cada Abono movimiento. Si va a cancelar varias cuentas en un determinado rango de fechas presione este botn, indique las fechas que delimitarn esta accin, presione y automticamente se marcarn las cuentas a saldar. Asignacin de un Adelanto a una cuenta por cobrar. Ubique la cuenta que afectar. Presione el botn y elija el Adelanto de la lista. Luego escriba el monto en el campo
Clculo de puntos promocionales para el cliente. Para usar esta opcin vea Parmetros de Facturacin.
Abre la pantalla para generar el clculo de inters moratorio a crdito comercial.
Mltiple
En este caso se har un pago a Facturas o Cheques sin Fondos de varios Clientes.
Escriba el nmero del Cliente, el nmero de factura y el monto a cancelar. Repita este paso para cada documento de los diferentes Clientes. Adicionalmente, presionando documentos que coincidan con el rango de fechas indicado. podr incluir los
Use los botones Nuevo, Guardar o Cancelar de la barra de herramientas para generar Pagos.
Ventana de Notas de Crdito
Ventana para crear Notas de Crdito. Estas afectan a Facturas, Crditos a Largo Plazo, Adelantos o Cheques sin fondos. Use los botones Nuevo, Guardar o Cancelar de la barra de herramientas para generar Notas de Crdito.
Cliente Numero
Desde la lista a la izquierda seleccione el Cliente al que se le aplicar la Nota de Crdito.
Indique el nmero de Nota de Crdito. Por lo general, es el nmero del documento fsico. Nmeros duplicados no son permitidos. Fecha en que se genera la Nota de Crdito. Se asume la fecha actual del Sistema Operativo. Fecha Al seleccionar el Cliente ver los documentos que an tienen saldo. Escriba el monto que afectar a Documentos cada documento del Cliente y presione ENTER o bien haga click sobre para incluir el monto competo sin saldar. Cantidad total por la que se est generando la Nota de Crdito. A la derecha se despliega el total de la Monto Nota de Crdito. Escriba este rubro en la caja de texto. Observaciones Referencia, detalle o justificacin sobre el movimiento.
Ventana Notas de Dbito

Ventanas para realizar Notas de Dbito. Estos pueden afectar una Factura, Crdito a Largo Plazo, Adelanto o Cheque sin fondos, si tienen cuenta(s) abierta(s). Use los botones Nuevo, Guardar o Cancelar de la barra de herramientas para generar Notas de Dbito.
Cliente Numero Fecha Monto Documento Afectado Notas
Desde la lista a la izquierda seleccione el Cliente al que se le aplicar la Nota. Indique el nmero de la Nota. Por lo general, es el del documento fsico. No se permiten duplicados. Fecha en que se genera la Nota. Se asume la fecha actual del Sistema Operativo. Cantidad por la que se est haciendo la Nota de Dbito. Indique el nmero del documento al que afectar la Nota. Luego, desde la lista desplegable especifique el tipo de documento afectado. Referencia, detalle o justificacin sobre este movimiento.
Ventana de Cheques sin fondos

Ventana diseada para generar movimientos de Cheques sin fondos. Esta opcin se realiza cuando pagos en forma de cheque han sido rechazados. Use los botones Nuevo, Guardar o Cancelar de la barra de herramientas para generar Cheques sin fondos. Este movimiento es similar a una Factura en el sentido de que se abre una cuenta para ser saldada.
Cliente Numero Fecha Monto
Desde la lista a la izquierda seleccione el Cliente al que se le aplicar el Cheque sin fondo. Indique el nmero de Cheque sin fondos. No se permiten nmeros duplicados. Fecha en que se genera el Cheque sin fondos. Se asume la fecha actual del Sistema Operativo. Cifra por la cual ha sido girado el cheque.
Ventana de Adelantos
Cuando se den pagos previos a la apertura de una cuenta, estos se crean mediante Adelantos. Use los botones Nuevo, Guardar o Cancelar de la barra de herramientas para generar Adelantos. Este movimiento es similar a una Factura en el sentido de que se abre una cuenta para ser saldada.
Cliente Numero Fecha Monto
Desde la lista a la izquierda seleccione el Cliente al que se le aplicar el Adelanto. Indique el nmero documento para el Adelanto. No se permiten nmeros duplicados. Fecha en que se ha generado el Adelanto. Se asume la fecha actual del Sistema Operativo. Cantidad que ha sido adelantada.
Para aplicar Adelantos a cuentas abiertas, srvase leer lo referente al botn
en Pagos.
Ventana de Crditos a Largo Plazo

Pestaa para crear Crditos a Largo Plazo, con los debidos intereses involucrados. Use los botones Nuevo, Guardar o Cancelar de la barra de herramientas para generar un Crdito a Largo Plazo. Este movimiento est relacionado con la etiqueta Cuota.
Cliente Notas Operacin # Fecha Monto Plazo % inters Corte de cta.
Desde la lista a la izquierda seleccione el Cliente al cual se le aplicar el Crdito a Largo Plazo. Referencia, detalle, especificacin o justificacin sobre este movimiento. Indique el nmero de Crdito a Largo Plazo. No se permiten nmeros duplicados. Fecha en que se ha generado el Crdito a Largo Plazo. Se asume la fecha actual del Sistema Operativo. Cantidad por la que se otorga el presente Crdito a Largo Plazo. Indique la cantidad de unidades. Luego seleccione la unidad de tiempo que afectar a las unidades. Indique el % de inters de la operacin Normal (porcentaje anual) y el que agregar como multa (Moratoria) por atrasos. Especifique el da en que har el corte. Se asume el nmero de da actual.
Una vez que haya procesado este movimiento, podr hacer las respectivas Cuotas sobre este crdito.
Ventana de Cuotas
En est etiqueta se realizan los pagos de las cuentas a largo plazo ya abiertas, con los debidos intereses involucrados. Use los botones Nuevo, Guardar o Cancelar de la barra de herramientas para generar una Cuota.
Cliente Datos de Operacin Numero Fecha Monto Crdito LP Notas
Desde la lista a la izquierda seleccione el Cliente al cual le aplicar la Cuota. Ventana de consulta que muestra los datos de la(s) cuenta(s) de Crdito a Largo Plazo que est(n) abierta(s). Esta se despliega cuando marca la cuenta de Crdito a Largo Plazo que quiere afectar. Indique el nmero de esta Cuota. No se permiten nmeros duplicados. Fecha en que se est generando la Cuota. Se asume la fecha actual del Sistema Operativo. Cantidad que amortizar la Cuota en la cuenta de Crdito a Largo Plazo. Ventana para seleccionar la cuenta de Crdito a Largo Plazo a la que afectar esta Cuota. Referencia, detalle, especificacin o justificacin sobre este movimiento.
Luego de haber procesado cada movimiento de Cuotas podr observar la manera en que se ha reflejado la amortizacin en la cuenta de Crdito a Largo Plazo respectivamente afectada.
Operaciones y Observaciones Especiales

Para reimprimir un Pago, Nota de Crdito, Nota de Dbito o Adelanto debe oprimir el botn de impresin de la barra de herramientas para que se active el campo Nmero, luego digite el nmero de documento y oprima nuevamente el botn de impresin. Solo se pueden reimprimir los documentos que an no han sido procesados.
Las restricciones son uno de los mtodos que el SCAD utiliza para autorizar o impedir el acceso a ciertas funciones o caractersticas del programa, la siguiente tabla muestra las restricciones para la pantalla de facturacin

Ayuda impresa de SCAD. (Prohibida su reproduccin total o parcial) RESTRICCIN CxCMovimientos; CxCFacturas; CxCPagos; CxCCreditos; CxCDebitos; CxCCkSinFondos; CxCAdelantos; CxCCreditoLP; CxCCuotas;
DESCRIPCIN Impide el acceso a la pestaa Movimientos . Impide el acceso a la pestaa Facturas. Impide el acceso a la pestaa Pagos. Impide el acceso a la pestaa Notas de Crdito . Impide el acceso a la pestaa Notas de Dbito Impide el acceso a la pestaa Cheques sin Fondos. Impide el acceso a la pestaa Adelantos. Impide el acceso a la pestaa Crdito LP. Impide el acceso a la pestaa Cuotas.
Para que ests restricciones funcionen correctamente se deben escribir tal y como se mostr en la tabla anterior, estas restricciones deben escribirse en la pantalla de usuarios del SCAD
Parmetros que afectan esta pantalla

Los parmetros permiten al SCAD realizar tareas o funciones adicionales, lo que abre una gran variedad de posibilidades de configuracin dependiendo de los requerimientos de la empresa. La siguiente lista muestra los parmetros que afecta la ventana de facturacin:
ZONA CxC CxC CxC CxC CxC CxC CxC CxC CxC CxC CxC CxC CxC CxC CxC Terminal Terminal Terminal Terminal PARMETRO Autoasignar cobrador a usuario activo Activar saldos menores a cero Bloquear numero de nota credito Bloquear numero de nota debito Bloquear numero de recibo Bloquear cobrador en pagos Incluir adelantos en lista de pago Imprimir recibo Imprima adelanto Imprima nota credito Numero ultimo recibo Numero ultimo debito Numero ultima cuota Numero ultimo credito Valor Punto Promocional Impresora cxc pagos Impresora cxc notas credito Impresora cxc notas debito Impresora cxc adelantos DESCRIPCIN Toma uno de los valores SI/NO. Asigna como cobrador al usuario que inicia sesin en el SCAD. Toma uno de los valores SI/NO. Toma en cuenta los documentos con saldo cero para calcular el saldo del cliente. Toma uno de los valores SI/NO. Impide cambiar el nmero de nota de crdito. Toma uno de los valores SI/NO. Impide cambiar el nmero de nota de dbito. Toma uno de los valores SI/NO. Impide cambiar el nmero de recibo. Toma uno de los valores SI/NO. Impide cambiar el cobrador en la ventana de pagos. Toma uno de los valores SI/NO. Muestra los Adelantos en la lista de pagos. Toma uno de los valores SI/NO. Permite imprimir recibos de pago. Toma uno de los valores SI/NO. Permite imprimir Adelantos. Toma uno de los valores SI/NO. Permite imprimir Notas de Crdito. Consecutivo de pagos. Consecutivo de Notas de Dbito. Consecutivo de Cuotas. Consecutivo de Notas de Crdito. Fija el valor para el clculo de puntos promocionales. Este parmetro representa la impresora en la cual saldrn los Pagos. Este parmetro representa la impresora en la cual saldrn las Notas de Crdito. Este parmetro representa la impresora en la cual saldrn las Notas de Dbito. Este parmetro representa la impresora en la cual saldrn los Adelantos.
A excepcin del parmetro Valor Punto Promocional, todos deben configurarse manualmente en el archivo SCAD.INI en la zona o aparatado que corresponda al componente. Una zona o apartado es el nombre de un componente del SCAD encerrado entre corchetes "[ ]", por ejemplo el apartado
del componente de facturacin sera [Facturacion] y en caso de que la zona sea una Terminal el formato es el siguiente [Terminal#] donde # es el nmero de terminal que identifica a cada computadora en el SCAD, si no sabe cual es el nmero de terminal asignada a una computadora haga lo siguiente: si tiene un windows 9x abra el archivo AUTOEXEC.BAT, ubicado en la raz de la Disco Duro, si posee un windows NT o superior haga click derecho en Mi Pc luego en Propiedades y por ltimo oprima el botn variables de entorno en la lista de variables de sistema tiene que existir una variable con el nombre NUMERO_TERMINAL. Si necesita ms informacin sobre cmo utilizar esta ventana, refirase al artculo Herramientas del usuario en el software SCAD bajo el tema de la barra de herramientas.>
Intereses Moratorios
Pantalla que agiliza el incremento porcentual del saldo de una cuenta debido a la morosidad del Cliente. La imagen y tabla siguientes le explicarn su funcionalidad y uso

Pantalla de Intereses Moratorios:
Corte % Inters Mensual
Fecha rango para seleccionar los documentos vencidos, es decir, se mostrarn solo las facturas vencidas en la fecha seleccionada. Porcentaje de aumento que se aplicar a los documentos vencidos. Existen las siguientes formas de calcular el intres moratorios: Exacto a dias pendientes: Saldo Documento + ((Saldo Documento * (Inters / 100) / 30)* Dias Vencido)
Mtodo de clculo Basado en los meses pendientes: Saldo Documento + (Saldo Documento *(Dias Vencido / 30))
Buscar Cliente Detalle de documentos Generar Fecha
Botn que localiza los clientes que tienen documentos vencidos en funcin del Corte. Lista de los clientes morosos. Marque el(los) cliente(s) moroso(s) a multar. Documentos vencidos por cliente. Cada documento aparece con la siguiente informacin adicional: Nmero Documento, Das Vencimiento, Saldo y Nuevo Saldo. Realizar el incremento en el saldo del documento indicado. Fecha en la cual se generan los intereses
Los incrementos se realizarn para todos los documentos pendientes de saldar por cada cliente marcado entre casillas.
Procesar movimientos de CXC

Cada documento incluido en la ventana Incluir Movimientos a CXC o desde otros mdulos que afecten a clientes a crdito deben ser procesados para que se actualicen en las cuentas por cobrar para cada cliente.
1. 2. 3. 4. Imgenes y explicacin de los campos Operaciones y observaciones especiales Restricciones para usuarios Parmetros que afectan esta ventana

Ventana para procesar movimientos:
Esta opcin actualiza cada factura pendiente de saldar y/o incluye nuevos movimientos que se generen a las cuentas de cada cliente. Si se dispone a procesar solo cierto movimiento, seleccione el tipo de movimiento de la lista (este podra ser: Facturas, Pagos, Notas de Crdito o Dbito, Adelantos, Devoluciones de Cheques, Crditos a largo plazo o Cuotas o Todos). Luego, especifique el rango de fechas en las que se ubica el movimiento (se asume la fecha actual del Sistema Operativo). Si la fecha no es relevante, presione el botn Todas las fechas.
La siguiente lista muestra la prioridad que el SCAD establece para cada uno de los movimientos de Cuentas por Cobrar, siendo la de menor valor la de mayor relevancia
MOVIMIENTO FACTURAS PAGOS ADELANTOS CHEQUES SIN FONDOS CRDITOS A LARGO PLAZO Notas de Crdito Notas de Dbito Cuotas PRIORIDAD 0 1 2 3 4 5 6 7
Operaciones y Observaciones Especiales

Antes de procesar cualquier movimiento verifique que los datos del mismo sean correctos. Para esto utilice la ventana de Movimientos sin Procesar de Cuentas por Cobrar, en la cual se muestran los datos ms importantes del movimiento, junto con esta ventana se puede usar la ventana de Documentos por cliente en la que se muestran por cliente los Documentos y sus repectivos movimientos que han afectado el saldo del cliente.

RESTRICCIONES CxCProcesaTODOS; CxCProcesaFACTURAS; CxCProcesaPAGOS; CxCProcesaCREDITOS; CxCProcesaDEBITOS; CxCProcesaADELANTOS; CxCProcesaDEVOLUCIONES DE CK; CxCProcesaCREDITO L.P.; CxCProcesaCUOTA; DETALLE Impide al usuario tener la opcin de procesar todos los movimientos de Cuentas por Cobrar Evita que el usuario procese Facturas. Impide que el usuario procese Pagos. Evita que el usuario procese Notas de Crdito. Impide que el usuario procese Notas de Dbito. Evita que el usuario procese Adelantos. Impide que el usuario procese Devoluciones de Cheques o Cheques sin fondo. Evita que el usuario procese Crditos a Largo Plazo Impide que el usuario procese Cuotas.
Estas claves deben ser escritas, en la Ventana de Usuarios, exactamente como aparecen arriba y si se desea restringir mas de una debe escribirlas de seguido sin ningn espacio en blanco en las restricciones del usuario.
Parmetros que afectan esta pantalla

Los parmetros permiten al SCAD realizar tareas o funciones adicionales, lo que abre una gran variedad de posibilidades de configuracin dependiendo de los requerimientos de la empresa. La siguiente lista muestra los parmetros que afecta la ventana de facturacin:
ZONA CxC
*
PARMETRO Activar saldos menores a cero
DESCRIPCIN Toma un valor SI/NO. Permite procesar Pagos y Notas de Crdito aunque generen saldos negativos.*
Estos parmetros deben configurarse manualmente en el archivo SCAD.INI en la zona o aparatado que corresponda al componente. Una zona o apartado es el nombre de un componente del SCAD encerrado entre corchetes "[ ]", por ejemplo el apartado del componente de facturacin seria [Facturacion] y en caso de que la zona sea una Terminal el formato es el siguiente [Terminal#] donde # es el nmero de terminal que identifica a cada computadora en el SCAD, si no sabe cual es el nmero de terminal asiganda a una computadora haga lo siguiente: si tiene un windows 9x abra el archivo AUTOEXEC.BAT, ubicado en la raz del Disco Duro, si posee un windows NT o superior haga clic derecho en Mi Pc luego en Propiedades y por ltimo oprima el botn variables de entorno en la lista de varibles de sistema tiene que existir una variable con el nombre NUMERO_TERMINAL.
Documentos por cliente

Una vez procesados los movimientos, esta opcin muestra por cada cliente el saldo, adems, todos los documentos con sus respectivos movimientos (junto a los detalles) que se le han realizado.

Ventana de Documentos por cliente:
Est ventana permite visualizar todos los documentos que afectan el saldo de un cliente y los movimientos sobre estos documentos. En est ventana se muestran los siguientes tipos de movimientos: Facturas, Cheques sin Fondos, Adelantos y Crditos a Largo Plazo, al hacer doble click sobre cualquier documento de la lista la pantalla se mostrar de la siguiente manera
Ventana de Movimientos por Documento:
En la lista de la derecha aparecen todos lo movimientos que han afectado el saldo de un documento, se mostrarn los siguientes movimientos: Pagos, Notas de Crdito, Notas de Dbito, Primas y/o Cuotas. Al oprimir el botn Agrandar la pantalla anterior vuelve a su estado inicial es decir, solo se mostrarn los Documentos por Cliente como se muestra en la primer imagen.
Edicin de documentos
Est pantalla le permite modificar la fecha y el plazo otorgado a los documentos ya procesados.

Pantalla de Edicin de documentos:
Tipo Documento Num. Documento Buscar Detalle Guardar/Cancelar
Seleccione de la lista desplegable el tipo de documento que busca. Escriba el nmero de documento que est buscando. Presione este botn para localizar el documento que ha especificado en los pasos anteriores. Realice los cambios que requiere para los datos en los campos Fecha y/o Plazo. Guarde los cambios en el sistema o cancele sin efectuar modificacin alguna.
Documentos a cobrar para el da...

Ubicacin men: Componentes Cuentas por cobrar Docs por cobrar
Esta opcin presenta una lista de todas las facturas vencidas hasta el da seleccionado.

Ventana de Documentos a cobrar para el da...
Fecha de Docs. Fecha de corte para los documentos a mostrar. Buscar los documentos que correspondan a la fecha antes especificada para asignarles su respectivo cobrador. Detalle Segn la factura, asgnele el cobrador presionando Click en la columna Cobrador. Solo se mostrarn las Facturas o Cheques sin Fondo, que estn vencidos a la fecha seleccionada y solo si el cliente paga en ese da. Cmo configurar los das de pago del cliente?. Finalice la asignacin de documentos al cobrador y guarde las respectivas asignaciones.
Todos los documentos asignadas a su cobrador quedarn en un archivo temporal hasta efectuar los cobros efectuados en Pagos recibidos.
Tramitar facturas
Pantalla que le permite crear el reporte de Trmite de Facturas, el cual ser enviado al Cliente. Pantalla para Tramitar facturas:
Seleccione el Cliente al que le enviar el informe. Al hacer esto, ver una lista con los documentos pendientes de pago (Facturas, Adelantos y/o Cheques sin fondo). Marque el cuadro de la izquierda para indicar los documentos que desea que sean incluidos en el reporte. Puede elegir entre las siguientes formas de bsqueda:
TODAS VENCIMIENTO EMISION Muestra los documentos del cliente seleccionado con saldo mayor a cero. Muestra los documentos del cliente cuyo plazo vence en el rango de fechas elegido. Muestra los documentos del cliente cuya fecha de emisin esta en el rango de fechas seleccionado.
Por ltimo, presione el botn Imprimir para generar el informe segn los datos incluidos. Finalmente, presione el botn Salir para abandonar esta pantalla.
Pagos recibidos
Controla y aplica todos los pagos recibidos por cobrador. Adems puede reasignar cobros a otro cobrador y genera un reporte de asignacin de cobros y de cobros realizados. En esta ventana se cargarn tanto Facturas como Cheques sin Fondos.

Ventana de Aplicacin de cobros:
Cobrador Fecha Aplicacin Todos los docs ReAsignar Aplicar Imprimir Asignacin Imprimir Cobros
Seleccione un cobrador. Ver los cobros que le han sido asignados. Especifique la fecha en la que se aplicar(n) el (los) pago(s). Presione este botn si desea ver los pagos asignados para todas las fehas. Marque un cobro. Presione este botn para cambiarlo a otro cobrador. Escriba el monto en la columna Pago y su nmero en la columna Recibo. Reporte por pantalla o impresora con los cobros asignados al cobrador actual y sus respectivos detalles. Muestra los cobros realizados por el cobrador actual (con nmero de documento, fecha de cobro y monto del pago).
Ac se deben liquidar los cobros efectuados durante el da. Para ello, especifique en la columna de Pago el monto cobrado y en la columna Recibo el nmero del pago. Al terminar de incluir esta informacin, presione para generar los recibos incluidos. El resultado de esto lo podr ver en la ventana de Movimientos.
Reportes de Cuentas por Cobrar

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COMPONENTE DE CUENTAS POR COBRAR Ayuda en lnea www.ienasaj.co.cr/soporte/ Cuentas por cobrar
El Mdulo de Cuentas por Cobrar suministra una serie de reportes con la opcin de salir por pantalla o imprimirse utilizando los Reportes del Cuentas por Cobrar.
1. 2. Imgenes y explicacin de los campos Restricciones para usuarios

Pantalla de Reportes del Mdulo de Cuentas por Cobrar:
Cada opcin de reporte le solicita los datos o parmetros necesarios para el listado correspondiente. Asegrese de que ha especificado correctamente cada dato solicitado y genere el reporte.

RESTRICCIONES RepCXCGeneradorReportes; IMPIDE EL USO DEL REPORTE Generador reportes El usuario no tendr acceso al reporte generador especificado en RepCXCGen+NombreReporte; NombreReporte Estado de Cuenta RepCXCEstadoCuenta; Facturas por Plazo RepCXCFactPorPlazo; Antigedad de Saldos Largo Plazo RepCXCAntiguedadSaldosLP; Facturas vencidas RepCXCFactVencidas; RepCXCFactVencidasXClienteZona; Facturas vencidas por cliente (Zona) RepCXCFactVencidasXClienteAgente; Facturas vencidas por cliente (Agente) Lista de Documentos RepCXCListaDocumentos; Lista de Clientes RepCXCListaClientes; Derechos Reservados por Informtica Especializada NASAJ S.A. (Revisin 2005) Pagina 30/31
Ayuda impresa de SCAD. (Prohibida su reproduccin total o parcial) RepCXCDocumentosXCliente; RepCXCProyeccionCobro; RepCXCAntiguedadSaldos; RepCXCDetalleContable; RepCXCCreditosLPVencidos; RepCXCClientesConCreditoCerrado; RepCXCCancFacturas; RepCXCDiasTramitePago; RepCXCDocsXAgente; RepCXCCancFacturasEntreFechas; RepCXCSaldosPorFecha;
COMPONENTE DE CUENTAS POR COBRAR Ayuda en lnea www.ienasaj.co.cr/soporte/ Documentos por Cliente Proyeccin de Cobro Antigedad de Saldos Detalle Contable Crditos a largo plazo vencidos Clientes con Crdito Cerrado Cancelacin de Facturas Das de Tramite y Pago Documentos por agente Cancelacin de Facturas entre fechas Saldos por fecha
Estas claves deben ser escritas, en la Ventana de Usuarios, exactamente como aparecen arriba y si se desea restringir ms de una debe escribirlas de seguido sin ningn espacio en blanco en las restricciones del usuario.

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MODULO DE CUENTAS POR COBRAR

Incluir Movimientos a CxC

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Procesar Movimientos de CxC

Documentos por Cliente

Documentos por cobrar

Documentos por cobrar para el da...

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Imgenes y explicacin de los campos

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Datos de los Clientes

Imgenes y explicacin de los campos

Seleccione una etiqueta para ver su respectiva funcin: Datos Generales:

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. Si no est editando al presionarlo observar la

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se desplegar el siguiente men.

est activo. Al presionarlo, aparecer un

Quiero ver cmo se generan la Facturacin por Arrendamiento de Servicios.

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Restricciones para usuarios

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Incluir movimientos a CxC

Imgenes y explicacin de los campos

Seleccione una etiqueta para ver su respectiva funcin:

Cliente Tipo Documento Fecha Monto Plazo Afecta

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Nmero Fecha Monto Plazo Cliente Notas

Ventanas de Pagos Normal y Mltiple

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Numero Fecha Cliente Monto Notas

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Abre la pantalla para generar el clculo de inters moratorio a crdito comercial.

Ventana de Notas de Crdito

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Desde la lista a la izquierda seleccione el Cliente al que se le aplicar la Nota de Crdito.

Ventana Notas de Dbito

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Cliente Numero Fecha Monto Documento Afectado Notas

Ventana de Cheques sin fondos

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Cliente Numero Fecha Monto

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Cliente Numero Fecha Monto

Para aplicar Adelantos a cuentas abiertas, srvase leer lo referente al botn

Ventana de Crditos a Largo Plazo

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