El Manual de Puestos y Funciones contiene

las responsabilidades y obligaciones

específicas de
los diferentes puestos que integran la
estructura organizacional, a través de la
descripción de las
funciones rutinarias de trabajo para cada
uno de ellos.
Describe el nivel jerárquico de cada
puesto dentro de la organización, así como su relación
de dependencia, lo cual quiere decir el
lugar que ocupa el puesto dentro de la estructura
organizacional, a que posiciones está subordinado
directa e indirectamente y cuál es su relación con
otros puestos de trabajo.
Podemos definir lo como la presentación
escrita de la naturaleza y contenido de un
puesto determinado dentro de una
organización.

Principalmente explica los objetivos,

responsabilidades, funciones y relaciones
de trabajo del puesto.
Por su parte, la especificación de puestos, llamada también perfil,
consigna los requisitos mínimos para que el puesto sea bien
desempeñado.

Esta especificación se basa en los factores utilizados en el manual

de valuación de puestos.
Son documentos que sirven como medios de
comunicación y coordinación, que permiten
registrar y transmitir en forma ordenada y
sistemática la información de una organización.
Según Mondy y Noe (1997) “el proceso sistemático de
determinar las habilidades, deberes y conocimientos
necesarios para desempeñar puestos en una organización.
El Propone desarrollarlo cuando :

1. Se funda una organización y se inicia un programa de

análisis de puestos por primera vez.

2. Se crean nuevos puestos.

3. Se modifican de manera significativa los puestos como

resultado de nuevas tecnologías, métodos,
procedimientos o sistemas.
Chiavenato, (1999) añade: “La descripción del cargo es un proceso que
consiste en enumerar las tareas o funciones que lo conforman y lo
diferencian de los demás cargos de la empresa.

Respondiendo a las preguntas:

1.qué hace el ocupante

2.cuándo lo hace
3.cómo lo hace
4.por qué lo hace
5.Quien lo hace
6.Que trabajo se hace.

Básicamente, es hacer un inventario de los aspectos

significativos del cargo y de los deberes y las
responsabilidades que comprende
Después de obtener respuestas claras y precisas para cada
una de las preguntas anteriores, las mismas deben
someterse, a su vez, a un nuevo interrogatorio planteando la
pregunta ¿por qué?. Las nuevas respuestas que se obtengan
darán la pauta para formular el manual y las medidas de
mejoramiento administrativo.
 Presentar una visión de conjunto de la organización.

 Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa.

 Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad  de

los distintos niveles jerárquicos.

 Coadyuvar a la correcta atención de las labores asignadas al

personal.
 Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo.

 Funcionar como medio de relación y coordinación con

otras organizaciones.

 Servir como vehículo de información a los proveedores de bienes,

prestadores de servicios, usuarios y clientes.

 Crear una cultura de la organización, orientada a la mejora continua.

Por su contenido se clasifican en:

De organización: Dónde se especifican las diversas unidades

orgánicas que componen la empresa.

De procedimientos: Acá se establecen los principales 

procedimientos que ocurren al interior de la empresa, por
ejemplo, de contratación de personal, de compras, de pago
de sueldos, etc.
De políticas: Se determinan las políticas que guiarán el 
accionar de la empresa.

De bienvenida: Diseñado especialmente para los nuevos

empleados, en este manual se detallan los antecedentes 
de la empresa, misión, visión, valores, etc.
Por su ámbito:

Generales: que contienen información de la totalidad 

de la organización.

Específicos: que consignan información de un área 

o específica.
•Logotipo de la organización.
•Nombre oficial de la organización.
•Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en
particular debe anotarse el nombre de la misma.
•Lugar y fecha de elaboración.
•Número de revisión (en su caso).
•Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o
autorización.
•Clave de la forma. En primer término, las siglas de la
organización, en segundo lugar las siglas de la unidad
administrativa donde se utiliza la forma y, por último, el
número de la forma. Entre las siglas y el número debe
colocarse un guión o diagonal.
A continuación se presenta un breve modelo de
este tipo de manual:
Para iniciar los trabajos que conducen a la integración de un
manual, es indispensable prever que no queda diluida la
responsabilidad de la conducción de las acciones en diversas
personas, sino que debe designarse a un coordinador, auxiliado
por un equipo técnico, al que se le debe encomendar la
conducción del proyecto en sus fases de diseño, implantación y
actualización. De esta manera se logra homogeneidad en el
contenido y presentación de la información.