RECOMENDACIONES

AUDITORIA -
CONTABILIDAD
 CUADRES DE CAJA
• Realizar un seguimiento diario del envío del
cuadre de caja al correo a más tardar las
10:00am, adjuntando consignaciones, baucher
e informes fiscales.

• La papelería física debe de estar previamente

revisada por el administrador en base al cuadre
de caja, que este COMPLETA. Facturas y
Recibos COMPLETOS e impresos.
 BOUCHER
• Con los boucher se debe
de hacer lo siguiente:
sacarle copia legible,
liquidarlos y diligenciar
la información que se ve
en la diapositiva y
anotarles el # del recibo.
• Cuando un boucher esta
sin IVA se liquida
comisión, retefuente y
total, correspondiente al
nombre de la tarjeta. Estos
boucher son cuando un
cliente esta dando un
abono con tarjeta o paga
compra de computadores
que no superen este valor
2.439.746.
 AFECTES
• Con el afecte RO en los recibos se ha tenido
diferentes inconvenientes, en la diapositiva a
continuación se relaciona como se debe
diligenciar correctamente.

• Recordar que siempre que se tenga un duda,

favor comunicarse con el área de Auditoria,
Sistemas o Contabilidad.
 CHEQUES
• Cuando un cliente va a cancelar con un cheque
se le debe de realizar la factura como se indica
en la siguiente diapositiva.
• Se debe de realizar un RZ al cheque por
recibos y notas.
• Se debe de relacionar en el cuadre de caja en
la sección de cheques posfechados.
• El cheque se envía escaneado cuando Gerencia
Financiera confirme que se hizo efectivo.
Factura de RZ
Recibo de RZ
• Cuadre de Caja – Hoja Detalle

• Cuadre de Caja – Hoja Detalle

 ANTICIPOS
• En diferentes ocasiones las secretarias han
manifestado el desconocimiento de como
aplicar un anticipo a una factura. A
continuación se relaciona como se debe de
aplicar.
• Recordar que el administrador debe tener total
conocimiento sobre estos casos.
• Inicialmente se le recibe al cliente un anticipo
días antes de facturar.
• Días después el cliente regresa para facturar,
así se debe de aplicar y como
•
• La factura con saldo cero y anticipo aplicado
 GASTOS
• Los gastos que se refieren a peajes, gasolina,
restaurantes, hospedajes en viajes y demás
valores que se incurran en un viaje laboral en
vehículo propio deben de tener diligenciado la
placa del vehículo en el cual se están
movilizando.
 ACARREOS
• Se debe de enviar la cuenta de cobro quincenal
con la papelería.

• Se debe de enviar un correo en Excel con toda

la información de los acarreos, fecha, numero
de factura, nombre del cliente, código del
articulo, cantidad y valor.
 DEVOLUCIÓN DE DINERO
• Se debe de solicitar la autorización por medio
de correo a la Jefe compras la devolución del
articulo.
• Se solicita autorización para la devolución del
dinero a Gerencia Financiera.
• Inventarios ingresa el articulo de nuevo al
sistema.
• Cartera realiza nota debito la cual el cliente
tiene que firmar con huella.
NOTA DEBITO
 ACTUALIZACIÓN DE DATOS
• Cuando un cliente recurrente antiguo se acerca
a realizar una compra, es responsabilidad del
vendedor y secretaria actualizar los datos,
tanto en la remisión manual como en el
sistema, de igual manera en los créditos; datos
como, dirección, teléfonos de contacto,
teléfonos de contacto de codeudor.
 • PARA MEJORAR

• Es importante tener constancia en el cumplimiento de

los requerimientos que se tienen plasmados en la
empresa para un optimo desempeño laboral.
• Se debe de brindar una información clara y concisa
sobre datos que se envían a Medellín.
• Los administradores son responsables de los
movimientos de dinero en el cuadre de caja.
NO ERES LO QUE LOGRAS, ERES
LO QUE SUPERAS …
CONTABILIDAD
 Solicitud de certificados tributarios

Se requiere del compromiso y colaboración de

todos en la gestión oportuna para la solicitud de
certificados tributarios.

Es importante cumplir con las fechas indicadas

para evitar trastornos al momento de
presentarse las declaraciones y evitar sanciones
tributarias.
Los certificados retención en la fuente y Rte ICA
se solicitan anualmente, sin embargo  hay casos
como las instituciones educativas que los
expiden inmediatamente, de ser así es mejor
solicitarlos de una vez.
El plazo para tener los certificados de retención
en la fuente y Rte ICA es marzo 25 de 2016.

Se les estará enviando la relación de los

certificados para que programen su gestión.
 CERTIFICADOS DE RETE IVA
PERÍODO FECHA SOLICITAR  CERTIFICADO

BIMESTRE 1 * ENERO – FEBRERO 10 PRIMEROS DÍAS DE MARZO

BIMESTRE 2 * MARZO – ABRIL 10 PRIMEROS DÍAS DE MAYO

BIMESTRE 3 * MAYO – JUNIO 10 PRIMEROS DÍAS DE JULIO

BIMESTRE 4 * JULIO – AGOSTO 10 PRIMEROS DÍAS DE SEPTIEMBRE

BIMESTRE 5 * SEPTIEMBRE – OCTUBRE 10 PRIMEROS DÍAS DE NOVIEMBRE

BIMESTRE 6 * NOVIEMBRE – DICIEMBRE 10 PRIMEROS DÍAS DE ENERO