UNIDAD 4:

LA PLANIFICACIÓN DE LOS
EVENTOS
 PLANIFICACIÓN DE EVENTOS

PREVISIÓN PLANEACIÓN ORGANIZACIÓN INTEGRACIÓN DIRECCIÓN CONTROL

 • FIJACIÓN DE LOS OBJETIVOS: TODO EVENTO TIENE SU
RAZON DE SER, UN MOTIVO UNA CAUSA O JUSTIFICACIÓN
OBJETIVOS GENERALES: Pueden ser:
• Formativos (actualización , capacitación o
perfeccionamiento);
• Informativos (comunicación actualizada de técnicas,
conceptos, procesos);
ETAPA DE • Motivacionales (estado mental positivo hacia la empresa).

OBJETIVOS PARTICULARES:
PREVISIÓN • Para la empresa:

– Imagen
– Mayores ingresos
– Prestigio
• Para el participante o invitado:
– Formación y capacitación
– Interrelaciones profesionales
– Participación
 Definir objetivos para el evento

Esta etapa es crucial en la planificación de un evento, permite la

identificación del objetivo a perseguir, además será una guía en la
ETAPA DE siguiente toma de decisiones, es ideal que se considere
la inversión de tiempo, dinero y energía que la organización
PREVISIÓN conlleva.

EJEMPLOS:
• Dar a conocer nuevos productos, servicios
• Conseguir Branding de marca
 Identifica tu público objetivo
Se debe ser selectivo al momento de seleccionar el público
objetivo, esto permitirá llegar a la meta final de una manera exitosa,
por esto es importante mantenerse enfocado en los objetivos
ETAPA DE específicos e incluso evitar que el alcance del evento se difumine en
el camino.
PREVISIÓN
EJEMPLOS:
• Analizar los atributos demográficos del público objetivo
• Determinar los datos actitudinales del público objetivo
 • ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN:
• Fecha del evento
• Sede
ETAPA DE • Asistencia: Nivel de asistencia en caso de que sea
PREVISIÓN abierto
• Recursos:
• Internos como es el presupuesto y si da anticipos.
• Externos: humanos, técnicos
 Establece el momento y el lugar del evento
La fecha y el lugar del evento deberá tener un gran impacto
para que asistan muchas personas, lo más importante, reservar
la fecha lo antes posible. Se debe asegurar de que la ubicación
sea la correcta y con una buena accesibilidad. Además,
considere que el lugar debe ir en la misma línea que tu imagen
ETAPA DE de marca, tu mercado objetivo y el objetivo previamente
marcado.
PREVISIÓN
EJEMPLOS:
• Estudiar los pros y los contras del espacio escogido
• Establecer los mejores días para una asistencia alta
 • Principios de la planeación
• Principio de Precisión: toda planeación debe ser concreta y
detallada, pues regirá acciones específicas.
• Principio de Flexibilidad: toda planeación debe dejar un margen
de elasticidad sujeto a cambios imprevistos y fuera de control.
• Principio de Unidad: se debe diseñar una planeación para cada
E TA PA D E área y coordinar todas entre sí.
PLANEACIÓN
• Programa o plan de trabajo:
• Para establecer el Programa de trabajo, se recomienda recurrir a
los colaboradores más cercanos. Se hace un primer borrador y
después se hacen las revisiones que sean necesarias. Una vez
hecho esto, se reagruparán las acciones por rubro o área
comprendida en el evento para que luego sean ejecutadas por el
comité correspondiente.
 Contempla un plan de emergencia
Hay que considerar y el establecer un plan B. Siempre puede darse
el hecho de que surjan imprevistos en un evento, por lo que la
fijación de dicho plan evitará malos ratos y garantizará el estar
preparado en caso de que ocurriera.
E TA PA D E
PLANEACIÓN EJEMPLOS:
• Elaborar un plan de emergencia con antelación
• Comunicar a todos los colaboradores del evento el plan de
emergencia
 Presupuesto: el paso siguiente es cuantificar económicamente
lo que cada acción representará.
Esto determina con la exactitud máxima posible el capital ó
inversión requeridos, divididos en dos renglones principales:
egresos e ingresos.
• Egresos fijos. Gastos que necesariamente se harán (alquiler sede,
por ej.).

E TA PA D E • Egresos variables: condicionados por el número final de asistentes

(portafolios, carpetas, etc.).
PLANEACIÓN
• Presupuesto: abierto o cerrado. Punto de equilibrio: los ingresos
compensan los egresos.
• Cronograma: herramienta que señala la secuencia
cronológica más eficaz para obtener mejores resultados.
• La Planeación determinará QUÉ SE VA A HACER.
• Establece las reglas y procedimiento que deberán regir durante el
evento. Es la etapa más importante del proceso administrativo.
 Fija el presupuesto
Establece una línea de gastos y cuánto se está dispuesto a emplear
en cada uno de ellos, antes de fijarlo el presupuesto, hay que tener
claro el tipo de evento que se va a desarrollar. Se debe ser lo más
específico posible en las estimaciones y dejar siempre
un remanente para gastos imprevistos, que inevitablemente,
surgirá alguno.
E TA PA D E
PLANEACIÓN
EJEMPLOS:
• Hacer un inventario de todo lo que se necesitará
• Buscar patrocinadores de la misma índole del sector para el
evento  
 Promociona el evento
Otra etapa crucial es la comunicación del evento, donde se deberá
considerar un plan de marketing. Para conseguir un evento exitoso,
se tendrá que promocionar el evento por redes sociales, para llegar
a gran número de personas. Además de anunciar el evento en
la página web de la empresa, realizando acuerdos con medios de
comunicación e incluso haciendo campañas de mailing o boletines
E TA PA D E electrónicos.
PLANEACIÓN
EJEMPLOS:
• Usar base de datos de la empresa para promocionar el evento
• Buscar influencers que promocionen el evento
 Principios de Organización:
Principio de Especialización: la división de acciones a desarrollar
limitada por la especialización y en forma concreta, rinde mayor
eficiencia y destreza.
Principio de Unidad de mando: para cada función debe existir un
solo jefe o responsable. Nadie puede rendir si recibe instrucciones
E TA PA D E de más de una persona.
ORGANIZACIÓN
Principio de Equilibrio autoridad – responsabilidad: ejercer autoridad
sin responsabilidad trastorna gravemente la organización.
Principio de equilibrio dirección – control: para cada nivel jerárquico
deben existir los controles de dirección a fin de corregir errores,
orientar acciones y en el último de los casos, limitar responsabilidad
o reubicar al responsable.
 La división, clasificación y agrupación de acciones a realizar para
dar cumplimiento al Plan de trabajo dependen de:
• Importancia numérica de asistentes al evento (la división de
funciones para un evento de 100 personas no requerirá de tanta
especialización como la de un evento de 1000);
E TA PA D E • Programa general de trabajo (no es lo mismo organizar un
ORGANIZACIÓN desayuno de trabajo que un seminario);
• RRHH disponible: ¿con cuánta gente se cuenta?. ¿Qué
experiencia tienen?;
• RR Económicos: ¿qué disponibilidad económica existe para la
contratación externa de recursos técnicos como RRHH?
 Revisa los detalles el día del evento
Centrarse en comprobar que todo lo que se ha planificado con
antelación, se está ejecutando conforme a lo establecido, además
de revisar que las acciones delegadas se están desarrollando
correctamente y asegurarse que los asistentes estén bien
atendidos.
E TA PA D E
ORGANIZACIÓN EJEMPLOS:
• Elaborar una lista de verificación de todas las actividades del
evento
• Realizar un cronograma con horario de las actividades a realizar
 La división, clasificación y agrupación de acciones a realizar para
dar cumplimiento al Plan de trabajo dependen de:
• Importancia numérica de asistentes al evento (la división de
funciones para un evento de 100 personas no requerirá de tanta
especialización como la de un evento de 1000);
• Programa general de trabajo (no es lo mismo organizar un
desayuno de trabajo que un seminario);
E TA PA D E • RRHH disponible: ¿con cuánta gente se cuenta?. ¿Qué
ORGANIZACIÓN experiencia tienen?;
• RR Económicos: ¿qué disponibilidad económica existe para la
contratación externa de recursos técnicos como RRHH?
• Organigrama: gráfico o carta de Organización. Puede ser tan
amplio como se considere necesario o sólo mostrar de forma
gráfica 3 ó 4 niveles jerárquicos de mayor importancia. Con la
etapa de Organización termina la fase teórica del proceso de
planificación.
 En esta etapa se ejerce realmente la integración física de los
colaboradores, quienes, en las distintas áreas se harán cargo de
todas las acciones contempladas en el plan de trabajo.
En Integración, se selecciona y se lleva a cabo la contratación del
E TA PA D E personal eventual que hiciera falta en caso de no contar y necesitar
INTEGRACIÓN un grupo más numeroso del que habitualmente nos rodea.

Este personal se integrará de forma organizada, siempre en pos de

obtener los logros planeados al inicio.
 Es la etapa de ejecución o actuación. Es la función ejecutiva
que se ejerce mediante la delegación de autoridad y
E TA PA D E responsabilidad por medio de eficaces canales de
DIRECCIÓN comunicación y con una supervisión ágil y permanente para
realizar de modo efectivo lo planeado.
 Principios de Dirección
Coordinación de intereses: con la habilidad y efectividad de
cada comité, para que continúen subordinados al interés
general establecido previamente (ningún interés personal
debe ser más valorado que el general).
Principio de las vías jerárquicas: los canales jerárquicos
E TA PA D E deben ser inviolables.
DIRECCIÓN
Principio de resolución de conflictos: sin alterar la
disciplina del grupo y con el mínimo disgusto de las partes.
Los disgustos sin resolver causan incertidumbre y son un
obstáculo en la coordinación.
Principio de aprovechamiento de conflictos: se debe
aprovechar para aplicarlo a otros casos o áreas similares.
 Es la etapa final del proceso. En ella la función del equipo de
trabajo es la de recolectar, analizar, y comparar los datos
necesarios para evaluar el logro de las metas establecidas al
comienzo.

¿Qué nos permite este último paso? Medir los resultados de

las distintas acciones, las que serán referencias de eventos
E TA PA D E futuros, fundamentalmente.
CONTROL Además, podemos asimismo detectar fallas que se podrán
corregir.
Medios de control personales: tanto la supervisión desde
cada una de las áreas como la supervisión general, se
consideran medios de control personales.
Medios de control instrumentales: se aplican a través de
formas, cuestionarios o encuestas.
 Hay tres aspectos fundamentales sobre los que se aplican
medios de control:
Finanzas: se aplican los medios adecuados para evaluar la
administración de los recursos financieros: si se hizo en forma
correcta o no. Control de ingresos y egresos. Resultados o
balance final.
Cantidad de asistentes: (en el caso de que el evento haya sido
de convocatoria abierta) esto será determinante de futuros
eventos.

E TA PA D E Desarrollo del programa: (técnico, social, cultural, etc.) son la

esencia real del evento. Aplicamos medios de control personales
CONTROL (supervisión) e instrumentales (encuestas).
En los casos en que evaluamos a través de encuestas, debemos
tener en cuenta que las opiniones que en este sentido se
exponen son subjetivas y en la valoración o análisis, se debe
considerar este factor.
Para cerrar el proceso definitivamente, corresponde hacer un
informe de evaluación que adjuntaremos a toda la documentación
interna del evento, como así también, elaborar uno similar que
será entregado al cliente aunque éste no lo haya solicitado en
ningún momento.
 PARA LA ORGANIZACIÓN DE REUNIONES SOCIALES
6 meses antes
1.Selección de la sede, sea en la empresa, la casa, un salón,
un country, un barco, etc.
2.Definir una fecha aproximada o exacta.
3.Tener una propuesta alternativa ante cualquier imprevisto.
4.Definir el tipo de fiesta a realizar.
TIEMPOS
5.Pautar la programación.
6.Estimar la cantidad de invitados
7.Evaluar las necesidades técnicas.
8.Definir el tipo de ambientación, la decoración y el servicio
gastronómico.
9.Si se presenta algún espectáculo definir el presupuesto,
horario, características y duración.
 4 meses antes
10. Reservar la sede elegida.
11. Pedir presupuesto de todos los servicios, la gastronomía,
TIEMPOS la imprenta, los souvenirs, los fotógrafos, la filmación, el
espectáculo, el personal auxiliar, los traslados.
12. Elección de la decoración y requisitos básicos de
infraestructura (flores, iluminación especial, globos,
candelabros, cerramientos, alfombras, plantas).
 3 meses antes
13. Hacer el listado definitivo de los invitados
14. Seleccionar el menú.
15. Diseñar las invitaciones y lo que deba ser impreso.
16. Elegir la imprenta (prestar atención a los tiempos
TIEMPOS prometidos).
17. Evaluar la necesidad de alquiler de mesas, sillas, vajilla,
mantelería.
18. Evaluar la necesidad de climatización.
19. Evaluar la necesidad de heladeras, cocinas y hornos
extras.
 2 a 1 mes antes
20. Impresión de las invitaciones, programas, menús,
recordatorios, tarjetas de ubicación en las mesas.
21. Confirmar presupuestos, seleccionar y contratar al
personal eventual.
TIEMPOS 22. Concretar el alquiler de elementos.
23. Capacitar al personal eventual.
24. Determinar los horarios, las funciones y las tareas a
desempeñar.
25. Controlar las instalaciones. Detectar posibles fallas o
deterioros.
 Hasta el día D
26. Chequear todas las necesidades.
27. Confirmar la asistencia.
TIEMPOS 28. Ensayar y calcular los tiempos.
29. Probar tres veces los equipos electrónicos.
30. Verificar los tiempos de entrega de la imprenta, el cotillón,
los souvenirs, la decoración, la vestimenta.
 Posterior al evento
31. Devolución de elementos.
32. Agradecimientos.
33. Análisis de la faz operativa.
TIEMPOS
34. Análisis de los tiempos pautados originariamente y sus
modificaciones.
35. Evaluar si fue acertado el presupuesto pactado.
36. Hacer un informe crítico del resultado.