AUDITORAS EN SISTEMAS DE GESTIN DE CALIDAD

AUDITORIA DE CALIDAD
Examen sistemtico e independiente para determinar si las actividades de calidad y sus resultados relacionados cumplen con disposiciones planificadas y si estas disposiciones se implementan en forma efectiva y son apropiadas para alcanzar los objetivos

AUDITOR DE CALIDAD
PERSONA CALIFICADA PARA EFECTUAR AUDITORIAS DE CALIDAD

AUDITORIAS DE GESTION: Planificacin estratgica Polticas y objetivos Estructura y recursos AUDITORIAS PRODUCTO/SERVICIOS: Auditora planificacin Auditora de conformidad de producto AUDITORIAS DE PROCESO: Auditora planificacin Auditora capacitacin AUDITORIAS DE PROCEDIMIENTO: Auditora de la documentacin Auditora de implementacin AUDITORIAS DEL SISTEMA Auditora de la documentacin Auditora de implementacin Auditora del sistema

TIPOS DE AUDITORIA

CATEGORIA DE LAS AUDITORIAS AUDITORIAS REALIZADAS POR LA EMPRESA.

Se llevan a cabo por personal de la empresa. Tambin Se les denominan auditorias internas, auditoras de primera fuente o de primera parte. AUDITORIAS DE SEGUNDA PARTE O SEGUNDA FUENTE Son auditorias que lleva a cabo un cliente a un proveedor. AUDITORIAS POR TECERAS PARTE O TERCERA FUENTES Son aquellas ejecutadas por auditores pertenecientes a organismos de certificacin con el propsito de certificar una organizacin.

Los aspectos a considerar por la organizacin al implantar su sistema de auditora son :

Establecer un cronograma de auditoras Todas las auditoras deben ser planificadas Los resultados de todas las auditoras internas

deben estar documentados Las auditoras internas deben ser programadas, segn las reas crticas del sistema de calidad Es necesario invertir tiempo en las acciones correctivas, derivadas de las deficiencias Se deben tener procedimientos para la realizacin de las auditoras internas, que contemplen estos puntos

EL PROCESO DE AUDITORIA
PREPARAR EL PROGRAMA DE AUDITORIA PLANIFICAR Y ORGANIZAR LA AUDITORIA REALIZAR LA AUDITORIA INFORMAR LOS RESULTADOS DE LA AUDIT. REALIZAR AUDITORIA DE SEGUIMIENTO COMPLEMENTAR REGISTROS DE AUDITORIA

EL PROGRAMA DE AUDITORIA
En este se debe identificar el tipo de auditora, las fechas en

que se va a auditar, estndar que se va a auditar y los auditores. Estos programas sirven para coordinar las actividades de auditora en las empresas FRECUENCIAS DE LAS AUDITORIAS Se deben programar segn la importancia y el estado de las actividades que ha de auditarse ESTADO DE LAS ACTIVIDADES Cuando los resultados de las auditoras previas han revelado un funcionamiento superior (cero no conformidades en mas de dos ocasiones, por ejemplo), la frecuencia de las auditorias puede reducirse. Sin embargo, debera incrementarse en reas donde los resultados indicaran un funcionamiento inferior (un nmero de no conformidades muy por encima de lo normal

PLANIFICACION DE LAS AUDITORIAS

REVISIN DE LA DOCUMENTACIN
Manual de calidad Procedimientos del rea a auditar Diagramas de flujo Relaciones de la organizacin y distribucin del trabajo

LISTAS DE COMPROBACIN
Sirven para ayudar a la memoria y asegurarse de que se adopta un mtodo sistemtico para auditar. Ayudar a la memoria indicando que es lo siguiente que se tiene que comprobar Ayudan a la gestin del tiempo, indicando lo que se ha de cubrir en un proceso Ayudan a cubrir una materia, obteniendo una respuesta para cada requerimiento Ayudan a recopilar las pruebas Ayudar al proceso de investigacin, ordenando los procesos de pensamiento del auditor

REALIZACION DE LA AUDITORIA
AUDITORIA DE DOCUMENTOS
CUMPLE

NO

CORREGIR DEFICIENCIAS

SI

REALIZAR REUNION DE APERTURA AUDITORIA DE IMPLEMENTACION ANOTAR LOS HALLAZGOS DEL AREA ACORDAR LOS HALLAZGOS CON LAS GUIAS
MAS AREAS

SI NO

REUNION DE REVISION AUDITORES

AUDITORIA DE IMPLEMENTACION

La primera meta de un auditor es descubrir los hechos, y esto puede conseguirse combinando la observacin de las operaciones en tiempo real, entrevistando al personal responsable de realizar dichas operaciones y examinando la pruebas documentales como procedimientos, planes, especificaciones y registros

LA ENTREVISTA
lPARA ESTABLECER QUE LAS OPERACIONES ESTN BAJO CONTROL, EL AUDITOR DEBERA VERIFICAR:
q

Que el auditado conoce los requerimientos que su trabajo debe satisfacer Que los requerimientos son los que define el sistema de calidad de la compaa
q

Que el auditado tiene acceso a la documentacin necesaria para realizar su trabajo

q

Que los planes y procedimientos son adecuados para generar la conformidad por evitar la no conformidad
q q

Que se siguen los requerimientos especificados

Que se han realizado las disposiciones necesarias para evitar el uso intencionado de trabajo que no cumple
q

BUSQUEDA DE LA PRUEBA OBJETIVA

La informacin que puede probarse como verdadera, en base a los hechos que se obtienen a partir de la observacin, la medida, la prueba u otros medios Gran parte de la prueba objetiva que se recoge en una auditora vendr de la documentacin, en forma de polticas, procedimientos, especificaciones, registros o mediante la verificacin de los procesos muestreando en puntos discretos.

EVIDENCIA OBJETIVA Informacin cualitativa o cuantitativa, registros o informes de hechos relacionados con la calidad de un artculo o servicio o de la existencia o implantacin de un elemento en un sistema de calidad, la cual est basada en la observacin medida o ensayo y puede verificarse.

Las no-conformidades pueden clasificarse en los siguientes tipos :

Categora 1 : no-conformidades mayores, indicando la quiebra del sistema por no atenderse un requisito especificado. Categora 2 :no-conformidades de naturaleza menor, tales como la falta de eventuales instrucciones, donde son necesarias, o fallas ocasionales en los procedimientos auditados. Categora 3 : observaciones sobre fallas espordicas del sistema que necesitan de atencin, no llegando a configurarse en noconformidad sistemtica.

LA DOCUMETACION
lEl estado de los documentos (limpios, sucios, obsoletos, con cambios autorizados) lValidez de los diagramas, formularios, formatos, etc. lDisponibilidad de los documentos (accesibilidad al personal, proximidad de la ubicacin) lSi el personal sabe que documentacin tiene que usar

AREAS
lNivel general de mantenimiento lLos cuellos de botella, donde se retira el producto, donde se maneja l la informacin lLos avisos, cuando se exponen, son relevantes?

PRODUCTO
lLa condicin del producto (limpio o sucio, daado o en perfecto estado, con fugas o escapes, etc.) lIdentidad del producto (marcas en sus componentes, estado de modificacin, nmeros de serie) lManipulacin y segregacin del producto, contenedores, medidas de proteccin lEmbalase del producto (proteccin)

EQUIPOS
lUso lCondicin de equipos lEstado (Calibracin, verificacin, modificaciones, etc.)

DATOS
lValidez (estado, aprobacin) lIntegridad (acceso restringido para cambiar los datos) lVigencia

MATERIALES
lUso (evaluacin previa al uso) lCondicin (limpieza, daados o no, etc.) lIdentidad (nmeros de serie, nmeros de lote) lAvisos de advertencia (Productos perecederos)

PROCESO PARA INFORMAR DE UNA AUDITORIA

DETERMINAR DE QUE HALLAZGOS SE HA DE INFORMAR PREPARAR UNA DECLARACION FORMAL DE LOS HALLAZGOS CLASIFICAR LOS HALLAZGOS COMO OBSERVACIONES Y NO CONFORMIDADES ACORDAR LA DECLARACION CON EL AUDITOR JEFE ACUERDO NO REESCRIBIR DECLARACIONES BURCAR MAS PRUEBAS

CONVENIR LA REUNION CON EL JEFE DEL AREA AUDITADA ACORDAR LAS NO CONFORMIDADES CON EL JEFE DEL AREA AUDITADA ACUERDO NO REESCRIBIR DECLARACIONES BURCAR MAS PRUEBAS

REALIZAR EL INFORME DE AUDITORIA PRESENTAR EL INFORME DE LA AUDITORIA EN LA REUNION DE CLAUSURA

CUANDO SOLICITAR ACCION CORRECTIVA

lCuando se ha encontrado la prueba de errores frecuentes. lCuando existe la prueba de que se afectar negativamente la calidad de los productos. lCuando exista la prueba de que el sistema de calidad no evitar el suministro de un producto o servicio no conforme.

CUANDO NO SOLICITAR UNA ACCION CORRECTIVA

lCuando se trate de un error aislado. lCuando los errores son atribuibles a personal en periodo de aprendizaje. lCuando los problemas que se conocen se estn resolviendo mediante un plan de accin correctiva aprobado. lCuando no puede probarse que una practica difiera de los requerimientos del estndar.

HALLAZGOS DE LA AUDITORA
LOS HALLAZGOS DE LA AUDITORA SON LOS HECHOS QUE SE HAN REVELADO DURANTE LA AUDITORIA Y PUEDEN CLASIFICARSE COMO CONFORMIDADES, NO CONFORMIDADES Y OBSERVACIONES ARBOL DE DECISIN SOBRRE LOS HALLAZGOS
HALLAZGOS

CONFORMIDADES

OBSERVACIONES

NO CONFORMID.

RIESGOS

ALEATORIA

SISTEMA

NO CONFOR. POTE.

MEJORAS

MENOR

MAYOR

l Las no conformidades son hechos apoyados por la prueba objetiva, que demuestran que hay una fala en el cumplimiento de un requerimiento. l Las observaciones son hechos apoyados por una prueba objetiva, que no demuestran un fallo en el cumplimiento de un requerimiento del estndar, sino que solo perjudican la efectividad del sistema.

REDACCION DE NO CONFORMIDADES
lEl objeto de la no conformidad definido en trminos precisos. lEl lugar en que se detect la no conformidad. lEl incidente que indica la no conformidad. lEl requerimiento del estndar que no se ha cumplido.

CLASIFICACION DE NO CONFORMIDADES
lMAYOR La ausencia o quiebra total de un sistema para cumplir los requerimientos de una clusula del estndar u otros documentos de referencia.
q

lMENOR Un fallo aislado en el cumplimiento de un requerimiento especificado.

q

CONTENIDO INFORME DE AUDITORIA

l Datos de identificacin de la auditora (Primera Hoja). l Aprobacin del informe (Primera Hoja). l El plan de auditora como anexo. l Conclusin del informe. l La prueba que apoya la conclusin , en la hoja de hallazgos. l Las acciones de seguimiento que se han acordado.

CRITERIOS PARA PROPUESTAS DE ACCION CORRECTIVA

La accin requerida para tratar cualquier no conformidad de forma efectiva tiene tres componentes lCorregir el elemento especfico de la conformidad, es decir, el objeto del hallazgo la auditora. lCorregir el elemento especfico de la conformidad, es decir, el objeto del hallazgo la auditora. lCorregir aquello conformidad. que ha causado la no de no de no

PROCESO DE VIGILANCIA
ARCHIVO INFORME DE AUDITORIA PREPARAR PROGRAMA DE VIGILANCIA
ESTABLECER LA AGENDA DE ACCIN CORRECTIVA
EVALUAR LAS PROPUESTAS DE ACCIN CORRECTIVA

PLANIFICAR LA VISITA DE VIGILANCIA REALIZAR LA AUDITORA INFORMAR DE LA AUDITORA ARCHIVO INFORME DE AUDITORA