SISTEMA DE CONTROL INTERNO

SECRETARA GENERAL DE LA ALCALDA MAYOR DE BOGOT D.C.

(SEGUNDO CUATRIMESTRE DE 2013)

INTRODUCCIN
De conformidad con las disposiciones contenidas en el artculo 9 de la Ley 1474 de 2011, la Oficina de Control Interno presenta y pblica el informe sobre el estado del Sistema de Control Interno en la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot D.C. Los resultados que a continuacin se describen obedecen a las auditoras planificadas y presentadas por la Oficina de Control Interno durante el segundo cuatrimestre de 2013, las cuales estn contenidas en el Programa Anual de Auditoras de la presente vigencia.

ESTADO DEL SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATGICO

Actualizaciones de los lineamientos estratgicos de la Entidad, los cuales se alinearon con los ejes, objetivos, programas y proyectos contenidos en el Plan de Desarrollo Distrital Bogot Humana 2012 2016 (misin, visin, objetivos estratgicos, polticas institucionales y operaciones estratgicas). Documentos adoptados y divulgados que contienen Misin, Visin, objetivos institucionales, acciones, cronogramas, responsabilidades y metas acordes con el qu hacer misional. Esta informacin se puede consultar el el link del Sistema Integrado de Gestin, en el cual se evidencia la misin, visin, objetivos institucionales (estratgicos o de calidad) y Plan Estratgico 2012-2016 de la Secretaria General, publicados en la intranet y pagina Web de la Entidad. Adopcin de las Resoluciones 290 de 2009 y la 464 de 2011, mediante la cual se establece en la Secretara General, un Sistema Integrado de Gestin, entendido ste como el conjunto articulado de herramientas de gestin -Sistemas de Gestin de Calidad, de Control Interno, de Desarrollo Administrativo, de Gestin Documental y archivo, Sistema de Seguridad en la informacin, de Gestin ambiental, de responsabilidad Social y SISO- que permiten a la Secretara General, el logro de sus objetivos institucionales, el cumplimiento de los fines esenciales del Estado y el mejoramiento de la calidad y servicios a cargo de la Entidad. Formulacin de acciones para mantener el Sistema Integrado de Gestin en la Entidad, enmarcado bajo la norma NTD SIG 001:2011 y en concordancia con los Decretos Distritales 651 y 652 de 2011.

Plan de Certificacin del Sistema de Gestin de la Calidad NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008, para la vigencia 2013. Asignacin de recursos para mejorar y mantener el Sistema Integrado de Gestin en la Secretara General, por medio de la ejecucin del Proyecto de Inversin Sistema de Mejoramiento de la Gestin en la Secretara General 484 Formulacin del Plan de Anticorrupcin y Atencin al Ciudadano, el cual busca afianzar las acciones que la entidad ha venido adelantando para fortalecer la transparencia y la lucha contra la corrupcin e implementar nuevas estrategias a fin de optimizar las prcticas de buen gobierno en el marco de la legalidad y la tica. El documento se encuentra publicado en la pgina WEB Conforme con el Plan Institucional de Capacitacin vigencia 2013, el proceso induccin y reinduccin se realiza resaltando los valores institucionales en la Entidad, sostenibilidad, sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestin, ejes del Plan de Desarrollo, la misin y la visin, los objetivos y las direcciones misionales. Evaluacin del Desempeo Laboral en la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot D.C., evaluaciones del desempeo y los acuerdos de Gestin, los cuales se formulan a partir de los Planes Operativos y el Plan Estratgico de la Entidad. Desarrollo de estudio tcnico que refleje las necesidades reales para la modificacin de la planta de personal de la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot, D.C. Durante el primer trimestre del ao se present el esquema de trabajo, el cronograma y se dio inicio a la ejecucin del estudio, realizando el levantamiento de informacin en algunas dependencias de la Secretara General. Establecimiento y aplicacin de diferentes mecanismos que mejoran la situacin de transparencia y previenen la corrupcin, de conformidad con lo descrito en el Decreto Distrital 371 de 2010. Informacin del Modelo de Operacin por procesos publicada en la intranet y pagina Web de la entidad en la direccin electrnica: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sig. Procesos y procedimientos establecidos en la Entidad que permiten identificar los niveles de autoridad y responsabilidad en la ejecucin de los mismos. Poltica de administracin de riesgos adoptada mediante Resolucin 303 de 2012, la cual integra tratamiento de los riesgos de gestin institucional por procesos y proyectos de inversin, que incluya los asociados a activos de informacin; seguridad y salud ocupacional; gestin ambiental; procesos de

seleccin y/o contratacin; y los posibles riesgos relacionados con eventos de corrupcin, para garantizar el cumplimiento de la misin, visin y objetivos institucionales, la cual ser la base para la definicin de los planes de contingencia y continuidad de la entidad. Metodologa que permite parametrizar la calificacin de probabilidad e impacto por cada una de las causas identificadas por cada riesgo, con acciones preventivas y aplicacin de correctivos oportunos. La metodologa se encuentra documentada en el procedimiento Administracin del Riesgo 2210111-PR214 e Instructivo Manejo del Aplicativo administracin de riesgos 2210111-IN-011. Su consulta puede realizarse en la Intranet y en el aplicativo del Sistema Integrado de Gestin. La Entidad cuenta con el manual de riesgos para la contratacin estatal (2211200-MA-017), facilitando la tipificacin, estimacin, y asignacin de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio econmico en la contratacin, en cumplimiento a lo establecido en el artculo 4 de la Ley 1150 de 2007, y artculo 2.1.1. numeral 6 y articulo 2.1.2 del decreto 734 de 2012.

ESTADO DEL SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIN

La estructura de las caracterizaciones de proceso describe actividades de Planear, Hacer, Verificar y Actuar, y se constituyen en guas de accin y parmetros para la ejecucin de los procesos, procedimientos y actividades. Identificacin de polticas de operacin por cada proceso, las cuales se describen en las correspondientes caracterizaciones, contribuyendo a una mejor ejecucin de procedimientos y actividades. Actualmente la Entidad finaliz la actualizacin y mejora de la documentacin. Las ltimas versiones de los documentos se publican en el aplicativo del Sistema Integrado de Gestin, la Intranet y pagina Web de la Entidad para consulta y orientacin en el desarrollo de las actividades propias de cada proceso. La Entidad actualiz los indicadores conforme con los lineamientos estratgicos de la Entidad, los cuales permiten realizar seguimiento y evaluacin a la gestin, a las metas de los proyectos de inversin del Plan de Desarrollo Bogot Humana; actividad que es monitoreada mediante informes mensuales y trimestrales. El Sistema Integrado de Gestin puede ser consultada por los funcionarios, ciudadanos y dems partes interesadas a travs de la Intranet y pgina Web de la Entidad. Publicacin en la pgina Web de la Secretara General los informes de gestin anual, los logros y resultados Institucionales, los Estados Financieros, entre otra informacin institucional referente al

quehacer de la Entidad. En la pgina web e intranet se publican, entre otros, el manual de contratacin y el manual de interventora. Los actos administrativos tales como decretos, resoluciones, directivas, circulares se encuentran publicadas en el Sistema de compilacin de normas y pueden ser consultadas a travs de la pgina de Rgimen Legal. Los sistemas de informacin son administrados bajo polticas de la Subdireccin de Informtica y Sistemas para una adecuada disponibilidad, seguridad e integridad de la informacin. Los mecanismos de verificacin para garantizar la oportunidad de la informacin con que cuenta la Secretara General son: formulacin de planes y cronogramas, auditoras internas de calidad, auditoras externas, autoevaluacin del control, autoevaluacin de la Gestin, revisin por la direccin, mapas de riesgos, indicadores, encuestas de percepcin a los clientes, usuarios, beneficiarios. Se elaboraron los documentos Lineamientos y herramientas para las comunicaciones internas en el Distrito y Medicin e indicadores de comunicacin interna en las entidades distritales. Se han definido los canales electrnicos (Intranet, correo electrnico, piezas comunicacionales virtuales y audiovisuales) y los canales fsicos (carteleras, documentacin oficial, publicaciones) para la divulgacin de las directrices y la informacin que expide el despacho del Secretario General de inters para los servidores pblicos de la entidad. Tambin se utilizaron los nuevos medios de comunicacin como twitter, Facebook, Canal Capital, la Web y las pginas y conmutadores de las diferentes Entidades de la Administracin, peridico Humanidad, entre otros. La Secretara General presenta informacin conforme con las directrices internas para la Rendicin de la Cuenta de la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot, D.C., a la Contralora de Bogot D.C. establecidas mediante Resolucin interna 024 de 2012. De acuerdo con el proceso Divulgacin a los medios de comunicacin, entidades distritales y comunidad en general de la gestin del Alcalde y las Secretaras Distritales (1110111-PO-016) se divulga informacin oportuna, transparente y veraz. As mismo, se disea, revisa y divulga campaas de comunicacin con el ciudadano (1100100-PO-041).

ESTADO DEL SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIN

La Secretara General cuenta con mecanismos actualizados de verificacin y evaluacin del Sistema de Control Interno: Subcomits de Autocontrol, herramientas de Administracin de Riesgos, evaluaciones de desempeo, indicadores, procedimiento de acuerdos de gestin, entre otros. Los mecanismos que utilizan los lderes de proceso de la entidad para verificar la efectividad del Sistema de Control Interno se encuentran: Encuestas de percepcin, indicadores, Subcomits de autocontrol e informes de gestin, entre otros, los cuales que permiten realizar evaluacin y anlisis de los resultados obtenidos. Los procedimientos de los procesos estratgicos definen lineamientos y mecanismos para realizar seguimiento y autoevaluacin de los proyectos de inversin e informes de gestin. Los indicadores de gestin facilitan el seguimiento a la gestin. Comit Directivo del Sistema Integrado de Gestin, los Comits Directivos del Sistema de Control Interno y las reuniones de Revisin por la Direccin, algunos de los mecanismos de autoevaluacin de la gestin en la Entidad que han permitido realizar seguimiento presupuestal, contractual y fsico de las metas, proyectos y programas del Plan de Desarrollo Bogota Humana. Formulacin de acciones de mejoramiento a travs del aplicativo del Sistema Integrado de Gestin.

ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Se evidencia documentacin, implementacin y mantenimiento en la Entidad de los requisitos del Sistema Integrado de Gestin de la Secretaria General en lo relacionado con la Gestin de la Calidad (SGC) y Sistema de Control Interno (SCI), con observancia en los requisitos que requieren de tratamiento segn las NO CONFORMIDADES presentadas como resultados de Auditoria Interna a los procesos de Gestin Jurdica Distrital, Gestin Documental Distrital y Servicio al Ciudadano Distrital. Se evidencia que los documentos de los procesos se encuentran en etapa de actualizacin de conformidad con la fase nmero 1 del plan previsto para la certificacin, vigencia 2013, establecido por la Entidad (Oficina Asesora de Planeacin). La organizacin planifica los procesos, procedimientos y actividades en el Plan de Gestin y Programacin y ejecucin de metas y actividades de proyectos de inversin. Se identifican Riesgos y sus causas asociados a los procesos de la Entidad, sin embargo, no se

cumplen con los ciclos de control establecidos en la Poltica de Riesgos (Resolucin 303 de 2012), respecto a la actualizacin de las acciones de mitigacin. Se evidencian acciones de mejora, sin embargo, algunas no se documentan de acuerdo con el procedimiento Acciones correctivas, preventivas y de mejora (2210111-PR-005) Se tramitan los requerimientos recepcionados por la Direccin a travs del SIGA y el SDQS, sin embargo, es importante registrar y mantener actualizada la informacin respecto de todos los requerimientos en el Sistema Distrital de Quejas y Soluciones SDQS, conforme a lo establecido en la Circular 018 de 2009.

RECOMENDACIONES
1. Continuar con jornadas de sensibilizacin y capacitacin que refuercen conocimientos al interior de la Entidad respecto: Relacin de las actividades desempeadas y los aspectos descritos en la Misin, Visin, Poltica y objetivos de Calidad de la Entidad. Listados Maestros de Documentos, Control de Registros y Documentos Externos. Requisitos relacionados con los productos/servicios del Proceso. Tipologa de los procesos de la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot Induccin en el puesto de trabajo Participacin en Subcomits de Autocontrol

2. Continuar con jornadas de socializacin de los resultados del desempeo del proceso y actividades planificadas en el Plan de Gestin, mediciones de satisfaccin, promoviendo acciones de mejora documentadas 3. Realizar las previsiones y ajustes necesarios para cumplir con la programacin de la gestin contractual y presupuestal, considerando con precisin tiempos de inicio y terminacin, estimacin de recursos y medios que le permitan una ejecucin ptima y dentro de los plazos previstos en el plan contractual. 4. Precisar y asociar las acciones y tareas planificadas con respecto a los pesos porcentuales asignados a las actividades descritas en los Proyectos de Inversin (Formato 2210112-FT-134), facilitando guiar las acciones y seguimientos hacia las metas y los resultados en los trimestres previstos 5. Analizar las funciones de la Direccin Archivo de Bogot establecidas en el Decreto 267 de 2007, y ajustarlas conforme con los lineamientos descritos en el artculo 6 Funciones de los Archivos Generales

Territoriales del Decreto Nacional 2578 de 2012. 6. Continuar adecuando la gestin documental respecto del archivo de gestin de algunas dependencias conforme con los requerimientos establecidos en la Secretaria General. 7. Se evidencia cumplimiento de la Normas legales en el desarrollo de los procesos que conforman de los Procesos de Gestin Documental Distrital. Se recomienda continuar con la verificacin de cumplimiento de lo establecido en el Decreto 371 de 2010 y la Ley 1474 de 2011 en cada uno de los procesos. 8. Continuar con jornadas de socializacin de los resultados de los productos, metas y actividades programadas para la vigencia 2013, y documentarlas en las actas de Subcomit de Autocontrol (Resolucin 086 de 2011). 9. Como producto de autoevaluacin, realizar anlisis de datos conforme a los resultados de la gestin fsica, presupuestal y contractual alcanzadas, y tomar las acciones correctivas, preventivas y de mejora conforme al procedimiento 10. Continuar con los seguimientos y anlisis a la ejecucin y desempeo de los procesos y procedimientos, con el fin de actualizarlos a las nuevas necesidades y requerimientos normativos, considerando lo establecido en el Decreto 019 de 2012: Reducir costos a travs de la simplificacin, estandarizacin, eliminacin de procedimientos administrativos. Facilitar la gestin administrativa. Eliminar regulaciones y controles innecesarios. Fortalecer la capacidad de respuesta y eficiencia
Andrs Pabn Salamanca Ricardo Bogota Camargo

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