Unidad 3

Uso de Catálogos y Manuales

relacionados con la Contabilidad

(Material de apoyo unidad 3)

 Contenido de la Unidad Tres
3.1 Catálogo de Cuentas
3.2 Catálogo de Transacciones
3.3 Catálogo de Estados Financieros
3.4 Formatos de Documentos Fuente,
Registros y Reportes Contables (Diario,
Mayor, Balanza de Comprobación y
Registros Auxiliares)
3.5 Resumen de Políticas Contables
3.6 Manual de Contabilidad
 3.1 Catálogo de Cuentas
Para que exista orden y uniformidad en la captación de las
transacciones y su presentación en Estados Financieros, es
conveniente que la empresa defina una estandarización en los
códigos, uso y nombres de los diferentes conceptos que
empleará en su ciclo contable. El listado de las diferentes
cuentas que la empresa defina que va a utilizar se incluye en
un documento al que denominaremos “Catálogo de Cuentas”.
El Catálogo de Cuentas, será entonces, el listado de todas
las cuentas y sus respectivos códigos que puede emplear una
empresa. A cada cuenta se le asigna un código y nombre
único. El sistema de codificación debe ser decimal, para que
sea flexible y poder así atender las necesidades cambiantes
de la empresa.
En anexo 3.1 se presenta una hoja de Excel que incluye dicho
catálogo.
 3.2 Catálogo de Transacciones
En la medida que la empresa estandarice las diferentes
transacciones que lleve a cabo, tanto normales como de
regularización y cierre anual, será más fácil y estable la
operatoria de las diferentes transacciones que lleve a cabo.
El registro de las transacciones podrá llevarse a cabo a nivel
de transacciones o bien haciendo resúmenes diarios,
semanales, o mensuales.
Las transacciones típicas se podrán incluir en un Catálogo de
Transacciones con sus respectivas descripciones.
En anexo no. 3.2 se presenta una hoja de Excel que incluye
dos catálogos de transacciones. Uno para empresas de
servicios y otro para empresas de comercialización
 3.3 Catálogo de Estados Financieros
Cada uno de los Estados Financieros que la empresa defina,
prepare y presente a los diferentes usuarios de la información
financiera, deben prepararse en forma estandarizada, de ser
posible siguiendo una normativa contable específica (US-
GAAP, PCGA, NIIF, etc.).
En anexo 3.3 se presenta una hoja de Excel que incluye dos
catálogos de estados financieros. Uno para empresas de
servicios y otro para empresas de comercialización.
Se aclara que los formatos que se adjuntan son formatos
simples y no necesariamente incluyen toda la información
que se genera en empresas de la vida real
3.4 Formatos de Documentos Fuente, Registros y Reportes Contables
(Diario, Mayor, Balanza de Comprobación y Registros Auxiliares

Para garantizar que la empresa no tendrá problemas

de índole legal, fiscal, labora, etc., es conveniente
que se definan los formatos de los diferentes
registros contables tanto principales como auxiliares,
los cuales deben cumplir con los requisitos que
establecen las diferentes leyes a que está afecta la
empresa.
Adicionalmente es conveniente que se preparen los
instructivos respectivos.
En anexo 3.4 se incluyen formatos de: Diario,
Mayor y Balanza de Comprobación.
 3.5 Resumen de Políticas Contables(1)
Para cada uno de los reportes que la empresa
establezca así como para cada una de las cuentas que
emplee deben definirse los criterios contables que le
den soporte a cada reporte y cuenta. 

Son Políticas Contables los principios, bases,

convenciones, reglas y procedimientos específicos
adoptados por una entidad al preparar y presentar
Estados Financieros (Normativa NIIF).

A continuación enumeramos algunas políticas

contables específicas.
 3.5 Resumen de Políticas Contables(2)
-Definición de la Normativa Contable a adoptar (NIIF)
-Definición de la moneda funcional
-Sistema de Registro de Inventarios (periódico o permanente) y método de
valuación (peps, específico, promedio ponderado, etc.).
-Métodos de depreciación, amortización.
-Método para calcular los ingresos financieros, en las ventas a plazos.
-Forma de operar la contabilidad.
-Periodicidad para desarrollar las regularizaciones.
-Política para clasificación de la propiedad planta y equipo. Métodos de
valorización de cada tipo de activo. Cálculo de la Depreciación, deterioro,
desmantelamiento (gastos futuros), Bajas, etc..
-Método para el manejo y medición de las cuentas en moneda extranjera
(definición de la
tasa de cambio).
-Política para asumir los descuentos financieros en los pagos, su proceso de
medición, registro, métodos de cálculo y revelación.
- etc.
 3.6 El Manual de Contabilidad
El Manual de Contabilidad es el documento en el que se incluyen entre
otros los catálogos y manuales incluidos en los numerales anteriores. Su
contenido puede incluir los siguientes aspectos: 
-Indice
-Punto resolutivo de aprobación
-Introducción
-Instrucciones para su uso
-Objetivos del Manual
-Catálogo de Cuentas
-Catálogo de Transacciones
-Descripciones de Cuentas
-Definición de documentos fuente, formatos de registros y reportes
contables
-Flujogramas y procedimientos
-Catálogo de Estados Financieros
-Resumen de Políticas Contables
-Estructura del Departamento de Contabilidad, etc.
 Actividades unidad 3

Actividad 3.1 (Tarea no. 3, unidad 3)

Actividad 3.2 (Foro no. 2, unidad 3)

 Anexos unidad 3
-Anexo 3.1. Catálogo de cuentas. Incluye un
catálogo de cuentas para empresas de servicios y un
catálogo para empresas de comercialización.
-Anexo 3.2. Catálogo de transacciones. Incluye un
catálogo de transacciones para empresas de servicios
y uno para empresas de comercialización.
-Anexo 3.3. Formatos de registros contables:
Diario, Mayor y Balanza de Comprobación.
-Anexo 3.4 Catálogo de Estados Financieros
(servicios y comercialización).