TEMA N 1

SISTEMATIZACIN

Mrida, 2010

SISTEMATIZACIN
La Sistematizacin se puede definir como el proceso a travs del cual se busca ordenar, organizar y conectar de la mejor manera los elementos de la organizacin, para lograr cumplir de la forma mas eficiente y efectiva los objetivos para los cuales fue creada la organizacin.

PASOS
SISTEMATIZACIN
RDEN LGICO ACTIVIDADES A DESARROLLAR, EQUIPOS, PERSONAL Y AMBIENTE DE TRABAJO ARMONA ENTRE SUS ELEMENTOS

DEFINICIN
La Sistematizacin se define como el estudio, anlisis y mejoramiento de los sistemas, que sirven, controlan y coordinan todas las operaciones de una empresa ALONSO TUR, Jos M (2004)

Es un proceso permanente y acumulativo de construccin de conocimiento a partir de nuestra experiencia de accin/intervencin en una realidad www.ccon.org.co [Documento en lnea]. Marzo, 2008

DEFINICIN
La sistematizacin es un proceso de reflexin que pretende ordenar u organizar lo que ha sido la marcha, los procesos, los resultados de un proyecto, buscando en tal dinmica las dimensiones que pueden explicar el curso que asumi el trabajo realizado. Sergio Martinic, 1984 Interpretacin crtica de una o varias experiencias que, a partir de su ordenamiento y reconstruccin, descubre o explicita la lgica del proceso, los factores que han intervenido en l, cmo se han relacionado entre s y por qu lo han hecho de ese modo. Oscar Jara, 1994

IMPORTANCIA DE LA SISTEMATIZACIN
SIRVE PARA QUE LA GERENCIA Se definen objetivos generales y especficos de cada una de las unidades que integran a la organizacin. Se asignan las funciones bsicas para as determinar las responsabilidades que corresponden a cada uno de los departamentos creados. Se asignan las tareas a cada uno de los procesos, con la finalidad de organizar y concatenar adecuadamente los recursos de cada departamento, para lograr as la eficiencia de la organizacin, al menor costo y por ende cumplir con los objetivos para la cual fue creada.

El proceso de Sistematizacin llevado a cabo en cada uno de los departamentos de la organizacin busca servir de apoyo o soporte fundamental a la gerencia, ya que con la definicin de las labores a realizarse y la segregacin de estas, se llevar la informacin requerida para proceder a la toma de decisiones.

Esto traer como consecuencia positiva, el hecho de que los gerentes se dedicarn al trabajo encomendado y no tendrn la necesidad de perder tiempo en casos que no son inherentes a sus cargos.

OBJETIVOS DE LA SISTEMATIZACIN
Mejorar el servicio al cliente. Acelerar los procesos sin desmejorar la calidad. Mejorar los controles. Reducir los costos operativos y administrativos, as como mejorar la productividad. Obtener mayor exactitud y velocidad en el procesamiento de datos y en la generacin de informes. Suministrar informacin contable adecuada a la gerencia para la toma de decisiones

BENEFICIOS DE LA SISTEMATIZACIN

Fortalece la organizacin ya que permite:

Corregir las debilidades de la estructura organizativa, aclarando y definiendo las funciones y responsabilidades de las distintas unidades. Aclarar las lneas de autoridad. Coordinar funciones y relaciones de departamentos.

BENEFICIOS DE LA SISTEMATIZACIN
Ayuda a la Administracin y a los Supervisores al: Crear los medios de informacin oportuna para la toma de decisiones. Producir informes ms completos y oportunos. Ahorrar tiempo a la administracin eliminando la supervisin de las tareas, asegurando una productividad satisfactoria.

BENEFICIOS DE LA SISTEMATIZACIN

Asegura un trabajo de oficina de calidad y a un costo menor al:

Establecer procedimientos simples y completos que faciliten la ejecucin del trabajo. Reducir la carga de trabajo mediante la eliminacin de formularios, informes y controles innecesarios. Proporcionar ambiente de trabajo adecuado por lo que se aumenta la productividad.

PARMETROS O PRINCIPIOS QUE HAY QUE TOMAR EN CUENTA PARA EL PROCESO DE SISTEMATIZACIN.

RAZONABILIDAD DEL COSTO: Se debe dar el proceso de control interno y a su vez debe suministrar informacin a un costo razonable, el costo debe ir de acuerdo a los beneficios que el proceso genere. CONFIABILIDAD: La informacin que suministre debe ser lo ms confiable posible para as poder subsanar errores y tomar decisiones adecuadas.

ESTRUCTURA ORGNICA Y EL CONTROL INTERNO: El sistema se adaptar a la organizacin de tal modo que le permita satisfacer las necesidades particulares de informacin y control. FACTORES HUMANOS: Se deber escoger a los trabajadores y empleados de acuerdo a sus aptitudes y destrezas de modo que su labor sea desempeada lo mas eficientemente posible.

PROCESAMIENTO INTEGRADO DE DATOS: El sistema deber captar los datos de las diferentes unidades que componen a la organizacin de modo que luego la ensamble para poder suministrar informacin confiable y global de acuerdo a las diferentes necesidades usuarios. OPERACIONES MECANIZADAS: Para recolectar la informacin descrita en el principio anterior se considerar la mecanizacin de esta ya que se logran trabajos ms claros, precisos y a mayor velocidad.

REPORTAJE: Toda informacin obtenida de la sistematizacin debe servir para los usuarios internos y los externos. FLEXIBILIDAD CON UNIFORMIDAD Y CONSISTENCIA: todo sistema debe disearse para ser flexible, uniforme en los criterios y consistente en su adaptacin.

PISTA DE AUDITORA: Significa que al obtener un resultado este pueda ser analizado siguiendo los pasos del proceso. DOCUMENTACIN: Para toda transaccin debe ser diseado un formulario o forma que avale la operacin, debe ser reglamentado su uso y descrito el procedimiento.

SISTEMAS DE INFORMACION
CONJUNTO DE ELEMENTOS INTERRELACIONADOS ENTRE SI DENTRO DE UN AMBIENTE DETERMINADO Y CUYA FUNCION ESTA BIEN DEFINIDA
ELEMENTOS
DATOS SOFTWARE HARDWARE RECURSOS HUMANOS REDES

REDES

SISTEMAS DE INFORMACION
SEGN COHEN (1996) UN SISTEMA DE INFORMACION ES UN CONJUNTO DE ELEMENTOS QUE INTERACTUAN ENTRE SI CON EL FIN DE APOYAR LAS ACTIVIDADES DE UNA EMPRESA O NEGOCIO

SISTEMAS CONTABLES
Los Sistemas Contables en una organizacin estn integrados por un conjunto de subsistemas que tienen como finalidad cumplir con las polticas, normas, principios y procedimientos, para generar informacin contable en cada uno de los niveles de la organizacin y que ser utilizada por cada uno de los diferentes usuarios para poder proceder a la toma de decisiones.

PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Son el conjunto de pasos a seguir en la realizacin del trabajo contable. Cada procedimiento, debe seguir para su buen desenvolvimiento, una secuencia ordenada y lgica, para lograr el objetivo para el cual fue creado y as nutrir el todo denominado SISTEMA CONTABLE. Los procedimientos contables definen que trabajo debe realizarse, quien o quienes deben realizarlo y cuando o en que momento deben proceder a realizarlo.

MTODO
INSTRUMENTO QUE DESCRIBE UN PROCEDIMIENTOS ESPECFICO YA ESTANDARIZADO:
MTODO DE INVENTARIO
PROMEDIO MOVIL PESP

MTODO DE DEPRECIACIN
LINEAL HORAS MAQUINA

CARACTERSTICAS DE LOS SISTEMAS CONTABLES

FLEXIBLE COMPLETO OPORTUNO SENCILLO Y CLARO CONFIABLE

CLASIFICIACIN DE LOS SISTEMAS CONTABLES

LOS SISTEMAS CONTABLES ESTAN INTEGRADOS POR SUBSISTEMAS, DONDE CADA UNO DE ELLOS CUMPLE CON UN OBJETIVO PREVIAMENTE ESTABLECIDO, CONVIRTIENDOSE ASI, EN SISTEMAS ESPECIFICOS QUE EN CONJUNTO VAN A CONFORMAR EL TODO.

CONT. CLASIFICACIN.
LOS DIFERENTES SUBSISTEMAS SE DISEAN DEPENDIENDO DE LAS CARACTERISTICAS PARTICULARES DE LA ORGANIZACIN, COMO SON, OBJETO SOCIAL, RAZON SOCIAL, POLITICAS ESTATUTARIAS, ENTRE OTRAS.

ALGUNOS SUB SISTEMAS

DE VENTAS DE COMPRAS DE CUENTAS POR COBRAR DE CUENTAS POR PAGAR DE INVENTARIO DE NOMINA DE EFECTIVO DE PROPIEDADES, PLANTAS Y EQUIPOS DE CONTABILIDA GENERAL

CLASIFICACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS VAN A ESTAR CONFORMADOS POR TODOS LOS PROCESOS QUE SE REALIZAN Y NO AFECTAN A LA CONTABILIDAD EN CUANTO A REGISTRO CONTABLE SE REFIERE, REUBICACION DE PERSONAL, CREACION DE UNA NUEVA UNIDAD CON EL PERSONAL EXISTENTE, ENTRE OTROS.

CLASIFICACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTOS CONTABLES
VAN A REFERIRSE A TODOS AQUELLAS OPERACIONES QUE AFECTEN DIRECTAMENTE A LA CONTABILIDAD, VENTAS, COMPRAS, DEPRECIACIONES, ENTRE OTROS.

TIPOS DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES LOS TIPOS DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES VAN DISEADOS DE ACUERDO A LOS SUBSISTEMAS EXISTENTES EN LA ORGANIZACIN, ENTRE LOS CUALES SE ENCUENTRAN:
PROCEDIMIENTOS DE VENTA PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS

ORGANIZACIN
Se entiende como el sustrato de la complejidad, y es el resultado de la interaccin entre el orden y el desorden.

El caos no implica ausencia absoluta de autoridad ni el orden el control total.

T

Morn (1996)

El desorden es fuente del orden, de la creatividad, de la innovacin. En la prctica se ha demostrado que las empresas que han logrado triunfar han jugado con el absurdo. La complejidad no es una receta para conocer lo inesperado. El pensamiento complejo no rechaza, de ninguna manera, a la claridad, el orden, el determinismo.
T

lvarez (2002)

ORGANIZACIONES COMPLEJAS
Las organizaciones crean estructuras las cuales estn compuestas por:
Grado en que las actividades de la organizacin se descomponen o diferencian. Representada por Co (Complejidad) Grado en se usan las reglas y procedimientos. Representado por Fo (Formalismo)

Punto donde radica la autoridad para tomar decisiones. Representado por: Ce (Centralismo) Estructura Organizativa = Co + Fo + Ce
T

Hall (1983)

Los tres elementos que se identifican, ms comnmente, en la complejidad son: diferenciacin horizontal, diferenciacin vertical o jerrquica y dispersin espacial. Diferenciacin horizontal: es el grado de separacin entre las unidades organizativas.

Hall (1983)

Diferenciacin vertical: cuanto ms niveles entre los altos mandos y los operativo, tanto ms compleja es la organizacin. Dispersin espacial: es el grado de dispersin de la ubicacin de las instalaciones fsicas y del personal de la organizacin.

El grado de complejidad en las organizaciones genera problemas de coordinacin, control y comunicaciones y sistematizacin de los procesos. Estos problemas son fuente de conflictos para las mismas.
Hall (1983)

CMO AUMENTAR LA EFICACIA EN LOS PROCESOS DE SISTEMATIZACIN ?

CONCLUSIONES

REFLEXIONES

Cual es el mejor proceso para sistematizar. Cuales son los procesos, mtodos y sistemas adecuados para las organizaciones. Que hace que las organizaciones sean exitosas. Su Gente o los Procesos

"Las tres cuartas partes de las miserias y malos entendidos en el mundo terminaran si las personas se pusieran en los zapatos de sus adversarios y entendieran su punto de vista" Gandhi