ESCUELA RAFAEL EZ

Corozal, Marzo 02 de2011 .

GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

GENERALIDADES

OBJETO

Esta gua es una herramienta organizacional que permite mejorar las prcticas en la gestin documental, a travs de la estandarizacin de los documentos del Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional

NORMATIVIDAD

NORMATIVIDAD
1.LEY GENERAL DE ARCHIVO(Ley 594 de 2000). 2.ACUERDO 042 DE 2002 (Organizacin de los Archivos de Gestin) 3.ACUERDO No. 039( OCTUBRE 31 DE 2002 ) Por el cual se regula el procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin Documental en desarrollo del Artculo 24 de la Ley 594 de 2000 4.INSTRUCTIVO 010 SUDIR-SEGEN 130209 (Recomendaciones generales sobre foliacin en documentos de Archivo). 5.GUIA DE CONSERVACION PREVENTIVA PARA LOS ARCHIVOS DE LA POLICIA NACIONAL

JERARQUIA DOCUMENTAL

Jerarqua documental

Establece los niveles de importancia de cada uno de los documentos definidos en el Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional. Los documentos que se encuentran en la parte superior de la pirmide son de mayor importancia por su impacto en la Institucin.

Jerarqua documental

Constitucin Poltica, Leyes, Decretos, Resoluciones

Reglamentos, Manuales Circulares, Directivas Instructivos, mapa de procesos, Caracterizaciones de procesos Documentacin de procedimiento, Gua, memoria local y topogrfica, estudios y conceptos de planeacin, orden de servicios Comunicacin oficial, acta, memorando, poligrama, formato, registro

TIPOS DOCUMENTALES

TIPOS DOCUMENTALES

. Orden de servicios
Documento de carcter obligatorio para operacionalizar la planeacin del servicio, impartir instrucciones internas de cada unidad o desplegar las generales establecidas por las directivas u rdenes relacionadas con el servicio de Polica

TIPOS DOCUMENTALES

Comunicacin oficial .
Documento escrito de carcter general o particular, preciso y breve, mediante el cual se establece comunicacin con entes externos e internos. Es utilizado para hacer nfasis sobre un tema concreto y especfico. Por ejemplo, suministrar informacin, realizar solicitudes, respaldar la entrega de documentos o material logstico entre otros.

TIPOS DOCUMENTALES
. Los componentes mnimos de la comunicacin . oficial son: Membrete. Nmero y siglas de quien elabora y aprueba. Lugar y fecha. Destinatario. Asunto. Cuerpo de la comunicacin. Firma y posfirma del remitente. Anexos. Copia. Elabor.

TIPOS DOCUMENTALES
Poligrama
Documento de circulacin interna que describe en forma breve, clara y sencilla, situaciones de orden operativo o administrativo relacionadas con el servicio de Polica. Debe ser transmitido a travs de los medios de comunicacin existentes en la Polica Nacional. Los de carcter operativo deben responder por lo menos a los interrogantes:

QU, QUIN, CUNDO, CMO Y DNDE.

TIPOS DOCUMENTALES

Los componentes mnimos del poligrama son: Consecutivo. Fecha y hora de elaboracin. Dependencia que lo origina. Destinatario. Informacin o cuerpo del poligrama. Firma y posfirma. Elabor. Revis. Fecha y hora de transmisin

TIPOS DOCUMENTALES
Acta
Documento interno que constituye la memoria de reuniones, cuyo objetivo es relacionar lo que sucede, se debate, o se acuerda en este. Los componentes mnimos del acta son: Membrete. Lugar y Fecha. Nmero de acta. Agenda. Desarrollo de la agenda. Compromisos. Asistentes. Ausentes.

COMO ORGANIZAR EL ARCHIVO DE GESTIN

1GD-PR-004 PROCEDIMIENTO ARCHIVO DE GESTIN

POLICA NACIONAL FORMATO MODELO DOCUMENTACIN DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO: ARCHIVO DE GESTIN Pagina 1 de 1 CODIGO: 1GD-PR-0004 FECHA: 04-10-2009 VERSIN: 1 OBJETIVO: Organizar de manera adecuada la documentacin producida y recibida que es sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por la misma oficina u otras que as la soliciten. ALCANCE: aplica para el control de los documentos y registros tanto internos como externos y permite el acceso a las evidencias. DOCUMENTO ENTRADA ACTIVIDAD DOCUMENTO SALIDA DESCRIPCION RESPONSABLE PUNTO DE CONTROL DOCUMENTO ASOCIADO Tablas de Retencin Documental FUNDAMENTO LEGAL

Identificar las Tablas de Retencin Documental (TRD) de la dependencia y Funcionario encargado del manejo y organizacin del revisar qu series y/o subseries le corresponde al documento. Archivo de Gestin de la dependencia.

Ejecutar las actividades descritas en la Gua de conservacin preventiva Funcionario encargado del manejo y organizacin del para la Polica Nacional archivo de la dependencia

Se diligencia el Rotulo Identificacin Carpeta con los datos de laFuncionario encargado del manejo y organizacin del dependencia productora, la serie y/o subserie correspondiente y se adhiere aarchivo de la dependencia la misma.

Ley 594 DE 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Acuerdo 07 de 1994 Reglamento General de Archivos. Acuerdo 38 de 2002 Responsabilidad del servidor publico frente a los documentos y archivos. Acuerdo 042. Establece criterios para la organizacin de los archivos de gestin. Gua de conservacin preventiva para Acuerdo 060 de 2001 Establece pautas para las la Polica Nacional comunicaciones oficiales. Resolucin Ministerial 5919 del 28 de Diciembre de 2007 "Por el cual se aprueba la actualizacin y unificacin del listado general de series y subseries para las tablas de retencin documental del Ministerio de Defensa Nacional (Unidad Presupuestal, Gestin General) Comando General de las Fuerzas Acuerdo 042/2002 AGN Militares, Ejercito Nacional, Armada Nacional, Fuerza Area Colombiana y Polica Nacional".

Se insertan los documentos en las carpetas identificadas, ubicndolos en elFuncionario encargado del manejo y organizacin del orden original (cronolgicamente) en que fueron recibidos o producidosarchivo de la dependencia para el tramite; sin sobrepasar de 250 folios por carpeta. Reglamento de archivo del Ministerio de Defensa

Verificado el orden cronolgico de los documentos se inicia la foliacin conFuncionario encargado del manejo y organizacin del bolgrafo de tinta negra insoluble; teniendo en cuenta los parmetros archivo de la dependencia establecidos en el Instructivo 010 SUDIR SEGEN de 2009. Instructivo 2009 010 SUDIR SEGEN DE

Registrar en la Hoja de Control cada documento insertado en la carpeta yFuncionario encargado del manejo y organizacin del completar el diligenciamiento de los campos del Rotulo de identificacin de laarchivo de la dependencia carpeta.

Se ubican en los depsitos de archivo definido por la norma (Cajas) las Funcionario encargado del manejo y organizacin del carpetas evidenciando el orden secuencial del trmite; y se elabora elarchivo de la dependencia Rotulo Identificacin Caja.

Teniendo organizados los documentos en las respectivas carpetas y cajas,Funcionario encargado del manejo y organizacin del se procede a diligenciar o actualizar el inventario nico documental delarchivo de la dependencia Archivo de Gestin.

Tablas de Retencin Reglamento de Archivo

Documental,

Ejecutar la totalidad de las actividades descritas en el procedimientoEl jefe de la dependencia y el funcionario encargado de la Confrontar los documentos a eliminar contra los documentado organizacin y manejo del archivo. que estn en lista en el acta

ANEXOS: Hoja de Control, Rotulo Identificacin Carpeta, Rotulo Identificacin Caja, Formato nico de Inventario Documental. GLOSARIO: Consulta de documentos: derecho de los usuarios de la entidad productora de documentos y de los ciudadanos en general a consultar la informacin contenida en los documentos de archivo y a obtener copia de los mismos. Documento: informacin registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado. Expediente: conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivstica. Estante: Mueble con anaqueles y entrepaos para colocar documentos en sus respectivas unidades de conservacin. Transferencias: Remisin de los documentos del archivo de gestin al central y de este al histrico de conformidad con las TRD adoptadas. TRD: Tablas de Retencin Documental.

Elaboro: SI. GUSTAVO GRANADOS GONZALEZ

Reviso: MY. JOSE HERNANDO MEDINA BERNAL

Aprob: DR. ALFONSO QUINTERO GARCIA

COMO ORGANIZAR EL ARCHIVO DE GESTIN

1.DEPURAR LOS DOCUMENTOS CON EXISTA DUPLICIDAD. ( eliminacin papel fax). EL FIN QUE NO

COMO ORGANIZAR EL ARCHIVO DE GESTIN

2.ELIMINACIN DEL MATERIAL ABRASIVO (ganchos metlicos, clips, grapas etc.)

COMO ORGANIZAR EL ARCHIVO DE GESTIN

3.ELIMINACIN DE LAS CARPETAS A - Z

COMO ORGANIZAR EL ARCHIVO DE GESTIN

4.CLASIFICACIN Y ORGANIZACIN CRONOLGICA DE LOS DOCUMENTOS(el ms antiguo arriba y el ms reciente abajo: enerodiciembre)

COMO ORGANIZAR EL ARCHIVO DE GESTIN

5.FOLIACIN: LA CARPETA DEBE CONTENER MXIMO 250 FOLIOS(parte superior derecha con lapicero de tinta negra indeleble cuando se realice la transferencia primaria.) 6.UTILIZACIN DEL R/V(ver reverso). 7.LEGAJACIN Y ALINEACION DE FOLIOS
.

FOLIACION

ROTULOCARPETA

COMO ORGANIZAR EL ARCHIVO DE GESTIN

8. ROTULACION DE LA CARPETA (el rotulo debe colocarse en la parte inferior derecha).
1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) Hace referencia a la identificacin de la institucin, el nombre del formato su fecha de aprobacin y la versin con el que se est difundiendo por lo tanto esta parte sombreada no se modificara. rea: hace referencia a la dependencia o unidad productora Grupo: hace referencia a la oficina productora. Cdigo serie o subserie: corresponde al nmero de la serie o subserie correspondiente al expediente Nombre de la serie o subserie: es el nombre correspondiente a la serie o serie del expediente. Titulo de la carpeta: definido por cada unidad con relacin al contenido del expediente. Fecha inicial fecha final: es la primera fecha que se encuentre en el expediente y ltimo documento elaborado. Numero de folios: corresponde a la totalidad de folios que posee el expediente no debe sobrepasar los 250 folios. Volumen: Hace referencia a los expedientes de la misma serie o subserie que se encuentran en la caja, el cual se numeraria de la siguiente manera Ejemplo si son tres carpetas de la misma serie se indicara de 1 de 3 para la primera carpeta, 2 de 3 para la segunda carpeta y as consecutivamente. No de Carpeta: Hace referencia a puesto que ocupa la carpeta dentro de la caja ejemplo si en la caja se encuentran 5 carpetas, la primera carpeta ser la nmero 1, la segunda la nmero 2 y as hasta el total de las carpetas que se encuentren en la caja. Hace referencia a quien elaboro, reviso y aprob el formato, este no debe de ser modificado en ninguno de sus apartes.

10) 11)

2 3 4 5 6 7 8

COMO ORGANIZAR EL ARCHIVO DE GESTIN

9. CARPETAS DEBEN SER DE DOBLE ALA (blanca) Y GANCHO LEGAJADOR PLSTICO.

10. ELABORACION DE LA HOJA DE CONTROL DE DOCUMENTOS

1
Nombre Funcionario: _______________________ 2

Fecha Elaboracin: _________________________ _______________________________________________ Firma Funcionario Responsable

COMO ORGANIZAR EL ARCHIVO DE GESTIN

11.UBICACIN DE LAS CARPETAS EN SUS RESPECTIVAS CAJAS DE ARCHIVO INACTIVO

COMO ORGANIZAR EL ARCHIVO DE GESTIN

12.ROTULACION DE LAS CAJAS(el rotulo debe colocarse en la parte externa de la tapa de la caja).

Rtulo la caja

de
2 3 4

6 7

COMO ORGANIZAR EL ARCHIVO DE GESTIN

13.DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE INVENTARIO UNICO

14.TRANSFERENCIAS PRIMARIAS (Documentacin del Archivo de Gestin al Archivo Central)

FORMATO NICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

1 2
Transferencia Primaria Transferencia Secundaria Valoracin Fondos Acumulados

Organizacin Traslado Fusin y/o supresin

Elaborado por:_________________________ Cargo:_________________Grado_________ Firma:_______________________________ Grupo:________________Fecha__________

Entregado por:________________________ Cargo:________________Grado__________ Firma:_______________________________ Grupo:_______________Fecha___________

Recibido por:__________________________

VB DEL JEFE DE LA DEPENDENCIA

Gargo:________________Grado__________ Firma:_______________________________ Grupo:______________Fecha____________ Firma:________________________________ Grupo:_______________Fecha___________

COMO ORGANIZAR EL ARCHIVO DE GESTIN

15.FORMATO SOLICITUD DE CONSULTA

1 2

6 7

8
9

ARCHIVOS EN EL PASADO

ARCHIVOS ACTUALES

Es necesario implementar programas de limpieza tanto del espacio como de la documentacin

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

T. R. D

CODIGOS T.R.D
No. 1 2 3 4 5 6 DEPENDENCIA DIRECCION SECRETARIA PRIVADA SEGURIDAD PLANEACION TELEMATICA COMUNICACIONES ESTRATEGICAS ATENCION AL CIUDADANO ASUNTOS JURIDICOS Y DERECHOS HUMANOS CODIGO 4.14.5 4.14.5.1 4.14.5.1.1 4.14.5.2 4.14.5.3 4.14.5.4

7 8

4.14.5.5 4.14.5.6

9 10

EVALUACION Y CALIDAD GESTION DOCUMENTAL RADICACION

4.14.5.7 4.14.5.8

CODIGOS T.R.D

No. 11 12 13 14 15 16 17 18 19

DEPENDENCIA SUBDIRECCION REGISTRO Y CONTROL ACADEMICO AREA ACADEMICA GRUPO DESARROLLO CURRICULAR GRUPO SEGUIMIENTO ACADEMICO GRUPO MEDIOS EDUCATIVOS GRUPO DE INSTRUCTORES GRUPO BIENESTAR UNIVERSITARIO AREA EDUCACION A DISTANCIA Y CONTINUADA GRUPO DE CAPACITACION

CODIGO 4.14.5.9 4.14.5.9.1 4.14.5.9.2 4.14.5.9.2.1 4.14.5.9.2.2 4.14.5.9.2.3 4.14.5.9.2.4 4.14.5.9.2.5 4.14.5.9.3

20

4.14.5.9.3.1

COMO ORGANIZAR EL ARCHIVO DE GESTIN

No. 21 22 DEPENDENCIA AREA DE INVESTIGACION GRUPO DE FORMACION CIENTIFICA Y TECNOLOGICA CODIGO 4.14.5.9.4 4.14.5.9.4.1

23

GRUPO INFORMACION Y DIVULGACION COMANDO DE AGRUPACION CDO. DE COMPAIAS DE ESTUDIANTES GRUPO DE DEPORTES GRUPO DE INTERACCION COMUNITARIA

4.14.5.9.4.2

24 25 26 27

4.14.5.9.5 4.14.5.9.5.1 4.14.5.9.5.2 4.14.5.9.5.3

CODIGOS T.R.D
No. 28 DEPENDENCIA AREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA CODIGO 4.14.5.9.6

29

GRUPO FINANCIERO (TESORERIA- PRESUPUESTOCONTABILIDAD- CENTRAL DE CUENTAS) GRUPO DE CONTRATACION

4.14.5.9.6.1

30

4.14.5.9.6.2

31 32

GRUPO LOGISTICO GRUPO DE TALENTO HUMANO

4.14.5.9.6.3 4.14.5.9.6.4

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

MINISTERIO DE DEFENSA POLICA NACIONAL

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: POLICA NACIONAL OFICINA PRODUCTORA : GESTIN DOCUMENTAL UNIDAD: Escuela de Carabineros Rafael Nez

CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: 4.14.5.8

RETENCIN CDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES ARCHIVO GESTIN ARCHIVO CENTRAL CT E

DISPOSICIN FINAL PROCEDIMIENTO M S

4.14.5.8-2

ACTA

2 Aos

5 Aos

Se elimina en el Archivo central, por no poseer valores secundarios. Los documentos son eliminados mediante picado.

4.14.5.8-2.83

Actas de entrega de Cargo

Se conserva de forma permanente en el Archivo de Gestin la serie Actas de entrega de cargo por ser un documento de constante actualizacin, no obstante cuando la dependencia se suprima o fusione de la estructura organica de la unidad, se realizara la trasferencia al archivo central. Los documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

D Acta

20 Aos

4.14.5.8-2.92

Acta de instruccin lista de asistentes Acta 2 Aos 20 Aos x x Transcurrido el tiempo de retencion en el Archivo central, seleccionar y microfilmar una muestra representativa hasta el 5 % de aquellos documentos que sean tracendentales para la Policia Nacional. Los demas documentos seran eliminados mediante picado.

D D

4.14.5.8-2.81

F
D

Actas de Eliminacin Documental Actas de eliminacin

J

2 Aos

10 aos

Transcurrido el tiempo de retencin eliminar por carecer de valores secundarios y el original reposar en el Grupo de Gestin Documental.

4.14.5.8-22

DERECHOS DE PETICION s ol i citud res pues ta 2 a os 3 a os x

D D

Transcurrido el tiempo de retencion en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores secundarios, los documentos seran eliminados mediante picado.

4.14.5.8-29

INFORMES

2 Aos

5 Aos

Transcurrido el tiempo de retencion en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores secundarios, los documentos seran eliminados mediante picado.

4.14.5.8-29.11

Informe ejecutivo

2 Aos

5 Aos

Transcurrido el tiempo de retencion en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores secundarios, los documentos seran eliminados mediante picado.

4.14.5.8-29.25

Informes de actividades 2 Aos x Informe Informes de gestin Informe Mensual de Gestin Informe Trimestral de Gestin Informe Semestral Informe Anual de Gestin INVENTARIO Inventario de Documentos de Gestion x 2 Aos 5 Aos x

Se elimina en el Archivo de gestion, por no poseer valores primarios. Los documentos son eliminados mediante el proceso de picado.

4.14.5.8-29.27

D D D D 4.14.5.8-30 4.14.5.8-30.5
J

Transcurrido el tiempo de retencion en el Archivo Central, eliminar por carecer de valores secundarios, los documentos seran eliminados mediante picado.

Conservar permanentemente en el Archivo de Gestin por ser un documento de constante actualizacin y consulta, asi mismo Conservar los inventarios de los dos ultimos aos y eliminar los anteriores.

Inventario

COMO ORGANIZAR EL ARCHIVO DE GESTIN CONVENCIONES

 SERIE DOCUMENTAL SUBSERIE DOCUMENTAL  TIPO DOCUMENTAL CT = CONSERVACIN TOTAL E = ELIMINACIN M = MICROFILMACIN U OTRO SOPORTE S = SELECCIN

SERIES Y SUBSERIES

SERIES Y SUBSERIES ACCIONES CONSTITUCIONALES Accin de Cumplimiento Accin de Reparacin Accin de Tutela Accin Popular ACTAS Actas Actualizacin de cargos Actas Comisin de Personal Actas Comite Conciliacion Actas Comit Anlisis Operacional Actas Comit Banco de Sangre Actas Comit de Control Interno Actas Comit de tica y Transparencia Actas Comit de Historias Clnicas

CODIGO 1 1.1 1.3 1.5 1.6 2 2.50 2.3 2.8 2.51 2.55 2.57 2.58 2.59

GRACIAS GUGED ESRAN 2011