Preparativos para una

consultoría
Administración
Octavo semestre
Consultoría
Catedrático: Pedro Fonseca
Integrantes del equipo:
Rosalina García arias
Esmeralda González Campos
María del Carmen Ruiz Gutiérrez
 Introducción
 Los preparativos constituyen la fase inicial en todo
proceso y contrato de consultoría.
 Los preparativos no son en gran parte una etapa de
adaptación.
 El cliente quiere asegurarse de que esta tratando con
el consultor adecuado y el consultor ha de estar
convencido de que es la persona apropiada o e que
la suya es la organización de consultoría competente
para abordar los problemas de ese cliente particular.
 No obstante, el consultor es una persona ajena a
la organización cliente. Puede haber desconfianza
, incertidumbre e inquietud.
 Además, el cliente puede haber decidido hablar
con varios consultores antes de elegir a uno para
el cometido.
 7.1 Contactos iniciales
 El consultor establece el contacto
 Dirigirse a los clientes potenciales sin que estos lo hayan solicitado es una
de las formas de comercializar los servicios de consultoría.
 Si el consultor contacta a un cliente sobre el que tiene suficiente
información y puede mostrarle que conoce sus problemas e intenciones y
que tiene algo muy apropósito que ofrecer, las posibilidades de que esa
iniciativa conduzca a la asignación de una tarea aumentan de forma
considerable.

Las autoridades publicas u otras organizaciones aumentan

públicamente su intención de llevar a cabo un proyecto de
consultoría e invitan a los consultores a manifestar su
interés o a presentar propuestas.
 El cliente establece el contacto
 En la mayor parte de los casos, el
cliente establece el primer
contacto. Esto implica que capta
la existencia de algunos
problemas de gestión en su
organización y la necesidad de
contar con un asesoramiento
independiente y por algún motivo
decide recurrir a un consultor de
empresas. Además el cliente debe
de tener alguna razón para recurrir
a un consultor particular:
El cliente debe de tener alguna razón para
recurrir a un consultor particular:

 Ha oído hablar de la forma

profesión del consultor.
 Un empresario amigo quedo
satisfecho con los servicios del
consultor y se lo
recomendó(muy frecuente)
 El cliente encuentra el nombre
del consultor en un registro de
repertorio( menos frecuente)
 Primeras reuniones
 La primera reunión debe considerarse como
una breve oportunidad para conquistar la
confianza del cliente y causarle una
impresión favorable.
 La cuestión de saber quien debe asistir a la
primera reunión con el cliente puede plantear
un problemas si una organización de
consultoría utiliza a un grupo de
consultores( por regla general asociados o
miembros de una alta categoría) para negociar
los contratos y a otro grupo (que incluye a
funcionarios de categoría superior y
subalterna) para ejecutar las tareas.
 Preparación de las reuniones iniciales

 Las reuniones iniciales exigen que el consultor se

prepare a fondo.
 el cliente no desea que el consultor se presente con
soluciones confeccionadas, pero espera tratar con
alguien que este muy familiarizado con los tipos de
problemas que se pueden plantear en su org.
 Esta información se obtiene fácilmente durante el
primer contacto con el cliente o pidiéndole que
proporcione documentos sobre las ventas.
 En general el consultor suele reunir información sobre:

 La terminología comúnmente utilizada.

 La índole y el emplazamiento de los mercados.
 Las normas y la ubicación de los principales productos;
 Los tipos y fuentes de materias primas ;
 Los pesos y medidas utilizados en la industria;
 Los procedimientos y el equipo;
 Los métodos y las practicas mercantiles peculiares de la
industria;
 Las leyes, reglamentos y las costumbres que regulan la
industria; la historia y la evolución.
 Objeto de reunión
 La reunión es una forma de entrevista de
investigación en la que cada parte trata de conocer
la otra. El consultor trata de estimular al cliente a
que lleve la voz cantante: quiere que el cliente
hable de su empresa, sus dificultades, esperanzas
y expectativas.

El objetivo fundamental del consultor en

la reunión será convencer al cliente de que
esta eligiendo lo que le conviene. A menos
que sus cualidades sean realmente
excepcionales.
 En lo que respecta a los honorarios, el cliente
puede saber cuanto cobran los consultores en sus
intervenciones y estar al tanto de las tarifas
aplicadas. En caso contrario, el consultor tendrá
que examinar en que etapa de la fase inicial debe
proporcionar esta información al cliente.
 Acuerdo sobre como proceder
 Si el consultor y el cliente llegan a la
conclusión de que están interesados
en principio en trabajar juntos, es
preciso contestar a varias otras
preguntas, al igual que es justo
examinar y convenir las condiciones
de la colaboración.
 7.2 Diagnostico preliminar de los
problemas
 Al iniciar una misión de consultoría,
el consultor debe saber con exactitud
que espera el cliente de el. Este es
el motivo por el que, durante las
reuniones iniciales, el consultor
alienta al cliente a que diga lo mas
que pueda acerca de su percepción
personal del problema que es
necesario resolver y del trabajo que
deberá realizar el consultor.
 En la practica, un consultor
experimentado inicia ese
diagnostico desde el primer
momento en que entra en contacto
con el cliente. Todo le interesa:
quien lo ha contactado y como ; el
modo en que será recibido en la
primera reunión; que tipo de
preguntas formula el cliente ; si
existe algún matiz de fondo en esas
preguntas; que dice el cliente acerca
de su empresa y sus competidores,
si esta relajado o tenso; etc.
 Alcance del diagnostico
 El objetivo del diagnostico preliminar del problema no consiste
en poner medidas para corregirlo, sino en difundir y planificar
una misión o proyecto de consultoría que produzca ese efecto.
 La amplitud de ese diagnostico preliminar depende mucho de la
índole del problema. Los bromas muy concretos y mas bien
técnicos no suelen requerir un estudio global de toda la
organización del cliente.
• El tiempo dedicado al diagnostico
preliminar del problema es
relativamente breve. Por regla general
se necesitan de uno a cuatro días.
 Algunas pautas metodológicas

 El diagnostico incluye la reunión y el análisis de

información sobre las actividades, el rendimiento y
las perspectivas del cliente. Incluye asimismo
conversaciones con determinados directores y
otros empleados esenciales y, en algunos casos,
también con personas ajenas a la organización
cliente.

En lo esencial, el consultor no esta

interesado en los detalles, sino que
busca las tendencias, relaciones y
proporciones principales.
 LA UTILIZACION DE COMPARACIONES
EL consultor tiene plena conciencia de que cada organización cliente es
especial y deberá ser tratada como tal. pese a ello, necesita puntos de
referencia .

El consultor los podrá encontrar haciendo comparaciones con:

 Las realizaciones del pasado (si el rendimiento de la organización se
ha deteriorado y si el problema es esencialmente de tipo correctivo);
 Los propios objetivos , planes y niveles del cliente( si el rendimiento
real no esta a su altura);
 Otras organizaciones comparables (para evaluar lo que se ha
conseguido en otras partes y si seria posible conseguirlo en la
organización cliente).
El consultor debe efectuar comparación no solo cuando trabaja con
cifras sino también al evaluar información cualitativa (por
ejemplo, la estructura de la organización, la cultura de la empresa,
las aplicaciones de la informática, o las técnicas de estudio de
mercado utilizadas).

En otras palabras, el trabajo del consultor se

facilita en gran medida si puede
preguntarse que niveles de rendimiento y
que clases de problemas va a encontrar
normalmente en el tipo de organización a la
que pertenece la empresa de su cliente.
 LA PARTICIPACIÓN DEL CLIENTE
El dialogo con el cliente se prosigue durante el diagnostico del
problema .
Ese dialogo mostrara lo que piensa el cliente a cerca de diversos
aspectos de su empresa: cuales son sus metas , objetivos y capacidades
técnicas y humanas, cuales son sus posibilidades de efectuar cambios
y el estilo de consultoría que se debe aplicar en su caso.
 FUENTES DE INFORMACION

Todo diagnostico atinado se basa en el rápido

acopio de información selectiva que revela el
tipo y el grado de ayuda que el consultor puede
prestar al cliente.
 OTROS METODOS
El método descrito en los párrafos anteriores es el utilizado
tradicionalmente por los consultores: el consultor realiza el
diagnostico como experto, utilizando las técnicas de acopio
de datos y analíticas que prefiera , con una participación
mayor o menor del cliente.
 7.3 MANDATO
El mandato es la declaración inicial del trabajo que ha de
realizar el consultor.
Como se ha mencionado en la sección precedente, cuando
el consultor se reúne por primera vez con el cliente, puede
descubrir que este ya ha preparado el mandato, es decir
las atribuciones correspondientes a su cometido.

Ese mandato se utiliza luego para poner

en marcha un procedimiento oficial de
selección con el fin de designar a un
consultor para que ejecute la tarea.