• Técnicas de Distribución de oficinas y

Requerimiento de espacio
 INTRODUCCIÓN
 

El proceso de distribución de oficinas es muy parecido al procedimiento de la distribución

de la planta de manufactura. Muchas de las técnicas que se usan para estudiar el flujo del
material se utilizan para examinar el flujo del papel, la información y el personal de una
oficina.
El diseñador de la distribución de oficinas debe aprender y comprender los sistemas y los
procedimientos de oficina con el fin de establecer la ubicación apropiada de éstas. Así, en
este capítulo también se analizarán un sistema y la técnica de análisis de procedimientos.
 OBJETIVO GENERAL

• El estudio de la distribución de oficina y requerimiento de espacio tiene como finalidad

aumentar la eficiencia de cada una de las actividades que se llevan a cabo en ese entorno de
trabajo, así como también brindar una comodidad adecuada y necesaria a cada uno de los
empleados relacionados con este espacio, para que puedan desempeñar sus funciones de
manera correcta, eficaz y eficiente.
• También se busca que dicho entorno de trabajo facilite la circulación de las personas, la
realización, supervisión y flujo de cada una de las entidades relacionadas con este, pues esto
se traduce en un uso correcto del espacio, impactando de manera directa en el tiempo de
realización de las tareas y con ello también en el costo al llevarlos a cabo.
 OBJETIVOS ESPECIFICOS

• Aprovechar de mejor manera el espacio disponible. 

• Brindar a cada uno de los empleados un sistema de oficinas acordes a la necesidad y
relación con otras oficinas o procesos.
• Contar con un flujo de tareas adecuado, favorable a minimizar costos
• Obtener un entorno de trabajo agradable a los empleados.
• Convertir a dichas oficinas en lugares accesibles e inmediatos para cualquier colaborador.
 LA DISTRIBUCIÓN DE OFICINAS

• Es algo muy importante y que está estrechamente relacionada con la productividad y

eficiencia del trabajo que se desempeñe en ella.
 DISTRIBUCIÓN PARA OFICINA QUE MAXIMICE EL ESPACIO

• El espacio, algo clave para asegurar el bienestar ya sea en una oficina, u otro espacio
donde realice otra actividad laboral.
METAS DEL DISEÑO DE LA DISTRIBUCIÓN DE OFICINAS

• Las metas del diseño de la distribución de las oficinas ayudarán a que el diseñador
mantenga la dirección y de esta manera le dará una forma de evaluación de las muchas
alternativas de que dispone.
 METAS DEL DISEÑO DE LA DISTRIBUCIÓN DE OFICINAS

• A continuación objetivos de las metas de diseño:

1. Minimizar el costo del proyecto
2. La productividad del empleado
3. La distribución flexible de oficinas
4. Reducir el costo de mantener la oficina
5. . El ruido debe mantenerse al mínimo.
6. . El flujo de materiales
7. Genere una atmósfera placentera en la cual trabajar
 METAS DEL DISEÑO DE LA DISTRIBUCIÓN DE OFICINAS

8. Minimizar las distracciones visuales

9. Crear un área de recepción agradable
10. Los costos de la energía
11. Cada empleado requiere espacio de trabajo y
equipo adecuado
12. . Velar por la conveniencia de los empleados
13. Mirar por la seguridad de los empleados
 TIPOS ESPACIO DE OFICINAS

• Las distribuciones de las oficinas varían en complejidad, desde los escritorios para estar
de pie de los supervisores, que se ubican en medio de un departamento de producción,
hasta un complejo de oficinas para los empleados que albergue cientos de ellas.
 TIPOS ESPACIO DE OFICINAS

• Puntos a observar detenidamente en las oficinas.

 La distribución de una oficina debe maximizar el espacio
 La distribución de oficinas pequeñas y el tamaño de los muebles
 TIPOS ESPACIO DE OFICINAS

• Oficinas de los supervisores, producción, mantenimiento,recepcion: Las oficinas de

los supervisores de las plantas de manufactura son pequeñas.
En la figura se muestra una oficina portátil de 10 × 10 pies (3.05 × 3.05 metros), localizada
en medio de un departamento de producción.
 TIPOS ESPACIO DE OFICINAS

• Algunos supervisores utilizan escritorios de pie que se ubican en medio de su área de

producción esto con la intención de hacer mas eficiente su labor.
 ESPACIO ABIERTO DE OFICINAS

• El espacio abierto de oficinas también llamado crujía, consiste en salas grandes que
albergan a mucha gente(operadores).
 ESPACIO ABIERTO DE OFICINAS

• Ventajas:
1. Las comunicaciones son mas fáciles.
2. El equipo común es accesible para más personas. 
3. Se requiere menos espacio, en comparación con las oficinas privadas.
4. Los costos de calefacción, aire acondicionado y ventilación se minimizan.
5. La supervisión de las personas es más fácil en una oficina abierta. 
6. Los cambios de distribución son más rápidos y menos costosos.
7. Los archivos y el material escrito son accesibles para todos.
8. Se reduce la limpieza y el aspirado. 
 ESPACIO ABIERTO DE OFICINAS

• Desventajas:
1. Es probable que la falta de privacidad sea el problema más grande en las oficinas
abiertas.  2.
El ruido es otro problema en las oficinas abiertas.
3. El espacio de las oficinas abiertas no tiene el estatus que conllevan las privadas. 
4. La confidencialidad de cierto trabajo requiere de espacio privado. 
 OFICINAS CONVENCIONALES

 Las oficinas convencionales, también conocidas como oficinas de muros fijos, son lo
opuesto a las abiertas.
 LA OFICINA MODERNA

El concepto de diseño de la oficina moderna adapta a la medida las áreas de trabajo.

 AL DISEÑAR OFICINAS SE DEBEN
CONSIDERAR LOS SIGUIENTES PUNTOS:
•  
1. La privacidad es requerida. Los problemas con el personal deben tratarse en privado
2. El almacenamiento es un principio de distribución que requiere que los suministros se guarden cerca del punto donde se
utilizan.
3. Los techos de una planta de manufactura tienen 20 pies (6.82 pies) o mas de altura, una buena utilización seria construir
una oficina arriba de otra.
4. ¿Centralizada o descentralizada? La mejor respuesta es donde se le necesite.
Ventajas de una oficina centralizada
a) Área única de construcción de oficinas.
b) Todo el personal de oficinas en una sola área.
c) Conveniente para los visitantes del exterior.
d) Archivos y equipo en común.
 AL DISEÑAR OFICINAS SE DEBEN
CONSIDERAR LOS SIGUIENTES PUNTOS:
5. La flexibilidad de la oficina es una consideración importante desde las etapas más tempranas de la
construcción. Al construir una oficina debe tomarse en cuenta, de inmediato, su expansión.
6. Las salas de juntas se usan para brindar privacidad en las áreas de oficinas.
7. Las bibliotecas son áreas de necesidades especiales en las que se guardan los libros y las revistas de
referencia.
8. Un área de recepción es el centro de los visitantes
9. La atención telefónica es cada vez más automatizada pero siempre se necesita cierta atención personal.
10. Las copiadoras y maquinas de fax necesitan de material especial, instrucciones de uso y un ambiente
limpio.
 AL DISEÑAR OFICINAS SE DEBEN
CONSIDERAR LOS SIGUIENTES PUNTOS:
11. Correo en masa: los correos llegan a una sala de correos y se ordenan. Después se distribuyen. Los que se van a enviar se
pesan, doblan, pegan estampillas, meten a los sobres y se cierran.
12. Las empresas son obligadas a guardar documentos y conservarlos durante varios años, lo que crea la necesidad de tener áreas
para guardar archivos.
13. Un grupo de procesamiento de textos consiste en trabajadores de oficina o secretarias en un área central que recibe trabajo de
muchas fuentes.
14. Los pasillos son grandes consumidores de espacio. El tránsito durante las horas pico determina su espacio.
15. Las supercomputadoras y unidades centrales de procesamiento se mantienen en salas con temperatura y humedad controladas.
16. Otras consideraciones que se deben tener en cuenta son:
a) Bóvedas de seguridad b) Estandarización c) Iluminación d) Expansión
TÉCNICAS DE DISTRIBUCIÓN DE OFICINAS

1. Organigrama
2. Diagrama de flujo (análisis de sistemas y procedimientos)
3. Diagrama de fuerza de las comunicaciones
4. Diagrama de relaciones actividades
5. Hoja de trabajo de actividades
6. Diagrama adimensional de bloques
7. Determinación del espacio de oficinas
8. Distribución maestra detallada
 TÉCNICAS DE DISTRIBUCIÓN DE OFICINAS

• 1. Organigrama 2. Diagrama de flujo

 TÉCNICAS DE DISTRIBUCIÓN DE OFICINAS

3. Diagrama de fuerza de las comunicaciones 4. Diagrama de relaciones actividades

TÉCNICAS DE DISTRIBUCIÓN DE OFICINAS

5. Hoja de trabajo de actividades 6. Diagrama adimensional de bloques

 TÉCNICAS DE DISTRIBUCIÓN DE OFICINAS

7. Determinación del espacio de oficinas

1. Técnica de los 200 pies cuadrados por persona.  Esta técnica se utiliza para establecer el espacio total de
oficinas. Por tanto, esta superficie es la que se necesita para las oficinas.  
2. Técnica de la estación de manufactura
El enfoque de la distribución de la estación de manufactura es el más detallado e incluirá́ sanitarios,
armarios, cafeterías, áreas de recepción, salas de consejo, salas de juntas, y cualquier cosa que requiera
espacio. Esta técnica agrega 25 por ciento de espacio adicional para expansión.
 
La superficie, en pies cuadrados, de una oficina es tan sólo lo que ésta mide de largo multiplicado por su ancho,
expresado en pies. Así, una oficina de 20 x 20 pies, tendrá́ 400 pies cuadrados
TÉCNICAS DE DISTRIBUCIÓN DE OFICINAS

8. Distribución maestra detallada

Distribución maestra detallada: No importa la técnica que se emplee, se necesita saber el
largo y el ancho de la oficina para hacer la distribución.
El nivel siguiente de detalle son las distribuciones de los departamentos, que incluirán las
paredes internas que los limitan.
Estas cuentan con una cantidad de reglas necesarias para crear la distribución maestra
detallada.
 CONCLUSIONES.

 La empresa en su planeación de distribución de oficinas, siempre debe tomar en cuenta y pensar a futuro del crecimiento,
por el cual debe tratar de no dejar espacios muy reducidos. Ejemplo: La creación de nuevos departamentos, más personal
debido a la demanda laboral etc.
 Se debe distribuir, y diseñar el espacio de las oficinas de forma estratégica, donde el trabajo se desarrolle fluida y
eficientemente. Minimizar tiempos de movimientos extras de traslado de oficina a oficina. Diseñar de manera que se logre
conllevar una secuencia, donde se ahorre tiempo (en consultas personales, reuniones, etc.).
 Diseñar oficinas con áreas de trabajo grande, con escritorio modulares, multifuncionales, sin muchas paredes y muros
divisorios, podríamos decir que es el más apropiado, para facilitar la comunicación entre los colaboradores, a la vez
respetando su privacidad.
 Debemos buscar siempre la comodidad de las personas que trabajan directamente en oficinas, una correcta distribución,
mejorar el nivel de vida de los colaboradores y sobre todo las condiciones de trabajo.
GRACIAS POR SU ATENCIÓN.