Código de Doc.

: PSO-CAL-001
Cód. de Extensión: PSM-08
PROCESO Versión Vigente:
CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Página:
División/Dpdcia: Coord. Extensión

Establecer las actividades necesarias en el control de los documentos y registros del SGC Calidad, para asegurar la adecuación, identificación,
OBJETIVO: disponibilidad y conservación de la información del Instituto Universitario Politécnico Santiago Mariño (IUPSM)

ALCANCE: Aplica a todos los documentos y registros que conformen parte del SGC del IUPSM.

RESPONSABLES: Líderes de Procesos o Área.

ENTRADA DESCRIPCIÓN DE PROCESO SALIDA

FOR-CAL- 002 Solicitud de Emisión FOR-CAL- 001 Formato de Procedimiento.

•Aprobar los documentos con relación a su adecuación antes de su FOR-CAL- 002 Solicitud de Emisión
/Modificación de Documentos. emisión. /Modificación de Documentos
• Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y FOR-CAL-003 Lista Maestra Control de
FOR-CAL-004: Lista Maestra de Control de
Registros. aprobarlos nuevamente. Documentos.
• Asegurarse de que se identifican los cambios y se actualiza la FOR-CAL-005 Lista Maestra Documentos
edición de los documentos. Externos.
FOR-CAL-006 Formato de Proceso.
• Asegurarse de que las versiones en vigor de los documentos
FOR-CAL-007: Identificación de Archivo Inactivo.
aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso.
• Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y
REQUISITOS DE ENTRADA REQUISITOS DE LEY
fácilmente identificables.
• Asegurarse de que se identifican los documentos de origen
externo y se controla su distribución. ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la
Toda la documentación debe estar Calidad – Fundamentos y Vocabulario.
debidamente firmada y aprobada por los •Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de Calidad –
responsables de áreas aplicarles una identificación adecuada en aquellos casos en que se Requisitos apartado 4.2.3
mantengan por cualquier razón. ISO/TR 10013:2002 Directrices para la
documentación del Sistema de Gestión de la
•Identificar, mantener, proteger y archivar los registros del sistema Calidad. Apartado 4.5.4 y Apartado 5 al 6.
de gestión.
PROVEEDOR CLIENTE

• Todos los Lideres de Proceso. • Todas las Áreas, Departamentos y

Dependencias del PSM.

INDICADOR: % Documentos y Registros Controlados = Nro. de Solicitudes Realizadas / Nro. de Solicitudes Aprobadas * ( 100 )
INTERFACES: Procesos del S.G.C

DOCUMENTOS DE REFERENCIAS: Norma ISO 9001: 2008, ISO 10013:2002, ISSO 9000:2005
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Nombre: Nombre: Nombre:
Firma: Firma: Firma:
Fecha: Fecha: Fecha:
 Código de Doc.: PSO-CAL-001
Cód. de Extensión: PSM-08
PROCESO Versión Vigente:
CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Página:
División/Dpdcia: Coord. Extensión

DIAGRAMA

INICIO
Lideres de Proceso

Líder de Proceso / Resp. de Área Líder de Proceso / Resp. de Área Líder de Proceso / Resp. de Área
Identifica la necesidad de Identifica en el registro FOR-CAL-007 Realiza cambios y remite al área 2
elaborar/ modificar un documento y remite a Calidad para su revisión. de calidad para su aprobación
o registro

Coordinador de Calidad Coordinador de Calidad

1
Verifica información emitidas
Verifica datos emitidos por el área FOR-CAL-007 emitida por el
responsable
Coordinación de

responsable del área (A-2)

Coordinador de Calidad
Verifica tiempo de retención y
Calidad

cumplido solicita a las áreas

identificación y entrega de registros
NO del archivo activo
¿Cumple con
Control de los requisitos y NO
Documentos con la lista
maestra?

SI SI Coordinador de Calidad
Firma e envía al archivo inactivo
cumplido de tiempo de retención
Coordinador de Calidad procede a la disposición final del los
Verifica registro de FOR-CAL- registros
2 002 Solicitud de Emisión
/Modificación de Documentos

¿Están SI Coordinador de Calidad Coordinador de Calidad Líder de Proceso

conforme los Ejecuta las modificación necesarias Solicita firmas de los documentos Actualiza Lista Maestra de Doc.
cambios a la norma y/o creación de documentos a los responsables área y Actualiza versión digital en
o regulaciones ? las áreas correspondientes
solicitadas de acuerdo al punto A-1
para su uso
NO

FIN
1

A P P. ) Planificar solicitudes de Control de H. ) Ejecutar las actividades de Control de V. ) Evalúa avance de las solicitudes A. ) Verifica resultados de Auditorias de
V H Documentos y Registros del SGC Documentos y Registros del SGC Documentos
 Código de Doc.: PSO-CAL-001
Cód. de Extensión: PSM-08
PROCESO Versión Vigente:
CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Página:
División/Dpdcia: Coord. Extensión

A-1.- CONTROL DE DOCUMENTOS:

A. APROBACIÓN DE DOCUMENTOS EN CUANTO A SU ADECUACIÓN ANTES DE SU EMISIÓN:

 
•Antes de la emisión los documentos deben ser revisados por el personal autorizado para asegurar la claridad, exactitud, adecuación y estructura apropiada.

•El uso y aplicación de los documentos debe ser revisado y aprobado entes de su uso y distribución.
•Cada copia de los procedimientos debe tener evidencias de esta autorización de uso y aplicación.

•Los procedimientos originales permanecerán el departamento de Calidad.

•Se conserva evidencia de la aprobación de los documentos.

•Cuando surjan acciones correctivas o preventivas y otro tipo de hallazgo durante alguna revisión.
•Integración o eliminación de alguna actividad en un proceso.

•Realizar una revisión general cada tres años de todo el SGC.

•Se realizara un respaldo digital del SGC cada tres meses.

•La diagramación de los procedimientos se deberá realizar a través de diagramas de Flujo en el Documento.

B. SIMBOLOGÍA UTILIZADA:

  NOMBRE
SIMBOLOGÍA DESCRIPCIÓN/USO
Indica el principio o termino del diagrama de flujo. En el interior del símbolo se inserta el
Inicio o Final del término INICIO o FIN según corresponda. Del inicio sólo puede salir una línea de flujo y al
Proceso final solo debe llegar una línea.
Operación/ Actividad/ Describe las acciones que realizan los interventores en el procedimiento.
Proceso
Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos alternativos. En este
Decisión se realiza la comparación de dos datos y dependiendo del resultado (falso o verdadero)
se toma la decisión de seguir un camino en el diagrama u otro.

Conector dentro de Representa la continuidad del diagrama dentro de la misma página. Enlaza dos pasos no
página consecutivos en una misma página.
Conecta los símbolos señalando el orden en que se debe realizar las distintas
Líneas de Flujo operaciones. También indica el seguimiento lógico del diagrama.
 Código de Doc.: PSO-CAL-001
Cód. de Extensión: PSM-08
PROCESO Versión Vigente:
CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Página:
División/Dpdcia: Coord. Extensión

C. METODOLOGÍA PARA LA CREACIÓN DE DOCUMENTOS:

 
•Identificar y ubicar los pasos en orden cronológico.
•Las frases deben comenzar con un verbo en tercera persona del singular, del tiempo presente indicativo, por ejemplo: recibe, controla, remite, archiva, y otros.
•Debe evitarse en lo posible, los términos técnicos y/o que puedan tener más de una interpretación: usar en todos los casos términos sencillos y uniformes para
que el personal que tenga que utilizarlo pueda entender con mayor facilidad el significado de su contenido.

D. NIVELES DE FIRMA:

DESCRIPCIÓN ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

- Manual del Sistema SGC - Coordinador de Calidad - Representante de - Director Nacional.
- Organigrama
- Programas.

- Procedimiento. - Responsable del área o - Coordinador de Calidad - Representante de

- Instructivo. Líder de Proceso - Coordinador de Extensión
- Formatos.
- Proceso - Coordinador de Calidad - Representante de - Representante de
- Planes de Calidad - Coordinador de Extensión

E. CODIFICACIÓN: La estructura de códigos a utilizar para la elaboración de todos los procedimientos, instrucciones de trabajo y otros, se realizará con la
metodología alfanumérica descrita a continuación, y se ubicará en cada página del documento al lado superior derecho.

F. METODOLOGÍA DE CODIFICACIÓN:

Ejemplo

XXX - YYY - ZZZ PSO CAL 001

Siglas de Documentos

Siglas del Departamento

Correlativo número accedente

 Simbología Utilizada.
Código de Doc.: PSO-CAL-001
Cód. de Extensión: PSM-08
PROCESO Versión Vigente:
CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Página:
División/Dpdcia: Coord. Extensión

G. SIGLAS DE LA CODIFICACION:

MSGC: Manual del Sistema SGC PLC: Planes de Calidad PSO: Proceso

PRO: Procedimiento. PRG: Programas. FOR: Formatos.

ESP: Especificaciones. INT: Instructivos. ORG Organigrama.

GUI: Guías MAP: Mapa de Proceso

H. ESTILÓ, REDACCIÓN, ESTRUCTURA:

ESTILO CONSIDERACIONES DE REDACCIÓN ESTRUCTURA

 Arial o Times New Roman
 Tamaño: (7 a12).
 Interlineado: texto: (1 a 1,5)
 Tablas: puede variar según se considere.
 Utilizar palabras que sean simples y
familiares al usuario. Evite frases que
conduzca a oraciones extensas y
complejas, debe usarse palabras
manteniendo una idea por cada oración
completa.
 Excepción:
El uso del encabezado dependiendo del
diseño del formato del registro no es
obligatorio. El control se ejecuta con el
código de registro y la versión vigente.
 Código de Doc.: PSO-CAL-001
Cód. de Extensión: PSM-08
PROCESO Versión Vigente:
CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Página:
División/Dpdcia: Coord. Extensión

I. SIGLAS DE DIVISIÓN/DEPENDENCIA:
Siglas División Siglas Dependencia
CAC Coordinador Académico
Coordinación
DIR
de Extensión CIN Dpto. de Investigación
PYD Planificación y Desarrollo
CAL Coordinación Gestión de la Calidad
RH Departamento Recursos Humanos
ADM Coordinación Administración
BTE Dpto. Tecnología Educativa
DOBE Dpto. Orientación y Bienestar Estudiantil
SIT Soporte Técnico (Sistemas)
DEU Extensión Universitaria
PTF Mantenimiento
SGN Servicios Generales
Siglas División Siglas Dependencia
E-41 Coordinación de Escuela Arquitectura
Coordinación Académica
CAC
E-42 Coordinación de Escuela Ing. Civil
E-43 Coordinación de Escuela Ing. Eléctrica
E-44 Coordinación de Escuela Ing. Electrónica
E-45 Coordinación de Escuela Ing. Industrial
E-46 Coord. de Escuela Ing. Mantenimiento Mtto Mecánico
E-47 Coordinación de Escuela Ing. de Sistema
Dpto. Control Académico /Control de Estudio
DCA
DPS Dpto. Prácticas Profesionales y Seguimiento
CSC Servicio Comunitario
LAB Laboratorios
Siglas División Siglas Dependencia
ADM CAJ Caja
Administración COM Compras
CON Contabilidad
Siglas División Siglas Dependencia
Recursos Humanos Administración
RH DNO Nómina
Siglas División Siglas Dependencia
DOBE
DOBE CDP Deporte
CCL Cultura
 Simbología Utilizada.
Código de Doc.: PSO-CAL-001
Cód. de Extensión: PSM-08
PROCESO Versión Vigente:
CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Página:
División/Dpdcia: Coord. Extensión

J. Asegurarse que las versiones pertinentes de los documentos se encuentren disponibles en los puntos de uso:
 
En las áreas de trabajo en las que sea necesario el conocimiento de los procedimientos debido a uso del mismo, se deben mantener copias controladas de
documentados.
Las copias controladas serán distribuidas en las áreas a través de la Lista Maestra de Control de Documentos (FOR-CAL-003)
En cada área de trabajo se dispondrá de una carpeta digital con los documentos controlados para el conocimiento de los que allí laboren y requieran conocer
los documentos del SGC, relacionados a sus funciones.

Nota: no se realizaran cambios en la versión por motivo de errores de ortografía o de transcripción.

 
K. Asegurarse que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables:
 
Todos los documentos del SGC posee el título y un código de identificación en los que se especifica el tipo de documentos que corresponde.
Distribución: Se realizara de manera digital en las áreas correspondiente, según lista de distribución y se realizara actualización cada vez que se modifique o
elimine algún documento.
El documento al final tiene en digital el sello de Copia Controlada, lo cual indica que el original ha sido firmado.
 
L. Asegurarse el uso no intencionado de documentos obsoletos y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantenga por alguna
razón:

Los documentos del SGC que se impriman para consulta, propósito de oferta y uso del usuario fuera de la organización u otra distribución especial de los
documentos en los que no se pretende el control de los cambios se denominarán, copas no controladas y se le aplicara la identificación “COPIA NO
CONTROLADA”.
 
En el caso de que se conserven las revisiones anteriores de los documentos del SGC originales, se le aplica la identificación de OBSOLETO, siendo
responsabilidad del Coordinado del Sistema de Gestión de Calidad el retiro y destrucción de las copias controladas de documentos obsoletos en las áreas de
uso para prevenir el uso no intencionado.
 
M. Documentos Externos: Cuando se utilice un documento de origen externo necesario para la planificación y operación, el responsable debe cumplir con los
siguientes requisitos:
 
1) Notificar al Responsable de Calidad el nombre, vigencia y usuarios del documento.
2) Identificar el documento mediante el sello de documento de origen externo.
3) Actualizar el documento a los usuarios.
3) Recolectar los documentos obsoletos y destruirlos en su caso, o mantenerlos para referencia solicitando el sello de “documento obsoleto” al Coordinador de
Calidad.
 Código de Doc.: PSO-CAL-001
Cód. de Extensión: PSM-08
PROCESO Versión Vigente:
CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Página:
División/Dpdcia: Coord. Extensión

A-2.- CONTROL DE REGISTRO:

M. DESCRIPCIÓN: Los registros serán los documentos que proporcionarán evidencia de la conformidad del SGC, en función de los requisitos establecidos por la norma
ISO 9001:2008 (4.2.4).

N. CONTROL: Los registros de calidad se controlan por medio de lasa Lista Maestra de Control de Registros (FOR-CAL-004) la cual establece:
 
- Responsable de cada área:
- Tipo de registro que tiene bajo su custodia
- Tiempo de retención.
- Disposición.
- Conservación y mantenimiento de dichos archivos.
- Distribución.
 
O. ALMACENAMIENTO: Con el fin de reducir el riesgo de deterioro, daño o pérdida, los registros serán resguardados en los mobiliarios y espacios disponibles tales
fines, (anaqueles o archiveros, entre otros).
 
Nota: Para asegurar estos registros contra daño o pérdida se realiza respaldos en CD cuando se considera prudente.
 
P. PROTECCIÓN: Los registros se protegerán en el lugar de uso en carpetas designadas para tal fin y debidamente identificadas. (FOR -CAL-007).
 
Los usuarios y encargados de los procesos podrán tener acceso a los registros vigentes siempre y cuando estén autorizados para ello mediante el registro
(FOR-CAL-007) Identificación de Archivo Inactivo.
 
Q. RECUPERACIÓN: Los registros que deseen ser consultados posteriormente a su archivo, son proporcionados por el encargado del área, quien luego de recibir el
motivo por el cual se requiere hacer la consulta, procede a entregar el documento y establece el tiempo de devolución del mismo. Al terminar de consultarlo, el
personal lo devuelve al encargado, quien lo archiva en el lugar correspondiente.
 
Para asegurar la recuperación inmediata e archivo de los mismos puede ser alfabéticamente, numéricamente, alfanuméricamente, cronológicamente entre
otros.
 
R. LEGIBILIDAD: Para que todos los registros sean legibles se escribirán en letra clara y sin tachaduras o en su defecto de ser posible se imprimirán en computadora.
Serán llenados con tinta y en ningún caso con lápiz, además en caso de necesitar corregir algún dato al momento de su llenado, se deberá marcar éste con una
diagonal y escribir el dato correcto. Aquellos espacios que queden en blanco en los registros se deberán cruzar con una diagonal.
 
S. ACCESO: Los registros de personas (docentes, directivos, alumnos, administrativos, obreros, entre otros) se manejan a través de personas explícitamente
autorizadas, las cuales son responsable de su mantenimiento y seguridad. Cualquier autoridad y particular que requiera el uso de una información archivada debe
solicitar el permiso correspondiente.

Los registros de asuntos administrativo – gerenciales está bajo responsabilidad de la dependencia que los genera.
 
Su uso puede es de libre acceso, restringido, confidencial o secreto, según lo estableció por la alta dirección, los registros pueden ser colocados, internamente, en
línea a través de plataforma informática. El sistema informática del IUPSM especifica los registros y la información que puede ser colocada en línea para uso del
personal de la información.