Autorización para la Salida o Ingreso de Código IGI-06 v.

03
Elementos que Pertenecen o no a la
Universidad de Pamplona Página 1 de 5

1. Objetivo y Alcance

Establecer la metodología y los controles administrativos necesarios para autorizar la

salida o ingreso de elementos o bienes que pertenecen o no a la Universidad de
Pamplona.

El Instructivo aplica desde el momento de la solicitud del formato para la salida o ingreso
de elementos que pertenecen o no a la Universidad de Pamplona, hasta la prestación del
servicio en la cual el vigilante verifica los datos del artículo que sale o entra.

2. Responsable
El Responsable de garantizar la adecuada aplicación y ejecución del procedimiento para
la autorización de Salida e ingreso de Elementos que Pertenecen o no a la Institución, es
el Jefe de la Sección de Gestión del Recurso Físico y Apoyo Logístico.

3. Definiciones

3.1 Dependencia

Sección de la Universidad de Pamplona determinada según la estructura organizacional.

3.2 Bien

Elemento que es propiedad de la Institución y que adquiere una persona en calidad de

préstamo por un tiempo estipulado.

3.3 Salida

Momento en que un elemento es retirado de las instalaciones de la Universidad

3.4 Ingreso

Entrar a las instalaciones de la universidad un bien.

3.5 Devolución

Entrega del elemento retirado de la Universidad

Las demás definiciones que aplican para el presente instructivo se encuentran

contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2000. Sistema de Gestión de la Calidad
Fundamentos y Vocabulario.

Elaboró Revisó Aprobó

Firma Firma Firma

Yohana M. Arb Garcia – Ivan Lizcano Yohana Milena Arb Garcia Maria Victoria Bautista
Fecha Octubre 17 de 2007 Fecha Octubre 17 de 2007 Fecha Octubre 25 de 2007
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4. Contenido

4.1 Solicitud del Formato para la Salida o Responsable: Dependencia y/o Usuario
ingreso de Elementos que Pertenecen o Interesado
no a la Universidad de Pamplona

Para retirar o ingresar de las instalaciones de la Universidad de Pamplona un elemento

que le pertenece o no, la dependencia y/o usuario interesado realiza la solicitud del FGI-
18 “Autorización para la Salida o Ingreso de Elementos que Pertenecen o no a la
Universidad de Pamplona”, en la recepción de la oficina de Gestión del Recurso Físico y
Apoyo Logístico. Ya sea, si se va a ingresar o retirar por un lapso de tiempo corto o
prolongado (un mes o más).

4.2 Diligenciamiento del Formato FGI-18

“Autorización para la Salida o Ingreso Responsable: Dependencia y/o Usuario
de Elementos que Pertenecen o no a la Interesada
Universidad de Pamplona”
Para el diligenciamiento del formato se procede así:

1. El interesado diligencia el FGI-18 “Autorización para la Salida o ingreso de

Elementos que Pertenecen o no a la Universidad de Pamplona”, en la
Oficina de Recurso Físico y Apoyo Logístico, incluyendo su firma.

2. Si el elemento sale o ingresa de las instalaciones de la Universidad diariamente

se marca con una equis “X” la opción “Diario”, y se indica por cuanto tiempo.

3. Si el elemento sale o ingresa de las instalaciones de la Universidad por un lapso

de tiempo menor a dos meses se marca con una equis “X” la opción
“Temporal”, y se indica por cuanto tiempo.

4. Si el elemento sale por un lapso de tiempo prolongado (dos mes o más), se

marca con una equis “X” la opción “Permanente”.

5. El formato diligenciado es remitido a la Oficina de Adquisiciones y Almacén para

que su Director o la persona encargada verifique en el inventario si el elemento
pertenece o no a la Universidad y de su visto bueno, por medio de su firma.

6. El formato es devuelto a la Oficina de Gestión del Recurso Físico y Apoyo

Logístico, para que el Jefe de la Sección o la persona encargada de su visto
bueno y autorización.

4.3 Recepción de la Solicitud para la

Salida o Ingreso de Elementos que Responsable: Jefe Oficina de Recursos
Pertenecen o no a la Universidad de Fisicos.
Pamplona
Jefe Oficina de Recursos Físicos, realiza el respectivo registro de la salida mediante el
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FGI-16 “Control de Salida e ingreso de Elementos que Pertenecen o no a la

Universidad de Pamplona” La persona que va a retirar o ingresar el bien se dirige
hacia la portería de la salida, con el formato previamente autorizado.

4.4 Prestación del Servicio para la Salida

Responsable:
o Ingreso de Elementos que Pertenecen
Vigilante y Supervisor de Vigilantes
o no a la Universidad de Pamplona
El vigilante de la portería de la salida recibe el FGI-18 “Autorización para la Salida o
ingreso de Elementos que Pertenecen o no a la Universidad de Pamplona”, y
procede así:

a) Verifica la descripción del elemento según lo diligenciado en el formato y el

tiempo que permanecerá dentro o fuera de las instalaciones de la Universidad de
Pamplona.

b) El FGI-18 “Autorización para la Salida o ingreso de Elementos que

Pertenecen o no a la Universidad de Pamplona”, es entregado al vigilante de
la portería de la salida, quien lo firma y posteriormente lo registra en el FGI-16
“Control de Salida e ingreso de Elementos que Pertenecen o no a la
Universidad de Pamplona”; al igual que el Jefe Oficina de Recursos Físicos,
con el fin de realizar una posterior comparación y análisis de los mismos en la
Oficina de Recurso Físico y Apoyo Logístico, en la cual participarán el Jefe de la
sección, y el Coordinador de los Vigilantes.

c) El usuario se queda con el desprendible del formato.

d) El bien es retirado o ingresado a la Universidad de Pamplona por un tiempo

determinado, si al terminar esta fecha el bien no ha sido devuelto la Oficina de
Recurso Físico y Apoyo Logístico informara al Director de Adquisición y Almacén
para tomar las respectivas medidas sobre el asunto.

e) En el momento que el bien reingresa o sale de la Universidad, el desprendible

del FGI-18 “Autorización para la Salida o ingreso de Elementos que
Pertenecen o no a la Universidad de Pamplona”, se entrega en la portería de
la entrada, de la misma forma se registra su ingreso o salida en el FGI-16
“Control de Salida e ingreso de Elementos que Pertenecen o no a la
Universidad de Pamplona”.

f) Al final del día el vigilante de turno entregará dichos formatos y desprendibles al

Coordinador de vigilancia, quien los remitirá a la Oficina de Recurso Físico y
Apoyo Logístico, para su respectivo archivo y análisis semanal.

g) Cuando un vigilante se percata de la ausencia o hurto de un bien que pertenece

a la Universidad de Pamplona debe informar de inmediato a través de un oficio a
las oficinas de Recursos Físico y Apoyo Logístico, Control Interno Disciplinario y
al superior de la oficina objeto de la perdida.
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h) Cuando un miembro de la comunidad universitaria sea sorprendido por un

vigilante en un hurtando elementos de la universidad el vigilante procederá a
tomar la identificación del sospechoso, retener el elemento e informar del hecho
a la oficina de control disciplinario.

5. Documentos de Referencia

• NTC ISO 9000:2000

• NTC ISO 9001:2000
• NTC GP 1000:2004

6. Historia de Modificaciones

Versión Naturaleza del Cambio Fecha del Cambio Aprobación del Cambio
Aclaración sobre el
00 procedimiento a seguir en caso Diciembre 12 de 2006 Diciembre 20 de 2006
de hurto
Por directrices de la
01 Administración del Sistema de Octubre 17 de 2007 Octubre 25 de 2007
Gestión de la Calidad

7. Administración de Registros

Tiempo de
Cód. Nombre Responsable Ubicación Acceso Disposición
Retención
“Control de
Salida e Centro de
Jefe de la
ingreso de Jefe Oficina de Archivo de la Recursos
Sección de
Elementos Recursos Sección de Bibliográficos
Gestión del
que Físicos. y el Gestión del y
FGI–16 Recurso 1 Año
Pertenecen Vigilante de Recurso Físico Administració
Físico y
o no a la turno y Apoyo n de
Apoyo
Universidad Logístico Documentos
Logístico
de
Pamplona”.
Autorización
para la Director de
Centro de
Salida o Adquisiciones Jefe de la
Archivo de la Recursos
ingreso de y Almacén y Sección de
Sección de Bibliográficos
Elementos Jefe de la Gestión del
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FGI–18 que Sección de Recurso 1 Año
Recurso Físico Administració
Pertenecen Gestión del Físico y
y Apoyo n de
o no a la Recurso Físico Apoyo
Logístico Documentos
Universidad y Apoyo Logístico
de logístico
Pamplona

8. Anexos. No aplica.