JEFE DE SALÓN

Revisión de Principales procedimientos de aplicación en las

etapas de:

 Preparación (antes)
 Ejecución (durante)
 Balance (después)
Principales funciones:
• Velar por la seguridad de la prueba con énfasis en el cuidado del material de
examen.
• Garantizar la correcta ejecución de los procedimientos de ingreso de examinandos
validando documento valido y el correcto sentado.
• Entregar correctamente el material de examen leyendo nombre completo a cada
examinando.
• Controlar los tiempos de aplicación, garantizando que se otorga el tiempo completo
a cada examinando, sin pasarse de los tiempos máximos de aplicación por sesión.
• Realizar el proceso de identificación y firma de los examinandos en los tiempos
establecidos en el formato de registro de asistencia e identificación.
• Custodiar el material de examen siempre que esté en su poder.
• Recoger el material de examen aplicado, siguiendo los protocolos de seguridad
establecidos por el Icfes.

La confiabilidad, validez y oportunidad de los resultados que obtienen los

examinandos dependen de la rigurosidad, seriedad e imparcialidad con que se
realicen los procedimientos de aplicación.
Preparación de la aplicación
ANTES
1. Reunión previa para examinadores
Es una reunión dictada por el delegado de cada sitio donde se revisa en
forma detallada todo lo relacionado con la logística de aplicación y los
procedimientos definidos para la misma.
Teniendo en cuenta que la reunión es virtual, el material de aplicación el
jefe de salón lo podrá consultar de manera digital antes de la prueba, y solo
hasta el día del examen:
NOTA:
Si la reunión se realiza de forma presencial, en esta se
le entregará el manual de procedimientos, las
instrucciones específicas de aplicación, la credencial y
la escarapela y finalizada se realizará el recorrido a la
planta física.

• Se le entregará el material de aplicación que deberá utilizar para la

ejecución de sus actividades.

• Se realizará el recorrido por el sitio de aplicación en compañía del

coordinador de sitio y bioseguridad y de los jefes de salón, para conocer la
ubicación de los salones asignados, los baños, la oficina del delegado, las
rutas de evacuación y el punto de encuentro; información importante para
orientar a los examinandos el día de la aplicación.

El Icfes les solicita llevar la numeración para marcar los pupitres y así facilitar la ubicación de los examinandos en la medida que
lleguen (previamente diligencie estos números en papel y que sean visibles desde la puerta de cada salón).
Ejecución de la aplicación
DURANTE
Recomendaciones generales para el día de
la prueba
Su presentación personal debe ser acorde con
el trabajo que va a realizar.
Preséntese puntualmente en el sitio de
aplicación, a la hora acordada en la reunión,
para cada sesión, y porte la credencial con su
escarapela.
Mantenga buenas relaciones interpersonales
con los examinadores.
El ingreso de los examinandos al sitio de
aplicación se realiza teniendo en cuenta los
horarios informados en la citación al examen,
estos no se pueden modificar.
Controle los tiempos de aplicación con el
apoyo de su reloj de pulso (no reloj inteligente
ni celular).
Efectúe los procedimientos establecidos en su
manual y cumpla con los protocolos de
bioseguridad establecidos en las instrucciones
específicas, material que siempre debe tener a
mano.
Apoye al delegado y al coordinador de salones
en todos los procedimientos de aplicación y
manténgalos informados de cualquier novedad
que se presente durante la aplicación.
Uso de elementos no permitidos

Recuerde que está prohibido tanto para examinandos como

para examinadores, el uso de celulares o de cualquier
dispositivo electrónico dentro del sitio, durante la aplicación.

Además, no realice actividades diferentes a las contempladas

en su manual.
02. Registro de asistencia y recepción del
material de aplicación
El día de la aplicación, en la oficina del delegado, preséntese para registrar su asistencia y recibir el material de aplicación:

Registro de asistencia Listado de identificación Listado para Instrucciones Manual de Credencial Bolsa plástica para hojas
e identificación de ausentes puerta de salón Específicas procedimientos de respuestas

C- 203

Afiche baños Afiche de instrucciones Afiche de elementos permitidos y Rótulo para puerta
para examinandos Bolígrafo, marcador y cinta
prohibidos para la aplicación de salón
LISTADOS:
REGISTRO DE ASISTENCIA E IDENTIFICACIÓN:

El registro de asistencia e identificación es el insumo principal para el jefe de salón

al momento de hacer el ingreso de los examinandos y el registro de asistencia.

Principales campos:

• Orden de sentado
• Numero de registro de cada examinando
• Nombres completos de los examinandos
• Numero de identificación
• Tipo de examinando: Individual o Estudiante
• Campos para firmas por sesión

Se debe tener especial cuidado con el diligenciamiento de este listado.

LISTADOS:
LISTADO DE IDENTIFICACIÓN DE AUSENTES:

Listado que se usa para marcar los examinandos que fueron ausentes
durante la prueba. Se marca con una “A” en los recuadros de la
derecha por cada sesión. Esta información es determinante para la
publicación de resultados.

Principales campos:

• Numero de registro de cada examinando

• Nombres completos de los examinandos
• Numero de identificación
• Recuadros para marcar con “A” a los ausentes

Se debe tener especial cuidado con el diligenciamiento de este listado.

LISTADOS:

LISTADO PARA PUERTA DE SALÓN:

El listado para puerta de salón se debe pegar en la parte

externa del salón, junto a la puerta.

Sirve para que los examinandos cuando llegan al salón

validen que si están citados en esa aula y para control de los
examinadores durante las rondas.
03. Organización del salón (Afuera del salón)

Rótulo para puerta

A la entrada del salón debe fijar: de salón

• El Rótulo de salón que lo identifica con la nomenclatura

definida por el Icfes.
• El Listado de puerta.

La información ubicada a la entrada del salón les permite a

los examinandos asegurarse de que están en el salón
asignado.
Listado para
puerta de salón
03. Organización del salón (Dentro del salón)
Verifique las condiciones de aseo, ventilación e iluminación del salón.

Cuente y ordene en forma rectilínea los pupitres, dejando entre ellos una
distancia prudente, teniendo en cuenta también lo establecido en el protocolo
de bioseguridad; por este motivo, organice los pupitres aprovechando toda el
área disponible. Recuerde que no es necesario retirar del salón los pupitres que
no se vayan a utilizar, puede dejarlos y ubicar a los examinandos pupitre de por
medio.

Con el fin de ubicar a los examinandos en la medida que lleguen, los pupitres
deben numerarse siguiendo el sistema de culebrilla (teniendo en cuenta el
número de orden del Registro de asistencia e identificación), asegurando que
los números queden visibles desde la puerta de ingreso de los examinandos.

El salón debe quedar listo antes de la apertura del sitio para el ingreso de los examinandos.
03. Organización del salón (Tablero)
Cuadro de pruebas
Elementos
Cantidad de preguntas
permitidos y Sesión
Módulos de
Saber 11° Pre Saber, Validantes, y
competencias
prohibidos (estudiantes) Saber 11° (Individual)
Hora inicio: 7:00 Matemáticas

Hora fin: 11:30 Lectura Crítica

Sociales y
106
  Ciudadanas
131
Primera Ciencias
Naturales
Tiempo total de cada sesión: 4 horas y 30 minutos
Cuestionario
N.A.
Tiempo mínimo de permanencia en el salón: 2 horas
Socioeconómico
Fecha de publicación de resultados: 15 de mayo

Uso de celulares o dispositivos electrónicos = Anulación

Segunda sesión: la informada por el delegado

(1:15 p.m.)

Instrucciones para
examinandos
El afiche de elementos permitidos y prohibidos deben fijarse al lado del tablero.
04. Ingreso y ubicación de los examinandos
en el salón
El jefe de salón situado en la puerta y con el Registro de asistencia e
identificación, a medida que los examinandos vayan llegando debe proceder así:

• Verificar que lleguen con el tapabocas puesto.

• Indagar si realizaron el correspondiente lavado de manos, de no ser así remitirlos
al baño para que cumplan con este procedimiento.
• Informarles que deben apagar el celular y guardarlo. Los bolsos, cascos y demás
elementos tendrán que dejarlos debajo del tablero o en la parte delantera del salón
al momento de ingresar, manteniendo una distancia, para evitar amontonamiento.
• Solicitarles tener a mano el lápiz de mina negra No. 2, el borrador, el tajalápiz, el
bolígrafo y el documento de identidad válido.

Se debe ejecutar este procedimiento en cada sesión de aplicación de examen.

04. Ingreso y ubicación de los
examinandos en el salón
• Realizar la validación del documento de identidad y
ubíquelos en el puesto asignado para evitar
aglomeraciones en los pasillos.

• Cuando estén presentes la mayoría de los examinandos,

realizar la lectura de las instrucciones generales, los
citados que lleguen tarde, deben esperar en la puerta y su
ingreso se dará solo hasta cuando los examinandos
ubicados en el salón comiencen el examen.

• Recuerde que por ningún motivo el jefe de salón puede

tomar en sus manos el documento de identidad de los
examinandos, con el fin de cumplir con el protocolo de
bioseguridad.
05. Instrucciones generales para los Lea textualmente las instrucciones generales

examinandos contenidas en el Manual del jefe de salón.

• Salude a los examinandos y preséntese.

• Informe la ruta de evacuación y punto de encuentro.
• Leales la información registrada en los afiches, el cuadro de pruebas, y en el
tablero:

Uso de dispositivos electrónicos = Anulación

Para lo correspondiente a la ida al baño de los examinandos: durante la aplicación del

examen solo se permitirá la salida al baño de una persona a la vez. Para solicitar este permiso
el examinando levanta la mano y el jefe de salón se dirige al puesto del examinando para
custodiar el material de examen hasta su regreso. Lo anterior con el fin de mantener la
seguridad y custodia del material y evitar el contacto con el material de examen que ya esta
siendo utilizado por el examinando.
06. Recepción y conteo del material de examen

El jefe de salón recibe del coordinador de salones o del delegado el

material de examen y, en su presencia, procede así:

Verifica, con el Acta de sesión, que la bolsa que está recibiendo

corresponde al salón asignado.

Cuente los cuadernillos y verifique que la cantidad coincida con lo

registrado en el Acta de sesión.

Firme el Acta de sesión (partes intermedia e inferior).

A partir de este momento el material de examen es responsabilidad del jefe de salón; por lo tanto, debe garantizar su custodia y
seguridad.
07. Entrega del material de examen a los
examinandos
El jefe de salón informa a los examinandos que va a distribuir los cuadernillos y advierte que no
los deben abrir sin que él lo indique. El jefe de salón debe seguir estas instrucciones:

De puesto en puesto y en el mismo orden de asignación de pupitres, entregar el cuadernillo que

le corresponde a cada examinando, verificando los nombres y apellidos que aparecen
registrados en la Hoja de respuestas contra el documento de identidad.

Si el examinando está ausente, no dejar el cuadernillo sobre el pupitre, ubicarlo al final de los
cuadernillos que está entregando.

Al finalizar esta labor, verificar que la suma de los examinandos presentes más los cuadernillos
de los ausentes corresponde al total recibido.

Guardar en un lugar seguro los cuadernillos de los ausentes; posteriormente el coordinador de

salones o el delegado pasará a recogerlos.

Por ningún motivo puede abrir el material de examen de un examinando ausente; este debe permanecer sellado hasta cuando sea recogido.
8. Instrucciones específicas para que los
examinandos inicien el examen
Una vez finalizada la entrega del material de examen a cada
examinando, el jefe de salón lee textualmente las instrucciones
que aparecen en el manual.

Debe dar el tiempo necesario para que las instrucciones que se

van leyendo, los examinandos las vayan realizando paralelamente.

Al terminar, debe verificar el reloj (de pulso) y escribir en el

tablero de tiempos la hora de inicio y fin de la sesión, según el
tiempo establecido, al igual que el tiempo mínimo de
permanencia.

Cualquier novedad debe ser comunicada al delegado a través del coordinador de salones o el
coordinador de sitio y bioseguridad.
09. Ingreso al salón de examinandos que llegan
tarde
Permita el ingreso de los examinandos que lleguen tarde, hasta treinta (30) minutos después de la hora
de inicio escrita en el tablero.

Situado en la puerta del salón solicite a cada uno de estos examinandos su documento de identidad,
verifique su validez y confirme con el Registro de asistencia e identificación que sí esté citado en su
salón. Proceda de la siguiente manera:

Lea textualmente a los examinandos:

• Las siguientes faltas ocasionan anulación del examen: fraude, copia, sustracción de material de
examen, suplantación de personas, porte de armas, uso de celulares o cualquier otro medio de
xxxx
comunicación y afectar el desarrollo normal del examen. xxxxxx
xxx
xxxxxx
x
• Solo podrán tener sobre sus puestos su documento de identidad, lápiz de mina negra No. 2, borrador, x xxxxxx
xxxx
tajalápiz y bolígrafo. Sus bolsos deberán ser ubicados debajo del tablero, separados para evitar
amontonamiento.
• No está permitido el consumo de alimentos o bebidas dentro del salón.
• Antes de iniciar el examen, revisen la información que aparece en el tablero, afiches y cuadro de
pruebas, no tendrán tiempo adicional al estipulado en el tablero.
09. Ingreso al salón de examinandos
que llegan tarde
A continuación, situado en la puerta del salón, el jefe de salón debe iniciar el ingreso de cada uno de
estos examinandos así:

• Solicitarle el documento de identidad, verificando su validez y confirmando con el Registro de

asistencia e identificación.
• Indicarle que se siente en el puesto reservado, debe esperar a que se ubique el examinando y
proceder a llamar al siguiente.
• Entregarle el material de examen y verificar que sea el que le corresponde leyendo nombres.
• Pedirle que verifique que el número de registro y el número de Cuadernillo de la Hoja de
respuestas, sean iguales a los que aparecen en la parte superior del Cuadernillo.
• Solicitarle que verifique que su nombre corresponda con el que aparece impreso en marca de agua xxxx
xxxxxx
xxx
xxxxxx
x
en las hojas del Cuadernillo. x xxxxxx
xxxx
• Informarle que debe separar la Hoja de respuestas y contestar el examen únicamente en ella, según
las instrucciones de la portada del Cuadernillo. Igualmente, que separe y marque con lápiz la Hoja
para operaciones, escribiendo sus nombres y número de registro.
10. Manejo del material de examen de
ausentes
Treinta (30) minutos después de iniciado el examen, el jefe de salón deberá registrar en el
Listado de identificación de ausentes, los examinandos que no llegaron a la prueba; para
esto, debe tener en cuenta lo siguiente:

• Tomar los cuadernillos de los examinandos que no asistieron a la sesión de examen,

ubicar los nombres en el Listado de identificación de ausentes y frente a cada nombre
escribir la letra A, teniendo en cuenta la sesión que está aplicando.
• Organizar los cuadernillos de ausentes como se encuentran registrados en el Acta de Señalar con la
letra A en el
sesión, escribir la letra A en la casilla correspondiente, y registrar la cantidad de Listado de
examinandos presentes y cuadernillos de examinandos ausentes. Si no tiene examinandos identificación de
ausentes y en el
ausentes, deberá registrar cero (0) en las casillas de total ausentes. Acta de sesión
• Guardar nuevamente estos cuadernillos en un lugar seguro.
Cuando llegue el coordinador de salones o el delegado entregarle los cuadernillos de
ausentes junto con el Listado de identificación de ausentes, asegurándose de que los Listado de identificación Acta de sesión
de ausentes
cuente y firmen el Acta de sesión.
11. Identificación de los examinandos,
registro de asistencia y corrección de datos
Cumplido el tiempo autorizado para ingreso de los examinandos que llegan tarde,
de puesto en puesto y en el mismo orden de asignación de pupitres, el jefe de
salón debe realizar las siguientes actividades:

• Solicitar al examinando que le muestre el documento de identidad, comparar

el nombre y número de documento contra los datos consignados en el Registro
de asistencia e identificación, si encuentra alguna diferencia:

 Para los examinandos identificados con la palabra “INDIVIDUAL”,

señalar con una X el nombre o documento de identidad que presenta
error.
 Para los examinandos identificados con la palabra “ESTUDIANTE”
informarles que deben reportar los errores a los rectores de las Registro de asistencia
e identificación
instituciones educativas donde están matriculados para que, en la
semana siguiente a la aplicación, realicen las correcciones a través de Respaldo Hoja de respuestas
la página web del Icfes.
11. Identificación de los examinandos,
registro de asistencia y corrección de datos
Indicar a cada examinando que debe firmar el Registro de asistencia e
identificación y la Hoja de respuestas al respaldo, con el bolígrafo que se
le solicitó llevar. Si no lo lleva suministrarle el del jefe de salón, teniendo
especial cuidado en desinfectarlo antes y después de su uso.

Comparar la foto y las firmas con las del documento de identidad, si hay
marcada diferencia, informar al coordinador de salones o al delegado.
Posteriormente, informar al coordinador de salones o al delegado los
errores de nombres, apellidos o documentos de identidad que detectó.

Recuerde que por ningún motivo el jefe de salón puede tomar en sus
manos el documento de identidad de un examinando, con el fin de
cumplir con el protocolo de bioseguridad.e, el delegado verificará y Registro de asistencia
reportará las novedades que detectó en el formato correspondiente. e identificación

Respaldo Hoja de respuestas

12. Control del manejo de las hojas de
respuestas
En cada sesión el jefe de salón debe garantizar el diligenciamiento
adecuado de las hojas de respuestas. Debe verificar que todos los
examinandos:

• Las hayan separado del Cuadernillo.

• Contesten rellenando completamente los círculos con lápiz de mina

negra No. 2.

• Marquen solo una opción de respuesta por pregunta.

• No hagan señales ni marcas adicionales, no las maltraten ni las doblen.

Hoja de respuestas
13. Imparcialidad en el examen
En cada sesión usted debe validar que:
 El examen se debe responder
individualmente; no se permite hacer
aclaraciones o resolver preguntas del
contenido del Cuadernillo.
 Si algún examinando reporta que
una pregunta presenta algún tipo de
problema, informe la novedad al
coordinador de salones o al
delegado.
• No ingresen al salón personas ajenas a la
aplicación.
• Los examinandos no utilicen elementos
diferentes a los autorizados por el Icfes.
14. Recepción del material de examen aplicado
Verifique:
Cuando un examinando indique que finalizó la prueba, desplácese hasta el puesto y: Cuadernillo completo, Hoja para
operaciones y que la Hoja de respuestas
Solicítele que le permita ver su Hoja de respuestas, verifique que esté totalmente esté diligenciada y firmada en la parte
diligenciada con lápiz de mina negra No. 2, que no tenga marcas adicionales y que esté posterior.
firmada con bolígrafo al respaldo. En caso de tener respuestas sin diligenciar y si no se Cuadernillo
ha cumplido el tiempo de finalización de la aplicación, indíquele que si desea terminar
de responder puede hacerlo; de no ser así, reciba el material de examen dejando la H. de operaciones
anotación en su informe y comunique la novedad al coordinador de salones o al
delegado. H. de respuestas

Revise el Cuadernillo y cerciórese de que lo devuelve completo; si está incompleto, no

permita la salida de ningún examinando y solicite la presencia del delegado.

Guarde el material de examen dentro de la bolsa plástica, dejando visible por un lado la
carátula del Cuadernillo, por el otro lado la Hoja de respuestas y en el centro la Hoja para
operaciones.

Solicite al examinando abandonar el sitio, recordándole no hacer uso del celular en

ninguna parte de este.
14. Recepción del material de examen aplicado
Cinco (5) minutos antes de terminar la sesión no se debe permitir la salida de
ningún examinando, hasta que se complete el tiempo de la sesión y se haya
recogido el material de examen en cada uno de los puestos.
Cuando se haya recogido el material de examen del último examinando, el jefe
de salón debe relacionar la hora de finalización en su informe (Acta de sesión –
parte posterior).

Una vez recibido el material de examen, este no puede retornar a las manos del
examinando por protocolo de bioseguridad.

Tenga en cuenta que:

Por ningún motivo el material de examen (cuadernillos, hojas para operaciones y hojas de
respuestas) puede extraviarse; si esto llega a suceder, se debe informar de inmediato al
delegado y el hecho se denunciará ante las autoridades competentes.
Balance de la aplicación
DESPUÉS
15. Informe del jefe de salón

En cada sesión el jefe de salón debe diligenciar su

informe, el cual se encuentra ubicado en el Acta de sesión
(parte posterior), relacionando de forma clara y precisa la
información solicitada, las novedades presentadas durante
la aplicación y firmarlo.

Parte posterior del Acta de sesión

16. Organización y entrega del material de
examen al jefe de salón o al delegado
Una vez todos los examinandos se hayan retirado del salón, el jefe de salón debe organizar el material de examen para su entrega,
de la siguiente manera:

• Contar los cuadernillos, la cantidad debe ser igual a la registrada en el campo “Total paquetes de presentes” del Acta de sesión.
• Organizarlos en el orden del Acta de sesión (parte intermedia).

• Retirar la Hoja de respuestas,
dejando únicamente en la bolsa
plástica el Cuadernillo y la Hoja para
operaciones.
• Contar las hojas de respuestas; la
cantidad debe ser igual al total de
hojas de respuestas de examinandos
presentes que consignó en el Acta de
sesión.
• Guardar las hojas de respuestas en la
bolsa plástica e incluya la parte
intermedia del Acta de sesión

Retire las H. de
respuestas de los H. de respuestas
H. de
cuadernillos guardadas en la
respuestas
bolsa plástica
16. Organización y entrega del material de
examen al jefe de salón o al delegado
Paquete de H. de
respuestas
Identificar el paquete de cuadernillos con la parte superior del Acta de
sesión y guardarlos en la bolsa de seguridad en que los recibió.

Esperar al coordinador de salones o al delegado en su salón y

entregarle el paquete de cuadernillos y el paquete de hojas de
respuestas, solicitarle que cuente este material y que firme el recibido
en el Acta de sesión.

Al finalizar cada sesión, entregar al coordinador de salones o al Bolsa de

delegado el Registro de asistencia e identificación. seguridad
17. Evaluación y notificación
Finalizada la aplicación, se generará la notificación respectiva junto con el delegado
para los casos donde se presenten eventualidades de desempeño deficiente, en
aspectos como: ejecución de procedimientos, relaciones interpersonales, puntualidad,
presentación personal, entre otros.

Esta labor debe realizarse en la presencia del jefe de salón, con el fin de llevar a cabo
un proceso de retroalimentación.

El acta debe contener la siguiente estructura de información: Nodo, departamento,

municipio, código de sitio, nombre de sitio, datos personales del examinador
notificado (nombres, apellidos, documento de identidad, número de celular), datos del
examinando afectado (en caso de presentarse la condición), descripción detallada de
la situación, datos del delegado y firma.
18. Organización del salón y entrega del
material de aplicación
Parte inferior del
Acta de sesión
Al finalizar toda la aplicación, una vez el jefe de salón
haya hecho entrega del material de examen, debe borrar
el tablero, retirar los afiches que pegó en su salón o fuera
de este y destruirlos.

Dirigirse a la oficina del delegado para entregar la

credencial de jefe de salón, la escarapela, la parte
inferior del Acta de sesión, el bolígrafo y el marcador.
C- 203

El bolígrafo y marcador que utilizó durante la aplicación

los puede conservar. Credenciales y
escarapelas
Bolígrafo,
marcador y cinta
 ¡GRACIAS!
El Icfes agradece su compromiso, dedicación y apoyo en
la aplicación de estas pruebas.

Uso exclusivo del Icfes.

Prohibida la reproducción total o parcial sin autorización.