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Manual de Excel Avanzado
Manual de Excel Avanzado
EXCEL AVANZADO
GERENTES
CONTENIDO
CONCEPTOS BASICOS
INTRODUCIR DATOS EN LAS CELDAS
INSERTAR Y ELIMINAR HOJAS DE CALCULO
MOVER Y COPIAR HOJAS
DAR FORMATO ALOS DATOS
CUADRO DE DIALOGO FORMATO DE CELADAS
LA FICHA NUMERO DEL CUADRO DE DIALOGO FORMATO DE CELDAS
LA FICHA ALINEACION DEL CUADRO DE DIALOGO FORMATO DE CELDAS
LA FICHA FUENTE DEL CUADRO DE DIALOGO FORMATO DE CELDAS
LA FICHA BORDES DEL CUADRO DE DIALOGO FORMATO DE CELDAS
LA FICHA TRAMAS DEL CUADRO DE DIALOGO FORMATO DE CELDAS
LA FICHA PROTEGER DEL CUADRO DE DIALOGO FORMATO DE CELDAS
TECLAS DE METODO ABREVIADO
• Vista previa e impresión
• Moverse en hojas de calculo
• Moverse en hojas de calculo (2)
• Seleccionar celdas, filas, columnas y objetos
PROTECCION DE LOS DATOS
PROTECCION DE LOS ARCHIVOS
CONTENIDO
•Sumar.Si •Aplicación
FUNCIONES AVANZADAS
•BuscarV – Concepto
•BuscarV – Argumentos
•BuscarV – Aplicación
•BuscarV – Ejemplo
CONTENIDO
ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACION DE
DATOS EN UNA LISTA
•Concepto
•Ordenar una lista
•Filtrar un rango
SUBTOTALES
TABLAS DINAMICAS
•Concepto
•Paso 1
•Paso 2
•Paso 3
•Ejemplo
ESCENARIOS
MICROSOFT QUERY
CONCEPTOS BASICOS
Excel es una hoja de calculo electrónica, que permite procesar gran cantidad de datos que
son introducidos en las celdas.
Columna: es el espacio de trabajo vertical. Esta identificada por las letras del abecedario y
combinaciones entre ellas; aproximadamente 256 columnas
Fila: es el espacio de trabajo horizontal. Esta identificado por números enteros
incrementables en uno; aproximadamente 65.536 filas.
Celda: es la intersección entre una fila y una columna
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INTRODUCIR DATOS EN LAS CELDAS
Si digitamos números en una celda, estos se alinean a la derecha, mientras que si digitamos
texto este se alinea a la izquierda.
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INSERTAR Y ELIMINAR HOJAS DE
CALCULO
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MOVER Y COPIAR HOJAS
1.Para mover o copiar hojas en otro libro, abra el libro que recibirá las hojas.
2.Cambie al libro que contiene las hojas que desea mover o copiar y, a continuación, seleccione
las hojas
3.En el menú Edición, haga clic en Mover o copiar hoja.
4.En el cuadro Al libro, haga clic en el libro para recibir las hojas.
Para mover o copiar las hojas seleccionadas en un nuevo libro, haga clic en nuevo libro.
5.En el cuadro Antes de la hoja, haga clic en la hoja delante de la que desea insertar las hojas
copiadas o movidas.
6.Para copiar las hojas en vez de moverlas, active la casilla de verificación Crear una copia.
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DAR FORMATO A LOS DATOS
Para aplicar formato a las celdas existen varias categorías, y diseños. Para ejecutar esta
acción, debemos seleccionar la o las celdas a las cuales de les aplicara el formato,
ingresamos al menú formato, escogemos la opción celdas, donde aparece el cuadro de
dialogo formato de celdas, en el cual escogemos el tipo de dato y formato para las
celdas
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CUADRO DE DIALOGO FORMATO DE
CELDAS
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LA FICHA NUMERO DEL CUADRO DE
DIALOGO FORMATO DE CELDAS
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LA FICHA ALINEACION DEL CUADRO
DE DIALOGO FORMATO DE CELDAS
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LA FICHA FUENTE DEL CUADRO DE
DIALOGO FORMATO DE CELDAS
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LA FICHA BORDES DEL CUADRO DE
DIALOGO FORMATO DE CELDAS
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LA FICHA PROTEGER DEL CUADRO
DE DIALOGO FORMATO DE CELDAS
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TECLAS DE METODOS ABREVIADOS
CTRL+P o CTRL+MAYÚS+F12
Presentar el cuadro de diálogo Imprimir.
RE PÁG o AV PÁG
Avanzar o retroceder una página cuando está reducida.
CTRL+FLECHA ARRIBA o CTRL+FLECHA IZQUIERDA
Ir a la primera página cuando está reducida.
CTRL+FLECHA ABAJO o CTRL+FLECHA DERECHA
Ir a la última página cuando está reducida.
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TECLAS DE METODOS ABREVIADOS
Teclas de dirección
Moverse una celda hacia arriba, hacia abajo, hacia la izquierda o hacia la derecha.
CTRL+ tecla de dirección
Ir hasta el extremo de la región de datos actual.
INICIO
Ir hasta el comienzo de una fila.
CTRL+INICIO
Ir hasta el comienzo de una hoja de cálculo.
CTRL+FIN
Ir hasta la última celda de una hoja de cálculo, en la última fila utilizada de la última columna utilizada
AV PÁG
Desplazarse una pantalla hacia abajo.
RE PÁG
Desplazarse una pantalla hacia arriba.
ALT+AV PÁG
Desplazarse una pantalla hacia la derecha.
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TECLAS DE METODOS ABREVIADOS
ALT+RE PÁG
Desplazarse una pantalla hacia la izquierda.
F6
Cambiar al siguiente panel de una hoja de cálculo que se ha dividido
(menú Ventana, comando Dividir).
MAYÚS+F6
Cambiar al panel anterior de una hoja de cálculo que se ha dividido.
CTRL+RETROCESO
Desplazarse para ver la celda activa.
F5
Mostrar el cuadro de diálogo Ir a.
MAYÚS+F5
Mostrar el cuadro de diálogo Buscar.
MAYÚS+F4
Repetir la última acción de Buscar (igual a Buscar siguiente).
TAB
Desplazarse entre celdas desbloqueadas en una hoja de cálculo
protegida. VOLVER
TECLAS DE METODOS ABREVIADOS
CTRL+BARRA ESPACIADORA
Seleccionar toda la columna.
MAYÚS+BARRA ESPACIADORA
Seleccionar toda la fila.
CTRL+E
Seleccionar toda la hoja de cálculo.
MAYÚS+RETROCESO
Si están seleccionadas varias celdas, seleccionar sólo la celda activa.
CTRL+MAYÚS+BARRA ESPACIADORA
Con un objeto seleccionado, seleccionar todas las celdas de una hoja.
CTRL+6
Alternar entre ocultar objetos, mostrarlos o mostrar marcadores de los objetos
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PROTECCION DE LOS DATOS
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PROTECCION DE LOS ARCHIVOS
PROCEDIMIENTO
Los gráficos son objetos creados en Microsoft Excel,
con el fin de analizar datos que se encuentren en una
lista, planilla, o tabla de una hoja de calculo.
Para crear un grafico se hace necesario el uso del
ASISTENTE PARA GRAFICOS. Podemos acceder a
este asistente de la siguiente manera:
1.Ingresamos al menú insertar
2.Escogemos la opción Grafico
También podemos presionar un clic sobre el botón
grafico de la barra de herramientas estándar.
Este asistente nos proporciona la facilidad de crear un
grafico en cuatro pasos fundamentales. Antes de
entrar al asistente podemos seleccionar el área que
contiene los datos que se desean graficar, para
obtener la referencia de los datos.
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CREACION DE GRAFICOS
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CREACION DE GRAFICOS
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CREACION DE GRAFICOS
EJEMPLO DE GRAFICO
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CREACION DE FORMULAS
Introducción de fórmulas
Para realizar cálculos usando la hoja es preciso
introducir fórmulas en las celdas, una fórmula es una
ecuación que calcula un nuevo valor a partir de unos
valores ya existentes, una fórmula puede contener:
números, operadores, rangos de celdas y funciones
predefinidas. Las fórmulas comienzan con el carácter
=, en caso de no introducir este carácter, el contenido
se interpreta como texto, no produciendo en
consecuencia ningún resultado su ejecución, salvo la
inserción del texto en la celda activa.
Las fórmulas se almacenan internamente, pueden
verse en la barra de fórmulas cuando se coloca el
cursor sobre la celda en la que fueron creadas,
mientras que la celda muestra el resultado del cálculo.
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ESTRUCTURA DE FORMULAS
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FORMULAS CON REFERENCIAS
REFERENCIAS RELATIVAS
Control deslizante
para copiar
formulas, creando
referencias relativas
En este ejemplo la formula fue creada una vez para las celdas C56 y D56 y luego fue copiada a
las celdas siguientes por medio del control deslizante de relleno.
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FORMULAS CON REFERENCIAS
REFERENCIAS ABSOLUTAS
Cuando una formula (que esta referida a celdas) se copia en otras celdas; las
direcciones de las celdas en las formulas copiadas se MANTIENEN en su dirección original sin
ajustarse para nada a la posición de la formula copiada. Por ejemplo si la formula copiada baja
dos filas y se desplaza tres columnas a la derecha, las direcciones de las celdas que forman parte
de la formula no bajan filas ni se desplazan columnas, sino que se mantienen en su dirección
original , para crear referencias absolutas se antepone signos pesos “$” a la referencias de las
celdas que no cambiaran al copiar la formula en otras celdas.
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REFERENCIAS CON NOMBRES
Un nombre descriptivo en una fórmula puede facilitar la comprensión del objetivo de la fórmula. Por ejemplo, la
fórmula =SUMA(VentasPrimerTrimestre) puede ser más sencilla de identificar que =SUMA(Ventas!C20:C30). En
este ejemplo, el nombre VentasPrimerTrimestre representa el rango C20:C30 en la hoja de cálculo denominada
Ventas.
Los nombres están disponibles en cualquier hoja de cálculo. Por ejemplo, si el nombre VentasProyectadas hace
referencia al rango A20:A30 en la primera hoja del cálculo de un libro, puede utilizarse el nombre VentasProyectadas
en cualquier hoja del mismo libro para hacer referencia al rango A20:A30 en la primera hoja de cálculo. Los nombres
también pueden utilizarse para representar fórmulas o valores que no cambien (constantes). Por ejemplo, puede
utilizarse el nombre IVA para representar el importe del impuesto (como un porcentaje) aplicado a las transacciones
de ventas.
CUADRO DE NOMBRES
Cuadro situado en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas que identifica la celda seleccionada, el elemento de
gráfico o el objeto de dibujo. Escriba el nombre en el cuadro Nombre y, a continuación, presione ENTRAR para
asignar rápidamente un nombre a una celda o a un rango seleccionado. Para desplazarse a una celda cuyo nombre
se asignó previamente y seleccionarla, haga clic en su nombre en el cuadro Nombre.
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FUNCIONES
INTRODUCCION DE FUNCIONES
En algunos casos, puede que deba utilizar una función como uno de los argumentos de otra función. Por
ejemplo, la siguiente fórmula utiliza una función anidada PROMEDIO y compara el resultado con el valor 50.
Resultados válidos Cuando se utiliza una función anidada como argumento, deberá devolver el mismo
tipo de valor que el que utilice el argumento. Por ejemplo, si el argumento devuelve un valor VERDADERO o
FALSO, la función anidada deberá devolver VERDADERO o FALSO. Si éste no es el caso, Microsoft Excel
mostrará el valor de error #¡VALOR!
Límites del nivel de anidamiento Una fórmula puede contener como máximo siete niveles de funciones
anidadas. Si la Función B se utiliza como argumento de la Función A, la Función B es una función de segundo
nivel. Por ejemplo, la función PROMEDIO y la función SUMA son ambas funciones de segundo nivel porque
son argumentos de la función SI. Una función anidada dentro de la función PROMEDIO será una función de
tercer nivel, etc.
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ASISTENTE PARA FUNCIONES
AHORA
Devuelve el número de serie de la fecha y hora actuales. Si el formato de celda era General antes de escribir la
función, el resultado tendrá formato de fecha.
Sintaxis
AHORA( )
Observaciones
•Microsoft Excel almacena las fechas como números de serie secuenciales para que se puedan utilizar en cálculos.
De manera predeterminada, la fecha 1 de enero de 1900 es el número de serie 1 y la fecha 1 de enero de 2008 es
el número de serie 39448, porque es 39.448 días posterior al 1 de enero de 1900. Microsoft Excel para Macintosh
utiliza un sistema de fechas predeterminado diferente.
•En los números de serie, los dígitos a la derecha del separador decimal representan la hora; los números a la
izquierda representan la fecha. Por ejemplo, el número de serie 0,5 representa la hora 12:00 del mediodía.
•La función AHORA sólo cambia cuando se realiza un cálculo en la hoja de cálculo o cuando se ejecuta una macro
que contiene la función. No se actualiza constantemente.
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FUNCIONES DE FECHA Y HORA
HOY
Devuelve el número de serie de la fecha actual. El número de serie es el código de fecha-hora que Microsoft Excel usa
para los cálculos de fecha y hora. Si el formato de celda era General antes de escribir la función, el resultado tendrá
formato de fecha.
Sintaxis
HOY( )
Observación
Excel almacena las fechas como números de serie secuenciales para que puedan utilizarse en los cálculos. De forma
predeterminada, el 1 de enero de 1900 es el número de serie 1 y el 1 de enero de 2008 es el número de serie 39448
porque viene 39.448 días después del 1 de enero de 1900. Microsoft Excel para Macintosh utiliza un
sistema de fechas predeterminado diferente.
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FUNCIONES DE FECHA Y HORA
DIASEM
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FUNCIONES DE FECHA Y HORA
MES
Devuelve el mes de una fecha representada por un número de serie. El mes se expresa como número entero
comprendido entre 1 (enero) y 12 (diciembre).
Sintaxis
MES(núm_de_serie)
Núm_de_serie es la fecha del mes que intenta buscar. Las fechas deben introducirse mediante la función FECHA o
como resultados de otras fórmulas o funciones. Por ejemplo, utilice FECHA(2008;5;23) para el día 23 de mayo de 2008.
Pueden producirse problemas si las fechas se introducen como texto.
Observaciones
Microsoft Excel almacena las fechas como números de serie secuenciales para que puedan utilizarse en los cálculos.
De forma predeterminada, el 1 de enero de 1900 es el número de serie 1 y el 1 de enero de 2008 es el número de serie
39448 porque viene 39.448 días después del 1 de enero de 1900. Microsoft Excel para Macintosh utiliza un
sistema de fechas predeterminado diferente.
Los valores devueltos por las funciones AÑO, MES Y DIA serán valores gregorianos independientemente del formato de
visualización del valor de fecha suministrado. Por ejemplo, si el formato de visualización de la fecha suministrada es Hijri
, los valores devueltos para las funciones AÑO, MES Y DIA serán valores asociados con la fecha gregoriana
equivalente
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FUNCIONES DE FECHA Y HORA
AÑO
Devuelve el año correspondiente a una fecha. El año se devuelve como número entero comprendido entre 1900 y 9999.
Sintaxis
AÑO(núm_de_serie)
Núm_de_serie es la fecha del año que desee buscar. Las fechas deben introducirse mediante la función FECHA o
como resultados de otras fórmulas o funciones. Por ejemplo, utilice FECHA(2008;5;23) para el día 23 de mayo de 2008.
Pueden producirse problemas si las fechas se introducen como texto.
Observaciones
Microsoft Excel almacena las fechas como números de serie secuenciales para que puedan utilizarse en los cálculos.
De forma predeterminada, el 1 de enero de 1900 es el número de serie 1 y el 1 de enero de 2008 es el número de serie
39448 porque viene 39.448 días después del 1 de enero de 1900. Microsoft Excel para Macintosh utiliza un
sistema de fechas predeterminado diferente.
Los valores que devuelven las funciones AÑO, MES Y DIA serán valores gregorianos independientemente del formato
de visualización del valor de fecha suministrado. Por ejemplo, si el formato de visualización de la fecha suministrada es
Hijri, los valores devueltos para las funciones AÑO, MES Y DIA serán valores asociados con la fecha gregoriana
equivalente.
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FUNCIONES DE TEXTO
CONCATENAR
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FUNCIONES DE TEXTO
MAYUSC
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FUNCIONES DE TEXTO
MINUSC
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FUNCIONES DE TEXTO
NOMPROPIO
Cambia a mayúscula la primera letra del argumento texto y cualquiera de las otras letras de texto que se
encuentren después de un carácter que no sea una letra. Convierte todas las demás letras a minúsculas.
Sintaxis
NOMPROPIO(texto)
Texto es el texto entre comillas, una fórmula que devuelve texto o una referencia a una celda que contiene
el texto al que desea agregar mayúsculas.
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FUNCIONES DE TEXTO
LARGO
LARGOB
LARGO devuelve el número de caracteres de una cadena de texto.
LARGOB devuelve el número de bytes utilizados para representar los caracteres de una cadena de texto. Esta
función se utiliza con los caracteres de dos bytes.
Sintaxis
LARGO(texto)
LARGOB(texto)
Texto es el texto cuya longitud desea saber. Los espacios se cuentan como caracteres.
Ejemplo (LARGO)
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FUNCIONES DE TEXTO
ESPACIOS
Elimina los espacios del texto, excepto el espacio normal que se deja entre palabras. Use ESPACIOS
en texto procedente de otras aplicaciones que pueda contener un separación irregular.
Sintaxis
ESPACIOS(texto)
Texto es el texto del que desea quitar espacios.
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FUNCIONES PARA CONTAR
CONTAR
Cuenta el número de celdas que contienen números, además de los números dentro de la lista de
argumentos. Utilice CONTAR para obtener el número de entradas en un campo numérico de un rango o de
una matriz de números.
Sintaxis
CONTAR(ref1;ref2;...)
Ref1, ref2, ... son de 1 a 30 argumentos que pueden contener o hacer referencia a distintos tipos de datos,
pero sólo se cuentan los números.
Observaciones
Los argumentos que son números, fechas o representaciones textuales de números se cuentan; los
argumentos que son valores de error o texto que no puede traducirse a números se pasan por alto.
Si un argumento es una matriz o referencia, sólo se considerarán los números en esa matriz o referencia. Se
pasan por alto las celdas vacías, valores lógicos, texto o valores de error en la matriz o en la referencia. Utilice
la función CONTARA si necesita contar valores lógicos, texto o valores de error.
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FUNCIONES PARA CONTAR
CONTARA
Cuenta el número de celdas que no están vacías y los valores que hay en la lista de argumentos. Use CONTARA
para contar el número de celdas que contienen datos en un rango o matriz.
Sintaxis
CONTARA(valor1;valor2;...)
Valor1, valor2, ... son de 1 a 30 argumentos que representan los valores que desea contar. En este caso, un valor
es cualquier tipo de información, incluyendo texto vacío ("") pero excluyendo celdas vacías. Si un argumento es una
matriz o una referencia, se pasan por alto las celdas vacías que se encuentran en la matriz o en la referencia. Si no
necesita contar valores lógicos, texto, o valores de error, use la función CONTAR.
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FUNCIONES PARA CONTAR
CONTAR.BLANCO
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FUNCIONES PARA OPERACIONES
FUNDAMENTALES
SUMA
VOLVER
FUNCIONES PARA OPERACIONES
FUNDAMENTALES
PROMEDIO
VOLVER
FUNCIONES PARA OPERACIONES
FUNDAMENTALES
MAX
VOLVER
FUNCIONES PARA OPERACIONES
FUNDAMENTALES
MIN
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FUNCIONES LOGICAS
Devolverá VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolverá FALSO si todos los
argumentos son FALSO.
Sintaxis
O(valor_lógico1;valor_lógico2; ...)
Valor_lógico1;valor_lógico2,... son entre 1 y 30 condiciones que desea comprobar y que pueden ser
VERDADERO o FALSO.
Observaciones
Los argumentos deben evaluarse como valores lógicos, como VERDADERO O FALSO, o en matrices o
referencias que contengan valores lógicos.
Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacías, dichos valores se pasarán por alto.
Si el rango especificado no contiene valores lógicos, O devolverá el valor de error #¡VALOR!
Puede utilizar la fórmula matricial O para comprobar si un valor aparece en una matriz. Para introducir una
fórmula matricial, presione CTRL+MAYÚS+E
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FUNCIONES LOGICAS
Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si uno o más argumentos son
FALSO.
Sintaxis
Y(valor_lógico1;valor_lógico2; ...)
Valor_lógico1, Valor_lógico2, ... son entre 1 y 30 condiciones que se desea comprobar y que pueden ser
VERDADERO o FALSO.
Observaciones
Los argumentos deben evaluarse como valores lógicos, como VERDADERO o FALSO, o los argumentos deben ser
matrices o referencias que contengan valores lógicos.
Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacías, dichos valores se pasarán por alto.
Si el rango especificado no contiene valores lógicos, la función Y devuelve el valor de error #¡VALOR!
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FUNCIONES LOGICAS
SI
Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO.
Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.
Sintaxis
SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Prueba_lógica es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo,
A10=100 es una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresión se evalúa como
VERDADERO. De lo contrario, la expresión se evalúa como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier
operador de comparación.
Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es VERDADERO. Por ejemplo, si
este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento prueba_lógica se evalúa como
VERDADERO, la función SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lógica es
VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero está en blanco, este argumento devuelve 0 (cero). Para mostrar
la palabra VERDADERO, utilice el valor lógico VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero puede ser
otra fórmula.
Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es FALSO. Por ejemplo, si este
argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba_lógica se evalúa como FALSO,
la función SI muestra el texto "Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lógica es FALSO y se omite
valor_si_falso, (es decir, después de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el valor lógico
FALSO. Si prueba_lógica es FALSO y valor_si_falso está en blanco (es decir, después de valor_si_verdadero hay
una coma seguida por el paréntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra fórmula.
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FUNCIONES LOGICAS
APLICACIÓN DE LA FUNCION SI
VOLVER
FUNCIONES LOGICAS
CONTAR.SI
Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y que cumplen con el criterio especificado.
Sintaxis
CONTAR.SI(rango;criterio)
Rango es el rango dentro del cual desea contar las celdas.
Criterio es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas que se van a contar. Por
ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32", ">32", "manzanas".
Observación
Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que se pueden utilizar para analizar los datos basándose en una
condición. Por ejemplo, para calcular una suma basándose en una cadena de texto o un número dentro de un rango,
utilice la función SUMAR.SI. Para hacer que una fórmula devuelva uno de dos valores según una condición, como una
bonificación por ventas basada en un importe de ventas especificado, utilice la función de hoja de cálculo SI.
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FUNCIONES LOGICAS
SUMAR.SI
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FUNCIONES AVANZADAS
Busca un valor específico en la columna más a izquierda de una matriz y devuelve el valor en
la misma fila de una columna especificada en la tabla. Utilice BUSCARV en lugar de
BUSCARH cuando los valores de comparación se encuentren en una columna situada a la
izquierda de los datos que desea encontrar.
La V de BUSCARV significa "Vertical".
Sintaxis
BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;
ordenado)
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FUNCIONES AVANZADAS
BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)
Valor_buscado es el valor que se busca en la primera columna de la matriz. Valor_buscado puede ser un valor, una
referencia o una cadena de texto.
Matriz_buscar_en es la tabla de información donde se buscan los datos. Utilice una referencia a un rango o un
nombre de rango, como por ejemplo Base_de_datos o Lista.
Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera columna del argumento matriz_buscar_en deben
colocarse en orden ascendente: ...; -2; -1; 0; 1; 2; ... ; A-Z; FALSO; VERDADERO. De lo contrario, BUSCARV podría
devolver un valor incorrecto.
Para colocar los valores en orden ascendente, elija el comando Ordenar del menú Datos y seleccione la opción
Ascendente.
Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en pueden ser texto, números o valores lógicos.
El texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente.
Indicador_columnas es el número de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor
coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la función devuelve el valor de la primera columna del
argumento matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda
columna de matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si indicador_columnas es menor que 1, BUSCARV devuelve el
valor de error #¡VALOR!; si indicador_columnas es mayor que el número de columnas de matriz_buscar_en, BUSCARV
devuelve el valor de error #¡REF!
Ordenado es un valor lógico que especifica si BUSCARV debe localizar una coincidencia exacta o aproximada. Si se
omite o es VERDADERO, devolverá una coincidencia aproximada. En otras palabras, si no localiza ninguna
coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor más alto inferior a valor_buscado. Si es FALSO, BUSCARV encontrará
una coincidencia exacta. Si no encuentra ninguna, devolverá el valor de error # N/A. VOLVER
FUNCIONES AVANZADAS
Observaciones
Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es VERDADERO, utiliza el valor más grande que sea
menor o igual a valor_buscado.
Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera columna de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve el
valor de error #N/A.
Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es FALSO, devuelve el valor de error #N/A.
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FUNCIONES AVANZADAS
La funcion Buscarv se utiliza en este ejemplo, para que al digitar la referencia de los productos en la factura,
automaticamente la funcion me traiga el nombre del producto y el precio. Observe que al lado de la factura esta el
listado de los productos.
En la celda C5 la funcion seria asi”=BUSCARV(B5;H3:J13;2;FALSO).observe que el valor buscado es el que se
digite en la celda B5; ya que es la referencia que se buscara. El segundo argumento “Matriz_buscar_en es el rango
H3:J13 por que es el rango que contiene el listado de los productos. El “Indicador de columnas es el No 2 ya que en
el listado de productos el nombre del producto esta en la segunda columna. Y el argumento “Ordenado” tiene el
valor falso porque se requiere que la funcion busque el valor exacto. Para el valor unitario seria la misma formula
pero en el argumento “Indicador de columnas” ira el No 3 ya que en listado de productos el precio es la tercera col.
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FUNCIONES AVANZADAS
COINCIDIR
Devuelve la posición relativa de un elemento en una matriz que coincida con un valor especificado en un orden
especificado. Utilice COINCIDIR en lugar de las funciones BUSCAR cuando necesite conocer la posición de un
elemento en un rango en lugar del elemento en sí.
Sintaxis
COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscada;tipo_de_coincidencia)
Valor_buscado es el valor que se utiliza para encontrar el valor deseado en una tabla.
Valor_buscado es el valor que desea hacer coincidir en la matriz_buscada. Por ejemplo, cuando busque algún
número en la guía telefónica, estará usando el nombre de la persona como valor de búsqueda, pero el valor que
realmente desea es el número de teléfono.
Valor_buscado puede ser un valor (número, texto o valor lógico) o una referencia de celda a un número, a un
texto o a un valor lógico.
Matriz_buscada es un rango de celdas contiguas que contienen posibles valores de búsqueda.
Matriz_buscada debe ser una matriz o una referencia matricial.
Tipo_de_coincidencia es el número -1, 0 ó 1 y especifica cómo hace coincidir Microsoft Excel el valor_buscado
con los valores de matriz_buscada.
Si tipo_de_coincidencia es 1, COINCIDIR encuentra el mayor valor que es inferior o igual al valor_buscado. Los
valores en el argumento matriz_buscada deben colocarse en orden ascendente: ...-2; -1; 0; 1; 2;...A-Z; FALSO;
VERDADERO.
Si tipo_de_coincidencia es 0, COINCIDIR encuentra el primer valor que es exactamente igual al valor_buscado.
Los valores en matriz_buscada pueden estar en cualquier orden.
Si tipo_de_coincidencia es -1, COINCIDIR encuentra el menor valor que es mayor o igual al valor_buscado. Los
valores de matriz_buscada deben colocarse en orden descendente: VERDADERO; FALSO; Z-A; ...2; 1; 0; -1; -2;
...y así sucesivamente.
Si se omite tipo_de_coincidencia, se supondrá que es 1.
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FUNCIONES AVANZADAS
COINCIDIR APLICACION
Observaciones
COINCIDIR devuelve la posición del valor coincidente dentro de la matriz_buscada y no el valor en sí. Por ejemplo:
COINCIDIR("b";{"a";"b";"c"};0) devuelve 2, la posición relativa de "b" dentro de la matriz {"a";"b";"c"}.
COINCIDIR no distingue entre mayúsculas y minúsculas cuando hace coincidir valores de texto.
Si COINCIDIR no puede encontrar una coincidencia, devuelve el valor de error #N/A.
Si tipo_de_coincidencia es 0 y valor_buscado es texto, valor_buscado puede contener los caracteres comodín asterisco
(*) y signo de interrogación (?). El asterisco equivale a una secuencia de caracteres y el signo de interrogación a un
único carácter.
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FUNCIONES AVANZADAS
Devuelve un valor o la referencia a un valor en una tabla o rango. La función INDICE() tiene dos formas: matricial y
de referencia. La forma de referencia siempre devuelve una referencia y la forma matricial siempre devuelve un valor
o una matriz de valores.
INDICE(matriz;núm_fila;núm_columna) devuelve el valor de una celda o de una matriz de celdas determinada
dentro del argumento matriz.
INDICE(ref;núm_fila;núm_columna;núm_área) devuelve una referencia celdas especificadas dentro del argumento
ref.
INDICE(matriz;núm_fila;núm_columna)
Matriz es un rango de celdas o una matriz de constantes.
Si matriz contiene sólo una fila o columna, el argumento núm_fila o núm_columna que corresponde es opcional.
Si matriz tiene más de una fila y más de una columna y sólo utiliza núm_fila o núm_columna, INDICE devuelve una
matriz con toda una fila o columna.
Núm_fila selecciona, en el rango matriz, la fila desde la cual se devolverá un valor. Si se omite núm_fila, se
requiere el argumento núm_columna.
Núm_columna selecciona, en el rango matriz, la columna desde la cual se devolverá un valor. Si se omite
núm_columna, se requiere el argumento núm_fila.
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FUNCIONES AVANZADAS
Observaciones
Si se utilizan ambos argumentos núm_fila y núm_columna, INDICE devuelve el valor en la celda de intersección de
los argumentos núm_fila y núm_columna.
Si se define núm_fila o núm_columna como 0 (cero), INDICE devuelve la matriz de valores de toda la columna o fila,
respectivamente. Para utilizar valores devueltos como una matriz, introduzca la función INDICE como una
fórmula matricial en un rango horizontal de celdas para una fila y en un rango vertical de celdas para una columna.
Para introducir una fórmula matricial, presione CTRL+MAYÚS+ENTRAR.
Los argumentos núm_fila y núm_columna deben indicar una celda contenida en matriz; de lo contrario, INDICE
devuelve el valor de error #¡REF!
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FUNCIONES AVANZADAS
Forma de referencia
INDICE(ref;núm_fila;núm_columna;núm_área)
Ref es una referencia a uno o varios rangos de celdas.
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FUNCIONES AVANZADAS
Devuelve una referencia a un rango que es un número de filas y de columnas de una celda o rango de celdas. La
referencia devuelta puede ser una celda o un rango de celdas. Puede especificar el número de filas y el número de
columnas a devolver.
Sintaxis
DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho)
Ref es la referencia en la que desea basar la desviación. Ref debe referirse a una celda o rango de celdas
adyacentes; en caso contrario, DESREF devuelve el valor de error #¡VALOR!
Filas es el número de filas, hacia arriba o hacia abajo, al que desea que haga referencia la celda superior izquierda. Si
el argumento filas es 5, la celda superior izquierda de la referencia pasa a estar cinco filas más abajo de la referencia.
Filas puede ser positivo (lo que significa por debajo de la referencia de inicio) o negativo (por encima).
Columnas es el número de columnas, hacia la derecha o izquierda, al que desea que haga referencia la celda superior
izquierda del resultado. Si el argumento columnas es 5, la celda superior izquierda de la referencia pasa a estar cinco
columnas hacia la derecha de la referencia. Columnas puede ser positivo (lo que significa a la derecha de la referencia
de inicio) o negativo (a la izquierda).
Alto es el alto, en número de filas, que desea que tenga la referencia devuelta. El alto debe ser un número positivo.
Ancho es el ancho, en número de columnas, que desea que tenga la referencia devuelta. El argumento ancho debe
ser un número positivo.
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FUNCIONES AVANZADAS
Observaciones
Si los argumentos filas y columnas colocan la referencia más allá del borde de la hoja de cálculo, DESREF devuelve el
valor de error #¡REF!
Si los argumentos alto o ancho se omiten, los valores predeterminados serán los del argumento ref.
DESREF en realidad no desplaza celdas ni modifica la selección, simplemente devuelve una referencia. Se puede
utilizar la función DESREF con cualquier función que necesite una referencia como argumento. Por ejemplo, la fórmula
SUMA(DESREF(C2;1;2;3;1)) calcula el valor total de un rango de tres filas por una columna que se encuentra por
debajo una fila y dos columnas a la derecha de la celda C2.
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FORMULACION MATRICIAL
Una fórmula matricial puede ejecutar varias operaciones y devolver un único resultado o varios resultados. Las
fórmulas matriciales actúan en dos o más conjuntos de valores denominados argumentos matriciales. Cada
argumento matricial tiene el mismo número de filas y de columnas. Las fórmulas matriciales se crean del mismo
modo que las demás fórmulas, excepto que se debe presionar la combinación de teclas
CTRL+MAYÚS+ENTRAR.
Las constantes matriciales se pueden utilizar en lugar de las referencias cuando no se desea introducir el valor de
cada constante en una celda independiente de la hoja de cálculo.
Algunas de las funciones integradas son fórmulas matriciales y se deben escribir como matrices para obtener los
resultados correctos.
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FORMULACION MATRICIAL
Calcular un solo resultado Este tipo de fórmula matricial permite simplificar un modelo de hoja de cálculo
sustituyendo varias fórmulas distintas por una sola fórmula matricial.
Por ejemplo, a continuación se calcula el valor total de una matriz de valores de cotización y acciones sin utilizar una
fila de celdas para calcular y mostrar los valores individuales de cada cotización
Cuando se escribe la fórmula ={SUMA(B2:D2*B3:D3)} como fórmula matricial, ésta multiplica las
acciones y el precio correspondiente a cada cotización, y luego suma los resultados de estos cálculos.
Calcular varios resultados Algunas funciones de la hoja de cálculo devuelven matrices de valores o
requieren una matriz de valores como argumento. Para calcular varios resultados con una fórmula
matricial, deberá introducirse la matriz en un rango de celdas que tenga el mismo número de filas y
columnas que los argumentos matriciales.
Por ejemplo, dada un serie de tres cifras de ventas (en la columna B) para una serie de tres meses (en
la columna A), la función TENDENCIA determinará los valores de la línea recta para las cifras de
ventas. Para mostrar todos los resultados de la fórmula, se escribe en tres celdas en la columna C
(C1:C3).
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ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACION DE
LOS DATOS EN UNA LISTA
LISTAS
Una lista de Microsoft Excel proporciona características diseñadas para facilitar la administración y el análisis de grupos
de datos relacionados en una hoja de cálculo de Excel. Si designa un rango como una lista, podrá administrar y analizar
los datos de la lista sin tener en cuenta los datos externos a la lista. Por ejemplo, puede filtrar columnas, agregar una fila
para totales, e incluso crear un informe de tabla dinámica utilizando únicamente los datos de la lista.
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ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACION DE
LOS DATOS EN UNA LISTA
ORDERNAR LISTA
Para ordenar listas , debemos seleccionar el rango que conforma la lista de datos, ingresamos al menu datos
y escogemos la opcion ordenar, donde aparece el cuadro de dialogo ORDENAR.
Ordenar por
Si va a ordenar filas, seleccione la primera columna por la que desea ordenar. Si
va a ordenar columnas, seleccione la primera fila por la que desea ordenar.
Luego por
Utilice este cuadro si va a ordenar por más de una columna o fila. Una vez
ordenado el rango por la columna o fila especificada en el cuadro Ordenar por, se
ordena secuencialmente por las otras columnas o filas especificadas.
Ascendente o Descendente
Haga clic en Ascendente para colocar en primer lugar el número más bajo, el
principio del alfabeto o la fecha más temprana en el rango ordenado. Haga clic en
Descendente para colocar en primer lugar el número más alto, el final del alfabeto
o la fecha más reciente en el rango ordenado. Las celdas en blanco siempre se
colocan al final.
La lista tiene fila de encabezamiento
Haga clic en Sí para excluir la primera fila de la ordenación en caso de que la lista
tenga etiquetas de columna en la fila superior. Haga clic en No para incluir la
primera fila de la ordenación en caso de que la lista no tenga etiquetas columna en
la fila superior.
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ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACION DE
LOS DATOS EN UNA LISTA
FILTRAR UN RANGO
Sólo puede aplicar filtros a un rango de una hoja de cálculo cada vez.
Haga clic en la celda del rango que desea filtrar.
En el menú Datos, seleccione Filtro y haga clic en Autofiltro.
Filtrar por el número menor o mayor
1. Haga clic en la flecha de la columna que contiene los
números y haga clic en (Diez mejores).
2. En el cuadro de la izquierda, haga clic en superiores o
inferiores.
3. En el cuadro del medio, escriba un número.
4. En el cuadro de la derecha, haga clic en elementos.
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SUBTOTALES
Microsoft Excel puede calcular automáticamente valores de subtotales y de totales generales en una lista.
Cuando se insertan subtotales automáticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y ocultar
las filas de detalle de cada subtotal.
Para insertar subtotales, primero se ordena la lista para agrupar las filas cuyos subtotales se desea calcular.
Después pueden calcularse los subtotales de cualquier columna que contenga números.
Si los datos no están organizados en una lista, o si sólo necesita un total, puede utilizar Autosuma en
lugar de subtotales automáticos
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TABLAS DINAMICAS
1° Paso
¿Dónde están los datos que desea analizar?
Marcar opción : Lista o base de datos de Microsoft Excel
¿ Que tipo de informe desea crear?
Marcar la opción: Tabla dinámica
clic en Siguiente
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TABLAS DINAMICAS
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TABLAS DINAMICAS
EJEMPLO
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TABLAS DINAMICAS
Aparece la tabla dinámica diseñada, acompañada por una barra de herramientas especial que
permite filtrar datos por despliegue de las mismas.
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ESCENARIOS
Los escenarios son parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de análisis Y si. Un
escenario es un conjunto de valores que Microsoft Excel guarda y puede sustituir automáticamente en la hoja de
cálculo. Puede utilizar los escenarios para prever el resultado de un modelo de hoja de cálculo. Puede crear y
guardar diferentes grupos de valores en una hoja de cálculo y, a continuación, pasar a cualquiera de estos nuevos
escenarios para ver distintos resultados.
Crear un escenario
En el menú Herramientas, elija Escenarios.
Haga clic en Agregar.
En el cuadro Nombre de escenario, escriba un nombre para el escenario.
En el cuadro Celdas cambiantes, introduzca las referencias de las celdas que desee cambiar.
Nota Para preservar los valores originales de las celdas cambiantes, cree un escenario que utilice los valores
originales de las celdas antes de crear escenarios que cambien valores.
En Proteger, seleccione las opciones que desee.
Haga clic en Aceptar.
En el cuadro de diálogo Valores del escenario, introduzca los valores que desee para las celdas cambiantes.
Para crear el escenario, haga clic en Aceptar.
Si desea crear escenarios adicionales, haga clic de nuevo en Agregar y repita el procedimiento. Cuando termine de
crear los escenarios, elija Aceptar y haga clic en Cerrar en el cuadro de diálogo Administrador de escenarios.
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ESCENARIOS
Crear escenarios Supongamos, por ejemplo, que desea preparar un presupuesto, pero no sabe con exactitud sus
ingresos. En este caso, podrá definir valores diferentes para dichos ingresos y, seguidamente, pasar de un escenario a
otro para realizar un análisis Y si.
En el ejemplo anterior, cuyo escenario podría denominarse Peor opción, establezca el valor de la celda B1 en 50.000
$ y el de la celda B2 en 13.200 $.
Al segundo escenario podría denominarlo Mejor opción y cambiar los valores de B1 a 150.000 $ y de B2 a 26.000 $.
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RECUPERAR DATOS CON MICROSOFT
QUERY
Microsoft Query es un programa que permite incorporar datos de orígenes externos a otros programas de Microsoft
Office, especialmente a Microsoft Excel. Si utiliza Query para recuperar datos de las bases de datos y de los archivos
corporativos, no es necesario que vuelva a escribir en Excel los datos que desee analizar. También puede actualizar
los informes y resúmenes de Excel automáticamente de la base de datos de origen inicial siempre que la base de datos
se actualice con información nueva.
Tipos de bases de datos a los que se puede obtener acceso Es posible recuperar datos de varios tipos de bases
de datos, incluidos Microsoft Access, Microsoft SQL Server y los servicios OLAP de Microsoft SQL Server. También
puede recuperar datos de las listas de Excel y de archivos de texto.
En Excel, también se pueden recuperar datos de páginas Web y no es necesario tener Query para ello. Para obtener
información sobre cómo recuperar datos de páginas Web, consulte la Ayuda de Excel
RECUPERAR DATOS CON MICROSOFT
QUERY
Seleccionar datos de una base de datos Puede recuperar datos de una base de datos creando una consulta, que
es una pregunta que se hace acerca de los datos almacenados en una base de datos externa. Por ejemplo, si los datos
están almacenados en una base de datos de Access, puede que desee conocer las cifras de ventas de un producto
determinado por regiones. Es posible seleccionar parte de los datos seleccionando sólo los datos del producto y la
región que desee analizar y omitir los datos que no necesite.
RECUPERAR DATOS CON MICROSOFT
QUERY
Actualizar la hoja de cálculo en una operación Cuando disponga de datos externos en un libro de
Excel, siempre que cambie la base de datos puede actualizar los datos y, a su vez, el análisis, sin
tener que volver a crear los informes y los gráficos de resumen. Por ejemplo, puede crear un resumen
de ventas mensual y actualizarlo cada mes cuando disponga de nuevas cifras de ventas.
Utilizar Query para recuperar datos La incorporación de datos externos a Excel con Query es un
proceso de tres pasos: Primero se establece un origen de datos para conectar con la base de datos,
después se utiliza el Asistente para consultas para seleccionar los datos deseados y finalmente se
devuelven los datos a Excel donde se les puede aplicar formato, resumirlos y crear informes con ellos.
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