Gua para asociarnos en diez pasos

Septiembre 2013
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ndice
El derecho a la libertad de asociacin Qu hacemos para asociarnos? Paso 1 Paso 2 Paso 3 Paso 4 Paso 5 Paso 6 Paso 7 Paso 8 Paso 9 Paso 10 Tener un fin compartido Dar un nombre a la asociacin Realizar el acto de constitucin Elaborar los Estatutos Definir polticas institucionales Iniciar funciones Dotarse de personalidad jurdica Preparar la documentacin legal Ir al Registro Tramitar el registro fiscal y otros instrumentos financieros 3 6 7 9 10 11 15 19 21 24 33 36 38

Qu hacemos ante restricciones para funcionar como asociaciones?

Elderechoalalibertaddeasociacin
Asociarse libremente y procurar fines colectivos de manera autnoma es un derecho de todas las personas. Representa una forma de construir nexos estables entre personas para actuar de manera organizada y bajo reglas convenidas por ellas, en asuntos relacionados con la vida colectiva o pblica en cualquier campo de su inters y en beneficio de las asociadas, de una colectividad o de la sociedad en general. La asociacin entre personas para fijarse y perseguir fines colectivos de manera libre y autnoma, es un derecho humano que pertenece a los derechos de la sociedad civil, protegidos por la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela y los Tratados Internacionales suscritos por el Estado venezolano, que prohben restricciones e interferencias indebidas o la negacin y privacin del derecho a la libertad de asociacin. Establece el artculo 20 de la Declaracin Universal de los Derechos Humanos: Toda persona tiene derecho a la libertad de reunin y de asociacin pacficas. Nadie podr ser obligado a pertenecer a una asociacin. El Estado venezolano est obligado a proteger este derecho, de acuerdo con el artculo 22 del Pacto Internacional de Derechos Civiles y Polticos, en el que se establece: Toda persona tiene derecho a asociarse libremente con otras . En su artculo 52, la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela establece: Toda persona tiene el derecho de asociarse con fines lcitos, de conformidad con la ley. El Estado estar obligado a facilitar el ejercicio de este derecho. Son sujetos del derecho a la libertad de asociacin:

Las personas que quieren asociarse. Las personas asociadas. Las asociaciones.

Las personas que son beneficiarios o estn protegidas por asociaciones.

En este sentido, la libertad de asociacin es un derecho que posee una dimensin individual y una colectiva, igualmente importantes y no separables. En su dimensin individual, son derechos de las personas:

Elegir libremente con quines asociarse. Realizar todo tipo de reuniones privadas o pblicas. Fundar libremente asociaciones con otras personas. Afiliarse libremente a grupos o asociaciones. Participar libremente en acciones de asociaciones. No ser de ninguna manera obligadas o forzadas a reunirse, asociarse, afiliarse o participar en asociaciones. No ser de ninguna manera condicionadas, presionadas o influenciadas para abstenerse de asociarse, afiliarse, reunirse o participar en asociaciones.

En su dimensin colectiva, son derechos de las asociaciones:

Proponerse fines lcitos, libremente escogidos, as como modos de organizacin y medios, sin presiones o intromisiones. Adoptar una jurdica o no. personalidad propia como entidad

Funcionar sin injerencias estatales en lo que respecta a su autoridad y sus asuntos internos. Ser protegidas por el Estado y no ser objeto de leyes, regulaciones o restricciones incompatibles con los derechos humanos. Comunicarse, cooperar y obtener fondos de fuentes de financiamiento lcitas, provenientes de la sociedad civil, la comunidad empresarial, las organizaciones internacionales y los gobiernos, tanto dentro como fuera de sus pases de origen.

La libertad de asociacin requiere de otras libertades y derechos que son parte de sus propsitos o permiten su libre desarrollo y actuacin. Las restricciones indebidas o la violacin de estos derechos tambin lo son en forma indirecta- de la libertad de asociacin. De este modo, las personas asociadas actuando a travs de sus asociaciones o en el contexto de stas, tienen los siguientes derechos:

Derecho a la reunin y a la manifestacin pacfica. Libertad de expresin y de informacin, y acceso a la informacin pblica. Derecho a la participacin y derecho a ejercer labores en la defensa de derechos. Derecho a la libre circulacin en el territorio nacional y fuera de sus fronteras. Derecho a la proteccin de la intimidad y la vida privada de la asociacin y de sus miembros. Derecho a la proteccin de la vida, la integridad y la libertad de sus miembros.

En su artculo 132, la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela seala: "Toda persona tiene el deber de cumplir con sus responsabilidades sociales y de participar solidariamente en la vida poltica, civil y comunitaria del pas, promoviendo y defendiendo los derechos humanos como fundamento de la convivencia democrtica y de la paz social. En consecuencia, a travs de sus asociaciones, las personas tienen libertad para promover y defender derechos humanos y libertades fundamentales, as como para participar en debates acerca de las polticas pblicas, incluidas crticas de leyes, polticas o medidas estatales en vigor o previstas. Para ello, las asociaciones y sus miembros deben operar en un entorno habilitante, propicio y seguro.

Qu hacemos para asociarnos?

Una asociacin es la constitucin voluntaria y estable de una organizacin por dos o ms personas con ideas afines que, mediante la unin, compromiso y esfuerzo de sus miembros, promueve y defiende fines comunes de manera libre y autnoma en cualquier mbito de inters colectivo o ciudadano: social, cultural, educativo, religioso, poltico, sindical, profesional, comunitario, comunicacional y ambiental, entre muchos otros. Esta gua est dirigida a las personas que quieran asociarse, a las personas asociadas y a toda organizacin constituida con carcter de asociacin civil sin fines de lucro1. Esta es la denominacin que, en el mbito nacional e internacional, adoptan las asociaciones de derecho privado, protegidas en Venezuela por la Constitucin y regidas por el Cdigo Civil, cuyos fines no son mercantiles.

La gua ofrece pautas y recomendaciones prcticas sobre el acto de asociacin, como un derecho humano, en su ms profundo sentido de personas que deciden voluntariamente y libremente unirse para obrar juntas, desde el momento en que las personas conciben la idea de asociarse y deciden constituir una asociacin, hasta que inician funcionamiento y deciden su formalizacin legal. No es necesario que las personas conviertan sus asociaciones en entidades legales para disfrutar del derecho a la libre asociacin y ejercer con autonoma las actividades que hayan decidido efectuar juntas. Los Estados deben garantizar el ejercicio efectivo del derecho a la libertad de asociacin sin discriminacin alguna.

Las fundaciones cuya razn es constituir y administrar un patrimonio- as como los partidos polticos y los sindicatos, tambin son formas no lucrativas de asociacin, pero no tienen carcter civil en trminos jurdicos. Las fundaciones se rigen igualmente por el Cdigo Civil, mientras que los partidos y los sindicatos son organizaciones regidas por leyes especficas.
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Pa aso 1

Ten ner un n fin compa c artido

La co onstrucci n de fines compartidos entr re las perso onas que deciden asociarse a es una de las tarea as ms significativ vas para constituir una asoci iacin. Est tos fines sern el propsito o el objet to social al cual estar destinada la asoci iacin que e se vaya a a formar. Se trata a del mand dato que todos los miembr ros tendr n el debe er de cump plir en el entorno e y los campo os en los que la asoc ciacin acte. e una asociacin es s distinta a la de un n grupo La finalidad de que decide rea alizar una actividad conjunta. El fin de el grupo es puntual p y temporal, se extin ngue con la activid dad. La finali idad de una aso ociacin, en camb bio, requiere de actividades reg gulares, constantes c s y perma anentes, con c una estru uctura de soporte y una funcin que genere pro ocesos y condiciones pa ara produc cir un bien socialmente relev vante. El fin u objeto social de una u asocia acin sigu ue existien ndo aun cuando las per rsonas que e la fundar ron ya no estn e pres sentes. Las asociacion a es abren un espacio de visib bilidad y cumplen c un papel p relev vante para a la soluci in de los s asuntos de una comu unidad, de una re egin o de d una sociedad, s cuando quien nes las co onstituyen n logran encontrar e razones de d peso para unirse por un fin pr ropio que tenga valo or en s mismo. El nivel de entu usiasmo, compromiso y con nstancia de una asoci iacin obe edece al grado g de autonoma a a y trascendencia de su us fines. Gene eralmente, los fine es coincid den con la misin n de la asoci iacin, la cual surge e cuando los l fundad dores tiene en claro para qu exist te la asoc ciacin. Fij jar los fines a trav s de la misi n es una manera a concreta a de llegar a ello os y de defin nirlos con mayor cer rteza en el l presente. . No obsta ante, los fines sern ms m slidos si tamb bin seal lan la visin, los medi ios y los principio os que orientarn los actos s de la asoci iacin para a crecer y prosperar r en el futu uro.

As, una manera mucho ms completa de trabajar los fines es respondiendo a las siguientes preguntas:

Qu procuramos crear? (Idea, Visin o Imagen a futuro) Para qu existimos? (Razn o Sentido de Existir) A travs de qu medios lo haremos? (Actos y Procesos) Cmo queremos actuar? (Normas o Reglas de Conducta)

Los miembros pueden escribir la finalidad que los une considerando el ejemplo de la siguiente figura: Figura 1: Finalidad u Objeto Social Nosotros, queremos crear (1)_____________________________,razn por la cual constituimos una asociacin con la misin o finalidad de(2)_______________________________________,que alcanzaremos mediante (3) _____________; _______________ y ______________de manera (4)________, ____________ y ______________. En ocasiones son otros agentes -pblicos o privados-, los que animan o convocan a que las personas se asocien para trabajar por fines que pueden beneficiar una aspiracin colectiva. En estas formas de alianza o acuerdos es indispensable que los miembros determinen si los propsitos externos y los propios, poseen afinidad y son compatibles entre s, adems de evaluar la posibilidad de que la asociacin pueda alcanzar efectivamente lo que se propone, manteniendo su autonoma e independencia. De este modo, los asociados podrn valorar mejor el sentido y el esfuerzo de asociarse y evitar presiones, obligaciones, desequilibrios y manipulaciones derivadas de intereses externos, sobre los cuales no se tendr mayor control. Es un derecho de las asociaciones no permitir que se les impongan fines con pretexto de coordinar, cooperar o asumir algn tipo de responsabilidad en funciones o actividades de gestin pblica o privada.

Paso 2

Dar nom mbre a la aso ociaci n

Tener fines compartid dos perm mite dar a la asoci iacin una a identidad d o personalidad in nterna. Ahor ra que los s miembr ros saben quin es s esta nuev va entidad d o sujet to colectiv vo, tienen n una mejo or orientac cin acerca a de cul ser el no ombre con el que ser con nocida ex xternament te. El nomb bre repres senta la ide entidad p blica de la asociaci n y, en trminos jurdi icos, es su u denomina acin lega al o razn social. Esta denomina acin es la que usar la asocia acin para darse a ocer pblic camente y designars se a s mis sma en sus actos, cono relaciones y co omunicacio ones. Tam mbin es aq quella con n la cual ser requerida a por los dems y la que identificar a sus miem mbros cua ando stos acten bajo los l mand datos y desig gnaciones de la a asociac cin. De ebe ser corta, prefe eriblement te nica y ser consis stente con los fines para los cuale es los miem mbros aco ordaron de estinar la asociacin. a . Es im mportante encontra ar un nom mbre adec cuado. st te debe trans smitir una a imagen clara so obre la naturaleza n a de la asoci iacin As sociacin, Unin, Fundacin F , Centro, Comit, Instit tuto, Servi icio, Casa, Espacio, Organiza acin o Red d, entre otros s. Seguida amente, el nombre debe tra ansmitir una idea preci isa sobre el fin que compar rten los miembros. m Es una intromisin in ndebida que q el Estado E o los part ticulares oblig guen o pre esionen a las asoci iaciones para p que adopten a una denominac d cin espec cfica. El no ombre pue ede tener una versi n corta y otra larga. En la corta a, no se recomiend r a usar sig glas que juntas j no tengan ning n signific cado o ex xpresen al lgo distint to a lo qu ue es la asoci iacin. En la larga, tampoco conviene no ombres ex xtensos, ni di ifciles de escribir o pronunciar. Es mejor m un nombre direc cto y claro. De neces sitar una mayor m cant tidad de palabras, pued de acompa aarse co on una frase que lo comple emente. Adem ms, es im mportante revisar si debe llev var el nom mbre del pas o el de la localidad donde d la asociacin a tenga su sede.

De ig gual forma a es recom mendable crear c un lo ogotipo y trabajar en emblemas e que refu uercen la identidad pblica a de la asoci iacin y contribuya c an a prom mover sus fines. Los logos debe en ser sen ncillos, fc cilmente describible d es y balan nceados; debe en represe entar clara amente la a idea o mensaje para el pbli ico al cua al van dest tinados. In ndependie entemente de sus dise os, es im mportante e asegurar rse que se s vean bien b en blanc co y negro o, y pueda an ser igu ualmente reconocibl r es si se pone en al revs o cambian a un tam mao ms pequeo.

Paso 3

Rea alizar el act to de consti c itucin n

Una vez def finido el fin que perseguir la asoci iacin y habiendo o encontr rado el mejor nomb bre para expresar esa fin nalidad en e su ident tidad pb blica, los miembr ros funda adores pued den proceder a la formaliza acin de estos acuerdos de manera m esc crita, en un n acta en la que se deje d constancia de e la cons stitucin de la asoci iacin. El Ac cta Constitutiva o Fundaciona F al es como una par rtida de nacim miento. Po or ello, es importante que en n ella se re egistren los datos d de lo os miembr ros, el lugar de reun nin y la fecha f en la cual fue suscrita, s el nombr re o raz n social de la asoci iacin, inc cluyendo sus siglas, si las tien ne, y la fina alidad o el ob bjeto social que pe ersigue. Un modelo o general de acta pued de ser la siguiente: Figur ra 2: Acta Constitut tiva o Fun ndacional

No osotros, (N Nombres y Apellidos de los Miembros y Fundadore es):_______ ____, ___ ________ y ______ _____, titulares de las Cdulas C d de Identidad, n meros:___ ________; __________ _ y _______ ____; respe ectivament te, nos he emos reu unido en la ciuda ad de __ _________ Municipio o__________ del Estado ___ ________. (Venezuel la), en fe echa _____ ______, pa ara constituir como o en efe ecto lo hac cemos formalmente en este acto, a una Asociacin A Civil sin fines f de e lucro, la cual ser denomin nada_____ _____, creada con la finalidad d de ___ __________ ___________ __________ ___________ _ (Utilizar ejemplo de la Figura a 1).

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Pa aso 4

Ela aborar r los estatut tos

Al co onstituir una u asocia acin, el siguiente paso es que los funda adores ac cuerden un n conjunto o de regla as o norm mas que forman la estructura de base don nde sta podr p func cionar, y las cu uales establecen tam mbin los derechos y las oblig gaciones de quienes q go ozarn de e la cond dicin de miembros s. Estas regla as conform man los Estatutos Sociales S de e la asoci iacin y tiene en un car rcter vin nculante para p todo os los mi iembros asoci iados, que e se compr rometen a respetar y cumplir.

Est tructur ra
Los estatutos s deben establec cer los rganos que rigen y gobiernan la asoci iacin, as s como los meca anismos para que estos rganos tomen decis siones, qu ue asegur ren princip pios de respe eto a la so oberana de d los mie embros, gobe ernabilidad d sobre el objeto de la asoci iacin, transparencia de los actos y san na adminis stracin. Form man parte de d estos rganos: Asam mblea de miembros o asamblea gene eral: es el rgano superior al que e compete en las mx ximas dec cisiones so obre los tutos, los acuerdos, las resoluciones y la sosten nibilidad estat de la a asociaci n, a la cual pertene ecen y pue eden asistir todos los fu undadores s y miembros que tengan voz y voto, en iguales oportunidades. A este rgano rind den cuenta as los enca argados de la direccin y administracin de la a asociacin. La asam mblea func ciona mediante reuniones con c un re equisito mnim mo de asi istencia, sobre s la base b del nmero ex xacto de miem mbros o qurum-, , realizadas de forma ordin naria al meno os una vez z al ao y, de forma a extraord dinaria, cua ando se prese enta una situacin n urgente e de su competen ncia no previ ista. Sus decisiones d deben representar la volunta ad de la mayo ora de los miembros.

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rganos de representacin o instancias directivas: son rganos sobre los cuales descansa el funcionamiento diario de la asociacin. Sus integrantes son elegidos por la asamblea de miembros y toman decisiones sobre las polticas, los proyectos, la administracin, la asignacin de recursos y la planificacin de actividades. Estos rganos adoptan diversas formas de organizacin (Juntas. Consejos, Comits), algunas ms verticales y otras ms horizontales, dependiendo de lo que los miembros fundadores consideren puede funcionar mejor. En el ejemplo de una organizacin bsica, forman parte de estos rganos:

Presidente / Coordinador / Director: su tarea principal es dirigir la asociacin, motivar a los miembros a que cumplan los fines de sta, formar parte, convocar y rendir cuenta a la asamblea general. La persona que ejerce la Presidencia puede asumir tambin la jefatura de las unidades de gestin de la asociacin o stas pueden estar bajo otras figuras como las de Direccin o Coordinacin. Las unidades de gestin son las responsables de administrar o ejecutar las reas operativas de la asociacin. Secretario o Secretaria: es responsable de los documentos, las actas y las minutas de las decisiones que acuerdan los miembros. Apoya a quien ejerce la Presidencia, hace seguimiento a los acuerdos de la asamblea y mantiene informados a todos los miembros sobre los asuntos de la asociacin. Tesorero: es responsable de la administracin de los recursos y de velar por el bienestar financiero de la asociacin. Cuando la asociacin administra recursos por donacin, recaudacin, proyectos o servicios prestados, la asamblea puede crear figuras de vigilancia o fiscalizacin a cargo de contadores y auditores independientes que la misma asociacin contrata para garantizar una rendicin de cuentas transparente a la asamblea.

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En general, so on decisiones impor rtantes so obre la est tructura de la a asociacin:

arte de la asamblea. . Quines forman pa Qu rga anos y qu cargos sern s sometidos a eleccin, e qu personas pue eden ser elegidas para ejerc cerlos y quines pueden elegirlas. Qu miembros ten ndrn dere echo a voz z y voto de entro de acin. la asocia

Defin nida la estructura, lo os miembros fundad dores debe en elegir a un na o varia as person nas que puedan ejercer e fac cultades parci iales o gen nerales de represent tacin lega al de la aso ociacin ante autoridades pblica as. Las per rsonas que e represen nten a la asoci iacin son n tambin las autorizadas pa ara llevar a cabo actos s o trmite es adminis strativos como c la fo ormalizaci n legal de la a asociaci n, la aper rtura de cuentas bancarias y la firma de co onvenios o contratos s.

Mie embros s
Los estatutos tambin n deben establecer las dif ferentes categ goras en las que se e puede disfrutar d de la condi icin de miem mbro de la a asociacin. Estas categoras permiten saber quin nes pueden perten necer o afiliarse, qu dere echos y debe eres contra aen y cmo se har efectiva su incorpor racin o desin ncorporacin, en cas so de que dejen de serlo. En general, g son categoras c de la condicin de miembros s: : Miem mbros asociados a cuentan con voz v y voto o en la as decisio ones de la a asoci iacin y estn n direc ctamente involucrados en sus s actividades. Las s onas fund dadoras de la asoc ciacin so on miembros por perso defin nicin.

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Miembros afiliados: son personas que contribuyen, comparten, participan o son beneficiarios de los fines y las actividades de la asociacin. Pueden o no tener voz y voto en las decisiones de la asociacin. Miembros colaboradores: son personas que cumplen una funcin dentro de las actividades de la asociacin, sin que necesariamente tengan facultades de voz o voto. Pueden ser voluntarias o recibir una remuneracin. Las asociaciones civiles pueden sin ningn impedimento contratar y remunerar al personal que trabaja dentro de la asociacin. Miembros honorarios: son personas o instituciones a las que generalmente no se otorga voz ni voto en las decisiones. Se incorporan por su trayectoria, experiencia, conocimiento, solvencia moral o prestigio. Su participacin es casi siempre de carcter voluntaria y por lo general no tienen responsabilidades en las actividades operativas de la asociacin. Es recomendable no contabilizar estos miembros dentro del qurum de las asambleas y establecer plazos de duracin a su condicin honorfica, de tal modo que la asociacin sea libre de juzgar conveniente su continuidad. En cada categora debern especificarse los derechos y los deberes de los miembros. Algunos de los deberes son:

Cumplir y hacer cumplir los estatutos y las decisiones de la asamblea para el cabal funcionamiento de la asociacin. Asistir y participar activamente convocadas por la asociacin. en las actividades

Desempear funciones para cargos o comisiones en las cuales resultase electo. Asistir puntualmente a todas las asambleas o invitaciones convocadas. Cumplir con valores y conductas de respeto, honestidad, compromiso, responsabilidad, disponibilidad y comunicacin, entre otras.

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Es im mportante ser preca avidos con n la creaci in de cat tegoras de miembros m y con el ot torgamien nto de su condicin. c En una asoci iacin civil vale muc cho el com mpromiso, , la solven ncia y la dedic cacin de los miem mbros. Un na cantida ad de mi iembros flotantes inactivos dema asiado alta a, puede causar c pro oblemas titucin de d asambl leas y la validez de sus para la const decis siones. Por otra a parte, , la in ncorporacin o desin ncorporacin de miembros debe realiz zarse a travs de proce edimientos establec cidos que e incluya presentac cin de documentos, designaci in por rganos compete entes y realiz zacin de actos form males, de acuerdo a co on los esta atutos o regla amentos. Se S recomienda lleva ar un libr ro de regi istro de miem mbros en el cual se asient ten todos s los ingresos y egres sos, actua alizado per ridicamen nte y revis sado previamente a la realizacin r n de asamb bleas.

Paso 5

Definir poltic p as ins stitucionales s

Las polticas p in nstituciona ales son herramient h tas que ay yudan a alcan nzar los fines f de la asociacin. No son s dispos siciones inflex xibles sin no orient taciones que ayudan a producir p acuerdos sobr re temas especfico e s. Delimit tan, a la vista v de todos, los cam mpos de accin a que e cubrir la asociac cin, de acuerdo con sus s mandatos, incluyendo la as relacion nes que debe er entabla ar con otra as asociaciones, ent tidades pri ivadas y organismos de el Estado para p cumpl lir cabalme ente su misin. s orientaciones - lla amadas ta ambin Estas marc cos de accin o lineamientospued den escrib birse en un docu umento general o en documento os especfic cos. Es mejo or tenerlos s de forma escrita, en un lengu uaje propio, sencill lo y claro o, para que sean una a fuente permanen nte de gua de quiene es toman decisiones s en la asoci iacin. Tenerlos as a mejor ra los niveles de com municacin y la ca alidad de los proce esos de traba ajo, para que todos s se enfo oquen ms s eficazme ente en logra ar los fines de la asocia acin. Ex xisten dif ferentes categ goras de polticas p in nstituciona ales:
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Polticas de organizacin: delinean el modo en que se organizar internamente la asociacin, acompaadas de organigramas o representaciones grficas de las instancias, comisiones y unidades que debern existir. En los organigramas bsicos deben representarse en sus posiciones y relaciones al menos: la asamblea de miembros, las comisiones directivas y de fiscalizacin, y algunas de las unidades operativas. A continuacin se presenta un modelo sencillo de organigrama con las figuras bsicas: Figura 4: Organigrama bsico Miembros Honorarios o Consejo Consultivo Asamblea de Miembros

Presidente o Comisin Directiva

Tesorero o Comisin de Fiscalizacin Unidad de Administracin

Unidad Operativa 1

Unidad Operativa 2

Unidad Operativa 3

Polticas de accin: tambin forman parte de las polticas de organizacin, pero delimitan los campos de accin que la asociacin abordar para ofrecer programas, proyectos o actividades hacia sus destinatarios y beneficiarios. Estos campos surgen de los fines de la asociacin y no de la estructura de funcionamiento y estarn a cargo de ellos las unidades operativas. Definir estos campos requiere un anlisis previo sobre los procesos que exigir llevar a cabo las acciones de manera efectiva. As los miembros sabrn si tienen a su alcance todos los elementos necesarios para poner la asociacin en funcionamiento.

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Figura 5: Ejemplo de un Campo de Accin Campos de Accin Proceso / Elementos de la Accin Facilitadores Contenidos Recursos de apoyo Salas / Refrigerio Convocatorias Participantes en lista Certificados

1. Capacitacin

Con estos campos de accin definidos, podrn identificarse el nmero, la denominacin y las competencias de cada una de las unidades operativas. Los encargados podrn entonces ordenar y definir las actividades que les corresponden y sobre las cuales deber presentar posteriormente reportes e informes a la asamblea y a los agentes externos con los cuales haya alianzas o convenios. Las asociaciones son libres de realizar las actividades que consideren convenientes para alcanzar sus fines. Las listas de actividades permitidas o prohibidas impuestas por Estados o por particulares, son restricciones indebidas del derecho a la libertad de asociacin. Polticas de personal: comprenden lineamientos en los que se manifiestan las razones y las acciones a travs de las cuales la asociacin valora a los miembros y a las personas que colaboran o trabajan en ella, incluyendo al personal remunerado y voluntario. Estas polticas estn orientadas a que los equipos se sientan estimulados, dignificados y convocados a participar en las actividades relacionadas con su trabajo. De contar con recursos financieros, en estas polticas se estipulan los salarios, los honorarios y las dems remuneraciones o prestaciones, los procesos de seleccin, los horarios de trabajo, la descripcin y las evaluaciones de desempeo, as como las oportunidades de capacitacin.

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Polticas de financiamiento: son lineamientos para buscar, solicitar y obtener financiamiento de donaciones pblicas o privadas, de la administracin y ejecucin de proyectos, de la recaudacin propia o de la participacin en programas de carcter pblico. Las asociaciones tienen el derecho de obtener fondos de fuentes lcitas, sean de personas, negocios, sociedad civil, organismos internacionales e intergubernamentales, y de gobiernos locales, nacionales y extranjeros. El acceso a financiamiento no debe estar sujeto a requisitos de autorizacin previa dispuestos por el Estado. En estas polticas deben especificarse el tipo de fondos en los cuales la asociacin enfocar sus esfuerzos y tambin quines se harn cargo de procurarlos. Es importante tomar en cuenta que las organizaciones donantes generalmente solicitan informacin sobre el estado financiero de la asociacin antes de aprobar cualquier proyecto o desembolso, y que pedirn rendiciones detalladas del uso de los recursos. Por ello, es recomendable sealar en estas polticas la necesidad de una contabilidad transparente, ordenada y eficaz que permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situacin financiera de la asociacin. Polticas de comunicacin: son lineamientos acerca de la imagen y los medios de comunicacin internos y externos- a travs de los cuales la asociacin se relacionar con el entorno y dar visibilidad pblica a sus actos. En estas polticas deben definirse los logos que unificarn la imagen de la asociacin en todas sus comunicaciones, los medios de comunicacin de mayor uso y las personas encargadas de la elaboracin de contenidos. Un punto fundamental es el acceso a internet y el manejo adecuado de las redes sociales 2.0 (correos, blogs, twitter o facebook, entre otros). Al respecto, es importante capacitarse y asesorase en el uso de estas redes, para que sean aprovechadas de la forma ms efectiva y segura posible. No debe prescindirse de medidas de seguridad en las comunicaciones. Toda precaucin ser necesaria para la seguridad de la asociacin, sus miembros y aliados.
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Polticas de informaci n: son lineamientos para hacer h el do acopio, , respaldo y resguardo de la in nformacin que la debid asoci iacin maneje en ar rchivos u otros disp positivos fsicos f o electrnicos de alma acenamiento, sobr re todo si es particularment te sensible e a la afec ctacin de e derechos s de las onas con las que se trabaj ja. En es ste sentido, toda perso asoci iacin tien ne derecho o a la intimidad y a la privac cidad de sus miembros, m personal, , donantes s privados y beneficiarios.

Paso 6

Inic ciar fu uncion nes

Toda a asocia acin p puede c comenzar a fu uncionar inme ediatament te, sin nin ngn requisito legal o admini istrativo que lo obstacu ulice o lo impida. La L Asambl lea de Mie embros, como o instancia a soberana de la as sociacin, puede to omar las primeras decis siones par ra dar inicio a su fu uncionamie ento. Es recom mendable que tod da decisin de la a asambl lea sea regis strada en Actas, la as cuales pueden llevarse de dos mane eras:

En un Libro de Ac ctas foliad do, el cual puede ad dquirirse en esta ablecimientos come erciales. En E este caso los miembros deben firmar f al final f de cad da acta. En hojas s organiza adas en ca arpetas po or fechas. En este caso, lo os nombre es de los miembros m deben inicializar cada hoj ja y firmar r al final de ellas.

Las actas a de as samblea so on docume entos que resumen los acu uerdos de e los mbros sobre asuntos s internos de la miem os con asoci iacin, relacionad r los estat tutos, los asociados, a , el patrim monio, su continuida c ad y diso olucin. Es un derec cho de to odas las asociacione es no ser objeto romisiones de intr o injere encias ind debidas en e ninguno de estos s asuntos.

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Son actas vlidas si se rene el qurum de asistencia de los miembros y las firman quienes ejercen la presidencia y la secretara. De ser conveniente una mayor formalizacin de estos documentos, la persona que representa legalmente a la asociacin puede presentarlos ante un Notario Pblico. Es perfectamente posible que algunas actas estn nicamente firmadas por los miembros y otras estn protocolizadas por una Notara. Las actas tambin conforman la memoria de la asociacin. La primera decisin soberana de la asamblea es la eleccin de las personas responsables de dirigir la estructura y tambin de designar a las personas encargadas de ejecutar las polticas institucionales, si as se decide en los estatutos o en un reglamento interno. Las asociaciones civiles sin fines de lucro son libres de determinar los mtodos de eleccin y designacin de sus integrantes y representantes. Entre las personas a elegir se encuentran:

Presidente, Secretario y Tesorero. Miembros honorarios, si los hay. El o la representante legal de la asociacin.

La asamblea o quien ejerce la presidencia, designar a las personas encargadas de:

Las unidades operativas. La unidad de procura de proyectos y fondos. La unidad de comunicaciones.

A objeto de definir mejor los roles y las funciones de cada una de estas personas, as como la forma de tomar decisiones a lo interno de la asociacin, la comisin directiva puede aprobar un reglamento interno. ste hace ms predecible las actividades y ayuda a que se logren acuerdos sin mayores conflictos. Es recomendable como primera labor, un proceso de planificacin interna que integre a las personas como equipo alrededor de un conjunto de planes:

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Plan estratgico: es un n documento que proyecta p c cmo se re ver la asociacin n en un futuro f cer rcano. Define los quier objet tivos y las s acciones s para llegar a esa a imagen-o objetivo durante un pe erodo det terminado o. Los objetivos deben ser fcilm mente cu uantificables para a hacer seguimie ento y evalu uacin per ridica de ellos con instrumen ntos que detecten d debil lidades, am menazas, fortalezas f y oportun nidades (DA AFO) en los ambientes internos y externos de la asoc ciacin. Plan operativ vo: son documen ntos que e produce e cada comisin, unid dad y persona sobr re el cumplimiento de sus tarea as para co ontribuir al logro de los ob bjetivos del d plan estra atgico. Cu uando exis ste financiamiento, el plan op perativo tamb bin se aco ompaa de e un presu upuesto.

Paso 7

Do otarse de pe ersona alidad jurdica

Las personas p t tienen derecho a convertir sus asociacio ones en entid dades con n persona alidad jur rdica y es e recomendable hacerlo por ra azones de estabilida ad, segurid dad y proteccin. Event tualmente, las aso ociaciones de hech ho pasan n a ser entid dades de derecho, despu s que la as person nas han pasado cierto tiempo actuando a j juntas o ya tienen alguna forma de org ganizarse para fun ncionar como c aso ociacin. Cons stituirse y dotarse e de pe ersonalidad jurdic ca, son decis siones que obedec cen a dis stintos mo omentos de una asoci iacin. Ahor ra bien, s sta es una decisin soberana de lo os miembros y no debe e ser obj bjeto de ninguna oblig gacin jurdica ni de sanciones por no contar con ella. De hecho, obligar a la const jurdica titucin a de asoci iaciones como medio de participacin colectiva c e contraproducente es e. Puede in nhibir la asoci iacin y pr roducir aso ociaciones s de muy corta c vida activa o dedic cadas a propsitos p distintos de los qu ue legalm mente se estip pularon.
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Es importante recordar que todas las decisiones relacionadas con la constitucin de asociaciones civiles, desde acordar fines, definir y comprometerse con normas y formular polticas y planes de trabajo, son derechos que competen nicamente a sus miembros y a las tareas y compromisos que voluntariamente hagan entre ellos. En este sentido, no debe presumirse que las asociaciones sin personalidad jurdica tengan alguna condicin desfavorable respecto de las que s la tienen, puesto que todas las asociaciones pueden conformarse mediante procesos organizativos y comportamientos institucionales, formales, rigurosos y transparentes. Por lo general, la decisin de formalizar legalmente una asociacin cobra sentido cuando se han establecido o se est en proceso de establecer relaciones directas con agentes cuyas acciones se encuentran reguladas jurdicamente o cuando se han adquirido compromisos de cierta envergadura que, para su propia proteccin o la de terceros, deben contar con respaldo legal. La personalidad jurdica es un escudo que evita que el patrimonio de la asociacin pueda ser perjudicado y protege a las asociaciones de los compromisos u obligaciones que hayan adquirido sus miembros en asuntos personales. Adems, cuando se dirige, administra o acta en nombre de una asociacin civil sin personalidad jurdica, las responsabilidades por los actos de la asociacin recaen en sus miembros. Los Estados deben proveer los mecanismos y los procedimientos que ms faciliten a las asociaciones obtener una personalidad jurdica. Los estndares internacionales de libertad de asociacin recomiendan una simple declaracin o notificacin para que una asociacin pueda convertirse en entidad legal. Se prefiere este procedimiento, antes que el de un sistema de inscripcin o registro, para evitar excesos, retrasos o la negacin del derecho por causa de requisitos burocrticos o medidas arbitrarias de las personas encargadas de la inscripcin.
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Es una restriccin indebida que se imponga la presencia de un representante del gobierno en las instancias, comisiones o unidades de las asociaciones para la validez de su constitucin legal. Por otra parte, es discriminatorio negar la constitucin, dar preferencia o aplicar requerimientos diferenciados por el carcter social, cultural o poltico de los fines de una asociacin o por la nacionalidad, origen tnico, gnero, identidad y expresin de gnero, orientacin sexual, condicin social o econmica, u opcin poltica de sus miembros. En caso de asociaciones extranjeras que deseen instalarse y operar dentro de un pas distinto al suyo, se recomienda no aplicar normas distintas a las que se aplican a las nacionales. Cuando existe un sistema de inscripcin o registro, se considera una restriccin del derecho de libre asociacin que los criterios, requisitos y plazos no estn escritos en ninguna ley. Adems se recomienda que todos los requerimientos solicitados sean claros, coherentes, simples, expeditos, apolticos y de bajo costo. stos no deben impedir, retrasar o limitar la creacin, inscripcin o funcionamiento de una asociacin, y las que los cumplan, deben poder funcionar inmediatamente. Adicionalmente, si se aprueban nuevas leyes que cambien los sistemas de inscripcin o registro, los procedimientos deben ser expeditos para que las asociaciones puedan cumplir con los nuevos requisitos, y no debe exigirse la reinscripcin de todas las asociaciones ya registradas, a fin de protegerlas contra negaciones arbitrarias o la interrupcin de sus actividades. Se recomienda tambin que los Estados establezcan un registro nico y pblico, y que los organismos de inscripcin sean preferiblemente independientes del gobierno y cuenten con representantes de la sociedad civil.

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Paso 8

Pre eparar r la do ocume entaci n legal

En Venezuela, se consag gra el der recho de la as asociac ciones a const tituirse legalmente sin ms trmites t q que el slo o hecho de re egistrar su us docume entos cons stitutivos y estatutar rios, los cuale es pueden n presenta arse en un solo es scrito de manera integ grada. E El Cdigo Civ vil venezolano establece en su artcu ulo 19, nu umeral 3 , que Son perso onas jurd dicas y po or lo tanto o, capaces de obligac ciones y chos l las asociaciones s, derec corpo oraciones y fundacio ones lcita as carcter de priva ado. L La perso onalidad la l adquirirn con la proto ocolizacin n de su acta co onstitutiva a en la Oficina Suba alterna de Registro del Departamento o Distrito o donde hayan sido creadas, c donde se e archiva ar un ejemplar e autn ntico de su us Estatuto os. El pr ropsito de d un tr mite de protocoliz zacin es ofrecer certe eza y segu uridad jurd dica de qu ue los acto os de part ticulares son legales o tienen existencia ju urdica ant te terceros. En el caso de las asociaciones civile es, la protocolizac cin no significa conc ceder, ot torgar o aprobar el derecho a la perso onalidad jurdica, si ino inscrib bir el documento o escrito que recoge el e acto de d constitucin re ealizado por p los miem mbros en los libro os de Re egistro P blico. Co on esta inscr ripcin qu ueda constancia de que ese acto se llev a efect to cumplie endo con todos t los requisitos r que exige en la ley y los propios estatutos e d la asociacin. Ap de plica tambi in para A de Asamblea A c cuando se necesita que stas tengan las Actas legalidad ante terceros. El tr mite de protocoliza p acin o inscripcin requiere preparar p un document d o redacta ado y v visado por p un abogado a coleg giado y autorizado a para el libre ejer rcicio profesional (artc culo 22 del d Ley de Regist tro Pblic co y Not tariado). Toma ando en cuenta el acta a de constitucin presentad da en el

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paso 3 y los estatutos definidos en el paso 4, el documento o escrito legal debe contener: Primero, un inicio igual al indicado en la Figura 2, que estipule la siguiente informacin: 1. Nombres de los miembros fundadores y cdula de identidad de cada uno. 2. Fecha y hora en la que se reunieron los miembros para dar efecto a la constitucin. 3. Carcter de Asociacin Civil sin fines de lucro. 4. Nombre o razn social de la asociacin, entre comillas. Segundo, una frase que indique que esta asociacin se regir por los artculos o clusulas que se mencionan en el escrito y que une en un mismo documento el Acta Constitutiva y los Estatutos Sociales. Generalmente se usa el siguiente prrafo: Este documento est redactado con suficiente amplitud para que sirva al mismo tiempo de Acta Constitutiva y de Estatutos Sociales. Tercero, un cuerpo de artculos o clusulas divididas en captulos y seguidas en numeracin que contraen los miembros en los trminos que establece el documento. ste escrito puede dividirse en los siguientes captulos:

Captulo Primero: Denominacin, Naturaleza, Objeto, Domicilio y Duracin. Captulo Segundo: Patrimonio de la Asociacin. Captulo Tercero: Miembros. Captulo Cuarto: Asamblea General. Captulo Quinto: Direccin y Administracin. Captulo Sexto: Disolucin y Liquidacin. Captulo Sptimo: Disposiciones Transitorias.

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CAPTULO PRIMERO. ENOMINAC CIN, DE NATU URALEZA, OBJETO, DOMIC CILIO, DURACIN. CLU USULA PRIMERA: De enominaci in. Es el nombre co ompleto de la a asociaci n y sus siglas, si las hay. Las asoci iaciones civile es no tiene en que hacer ningn trmite de reserva a previa de no ombres pa ara escoge er el que se s present tar en el escrito. Sin embargo, se recomienda constatar c si existen otras organizaciones s con deno ominaciones parecid das, a fin de d evitar cualq quier vincu ulacin por la similit tud de nom mbres. CLU USULA SEG GUNDA: Naturaleza N a y Objeto. . Es el car cter de Asociacin Civ vil sin fines de lucro o, con pers sonalidad jurdica propia, conform me a las le eyes de la Repblica a, y la desc cripcin de su u finalidad d u objeto o social de e manera amplia a o general, g para permitir que puedan realizarse en ellos diversas d actividades relacionadas. Los fines s de la aso ociacin no o deben confu undirse co on las acti ividades de d sus rganos direc ctivos o admi inistrativos s. Si hay varios fin nes, puede en expresarse en forma separad da y ser ordenados o con letra as. No deb ber ser nega ado u objet tado ning n fin, en tanto sea lcito. CLU USULA TE ERCERA: Domicilio. D El domicilio es la direccin que se establece como o sede principal p d la aso de ociacin, especificando municipio o y estado o. Se reco omienda expresar e que la l asociaci in podr establecer cualquier otro dom micilio y prom mover la cr reacin de e extensiones y dem ms depen ndencias en ot tros lugare es del pas s, previa de ecisin de la asamblea. CLU USULA CU UARTA: Du uracin. Es s el lapso previsto p en n el que exist tir la aso ociacin. Se recomie enda un ra ango de 20 2 a 50 aos, contados s a partir de la prot tocolizaci n del doc cumento y pro orrogables por lapso os de igual, mayor o menor du uracin, por decisin de d la asamblea. Es s recomen ndable esp pecificar que la asociac cin no se extinguir r por la muerte, m au usencia, incap pacidad, in nterdiccin n, insolvencia, quie ebra o sep paracin volun ntaria de cualquiera c de sus aso ociados.
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CAPTULO SEGUNDO. DEL PATRIMONIO DE LA ASOCIACIN. CLAUSULA QUINTA: Del patrimonio de la asociacin. Establece la forma en la que estar conformado el patrimonio de la asociacin, incluyendo: aportes o contribuciones de su miembros, incluyendo cuotas, si as se decide; aportes o donaciones realizadas por personas naturales o jurdicas; subvenciones y donaciones de entes privados y pblicos, nacionales o extranjeros; bienes muebles e inmuebles o de cualquier otra naturaleza que la asociacin adquiera o le sean donados o legados; fondos generados por los servicios que preste la asociacin y los de cualquier actividad lcita que desarrolle o que genere ingresos econmicos para el cumplimiento de su objeto. Se aconseja incluir una clusula en la que se aclare expresamente que los miembros de la asociacin no tendrn derecho a participacin alguna en los beneficios, utilidades o ganancias de la asociacin, ni en las prdidas y, en caso de extincin, el destino de los activos financieros, generalmente donados a otras asociaciones. CLUSULA SEXTA: De la administracin del patrimonio. Especfica todos aquellos actos, gestiones u operaciones, permitidas por la ley, que puede usar la asociacin para la administracin de su patrimonio. stos pueden ser: legados y herencias; subvenciones y donaciones; celebrar contratos; adquirir ttulos, bienes muebles e inmuebles, acciones y valores; arrendar bienes muebles e inmuebles; contratar personal; abrir cuentas bancarias y otros instrumentos financieros, para el cumplimiento de sus fines asociativos.
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CAPI ITULO TER RCERO. DE LOS MIEM MBROS. CLA SULA S PTIMA: De D los mie embros. Establece E quines confo orman las s categora as de mie embros y sus defin niciones. Entre e los tipos de miembros se encuentr ran: Asoci iados y Fund dadores, Afiliado os, Cola aboradore es, Electos y Hono orarios. Cuando C la asociacin n rena a miembros de una comu unidad, un na determ minada profesin, oficio o o lu ugar de traba ajo, puede e definirse como una categor a de miem mbros a todas s las pers sonas que e compart tan estas caracters sticas y mani ifiesten su u libre y expresa e vo oluntad de e pertenec cer a la asoci iacin, sie empre que e cumplan n los requisitos estipulados por la misma y cuenten con la apr robacin de d los dire ectivos y de la a asamblea a de miembros. CLA SULA OC CTAVA: De D los de erechos y deberes de los miem mbros. Ent tre los derechos estn: a) ele egir y ser electos para determin nados car rgos; b) tener t voz z y voto en las asam mbleas y comisione es donde sean ele ectos; c) solicitar informes de gestin; g d) ser asistidos y re epresentad dos por quien nes se designe; e) recibir inform macin so obre la asoci iacin. En ntre los de eberes se encuentr ran: a) cu umplir y hacer cumplir los estatu utos y dec cisiones de e la asamblea; b) participar ac ctivamente e donde sean convocados; c) desempear la as funciones para los cargos o com misiones dond de resulten n electos; d) asistir puntualm mente a to odas las asam mbleas o invitacion nes que se le ha agan. Es posible incor rporar una a clusula a estipula ando que un miem mbro ha renunciado a su s condici n de tal si no ha asistido a a ninguna n reunin o acto de la asoc ciacin en un lapso determina ado.
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CAP PTULO CU UARTO. DE LA ASAMBLEA A A GENERAL L. CLA SULA NO OVENA: De D la asam mblea general. Estab blece el carc cter de la asamblea a como rgano sup premo o mxima autor ridad soberana, cuy yas decisi iones ser n de obligatorio cump plimiento para todos los asoc ciados. Asimismo, es stablece qu categora de miemb bros forman parte de la asam mblea y sus derechos d d voz y vo de oto en las decisiones s. CLU USULA DCIMA: De los tipos de asamblea. Establ lece dos tipos s: las ord dinarias y las extr raordinaria as. En ca ada una estip pula regula aridad y pr rocedimien ntos de convocatoria a. CLU USULA DCIMA PRIM MERA: Del qurum de las asa ambleas. Estipula los requisitos de d asistenc cia o qur rum de ca ada tipo de as samblea. CLU USULA D CIMASEG GUNDA: De D las atribuciones s de la asam mblea. Establece las s atribuciones de la asamblea, las cuale es, por ejemplo, pue eden ser: a) a elegir lo os miembros de la comisin direc ctiva; b) co onsiderar la memori ia y cuenta a anual, aprobar los presupuest p tos de in ngresos y gastos de d cada ejerc cicio y pub blicarlo pa ara darle conocimie ento a tod dos sus miem mbros; c) proponer p e estrategias s para la co onsecucin de los fines de la asociacin; d) tramita ar accione es legales para la defen nsa de los s asociado os; e) refo ormar tota al o parcia almente los estatutos; e f) estipular los lapsos de renovacin n de la exist tencia de la l asociacin; y g) decretar d la a disoluci n de la mism ma.

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CAPTULO QUINTO. DE LA DIRECCIN Y ADMINISTRACIN. CLASULA DCIMA TERCERA: Figuras de direccin y administracin. Establece las figuras, as como sus cargos, competencias, mtodos de eleccin o designacin y tiempo de ejercicio. Puede haber tantas clusulas como figuras haya. CLASULA DCIMA CUARTA: Atribuciones de las figuras de direccin y administracin. Establece las atribuciones de cada figura sealada en la clusula anterior. Aqu, una sana precaucin administrativa es estipular que la movilizacin de cuentas bancarias, salvo expresa autorizacin de los directivos, se realice mediante la firma conjunta de por los menos dos de los directivos o administradores. CLUSULA DCIMA QUINTA: De la toma de decisiones. Establece la forma en que se reunirn y tomarn decisiones los responsables de dirigir y administrar la asociacin. CLUSULA DCIMA SEXTA: Del Presidente y otros cargos directivos. Especfica atribuciones directivas, dando nfasis al cargo de Presidente, como autoridad responsable de la direccin y administracin, y muchas veces vocero y representante legal de la asociacin. CAPTULO SEXTO. DE LA EXTINCIN Y LIQUIDACIN DE LA ASOCIACIN. CLASULA DCIMA SPTIMA: Causas y procedimientos de extincin. Especfica los motivos y el procedimiento para liquidar la asociacin y las decisiones respecto al patrimonio. Las causas pueden ser: expiracin del plazo por el cual se constituy; consumacin del fin o imposibilidad de realizarlo; voluntad expresa de los miembros de no querer continuarla. Establece quin ejercer las atribuciones de liquidador, las exigencias de pago a los acreedores y la distribucin del activo social (no financiero) entre los asociados o su donacin a otras instituciones sin fines de lucro.
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CAP PTULO SPTIMO. DISP POSICIONES TRANS SITORIAS SOBRE NO OMBRAMIE ENTOS DE LA L ASOCIA ACIN. CLU USULA D CIMA OC CTAVA: Ele eccin de los Mi iembros Integ grantes de la Comisin n Directiva. Estab blece la desig gnacin de los inte egrantes de d la com misin que e ejerza funci iones dire ectivas de e la asociacin, no ombramien nto que recae e en las siguientes personas: : PRESIDEN NTE, ciuda adano o ciuda adana No ombre y Apellido, titular de la Cd dula de Ident tidad Nm mero; SEC CRETARIA, , ciudadano o ciu udadana Nombre y Apel llido, titula ar de la C dula de Id dentidad Nmero N ; TESO ORERO, ciu udadano o ciudadana a Nombre y Apellido o, titular de la a Cdula de d Identida ad Nmero. Igualme ente, la As samblea Gene eral de Mie embros Co onstituyen nte, design na al ciuda adano o ciuda adana Nom mbre y Ap pellido, qu uien es ma ayor de edad; de este domicilio o; y titula ar de la Cdula de d Identid dad No. Nmero, como o Represen ntante Lega al de la asociacin. CLA SULA D CIMA NO OVENA: De e lo no previsto. Es stablece qu norma deb ber seguirse en caso de asuntos no previstos en el documen nto, lo que generalm mente se re efiere a dec cisiones de la a asamblea a o la figur ra de comisin direc ctiva. CLA SULA VIG GSIMA: Autorizaci A n de la asamblea a general de as sociados para p proto ocolizar este docume ento. Esta ablece el nomb bre de la persona autorizad da especificando nombre, n cdula de identidad y ca argo que ocupa o en la a asociaci n- para realiz zar los tr mites de protocoliz zacin del l documen nto ante la Of ficina Suba alterna de Registro Pblico P competente en cuya jurisd diccin ten nga su dom micilio legal la asociacin.

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Cuarto, finaliza con el siguiente texto: Terminada la reunin se levant la presente acta que firman todos los presentes como prueba de conformidad con su contenido. Los fundadores de la asociacin firman la misma en seal de conformidad: Nombre y Apellido, (Fdo), Nombre y Apellido (Fdo), Nombre y Apellido (Fdo). Y yo,: Nombre y Apellido, (miembro autorizado por los fundadores para certificar la autenticidad del documento) titular de Cedula de Identidad Nro. Nmero, en mi carcter de _______________ certifico que la presente Acta, es copia fiel y exacta del Libro de Actas de Asamblea. Recomendaciones para la edicin del documento o escrito, de acuerdo con formas legales: Utilizar hojas tamao oficio y dejar mrgenes izquierdo y derecho de 3cm cada uno, tal como si fuera hecho en papel sellado. Todas las caras frontales de caja hoja o folio deben contener 30 lneas exactas y, las caras de reverso, debern tener 34. Fijar los mrgenes superior e inferior de cada hoja, de tal manera que permita lograr el nmero de lneas. La primera hoja tendr un margen superior mayor aldel resto para dejar espacio al visado del abogado redactor. Debe mantenerse en todo el documento el mismo tipo y tamao de letra. Por lo general se usa Arial 11 y pueden ponerse minsculas y maysculas donde sea pertinente. No debe haber espacios entre lneas, ni espacios entre el final de los prrafos y el mrgen derecho de la pgina. Para llenarlos se usan guiones seguidos:________________. El documento no debe presentar tachaduras, enmiendas ni perforaciones y no debe llevar en ninguna parte firmas manuscritas. El documento debe imprimirse en doble cara.

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Paso 9

Ir al Registro
En Venezuela, es competencia del Registro Pblico y del Registro Principal, en las secciones que ste delegue, la inscripcin de los actos de constitucin, modificacin, prrroga y extincin de las asociaciones de carcter privado. Las atribuciones del Registro y los procedimientos para efectuar estos actos se encuentran en la Ley del Registro Pblico y del Notariado, cuya ltima reforma es del ao 2006. El SAREN, es el Servicio Autnomo de Registros y Notaras, adscrito al Ministerio de Relaciones Interiores y Justicia, que debe garantizar la seguridad jurdica de los actos protocolizados y autenticados de los usuarios, en el marco de la legalidad, mediante procesos expeditos y oportunos y de un sistema integral de registros y notaras confiable, eficiente, auto-sustentable y transparente. Con el documento constitutivo-estatutario redactado y visado por un abogado, deber averiguarse cul es la Oficina de Registro en la que corresponde consignar el documento, de acuerdo con la direccin de domicilio que se haya puesto en ste. El sitio web del SAREN cuenta con un Mapa de Oficinas a nivel nacional por estados y municipios. En aquellos donde se encuentre domiciliada la asociacin deber tomarse nota de los telfonos para llamar y verificar la ubicacin exacta de la Oficina de Registro que corresponda. Los requisitos para este trmite son:

Presentar el documento. Entregar Timbres Fiscales por un valor de 0,02 Unidades Tributarias por cada folio (pgina) del documento, ms 0,02 de Unidades Tributarias para la nota de registro. Los timbres casi siempre se adquieren en lugares cercanos al Registro. Entregar Fotocopia de la Cdula de Identidad de los Otorgantes o Presentantes.

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Al co onsignar el e docume ento, el Registro R de ebe entreg gar una const tancia de recepcin n donde se estipule e la hora, fecha y nme ero de rec cepcin; la a identifica acin de la l persona a que lo prese enta; y la naturaleza del acto o jurdico (artculo 49 4 de la Ley de d Registr ro). El Reg gistro disp pone de tr res das hbiles, conta ados a partir de e la fec cha de prese entacin del escrito para a inscrib birlo o auten nticarlo en n sus libro os (artculo o 38 de la a Ley de Regis stro). recepcin La n del documen nto inic cia el proce edimiento de inscrip pcin seg n el artcu ulo 4 de la misma m ley y, en el que se e establec ce: La prese entacin de un document to dar por inici iado el proce edimiento registral, , el cual deber ser impuls sado de oficio o hasta su conc clusin, siempre que hay ya sido debid damente admitido. El nic co requisito de ad dmisin estab blecido en n la Ley de d Registr ro es el de d la reda accin y visad do del doc cumento por p un abo ogado cole egiado. La a Ley de Regis stro tambin indica a que un document d o ser reg gistrado siempre que: Estn definidos y precisados los de erechos in nscritos, re especto a su titularidad, naturalez za, conte enido y limitaciones. n los requisitos de fondo f y fo orma estab blecidos Se cumplan por p ley. Estos requis sitos se en ncuentran en el art culo 19 del d Cdigo Civil, tal como c se ex xpresa en el paso 8. .

No obstante, o los artculos 40 y 41 de la Ley de Registro, R facultan al Registrado R or para calificar c l los docum mentos, pudie endo negar o rech hazar su inscripcin i n, median nte acto motiv vado y no otificar su decisin a los interesados antes a de los 30 3 das de la presentacin del documen nto. De tra anscurrir este plazo sin recibir nin nguna notificacin, el e artculo 4 de la e que el Ley de Procedimientos Administrativos establece silencio admin nistrativo se enten nder com mo una decisin d ativa y los s interesad dos podr n interpo oner los recursos r nega necesarios que e las leyes establecen para su apelacin. .
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En los estndares internacionales, negar la inscripcin o registro de asociaciones amerita la obligacin de proporcionar una explicacin detallada y oportuna por escrito, para que tal decisin pueda apelarse ante tribunales imparciales e independientes. El mismo artculo 4 de la Ley de Procedimientos Administrativos estipula que la omisin o demora de un acto que corresponde hacer a la administracin pblica, no exonera de responsabilidades al rgano o persona encargada, por los daos que haya causado a los interesados. Ante una eventual circunstancia de no poder efectuar la inscripcin o protocolizacin del documento, por decisin u omisin del Registrador o Registradora, la Ley de Registro dispone que las personas interesadas podrn interponer un recurso ante el SAREN, transcurridos 15 das despus de notificarse la decisin por el Registro o de incurrir en silencio administrativo al expirar el plazo de notificacin. Agotada esta va, los interesados disponen de la jurisdiccin contenciosa-administrativa despus de transcurridos 6 meses. Cuando el documento ha sido admitido, las personas interesadas debern cancelar los tributos establecidos por el acto de inscripcin, cuyo costo est fijado por Ley o por Resolucin del SAREN publicada en gaceta oficial. La cantidad a pagar es calculada y suministrada a las personas interesadas por la misma Oficina de Registro. En el sitio web del SAREN puede obtenerse un pre- clculo de Inscripcin de Acta Constitutiva. Se encuentran exoneradas del pago de inscripcin de actas constitutivas y estatutos, as como de actos de modificacin, prorrogacin o extincin, segn el artculo 100 de la Ley del Registro Pblico y Notariado, las asociaciones de consumidores, las asociaciones de comunidades educativas y las organizaciones indgenas. El mismo artculo establece que la exencin del pago registral puede adjudicarse a otro tipo de asociaciones civiles que dispongan leyes especiales.
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Finalmente, el Registro fija un da para realizar el acto de protocolizacin con presencia de los miembros fundadores y las personas autorizadas. Cuando stos no puedan concurrir en la oportunidad que les corresponda, el otorgamiento quedar pospuesto para el da hbil inmediato siguiente. Si pasan 60 das continuos sin haber efectuado el acto por falta de comparecencia de las personas interesadas, el trmite se anular sin devolver la cantidad pagada al SAREN.

Paso 10 Tramitar el registro fiscal y otros instrumentos financieros

Habiendo adquirido su personalidad jurdica, la asociacin debe tramitar otros instrumentos que le permiten realizar actos o gestiones econmicas o financieras en el pas, a travs de la persona designada como su representante legal. Estos instrumentos bsicos son: la inscripcin obligatoria en el sistema de registro tributario, la apertura de una cuenta bancaria a nombre de la asociacin y la adquisicin de una libreta de facturas, elaborada por una imprenta certificada. Con estos trmites, la asociacin estar en condiciones de solicitar y obtener financiamiento en el pas o fuera de ste, para cubrir gastos de sus actividades. Es obligatorio, segn las leyes fiscales venezolanas, que todas las personas naturales o jurdicas, las comunidades y entidades con o sin personalidad jurdica, cuyas actividades puedan pagar impuestos, se inscriban en el Servicio Nacional Integrado de Administracin Aduanera y Tributaria (SENIAT) para obtener el Registro nico de Informacin Fiscal (RIF). El nmero asignado a la asociacin es nico, exclusivo y excluyente, permanente y de uso obligatorio en cualquier documento, solicitud, trmite, peticin o actuacin que se realice ante el SENIAT, as como en declaraciones, facturas u otros documentos equivalentes que presente o emita la asociacin. Su perodo de vigencia es de 3 aos.

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Por ser ste un documento dirigido al control de impuestos, cada vez que la asociacin cambie de directores o administradores, de nombre o razn social, de domicilio fiscal, de actividad principal u ocurra que ces, suspendi o paraliz sus actividades econmicas habituales, es obligatorio informar al SENIAT de estos cambios en un plazo no mayor de un mes. Los requisitos para inscribirse por primera vez o cambiar la informacin registrada, estn publicados en el sitio web del SENIAT. La planilla se llena electrnicamente para despus, con ella en mano, terminar de realizar el trmite de registro en sus oficinas. Una vez obtenido el RIF, es importante enviar una comunicacin a la Gerencia Jurdica Tributaria del SENIAT, solicitando la calificacin de la organizacin como asociacin sin fines de lucro y la exoneracin del pago del Impuesto sobre la Renta. De esta forma, an cuando la organizacin deber realizar anualmente la declaracin del Impuesto sobre la Renta, estar exonerada en caso de que el ejercicio fiscal arroje algn resultado sujeto al pago de este impuesto. Por otra parte, ser conveniente abrir lo antes posible una cuenta bancaria a nombre de la asociacin, a fin de poder recibir y movilizar fondos a travs del sistema financiero nacional y comenzar a construir una historia crediticia de la asociacin en ste. Los recaudos para abrir una cuenta bancaria son publicados por los bancos en sus sitios web o se entregan en sus oficinas. Estos generalmente son:

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Original y copia de la cdula de identidad de los representantes legales. Original y copia del RIF. Original y copia del Acta Constitutiva-Estatutaria, firmada y sellada en el Registro. Otros documentos emitidos por la figura directiva que instruyan acerca de la movilizacin de la cuenta. Referencias bancarias o comerciales.

En caso de que la asociacin deba rendir facturas por fondos administrados o deba presentarlas para recibir pagos en contraprestacin de servicios, ser necesario adquirir una libreta de facturas en imprentas autorizadas por el SENIAT. Estas facturas pueden tener diferentes diseos, pero todas deben llevar impreso el RIF, datos bsicos de la asociacin (nombre, telfonos y direccin de domicilio fiscal), as como los propios datos de la imprenta que la realiza. En ningn caso, el SENIAT admite, la emisin de facturas manuales sobre formas libres.

Qu hacemos si hay restricciones para funcionar como asociaciones?

El Estado tiene la obligacin de facilitar el ejercicio de la libertad de asociacin y proteger a las asociaciones constituidas y a sus miembros. Por lo tanto, las asociaciones no deben ser objeto de leyes, regulaciones o conductas restrictivas o violatorias que prohban, impidan u obstaculicen a las personas el derecho a la libertad de asociacin, en sus dimensiones individuales y colectivas, incluyendo el derecho a asociarse, a la auto-organizacin, al funcionamiento y a la formalizacin legal, as como a la constitucin y participacin en redes y coaliciones para procurar sus fines, o ejercer cualquiera de los dems derechos humanos a travs de sus asociaciones. El derecho de libertad de asociacin no puede ser violentado o suprimido. Sus violaciones generan responsabilidades penales que no prescriben. El Estado debe garantizar la mayor libertad y autonoma a las personas para ejercerlo y, en referencia a la solicitud de personalidad jurdica, en Venezuela los actos de los rganos competentes no son discrecionales, se encuentran sujetos a las disposiciones de ley, deben ser motivados y estn sometidos a recursos legales. Sin embargo, es uno de los derechos humanos que admite cierto tipo de restricciones.

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Estas restricciones deben ser pocas, excepcionales, estipuladas de conformidad con lo dispuesto para la proteccin de este derecho en los Tratados Internacionales y, en general, ser compatibles con las exigencias de una sociedad democrtica y de los otros derechos protegidos. Como lo establece el artculo 22 del Pacto Internacional de Derechos Civiles y Polticos, El ejercicio de tal derecho slo podr estar sujeto a las restricciones previstas por la ley que sean necesarias en una sociedad democrtica, en inters de la seguridad nacional, de la seguridad pblica o del orden pblico, o para proteger la salud o la moral pblicas o los derechos y libertades de los dems. Adems, toda restriccin debe ser compatible con las siguientes normas:

Bajo cualquier restriccin, la libertad de asociacin y las normas internacionales que protegen este derecho continan en plena vigencia. La restriccin no puede entenderse como la supresin o limitacin de los efectos jurdicos relacionados con su aplicacin. La sola determinacin del poder pblico no basta para restringir el derecho de libertad de asociacin. Toda restriccin debe justificarse con base en una ley formal sancionada por el poder legislativo, dictada por razones del inters general y para el propsito para el que se estableci. Las normas y regulaciones referidas a la libertad de asociacin deben estar expresadas en un lenguaje preciso, deben ser pblicas, motivadas, de carcter general y no para un grupo determinado, proporcional y determinadas en el tiempo, y estar apegadas a principios democrticos. Los Estados no deben imponer sanciones penales por el incumplimiento de leyes que regulan las asociaciones. Antes de imponer sanciones deben hacerse advertencias suficientes y ofrecerse las oportunidades para corregir las infracciones.

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Los requisitos de rendicin de cuentas exigidos a las asociaciones deben ser sencillos, uniformes y estar claramente establecidos. Las auditoras y supervisiones no deben ejercerse arbitrariamente ni usarse para hostigar o intimidar a las asociaciones. Los agentes supervisores deben estar facultados para examinar libros, registros y actividades en horario de trabajo habitual y con pre-aviso suficiente. El registro de oficinas, o la confiscacin de documentos o equipos, solo podr efectuarse con autorizacin u orden judicial y la presencia de un abogado. La suspensin o disolucin de una asociacin sin el consentimiento de sus miembros, debe ser decidida por un tribunal imparcial e independiente, con las garantas del debido proceso y exclusivamente cuando se cometan flagrantes infracciones.

De afrontar restricciones indebidas que se encuentren fuera de estas normas o en caso de ser objeto de violaciones en el ejercicio de la libertad de asociacin, las personas que decidan asociarse y las asociaciones constituidas con personalidad jurdica o no- tienen el derecho de actuar en su defensa, considerando las siguientes acciones: Ejercer peticiones Toda persona, grupo de personas y asociaciones tienen derecho a presentar peticiones a los rganos que se ocupan de los asuntos pblicos, dirigidas a informar, reclamar o demandar conductas, acciones o reparaciones a la afectacin o violacin de derechos, o perjuicios para el bien pblico. Este derecho est consagrado en el artculo 51 de la Constitucin: Toda persona tiene el derecho de representar o dirigir peticiones ante cualquier autoridad, funcionario pblico o funcionaria pblica sobre los asuntos que sean de la competencia de estos o stas, y de obtener oportuna y adecuada respuesta. Quienes violen este derecho sern sancionados o sancionadas conforme a la ley, pudiendo ser destituidos o destituidas del cargo respectivo.
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Asimismo, se encuentra establecido en el artculo 2 de la Ley de Procedimientos Administrativos: Toda persona interesada podr, por s o por medio de su representante, dirigir instancias o peticiones a cualquier organismo, entidad o autoridad administrativa. Estos debern resolver las instancias o peticiones que se les dirijan o bien declarar, en su caso, los motivos que tuvieren para no hacerlo. Tambin dice el artculo 3 de esta ley: Los interesados podrn reclamar, ante el superior jerrquico inmediato, del retardo, omisin, distorsin o incumplimiento de cualquier procedimiento, trmite o plazo, en que incurrieren los funcionarios responsables del asunto. Este reclamo deber interponerse en forma escrita y razonada y ser resuelto dentro de los 15 das siguientes. La reclamacin no acarrear la paralizacin del procedimiento, ni obstaculizar la posibilidad de que sean subsanadas las fallas u omisiones. Si el superior jerrquico encontrare fundado el reclamo, impondr al infractor o infractores la sancin prevista () sin perjuicio de las dems responsabilidades y sanciones a que hubiere lugar. Hacer la denuncia La denuncia es un instrumento fundamental para hacer pblicos actos de restriccin o violacin de derechos humanos y activar los procedimientos institucionales a cargo de los rganos judiciales competentes, dirigidos a investigar los hechos y sancionar a los responsables. Implica documentar las situaciones que estn ocurriendo o ya ocurrieron para dejar constancia y generar evidencias o pruebas. Cumple adems una funcin preventiva para detener los actos, evitar que lleguen a efectuarse o que se repitan. Tambin educa a la poblacin sobre la importancia de la exigibilidad de los derechos humanos. Un manual sobre los principales pasos para elaborar, presentar y hacer seguimiento a una denuncia se encuentra en La Denuncia, una herramienta prctica para defender derechos (Provea, 2009).

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Las denuncias pueden realizarse ante:

Defensora del Pueblo: rgano que tiene la responsabilidad de velar por el efectivo respeto y garanta de los derechos humanos consagrados en la Constitucin y en los tratados, convenios y acuerdos internacionales sobre derechos humanos ratificados por la Repblica: a) investigando de oficio o a instancia de parte las denuncias que lleguen a su conocimiento; b) amparando a las personas contra arbitrariedades, desviaciones de poder y errores cometidos en la prestacin de servicios pblicos; c) interponiendo las acciones de inconstitucionalidad y recursos necesarios para ejercer las anteriores atribuciones; y d) instando a la Fiscala General de la Repblica para que intente las acciones o recursos contra los funcionarios responsables de la violacin o menoscabo de los derechos humanos. Ministerio Pblico, a cargo de la Fiscala General de la Repblica: rgano cuya atribucin es garantizar: a) la celeridad y buena marcha de la administracin de justicia, el juicio previo y el debido proceso; b) ordenar y dirigir la investigacin penal de la perpetracin de los hechos punibles; c) ejercer en nombre del Estado la accin penal en los casos en que para intentarla o proseguirla no fuere necesario instancia de parte; d) intentar las acciones para hacer efectiva la responsabilidad civil, laboral, militar, penal, administrativa o disciplinaria en que hubieren incurrido los funcionarios con motivo del ejercicio de sus funciones. Los ciudadanos pueden efectuar su denuncia, verbalmente o por escrito ante un fiscal del Ministerio Pblico o ante los rganos de polica de investigaciones penales competentes. Son vctimas las personas directamente ofendidas por un delito; los socios, accionistas o miembros respecto de los delitos que afectan a una persona jurdica, cometidos por quienes la dirigen, administran o controlan; y las asociaciones, fundaciones y otros entes, en los delitos

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que afecten intereses colectivos o difusos, siempre que el objeto de la agrupacin se vincule directamente con esos intereses y se hayan constituido con anterioridad a la perpetracin del delito. Al hacer la denuncia, el artculo 29 de la Constitucin establece que: El Estado estar obligado a investigar y sancionar legalmente los delitos contra los derechos humanos cometidos por sus autoridades (). Las violaciones de derechos humanos () sern investigados y juzgados por los tribunales ordinarios. Asimismo, dispone en su artculo 30: El Estado tendr la obligacin de indemnizar integralmente a las vctimas de violaciones a los derechos humanos que le sean imputables, y a sus derechohabientes, incluido el pago de daos y perjuicios. Iniciar un proceso judicial Toda persona tiene derecho a la justicia para hacer valer sus derechos e intereses, a la tutela efectiva de los mismos y a obtener con prontitud la decisin correspondiente. El proceso judicial es idneo para la proteccin de los derechos humanos, porque en ste se acta segn reglas de procedimiento y pruebas establecidas, tomando decisiones vinculantes sobre las causas e imponiendo medidas de reparacin a las vctimas y sanciones ejecutorias a quienes hayan cometido violaciones. Hacer justicia es responsabilidad primordial de un Poder Judicial independiente. La primera obligacin de los jueces es establecer la verdad de los hechos, hacer que cese la violacin y proporcionar una compensacin efectiva y un remedio adecuado a los daos o perjuicios materiales e inmateriales causados a las personas afectadas, dentro de un entorno jurdico que les brinde todas las garantas de apoyo y de seguridad. Dos de las vas judiciales para que las personas puedan defender derechos vinculados a la libertad de asociacin, son:

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Recursos contencioso-administrativos: su objetivo es proteger a las personas de actos en los que la Administracin Pblica ocasione algn perjuicio a los particulares, dado que su funcin es estar al servicio de los ciudadanos y actuar conforme a la ley, y a los principios de honestidad, participacin, rendicin de cuentas y responsabilidad. A travs de estos recursos es posible anular actos administrativos contrarios a derecho, incluso por desviacin de poder; y condenar al pago de sumas de dinero y a la reparacin de daos y perjuicios. Accin de amparo: su objetivo es que los tribunales amparen a las personas en el goce y ejercicio de sus derechos y garantas constitucionales y restituyan de manera inmediata una situacin jurdica infringida por amenaza o violacin de tales derechos y garantas, por medio de un procedimiento oral, pblico, breve, gratuito y no sujeto a formalidades innecesarias.

De no ser escuchados, no recibir respuesta o no obtener justicia en las instancias nacionales -habiendo cumplido los procedimientos legales y esperado un plazo razonable- o de no existir garantas de proteccin del derecho en el pas, el artculo 31 de la Constitucin establece: Toda persona tiene derecho, en los trminos establecidos por los tratados, pactos y convenciones sobre derechos humanos ratificados por la Repblica, a dirigir peticiones o quejas ante los rganos internacionales creados para tales fines, con el objeto de solicitar el amparo a sus derechos humanos. El Estado adoptar, conforme a procedimientos establecidos en esta Constitucin y la ley, las medidas que sean necesarias para dar cumplimiento a las decisiones emanadas de los rganos internacionales previstos en este artculo. Los procedimientos para realizar peticiones a los Sistemas Internacionales de Proteccin de Derechos Humanos se encuentran en Sistema de Peticiones y Casos (CIDH), Sistema de Peticin Individual (CIDH), y el Sistema de Derechos Humanos de las Naciones Unidas.

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Involucrarse, organizarse y actuar libremente de forma asociada por un fin de bien comn es un derecho y no una concesin. La asociacin es uno de los actos humanos ms trascendentes de la vida en sociedad, estrechamente vinculado con el ejercicio de otros derechos humanos y con principios democrticos. La defensa de este derecho es un derecho humano en s mismo, amparado por la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela y por las normas internacionales de derechos humanos. Referencias bibliogrficas Primer Informe del Relator Especial sobre los Derechos a la LibertaddeReuninPacficaydeAsociacin,2012,MainaKiai. SegundoInformeRelatorEspecialLibertaddeReuninPacficay deAsociacin,2013,MainaKiai. Cuestionario sobre buenas prcticas en libertad de reunin y asociacinpacficas. Declaracin Internacional sobre el Derecho de Promover y ProtegerlosDerechosHumanos. Comentario de la Relatora Especial sobre la Situacin de los Defensores de los Derechos Humanos, a la Declaracin sobre el Derecho de Promover y Proteger los Derechos Humanos (OACDH). Informe Defensa de la Sociedad Civil, 2012 (ICNL y Movimiento MundialparalaDemocracia). Resolucin 21 16 del Consejo de Derechos Humanos sobre los DerechosdeLibertaddeReuninydeAsociacin. Resolucin2680delaOEAsobrePromocindelosDerechosde LibertaddeReuninydeAsociacinenLasAmricas. Violaciones del derecho de las ONG a la Financiacin (FIDH OMCT). Itriago M. Miguel Angel; Itriago M. Antonio L. 50 Consejos y 50 Respuestassinfinesdelucro.Sinergia.Caracas,1999.

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