ACUERDO No.

039 (Octubre 31 de 2002) Por el cual se regula el procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin Documental en desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000

EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN, En uso de las facultades que le confieren la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley General de Archivos 594 de 2000 CONSIDERANDO: Que el artculo segundo de la Ley 80 de 1989 seala las funciones del Archivo General de la Nacin y en su literal b) estipula fijar polticas y establecer los reglamentos necesarios para garantizar la conservacin y el uso adecuado del patrimonio documental de la nacin de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva ahora Consejo Directivo en virtud del Decreto 1126 de 1999. Que la Administracin Pblica en sus diferentes niveles y las entidades privadas que cumplen funciones pblicas deben elaborar y adoptar las Tablas de Retencin Documental para coadyuvar a la eficiencia de la gestin del Estado, la conservacin del patrimonio documental y el fcil acceso del ciudadano a la informacin contenida en los documentos de archivo. Que las Tablas de Retencin Documental es el listado de series con sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas de una entidad, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. Que las Tablas de Retencin Documental son el instrumento archivstico esencial que permite la normalizacin de la gestin documental, la racionalizacin de la produccin documental y la institucionalizacin del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestin, central, e histrico de las entidades. ACUERDA: ARTICULO PRIMERO.- Regular el procedimiento que deben seguir las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organizacin administrativa, territorial y por servicios y las entidades privadas que prestan servicios pblicos, para la elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin Documental, el que comprender las etapas relacionadas a continuacin. PRIMERA ETAPA. Investigacin preliminar sobre la institucin y fuentes documentales.

Compilar la informacin institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creacin y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creacin de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos. Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan. SEGUNDA ETAPA. Anlisis e interpretacin de la informacin recolectada. Analizar la produccin y trmite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos. Identificar los valores primarios de la documentacin o sea los administrativos, legales, jurdicos, contables y/o fiscales. Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales. Establecer los tiempos de retencin o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase de archivo: gestin, central e histrico con el fin de racionalizar la produccin y garantizar la proteccin del patrimonio documental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposicin final. Adelantar la valoracin documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su produccin. Determinar el destino final de la documentacin ya sea para su conservacin total, seleccin o eliminacin. La seleccin puede aplicarse a documentacin no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repite o se encuentra registrado en otras series; a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservacin total. En todos los casos, la seleccin se aplicar bajo la modalidad de muestreo y ser el Comit de Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo a aplicar, as como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos. TERCERA ETAPA. Elaboracin y presentacin de la Tabla de Retencin Documental para su aprobacin.

El Jefe de Archivo preparar la propuesta de Tablas de Retencin Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia, acompaada de una introduccin y de los anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboracin. El Comit de Archivo har el estudio correspondiente y producir un Acta avalando la propuesta. Las Secretaras Generales de las Entidades Oficiales o quienes hagan sus veces, o los funcionarios de la ms alta jerarqua de quienes dependan los archivos, remitirn a la instancia evaluadora correspondiente, el proyecto de Tablas de Retencin Documental para su evaluacin y aprobacin. CUARTA ETAPA. Aplicacin Aprobadas las Tablas de Retencin Documental por la instancia competente, el representante legal expedir el acto administrativo correspondiente, que ordene su difusin ante los servidores pblicos de la Entidad, para garantizar su aplicacin. La Unidad de Archivo capacitar a todos los servidores pblicos de la Entidad, para la aplicacin de las TRD, as mismo, elaborar los instructivos que refuercen y normalicen la organizacin de los documentos y archivos de gestin y la preparacin de las transferencias documentales. La organizacin de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestin, central e histrico se har con fundamento en las Tablas de Retencin Documental. Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarn teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retencin Documental, siguiendo, los procedimientos de limpieza de la documentacin, eliminacin del material metlico, identificacin de material afectado por biodeterioro. El cronograma lo establecer la Unidad de Archivo de la Entidad. Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retencin Documental se destruirn y se dejar constancia en Acta que ser suscrita por el Presidente del Comit de Archivo, el Jefe de Archivo y el de la dependencia respectiva. ETAPA QUINTA. Seguimiento y actualizacin de las Tablas de retencin Documental. La unidad de Archivo de cada entidad establecer un cronograma de seguimiento para la verificacin de la aplicacin de la Tabla de Retencin Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones. Las modificaciones a las Tablas de Retencin documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, debern ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y aprobadas por el Comit de Archivo de la misma. PARAGRAFO : La Tabla de Retencin Documental se aplicar a partir de su aprobacin y servir de referente para la organizacin y conformacin de series y subseries de los documentos producidos con anterioridad a la aprobacin , siempre y cuando correspondan a la misma estructura organizacional sobre la cual se bas la elaboracin de las TRD. ARTICULO SEGUNDO.- El Archivo General de la Nacin en cumplimiento de la funcin de inspeccin y vigilancia, verificar la aplicacin de las Tablas de Retencin Documental, en el momento que lo considere pertinente. ARTICULO TERCERO.- El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicacin y deroga expresamente los dems que le sean contrarios. PUBLQUESE, COMUNQUESE Y CMPLASE Dado en Bogot D. C. a los treinta y un (31) das del mes de octubre de dos mil dos (2002).

Fdo. ADRIANA MEJIA HERNNDEZ Presidente

Fdo: ELSA MORENO SANDOVAL Secretaria Tcnica