Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
1
TERMINOS
Auditoría:
Auditoría: Proceso
Proceso sistemático,
sistemático, independiente
independiente yy documentado
documentado para
para obtener
obtener
evidencia de la auditoría y evaluarla objetivamente para determinar la medida
evidencia de la auditoría y evaluarla objetivamente para determinar la medida
en
enlalacual
cualsesecumplen
cumplenlos
loscriterios
criteriosde
deauditoría.
auditoría.
Auditoría
AuditoríaInterna:
Interna:llamadas
llamadasauditorías
auditoríaspor
porprimera
primeraparte,
parte,son
sonrealizadas
realizadaspor
porlala
propia
propiaorganización
organizaciónooen ennombre
nombrededeésta,
ésta,para
pararevisión
revisiónpor
porlaladirección
direcciónyyotros
otros
propósitos
propósitos internos, y pueden formar la base de una auto declaración de
internos, y pueden formar la base de una auto declaración de
conformidad por parte de la organización.
conformidad por parte de la organización.
Auditoría
AuditoríaExterna:
Externa:sesedenominan
denominangeneralmente
generalmenteauditorías
auditoríasde
desegunda
segundayytercera
tercera
parte.
parte. Las auditorías de segunda parte las realizan las partes que tienen interésen
Las auditorías de segunda parte las realizan las partes que tienen interés en
lalaorganización, por ejemplo los clientes, u otras personas en su
organización, por ejemplo los clientes, u otras personas en su nombre. Lasnombre. Las
auditorías
auditorías de
de tercera
tercera parte
parte las
las realizan
realizan organizaciones
organizaciones auditoras
auditoras externas
externas ee
independientes,
independientes, como
como porpor ejemplo
ejemplo laslasque
queofrecen
ofrecen registro
registro oo certificación
certificación de
de
conformidad con los requisitos de la ISO 90001 e ISO
conformidad con los requisitos de la ISO 90001 e ISO 14001. 14001.
2
AUDITORÍAS AMBIENTALES
3
Su objetivo principal…
PROCESO
11
AUDITORÍA EXTERNA
12
PROCESOS DE LA AUDITORÍA EXTERNA
1.Planificación.
2.Ejecución.
3.Presentación de Informes.
Reunión de Preauditoría.
Criterios y alcance.
Identificación de las principales áreas de riesgo para la
organización.
Manejo de áreas de confidencialidad o susceptibilidad.
El plan u horario de la auditoría.
Una visita guiada para familiarización, si se requiere.
14
El equipo auditor.
El líder del equipo, conforma un equipo auditor de acuerdo con el
tiempo estimado y la pericia requerida.
Si la auditoria es de conformidad, los auditores deben tener las
habilidades y experiencia apropiadas en los criterios de la auditoría.
Revisión de la documentación.
El equipo auditor revisa la documentación del sistema de gestión de
la organización. Por ejemplo las políticas y procedimientos, para
verificar si se han cumplido los requisitos de la auditoría.
Se presenta un reporte de revisión de la documentación al cliente.
Resolución de discrepancias antes de realizar la auditoría.
Lista de chequeo.
Lista de requisitos o preguntas básicas con referencia a los criterios
de la auditoría o a la norma.
15
Realización.
Reunión de Apertura. Con la Alta Dirección
16
La Auditoría
17
Presentación del Informe.
20
Importante.
21
El Informe de la Auditoría.
La reunión de Cierre.
Auditorías Complementarias.
24
ES UNA EVALUACIÓN PERIÓDICA PARA:
25
Objetivos
Objetivosde
dela
laAuditoria
AuditoriaInterna
InternaAmbiental
Ambiental
29
PROPÓSITOS DE LA AUDITORIA INTERNA
AMBIENTAL
31
ALCANCE DE LA AUDITORIA INTERNA AMBIENTAL.
Auditoria Global:
Comprende la auditoria a toda la organización, sus procesos y
actividades. Esto implica aquellos procesos que durante un
periodo determinado hayan producido resultados evaluables.
32
ENFOQUE DE LA AUDITORIA INTERNA AMBIENTAL.
Ventaja
Control continuo que proporciona sobre los vínculos entre los
procesos individuales dentro del sistema de procesos, así como
sobre su combinación e interacción.
33
2. Enfoque basado en los aspectos: la auditoria se realiza con base
a los aspectos ambientales de la organización y al cumplimiento de
los requisitos legales que aplican a la organización y los demás
requisitos legales suscritos por la organización y la autoridad
ambiental.
Operaciones
Input y output
Aspectos e impactos
Controles
Interacciones del sistema.
34
IMPORTANTE
Planificación y preparación.
Ejecución.
Presentación de informes
Seguimiento y Revisión.
36
ACTIVIDADES DE LA AUDITORIA INTERNA
Inicio de la Auditoria
1. PROGRAMACIÓN DE LA AUDITORÍA
40
b. Objetivos del Programa de Auditoría
Se basan En:
Propósitos comerciales
Riesgos de la organización
43
e. Recursos del programa de Auditoria
Recursos financieros.
Procesos de mantenimiento de los auditores.
Disponibilidad de personal adecuado e idóneo.
Amplitud del programa de auditoria.
Tiempo de viaje (multisitios).
Otras necesidades del auditor.
44
f. Procedimientos del Programa de Auditoria
47
i. Seguimiento y Revisión del Programa de Auditoria
48
2. INICIO DE LA AUDITORÍA
53
Los criterios incluyen requisitos legales, y entre otros
aspectos, políticas institucionales, normas, guías de buenas
prácticas u oportunidades de Producción más Limpia,
requisitos organizacionales, específicos o reglamentarios.
54
c. Selección del Equipo Auditor
Planificación estratégica
Toma de decisiones y trabajo en equipo
Técnicas de programación de auditorias
Definición y manejo de indicadores
Técnicas de auditoria
Técnicas de entrevista
Técnicas para la elaboración de encuestas
Elaboración de informes
Elaboración de planes de trabajo
56
• Características los integrantes del equipo auditor :
Ser profesional
Dominio de la metodología a utilizar
Habilidad numérica.
Capacidad para captar la integralidad de los procesos.
Habilidad para detectar situaciones conflictivas.
Habilidad para la síntesis y análisis.
Actitud para desenvolverse en condiciones de incertidumbre.
Abierto a la participación y al trabajo en equipos
Voluntad y dedicación centrada en la resolución de problemas
Capacidad para el manejo de dificultades.
57
• Comunicación con los integrantes con el objetivo de
informar.
1.Propósitos de la auditoria.
2.Beneficios que se pueden obtener de los resultados de la
auditoria.
3.Composición del equipo auditor.
4.El espacio físico e infraestructura que el auditado pone a
disposición del equipo auditor.
5.Las áreas criticas entre ambas partes para fijar criterios
específicos.
58
d. Reunión de Preauditoría
Se debe llevar a cabo una reunión entre el líder y el gerente o
supervisor del área auditada, al menos una semana antes de
planear la auditoría, para acordar y organizar:
La fecha y hora
El proceso que se está revisando
El alcance de la auditoría
El manejo de confidencialidad o de susceptibilidad
Los nombres de los auditados
Si no se está familiarizado con el proceso auditado, se pude
organizar una visita guiada por algunos empleados
Organizar una oficina para el equipo auditor
Acordar si el director o supervisor desea observar la auditoría,
deberá permanecer en silencio sin hacer comentarios ni preguntas59
•Aspectos a tener en cuenta…
El auditor líder deberá preparar una agenda para la reunión para asegurar el
cubrir con todos los puntos claves.
61
3. REVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
64
• Conclusiones de la revisión documental
65
••Información
Informaciónbásica
básicaaarevisar:
revisar:
a. Sobre la organización:
Organigrama
Asignación de responsabilidad.
Delegación de autoridad y funciones.
Manuales.
Códigos e instructivos.
b. Productos y servicios:
Naturaleza y características.
Proveedores.
Destinatarios o clientes.
Insumos.
66
c. Sistemas gerenciales de información:
Informes de seguimiento de la gestión.
Informes de auditorias anteriores.
d. Operaciones:
Operaciones y actividades criticas.
Manuales de procedimientos.
e. Información adicional:
Grado de aceptación por parte de los usuarios.
Procedimientos adoptados para la medición del desempeño.
67
• Documentos a Revisar
70
4. PREPARACIÓN DE ACTIVIDADES IN SITU
AUDITOR LIDER Luz Patricia Hernández EQUIPO AUDITOR: Michelle Isaza – Jenny García
Competencia
Independencia
Uso de los recursos
Responsabilidades
73
c. Preparación de documentos de trabajo
76
TIPO DE PREGUNTAS.
• Preguntas abiertas
• Preguntas de sondeo
• Preguntas cerradas
• Preguntas Capciosas
• Preguntas Agresivas
• Preguntas Múltiples
77
PREGUNTAS ABIERTAS
Ejemplos:
Dígame que procedimiento sigue usted
Muéstreme cómo funciona esto
Cómo procesa los resultados del ensayo?
De donde viene este formato?
Qué hace cuando? 78
PREGUNTAS DE SONDEO
Ejemplos:
Por favor explique qué está ocurriendo aquí
Por qué estos recipientes no están etiquetados?
Qué quiere decir?
Deme algunos ejemplos
Cómo funciona esto?
Me va a decir algo más?
79
PREGUNTAS CERRADAS
Ejemplos:
Ejemplos:
Ejemplos:
82
LISTA DE CHEQUEO
PLAN Nº: 1 FECHA: 12/10/2010
COMENTARIOS/OBSERVACIO
PREGUNTAS DOCUMENTOS Y REGISTROS NES/CONCLUSIONES/HALLAS
ZOS
diligenciadas
·Programa para el manejo de
las No Conformidades
·Que acciones implemento para eliminar las
V · Registro de seguimiento a la
No Conformidades?
implementación de No
Conformidades
·Que mejoramiento ha implementado para · Informe de Revisión y
A
mejorar el proceso de auditorías? mejoramiento al proceso
OBSERVACIONES: RESPONSABLE: MICHELLE ISAZA 83
Las listas de chequeo son preparadas a partir de
protocolos o listas de chequeo genéricas que han sido
confeccionadas sobre distintos temas, tales como la
legislación ambiental sobre emisiones gaseosas,
descargas de líquidos, residuos sólidos, planes de manejo
ambiental.
84
EJECUCION DE LA AUDITORIA
1. Reunión de Apertura. Es conveniente reunirse con el gerente
o el jefe de cada proceso por auditar, antes de comenzar la
auditoría. Su propósito es:
Presentar al equipo auditor a los jefes de áreas
Revisar el alcance de la auditoría
Revisar el plan de auditoría y aclarar detalles
Verificar que los auditados están disponibles
2. Ejecución de la Auditoría.
El criterio por el cual se evalúa la gestión del auditado, que debe partir
de la hipótesis del optimo desempeño esperado, y de los atributos
funcionales que debe tener ese desempeño, esto es, en términos de
cumplimiento normativo, eficacia, economía e impacto dentro de los
cuales debe desenvolverse la gestión, es decir, el denominado “debe ser”.
90
Evaluar las Prácticas de Operación
Las buenas prácticas de operación se constituyen en factores potenciales
de contaminación.
Los cuatros factores que generalmente componen un proceso de
producción son materiales, máquinas, mano de obra y métodos de trabajo.
El control de la producción consiste en llevar a cabo una adecuada
gestión de estos cuatro elementos, en el sentido de utilizarlos eficiente y
eficazmente para fabricar y ofrecer a los clientes los productos con la
calidad solicitada, y en los plazos acordados.
91
Revisión de requisitos y documentación
Revisión programada de los registros y documentos de la organización
relativos al tema ambiental que no hayan sido revisados
La revisión dependerán de los objetivos, alcances y criterios de auditoría
que se hayan definido.
Permisos, planes y resultados de monitoreos ambientales, hojas de
seguridad sustancias peligrosas, declaraciones de disposición final de
desechos y permisos especiales.
La revisión de permisos debe considerar sus límites y condiciones, fechas
de renovación y cualquier tipo de monitoreo requerido por el permiso.
Los registros de recepción y despacho de productos químicos y desechos
Evaluación de riesgos.
Evaluación de riesgos impuestos por legislación específica (Legislación
Industrial, Prevención de riesgos laborales)
Evaluación de riesgos para los que no existe legislación (Exposición a
campos electromagnéticos.)
92
La Entrevista de Auditoría
Limites de funciones y preparación del Ambiente
Llevarla a cabo en donde se realice la actividad
Tiempo apropiado
Sin interrupciones
Sin barreras físicas
Sin intimidaciones
Demostraciones
Pasos de la entrevista
Paso 1.
Paso 3.
Recoja evidencia 94
Paso 4.
Paso 5.
95
96
Tipos de Evidencia
98
NO
NOCONFORMIDAD
CONFORMIDAD
“INCUMPLIMIENTO DE UN REQUISITO
99
La No Conformidad debe ser basada en:
Hechos y Datos
Precisa
Objetiva
Trazable
Concisa
100
Preparación
Preparaciónde
delas
lasconclusiones
conclusionesde
delalaauditoria
auditoria
101
Reunión
Reuniónde
deCierre
Cierrede
delalaAuditoria
Auditoria
102
PRESENTACION DE INFORMES
PREPARACIÓN DEL INFORME DE AUDITORIA
Es el producto último del auditor, por medio del cual expone sus
observaciones, conclusiones y recomendaciones por escrito y que es
remitido a la dirección de la organización auditada.
108
Objetividad y enfoque: Las observaciones deben
ser presentadas de manera clara y objetiva. La
información necesaria para lograr un enfoque
adecuado del informe formará parte de los papeles
de trabajo e incluirá:
109
Precisión y claridad: el informe debe ser tan corto
como sea posible, utilizando un estilo de redacción
claro, preciso y simple. Un informe conciso y
completo merecerá la atención adecuada por parte del
auditado, cosa que no pasara si el texto es demasiado
extenso. Contribuye a claridad los siguientes
aspectos:
Resumen:
Contiene una declaración de conformidad con los criterios de la
auditoría, una corta sinopsis de los hallazgos de la auditoría
Las observaciones detalladas y las referencias a la evidencia
objetiva observada se escriben en la lista de chequeo y se
anexan al informe.
Si la auditoría era para evaluar la conformidad del sistema de la
organización, el informe debe incluir el grado de cumplimiento
de sus objetivos y metas.
112
No Conformidades:
Habitualmente se presentan en detalle en un formato separado por
cada No Conformidad.
Se le puede dar nombre a cada No Conformidad para
referenciarla.
Si los elementos de la lista de chequeo han sido numerados, se
puede citar este numero sobre al No Conformidad.
Recomendaciones:
Son opcionales
No especifican como mejorar, sino solamente que mejorar.
Se relacionan con la eficiencia del proceso auditado y la
retroalimentación sobre el resultado del proceso.
Se pueden hacer recomendaciones acerca e las políticas y
procedimientos escritos, particularmente si se pueden aclarar mas.
113
COMPOSICIÓN
COMPOSICIÓNDEL
DELINFORME
INFORME
El formato del informe de auditoría
La lista de chequeo de auditoría
Los formatos de reporte de no conformidades, RNC
Una copia del procedimiento auditado
Opcional, adjuntar al formato de reporte de no
conformidades, las fotocopias de las evidencias
objetivas encontradas durante la auditoría
FINALIZACION DE LA AUDITORIA
La auditoría finaliza cuando se hayan realizado todas las
actividades descritas en el Plan de Auditoría y el
Informe de Auditoría se haya distribuido.
114
Formato
FormatoLista
Listade
deChequeo
Chequeo
Auditoría Nº LISTA DE CHEQUEO DE AUDITORIA Pagina Nº
Ref. Pregunta / Requisito Observaciones oX
Equipo Auditor
Personas Auditadas
RESULTADO DE LA AUDITORÍA Conforme No Conforme (Véanse las NC abajo)
RESUMEN DE LA AUDITORIA
RECOMENDACIONES
SEGUIMIENTO.
La organización auditora debe mantener un programa de
seguimiento y generar evidencia de ello. El método para
monitorear el seguimiento debe ser contemplado en el programa
de auditoría.
117
SEGUIMIENTO.
120
247
CIERRE.
Una vez que se verificó que las acciones correctivas han sido
implantadas satisfactoriamente, el auditor líder debe emitir
una carta de cierre de acciones correctivas, dirigida a la
gerencia del área auditada.
121
COMPETENCIAS Y ATRIBUTOS DEL AUDITOR
122
ENVIRONMENTAL CERTIFICATIONS SERVICES - UTP
ATRIBUTOS
ATRIBUTOSPERSONALES
PERSONALES
123
CONOCIMIENTOS
CONOCIMIENTOSYYHABILIDADES
HABILIDADES
125
ENVIRONMENTAL CERTIFICATIONS SERVICES - UTP
EDUCACIÓN,
EDUCACIÓN,EXPERIENCIA
EXPERIENCIAYYFORMACIÓN
FORMACIÓN
126
ENVIRONMENTAL CERTIFICATIONS SERVICES - UTP
COMPETENCIAS
COMPETENCIASSEGÚN
SEGÚNNTC
NTCISO
ISO19011
19011
127
ETAPAS
ETAPASPARA
PARALA
LAEVALUACIÓN
EVALUACIÓNDE
DEAUDITORES
AUDITORES
128
EVALUACIÓN
EVALUACIÓNDEL
DELAUDITOR
AUDITOR
129
ENVIRONMENTAL CERTIFICATIONS SERVICES - UTP