ADMINISTRACION

DE BODEGA
 LA EMPRESA O UNIDAD
ECONOMICA

CONJUNTO INTEGRADO POR RECURSOS HUMANOS,

MATERIALES, TECNICOS Y FINANCIEROS

EN TORNO A UN OBJETIVO EN COMUN DEL GRUPO HUMANO Y QUE TIENE

PERMANENCIA EN EL TIEMPO, (CON O SIN FINES DE LUCRO)

DEBE SER ADMINISTRADA

LA ADMINISTRACION ACTUA SOBRE LAS PERSONAS
ELLAS DESARROLLAN LAS ACTIVIDADES
De manera muy general los recursos o factores productivos que se
combinan para cumplir con los objetivos de una empresa son:

Son los recursos naturales,

los yacimientos mineros,
RECURSO las reservas de agua, los
MATERIAL bosques, insumos,
materias primas, etc.

Está formado por bienes

tales como las maquinarias,
CAPITAL Y edificios, el local comercial, y el
TECNOLOGIA dinero y las diferentes formas
tecnológicas de fabricar un bien o prestar
un servicio.

Está representado por las personas que

RECURSO prestan servicios a la empresa, el
HUMANO Gerente, jefes de departamento y los
trabajadores.
 AREAS FUNCIONALES DE UNA EMPRESA

AREA DE Es el área encargada de darle salida al

COMERCIALIZACION producto o servicio, de venderlo, de
llevarlo al MERCADO

La producción es el proceso a través del

cual se crean bienes. Constituye un
AREA DE proceso de transformación de las materias
PRODUCCION primas, insumos y energía mediante una
tecnología definida, con la utilización de
hombres y máquinas.
 AREAS FUNCIONALES DE UNA EMPRESA

Se encarga de la administración de los

AREA DE recursos económicos de la empresa e
FINANZAS incluye la determinación de las fuentes de
obtención de los fondos necesarios para
lograr los objetivos de ella.

El personal de una empresa, cualquiera

sea su tamaño y rubro, es su más
AREA DE importante riqueza, ya que los objetivos
PERSONAL sólo pueden ser logrados a través de
disponer de recursos humanos.
 AREAS FUNCIONALES DE UNA EMPRESA Y SUS LABORES
ESPECIFICAS

DETECTA las necesidades de los consumidores.

DISEÑA el producto o servicio, y establece sus
AREA DE propiedades.
COMERCIALIZACION ESTUDIA los potenciales mercados.
DETERMINA el precio.
ESTABLECE los medios de promoción y
publicidad.

DEFINE el producto o servicio, diseña sus

características.
AREA DE DEFINE los procesos que lo llevarán a cabo.
PRODUCCION ESTUDIA métodos eficientes de trabajo.
SELECCIONA personal y materiales adecuados.
ABASTECE, almacena y mantiene inventarios.
DETERMINA costos del producto o servicio y
controla la calidad.
AREAS FUNCIONALES DE UNA EMPRESA Y SUS LABORES
ESPECIFICAS

ADQUIERE materias primas y compra de

herramientas y maquinarias.
AREA DE SOLVENTA gastos en remuneraciones.
FINANZAS CONTROLA la cartera interna y las cobranzas.
ORGANIZA un sistema eficiente de contabilidad.
MANEJA las relaciones financieras con bancos y
otros organismos.

SELECCIONA y contrata personal.

DESARROLLA instancias de capacitación y
AREA DE adiestramiento.
PERSONAL FIJA nivel de remuneraciones y comisiones.
SUPERVISA el bienestar del personal.
EVALÚA el rendimiento del personal.
 ADMINISTRACIÓN

¿QUE ES LA ADMINISTRACIÓN?
Coordinación de las actividades de trabajo de
modo que se realicen de manera eficiente y
eficaz con otras personas y a través de ellas
cumpliendo metas y objetivos propuestos.
La administración requiere la
culminación eficiente y eficaz de las
actividades laborales de la
organización.
ELEMENTOS DE LA ORGANIZACION

PERSONAS TAREAS

ADMINISTRACION
ACTIVIDADES DE UN PROCESO ADMINISTRATIVO

PLANIFICACION

C
ORGANIZACION O
O
R
D
DIRECCION I
N
A
C
CONTROL I
O
N

EVALUACION
 ¿Qué son?
Planificación: actividades tendientes a determinar objetivos,
políticas, procedimientos y programas. En resumen, la
planificación intenta definir lo que se propone lograr la
organización, en qué plazos y de qué forma.
Organización: actividades que tienen como objetivo obtener
recursos necesarios para el funcionamiento de la organización.
También, se fijan las funciones, autoridades, responsabilidades y
relaciones de personal entre las diferentes dependencias.
Dirección: actividades que ponen en marcha la organización,
haciendo que cada miembro de ella cumpla sus funciones.
Control: actividades que permiten verificar el correcto
cumplimiento de los plazos y el logro de los objetivos. En otras
palabras, consiste en medir lo realizado.
Evaluación: actividades encaminadas a analizar los resultados
obtenidos con los planificados. En otras palabras, consiste en
analizar las desviaciones entre lo planificado y los resultados
reales obtenidos
UNA BUENA DEFINICION DE ADMINISTRACION ES:

Es el proceso de planear,
organizar, dirigir, controlar y evaluar
coordinadamente, los esfuerzos de los
miembros de una organización y los demás
recursos para alcanzar las metas y objetivos
establecidos con eficiencia,
eficacia y productividad
 NATURALEZA Y PROPOSITO
LA ADMINISTRACIÓN ES EL PROCESO DE DISEÑAR Y MANTENER UN
ENTORNO , EN EL QUE TRABAJANDO EN GRUPOS, LOS INDIVIDUOS
CUMPLAN EFICIENTEMENTE LOS OBJETIVOS PROPUESTOS.
LA ADMINISTRACIÓN GIRA ENTORNO A LAS ORGANIZACIONES, A LAS
QUE DEFINIREMOS COMO UN GRUPO DE PERSONAS QUE TRABAJAN EN
COMÚN PARA GENERAR UN BENEFICIO

ALTO
NIVEL

ÓN
PLANEACION

L
CONTRO
CI
NIVEL

N
ZA

IÓ
INTERMEDIO

NI

CC
GA

E
SUPERVISORES DE PRIMERA

DIR
OR
LÍNEA
 ¿Qué tienen en común todas estas definiciones?

Son las funciones más

PROCESO representativas del
trabajo administrativo

El fin de la administración
OBJETIVOS es alcanzar los objetivos
organizacionales

La administración
RECURSOS implica el adecuado manejo
de los recursos de la
organización
 ¿Qué tienen en común todas estas definiciones?

La administración
es una tarea de coordinación
TRABAJO EN de actividades que encauzan
EQUIPO el esfuerzo individual y
colectivo

Dos o más personas

que trabajan juntas, de manera
ORGANIZACION estructurada, para alcanzar
una meta o una serie
de metas específicas

Fin que pretende

META
alcanzar la organización
 ¿Qué tienen en común todas estas definiciones?

Persona responsable
de dirigir las actividades
GERENTE que ayudan a las organizaciones
a alcanzar sus metas

Acción y efecto de
GESTION
administrar

EFICIENCIA EFICACIA
 EFICACIA EFICIENCIA

Medida normativa de la
utilización de los recursos
Medida normativa del
en la medida del alcance de
alcance de los resultados
Los resultados
En términos económicos
En términos económicos es
es la capacidad de
una relación entre insumos y
satisfacer una necesidad
productos, es la razón entre
de la sociedad a través
esfuerzo y resultado, entre
de proveerle productos
gastos e ingresos, entre costo
y beneficios
En teoría administrar es partir de un estado X1 a un ….X2
mejorado

¿Por qué administrar?

 PRÁCTICA y TEORÍA
 En todos los niveles es importante la administración
 Los administradores en general intentan resolver los
problemas mediante la experiencia pero se olvidan
que pocas veces 2 situaciones administrativas son
idénticas
 El teórico: observa y analiza para generalizar para
que fenómenos semejantes puedan ser resueltos a
través de la aplicación de principios o reglas
 ¿Verdadero o falso?

La Administración no se aplica en
organizaciones sin fines de lucro, como por
ejemplo una Iglesia?
Todos somos Administradores, como por
ejemplo un medico director administrativo de
un Hospital?
La Administración es intuitiva, se basa solo en
la experiencia y no en el conocimiento
científico
 Administración ¿Ciencia o Arte?
La Administración, al igual que otras actividades o disciplinas
como la composición musical, los deportes, puede ser
considerado como un arte
Porque consiste en hacer las cosas bajo el contexto de una
situación
Sin embargo los administradores pueden trabajar mejor utilizando
el conocimiento organizado
Es este conocimiento el que lo convierte en ciencia y, como
ciencia, aplica el método científico al desarrollo del conocimiento
En conclusión, la practica es un arte, el conocimiento en que se
sustenta la practica es ciencia
Debe tenerse presente que, en este contexto, ciencia y arte no
son excluyentes, sino complementarios
Es necesario recordar que la Administración es una ciencia “no
exacta”
 Administración

La tarea actual de la administración es

interpretar los objetivos propuestos por la
organización en su Planificación Estratégica
y transformarlos en acción organizacional, a
través de la aplicación de las Funciones de la
administración, pero fundamentalmente
gestionar los recursos disponibles de la
mejor manera generando eficiencia.
 ELEMENTOS IMPRESCINDIBLES
QUE FACILITAN EL PROCESO DE
TOMA DE DECISIONES

INTELIGENCIA CONOCIMIENTO
Y BUEN JUICIO Y EXPERIENCIA

INFORMACION

EFICIENCIA EFICACIA
 LA INFORMACION COMO
PRINCIPAL ELEMENTO

MANTENER EL SISTEMA DE LA
ENTIDAD INTEGRADO

PROPORCIONAR ANTECEDENTES OPTIMIZAR LA ASIGNACION DE

SIGNIFICATIVOS PARA LA RECURSOS
TOMA DE DECISIONES

INFORMACION CONTABLE

TRANSACCIONES COMERCIALES
¿Qué es una bodega?
 ¿Qué es una bodega?

Una bodega es un área o depósito temporal

de las mercaderías que allí se guardan.

introducción Inventario
Estudios

Devoluciones

Información

Mercado
Retroalimentación
¿Qué es una bodega?
bodega es un área o depósito
temporal de las mercaderías
que allí se guardan.

Prevención de Riesgos y Control

Misión

Satisfacción
 OBJETIVOS DE LA BODEGA

Tener registros establecidos (Sistemas)

Procedimientos de ingreso y salida
Métodos de distribución
Conocimientos técnicos
Conocimientos de Prevención de riesgos y
Seguridad Industrial
Conciencia de la responsabilidad del
trabajo
Funciones Generales de la Bodega

Recibir para custodiar y proteger los materiales

Proporcionar materiales y suministros mediante
formularios (Entrada y Salida Bodega, Factura,
Guía de Despacho, Ordenes de Requisiciones)
Llevar los registros necesarios
Controlar los materiales fabricados
Mantener la bodega limpia y ordenada
Destinar los espacios dependiendo de las tareas
a realizar
 Organización de la Bodega

Información de los artículos que hay que

almacenar
Dimensión y peso de los materiales a
almacenar
Cantidad a solicitar mensualmente y
frecuencia de las solicitudes (Just in Time)
Sector de recepción y puntos de entrega
Numero máximo de unidades que se
almacenan al mismo tiempo
Espacio necesario para la manipulación
Precaución de transporte y manipulación.
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 Información sobre los espacios

Áreas disponibles y adecuadas (1º - 2º pisos), altura

techos
Carga admisible de los pisos
Dimensiones y formas de las superficies versus
dimensiones y formas de los artículos o materiales.
Disposición de los equipos para que no entorpezcan
los elementos de seguridad, grifos extintores, cañerías
secas, etc.
 GESTION DEL
ALMACENAMIENTO

“Las Bodegas deben ser

proyectos de inversión
orientados a apoyar la gestión
de la empresa.”
 DEFINICION

La Gestión de Bodega se define como:

“Proceso integrado a la función logística que trata de la recepción,
almacenamiento y movimientos dentro de un mismo recinto, de
materiales, materias primas y productos semielaborados, hasta el
punto de consumo por un cliente externo o interno. Comprende
además, la elaboración y tratamiento de informes, de los datos
manipulados.”
La Gestión indica:
Dónde y cómo deben ser almacenados los productos.
Qué técnicas deben usarse para optimizar el espacio y mejorar los
procesos internos.
GESTION DE EXISTENCIAS Y GESTION
DE ALMACENES

Gestión de Gestión de
Existencias Almacenes

¿QUÉ? ¿DÓNDE?
¿CUÁNTO? ¿CÓMO?
¿CUANDO?

DEBE SER ALMACENADO?

 OBJETIVOS DE LA GESTION DE
ALMACENES

Aprovechamiento
adecuado del espacio físico
Mayor rapidez de
operación en los procesos
de entrega
Control eficiente y expedito
del manejo de materiales
Reducción de costos de
almacenamiento
PROCESOS EN LA GESTION DE
ALMACENES

Planificación y
Organización
Recepción de
materiales
Almacenamiento
Movimientos internos
Despacho de
materiales
PLANIFICACION Y ORGANIZACION
Planificar: Se refiere a generar
un curso de acción anticipado para
la ejecución de actividades y tareas
que se esperan realizar en el futuro
cercano. Implica cuantificar los
recursos anticipadamente.
Organizar: Es asignar personas
y recursos a las actividades
planificadas. Implica también definir
responsabilidades.
En nuestro caso implica planificar y
organizar las actividades de
recepción, almacenamiento y
despacho.
HERRAMIENTAS DE LA PLANIFICACIÓN

Con el objetivo de programar y controlar las actividades que se

deben realizar, la planificación cuenta con dos herramientas
fundamentales: la Carta Gantt y la Malla Pert
Carta Gantt: Gráfico de actividades y tiempos que permite programar
y controlar la secuencia de acciones programadas

PROGRAMACION ACTIVIDADES RECEPCIONES

Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 5 Semana 6

Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
Actividad 4
Actividad 5
Actividad 6
 EJEMPLO: USO DE LA CARTA GANTT
Detalle de Actividades y Tiempos Bodega Ovalle Días
Verificar las recepciones de proveedores 1/2 día
Preparar los pedidos de las obras 1 día
Almacenar los materiales 2 días
Realizar inventario de materiales 3 días
Ordenar zona de despacho 1/2 día
Colocar ódenes de compra por faltantes 1/2 día
Despachar pedidos de obras 1 día
Actualizar inventario con ingresos y salidas 1/2 día
 RESPUESTA
PROGRAMACION DE ACTIVIDADES BODEGA OVALLE

Día 1 Día 2 Día 3 Día 4 Día 5 Día 6

Realizar inventario materiales
Colocar órdenes de compra
Ordenar zona de despacho
Verificar recepciones proveed.
Almacenar los materiales
Preparar pedidos de las obras
Despachar pedidos de obras
Actualizar inventario
 PROCESO DE RECEPCION
Es el registro de materiales que ingresan a Bodega
procedente de zonas externas (proveedores) como
internas (empresa)
Es necesario:
Recepcionar y verificar materiales
Revisión técnica con el solicitante de la compra
Generar los documentos pertinentes (guías internas)
Generar nuevos códigos cuando sea necesario
Rechazar inconsistencias
Informar del proceso
Ajustarse al calendario de recepciones
La calidad del producto final depende en gran medida
del proceso de recepción
FACTORES CRITICOS EN LA RECEPCION

Tender hacia un proceso automatizado de recepción a

fin de evitar errores y burocracia
Reducir las inspecciones o verificaciones a las
estrictamente necesarias. Las inspecciones no añaden
valor al producto
Contar con un calendario de recepciones (fecha y hora)
que indique además tipo de artículos y procedencia
Distinguir entre mercancías internas y externas; las
primeras deben contar con un procedimiento más
sencillo
Contar con la documentación de respaldo que permita
verificar tipo de mercancía y cantidad a recepcionar
Proceder al almacenamiento definitivo lo más
rápidamente posible, después del proceso de recepción
Registrar e informar del proceso
¿QUE HARÍA UD….?

Caso 1: El proveedor entrega a tiempo el material

solicitado en cantidad y calidad, pero le advierte que
es “muy similar” “casi igual” al especificado en la O.C.
y que si existe una diferencia “inmediatamente lo
solucionamos”. Ud. sabe que se trata de un proveedor
frecuente que no ha presentado problemas y por tanto,
recepciona OK el producto.

Caso 2: El proveedor entrega 200 kg. de arroz y la

O.C. indica 150 kg. El transportista le dice “es que Uds
siempre solicitan 200 kg” lo que es verdad según sus
registros. Para no devolverse con el sobrante, el
transportista le pide que lo recepcione y lo cargue en la
siguiente orden, total “Uds siempre piden 200 kg”. Ud.
deja constancia en la Guía de Recepción de la
diferencia y procede a ingresar los 200 kg
¿QUE HARÍA UD….?

Caso 3: Recepcionista y transportista se conocen

desde hace tiempo y han establecido una relación
de confianza mutua. Un Viernes por la tarde, el
transportista le solicita que le guarde unos pallets
hasta el lunes, para no devolverse con ellos a la
empresa. Ud. Los recepciona y los deja en una
zona al aire libre. Por la noche, los guardias están
autorizados a encender fogatas en los tambores,
usando las maderas existentes en los patios, por lo
tanto, los pallets fueron consumidos. El Lunes, el
transportista indignado por lo ocurrido, solicitó
hablar con la Gerencia. Esta le hizo ver que no
existía documento alguno de recepción y por lo
tanto no podía responsabilizarse de lo ocurrido y
que lamentaba profundamente el hecho.
 COSTEO Y CONTROL
MATERIALES

SON LOS ELEMENTOS BASICOS QUE SE TRANSFORMAN EN

PRODUCTOS TERMINADOS A TRAVES DEL USO DE LA MANO DE OBRA
Y LOS COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACION EN UN PROCESO DE
PRODUCCION O INSUMOS PARA EL CONSUMO CORRIENTE

MATERIALES MATERIALES
DIRECTOS INDIRECTOS

NO SON DIRECTOS
SE PUEDEN IDENTIFICAR AUNQUE ESTEN
DIRECTAMENTE CON LA INVOLUCRADOS EN LA
PRODUCCION DE UN FABRICACION DE UN
PRODUCTO ACABADO PRODUCTO O EN UN USO
CORRIENTE
 ACTIVIDADES EN EL REGISTRO Y CONTABILIZACION
DE LOS MATERIALES

COMPRA DE USO DE LOS

MATERIALES MATERIALES

DEPARTAMENTO DE BODEGA
ADQUISICIONES
 COMPRA DE SALIDA DE
MATERIALES MATERIALES

REQUISICION DE ORDEN DE REQUISICION

COMPRAS (Interno) DE MATERIALES

ORDEN DE
COMPRAS (Externo)
DEPARTAMENTO DE
PRODUCCION U OTRO
QUE SOLICITE
INFORME DE
RECEPCION (Interno)
Los montos de
esta Orden deben ser
Cargados a los Costos
de Materiales
Utilizados o Gasto
Corriente
 DIAGRAMA DE FLUJO DE ACTIVIDADES Y DOCUMENTACION

Requisición Orden
de de
compra compra

Departamento Departamento Departamento

o unidad de de Proveedor
solicitante compras Contabilidad

Informe
Requisición de Guía
de recepción Factura de
materiales despacho

Encargado
de
bodega
 ALMACENAMIENTO

Definición: Es el proceso operativo que

corresponde a la guarda y conservación de los
materiales con los mínimos riesgos para el
producto, las personas y la empresa.
OJETIVOS:
Aprovechamiento adecuado del espacio físico.
Mayor rapidez de operación.
Control más eficiente y expedito en el manejo de
materiales
 TIPOS DE ALMACENAMIENTO

Por Racking: Permite el uso eficiente del

espacio vertical, almacenando en grandes
racks. Sin embargo, la requisición requiere del
uso de sistemas automatizados.

Por Zonas: Agrupa productos de

características comunes juntos, en lugares de
fácil acceso. Puede perderse espacio, pero se
gana en tiempo y facilidad de acceso.

Aleatorio: Agrupa productos de acuerdo al

tamaño de los lotes y el espacio disponible sin
relacionar las características de los productos.
Se utiliza eficientemente el espacio de la
bodega, pero no ayuda a la requisición.
 TIPOS DE ALMACENAMIENTO

De Temporada o Promocionales: Los productos

sujetos a estacionalidades son ubicados en áreas de
fácil requisición y abastecimiento para minimizar los
costos de manipulación.

Cuarentena de Alto Riesgo: Existencias de alto valor,

tóxicas, sustancias químicas peligrosas, etc, requieren
condiciones especiales de almacenamiento, incluyendo
acceso restringido. Mucho control y supervisión.

De Temperatura Controlada: Es necesario tener en

cuenta la seguridad de los operarios; deben protegerse
de los cambios bruscos de temperatura. La
manipulación puede ser también más lenta debido al
tiempo limitado que se puede pasar en estos
ambientes.
 COSTOS DEL ALMACENAMIENTO

A pesar de ser una función importante, el

almacenamiento no agrega valor al
producto, solo costos; éstos son:

Depreciación de equipos, instalaciones y

edificios
Supervisión, mano de obra, manejo
interno de materiales
Consumo de energía, combustible,
calefacción
Seguros
Deterioros, pérdidas y obsolescencia.
Intereses sobre el valor de los materiales
almacenados
 FACTORES CRITICOS DEL
ALMACENAMIENTO

Contar con referencias únicas entre productos y

ubicaciones
Contar con el Plano de Bodega actualizado
Controlar la regla de salida predefinida (FIFO – LIFO -
PMP)
Mantener los registros de existencias actualizados
Contar con estantes y casilleros apropiados a cada artículo
Vigilar la rotación de productos
Mantener en óptimas condiciones los implementos de
seguridad