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Presentacion 18
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:: ndice
1. Problemas y necesidades actuales de los OCEX en la gestin y archivo de los documentos 2. Gestin documental y archivo digital 3. Marco normativo legal 4. Tecnologas y Herramientas de apoyo 5. Una solucin para los OCEX 6. Orientaciones para la puesta en marcha de un sistema de gestin documental
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OCEX
Control de la correcta utilizacin y destino de los recursos pblicos Asesoramiento a las A APP en materias de su competencia
Emisin de informes de auditoria Generacin de otra documentacin: Gestin de Personal, Contabilidad y P royectos Recabar datos, informes y documentos para el cumplimiento de sus funciones
Papel
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Archivero
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Gestin documental y archivo digital: funciones, ciclo de vida de los documentos, requisitos, beneficios
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Uso Utilizacin
Papel
Ingreso
TIF TIF
Almacenamiento
Papel Gestin de Archivo eDoc
Conservacin Archivo
Captura
Papel
Creacin
TIF
Metadatos
Difusin
Notificacin Difusin selectiva
Consulta
Expurgo Eliminacin
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Archivo Digital
Custodia conservacin documentos
Servicios documentales
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Control de accesos
Custodia y Conservacin
Archivo Digital
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Archivo GENERAL
Registro E/S
Gestin de Procesos
Metadatos OIDs
Gestin de Archivo
Metadatos OIDs
eDocs.
OID
OID
Archivo Digital
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Archivo Digital
Sistemas de Gestin
Archivo Fsico
Valor Secundario
Valor Informativo Valor Histrico
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15489. Information and documentation Records management 14721. Space data and information transfer systems -- Open archival information system -- Reference model (OAIS)
ISO
ISO
20652. Space data and information transfer systems Producer-archive interface - Methodology abstract standard (PAIMAS)
Requisitos para los sistemas de gestin de documentos electrnicos de archivo Descripcin de documentos electrnicos: Metadatos descriptivos Normativa sobre formatos de documentos electrnicos Normativa sobre firma electrnica Normativa sobre conservacin a largo plazo
MoReq
ISO
ISAD ISO
19005. Document management Electronic document file format for long-term preservation - - Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)
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Digitalizacin certificada (Orden EHA/962/2007). Procedimientos tcnicos para eliminar la documentacin en papel, al dotar a la copia electrnica de validez legal Ley de Acceso Electrnico de los Ciudadano a los Servicios Pblicos (Ley 11/2007) Ley de Contratos del Sector pblico (Ley 30/2007) .
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DM (Gestin Documental)
Tienen por objetivo gestionar y administrar los procesos de negocio y flujos de informacin. Permiten representar, controlar, monitorizar y optimizar los procesos de negocio y la documentacin.
Gestin de Archivo
Soluciones para la gestin de aquellos documentos que la organizacin tiene necesidad de conservar. Deben gestionar tanto documentacin electrnica como documentacin en papel Soluciones para crear y administrar los contenidos de las pginas web. Gestin independiente del contenido y el diseo. Los sistemas de gestin de base de datos manejan de manera clara, sencilla y ordenada registros de datos que contemplan informacin relevante para una organizacin.
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Organizacin y estructuracin de la documentacin Recuperacin gil y eficaz de la documentacin buscada Garanta de autenticidad, integridad y seguridad de los documentos Funciones de gestin documental: control de versiones, workflow, Integracin con el resto de sistemas existentes en la organizacin
Control de accesos
Custodia y Conservacin
Archivo Digital
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Gestin de Archivo
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Intranet
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Digitalizacin
TIF
Firma electrnica
TIF
Archivo Digital
Copia de Seguridad
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Archivo Fsico
Herramienta de Auditoria
Gestin de R.H.
Sistema de Contabilidad
Correo Corporativo
Archivo Digital
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Criterios de organizacin, clasificacin y ordenacin de la documentacin Plazos de permanencia y conservacin de la documentacin Procesos de archivo: transferencias, expurgos,
Seguridad y Acceso a la documentacin Definicin de criterios para la digitalizacin Definicin del Sistema de Gestin Documental
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c/ Pintor Gustavo de Maeztu, 4 01008 - Vitoria - Gasteiz Tfno. + 34 945 222 850 Fax + 34 945 240 548 e-mail:info@odei.es http://www.odei.es
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