Planificacin Estratgica en organizaciones pblicas

Marianela Armijo

Algunas reflexiones sobre la utilidad de la Planificacin Estratgica



Alicia: Qu camino debo tomar? Gato: Eso depende del lugar donde vayas Alicia:No s para donde voy Gato: Entonces no importa cual camino debes tomar

Lewis Carrol: Alicia en el Pas de las Maravillas

2

La medicin del desempeo es parte de un largo proceso de planeamiento

Misin Indicadores de Desempeo Quienes somos,que hacemos y para quienes Donde queremos ir Cmo podemos llegar Objetivos

Como sabemos que llegamos

Estrategias

PLANIFICACION ESTRATEGICA
Proceso que se sigue para determinar las metas de una organizacin y las estrategias que permitirn alcanzarlas (*)

La Planificacin estratgica fija los lmites dentro de los cuales tiene lugar el control y evaluacin de gestin (*) Anthony Robert N. El Control de Gestin Marco, Entorno
Proceso. Harvard Business School. Ed. Deusto. 1998
4

ESTRATEGIAS
Directrices que ayudan a elegir las acciones adecuadas para alcanzar las metas de la organizacin Proporcionan una base para la toma de decisiones respecto de los cursos de accin propuestos
Constituyen un medio para establecer el PROPSITO ORGANIZACIONAL en trminos de: OBJETIVOS PROGRAMAS DE ACCION PRIORIDADES EN LA ASIGNACION DE RECURSOS

PLANIFICACIN ESTRATGICA COMO PROCESO PREVIO PARA LA EXISTENCIA DEL CONTROL DE GESTION Un proceso de formulacin de estrategias Un proceso de revisin de estrategias En este contexto la Planificacin Estratgica es un proceso de toma de decisiones sobre modificaciones que deben ser incorporadas en las estrategias existentes 6

Puede ser:

PLANIFICACION ESTRATEGICA Y CONTROL DE GESTION

Planificacin Estratgica

Control de Gestin

Control de actividades

CICLO DEL CONTROL DE GESTION

PLANIFICION ESTRATEGIA

METAS / PROGRAMACION

EVALUACION

Revisin de presupuestos y programas

PRESUPUESTO

Consideracin de nuevos productos y objetivos estratgicos

Medidas correctivas

EJECUCION

(*) Adaptado de Figura: Las cuadtro etapas del control de gestin.

Anthony Robert N. El Control de Gestin Marco, Entorno Proceso. Harvard Business School. Ed. Deusto. 1998
8

PLANIFICACION ESTRATEGICA COMO BASE METODOLOGICA DEL PLAN DE GESTION PLANIFICACION ESTRATEGICA
QUE SE HARA EN UN FUTURO CERCANO PARA LOGRAR LOS RESULTADOS CON EL MAXIMO DE EFICIENCIA, EFICACIA, CALIDAD

PRODUCTOS
MISION

USUARIOS

OBJETIVOS ESTRATEGICOS METAS INDICADORES

PARA QUE EXISTE LA ORGANIZACION PROPOSITO FUNDAMENTAL PARA QUIEN COMO

ANALISIS DE PRODUCTOS PRINCIPALES/RELEVANTES ESTRATGICOS

Principal bien o servicio que la institucin proporciona directamente a un usuario externo

Tangibilidad o intangibilidad Prioridad Estratgica: relacionado con el mandato legal, las prioridades de gobierno, las prioridades institucionales. Demanda de los usuarios: continua, sistemtica, permanente, cautiva. Nmero de transacciones Recursos que se consumen en su generacin (porcentaje del presupuesto destinado a la provisin del servicio) o de recursos humanos (porcentaje de funcionarios afectados a la provisin del servicio).
10

ANALISIS DE PRODUCTOS PRINCIPALES/RELEVANTES ESTRATGICOS

Principal bien o servicio que la institucin proporciona directamente a un usuario externo

Servicios pagados: tarifas por certificados

Servicios no pagados: fiscalizaciones, informaciones Financiamiento de los servicios (autofinanciado, presupuesto nacional)

11

ANALISIS DE PRODUCTOS INTERMEDIOS

Productos intermedios dirigidos a clientes/usuarios internos/externos de la institucin:

Relacin con los usuarios externos de la institucin Importancia en el proceso productivo general Recursos consumidos para la provisin del servicio (financieros, recursos humanos, etc)

Requerimientos de servicios de las otras unidades de la organizacin: rapidez, oportunidad, precisin Quin ms provee el servicio/ producto en la institucin

12

Anlisis de Usuarios/Clientes Principal

RECEPTOR DIRECTO DE LOS SERVICIOS/PRODUCTOS QUIEN TIENE ACCESO A LOS SERVICIOS A TRAVES DE UN TRATO DIRECTO CON LOS PROVEEDORES DE ESTOS A TRAVES DE LA EXPERIENCIA DIRECTA DEL SERVICIO O TRANSACCION EL USUARIO EVALUA SU GRADO DE SATISFACCION EN LA ENTREGA DEL SERVICIO
13

Anlisis de Usuarios/Clientes Interno

AREA/FUNCIONARIO QUE DEPENDE DEL TRABAJO REALIZADO POR EL OTRO SE INSERTA EN UNA IDEA INTEGRADA DE GESTION ORIENTADA AL SERVICIO Y SATISFACCION AL USUARIO

NIVEL DE SATISFACCION DE CLIENTE INTERNO COMO FACTOR CRITICO PARA EL LOGRO DE CALIDAD DE LOS SERVICIOS DIRIGIDOS HACIA CLIENTES EXTERNOS
14

PRODUCTOS ESTRATEGICOS/CLIENTESUSUARIOS-BENFICIARIOS
Nmero Producto Estratgico Clientes/ Usuarios /Beneficiarios

Familias y/o pobladores de escasos recursos (1er al 3er decil) que no poseen viviendas Familias que viven en condiciones de allegados o arrendatarios Discapacitados Adulto mayor Organizaciones Comunitarias. Corporaciones. Fundaciones que representan poblaciones de escasos recursos. Familias de ciudades que viven en condiciones de allegados o arrendatarios. Fundaciones que representen poblaciones de escasos recursos Familias y/o pobladores de sectores pobres y medios (4 al 6 decil) que no poseen viviendas Familias y/o pobladores de sectores emergentes medios (7 al 8 decil) que no poseen viviendas

Subsidios Habitacionales
1

15

PRODUCTOS ESTRATEGICOS/CLIENTESUSUARIOS-BENFICIARIOS
Nmero

Producto Estratgico

Clientes/ Usuarios /Beneficiarios

Familias y/o pobladores de escasos recursos (1er al 3er decil) que no poseen viviendas Familias que viven en condiciones de allegados o arrendatarios Discapacitados

Viviendas
2

Adulto mayor Familias de ciudades que viven en condiciones de allegados o arrendatarios. Familias y/o pobladores de sectores pobres y medios (4 al 6 decil) que no poseen viviendas Familias y/o pobladores de sectores emergentes medios (7 al 8 decil) que no poseen viviendas

16

PRODUCTOS ESTRATEGICOS/CLIENTESUSUARIOS-BENFICIARIOS
Nmero

Producto Estratgico

Clientes/ Usuarios /Beneficiarios

Habitantes de Condominios de Vivienda Sociales que postulan a programas de condominios Organizaciones Comunitarias. Corporaciones. Fundaciones que representan poblaciones de escasos recursos. Usuarios de calles urbanas de la regin Intendencias, Gobiernos Regionales, Gobiernos Provinciales y Municipalidades

Obras Urbanas y Programas Concursables

3

17

Esquema del Proceso de Planificacin Estratgica VISION MISION

ANALISIS EXTERNO Factores Institucionales Econmicos Tecnolgicos Marco Presupuestario

Amenazas /Oportunidades

Fortalezas y debilidades

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

ANALISIS INTERNO: INTERNO Estructura Procesos

AREAS CLAVES DE DESEMPEO

Funciones Recursos

METAS
PROGRAMAS, PLANES, PROYECTOS

INDICADORES

18

VISION
Valores y principios de la organizacin que orienta y dar el marco para el accionar de su propsito, imagen objetivo. SER LA INSTITUCION DE SEGURIDAD SOCIAL DEL ESTADO, AGIL, EFICIENTE Y PROACTIVA,FOCALIZADA EN LA ATENCION DE SUS USUARIOS Y CON UNA PRESENCIA DESTACADA EN LA COMUNIDAD Instituto de Normalizacin Previsional
19

MISION

Declaracin fundamental que le da el carcter constitutivo a la organizacin y a su accin

Fija los los propsitos, fines y lmites de la organizacin

20

PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA LA DEFINICION DE LA MISION PARA QU EXISTE LA INSTITUCION/PROGRAMA?

CULES SON LOS PRINCIPALES PRODUCTOS QUE GENERA? CULES SON LOS USUARIOS EXTERNOS E INTERNOS? PUEDEN OTROS OFRECER LOS MISMOS PRODUCTOS/SERVICIOS? SI ES ASI. CUAL ES LA ESPECIFICIDAD DE LA INSTITUCION/ PROGRAMA?

21

PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA LA DEFINICION DE LA MISION



CUAL ES LA POBLACION OBJETIVO Y LA

COBERTURA ACTUAL?

CUL ES LA PERCEPCION DEL EQUIPO DIRECTIVO Y CUAL DE LOS FUNCIONARIOS RESPECTO DE LA INSTITUCION/PROGRAMA?

22

El

valor de una organizacin no se limita al valor operativo de la MISION ACTUAL

Sern necesarias estas funciones y estos productos?

23

Aspectos a considerar en la declaracin de la Misin



Nivel de concrecin o abstraccin:

Ejemplos: Humanizar el trato a los jvenes
Reduccin de la contaminacin
Departamento Juvenil de Massachusetts. USA

Riesgo implcito en los compromisos asumidos: Cmo se rinde de cuentas de los resultados comprometidos?
24

Departamento Medio Ambiental. USA

Utilidad de una buena declaracin de Misin



Establecen el marco que justifica la intervencin pblica en el mbito de responsabilidad Capacidad de mantener el foco directivo en lo importante Lograr encauzar los apoyos polticos y capacidades administrativas de la institucin Mostrar a los grupos de inters la creacin de valor pblico esperado
25

Misin Institucional SERVIU XI



El SERVIU XI Regin de Aysn tiene como misin contribuir a mejorar la calidad de vida de la poblacin regional, a travs de la materializacin de Planes y Programas propuestos por la Secretara Regional de Vivienda y Urbanismo, generando igualdad de oportunidades que permitan acceder a una vivienda apropiada para la rigurosidad climtica local y ciudades ms seguras y equitativas para la comunidad de nuestra regin, focalizando nuestro trabajo en el sector ms carente y de escasos recursos.

26

OBJETIVOS ESTRATEGICOS
Son logros que la organizacin persigue en un plazo determinado. Estos deben ser coherentes con la misin y orientaciones de las polticas ministeriales

La definicin de los objetivos permitir seleccionar las actividades prioritarias para el mejoramiento de la organizacin y aprovechar las ventajas.
Los objetivos estratgicos surgen como respuesta a unapregunta esencial: Qu debemos lograr en el corto, mediano y largo plazo, para tener un accionar coherente con la misin?
27

OBJETIVOS ESTRATEGICOS
Su definicin debe permitir identificar acciones en mbitos de:
programacin procesos cobertura calidad oportunidad del servicio, etc

Mejorar, ampliar, redisear, optimizar, alcanzar, generar, adecuar

28

OBJETIVOS ESTRATEGICOS
Optimizar la calidad de las obras definiendo, analizando y mejorando los procesos constructivos Mejorar la atencin al usuario, reduciendo los tiempos de espera en la tramitacin y otorgamiento de los beneficios.

Promover el desarrollo personal y profesional de los funcionarios, su motivacin y adhesin hacia el servicios

29

OBJETIVOS ESTRATEGICOS
Se fortalecer la accin normativa, de control, prevencin y promocin de salud Se focalizar la asistencia mdica gratuita hacia los sectores de poblacin indigentes y de escasos recursos Se promover la reforma gradual de gestin de las prestaciones de los Hospitales Pblicos, fundado a travs de la descentralizacin operativa Ministerio de Salud Pblica.. Uruguay.

30

Objetivos Estratgicos
Mejorar el servicio de asistencia tcnica, disminuyendo el tiempo de entrega del servicio, a travs de la informatizacin del registro de solicitudes de asistencia

Ampliar instrumentos de Asistencia Tcnica y uso efectivo de stos

Servicio de Cooperacin Tcnica. Chile

31

Objetivos Estratgicos
Descripcin

SERVICIO DE VIVIENDA Y URBANISMO

Priorizar la focalizacin de nuestros productos y servicios, en la poblacin regional de escasos recursos, sin desatender otros grupos demandantes del sector. Avanzar en la superacin del dficit habitacional, a travs de la ejecucin y administracin de Planes y Programas Habitacionales, orientandos a satisfacer necesidades territoriales de nuestros beneficiarios. Avanzar en la superacin del dficit urbano, mediante la materializacin de proyectos urbanos integrales y la recuperacin del patrimonio urbano, para que aporten nuevos espacios pblicos 32 y mejoren la calidad de vida del habitante urbano.

Qu capacidad tienen los directivos pblicos para establecer Objetivos Estratgicos

Facultades, flexibilidad Recursos presupuestarios Apoyo poltico Comprensin del Ministro, Usuarios, Ciudadana ETC,,,,,

33

METAS


CONSTITUYEN LA EXPRESION CONCRETA, CUANTIFICABLE, DE LOS LOGROS QUE SE PLANEAN ALCANZAR EN EL AO (U OTRO PERIODO DE TIEMPO) CON RELACION AL OBJETIVO Y PRODUCTO IDENTIFICADO CONTIENEN DECLARACION EXPLICITA DE ACTIVIDAS QUE SE QUIERE ALCANZAR HORIZONTE LIMITADO DE TIEMPO TIENEN UN HORIZONTE LIMITADO DE TIEMPO NIVELES TIENEN

DE UN

34

REQUISITOS PARA LA CONSTRUCCION DE METAS



DEBEN TENER UN COMPONENTE DE REALISMO: QUE PUEDAN SER ALCANZADAS CON LOS RECURSOS HUMANOS Y FINANCIEROS.

35

REQUISITOS PARA LA CONSTRUCCION DE METAS



IMPLICA LA GENERACION DE COMPROMISOS INTERNOS, POR LO QUE SU CUMPLIMIENTO NO DEBE DEPENDER DE OTRAS ENTIDADES O FACTORES EXOGENOS

36

REQUISITOS PARA LA CONSTRUCCION DE METAS



ABARCAR EL CONJUNTO DE DIMENSIONES DE LA GESTION: EFICIENCIA, EFICACIA, CALIDAD, ECONOMIA

37

Ejemplos de Metas ambiguas y adecuadas



Metas ambiguas
   

Mejoremos el sistema de tramitacin de Quejas Compraremos la mayor cantidad de libros posibles para las escuelas Llegaremos a tener el mejor servicio de buses de la regin Lograremos que nuestros usuarios estn completamente satisfechos con nuestros servicios

Metas adecuadas
 

Aumentar a un 10% la cobertura de beneficiarios del Programa Salud para todos Mejorar el tiempo promedio de atencin a los usuarios, reduciendo a 30 minutos el trmite de iniciacin de actividades comerciales Aumentaremos el nmero de visitas a las bibliotecas locales en un 20% antes del 31 de Diciembre de 2006

38

INDICADORES


INSTRUMENTOS DE MEDICION DE LAS VARIABLES ASOCIADAS A LAS METAS

MEDIDAS QUE DESCRIBEN COMO UNA INSTITUCION ESTA ALCANZANDO SUS OBJETIVOS Y METAS

39

LECCIONES APRENDIDAS


CONSIDERACIONES PARA LA APLICACIN DE LA PLANIFICACION ESTRATEGICA EN INSTITUCIONES PUBLICAS COMO UTILIZAR EL PLAN ESTRATEGICO PARA QUE SEA UTIL EN UNA INSTITUCION PUBLICA QUIENES DEBEN PARTICIPAR CADA CUANTO TIEMPO DEBE HACERSE CONSULTORA EXTERNA/RECURSOS PROPIOS OTRAS ALTERNATIVAS PARA APOYAR LA TOMA DE DECISIONES ESTRATEGICAS ?
40

FACTORES CRITICOS EN LA IMPLEMENTACION DE PROCESOS DE PLANIFICACION ESTRATEGICA

Compromiso y liderazgo de directivos : Ms que hacer un Plan ASEGURARSE QUE FUNCIONE Regularidad y continuidad en la aplicacin Internalizacin de la PE en los procesos de la institucin Capacidad de desagregar los objetivos estratgicos en metas concretas monitoreadas
41

FACTORES CRITICOS EN LA IMPLEMENTACION DE PROCESOS DE PLANIFICACION ESTRATEGICA

Existencia de una unidad responsable por el control de gestin y con directa interaccin con la jefatura mxima de la institucin. Profesionales capacitados en las tcnicas de gestin (planificacin, indicadores, evaluacin) Tecnologas de informacin (simples y accesibles) para asociar la planificacin estratgica al control de gestin.
42

FACTORES CRITICOS EN LA IMPLEMENTACION DE PROCESOS DE PLANIFICACION ESTRATEGICA

Capacidad de retroalimentar a los niveles directivos (centros de responsabilidad) el nivel de logros de compromisos alcanzados y generar acciones correctivas. Alinear la planificacin estratgica al ciclo presupuestario y considerarlo como insumo para su formulacin Comunicacin de los resultados de la planificacin estratgica

43