LOGODE LA EMPRESA DEL CANDIDATO

PORTAFOLIO DE EVIDENCIAS QUE PRESENTA:

NOMBRE DEL CANDIDATO

PARA LA CERTIFICACIN EN LA NORMA CCON 0147.03

CONSULTORIA GENERAL

CON EL PROYECTO DE CONSULTORIA NOMBRE DEL PROYECTO EN LA ORGANIZACIN NOMBRE DE LA EMPRESA CONSULTANTE

EVALUADOR: NOMBRE DE SU EVALUADOR

VERIFCADOR INTERNO: NOMBRE DE SU VERIFICADOR INT

FECHA DE ENTREGA DE ESTE PORTAFOLIO

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CONTENIDO:

Diagnstico de la Empresa Sistemas de Ayuda a Implantar Documentacin del Proceso Cierre del Proyecto de Consultora Evidencias Adicionales

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1 DIAGNOSTICAR LA SITUACIN ACTUAL DE UNA ORGANIZACIN

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DIAGNOSTICAR LA SITUACIN ACTUAL DE UNA ORGANIZACIN

PROCESO DE BSQUEDA DE INFORMACIN Y FUENTES DE INFORMACIN

1.- OBJETIVO O DEFINICIN DEL PROYECTO: Obtener la informacin necesaria que nos permita elaborar un diagnstico veraz y oportuno, con la finalidad de establecer NOMBRE DEL PROYECTO para la Empresa NOMBRE DE LA EMPRESA O INSTITUCION

2.- DATOS GENERALES 2.1 Nombre y/o razn social: Nombre de la Empresa consultante 2.2 Registro Federal de Contribuyentes: RGTO DE LAEMP CONSULTANTE 2.3 Domicilio: DOM DEL CONSULTANTE 2.4 Telfonos, correo electrnico y/o pgina Web. TELEFONO E EMAIL DEL CONSULTANTE 2.5 Tamao de la empresa: PEQUEA, MEDIANA O GDE. 2.6 Giro: SERVICIO, INDUSTRIA, COMERCIO, EDUCACION, GOBIERNO U OTRA 2.7 Nmero de personas en la empresa o rea: CANTIDAD DE TRABAJADORES 2.8 Contactos: CON QUIEN (ES) SE TRATARA PARA TODO LO RELATIVO A LACONSULTORIA

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3.- LOS RESULTADOS DEL PROCESO DE LA BSQUEDA DE INFORMACIN ACTUAL E HISTRICA DE LA ORGANIZACIN: 3.1 Antecedentes de la Organizacin. Es una empresa dedicada a Venta e Instalacin de Sistemas de Seguridad Electrnica de Alta Tecnologa, ubicada en Guadalajara, Jal., el servicio que ofrece lo describe as, su Director General: Implementar soluciones de sistemas electrnicos de seguridad, bajo una arquitectura de integracin y entre estos se encuentran los siguientes: Control de Accesos y Monitoreo de Alarmas, Credencializacin e Impresin de Credenciales, Control y Administracin de Estacionamientos, Puertas Giratorias con control elctrico y boletaje electrnico, Alarmas Residenciales y Comerciales, Antenas detectoras para prdidas de mercanca, Automatizacin de canceles y puertas, Sistemas automticos de Accesos Vehiculares con y sin control remoto, etc. Su producto estrella es un software marca LENEL, del cual tiene una gran experiencia y conocimiento el Ing. Garca. Se inicia en el mes de Octubre del 2003, por iniciativa del Ing. Vctor Antonio Garca Ortiz , ya que lleg a ocupar diferentes cargos como tcnico y ejecutivo de ventas en diversas empresas del ramo. En la actualidad cuenta con 14 aos de experiencia y ocupa el cargo de Director General. En ese entonces decide invitar como socios al Ing. Rafael Garca Ortiz actual Gerente de Ventas, as como a su compaero de trabajo Jorge Osuna Gonzlez actual encargado de proyectos, ste ltimo con una pequea participacin en la sociedad. El capital inicial fue de $10,000.00 Dlares, adaptaron una oficina ubicada en Las Fuentes, propiedad del Ing. Rafael Garca Ortiz con una mesa redonda, 4 computadoras, etc. El Ing. Vctor Antonio Garca ya conocedor del ramo y del producto, contacta al proveedor de LENEL, el cual le otorga la distribucin de la marca de este Software, debido a que este proveedor estaba consciente del dominio que ste tena de su producto. Segn l comenta, una vez que vende este software se desprende la venta de otros equipos para la instalacin del servicio integral. Durante el primer mes se dedicaron a buscar clientes, el primero de ellos los contrat slo para instalacin de equipo, su cartera la fueron ampliando tocando puertas gracias a los contactos del Director General y posteriormente a las recomendaciones de sus mismos clientes satisfechos. Actualmente tienen una cartera de alrededor de 30 clientes, los cuales pertenecen a empresas muy reconocidas y trasnacionales, todas ellas con un gran potencial econmico. Sus ventas han crecido en un ao alrededor de $4000,000.00 Moneda Nacional. 3.2 Recursos Humanos: Actualmente la empresa cuenta con 8 empleados, con horario de oficina de 9:00 a 14:00 y de 16:00 a 19:00 Horas y Sbados de 9:00 a 14:00 horas. Los lunes de cada semana se renen tanto los 7 empleados como los 3 socios, con la finalidad de revisar los resultados de la semana, retroalimentar y programar los proyectos posteriores. Un valor muy importante para el Director General es la lealtad que han demostrado para la empresa estos trabajadores y tiene un gran inters en desarrollar a cada uno de ellos, siempre y cuando sea lo ms conveniente para la empresa.

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En la actualidad ha invertido $7,000.00 dlares en capacitacin con el proveedor de LENEL,, dirigida al Director General y al Jefe de Proyectos (socio minoritario). adems de cursos de equipos de trabajo impartidos por personal externo y de computacin impartido por el jefe de sistemas interno. Es importante aclarar que no se cuenta an con un Reglamento Interior de Trabajo, Perfiles y Descripcin de Puestos, Contratos de trabajo, Manual de polticas y procedimientos, etc.

Tienen planes a corto plazo de contratar 2 vendedores ms para Guadalajara 1 Representante en Aguascalientes y probablemente 1 Representante en Len, Gto., con la finalidad de tener mayor presencia y cobertura en estas ciudades.
Debido a este crecimiento fue necesario adaptar las necesidades de espacios, por lo que decidieron construir sus nuevas instalaciones en un terreno, propiedad del Director General, costeando ya estos gastos con las utilidades de la empresa. Actualmente no pagan renta. Las oficinas son muy amplias y agradables, cuentan con todos los servicios necesarios para los empleados, incluyendo una sala de capacitacin y un amplio estacionamiento. No se han presentado demandas laborales ni rotacin de personal. Respecto a los salarios hicieron un ajuste hace 5 meses, es decir en el mes de Octubre, 2005.

3.3 Recursos Econmicos: Sus finanzas son sanas, slo adeudan 2 vehculos. No cuentan con inventarios, debido a que los proyectos son adaptados a las necesidades del cliente y por lo tanto los equipos se venden sobre pedido, con cotizaciones en Dlares, con un contrato firmado por el cliente y solicitan un anticipo del 50%, esto ltimo es difcil llevarlo a la prctica debido a que la gran mayora de sus clientes, ya tienen sus polticas de pago y en estos casos es la empresa la que financia de 1 a 2 meses, dependiendo de la negociacin original pactada. VALOR DE ACTIVOS DECLARADO EN LIBROS: $ 500,000.00 M.N. CAPITAL CIRCULANTE: $ 150,000.00 CUENTAS POR PAGAR: $ 100,000.00 CUENTAS POR COBRAR: 300,000.00 VENTAS ANUALES: $4000,000.00
En el primer trimestre del ao se refleja una disminucin de ventas, debido a que su clientes se encuentran en proceso de asignacin de presupuestos. 3.4 Equipos: 6 Computadoras de escritorio 2 Lap Tops. 4 Vehculos (2 de servicios y 2 de ejecutivos) 5 Telfonos celulares corporativos Infraestructura de comunicaciones Conmutador hasta para 8 lneas y 32 extensiones 2 Impresoras 1 Impresora Multifuncin, Copiadora, Scanner 1 Fax NOMBRE DEL CANDIDATO
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3.5 Materiales: Cableado, tornillera, tubera, herrajes, etc. Valor aproximado de $10,000.00 3.6 Problemas similares ocurridos en los ltimos 3 aos. En Septiembre del ao 2004, contrat los servicios de una empresa de Consultora la cual los ayud a elaborar la misin, visin y valores de la empresa, sin embargo, no se le dio seguimiento por que los socios no le dedicaron el tiempo necesario.

4.- LAS FUENTES DE INFORMACIN 4.1 Fuentes de informacin directa (entrevistas, encuestas, cuestionarios). Se utiliz una gua de entrevista estructurada. La informacin registrada es el vaciado de los reportes de entrevista realizados a los 3 socios: el Ing. Victor Antonio Garca Ortiz, el Ing. Rafael Garca Ortiz y el Ing. Jorge Osuna Gonzlez. Tambin se entrevist al Ing. Rodolfo, encargado de sistemas, a Bertha Alicia encargada de administracin, a Roberto encargado de ventas, a Daniel y a Enrique ambos tcnicos y a Felipe y Abel ambos auxiliares tcnicos, no se entrevistaron porque se encuentran suspendidos ya que cuentan con un contrato por tiempo determinado. Las entrevistas se aplicaron a todo el personal, con un cuestionario elaborado previamente (Ver en 7.2). Con el fin de cruzar la informacin obtenida de los socios. 4.2 Indirectas (INEGI, Internet, biblioteca, etc.). Como fuentes de informacin adicionales, tenemos la proporcionada a travs de Internet por el Sistema de Informacin Empresarial Mexicano (SIEM), el INEGI, Tablero de Comando (Empresa Privada) y como complemento algunas revistas de seguridad. 4.3 Tipo de informacin que busc. La difusin de la Misin, Visin y Valores de la empresa, la definicin de funciones y cmo realizarlas, expectativas del personal, clima laboral, tipo de liderazgo que predomina, tipo de comunicacin interna, imagen corporativa y oportunidades de mejora para la empresa desde su propia perspectiva, tamao de la empresa, etc. 4.4 Las fuentes son congruentes con el tipo de informacin. Las fuentes entrevistadas fueron el empresario y sus 2 socios adems de el 100% de los empleados, lo que da por resultado congruencia para determinar las necesidades detectadas por el propio empresario. 4.5 Caractersticas de las fuentes, (documental, estadstica, bitcoras, registros, entre otros). Las fuentes de informacin son registros, en el caso de la proporcionada por la empresa a travs de las entrevistas directas, va internet en el caso de la facilitada por el Sistema de Informacin Empresarial Mexicano (SIEM), el INEGI, Tablero de Comando (empresa privada) y documental, en el caso de revistas del giro en cuestin.

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4.6 Modo de acceso a la informacin. (Medio electrnico o investigacin de campo). El acceso a la informacin ha sido tanto a travs del medio electrnico como investigacin de campo, ya que la informacin de la empresa se obtuvo a travs de las entrevistas directas y registros disponibles en la misma. 4.7 El modo de acceso es congruente con el que se pretenda. (pertinente) Como ya se mencion anteriormente el acceso a esta informacin es congruente con el que se pretendi, ya que se pudo obtener la informacin requerida en estas fuentes en forma directa y confiable. 4.8 Alcance regional, nacional, internacional o bien reas de la empresa, etc. El alcance es nacional segn los datos proporcionados por el Sistema de Informacin Empresarial Mexicano (SIEM) , INEGI y en el caso de la proporcionada por la empresa. 4.9 Limitaciones para la obtencin de la informacin. No existieron por parte de la empresa, ya que tiene la disponibilidad de facilitar la informacin necesaria. Tuvimos limitaciones para obtener datos de indicadores, de los cuales se har referencia ms adelante (Ver 6.4) 5. VALIDACIN Y CONFIABILIDAD DE LAS FUENTES DE INFORMACIN. 5.1 La informacin preponderante se valid cuando menos con dos diferentes fuentes de informacin. Se consider como informacin relevante la obtenida en principio a travs del empresario y sus socios validndose con las entrevistas directas realizadas a todos los integrantes de la empresa. 5.2 La validez y confiabilidad de la informacin se relaciona con la seguridad de la: Veracidad. La informacin obtenida a travs de las diferentes fuentes, confirma la veracidad de la informacin y por tanto la confiabilidad para tomarla como referencia para el diagnstico y la propuesta correspondiente.

5.3 La validez y confiabilidad de la informacin se relaciona con la seguridad de la: Representatividad.

La informacin obtenida a travs de las diferentes fuentes se considera representativa ya que las fuentes directas estn totalmente vinculadas con la empresa y con sus intereses y tienen acceso a toda la informacin de la empresa por tratarse de los dueos y socios de la misma, as como de personal clave. 5.4 La validez y confiabilidad de la informacin se relaciona con la seguridad de la: Actualidad. La informacin obtenida a travs de las diferentes fuentes, es actual y vigente en todos los aspectos de la misma, ya que se ha proporcionado sobre los acontecimientos del momento presente, tanto en el aspecto interno de la empresa, como en la influencia actual del mercado y nicho de mercado en el que se desempea. NOMBRE DEL CANDIDATO
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6.- EL MODELO DE REFERENCIA DEBE SER SISTEMTICO Y DEBER CONTENER LO SIGUIENTE: 6.1.- Es sistemtico (conjunto de procesos y datos secunciales que producen un resultado, donde la entrada no es igual a la salida). S es sistemtico ya que permite medir diferentes variables cualitativas de la empresa a consultar. 6.2.- Es congruente con los objetivos o con el modelo del consultante. Segn la consultora a otorgar, presentar en una tabla los INDICADORES a comparar y los VALORES de cada indicador. En la siguiente tabla se presentan 4 indicadores representativos y congruentes con las necesidades de la empresa consultada.

INDICADOR

VALORES DE REFERENCIA
N/D

EMPRESA CONSULTADA
Si

VALORES ACEPTABLES
Implantar

Empresa Micro y Pequea del Edo. de Jalisco con Visin, Misin y Valores.

Logro en la implementacin de sus estrategias.

Aplicacin de perfiles descripciones de puestos. y

N/D
N/D

NO
NO

Implantar
Elaborar y aplicar Implantar

Implantacin de un Sistema Administrativo.

N/D

NO

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6.3 Nombre del indicador. En la tabla se indican. 6.4 Valor de referencia. En la tabla se indican los valores de referencia de cada indicador como NO DISPONIBLES (N/D) debido a que se investig en diferentes cmaras, asociaciones, etc. No encontrndose dicha informacin. 6.5. Valor real. En la tabla se indican los valores reales de estos indicadores, tomados de los registros que dispone la empresa consultada en el momento actual. 6.6.- Valor aceptable. En la tabla se indican el valor aceptable, de cada uno de los indicadores. 6.7.- Los valores son congruentes a la capacidad de la organizacin, segn sea el caso (realizar un anlisis minucioso).

Los valores reales propuestos se consideraron a partir de los registros de la empresa y el resultado que arroj el cuestionario aplicado a todo el personal, por lo tanto, son congruentes con la capacidad de la misma.

7. DIAGNSTICO DEL MODELO DE REFERENCIA Y LA SITUACIN ACTUAL DE LA ORGANIZACIN. 7.1 Deber realizar un DIAGNSTICO actual de la organizacin que le permita hacer la comparacin entre los indicadores del modelo de referencia con la situacin actual de la organizacin. Se adjunta un cuestionario el cual se aplic en la entrevista a todo el personal de la empresa. 7.2 Es importante tomar en cuenta todos los elementos considerados en el modelo de referencia. En el diagnstico realizado se tomaron en cuenta todos los elementos del modelo de referencia.

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CUESTIONARIO. 1. Conoces la misin, visin y valores de la Empresa? Cuales son? Cmo te enteraste de ellos? Estn claras las responsabilidades de tu puesto y cmo realizarlas? Cules son tus planes a corto, mediano y largo plazo en la Empresa? Qu necesidades de capacitacin consideras necesarias para tu puesto y por que? Qu te hace permanecer en esta Compaa? Ubicacin: Salario: OTROS:

2. 3. 4. 5.

Ambiente Laboral

6.

Si tuvieses la oportunidad de ser el Director General, que modificaras, que dejaras y cual sera tu actitud?

7.
8.

Que es para ti la Lealtad?

En una escala del 1 al 100 en que porcentaje existe, desde tu punto de vista, la lealtad en esta empresa? Cul es tu opinin personal respecto a la imagen que tienen los clientes de esta empresa y tu que puedes hacer para mantenerla o mejorarla?

9.

DIAGNOSTICO. El da Mircoles 10 de Marzo se llev a cabo la primera entrevista de campo con los socios de la empresa, la cual dio como resultado la siguiente informacin: el Director General se encuentra saturado de responsabilidades y con esta intervencin de Consultora pretende, que cada uno de los integrantes de la empresa logre conocer y dominar las funciones de sus puestos, para l dedicarse a buscar nuevos nichos de mercado y promover los productos ya existentes con la finalidad de consolidar la empresa a largo plazo. El da 24 de Marzo se realiz la segunda entrevista de campo dirigida a cada uno de los colaboradores de la empresa, el objetivo fue validar y cruzar informacin de las primeras fuentes. El tipo de informacin que se busc fue: la difusin de la Misin, Visin y Valores de la empresa, la definicin de funciones y cmo realizarlas, expectativas, clima laboral, tipo de liderazgo que predomina, tipo de comunicacin interna, imagen corporativa y oportunidades de mejora para la empresa desde su propia perspectiva, etc.

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RESULTADOS: 1. 2. La Misin, Visin y Valores todos dicen conocerla y al pedirles que sean especficos, las ideas son vagas. Definicin y realizacin de funciones: El 100% del personal tiene claro quien es su jefe directo, aunque dicen no siempre se respeta la lnea de autoridad. Las funciones slo de un 40 a 50% son fijas, ya que realizan distintas labores que no son su responsabilidad directa y esto ocasiona duplicidad, segn algunos comentan: yo dejo pendiente una actividad por realizar otra que me solicitan como una emergencia y de pronto, me doy cuenta que otro compaero(a), tambin la est realizando, lo cual desencadena desmotivacin y sienten que quien les solicita este trabajo no tiene la suficiente confianza en que lo desarrollen adecuada y oportunamente. Otro aspecto importante es que muy frecuentemente se sienten apagafuegos, debido a la falta de prioridades, por parte de la Direccin General. Expectativas: El 100% dice tener necesidades de capacitacin en sus diferentes puestos. Slo el 50% del personal desea desarrollarse y permanecer en el puesto actual, el resto est en espera de una mejor oportunidad, ya sea de sueldo, de definicin de perfil de puesto y responsabilidades, para que se les reacomode internamente o bien, en espera de una mejor oportunidad externa. Un aspecto a destacar es que el actual personal de ventas dice que de cada 100 cotizaciones slo se concretan en promedio de 7 a 10% de stas y se justifica por falta de cultura del cliente a quin se dirige, adems de que no se sienten en este momento con las herramientas necesarias para realizar su labor, se encuentran en espera de que la Direccin General les provea de capacitacin adecuada para cumplir su objetivo. Clima Laboral: La calificacin que se obtuvo fue de 70%. Existe un sentimiento de injusticia respecto a que al personal no se le paga tiempo extra, comentan que espordicamente se les entrega una compensacin, sin embargo, no conocen los lineamientos sobre los cuales se determinan las compensaciones. Liderazgo: Las fortalezas que sealan tiene la Direccin General son: excelente ser humano, sabe escuchar, es corts, su intencin siempre es de ayuda, muy buen amigo, tiene un muy amplio conocimiento del negocio. Debilidades: Inestabilidad emocional, segn comentan: justificado por el exceso de responsabilidades, da una instruccin y el mismo la cambia, no respeta las prioridades lo cual provoca en algunos casos retrasos en tiempos de entrega a clientes ya planeados, imposicin de actividades, no respeta la lneas de autoridad. Comunicacin: Tiempos de entrega retrasados ya sea por falta de comunicacin y/o triangulacin. Requieren de retroalimentacin positiva y oportuna. (Motivacin). Imagen corporativa desde su propia perspectiva: Todos coinciden al sealar que la empresa tiene una buena imagen ante los proveedores y clientes, pero que puede ser mucho mejor. Oportunidades de Mejora: VENTAS: Mayor seguimiento a clientes prospectos, es frecuente que una vez que el cliente llama y/o recibe cotizaciones, el rea de Ventas por alguna razn, ya no consigue tener contacto con l. Tener mayor presencia con el cliente (de campo), no slo va telefnica.

3.

4.

5.

6. 7. 8.

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ATENCIN A CLIENTES: Disciplina respecto a puntualidad para todo el personal, existen quejas de clientes debido a que el personal no llega a tiempo a realizar las instalaciones. Demoras en las fechas de entrega por: Comunicacin interna inadecuada. Falta de personal tcnico. Utilizar una Lista de Verificacin antes de salir a realizar una instalacin, ya que ocurre que al llegar con el cliente, se percatan que no traen el equipo y/o herramienta apropiada y esto provoca retrasos y prdidas de tiempo y dinero. OTRAS: - Control de almacn para entradas y salidas de herramientas y equipo. Pago oportuno a proveedores.

8.

CONCLUSIONES DEL DIAGNSTICO: De acuerdo a lo sealado en los antecedentes, ya existi un intento de Planeacin Estratgica el cual fue abortado por falta de tiempo de los socios, en la actualidad se cuenta con Misin, Visin y Valores, sin embargo, no se han difundido adecuadamente a los empleados. Lo ms destacado en este diagnstico es la falta de claridad en los procesos, as como un rea de Ventas endeble, ya que su cierre de negocios lo realiza en un mximo de 10%, por lo que se sugiere: a. Definicin de procesos apoyado por un Diagrama de Flujo que contenga todas y cada una de las actividades de la empresa, con la finalidad de vaciar esta informacin en las descripciones de puestos y de esta forma elaborar cada uno de los perfiles de puestos necesarios.

b. Una vez que se realicen las descripciones y perfiles de puestos, definir si existe la necesidad de contratar a un jefe(a) administrativo o asignar esta actividad a personal interno.
Se pretende que realizando los pasos a y b la Direccin General se encontrar ms relajada de los procesos admvos., y operativos actuales, por lo que se proceder a enfocar su esfuerzo en la realizacin de la Planeacin Estratgica, la cual permitir identificar las Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas (Matriz DOFA) del entorno actual, reorientando y difundiendo la Misin, Visin, Valores, Objetivos y Metas actuales. Lo cual tendr como consecuencia el Plan Estratgico Comercial y Financiero, sumamente importantes para la consolidacin de la empresa. Existen otros focos de atencin que arroja este diagnstico como la solicitud de capacitacin de todos los colaboradores, sin embargo, no consideramos conveniente capacitar antes de definir funciones, ya que esto traer como consecuencia prdida de tiempo, dinero y esfuerzo. Los otros puntos como expectativas, clima laboral, comunicacin y tipo de liderazgo debern retomarse conforme existan avances en el proyecto, creemos que la mayora mejorarn si se lleva un proceso adecuado e inmediato.

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