MANUALES ADMINISTRATIVOS

1.1. ELABORACIN

DE

LOS

MANUALES

ADMINISTRATIVOS

EN

C&D

ASOCIADOS Ca. Ltda. Los manuales administrativos dentro de la empresa forman parte del control interno que lleva la compaa y para la elaboracin de los mismos se tom en cuenta: La Magnitud de la Organizacin Su Dinmica, y; Su Crecimiento

C&D ASOCIADOS Ca. Ltda. elabor estos manuales para mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la direccin superior a travs de la delineacin de la estructura organizacional y establecimiento escrito y en forma permanente de las polticas y procedimientos. 1.1.1. PROCESO PARA EL DESARROLLO DEL MANUAL DE C&D

ASOCIADOS Ca. Ltda. La elaboracin de manuales en la compaa forma parte de un proceso de mejoramiento administrativo de la organizacin y en gran parte de la utilidad que brindan los manuales deriva, precisamente, del proceso de mejoramiento previo a su elaboracin. 1.1.1.1. PREPARACIN DEL TRABAJO

La preparacin previa implic asignar la responsabilidad para la elaboracin del manual y determinar sus usuarios y objetivos La elaboracin de los manuales administrativos dentro de esta compaa est a cargo del Comit Administrativo. La instauracin del Comit Administrativo para la elaboracin de los manuales administrativos permiti que no exista el peligro de que se proliferen manuales de toda ndole: con diferente formato, diseo y estilo e incluso en ocasiones con instrucciones contradictorias; para la preparacin de los manuales se plante los siguientes interrogantes:

a) Tendremos que limitarnos a aconsejar o debemos orientar al usuario respecto a los detalles de lo que tiene que hacer? b) Qu relacin tenemos con los usuarios que van a leer el manual y cmo debemos proceder de acuerdo con sta? c) Quin va a ser el responsable del manual? d) Cul es el propsito que se desea lograr? 1.1.1.2. PLANIFICACIN DEL TRABAJO

Una vez que se determin el objetivo del manual, sus usuarios y las necesidades de stos, se planific el trabajo a realizar para elaborar el manual. Para ello; Determin los contenidos del manual Elabor Cronogramas de trabajo. 1.1.1.3. ELABORACIN

Esta etapa implic la elaboracin en s del manual e involucr desde la recoleccin de la informacin hasta su edicin preliminar Para ello utiliz la siguiente Metodologa: Identificacin.- Aqu consta el nombre del manual conjuntamente con la imagen corporativa de la compaa ndice.- Est constituido por el contenido del manual mismo que posee una codificacin numrica. Introduccin.- Es la sntesis de los temas que trata el manual. Objetivos y Propsito del Manual.- Contiene en si el Por qu? de la existencia del manual para ello se tom en cuenta la cultura, filosofa y racionalidad de la compaa. Alcance.- Es la funcionalidad de cada espacio y contiene la descripcin de su relacionamiento formal, propsito y las actividades o funciones asignadas Responsable.- Este dato es sumamente importante ya que permite al usuario del manual distinguir bajo la responsabilidad de quien fue el mismo elaborado. Anexos.- Estn conformados por los diferentes documentos adicionales, con igual fuerza y validez, en el que se puntualizan de manera especial y minuciosa ciertos aspectos del manual.

1.1.1.4.

REVISIN revisado en sus contenidos por parte de

Una vez elaborado el manual, este fue

quienes integran el Comit Administrativo; mismos que participaron en la redaccin o aportaron informacin; con el fin de detectar eventuales omisiones o inconsistencias. 1.1.1.5. APROBACIN

Una vez culminada la revisin, el manual debe ser aprobado formalmente para adquirir el carcter de norma interna. La aprobacin del manual lo realiza el Ing. Fernando De Howitt, mismo que preside el Comit Administrativo de C&D ASOCIADOS Ca. Ltda. Al estar el manual formalmente aprobado por el Presidente de dicho comit, adquiere el carcter de norma interna y pasa a ser de cumplimiento obligatorio para los miembros de la organizacin. 1.1.1.6. DISTRIBUCIN Y DIFUSIN

El manual es distribuido y difundido entre todos los interesados a travs de medios magnticos, para ello fue importante establecer explcitamente la lista de destinatarios y distribuir el manual de forma que se garantice la llegada de manera oportuna y adecuada a todos quienes lo requieran. 1.1.1.7. ACTUALIZACIN DEL MANUAL

Es necesario mantenerlos actualizados para que continen cumpliendo con el objetivo para el cual fueron elaborados. La actualizacin de los manuales administrativos dentro de C&D ASOCIADOS Ca. Ltda. se la realiza dependiendo de los cambios que se generen en la organizacin, as como tambin de las necesidades que se presenten en el transcurso del tiempo.